PDVSA – EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN - OCCIDENTE

GERENCIA DIVISIÓN LAGO

PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO Y GESTIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO

PDVSA E y P Occ. Nº TÍTULO

PPG-EP.SP-PR-01 SEGUIMIENTO A PROYECTOS

CONTROL DE REVISIONES

CTC
0 03/13 REVISIÓN ORIGINAL O.A. T.B.
PPYG
REV. FECHA BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO PAG. ELAB. REV. APROB.
Elaborado por: Fecha: Revisado por: Fecha: Aprobado por: Fecha:
Grupo Técnico De 02/2013 Orivesil Arias 03/2013 Tomas Briceño 03/2013
Trabajo - PPyG

“TODA COPIA IMPRESA NO SELLADA DE ESTE DOCUMENTO, ES UNA COPIA NO CONTROLADA”

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ÍNDICE

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES 2
4. REFERENCIAS 2
5. DEFINICIONES 2
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 3
6.1. CONDICIONES GENERALES 3
6.1.1. NORMATIVA 3
6.1.2. REQUERIMIENTOS DEL SIR PDVSA (Sistema de Gestión Integral de
Riesgos PDVSA) 3
6.2. DESARROLLO 4
7. DIAGRAMA DE FLUJO 4
8. REGISTROS GENERADOS 7
9. ANEXOS 8
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1. OBJETIVO
Establecer las actividades para realizar el seguimiento de los proyectos de Inversión y
Gastos de la División Lago, a corto, mediano y largo plazo, bajo un enfoque
presupuestario basado en actividades/proyectos, alineados al Plan Estratégico de la
Nación.

2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al departamento de Ejecución de Planes División
Lago de PDVSA EyP Occidente. Abarca el seguimiento desde la conformación del
plan de desarrollo a 20 años, pasando por el plan Operativo Trianual, anual hasta los
planes estratégicos a corto plazo.

3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Todo el personal de ejecución de planes es responsable por la utilización y la revisión
de este procedimiento.
El Gerente de Planificación, Presupuesto y Gestión de la División Lago y el Líder de
Ejecución de Planes son responsables de velar por el cumplimiento de este
procedimiento.
Los integrantes del comité técnico de la calidad de Planificación, Presupuesto y
Gestión, serán responsables de la actualización, distribución, seguimiento y control de
este procedimiento.

4. REFERENCIAS
 Guía de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC).
 Manual de la Aplicación Nueva Etapa.
 Manual Project Server.
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5. DEFINICIONES

Según manuales:
- Guía de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC).
- Manual de la Aplicación Nueva Etapa.
- Manual Project Server.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1.1. CONDICIONES GENERALES

1.1.1. NORMATIVA
- Los analistas y asistentes deben estar capacitados en el manejo
herramienta corporativa Nueva Etapa; así como herramientas de Office.
- Todo Proyecto debe estar estructurado de acuerdo a la Guía de
Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital (GGPIC).
- Toda actividad y/o Proyecto debe estar contemplado en el presupuesto
de gastos e inversiones; siguiendo los lineamientos emitidos por el
ejecutivo nacional, de enmarcar la actividad presupuestaria bajo un
enfoque de proyecto.
- La Gerencia Regional de Calidad es responsable de gestionar y velar,
para que en la red esté disponible este procedimiento.
- El Comité de Calidad debe revisar este procedimiento en un
periodo de 2 años en caso que no tenga revisiones solicitadas.

1.1.2. REQUERIMIENTOS DEL SIR PDVSA (Sistema de Gestión Integral de

Riesgos PDVSA)
- No aplica

6.1.2.1 ÁREA O LUGAR DEL TRABAJO

- Oficinas, Salones de reuniones, de los Edificios administrativos de EyP.

6.1.2.2 EQUIPOS, MATERIALES Y HERRAMIENTAS A UTILIZAR

- EQUIPOS: Computador, impresora, fotocopiadora, escáner, teléfono,
apuntador, video team y calculadora.
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- Materiales: Papelería y materiales de oficina.

- Software: Nueva Etapa, Office.

6.1.2.3 CONDICIONES EXISTENTES ANTES Y DURANTE EL TRABAJO

- No Aplica.

6.1.2.4 CONSIDERACIONES GENERALES DE SEGURIDAD

INDUSTRIAL, AMBIENTE E HIGIENE OCUPACIONAL
Por ser un procedimiento de tipo administrativo las consideraciones
en cuanto a seguridad, ambiente e higiene ocupacional serán
adaptadas de acuerdo al diseño estructural del edificio donde se
realizaran las actividades, tomando en consideración los siguientes
aspectos: ergonomía, iluminación y ventilación.
6.1.2.5 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO ADECUADO DE LOS
DESECHOS, EFLUENTES Y EMISIONES ATMOSFÉRICAS GENERADAS
- No aplica.

6.1.2.6 PLAN DE EMERGENCIAS

- No aplica.

