ARCHIVO DE GESTIÓN

En nuestro caso tenemos un par de sitios locales donde los usuarios trabajan toda la
documentación,
Esto incluye permisos para cada usuario manejados desde el directorio activo, donde solo
pueden acceder a cada recurso
Solo quienes lo necesitan. Se mantiene una copia local y una copia en la nube que se sincroniza
automáticamente
En un onedrive corporativo.

ARCHIVO CENTRAL

En el caso de nuestra empresa estos archivos son los archivos que se envían a escaneado para
luego destruirse.
Se mantiene una copia en la nube en un onedrive que puede ser consultado por los usuarios
que lo necesiten previa
Autorización de sus jefes inmediatos y la gerencia.

ARCHIVO HISTÓRICO

Son archivos también escaneados, pero guardados en medios magnéticos o en archivos en

bodegas especializadas que los
Salvaguardan y además nos entregan los medios para consultarlos cuando lo deseemos, estos
si solo pueden ser consultados
Por el personal que tenga el permiso para hacerlo. Generalmente estos son datos que
pertenecen al area admnistrativa
Y que son guardados los años que la dian lo requiera.

¿POR QUÉ PREOCUPARNOS POR LOS DATOS?

En nuestra empresa anteriormente se hacían campañas de marketing hasta 4 veces al año,

asumiendo ese sobre costo
De enviarle regalos, famtrips, etc a clientes que ya no existían, el sobrecosto muchas veces era
en mensajería y el
Costo del regalo o viaje perdido.

(CÓMO CORREGIMOS ESTO?

Creando un proceso de actualización periódica de los datos (cada 6 meses)
Verificar la creación de los clientes y proveedores al momento de su creación que estén todos
los datos.
Que si se crean algunos con datos faltantes establecer un tiempo de 48hrs para que la
información estuviera completa
Sino se inactivaba.

DE DONDE VIENEN ESTOS ERRORES

Alguna vez en la empresa se tomaron las tarjetas de presentación (cientos) y con el escaner se
escanearon y se hizo
Un archivo digital que luego se subió al sistema, luego nos tocó depurar toda esa información
que quedó incompleta
Y fue un doble trabajo y mucho tiempo invertido y perdido.
PROCESOS IMPLEMENTADOS

Explicar como funciona en la empresa el escaneado y el archivo de la documentación.

Explicar como funciona el almacenamiento de archivos locales (archivo de gestión) (directorio
activo y permisos)
El almacenamiento en la nube (office 365) (archivo central) - explicar un poco del archivo
historico y tandem.

SEGURIDAD DE LOS DATOS

Explicar el control y trazabilidad que se lleva por el directorio activo y los permisos asignados
solo a los usuarios
Que tienen que ver esa información y los logs o registros que van dejan en el sistema.
todo salvaguardado por un buen antivirus y un buen firewall que protege la información de
manos externas
y una política de seguridad que mantiene los datos solo en las personas que lo necesitan y sin
poderlo sacar de sus
equipos, esto con políticas estrictas de no permitir conexiones externas (usb por directiva y
acceso a correos externos
por política de navegación, etc.)

todo esto apoyados ahora que estamos desde casa por un filtrado de navegación y privacidad
de una potente vpn
(forticlient), toda esta politica bien organizada y estructurada nos permite confiar que nuestros
datos están bien
salvaguardados desde que entran a nuestra compañia por cualquier medio hasta que salen al
archivo histórico.