Plan de Capacitación Estación de Servicio AUTOMOTRIZ ROMO

Paula Yurani Paz Daza

Nasly Yurani Medina Meza

Helenith Torres Vargas

Tecnólogo en Gestión Administrativa

Ficha: 2187671

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Estación de Servicio Automotriz ROMO

Julio 21 de 2021
 Contenido
Introducción..........................................................................................................4

1. La capacitación en las organizaciones........................................................5

1.1 Objetivo.......................................................................................................8

1.2 Alcance.........................................................................................................9

1.3 Marco Normativo........................................................................................9

1.4 Fases para el Desarrollo del Plan de Capacitación en las

Organizaciones...............................................................................................................9

1.4.1 Fase de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación......................9

1.4.1.1 Identificar planes y proyectos presentes y futuros......................10

1.4.2 Fase Análisis de los Resultados del Informe de Diagnostico de

Necesidades de Capacitación...................................................................................11

2. Conclusión.................................................................................................12

3. Bibliografía................................................................................................13
 Lista de figuras
Figura 1 Representación Fase 1.......................................................................12
Figura 2 Representación Fase 2..........................................................................13
Figura 3 Representación Fase 3..........................................................................13
 Lista de Tablas
Tabla 1 Representación del Ciclo de Capacitación................................................7
 Introducción
Esta es una guía que le muestra el paso a paso para hacer capacitación en su
empresa, mostrando cada una de las actividades que se debe llevar a cabo en cada una
de las etapas de la capacitación, las cuales son: En primera instancia se debe Hacer
diagnóstico de necesidades de capacitación, para identificar debilidades en forma
colectiva e individual en los colaboradores, la etapa dos, con los resultados del
diagnóstico, hacer la planeación del programa de capacitación para un periodo de
tiempo determinado, la tercera etapa es la ejecución de las jornadas de capacitación y la
última etapa es evaluar la capacitación ejecutada, para identificar cuanto se logró de los
objetivos y metas propuestas .
El contenido de esta guía le mostrara el camino para que usted como empresario
implemente acciones de capacitación para sus colaboradores, con el fin de potenciar su
talento humano, haciéndolo competitivo y productivo en su desempeño laboral y
actitudinal, con el fin de lograr una de las perspectivas empresariales que es el
aprendizaje de los colaboradores, lo cual redundara en beneficios para la empresa y sus
resultados compensan altamente los costos como lo afirma (KirtPatrick, 2012) a través
de cuatro niveles de medición, los cuales son: Reacción, aprendizaje, conducta y
resultados.
La capacitación forma parte de un proceso llamado mejoramiento del
desempeño, que se utiliza para resolver problemas de rendimiento laboral, y con el cual
se busca que las empresas, los clientes y la comunidad se involucren en el mejoramiento
de los servicios y productos que ofrece su empresa, sin importar el tamaño o número de
trabajadores con los que cuenta.
 1. La capacitación en las organizaciones

Según el (Decreto ley 1567, 1998), por el cual se crean el sistema nacional de
capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado, define
capacitación en el artículo 4 como:
“ Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto
a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley
general de educación, dirigidos a prolongar y complementar la educación, dirigidos a
prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de
conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de
incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la
misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad , al eficaz
desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los
procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico
desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la
función administrativa “
La administración de recursos humanos tiene como una de sus tareas,
proporcionar las capacidades humanas requeridas por una organización
desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para ser lo más satisfactorio así mismo y
a la colectividad en que se desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones
dependen, para su funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento
humano con que cuenta.
Cuando se habla de capacitación y desarrollo profesional, esto se refiere ala
educación que recibe una persona con el fin de estimular su efectividad en la
posición que desempeña dentro de la compañía. Normalmente la capacitación tiene
objetivos a corto o mediano plazo y busca desarrollar una capacidad específica, esta
está orientada a satisfacer las necesidades que las organizaciones tienen de
incorporar conocimientos, habilidades y actitudes en sus colaboradores, como parte
de su natural proceso de cambio, crecimiento y adaptación a nuevas circunstancias
internas y externas. (UTS de Santander, Comite de Capacitacion Bienestar y
Estimulos, 2013).
 Las empresas orientadas a capacitar a sus colaboradores, hacen una
inversión y no un gasto, que se recupera con el aprovechamiento del alto
potencial humano calificado y cualificado que aporta al cumplimiento de la
misión y visión de la organización.

