DiplomadoIntegral-Excel-Contadores-Ago-23-Parte1 - OK

DIPLOMADO INTEGRAL PRACTICO DE EXCEL PARA CONTADORES
P R ES ENTA: LC Y L I R U B EN TO R R ES B EN I T EZ
AGO STO - S EP T I EM BR E 2 0 2 3
ESCRITORIO DE TRABAJO EN MS EXCEL
Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 2

DIPLOMADO INTEGRAL PRACTICO DE EXCEL
CONFIGURACION DEL ENTORNO DE TRABAJO
ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Barra acceso Cinta de
rápido Barra de título opciones
Cuadro de Barra de
nombres fórmulas
Barra de
desplazamiento
Barra de
estado Barra de Zoom
documentos

CONFIGURACION DEL ENTORNO DE TRABAJO DE MS EXCEL

CONOCIENDO EL ENTORNO DE MS EXCEL
MENU OPCIONES
Acceso: Archivo/Opciones/Opciones de Excel (V. 2010 a Microsoft 365)

MENU OPCIONES
Acceso: Archivo/Opciones/Avanzadas/Al calcular este libro:
Sistema de fechas por definición: 1900 Pc o compatible

Sistema de fechas 1904: 1904 Mac
Importancia del reconocimiento de fechas en MS Excel:

Diversos cálculos se basan en el manejo y reconocimiento de fechas:
1. Cálculo contables y financieros
2. Cálculos laborales
3. Cálculos fiscales

MENU OPCIONES
Acceso: Archivo/Opciones/Avanzadas/Al calcular este libro:

MENU OPCIONES
Limitación de MS Excel con las fechas
✓ La fecha más antigua que reconoce Ms Excel para Pc: 01/01/1900

✓ La fecha más antigua que reconocer Ms Excel para Mac: 02/01/1904
Esto significa que fechas más antiguas a las indicadas no se reconocerán

como valor numérico.
Importante: Aún cuando se escriba una fecha en formato dd/mm/aaaa,

para Ms Excel el valor ingresado a una celda será un valor numérico.

MENU OPCIONES
Las fechas en MS Excel tienen diversos tratamientos:
▪ Número de serie
▪ Número de serie y formato de fecha (corta, media y larga)
▪ Función específica de fecha (HOY, AHORA)
Los 3 tipos mencionados me proporcionan fechas con distintas

características y presentación
Ejemplo:
1. Escribe en cualquier celda que elijas el siguiente valor: 44056.
2. En donde se escribió el valor anterior, asígnale el formato de fecha
corta (Inicio/Número/Fecha corta). ¿Que puedes observar?

MENU OPCIONES
Otra herramienta que es muy útil para la actividad contable y
administrativa es la listas personalizadas. MS Excel tiene predefinidas
algunas listas como por ejemplo: Días de la semana, meses del año
(español, inglés), ya sea de forma larga o abreviada.
Sin embargo podemos editar la lista original y adicionar la que

consideremos necesaria y que de acuerdo a nuestra actividad se repite
periódicamente para evitar la recaptura de datos o información.

MENU OPCIONES
Acceso: Archivo/Opciones/Opciones de Excel/General/Modificar listas
personalizadas…

MENU OPCIONES
El uso de listas personalizadas se complementa con la acción denominada
relleno
Este proceso debemos verificar que se encuentre activo a través de la
casilla: Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas:
Acceso: Archivo/Opciones/Avanzadas/Opciones de edición

MENU OPCIONES
Otra herramienta que deberá verificarse se encuentre activa es la
información de autorecuperación, la cual es muy útil, en caso de que la
energía eléctrica se suspenda o de manera abrupta se apague el equipo
donde se está trabajando.
Acceso: Archivo/Opciones/Opciones de Excel/Guardar/Guardar libros
La herramienta permite identificar la periodicidad de “autoguardado”, así

como la ruta de recuperación de los archivos, normalmente en:
C:\Users\rtorr\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\

MENU OPCIONES
Acceso: Archivo/Opciones/Opciones de Excel/Guardar/Guardar libros

MENU OPCIONES
Para poder recuperar los archivos no guardados, MS Excel proporciona la
herramienta de recuperación que se localiza en:
Acceso: Archivo/Abrir/Recupera libros no guardados

MENU OPCIONES
Presentación. es una herramienta que cuenta con diversos contenidos
que permiten que el trabajo dentro de la hoja de cálculo MS Excel se
realice adecuadamente, para acceder a ella deberemos seguir la ruta:
Acceso: Archivo/Opciones/Avanzadas/Presentación

INGRESO DE DATOS EN MS EXCEL
TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Y aunque MS Excel es una herramienta particularmente para realizar
cálculos matemáticos (simples y complejos), MS Excel también es
utilizado como un gestor de bases de datos (aunque no es su objetivo). Es
por eso que los datos con los que MS Excel opera son:
1. Numéricos
2. Alfabéticos
3. Alfanuméricos


Por lo tanto, cuando se trabaja en MS Excel los datos que se podrán
introducir son los siguientes tipos:
1. Valores (numéricos)
2. Fecha u hora
3. Texto (cadena)
4. Fórmula


Fechas y horas en MS Excel
MS Excel trata a las fechas y horas como tipos especiales de valores
numéricos. Suelen aparecer con formato de fecha u hora, porque al
usuario le resulta más sencillo comprenderlos si aparecen de esa manera.
Excel gestiona las fechas utilizando un sistema de número de serie.

Como se había mencionado la fecha más antigua es 1 de enero de 1900 ,
a la cual se le asigna el valor de 1, el 2 de enero de 1900 con el número
de serie 2, y así sucesivamente.


Fecha introducida en MS Excel Interpretación de MS Excel
26-6-20 26 de junio de 2020
26-6-2020 26 de junio de 2020
26/6/10 26 de junio de 2020
26/6/2020 26 de junio de 2020
26 junio, 2020 26 de junio de 2020
26 jun 26 de junio del año actual
26 junio 26 de junio del año actual
26/6 26 de junio del año actual
26-6 26 de junio del año actual


Un problema habitual de MS Excel es que la captura de una fracción la
procesa como una fecha
Por ejemplo: 1/5 Excel la interpreta como 01 de mayo del año actual


Cuando se trabaja con horas, MS Excel amplia el sistema de números de
serie, para incluir decimales.
El número de serie para el 01 de junio de 2020 es 43983, por lo tanto el

mediodía del 01 de junio de 2020 es 43983.5, porque se añade la fracción
de hora al número de serie para obtener el número de serie de fecha y
hora completo.


ía Hora introducida en MS Excel Interpretación de MS Excel
11:30:00 am 11:30:00 AM
11:30:00 AM 11:30:00 AM
11:30 pm 11:30:00 PM
11:30 11:30:00 AM
13:30 1:30 PM
26/6/20 11:30 11:30 AM del 26 de junio de 2020
26/6/20 12:00 Mediodía del 26 de junio de 2020
26/6/20 0:00 Medianoche del 26 de junio del 26 de
junio de 2020


Números largos
Excel solo permite números de hasta 15 dígitos. Aunque se capturen
número de 18 dígitos (CLABE de 18 dígitos, Excel no los reconoce).
Esto significa que cuando se introduce un número demasiado extenso, se

mostrará como notación científica, además de que se podrá observar la
pérdida de los 3 últimos dígitos.
Si se escribe en una celda 123456789987654321

Excel lo mostrará: 1.23456+17, esto significa que después del punto
decimal hacia la derecha hay 17 posiciones (punto flotante).


Números largos
Para modificar la estructura se tienen 2 opciones
a) Introducirlos como texto (utilizando el símbolo denominado
“apostrofe” ( ‘ ).
Escribe en una celda ‘123456789987654321
a) Modificar el formato del número mediante la herramienta de
Formato de celdas/Número/Personalizada
Tipo: 000000000000000000


Cadena de texto
SI MS Excel no puede interpretar la entrada como un valor numérico,
fecha, hora o fórmula, lo colocará en la categoría de texto.
Una celda puede contener una gran cantidad de texto, aproximadamente

32, 000 caracteres. Sin embargo tiene muchas limitaciones, ya que MS
Excel es una hoja de cálculo y no un procesador de texto, Además de que
no podrá mostrar todo el texto.
En caso de requerir mostrar un texto muy amplio se recomienda utilizar

la siguiente opción:
Insertar/Texto/Cuadro de texto, permitiendo insertar un etiqueta.

Fórmulas
Para introducir una fórmula en MS Excel es muy común utilizar el signo
(=), que es lo más recomendable. Sin embargo también permite
comenzar con el signo (+) más o (-) menos, así como permitir a los
usuarios de Lotus 1-2-3 utilizar el símbolo (@), para lo cual, sustituirá el
símbolo (@) por el signo (=).
Aunque siempre habrá que tener cuidado el utilizar el signo (-) menos,
cuando las operaciones se realicen empleando la Ley de los Signos.


Fórmulas
Los elementos que puede contener una fórmula son:
▪ Operadores matemáticos (+), (-), (*), (/)
▪ Paréntesis
▪ Referencias del celdas, incluyendo celdas y rangos nombrados
▪ Valor o texto
▪ Funciones de hoja (SUMA, PROMEDIO, etc.)


Valores especiales
MS Excel permitirá al usuario definir sus propios valores especiales
cuando algunos de ellos no se adecúe a las características que
precisamos, sin embargo el tratamiento que tendrá dependerá de su
composición.
Tal es el caso de un código postal, un número con un símbolo especial o

distinto a lo que tradicionalmente se emplea.
Para acceder al Formato de celdas, utilizar la combinación [Ctrl] + [1]

sobre la celda que contiene el valor numérico.

Valores especiales
Código Acción
# Una posición de dígito, ignorando los ceros sin valor.
0 (cero) Una posición de dígito que muestra los ceros sin valor, si un número
tiene menos dígitos que ceros tiene el formato.
? Una posición de dígito que añade espacios en los ceros sin valor a cada
lado del punto decimal, de manera que estos se alinean cuando la fuente
es de ancho fijo. También se utilizan para fracciones que tienen diferente
número de dígitos.
. Muestra el separador de miles
% Muestra un porcentaje
E- E+ e- e+ Muestra notación científica
$-+/(): Muestra el carácter
espacio
Valores especiales
Código Acción
\ Muestra el siguiente carácter del formato
* Repite el siguiente carácter para rellenar el ancho de la columna
_ Deja un espacio igual al ancho del siguiente carácter
“texto” Muestra el texto entre dobles comillas
@ Posición de texto
[color] Muestra los caracteres en el color especificado y puede tratarse de
cualquiera de las siguientes cadenas de texto (mayúscula / minúscula):
negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, blanco o amarillo.
[color n] Muestra el color correspondiente en la paleta de color , donde n es un
número del 0 al 56
[valor Permite establecer criterios propios para cada sección de un formato de
condición] número
Códigos personalizados de fecha y hora
Código Acción
m Mes como número sin ceros delante (1 a 12)
mm Mes como número con ceros delante (01 a 12)
mmm Mes como abreviatura (ene - dic)
mmmm Mes con nombre completo (enero – diciembre)
mmmmm La primera letra del mes (e – d)
d El día como número sin ceros delante (1 – 31)
dd El día como número con ceros delante (01 – 31)
ddd El día como abreviatura (dom – sáb)
dddd EL día como nombre completo (domingo – sábado)
aa o aaaa El año como número de dos dígitos (00 – 99) o de cuatro (1900 – 9999)
h o hh La hora como número sin ceros delante (0 – 23) o con ellos (00 – 23)
Códigos personalizados de fecha y hora
Código Acción
m o mm El minuto como número sin ceros delante (0 – 59) o con ellos (00 – 59)
s o ss El segundo como número sin ceros delante (0 – 59) o con ellos (00 – 59)
[] Horas mayores de 24 o minutos o segundos mayores de 60
AM/PM La hora utilizando un reloj de 12 horas o sin indicador AM/PM si se utiliza
un reloj de 24 horas.