1.2. DESARROLLO
Seguimiento a Proyectos
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Analista de 1. Emite vía correo electrónico al Analista de Ejecución
Ejecución de Planes de Planes de la División Lago con la notificación de la
de la Dirección apertura de la aplicación Nueva Etapa para la carga
Regional del seguimiento, esta actividad tiene una
concurrencia trimestral (Trimestre I, Trimestre II,
Trimestre III, Trimestre IV).
2. Emite vía correo electrónico al Analista de Ejecución
de Planes de la División Lago, los lineamientos para
el seguimiento mensual de los Proyectos de
Producción Nacional y Proyectos Principales.
Analista de 3. Solicita al Supervisor de planificación de
Ejecución de Planes Infraestructura / Ingenieros de Yacimientos de
División Lago División Lago, el PPG-EP.SP-PR-01-F01 (avance físico
de los renglones de inversión y gasto) al equipo de
planificación de infraestructura y a yacimientos de las
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unidades de producción utilizando la plantilla de

Project.
4. Solicita al Supervisor de planificación de
Infraestructura / Ingenieros de Yacimientos de
División Lago el PPG-EP.SP-PR-01-F02 (avance
financiero de los renglones de inversión y gasto) al
equipo de presupuesto de la división lago para los
renglones de inversión y gastos.
Supervisor de 5. Envía al Supervisor de Presupuesto de la División
planificación de Lago PPG-EP.SP-PR-01-F01 (avance físico de los
Infraestructura / renglones de inversión y gasto) del trimestre
Ingenieros de referente a los renglones de inversión y gasto.
Yacimientos de
División Lago
Supervisor de 6. Envía al Analista de Ejecución de Planes División
Presupuesto de la Lago PPG-EP.SP-PR-01-F02 (avance financiero de los
División Lago. renglones de inversión y gasto) del trimestre
referente a los renglones de inversión y gasto.
Analista de 7. Consolida la data para determinar el avance de los
Ejecución de Planes proyectos principales y Proyecto Integral de
División Lago Desarrollo (PID) hasta el nivel de las categorías
PDVSA y genera los perfiles de avance físico y
financiero del plan.
8. Envía a los autores líderes los perfiles del PPG-
EP.SP-PR-01-F03 (plan físico y financiero) para la
carga de los avances del trimestre que corresponda
en la aplicación Nueva Etapa.
9. Coordina la carga de la aplicación en forma masiva,
mediante la realización de mesas de trabajo
convocando a todos los autores líderes de las
Unidades de Producción.
Autor Líder (Ingeniero 10.Realiza la carga del trimestre en el sistema Nueva
de Yacimientos, Etapa de acuerdo a los lineamientos y tiempos
Producción, establecidos para dicha actividad, según indique
optimización, corporativo.
Infraestructura de las
UP)
Planificador de 11. Convalida la información cargada a través de
Negocio (Líder de reportes.
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Ejecución de Planes 12. Notifica al gerente responsable del PID la

División Lago). aprobación del proyecto que le corresponda.
Gerente Aprobador 13. Aprueba el PID, de lo contrario se remite al origen.
(Gerente de las UP /
Gerente de
Infraestructura).
Analista de 14. Notifica la culminación de la carga del trimestre en
Ejecución de Planes nueva etapa para la evaluación por parte de la línea
División Lago.* gerencial.
Usuario de Consulta 15. Avala el contenido de la información cargada para el
(Gerente de trimestre en la aplicación nueva etapa, de lo
Planificación, contrario se remite al origen.
Presupuesto y
Gestión de la
División Lago.)
Usuario de Consulta 16. Aprueba el contenido de la información del trimestre
(Gerente de la cargada en la aplicación nueva etapa, de lo contrario
División Lago) se remite al origen.
Analista de 17. Emite vía correo electrónico al Supervisor de
Ejecución de Planes planificación de infraestructura de la división lago las
División Lago premisas y formatos en los formularios PPG-EP.SP-
PR-01-F04 (Hoja de Inversión), el formulario PPG-
EP.SP-PR-01-F05 (Tabla de Datos), el formulario PPG-
EP.SP-PR-01-F06 (Fichas resumen) y el formulario PPG-
EP.SP-PR-01-F07 (POA, Proyectos Mayores a 8MM$)
utilizados para el control de los avances físicos y
financieros mensuales de los proyectos a reportar en
el periodo, previa revisión y adaptación de los
mismos al nuevo ejercicio.
Supervisor de 18. Coordina con los ingenieros de proyectos la
planificación de actualización de la información de cada uno de estos,
Infraestructura. para su posterior envió a el equipo de ejecución de
planes de la división lago.
Analista de 19. Consolida la información enviada por los equipos de
Ejecución de Planes planificación de infraestructura división lago.
División Lago 20. Visualiza el contenido para detectar posibles
desviaciones y de esta manera emitir alertar al
respecto.
Líder de 21. Avala el contenido de los formularios PPG-EP.SP-PR-
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Planificación de 01-F04 (Hoja de Inversión), el formulario PPG-EP.SP-