Tabla 1 Representación del Ciclo de Capacitación

Insumos Procesos Resultados
Empleados
Instructores Proceso Empleados
Directivos Plan de de capacitación y directivos
capacitación y desarrollo capacitados
Infraestructura Desde el
ingreso hasta su
retiro
Ambiente: Leyes laborales reglamento interno de
trabajo, contrato individual de trabajo.
Nota. Tomado del plan de capacitación de la UTS de Santander, 2013

La tabla 1, representa el ciclo de capacitación, la cual muestra los insumos de

la capacitación que se convierten en las entradas del proceso, el desarrollo del
proceso, teniendo en cuenta un procedimiento definido para la ejecución de
actividades en los eventos de capacitación ejecutados y los resultados de esta para la
organización y sus colaboradores.
Importante que la empresa tenga en cuenta que el principal aliado de la
capacitación que se le da a los colaboradores es la tecnología, la cual refuerza las
competencias digitales y demás competencias técnicas que necesita la persona para
el desarrollo de sus actividades, de acuerdo con su puesto de trabajo, por eso es
importante que se reconozca las ocho tendencias de la capacitación, las cuales son
metodologías indispensables para transmitir el aprendizaje significativo en el
capacitado.
 Aprendizaje experiencial, donde la persona aprender haciendo en un
ambiente real.
 Metodologías agiles, permiten el aprendizaje utilizando tecnologías
especiales en los procesos, promoviendo el aprendizaje grupal y
progresivo en base a la experimentación práctica con tiempo escaso,
 pero a la vez implica lograr bajo presión los resultados requeridos sin
perder el control en el liderazgo.
 Aprender por medio de juego, obteniendo herramientas que simulen
situaciones reales, donde el aprendiz resuelva problemas y tome
decisiones acertadas.
 Big Data y ciber seguridad, manejo de tecnologías para el
procesamiento y seguridad de los datos de vital importancia que
maneja la empresa y que deben estar protegidos, los cuales son
importantes para la toma de decisiones.
 Formación online, utilizando plataformas virtuales con ambientes de
aprendizaje sincrónicos y asincrónicos para el aprendizaje, donde los
miembros del equipo pueden interactuar y compartir información,
experiencias etc.
 Contenidos generados por los propios colaboradores de la empresa,
cuando las personas que se capacitan desarrollan una herramienta,
software, equipo o metodología que será empleada en beneficio de
los procesos de la organización.
 Realidad virtual aumentada, se le conoce como un conjunto de
tecnologías que combinan imágenes reales y virtuales, de forma
interactiva y en tiempo real, de manera que permite añadir la
información virtual a los elementos que el usuario dispone dentro
del mundo real.
 Mas actitudes y menos aptitudes, capacitar a los colaboradores en
competencias blandas que mejoren la actitud de la persona, para
interactuar con los demás.

1.1 Objetivo
Esta guía de capacitación, tiene como objetivo, orientar a
microempresas, para ejecutar actividades del proceso de capacitación del recurso
humano, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las necesidades de la
organización.
 1.2 Alcance
Esta guía les compete a empresarios de microempresas y personal
interno a su cargo, quienes se beneficiarán con la aplicación del proceso de capacitación,
en competencias técnicas y actitudinales.

1.3 Marco Normativo

Decreto ley 1567 de 1998, por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el
sistema de estímulos para empelados del estado.
Código sustantivo del trabajo, ley 50 de 1990, ley modificatoria al código
sustantivo del trabajo.

1.4 Fases para el Desarrollo del Plan de Capacitación en las Organizaciones.

El desarrollo del proceso de capacitación con lleva cuatro fases importantes, las
cuales se ejecutan con actividades pertinentes en cada una de estas para dar
cumplimiento a los programas de capacitación en cada organización en un periodo corto,
este puede ser a un año o por semestres. Dichas fases con sus actividades se desglosan a
continuación.

1.4.1 Fase de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la
estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y
fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una
organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de
DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar. (Gamboa, 2011)
Para hacer un buen diagnóstico se requiere haber identificado técnicamente las
claridad del diagnóstico depende, en buena medida, de la calidad del proceso de
detección de necesidades. De su comprensión se desprenden los momentos y las
metodologías que deben aplicarse (Hess, 2008).