Elementos que integran una fórmula en Ms Excel

Operador inicial (=)
Operadores de cálculo (aritméticos, lógicos, texto, referencia)
Operandos (constantes o variables)
Funciones (cuando así se requiera)
Distintos tipos de sintaxis:

=2+3 Formula con valores constantes
=A1+B1 Fórmula con variables
=1<2 Fórmula con operador lógico
=A1&B2 Fórmula con operador de texto
=F[-2]C+F[-1]C Fórmula estilo de referencia F1C1
=A1+SUMA(B1:D1) Fórmula con función
Tipos de Operadores
Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se
desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye
cuatro tipos diferentes de operadores:
Aritméticos,
Lógica-comparación,
Texto y
Referencia.

Operadores Aritméticos
Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma,
resta o multiplicación o división (combinando los valores numéricos y
generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes
operadores aritméticos.
Signo Descripción Operación que realiza
+ Signo más Suma
- Signo menos Resta o cambia de signo
* Asterisco Multiplica
/ Slash o barra diagonal Divide
% Signo de porcentaje Asigna Porciento
^ Acento circunflejo Exponenciación

Operadores de Lógica Comparación

Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como
operadores de comparación tenemos los siguientes:
Operador Significado Comentario
= Igual a El resultado de una
<> Diferente de comparación será
FALSO o VERDADERO
> Mayor que
< Menor que Siempre debe ir el
>= Mayor o igual que mayor o menor que
<= Menor o igual que antes que “=”

Operadores de Concatenación de Texto

Se utiliza el operador & “ampersand” que permite unir o concatenar una
o varias cadenas de texto con el fin de generar un nuevo texto.
Operador Significado Comentario

Concatena uno o más Se puede agregar espacio
& valores de texto a través del símbolo “ “

Operadores de Referencia
Estos permiten al usuario utilizar rangos de celdas, produciendo
referencias a una lista de celdas, se utilizando comúnmente para
determinar rangos continuos o discontinuos.
Operador Descripción Comentario
Dos puntos, es un operador de A1: A10, hace referencia a todas
: rango continuo las celdas desde A1 y hasta A10
Punto y coma, es un operador A1;A5;A7, considera rangos

; que combina varias referencias discontinuos para una selección
en una sola múltiple de valores
Espacio, se denomina operador A una fórmula con

““ de intersección y genera intersecciones permite extraer
referencias a celdas que se valores de manera rápida.
interceptan

Jerarquía de las operaciones en Ms Excel

Para el cálculo de la fórmula MS Excel primero evalúa, de izquierda a
derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en
que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u
operaciones según el orden encontrado.
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, MS Excel

ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador
según la tabla que más delante se muestra. Si una fórmula contiene
operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula
contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará
primero la operación que esté más a la izquierda.

Jerarquía de las operaciones en Ms Excel
Orden del operador Operador

1 : (dos puntos)
2 , (coma)
3 (un espacio)
4 - (signo negativo)
5 %
6 ^
7 *y/
8 +y-
9 &
10 =, <, >, <=, >=, <>

Tipos de paréntesis en Ms Excel

▪ Paréntesis Redondo ( )
▪ Para cambiar el valor de un número (1) = -1
▪ Para asociar valores en una fórmula, ya que la barra de funciones sólo
permite 255 operandos. Por ejemplo: =(1+2+…255)+(256+256…)
▪ Para modificar el orden jerárquico de una operación, al efectuar una
transacción aritmética.
▪ Son elementos de las funciones y que permiten incluir en ellos los
argumentos de una función.

Paréntesis Cuadrado [ ] también llamado corchete

▪ Se utiliza cuando en una fórmula realizamos una referencia hacia una
celda remota, esto es, la referencia se encuentra en un libro distinto al
que estamos realizando.
▪ Deseamos sumar un número de la celda A1 en el Libro 1 en que nos
encontramos actualmente y deseamos sumar otro número en el Libro
2 que se encuentra en la celda A2, el resultado sería, Ejemplo:
▪ El corchete distingue el nombre del Libro de los demás elementos
(hojas y celdas). Para diferenciar el nombre de una hoja de una celda
se utiliza el símbolo (!)
=A1+[Libro2]Hoja1!$A$1
Paréntesis Llave { }
▪ No son tan comunes en Excel, ya que la mayoría de los usuarios
desconocen el uso de la herramienta denominada fórmula matricial.
▪ Permite optimizar el uso de tablas en una hoja de cálculo.
▪ Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un
único resultado o varios resultados.
▪ Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores
denominados argumentos matriciales.
▪ Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de
columnas.
▪ Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las demás
fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de las teclas
[CTRL] + [MAYUS] + [ENTER]

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA FORMULA EN MS EXCEL
✓ Operador de inicio (=). Con el se plantea el inicio de una fórmula en MS

Excel. Opcionalmente Se podría utilizar los signos (+) o (-) o (@).
✓ Operandos. (valores constantes, como números o letras y variables, como
celdas o referencias nombres).
✓ Operadores. (aritméticos, matemáticos, de lógica y de texto, referencia)
✓ Nombre de la función a emplear. Aún cuando su uso es opcional, es muy útil
incluir alguna para la resolución de cálculos o procesos complejos.
✓ Argumentos. Son elementos que permiten realizar la ejecución de una
función. Su uso puede ser opcional u obligatoria, aunque hay algunas
funciones que no requieren argumentos.
✓ Paréntesis. Son elementos que contienen a los argumentos y MS Excel utiliza
a los paréntesis redondos para si identificación, normalmen

Elementos primordiales
✓ Operador de inicio (=). Con el se plantea el inicio de una fórmula en
MS Excel. Opcionalmente Se podría utilizar los signos (+) o (-) o (@).
Correcto =4+3 +4+3 -4+3 @4+3 Produce resultado
Incorrecto 4+3 No produce resultado
Para operar con @ se requiere de modificar la configuración de MS Excel
✓ Operandos. Se trata de valores constantes, como números o letras y
variables, como celdas o referencias mediante nombres.
Formulas con variables: =A1+B1 Resultado: 7
Formulas con constantes: =3+4 Resultado: 7
✓ Operadores. Se trata de signos de tipo aritméticos, de lógica, de texto
o de referencia.
Operador de Texto
Formulas con variables tipo texto: =A1&B1 Resultado: TorresBenitez
Probar con la siguiente fórmula: Escribe en la celda A1: Garcia y en B1: Perez
En la celda C1 escribe la siguiente fórmula: =A1+B1
¿Qué resultado crees que produzca?
✓ Operadores.
Operador de Texto
Formulas con constantes tipo texto: =“Torres”&”Benitez”; Resultado: TorresBenitez
Intenta escribir: en cualquier celda las siguientes fórmulas:
=a&b =a+b
¿Qué resultados crees que produzcan cada una?
Ahora intenta escribir la siguiente fórmula
=“a”+1 =“a”&1
¿Cuál de las dos produjo un resultado correcto?
Por último, intenta con estas otras fórmulas
=“2”+”3” =2&3
¿Las dos produjeron resultados correctos o algún tipo de error?
¿Qué importancia tienen las dobles comillas en una fórmula?

✓ Operadores.
Operador de Referencia
Se identifican por los signos (:) – rango continuo; (,) – rango discontinuo; ( ) -
intersección.
Intersección. Es el argumento menos conocido, se identifica mediante un espacio, el
cual permite extraer valor de una matriz y genera referencia a las celdas comunes, ya
sea utilizando las referencias originales de MS Excel, o en su caso, mediante la
asignación de nombres definidos.

✓ Nuevos operadores en Microsoft 365
Almohadilla (#). Se utiliza en varios contextos:
a. Parte de un nombre de error #¡VALOR
b. Para indicar espacio insuficiente en una celda #######
c. Como operador de rango derramado
para hacer referencia un rango completo
Utilizando Microsoft 365
Escribir 5 valores verticalmente a partir de la celda A1 con las siguientes asignaciones
A1 = 45
A2 = 33
A3 = 22
A4 = 89
A5 = 75
Escribir en la celda B1 la siguiente función: =ORDENAR(A1:A5,1,1). Que significa
que la función creará una ordenación ascedente, mediante un derrame vertical.
Utilizando Microsoft 365
¿Que sucedió en el rango B1 a B5?
Ahora escribirás en la celda C1 la siguiente función: =SUMA(B1#)
Precisión: MS Excel al terminar de escribir “#” en la sentencia automáticamente
marcará el último elemento del rango, lo cual agilia el proceso de obtención del
resultado.
Ahora escribe en el rango E1 a E5 los valores del 1 a 5 (de forma vertical)
En la celda F1, aplica la función =SUMA(E1#)
¿Qué sucedió?,
¿Funcionó el operador almohadilla de rango derramado?
¿A qué crees que se daba?

@ (at). Se utiliza para indicar una intersección implícita en una fórmula y que se
desea manejar a través de una matriz de referencias estructuradas.
Transcribir en una hoja nueva la siguiente tabla:
Presionar las teclas [Ctlr] + [T], para crear una Tabla automática asegurándose se
indicar que contiene encabezados y presionar [Aceptar]. ¿Qué sucedió?
En la celda D2 comenzando con el signo igual (=) escribir la multiplicación de las
ventas (B2) por el % de Comisión (C2) y presionar [Aceptar]. ¿Qué sucedió en la
tabla?, ¿Qué notaste en el planteamiento de la función?, ¿Puedes identificar el
operador @.
=[@Ventas]*[@[% Comisión]]
PRIORIDAD DE LAS OPERACIONES

1. MS Excel evalúa de izquierda a derecha, según el orden de cada
operador.
2. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, MS Excel
ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada
operador según la tabla que más delante se muestra.
3. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por
ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y
otro de división), Excel realizará primero la operación que esté más a
la izquierda.
4. El uso del paréntesis redondo ( ) permite modificar el orden de
ejecución de una operación basándose en la prioridad definida por
MS Excel. Este tipo de paréntesis no es necesario o indispensable.

PRIORIDAD DE LAS OPERACIONES
Orden del operador Operador

1 : (dos puntos)
2 , (coma)
3 (un espacio)
4 - (signo negativo)
5 %
6 ^
7 *y/
8 +y-
9 &
10 =, <, >, <=, >=, <>

EJEMPLO DE PRIORIDAD DE LAS OPERACIONES

▪ Escribe en una celda: =5+2*3¿Qué resultado te arroja?
Escribe el resultado:
▪ Escribe en otra celda: =(5+2)*3 ¿Qué valor obtenemos?
Escribe el resultado:
▪ Analiza la siguiente fórmula: =(B4+25)/SUMA(D5:F5)
¿Qué operación se ejecuta primero?, ¿Porqué?
▪ Plantea la siguiente fórmula en Excel el resultado tiene que ser
14.35467319
PRT = [S/365)+V*(I+D)]*(F/N)+M
S = 1005 D=1 M = 0.005
V = 28 F = 2.3
I = 0.35 N = 6.5

TIPOS DE PARÉNTESIS EN MS EXCEL
Paréntesis Redondo ( )
▪ Para cambiar el valor de un número (1) = -1
▪ Para asociar valores en una fórmula, ya que la barra de funciones sólo
permite 255 operandos. Por ejemplo: =(1+2+…255)+(256+256…)
▪ Para modificar el orden jerárquico de una operación, al efectuar una
transacción aritmética.
▪ Son elementos de las funciones y que permiten incluir en ellos los
argumentos de una función.