PDVSA Servicios PR-01-F05 (Tabla de Datos), el formulario PPG-EP.SP-
Petroleros. / Gerente PR-01-F06 (Fichas resumen) y el formulario PPG-
de Planificación, EP.SP-PR-01-F07 (POA, Proyectos Mayores a 8MM$)
Presupuesto y donde se muestra el avance físico y financiero de los
Gestión de la Proyectos de Producción Nacional y Proyectos
División Lago. Principales de la división lago.
Gerente de la 22. Autoriza el contenido de los formatos donde se
División Lago muestra el avance físico y financiero de los
Proyectos de Producción Nacional y Proyectos
Principales de la división lago.
Analista de 23. Colocan los archivos en el servidor destinados para
Ejecución de Planes su almacenamiento.
División Lago 24. Envía notificación vía correo al Analista de Ejecución
de Planes de la Dirección Regional la disponibilidad
del archivo de los formularios PPG-EP.SP-PR-01-F04
(Hoja de Inversión), el formulario PPG-EP.SP-PR-01-F05
(Tabla de Datos), el formulario PPG-EP.SP-PR-01-F06
(Fichas resumen) y el formulario PPG-EP.SP-PR-01-F07
(POA, Proyectos Mayores a 8MM$) en el servidor.
Analista de 25. Recibe el insumo si cumple con los lineamientos
Ejecución de Planes integra los datos con el resto de las divisiones, de lo
de la Dirección contrario emite alertas al equipo de Ejecución de
Regional Planes División Lago para realizar lo correctivos
pertinentes.

* Las acciones de emisión y revisión de datos/información se realizan vía correo

interno PDVSA, con la autorización del nivel supervisorio inmediato del emisor y
receptor.

7. DIAGRAMA DE FLUJO
Ver el siguiente diagrama:
- PPG-EP.SP-PR-01-D01 Diagrama de Procedimiento.

8. REGISTROS GENERADOS
Tiempo de
Nombre del Registro Ubicación / Custodio
Archivo
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1.- Avance físico de los renglones de 1) División Lago en "MBOsfo02\Ppndivocc" / Mensual

Dirección Ejecutiva Maracaibo // 2)Ejecución
inversión y gasto, PPG-EP.SP-PR-01- planes lago en "cojofp02"/ Tía Juana / Ejecución
F01 de Planes PPyG División Lago

2.- Avance financiero de los renglones 1) División Lago en "MBOsfo02\Ppndivocc" / Mensual

de inversión y gasto, PPG-EP.SP-PR-
01-F02
3.- Plan físico y financiero, PPG-
EP.SP-PR-01-F03
4.- Hoja de Inversión, PPG-EP.SP-
PR-01-F04
5.- Tabla de Datos, PPG-EP.SP-PR-
01-F05
6.- Fichas resumen, PPG-EP.SP-PR-
01-F06
7.- POA, Proyectos Mayores a 8MM$,
PPG-EP.SP-PR-01-F07
Dirección Ejecutiva Maracaibo // 2)Ejecución
planes lago en "cojofp02"/ Tía Juana / Ejecución
de Planes PPyG División Lago
1) División Lago en "MBOsfo02\Ppndivocc" / Mensual
Dirección Ejecutiva Maracaibo // 2)Ejecución
planes lago en "cojofp02"/ Tía Juana / Ejecución
de Planes PPyG División Lago
1) División Lago en "MBOsfo02\Ppndivocc" / Mensual
Dirección Ejecutiva Maracaibo // 2)Ejecución
planes lago en "cojofp02"/ Tía Juana / Ejecución
de Planes PPyG División Lago
1) División Lago en "MBOsfo02\Ppndivocc" / Mensual
Dirección Ejecutiva Maracaibo // 2)Ejecución
planes lago en "cojofp02"/ Tía Juana / Ejecución
de Planes PPyG División Lago
1) División Lago en "MBOsfo02\Ppndivocc" / Mensual
Dirección Ejecutiva Maracaibo // 2)Ejecución
planes lago en "cojofp02"/ Tía Juana / Ejecución
de Planes PPyG División Lago
1) División Lago en "MBOsfo02\Ppndivocc" / Mensual
Dirección Ejecutiva Maracaibo // 2)Ejecución
planes lago en "cojofp02"/ Tía Juana / Ejecución
de Planes PPyG División Lago

9. ANEXOS
Códigos y nombres de los diagramas de flujo, formularios
Formularios
 PPG-EP.SP-PR-01-F01 (avance físico de los renglones de inversión y gasto)
 PPG-EP.SP-PR-01-F02 (avance financiero de los renglones de inversión y gasto)
 PPG-EP.SP-PR-01-F03 (plan físico y financiero)
 PPG-EP.SP-PR-01-F04 (Hoja de Inversión)
 PPG-EP.SP-PR-01-F05 (Tabla de Datos)
 PPG-EP.SP-PR-01-F06 (Fichas resumen)
 PPG-EP.SP-PR-01-F07 (POA, Proyectos Mayores a 8MM$)
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EQUIPO TÉCNICO DE TRABAJO

NOMBRE Y APELLIDO INDICADOR ORGANIZACIÓN

Paola Sánchez SANCHEZPS PPyG División Lago