Paréntesis Cuadrado [ ] también llamado corchete

▪ Se utiliza cuando en una fórmula realizamos una referencia hacia una
celda remota, esto es, la referencia se encuentra en un libro distinto al
que estamos realizando.
▪ Deseamos sumar un número de la celda A1 en el Libro 1 en que nos
encontramos actualmente y deseamos sumar otro número en el Libro
2 que se encuentra en la celda A2, el resultado sería, Ejemplo:
▪ El corchete distingue el nombre del Libro de los demás elementos
(hojas y celdas). Para diferenciar el nombre de una hoja de una celda
se utiliza el símbolo (!)
=A1+[Libro2]Hoja1!$A$1

Paréntesis Llave { }
▪ No son tan comunes en Excel, ya que la mayoría de los usuarios
desconocen el uso de la herramienta denominada fórmula matricial.
▪ Permite optimizar el uso de tablas en una hoja de cálculo.
▪ Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un
único resultado o varios resultados.
▪ Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores
denominados argumentos matriciales.
▪ Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de
columnas.
▪ Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las demás
fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de las teclas
[CTRL] + [MAYUS] + [ENTER]
VALORES DE ERROR EN MS EXCEL
A veces las fórmulas no están bien elaboradas, probablemente se

mezclen tipos de datos (números, letras, fecha, etc., o su lógica de
planteamiento o redacción no es la adecuada, ya que se hacen
referencias a celdas que no contienen datos o los datos no son los
esperados. Para ello, Excel utiliza expresiones que muestran al usuario a
manera de AVISOS en las celdas, de que están presentándose estas fallas
o anomalías en el planteamiento de una fórmula, veamos a continuación
cuáles son los tipos más comunes.

VALORES DE ERROR EN MS EXCEL
Tipo de Error Descripción del error
La fórmula genera un error demasiado largo para que se visualice en la celda.
#### En el caso de Excel las fechas y las horas deben ser positivas. Si en una fórmula
se planteará un resultado negativo el programa lo presentaría como ####.
#¡VALOR! Aparece cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto.
#¡DIV/0! Se produce cuando se divide un valor entre cero (0).
#¿NOMBRE? Este mensaje aparece cuando Excel no reconoce un texto en una fórmula o el
nombre de una función se ha escrito incorrectamente.
#N/A Se presenta cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula
y significa “Not Available”
#¡REF! Se presenta cuando una referencia de celda es invalida suele suceder cuando
por accidente se borra la referencia de una fórmula.
#¡NUM! Aparece cuando hay algún problema con algún número en una fórmula o una
función
#¡NULO! Se presenta cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
cruzan.

PROBLEMAS CON EL PLANTEAMIENTO DE FÓRMULAS
Problema: En ocasiones cuando se plante una fórmula, ésta no efectúa el

cálculo.
Solución: Verificar si no se desactivo el cálculo automático en MS Excel.
Acceso: Archivo/Opciones/Formulas/Opciones de cálculo

Problema: Aunque no siempre sucede una fórmula puede tener la

apariencia: =F[-2]C+F[-1]C, lo cual puede desconcertar al usuario.
Solución: Verificar si no se activo el estilo de referencia F1C1
Acceso: Archivo/Opciones/Formulas/Trabajando con fórmulas

Problema: En la barra de fórmula se puede apreciar la fórmula, pero no

se obtiene valor, esto significa que en el cuerpo de la hoja se repite la
misma fórmula planteada en la barra de fórmulas.
Solución: Verificar la configuración de MS Excel para que se muestre el
resultado, mediante la herramienta Auditoría de fórmulas.
Acceso: Fórmulas/Auditoría de fórmulas/Mostrar fórmulas. Desactivar el
icono

REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS
De las actividades que más se realizan en Ms Excel es copiar y pegar

una fórmula (y se disfrutan, cuando se plantea correctamente una
fórmula).
Para eficientar el copiado y pegado de una fórmula se requiere de que

nuestras fórmulas se generen “inteligentemente”, para lograrlo es en
ocasiones es necesario “anclar” la referencia, ya sea a una fila o a una
columna.
Tip: Se puede utilizar la tecla de funciones [F4] el número de veces

para pasar de una referencia mixta a absoluta y de esta a mixta y
finalmente a relativa
Elaborado: LC y LI Ruben Torres Benitez 63

REFERENCIAS ABSOLUTAS, RELATIVAS Y MIXTAS

REFERENCIA ABSOLUTA
Una referencia absoluta debe ir precedida por un signo $ antes

de la letra de la columna y el número del renglón, por ejemplo:
$A$2
Esto significa que el valor de la celda no se ve modificado al

cambiar de posición

REFERENCIA MIXTA
Una referencia mixta es una combinación de referencias
absolutas y referencias relativas en una misma referencia a celda.
Al hacer uso de referencias mixtas se indica que al copiarse o
trasladarse la celda que contiene la fórmula esta sólo se ajustará
la columna o el renglón que no está procedido por el signo $.
Por ejemplo:
• $E5, la referencia a la columna $E es absoluta, mientras que la
referencia al renglón 5 es relativa.
• A$2, la referencia a la columna A es relativa, mientras que la
referencia al renglón 2 es absoluta
REFERENCIA RELATIVA
Cuando se plantea una fórmula en Ms Excel normalmente es de
este tipo, ya que normalmente siempre pensamos en una
fórmula para resolver un cálculo y posteriormente en las
referencias a las columnas y/o filas que tendrá cuando esta sea
colocada en otro sitio de la hoja.
Ejemplo:
=A1+A2+A3 Es una formula con elementos relativos

FUNCIONES
Se preciso inicialmente que una función planteada en la fórmula
se integra por:
▪ Signo (=)
▪ Nombre de la función
▪ Paréntesis redondos (uno o varios de forma anidada)
▪ Argumentos

FUNCIONES
Argumentos
✓ Hay diversas funciones que no requieren argumentos. =HOY,
=AHORA, etc.
✓ La gran mayoría de las funciones predeterminadas requieren
por lo menos de un argumento, pero en caso de que requieran
más estos se adicionan, separándose de (,) o (;).
✓ Algunas funciones requieren de argumentos opcionales que no
son necesarios plantear de inicio, estos se pueden identificar
en la ayuda contextual a través de [ Argumento ]
✓ Un argumento permite que el usuario capture números,
textos, pero también incluir otras funciones. Esto se
denomina anidamiento. El límite es hasta de 64
anidamientos.
FUNCIONES
Categoría Número de Funciones
Financiera 55
Fecha y hora 24
Matemáticas y trigonométricas 76
Estadísticas 110
Búsqueda y referencia 37
Base de datos 12
Texto 33
Lógica 19
Información 21
Ingeniería 54
Cubo 7
Compatibilidad 38
Web 4
Dato: El número aproximado de funciones en su última versión es de 494 (V. 365)
FUNCIONES
¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?
Se trata de una fórmula particular que resuelve una necesidad

específica dentro del ámbito de MS Excel y mediante el
planteamiento de un nombre y algunos argumentos resuelve de
forma simplificada un cálculo o procedimiento.
Los tipos de funciones que maneja MS Excel son:

❑ Funciones predeterminadas
❑ Funciones personalizadas

FUNCIONES
Superformulas o superfunciones
Y aunque Microsoft Excel no tiene considerado este término, este

nombre se ha venido acuñando debido a que las funciones que
no se tienen predefinidas por Excel, el usuario suele crear sus
propias fórmulas a partir de las funciones prediseñadas donde
combina más de una función y más de una fórmula, lo cual
permite crear verdaderos cálculos automatizados o complejos, así
como fórmulas verdaderamente complejas o superformulas.

FUNCIONES
Funciones anidadas
En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como

uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente
fórmula utiliza la función SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara
el resultado producido por la función PROMEDIO (función
anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a
asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.

FUNCIONES
Superformulas Vs Funciones Anidadas
Estas funciones son de mucha utilidad porque también permiten

crear estructuras de fórmulas más complejas y robustas lo cual
amplia la posibilidad de planteamiento de una función.
Son realmente una buena alternativa de solucionar problemas

más complejos pero en ocasiones se requiere aterrizarlos como
elementos propios de Excel, llegando así a la necesidad de las
funciones personalizadas.

FUNCIONES
Razones para actualizar la versión de MS Excel
• Varios usuarios aún mantienen su antigua versión de MS Excel,
aunque lo correcto es actualizarlo.
• La versión 2010, trajo problemas de denominación de
funciones, aquí algunos ejemplos:
Nombre de la Función Nombre de la Función en Nombre de la Función
Categoría de la Función en Excel 2003 Excel 2007 Excel 2010 (Previa)
Búsqueda y referencia BUSCARH BUSCARH CONSULTAH

Búsqueda y referencia BUSCARV BUSCARV CONSULTAV
Texto CARÁCTER CARÁCTER CAR
Texto DERECHA DERECHA, DERECHAB DERECHA
Texto EXTRAE EXTRAE, EXTRAEB MED
Texto HALLAR HALLAR, HALLARB HALLARB
Texto IZQUIERDA IZQUIERDA, IZQUIERDAB IZQUIERDA
Texto LARGO LARGO, LARGOB LARGO
Texto REEMPLAZAR REEMPLAZAR, REEMPLAZAR
REEMPLAZARB
Fecha y Hora NSHORA NSHORA VALHORA
Fecha y Hora FECHANUMERO FECHANUMERO VALFECHA
Matemáticas y Trigonometría RESIDUO RESIDUO RESTO
Lógica N/AElaborado: LC y LI Ruben
SI.ERROR SIERROR
Torres Benitez 75
FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA
Una de las actividades que usualmente se requiere en las listas o bases

de datos es BUSCAR, LOCALIZAR y EXTRAER, esta información nos la
brinda un grupo de FUNCIONES dentro de la categoría búsqueda y
referencia.
MS Excel cuenta con aproximadamente 18 funciones dentro de la

categoría de Búsqueda y Referencia.
Bondades de las funciones de búsqueda y referencia

• Localización de valores dentro de una tabla de datos.
• Extracción de datos a partir de una tabla de datos.
• Actualización de una tabla de valores
• Combinar datos en una nueva tabla de datos a partir de varias tablas
• Identificar listas de datos verticales y horizantales
BUSCAR: Busca valores de un rango de una columna o fila o desde una matriz
de datos. La búsqueda la realiza de manera aproximada
Sintaxis:
=BUSCAR( Valor buscado, Columna o Fila de Comparación, [Columna o Fila
de Resultado])
Donde:
Valor buscado: Es el valor que se desea buscar en una sola fila o columna de
búsqueda, puede ser número o texto, valor lógico o nombre o referencia de
alguno de estos valores.
Columna o Fila de Comparación: Es un rango que contiene una columna o fila

de texto valores lógicos en orden ascendente.
[Columna o Fila de Resultado]: Es un rango que sólo contiene una columna o

una fila del mismo tamaño que la columna o fila de comparación, este
argumento en la función es opcional.
BUSCARV: Esta función es una derivación de la función anterior y permite buscar un valor
basado en la primer columna de una tabla y extrae el valor de acuerdo a un número de
columna definido, el requisito es que la información en la tabla de datos este ordenada, y
por medio de aproximaciones, esto es, devuelve el valor inmediato más cercano al buscado,
en caso de que éste no sea localizado.
Sintaxis:
=BUSCARV(Valor buscado, Tabla o Matriz de búsqueda, Número de Columna a buscar,
[Indicador para Desactivar la Aproximación])
Donde:
Valor buscado: Es el valor que se desea buscar en una sola fila o columna de búsqueda,
puede ser número o texto, valor lógico o nombre o referencia de alguno de estos valores.
Tabla de búsqueda: Es la referencia o nombre de la tabla o matriz donde se realizará la

búsqueda de información
Número de columna a buscar: Se refiere al número de columna dentro de la tabla, (de

manera unitaria), donde se realizará la búsqueda.
[Indicador para desactivar aproximación]: Por medio de la palabra FALSO o “0” se podrá
desactivar la búsqueda aproximada de valores dentro de una tabla de datos.
BUSCARH: Al igual que la función “hermana” buscarv, son derivación de la primer función
BUSCAR, pero la búsqueda la realiza a través de un número definido de fila.
Sintaxis:
=BUSCARH (Valor buscado, Tabla o Matriz de búsqueda, Número de Fila a buscar,
[Indicador para Desactivar la Aproximación])
Donde:
Valor buscado: es el valor que se desea buscar en una sola fila o columna de búsqueda,
puede ser número o texto, valor lógico o nombre o referencia de alguno de estos valores.
Tabla de búsqueda: Es la referencia o nombre de la tabla o matriz donde se realizará la

búsqueda de información
Número de fila a buscar: Se refiere al número de fila o renglón dentro de la tabla, (de
manera unitaria), donde se realizará la búsqueda.
[Indicador para desactivar aproximación]: Por medio de la palabra FALSO o “0” se podrá
desactivar la búsqueda aproximada de valores dentro de una tabla de datos.

Precisiones a las funciones de la familia BUSCAR

Las funciones de esta familia pueden ser utilizadas de dos formas:
- De referencia
- De manera matricial
Las búsquedas que se realizan normalmente se efectúan a tablas

de datos individuales y no como grupo de datos, este tipo de
búsqueda se denomina de referencia.
Cuando se hacen referencias a un grupo o conjunto de celdas

para que se ejecute la función, se denomina matricial.

OTRAS FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA
COINCIDIR: La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y,
proporciona como resultado la posición relativa de ese elemento en el rango.
Sintaxis:
=COINCIDIR (Valor buscado, Tabla o Matriz de búsqueda, [Tipo de coincidencia])
Valor buscado: Es el valor que se desea buscar ya sea en una fila o columna de una tabla de
búsqueda, puede ser número o texto, valor lógico o nombre o referencia de alguno de estos
valores.
[Tipo de coincidencia]: Este argumento podrá tomar tres distintos valores:
1 u omitido.- Permitirá encontrar el mayor valor que es menor o igual que el valor buscado,
para ello los valores deberán colocarse en orden ascendente.
0.- Permitirá encontrar el primer valor que es exactamente al valor buscado.
-1.- Permite encontrar el menor valor que es mayor o igual que el valor buscado, para ello
los valores deberán colocarse en orden descendente.

Ejemplo de COINCIDIR
Ejemplo:
Si en un rango de datos se contiene los valores 25, 38, 40 y 41, y
en una hoja de cálculo esto se encuentra en las celdas: B1:B5, la
fórmula siguiente que se plantee
=COINCIDIR(25;B2:B5;0)
Devolverá el número 1, porque 25 es el segundo elemento en el
rango
A B
1 Productos Cantidad
2 Platano 25
3 Naranja 38
4 Manzanas 40
5 Peras 41

Ejemplo de COINCIDIR
Señale que resultados se obtienen en cada propuesta de función
Explicación Resultado
=COINCIDIR(40;B2:B5;-1)
Qué pasa si la tabla se coloca en forma descendente?

INDICE: Proporciona un valor de referencia de la celda en la intersección de

una fila y columna en particular, en un rango especificado
Sintaxis:
=INDICE(Tabla o matriz de datos, [Número de fila], [número de columna])
Tabla o matriz: Es un rango de celdas que contienen la referencia de una tabla

donde se desea realizar una búsqueda.
[Número de fila:] Permite seleccionar en matriz o referencia, la fila desde la

cual se devolverá un valor, si se omite se solicitará número de columna.
[Número de columna:] Permite seleccionar en matriz o referencia, la columna

desde la cual se devolverá un valor, si se omite se solicitará número de fila.
Esta función puede ser utilizada de forma de matricial o de referencia

INDIRECTO: Proporciona como resultado la referencia especificada por una

cadena de texto. Las referencias se evalúan de inmediato para presentar su
contenido.
Se puede usar INDIRECTO cuando se desee cambiar la referencia a una celda

en una fórmula sin cambiar la propia fórmula.
Sintaxis:
=INDIRECTO(Referencia, [Valor lógico que especifica el tipo de referencia que
contiene la celda])
Referencia: Es una referencia a una celda que contiene una referencia,

nombre definido como referencia o se trata de una referencia a una celda
como cadena de texto
[Valor lógico de referencia:] Al ser una argumento opcional si se escribe 1 o

VERDADERO o se omite este argumento se interpreta como una referencia
estilo A1, si se escribe FALSO, se interpreta como referencia estilo F1C1.
TRANSPONER: La función TRANSPONER proporciona como resultado un rango de celdas
vertical como un rango horizontal o viceversa.
La función TRANSPONER debe especificarse como una fórmula de matriz en un rango que
tenga el mismo número de filas y columnas, respectivamente, que el rango de origen.
Por medio de TRANSPONER se puede cambiar la orientación vertical y horizontal de una

matriz o un rango de una hoja de cálculo.
Sintaxis:
=TRANSPONER(Matriz o tabla de datos)
Matriz o tabla de datos: Es un rango de celdas de una hoja de cálculo que desea transponer.
La transposición de una matriz se crea usando la primera fila de la matriz como primera
columna de la nueva matriz, la segunda fila de la matriz como segunda columna de la nueva
matriz, etc.
Esta función DEBE utilizarse como matricial, esto significa que deberá utilizarse la
combinación de teclas [CTRL] + [MAYUS] + [ENTER], a efecto de que los datos pueden ser
modificados de posición respecto a su ubicación original.

ELEGIR: La función ELEGIR utiliza el argumento número de índice para

devolver un valor de una lista de argumentos de valores.
Se recomienda ELEGIR para seleccionar uno de los 254 valores posibles

a partir del rango del argumento índice.
Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR

devuelve uno de los días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como
argumento número de índice.
Sintaxis:
=ELEGIR(número de índice, valor1, valor2,…valorn)
Número de índice: Especifica el argumento de valor que se selecciona,

este debe ser un número entre 1 a 254, o bien, una fórmula o
referencia a una celda que contenga el valor entre 1 a 254
DESREF: Proporciona una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de
una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de
celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver.
Sintaxis:
=DESREF(Referencia, Filas, Columnas, [Alto], [Ancho])
Referencia: La referencia en la que se desea basar la desviación. La referencia debe referirse

a una celda o un rango de celdas adyacentes.
Filas: El número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga referencia la
celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la
referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la referencia. Filas puede ser positivo (lo
que significa que está por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima).
Columnas: El número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda
superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de la
referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia de
inicio) o negativo (a la izquierda).

DESREF: Proporciona una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de
una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de
celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver.
[Alto:] en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un
número positivo.
[Ancho:] en número de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El

argumento ancho debe ser un número positivo.
Precisiones:
• Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde de la hoja de
cálculo, DESREF devuelve el valor de error #¡REF!.
• Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los del
argumento ref.
• DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente devuelve
una referencia. Se puede utilizar la función DESREF con cualquier función que necesite
una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1))
calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por
debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.

FUNCIONES DE LOGICA
Otro grupo de funciones que son de gran utilidad para los

usuarios, son las funciones de lógica comparación, gracias a ellas
el usuario puede delegar parcial o totalmente una toma
decisiones sobre una acción normalmente una comparación, pero
también se puede aplicar a una disyunción, conjunción, negación
o combinación.
Normalmente las funciones de lógica y comparación son un buen

complemento con la aplicación con otras funciones, lo que
permite un mejorar el rendimiento de las demás funciones, así
como un mejor aprovechamiento a estas funciones.

FUNCIONES DE LOGICA
SI: La función SI proporciona un valor si una condición especificada se evalúa como
VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
Lo que realiza es efectuar una comparación y si esta se cumple se ejecuta una acción (acción
verdadera), y si no se cumple, se ejecuta el complemento (acción falsa).
Sintaxis:
=SI(Prueba lógica de comparación, [Acción Verdadera], [Acción Falsa])
Prueba lógica de comparación: Se trata de comparar un valor contra otro de referencia, de

esta comparación se pueden desprender dos tipos de resultados, que el resultado sea
VERDADERO o que el resultado sea FALSO.
[Acción Verdadera]: Si la prueba lógica de comparación se cumple o es verdadera se

ejecutará esta acción la cual puede ser una fórmula u otra función, pero también puede ser
un número o un texto que se puede escribir desde la función.
[Acción Falsa]: Si la prueba lógica de comparación no se cumple o es falsa no se ejecutará la

acción verdadera sino la acción falsa, la cual también puede ser una fórmula u otra función,
pero también puede ser un número o un texto que se puede escribir desde la función.

FUNCIONES DE LOGICA
SI: La función SI proporciona un valor si una condición especificada se evalúa

como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
Comentario a la función SI:

La función CONDICIONANTE SI tiene una variante que es que esta misma
función al anidarse se use asimismo para resolver un problema (SI ANIDADO),
lo cual es posible hasta en un total de 64 ocasiones lo que permite generar
una amplia posibilidad de resultados.
Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar

los datos en función de una condición. Por ejemplo, para contar el número de
veces que una cadena de texto o un número aparecen dentro de un rango de
celdas, utilice las funciones de hoja de cálculo CONTAR.SI o
CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basándose en una cadena de
texto o un número de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI o
SUMAR.SI.CONJUNTO.
Ver la posibilidad de ejemplos a través de la hoja electrónica de cálculo

FUNCIONES DE LOGICA
Y: Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como

VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan
como FALSO.
Un uso común de la función Y es expandir la utilidad de otras funciones

que realizan pruebas lógicas. Por ejemplo, la función SI realiza una
prueba lógica y, luego, devuelve un valor si la prueba se evalúa como
VERDADERO y otro valor si la prueba se evalúa como FALSO. Con la
función Y como argumento prueba_lógica de la función SI, puede
probar varias condiciones diferentes en lugar de sólo una.
Sintaxis:
=Y(Valor lógico 1, [Valor lógico 2],…[Valor lógico N])
Valor lógico: La primera condición que desea probar se puede evaluar

como VERDADERO o FALSO.

FUNCIONES DE LOGICA
Y: Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalúan

como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se
evalúan como FALSO.
Observaciones:
• Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como
VERDADERO o FALSO, o bien deben ser matrices o referencias
que contengan valores lógicos.
• Si un argumento de matriz o de referencia contiene texto o
celdas vacías, esos valores se pasarán por alto.
• Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función
Y devuelve el valor de error #¡VALOR!.
FUNCIONES DE LOGICA
O: Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá

FALSO si todos los argumentos son FALSO
Sintaxis:
=O(Valor lógico 1, [Valor lógico 2],…[Valor lógico N])
Valor lógico: La primera condición que desea probar se puede evaluar como
VERDADERO o FALSO.
Observaciones:
• Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O
FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lógicos.
• Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos
valores se pasarán por alto.
• Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función O devuelve el
valor de error #¡VALOR!.
• Puede utilizar la fórmula de matriz O para comprobar si un valor aparece en
una matriz. Para especificar una fórmula de matriz, presione
CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
FUNCIONES DE LOGICA
NO: Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando desee

asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor específico.
Sintaxis:
=NO(Valor lógico 1)
Valor lógico: es un valor o expresión que puede evaluarse como

VERDADERO o FALSO.
Esta función puede ser muy útil combinándola con funciones de

información, tal es el caso de ESERROR.
FUNCIONES DE LOGICA
SIERROR: Proporciona al usuario una respuesta al posible error

en caso de que se platee o genere un error en una fórmula o
función planteada.
Sintaxis:
=SIERROR(Valor, Valor_si_error)
Valor: Es cualquier valor, expresión o referencia –fórmula o

función-)
Valor_si_error: Devuelve un valor, en caso de que se confirme el
posible error interno que genera la fórmula o función planteada.

FUNCIONES DE INFORMACION
Las funciones de información suelen utilizarse para determinar el

tipo de datos almacenados en una celda. Las funciones de
información incluyen un grupo de funciones de la hoja de cálculo
conocidas como las funciones ES y devuelven el valor
VERDADERO si la celda cumple una determinada condición.
Se puede usar una función ES para obtener información acerca de

un valor antes de realizar un cálculo u otra acción con él. Por
ejemplo, puede usar la función ESERROR junto con la función SI
para realizar otra acción si se produce un error:

Familia ES
Esta otra “familia de funciones” cuenta con aproximadamente 9
funciones, de entre las que destaca es ESERROR y ESERR
ESERROR: Evalúa si en una función o fórmula se genera un error lógico

de planteamiento
Sintaxis:
=ESERROR(Formula o Función a evaluar)
Fórmula o función: es el argumento en el que se busca evaluar si

genera error
Esta función como ya se indico puede ser utilizada conjuntamente con

otras funciones principalmente la función SI
Familia ES
FUNCIÓN DEVUELVE VERDADERO SI
ESBLANCO Valor se refiere a una celda vacía.
ESERR Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A.
ESERROR Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!,
#¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!).
ESLOGICO Valor se refiere a un valor lógico.
ESNOD Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está disponible).
ESNOTEXTO Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga en cuenta que esta
función devuelve VERDADERO si el valor hace referencia a una celda vacía.)
ESNUMERO Valor se refiere a un número.
ESREF Valor se refiere a una referencia.
ESTEXTO Valor se refiere a texto.

CELDA: devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido

de una celda. Por ejemplo, si desea comprobar que una celda contiene un
valor numérico en lugar de texto antes de realizar un cálculo en ella.
Sintaxis:
=CELDA (Tipo de información, [Referencia])
Tipo de información: Es un valor de texto que especifica el tipo de información

de la celda que se desea obtener. La siguiente lista muestra los posibles
valores de este argumento y los correspondientes resultados.
Referencia: La celda sobre la que desea información. Si se omite, se devuelve

la información especificada en el argumento tipo de información para la última
celda cambiada. Si el argumento de referencia es un rango de celdas, la
función CELDA devuelve la información sólo para la celda superior izquierda
del rango.
TIPO DE_INFORMACION DEVUELVE
FUNCIONES DE "DIRECCION" la referencia, en forma de texto, de la primera celda del argumento ref.
INFORMACION "COLUMNA"
"COLOR"
El número de columna de la celda del argumento ref.
Valor 1 si la celda tiene formato de color para los valores negativos; de lo contrario,
devuelve 0 (cero).
"CONTENIDO" Valor de la celda superior izquierda de la referencia, no una fórmula.
CELDA: "ARCHIVO" Nombre del archivo (incluida la ruta de acceso completa) que contiene la referencia,
en forma de texto. Devuelve texto vacío ("") si todavía no se ha guardado la hoja de
cálculo que contiene la referencia.
Tipo de "FORMATO" Un valor de texto correspondiente al formato numérico de la celda. Los valores de
texto para los distintos formatos se muestran en la siguiente tabla. Si la celda tiene
información: formato de color para los números negativos, devuelve "-" al final del valor de texto.
Si la celda está definida para mostrar todos los valores o los valores positivos entre
paréntesis, devuelve "()" al final del valor de texto.
"PARENTESIS" Valor 1 si la celda tiene formato con paréntesis para los valores positivos o para
todos los valores; de lo contrario, devuelve 0 (cero).
"PREFIJO" Un valor de texto que corresponde al "prefijo de rótulo" de la celda. Devuelve un
apóstrofo (') si la celda contiene texto alineado a la izquierda, comillas (") si la celda
contiene texto alineado a la derecha, un acento circunflejo (^) si el texto de la celda
está centrado, una barra inversa (\) si la celda contiene texto con alineación de
relleno y devolverá texto vacío ("") si la celda contiene otro valor.
"PROTEGER" Valor 0 (cero) si la celda no está bloqueada; de lo contrario, devuelve 1 si la celda
está bloqueada.
"FILA" El número de fila de la celda del argumento ref.
"TIPO" Un valor de texto que corresponde al tipo de datos de la celda. Devolverá "b" (para
blanco) si la celda está vacía, "r" (para rótulo) si la celda contiene una constante de
texto y "v" (para valor) si la celda contiene otro valor.
"ANCHO" El ancho de columna de la celda redondeado a un entero. Cada unidad del ancho de
columna es igual al ancho de un carácter en el tamaño de fuente predeterminado.
CELDA:
Códigos de formato de Celda
La siguiente lista describe los valores de texto que devuelve la

función CELDA cuando el argumento tipo de información es
"formato" y el argumento referencia es una celda con formato
para números integrados.

SI EL FORMATO DE EXCEL ES LA FUNCIÓN CELDA DEVUELVE
Estándar "G"
0 "F0"
#.##0 ".0"
0,00 "F2"
#.##0,00 ".2"
$#,##0_);($#,##0) "C0"
$#.##0;(rojo)-$#.##0 "-M0"
$#.##0,00_);($#.##0,00) "C2"
$#.##0,00;(rojo)-$#.##0,00 "-M2"
0% "P0"
0,00% "P2"
0,00E+00 "C2"
# ?/? o # ??/?? "G"
d/m/aa o d/m/aa h:mm o dd/mm/aa "D4"
d-mmm-aa o dd-mm-aa "D1"
d-mmm "D2"
mmm-aa "D3"
mm/dd "D5"
h:mm a.m./p.m. "D7"
h:mm:ss a.m./p.m. "D6"
h:mm "D9"
h:mm:ss "D8" Torres Benitez
Elaborado: LC y LI Ruben 104
FUNCIONES MATEMATICAS
RESIDUO: Proporciona al usuario el residuo después de dividir un

número por un divisor.
Sintaxis:
=RESIDUO(número,núm_divisor)
número: Es el número para el que se desea encontrar el residuo

después de realizar la división.
núm,_divisor: es el número por el cual se desea dividir número.

SUBTOTALES: devuelve un subtotal dentro de una lista o una base

de datos
Sintaxis:
=SUBTOTAL (num_funcion,rango_de_datos)
Num_función: en un tipo de valor numérico que MS Excel nos

proporciona para ejecutar, proporciona los siguientes valor
• 1 a 11. Incluye valores ocultos
• 101 a 111. Pasa por alto los valores ocultos
Rango_de_datos: Es el rango de celdas que se desea operar

SUBTOTALES: Núm_función Núm_función Función

(incluye valores ocultos) (pasa por alto valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP

SUMAR.SI: suma las celdas que cumplen con una determinada

condición
Sintaxis:
=SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
rango: Es aquel que contiene el criterio con el que se desea

validar la operación de suma.
criterio: Es el elemento que se evaluará y permitirá determinar si
la operación de suma se ejecutará.
rango_suma: Es el rango de datos que se sumará una vez que se
haya cumplido el criterio.
SUMAR.SI.CONJUNTO: suma las celdas que cumplen con un

determinad conjunto de condiciones o criterios
Sintaxis:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1,criterios,…)
rango_suma: Es el rango de datos que se sumará una vez que se

haya cumplido el criterio.
rango_criterios1: Es el rango que contiene los criterios que se
valorarán con criterios 1.
rango_criterios2: rangos adicionales y sus criterios asociados
Se pueden introducir hasta 127 criterios.

FUNCIONES DE TEXTO
Son funciones que permiten realizar la manipulación y extracción

de textos dentro de una tabla de datos que contiene datos:
▪ Numéricos
▪ Fecha
▪ Texto
▪ Ambos
La característica de esta función es que los datos numéricos
también los manipula como si fueran de texto.
Precisión: Excel no es propiamente un programa para la

manipulación de textos, ya que su objetivo son los cálculos y la
gestión de datos.
FUNCIONES DE TEXTO
Algunas de las principales funciones de Texto más utilizadas
• ESPACIOS
• MAYUSC
• IZQUIERDA
• DERECHA
• EXTRAR
• HALLAR
• LARGO
• REEMPLAZAR
• SUSTITUIR
FUNCIONES DE TEXTO
ESPACIOS: Permite eliminar los espacios innecesarios dentro de

una cadena de texto, dejando únicamente aquellos que de forma
“natural” permiten identificar un texto de otro.
Sintaxis:
=ESPACIOS(Texto)
texto: Es la cadena de texto que se desea manipular para eliminar

los espacios innecesarios.

FUNCIONES DE TEXTO
MAYUSC: Convierte una cadena de texto en mayúsculas, cuando

su contenido ha sido escrito en minúsculas.
Sintaxis:
=MAYUSC(Texto)
texto: Es la cadena de texto que se desea convertir en formato de

mayúsculas.

FUNCIONES DE TEXTO
IZQUIERDA: Extrae de una cadena de texto el número de

caracteres especificado a partir del lado izquierdo de una celda y
hacia el centro de la mismas.
Sintaxis:
=IZQUIERDA(texto,[número de caracteres])
texto: Es la cadena de texto a la que se desea manipular

extrayendo un número específico de caracteres.
[numero de caracteres]: es un argumento opcional que permite
identificar el número de caracteres que se extraerán en una
cadena a partir del lado izquierda de una celda.
FUNCIONES DE TEXTO
DERECHA: Extrae de una cadena de texto el número de

caracteres especificado a partir del lado derecho de una celda y
hacia el centro de la misma.
Sintaxis:
=DERECHA(texto,[número de caracteres])
texto: Es la cadena de texto a la que se desea manipular

extrayendo un número específico de caracteres.
[numero de caracteres]: es un argumento opcional que permite
identificar el número de caracteres que se extraerán en una
cadena a partir del lado derecho de una celda.
FUNCIONES DE TEXTO
EXTRAE: Permite extraer un determinado número de caracteres a partir

de una posición inicial señalada por el usuario y hasta un determinado
número de caracteres.
Sintaxis:
=EXTRAE(texto,posición_inicial,numero_caracteres)
texto: Es la cadena de texto a la que se desea manipular extrayendo un

número específico de caracteres.
posición_inicial: Es la posición numérica física dentro de una cadena
por donde se comenzará la extracción de caracteres.
numero_caracteres: es un argumento obligatorio que permite
identificar el número de caracteres que se extraerán en una cadena a a
partir de una posiciój numérica inicial.

FUNCIONES DE TEXTO
HALLAR: Proporciona un determinado número de caracteres dentro de

una cadena de texto, comenzando por el lado izquierdo de una celda y
hacia el centro de la misma. Esta función permite identificar la posición
de ciertos caracteres específicos dentro de un texto.
Sintaxis:
=HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,[num_inicial])
Texto_buscado: Es el caracter o caracteres que se desean identificar y

extraer dentro de una cadena de texto.
Dentro_del_texto: Es el texto físico (referencia o escrito dentro de la
fórmula) que permitirá la identificación deLtexto buscado.
[num_inicial: Argumento opcional que se utiliza para identificar aquel
carácter que pudiera estar repetido dentro del texto buscado y señalar
su posición dentro del texto.
FUNCIONES DE BASES DE DATOS
Si bien MS Excel manipula grandes volúmenes de datos, no es

propiamente, un gestor de base de datos, sin embargo nos
proporciona herramientas que satisfacen ciertos requerimientos
mínimos de manipulación de datos, tales como:
▪ Búsqueda
▪ Localización
▪ Extracción
▪ Organización
▪ Agrupación
Una de esas herramientas son las funciones de bases de datos

Familia de Funciones BD
Se trata de un grupo de funciones que permiten ejecutar cálculos
matemáticos simples y complejos, tales como:
▪ BDSUMA
▪ BDCONTAR
▪ BDCONTARA
▪ BDMAX
▪ BDMIN
▪ BDPROMEDIO
▪ BDVAR
▪ BDVARP
BDSUMA
Permite sumar los campos (columna) de los registros que coinciden con
las condiciones especificadas
Sintaxis:
=BDSUMA(a, b, c)
a. Base de datos o tabla que contiene datos para su análisis. Puede
ser un rango o nombre de un rango.
b. Nombre del campo. Es el rótulo encerrado en doble comilla “Valor”
o numero que representa la posición de la columna en la lista.
c. Criterios. Es el rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. El rango debe contener el rótulo de una columna y
una celda bajo el rótulo para una condición.
FUNCIONES DE LA FAMILIA BD
La sintaxis para las funciones de la familia BD, es prácticamente
igual para cada una de ellas
Sintaxis:
=BDMIN(a, b, c); BDMX(a, b, c); BDCONTAR(a, b, c); etc.
a. Base de datos o tabla que contiene datos para su análisis.
Puede ser un rango o nombre de un rango.
b. Nombre del campo. Es el rótulo encerrado en doble comilla
“Valor” o numero que representa la posición de la columna
en la lista.
c. Criterios. Es el rango de celdas que contiene las condiciones
especificadas. El rango debe contener el rótulo de una
columna y una celda bajo el rótulo para una condición.
HERRAMIENTAS DE MS EXCEL
Y HERRAMIENTAS DE GESTION DE DATOS

TIPOS DE HERRAMIENTAS EN MS EXCEL
MS Excel cuentas con distintos tipos de herramientas que permiten la mejor gestión
de datos en MS Excel.
Herramientas de aplicación genérica de Excel

▪ Nombre definidos
▪ Ilustraciones y gráficos y texto
▪ Estilos
▪ Auditoría de fórmulas
Herramientas de gestión de datos

▪ Conexión de datos
▪ Ordenación y filtros
▪ Validación de datos
▪ Análisis y si… o análisis de hipótesis
▪ Esquemas
▪ Tabla dinámica
▪ Solver
123
Nombres definidos
Colocar nombre a una celda es como asignar el nombre de un contacto a un número

telefónico de un teléfono celular.
Beneficios de colocar nombre a una celda o conjunto de celdas

✓ Recordar un valor o conjunto valores de manera más sencilla.
✓ Efectuar saltos rápidos en una misma o conjunto de hojas de un libro (se utiliza la
función [F5], para realizar esta actividad.
✓ Permite utilizar valores constantes para cálculos repetitivos (por ejemplo:
ComisionVentas = 25%)
✓ El planteamiento de una fórmula o función resulta más sencillo. Ejemplo: B5*B6,
en lugar de ello: Precio*TasaIVA. Asimismo es mucho más sencillo su depuración y
replanteamiento y mejora de la misma.
124
Nombres definidos
Reglas para asignar nombres a celdas
Estas son reglas que debemos recordar para emplear esta herramienta
adecuadamente, si bien algunas de ellas pueden resultar fáciles de recordar algunas
de ellas habrá que practicarlas para no olvidarlas.
1. No utilizar nombres repetidos. Para MS las mayúsculas y minúsculas, no tienen un

significado especial (No sensitivo). Por ejemplo, se recomienda: Ventas y Ventas2
2. No comenzar con un número. Por ejemplo: 2019Utilidad (incorrecto), mejor:
Utilidad2019 (correcto).
3. No se permite espacios entre dos palabras: Por ejemplo: Perdida 2019
(incorrecto), se recomienda utilizar el guion bajo (_) o la frase escribirla sin
espacio.
4. No utilizar caracteres especiales, tales como: ¿?*¡!@*+ así como signos de
puntuación ya que no están permitidos.
5. No escribir nombres que hagan referencia a una celda, por ejemplo: ART96, para
el usuario puede significar el Art. 96 de alguna legislación que haga referencia a
algún valor, pero para Excel hace referencia a la Columna ART y la fila 96.
125
Nombres definidos
Formas de colocar nombres a una celda o conjunto de celdas
Forma 1 Manualmente
a) Ubicarse en la celda o celdas que se desea asignarse un nombre;
b) Colocarse en el cuadro de nombres ubicado del lado izquierdo de la barra de
fórmulas y dar click;
c) Escribir el nombre deseado (respetando las reglas de asignación mencionadas);
d) Presionar la tecla [Aceptar] o [Enter]
Cuadro de
nombres Barra de fórmulas
126
Nombres definidos
Forma 1 Manualmente
Para verificar que un nombre ha sido dado de alta se puede utilizar las teclas de
funciones siguientes:
[F5]. Permitirá identificar de la lista de nombres habilitados para efectuar un salto

rápido.
[F3]. Permitirá seleccionar de una lista de nombres transferirlos a una fórmula para su
elaboración.
Cuadro de nombres. En este cuadro se muestra una “punta de flecha” que marca
hacia abajo al dar click en ella, se podrá visualizar los nombres definidos.
[F5] Ir a… [F3] Pegar nombre Cuadro de nombres
127
Nombres definidos
Forma 2 Asignación automática
Excel reconoce dos tipos de áreas de trabajo: rótulos (arriba, abajo, derecha o
izquierda) donde se escriben normalmente títulos (texto) y que fuera de estas áreas
lo que encontramos es solo números, fórmulas o funciones. Por lo tanto los nombres
de los rótulos escritos se pueden retomar y ser colocados como nombres de celdas.
Veamos el proceso:
1. Seleccionar el área que se requiere indicar nombre, debe haber rótulos en alguna
de las áreas indicadas así como valores numéricos (puede haber celdas vacías).
2. Seleccionar del menú o cinta de opciones Fórmulas y en la Sección Nombres
definidos.
3. Seleccionar el icono Crear desde la selección
4. Se mostrará un cuadro de diálogo denominado: “crear nombres a partir de la
selección”
5. Identificar el rótulo que se desea asignar, de acuerdo a la identificación de los
textos, ya sea que estos se encuentren del lado izquierdo, del lado derecho o
parte superior o inferior.
6. Presionar aceptar e identificar los nombres designados automáticamente.
128
Nombres definidos
Forma 2 Asignación automática
Los nombres compuestos, se les asignará un guion bajo de forma automática, por lo
que la definición original del usuario puede modificarse como proceso final.
129
Validación de datos y lista de datos desplegables
Validación de datos
El proceso de captura de datos en Excel suele ser complejo, debido a que no
siempre lo que queremos capturar en una determinada zona de la hoja de
cálculo se respeta como debe ser, lo que trae como consecuencia errores en
los cálculos, además de imprecisiones en la interpretación de resultados y la
forma en cómo se presenta la información a los usuarios de la misma.
Para evitar los errores de captura, ya sea por omisión, de “dedo” como
coloquialmente se llama, así como los involuntarios, MS Excel cuenta con una
herramienta denominada validación de datos la cual puede ser de mucha
utilidad.
La herramienta de validación de Excel puede ayudar a disminuir errores en los

libros y hojas de cálculo, evitando la introducción de datos erróneos.
130
Validación de datos
Con la ayuda de las reglas de validación se define que datos son válidos para
celdas individuales o rangos de celda, restringe la entrada de los datos a un
tipo particular como números enteros, decimales o texto y establece límites
para las entradas válidas.
Importante:
Cabe mencionar que estas reglas restringen el valor escrito por un usuario
directamente en la celda, pero el usuario podrá utilizar los comandos para
copiar y pegar para transferir información inválida a una celda restringida.
131
Procedimiento para realizar validación de datos

1. Seleccionar la celda o conjunto de celdas que se desean validar.
2. Ubicar de la cinta de opciones la sección Datos, y en la sección
Herramienta de datos, identificar el icono Validación de datos
3. Del cuadro de diálogo identificar las herramientas con las que se cuenta
132
Cuadro de diálogo de validación de datos

Configuración
Permite definir los criterios de validación
▪ Número entero. Solo valores enteros

▪ Decimal. Solo valores decimales
▪ Fecha
▪ Hora. Solo valores de fecha
▪ Longitud de texto. Define el tamaño del
texto
▪ Personalizada. Permite la inclusión de
funciones y fórmulas
133

Configuración
▪ Lista
Esta opción permite al usuario definir listas desplegables dentro de una lista o
tabla de datos, lo que genera una mejor presentación de los datos, además de
evitar la captura de información.
Ventajas:
✓ Se evita la recaptura de información.
✓ Disminuye los errores de captura.
✓ Permite identificar el grupo de datos con los que se trabajará.
134

Configuración
▪ Lista
El campo Origen permite el ingreso la identificación de:

▪ Rango proveniente de la misma hoja u otras hojas, para ello se comenzará
con el operador “=“, Ejemplo: =A1:A10
▪ Señalando el nombre de un rango de datos: =Empleados
▪ En caso de capturar la lista de datos, se omitirá el operador “=“ y se
capturarán los valores a mostrar, seguido de una coma “,”.
135

Mensaje de entrada
Su uso es totalmente opcional y requiere de un Título y un Mensaje de
Entrada, el cual deberá considerar hasta un máximo de 255 caracteres.
136

Mensaje de error
En caso de equivocación, la aplicación permite mostrar al usuario el tipo de
error que se podría derivar del ingreso de datos que intento realizar,
igualmente es opcional, y requiere de un título y un mensaje de error.
Adicionalmente permite incluir un icono de acuerdo al tipo de error:
Detener:
Advertencia:
Información:
137
Búsqueda de Objetivo
Es un procedimiento que MS Excel tiene en la sección Herramientas de datos,
y permite al usuario de manera muy sencilla obtener un resultado (objetivo), a
través de un replanteamiento de los elementos que conoce el usuario, esto es:
• Resultado buscado
• Base de cálculo original
• Celda que requiere modificar
A esta herramienta también se le conoce como GOALSEEK
Para acceder a esta herramienta el usuario deberá elegir de la cinta de

opciones Datos\Herramientas de datos\Análisis Y si\Buscar objetivo…, como se
muestra abajo
138
Requerimientos y limitaciones para su uso
Para utilizar Buscar objetivo… e usuario deberá tener en cuenta que:
1. Que la celda que se desea cambiar no deberá contener una fórmula, aquí
deberá alimentar un valor de forma manual, lo cual permitirá la sustitución
de manera automática.
2. La búsqueda de objetivo tiene la limitación de solo puede determinar un
cambio a la vez, por lo que si se requiere de diversos objetivos, se tendrá
que realizar uno a la vez.
3. Desde la versión 2007, se corrigió el problema que causaba la cifra 9,000 a
9,999 que generaba un “loop” de errores sobre estas cifras, hasta este
momento no se ha vuelto ha detectar este conflicto
139
Herramienta, su descripción
Aquí se coloca la celda donde se

requiere el resultado buscado
Se escribe el objetivo deseado
Se define la celda que se desea

modificar y que es la que Excel
sustituirá valores
140
Importancia
Los usos de esta herramienta son muy variados y muy diversos y van desde
aplicaciones:
• Financieras, para obtención del valor presente

• Fiscales, en pago de dividendos, salarios, etc.
• Contables, en la determinación de punto de equilibrio
Esta herramienta se complementa con su “hermano mayor” que es SOLVER,

que realiza un proceso semejante, pero con mayor número de variables y
restricciones.
141
HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACION DE DATOS
Otras herramientas que propiorciona Excel para la administración
y gestión de bases de datos son las siguientes:
1. Funciones de bases de datos

2. Esquemas de datos (agrupar, subtotalizar)
3. Tablas dinámicas
4. Fórmulas matriciales
Cada una de ellas permite las actividades que se mencionaron

BOTONES DE CONTROL EN MS EXCEL
Es una herramienta que se encuentra disponible en el menú en la
opción Programador (Desarrollador), y la cual permite al usuario
generar una interfase dinámica para la captura y modificación de
información.
Ventajas de incorporar botones en Excel

1. Captura de información con menores errores.
2. Restringe la determinación cálculos o procesos a los que
únicamente el diseñador o programador determine.
3. Facilita el análisis de datos, gracias que permite generar
matrices denominadas, que pasa si …
4. Se contextualiza el uso de la matriz únicamente a lo permitido
por el diseñador.
ACTIVACION FICHA PROGRAMADOR / DESARROLLADOR

1. En la cinta de opciones elegir Archivo, submenú Opciones.
2. Del cuadro de diálogo mostrado, del menú izquierdo elegir
Personalizar cinta de opciones.
3. De los dos combos con iconos elegir el del lado derecho con
casillas de verificación y seleccionar la ficha Programador o
Desarrollador.
4. Finalmente presionar el botón Aceptar
5. Verificar que en la cinta de opciones se haya mostrado la ficha
Programador o Desarrollador (Developer)

ACTIVACION FICHA PROGRAMADOR / DESARROLLADOR

1. En la cinta de opciones elegir Archivo, submenú Opciones.
2. Del cuadro de diálogo mostrado, del menú izquierdo elegir
Personalizar cinta de opciones.
3. De los dos combos con iconos elegir el del lado derecho con
casillas de verificación y seleccionar la ficha Programador o
Desarrollador.
4. Finalmente presionar el botón Aceptar
5. Verificar que en la cinta de opciones se haya mostrado la ficha
Programador o Desarrollador (Developer)

Controles de Formulario
Esta herramienta permite al usuario INSERTAR botones que
determinan una interacción con el usuario, por lo que además de
volverse atractivos a la vista del usuario son ideales para el ingreso de
datos en el sistema de Excel
Acceso

Paleta de Botones de Control
Esta paleta esta integrada por:
Controles de formulario: Son botones estándar que permiten ser
insertados en Excel y asignarles una acción o en su caso una macro para
que se ejecute.
Controles ActiveX: Son botones complementarios y adicionales que

dependen de los sistemas adicionalmente instalados en el equipo del
usuario y que también se pueden programas y tener una interacción
con Excel, como por ejemplo, un calendario dinámico, reproductor de
video, etc.

Controles de formulario: Son botones estándar que permiten ser
insertados en Excel y asignarles una acción o en su caso una macro para
que se ejecute.
Controles ActiveX: Son botones complementarios y adicionales que

dependen de los sistemas adicionalmente instalados en el equipo del
usuario y que también se pueden programas y tener una interacción
con Excel, como por ejemplo, un calendario dinámico, reproductor de
video, etc.


Descripción de los botones de control
Botón de comando. Sirve para activar una orden

Cuadro combinado. Permite crear listas desplegables con selección de
elementos
Casilla de selección. Permite activar una selección asignándole falso o
verdadero
Cuadro de lista. Permite despegar un lista simple de datos
Botón de opción. Permite insertar múltiples selecciones de opciones

para el cumplimiento de varias alternativas en la toma de decisiones.
Barra de desplazamiento. Permite insertar un barra de desplazamiento,
ya sea vertical u horizontal.
Etiqueta. Para ser utilizada en un control de formulario y describir el
contenido de un campo o formulario en general

Descripción de los botones de control
Botón de comando. Sirve para activar una orden

Cuadro combinado. Permite crear listas desplegables con selección de
elementos
Casilla de selección. Permite activar una selección asignándole falso o
verdadero
Cuadro de lista. Permite despegar un lista simple de datos
Botón de opción. Permite insertar múltiples selecciones de opciones

para el cumplimiento de varias alternativas en la toma de decisiones.
Barra de desplazamiento. Permite insertar un barra de desplazamiento,
ya sea vertical u horizontal.
Etiqueta. Para ser utilizada en un control de formulario y describir el
contenido de un campo o formulario en general

FORMATO CONDICIONAL
Esta es otra herramienta que permite al usuario identificar

gráficamente mediante formato a una celda (fondo, tipografía),
modificaciones, resultados o valores que cumplen con un
determinado criterio y hacerlos visibles gráficamente.
El uso de esta herramienta actualmente, no se limita únicamente a

fines contables, sino principalmente para fines administrativos y de
control.

FORMATO CONDICIONAL
La herramienta está disponible a través del siguiente proceso.

1. Acceder al menú Inicio
2. Seleccionar de la sección Estilos del menú la opción Formato
condicional.
3. Esta herramienta cuenta con: a) reglas predefinidas; b) barras,
escalas y conjuntos de iconos, y c) definir y administrar reglas
de formato condicional.
4. A continuación se presenta un ejemplo de

FORMATO CONDICIONAL

FORMATO CONDICIONAL
Plantear una nueva regla
Para plantear una nueva regla, será necesario acceder a formato
condicional Nueva regla, opción Utilice una fórmula que
determine las celdas para aplicar formato

FORMATO CONDICIONAL
Plantear una nueva regla
Explicación:
Para que un formato condicional funcione se tiene que plantear un fórmula
lógica y si el criterio planteado se cumple, el valor que se encuentre en la celda o
celdas seleccionadas se activarán con el color de fondo y tipografía señalada
(número, fuente, borde y relleno).
Si el resultado de la resta
Es menor a 0 entonces activa
La tipografía color rojo y fondo
amarillo, en caso contrario
El resultado lo marca del color
habitual

Importación de Datos
Windows XP, Windows Vista y Microsoft Office ofrecen los controladores ODBC
y proveedores OLE DB que puede usar para recuperar datos de los siguientes
orígenes de datos comunes: Microsoft Access, archivos HTML de Internet,
archivos de texto, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services y archivos
XML. Al usar el Asistente para la conexión de datos y Microsoft Query, también
puede tener acceso a muchos otros orígenes de datos que tienen los
controladores ODBC y proveedores OLE DB adecuados, incluso otros libros de
Excel, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle y DB2.
157
Importación de datos desde Internet
Las páginas web suelen contener información que es perfecta para el análisis
en Excel. Por ejemplo, puede analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de
información que viene directamente de una página web. Según sus
necesidades, puede recuperar datos actualizables (es decir, puede actualizar
los datos en Excel con los datos más recientes de la página web) o puede
obtener datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de
cálculo.
Puede usar una consulta web para recuperar datos almacenados en una
intranet o en Internet, como una sola tabla, varias tablas o todo el texto de una
página web, y analizar los datos mediante las herramientas y características de
Excel. Con un solo clic, puede actualizar fácilmente los datos con la información
más actualizada de la página web. Por ejemplo, puede recuperar y actualizar
índices de cotizaciones desde una página web pública o recuperar y actualizar
una tabla de información de ventas de una página web de la empresa.
158
Puede importar datos que se originen en una página web mediante el cuadro
de diálogo Nueva consulta web. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos
externos, haga clic en Desde web). Debe tener acceso a World Wide Web
(WWW) a través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el
equipo o red, o puede realizar una consulta en archivos HTML o XML
almacenados en el equipo.
159
Proceso de conexión a través de una página web
1. Seleccionar una página web que permita obtener información mediante

tabla de datos.
2. Seleccionar del menú de Excel Datos y elegir de la sección Objetener datos
externos la opción Desde web , por ejemplo una págna web gratuita (notas
fiscales, en su sección indicadores fiscales (indice nacional de precios al
consumidor)
3. Seleccionar de la barra de navegación de su navegador de uso común la
dirección electrónica: https://notasfiscales.com.mx/indice-nacional-de-
precios-al-consumidor/ y copiarla mediante el comando [CTRL] + [C]
4. Acceder en un libro en nuevo al menú Datos y con el procedimiento
señalado en el numeral 2 pegar la dirección electrónica mencionada en el
punto anterior (se puede seleccionar otra si se desea).
5. Por último, presionar el botón Ir que se encuentra del lado derecho de la
barra de navegación de MS Excel, lo que permitirá cargar la página web en
un micro navegador dentro de excel y permitirá seleccionar las tablas o
subtablas de consulta.
160
6. Una vez cargada la página el programa permitirá visualizar unas secciones

identificadas mediante unas flechas de color amarillo donde se podrán
identificar básicamente 3 secciones: cabecera, cuerpo y pie, que
normalmente es el contenido de una página web ordinaria.
7. Una vez que aparezcan estos botones de indicación de seccions se elegirá
la que corresponda al cuerpo, que es la quq contiene la tabla principal de
los INPC.
161
162
Importación de archivos de texto
También se puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a

una hoja de cálculo. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en Desde texto). El Asistente para importar texto examina el archivo
de texto que se va a importar y ayuda a garantizar que los datos se importen
del modo deseado.
Existen dos formas de importar datos de un archivo de texto usando Excel:

puede abrir el archivo de texto en Excel (lo cual no establece una conexión con
el archivo de texto) o puede importar el archivo de texto como un rango de
datos externos (lo cual sí establece una conexión con el archivo de texto).
163
Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
• Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de

tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo
de texto.
• Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que
el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto.
164
Definiendo Lista y Tabla de Datos
Lista de Datos
Es un conjunto de datos organizados o no que comparten información en
común, por ejemplo Nombre, Teléfono, Dirección, Departamento, etc.
Se puede decir que una lista de datos es el equivalente a una columna o fila
donde se colocan vertical u horizontalmente estos datos.
Tabla de Datos
Cuando la lista de datos se encuentra relacionada con otro conjunto de lista de
datos se conforma una tabla de datos y que muchos erróneamente llaman
base de datos. Un conjunto de lista de datos reunidos por que comparten
información común se denomina Tabla de Datos.
Precisión
Excel no es un programa de manejo de bases de datos, emula ciertas acciones
o actividades, utilizando funciones aplicables a la búsqueda, identificación y
extracción de datos. 165
Esquemas de datos y subtotales

Si se tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un
esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno,
representado por un número superior de símbolos de esquema muestra datos
de detalle para el nivel externo anterior, representado por un número inferior
de los símbolos de esquema.
Utilizar un esquema para mostrar filas o columnas de resumen, o para revelar

los datos de detalle para cada grupo.
166

Paso 1. Para crear un esquema de filas hay que asegurarse de que cada
columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada
columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.
Paso 2. Seleccionar una celda del rango.
Paso 3. Ordenar las columnas que forman los grupos.
Paso 4. Ordenar las columnas que forman los grupos. Para trazar esquemas de
los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que
hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho
grupo. Bajo los siguientes procedimientos:
167

Opción A. Utilizando el comando Subtotal, que inserta la función SUBTOTAL
inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea
automáticamente el esquema para usted. Para obtener más información.
Opción B. Insertando las propias filas de resumen con las fórmulas

inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle.
168

Esquematizando una lista de datos por columnas
Paso 1. Asegurarse de que cada fila tiene una etiqueta en la primera columna,
contiene hechos similares en cada fila y el rango no tiene filas ni columnas en
blanco.
Paso 2. Seleccionar una celda del rango.
Paso 3. Ordenar las filas que forman los grupos.
Paso 4. Insertar las propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente

a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle
169

Mostrar u ocultar datos de los esquemas
1. Si no visualiza los símbolos de esquema haga clic en el botón de
Microsoft Office o Archivo, haga clic en Opciones de Excel u Opciones, en la
categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja,
seleccione la hoja de cálculo y, a continuación, active la casilla de
verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.
2. Seguir uno o varios de los procedimientos siguientes:
Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo

Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en + del grupo.
Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en - del grupo.
170

Subtotales en tablas o esquemas de datos
La asignación de subtotales en una tabla de datos se puede realizar, una vez
que se ha esquematizado o de manera previa, la creación de subtotales se
puede realizar a través de la asignación de campos particulares, mediante la
cual se asigna la función de “suma”, al campo específico señalado, y a través de
este mecanismo se genera un esquema automáticamente.
171

En el ejemplo anterior se aplico una fórmula de subtotales al Campo Monto
Original de la Inversión (MOI) y se asignó el rótulo respectivo al campo
Descripción, de ahí que aparezca el término TOTAL Descripción del activo, en la
columna previa que así lo indica.
Para efectuar el procedimiento primeramente es necesario ordenar los datos,

ya sea de forma ascendente o descendente, posteriormente seleccionar.
En esta herramienta podemos seleccionar el lugar donde colocar el subtotal,

para lo cual Excel presenta los campos o títulos de la información que se desea
subtotalizar, se pueden aplicar las funciones comunes que tiene Excel, en este
caso, en el ejemplo mostrado en el monto original de la inversión (MOI).
172

Otro aspecto a resaltar en la subtotalización de valores es que “fuera” de la
hoja de cálculo en la parte externa de hoja, se mostrarán unos recuadros en la
parte izquierda (pueden colocarse en la parte superior), dichos recuadros
muestran los niveles de agrupación, en el ejemplo se mostraron 3 pequeños
cuadros:
1. Incluye todos los datos de hoja

2. Muestra el nivel siguiente de clasificación, por tipo de activo
3. Muestra el total general de la hoja de acuerdo con las sumas por
cortes de tipo de activo
173
Inserción de Tabla en Excel

Cuando creamos una lista de datos, posiblemente los datos no tengan un
orden, tampoco un foto de presentación y adicionalmente realizaremos
cambios a la tabla misma, pensando en ello Excel permite crear o insertar una
tabla de datos sobre una serie de datos ordenadas a manera de lista.
Cuando se crea una tabla (antes denominada lista) en una hoja de cálculo, de
Microsoft Office Excel, los datos se pueden administrar y analizar
independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por
ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar una fila para totales,
aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute
Windows SharePoint Services.
174

Procedimiento
Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo
de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla
en el estilo que elija.
Insertar una tabla

1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en
la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos.
2. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, hacer clic en Tabla.
3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como

encabezados de tabla, activar la casilla de verificación La tabla tiene
encabezados.
175

Comentarios:
Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la
ficha Diseño. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar
para personalizar o modificar la tabla.
A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila
especial (marcada con *) para agregar rápidamente nuevas filas. Para obtener
más información acerca de cómo agregar o insertar filas en una tabla, vea
Agregar o quitar filas y columnas de una tabla de Excel.
176
Importancia de la tabla dinámica

Catalogada como una de las mejores herramientas con que cuenta MS Excel y
en las últimas versiones se ha enriquecido y mejorado sus procesos, tal es el
caso de la versión 2010, la cual cuenta con una herramienta que si bien no está
incorporado en su versión original se puede descargar gratuitamente del sitio
de Microsoft, la herramienta se denomina POWER PIVOT, y se trata de una
herramienta que complementa muy bien el proceso que realiza la tabla
dinámica.
177
¿Qué es una tabla dinámica?

También se le conoce como PIVOT TABLE, en su denominación original en
idioma inglés, es una herramienta que realmente sirve para generar reportes y
con ello el usuario ser capaz de resumir grandes cantidades de datos,
organizarlos de manera sencilla sin la necesidad de tener que conocer o
dominar el lenguaje de las bases de datos.
Se le llama dinámica porque un usuario puede reconfigurar o dinámicamente

rápidamente un reporte con solo mover algunos datos o cambiar los
elementos de una columna o de una fila.
Por ejemplo, imagina que se necesita saber el total de las ventas de "x" mes.
Entonces, en la base en la cual reposa la información realizas una tabla
dinámica y agrupas la información del total de las ventas por cada mes.
178

También se le conoce como PIVOT TABLE, en su denominación original en
idioma inglés, es una herramienta que realmente sirve para generar reportes y
con ello el usuario ser capaz de resumir grandes cantidades de datos,
organizarlos de manera sencilla sin la necesidad de tener que conocer o
dominar el lenguaje de las bases de datos.
Se le llama dinámica porque un usuario puede reconfigurar o dinámicamente

rápidamente un reporte con solo mover algunos datos o cambiar los
elementos de una columna o de una fila.
Por ejemplo, imagina que se necesita saber el total de las ventas de "x" mes.
Entonces, en la base en la cual reposa la información realizas una tabla
dinámica y agrupas la información del total de las ventas por cada mes.
179

Esta información que produce la tabla dinámica rápidamente la puedes
obtener mediante los totales por cada día, de tal forma que puedas observar y
analizar los días en los cuales las ventas fueron regulares También que, sí en la
base en la cual tiene la información, cada venta la tiene asociada a un
vendedor, (o sucursal, zona, etc.), puede saber en segundos la gestión de sus
vendedores, compararlos (la eficiencia) entre ellos, conocer las zonas en las
cuales el producto presenta más fortaleza, en donde se debe reforzar el
mercadeo y/o la publicidad, etc.
180
¿Cómo funciona una tabla dinámica?

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información
sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con
los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
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Imagina por un momento que en la empresa donde se labora nos solicita un
reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así
que, lo que se necesita hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las
ventas de cada producto para obtener el reporte.
En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener
el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación
entre diferentes columnas de una tabla.
Una tabla dinámica es un tablero virtual el cual se encuentra “flotando” sobre

el cuerpo de la hoja de cálculo dicho tablero se integra con los nombres de los
campos o títulos de cada columna y los cuales pueden ser ubicados sin
restricción en cualquiera de los cuatro sectores o zonas que componen la tabla
dinámica
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Zonas o Sectores que componen el tablero dinámico
1. Campos de columnas de tabla dinámica. Área de datos no numéricos
(preferentemente).
2. Campos de filas de tabla dinámica. Área de datos no numéricos
(preferentemente).
3. Área de valores. Área de datos numéricos que son susceptibles de cálculo y
manipulación numérica.
4. Zona de filtros. Área de datos (mixta) donde se podrán aplicar filtros con
base a criterios establecidos por el usuario.
Los títulos que conforman nuestra tabla en Excel serán los títulos a emplear
dentro de cada zona o sector en una tabla dinámica, por ejemplo el campo
ZONA, PRODUCTO, CIUDAD, VENDEDOR.
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Normalmente los nombres de los campos que contienen texto o son campos
no numéricos definen la zona columnas o filas, ya que en ellos se refieren
rótulos o títulos de valores, y en cambio en la zona de valores normalmente se
incluirán cifras o valores numéricos, ya sea escrito o que en su defecto se
hayan obtenido de un cálculo a través de una fórmula o función.
Por lo tanto, lo que requiere el usuario es “jugar” con el orden de los datos que
necesita, ya sea colocando los datos en una fila o en una columna. El resultado
que se obtendrán variarán en el estilo de presentación, ya sea vertical u
horizontal.
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Clasificación
Lo que primero realiza Excel en una tabla dinámica es CLASIFICAR los valores o
datos que se han acomodado en filas o en columnas, esto es con la finalidad
de presentar valores únicos o unitarios o evitar REDUNDANCIA.
Por ejemplo: si colocamos el campo CIUDAD en la zona de FILAS, Excel tomará

todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la
tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos
eliminando las repeticiones. Si se realiza lo mismo en la zona de COLUMNAS
con el campo PRODUCTO, Excel realizará el mismo procedimiento solo que de
manera horizontal en cada columna. Por último elegimos aquel campo que
tenga que ver cifras o valores numéricos y lo colocamos en la zona VALORES y
Excel se encargará de realizar automáticamente operaciones.
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Creación de una tabla dinámica

1. Seleccionar una celda de una tabla de datos, en donde cada columna o
campo, tenga título.
2. Utilizar la siguiente ruta de acceso: Insertar, del grupo Tablas, y acceder al
icono de Tabla Dinámica.
3. Se activará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.
4. En Seleccione los datos que desea analizar, asegurarse de activar la opción
Seleccione una tabla o un rango y, a continuación, seleccionar Dónde desea
colocar el informe de tabla dinámica. Y que podrá ser una nueva hoja de
cálculo o una hoja de cálculo existente.
5. Dar clic en el botón Aceptar
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Sugerencia: Para crear un informe de tabla dinámica y gráfico dinámico a la
vez, en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la flecha situada
bajo Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico. Excel
mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
Excel agrega un informe vacío de tabla dinámica en la ubicación especificada y

muestra la Lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos,
crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.
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Nota: Si se crea un informe de gráfico dinámico al mismo tiempo que crea un
informe de tabla dinámica, Excel muestra el gráfico al comienzo del informe de
tabla dinámica, informe de gráfico dinámico. Microsoft Excel incluye la Lista de
campos para agregar al informe. Un informe de gráfico dinámico y su informe
de tabla dinámica siempre estarán asociados en el mismo libro.
190

Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:
▪ Para colocar un campo en el área predeterminada de la sección de diseño,

activar la casilla que se encuentra junto al nombre del campo en la sección
de campos.
▪ De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de
etiquetas de fila, los campos numéricos se agregan al área de valores.
▪ Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga
clic con el botón secundario en el nombre de campo en la sección de
campos y, a continuación, seleccionar Agregar a filtro de informe, Agregar a
etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores.
Para arrastrar un campo al área que desee, haga clic y mantenga presionado el
nombre del campo en la sección de campos y, a continuación, arrástrelo hasta
un área de la sección de diseño.
191
Windows XP, Windows Vista y Microsoft Office ofrecen los controladores ODBC
y proveedores OLE DB que puede usar para recuperar datos de los siguientes
orígenes de datos comunes: Microsoft Access, archivos HTML de Internet,
archivos de texto, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services y archivos
XML. Al usar el Asistente para la conexión de datos y Microsoft Query, también
puede tener acceso a muchos otros orígenes de datos que tienen los
controladores ODBC y proveedores OLE DB adecuados, incluso otros libros de
Excel, Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle y DB2.
192
Las páginas web suelen contener información que es perfecta para el análisis
en Excel. Por ejemplo, puede analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de
información que viene directamente de una página web. Según sus
necesidades, puede recuperar datos actualizables (es decir, puede actualizar
los datos en Excel con los datos más recientes de la página web) o puede
obtener datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de
cálculo.
Puede usar una consulta web para recuperar datos almacenados en una
intranet o en Internet, como una sola tabla, varias tablas o todo el texto de una
página web, y analizar los datos mediante las herramientas y características de
Excel. Con un solo clic, puede actualizar fácilmente los datos con la información
más actualizada de la página web. Por ejemplo, puede recuperar y actualizar
índices de cotizaciones desde una página web pública o recuperar y actualizar
una tabla de información de ventas de una página web de la empresa.
193
Puede importar datos que se originen en una página web mediante el cuadro
de diálogo Nueva consulta web. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos
externos, haga clic en Desde web). Debe tener acceso a World Wide Web
(WWW) a través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el
equipo o red, o puede realizar una consulta en archivos HTML o XML
almacenados en el equipo.
194
También se puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a

una hoja de cálculo. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos,
haga clic en Desde texto). El Asistente para importar texto examina el archivo
de texto que se va a importar y ayuda a garantizar que los datos se importen
del modo deseado.
Existen dos formas de importar datos de un archivo de texto usando Excel:

puede abrir el archivo de texto en Excel (lo cual no establece una conexión con
el archivo de texto) o puede importar el archivo de texto como un rango de
datos externos (lo cual sí establece una conexión con el archivo de texto).
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Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
• Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de

tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo
de texto.
• Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que
el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto.
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DIPLOMADO INTEGRAL PRACTICO DE EXCEL PARA CONTADORES

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 2

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 3

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 4

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 5

Sistema de fechas por definición: 1900 Pc o compatible

Importancia del reconocimiento de fechas en MS Excel:

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Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 7

✓ La fecha más antigua que reconoce Ms Excel para Pc: 01/01/1900

Esto significa que fechas más antiguas a las indicadas no se reconocerán

Importante: Aún cuando se escriba una fecha en formato dd/mm/aaaa,

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 8

Los 3 tipos mencionados me proporcionan fechas con distintas

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 9

Sin embargo podemos editar la lista original y adicionar la que

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 10

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 11

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 12

La herramienta permite identificar la periodicidad de “autoguardado”, así

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 13

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 14

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 15

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 16

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

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TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

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TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Excel gestiona las fechas utilizando un sistema de número de serie.

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 19

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

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TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 21

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

El número de serie para el 01 de junio de 2020 es 43983, por lo tanto el

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 22

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 23

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Esto significa que cuando se introduce un número demasiado extenso, se

Si se escribe en una celda 123456789987654321

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 24

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 25

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Una celda puede contener una gran cantidad de texto, aproximadamente

En caso de requerir mostrar un texto muy amplio se recomienda utilizar

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 27

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 28

TIPOS DE DATOS EN MS EXCEL

Tal es el caso de un código postal, un número con un símbolo especial o

Para acceder al Formato de celdas, utilizar la combinación [Ctrl] + [1]

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 29

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 33

Elementos que integran una fórmula en Ms Excel

Distintos tipos de sintaxis:

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 35

Elaborado: LC y LI Rubén Torres Benítez 36