La Alta Dirección y su equipo directivo son quienes dinamizan e impulsan la

misión y la visión estratégica institucional. Compete a ellos identificar los temas que son
estratégicos para la capacitación, sea por la importancia, el ámbito, la temática, los
destinatarios o la coyuntura, para el logro de la misión de la entidad.
 Algunas fuentes de diagnóstico, de donde se puede recopilar información para
conocer cuáles son las necesidades de capacitación que tiene la empresa son:
 Encuesta de clima laboral
 Evaluación del desempeño
 Encuesta de liderazgo
 Encuesta para identificar satisfacción del cliente
 Recolección de las quejas y reclamos de los clientes
 Seguimiento al periodo de prueba de funcionarios nuevos
 El seguimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, centrado en el
propósito principal de esta.
 El posicionamiento de la cultura organizacional, naturaleza, políticas, planes,
programas y reglas internas de la empresa.
 Entrevistas individuales y colectivas.
 Análisis de tareas, de acuerdo con el cargo.
 Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o
procedimientos, o reportes.

1.4.1.1 Identificar planes y proyectos presentes y futuros

El proceso de detección de necesidades de capacitación se centra en un factor
importante que es identificar planes y programas que la empresa esté llevando en el
presente o los que puedan materializarse en el futuro a un mediano plazo, aquí la
empresa identifica en que competencias técnicas y actitudinales debe capacitar a las
personas involucradas en dichos planes y proyectos.
Es posible que estos planes y proyectos que la empresa planea emprender son:
implementación de su misión, visión, objetivos, valores, y principios, para esto la
empresa debe capacitar a sus colaboradores, y así fomentar el sentido de pertenencia.
El propósito de esta etapa es buscar medios para el mejoramiento de la organización
brindando capacitaciones a los colaboradores en el cambió de métodos en el proceso de
trabajo, habilidades blandas y duras, generación de nuevas tecnologías.

1.4.1.2 Identificar Debilidades de las Áreas Frente a los Planes y Proyectos de Estas.
 Para identificar debilidades de las áreas respecto a los proyectos de estas, para
cumplir con la función que les corresponde, cada líder de área debe reunirse con sus
colaboradores para identificar, las debilidades por área con el fin de tener en cuenta en
cuales procesos y procedimientos se ha logrado el objetivo y reforzar estas falencias con
capacitación con cada uno de los colaboradores o hacer capacitación colectiva para esto
se emplea la siguiente metodología de acuerdo como se explica (Gamboa, 2021)donde
nos da a conocer 3 pasos a seguir, primero se debe identificar el servicio que presta el
área o dependencia y determinación de los procesos que se surten para alcanzar el
servicio determinado, como seguidamente la empresa debe hacer la caracterización de
los conocimientos y habilidades que los funcionarios del área deben poseer o manejar
para ejecutar, de manera competente, cada uno de los procesos y finalmente se debe
realizar la agrupación y priorización de los temas necesarios en que se debe capacitar el
personal del área determinada.
1.4.1.3 Identificar Debilidades Individuales en Comportamiento, Actitudes,
Conocimiento y Habilidades del Personal.
Podemos conocer las debilidades individuales de los colaboradores, obteniendo
la información de cuál es su función, el proceso de esta actividad, sus diferentes tareas a
seguir en el área que desempeña.
¿Cómo adquirir la identificación de la debilidad individual? Efectuando la
metodología de la evaluación de desempeño. Que nos sirve para identificar las falencias
u oportunidades de desarrollo en ámbitos de habilidades comunicativas,
procedimentales y comportamentales o actitudinales.
Para identificar estas debilidades de comportamiento individual se debe tener en
cuenta los siguientes puntos:
1. Concertación con la Oficina de selección y Carrera. Es decir que se debe
conocer a fondo las funciones de cada dependencia, su proceso a seguir;
para así llevar a cabo la evaluación de desempeño a cada empleado y poder
identificar el desarrollo de cada actividad correspondiente as u cargo o área
que le asignen al trabajador.
2. Captura de la información, según escenario elegido, hace referencia a la
identificación de falencias de cada área como también del personal, donde
se busca mejorar estas fallas con capacitaciones, realizando cuestionarios
 estratégicos de acuerdo a cada dependencia, como peguntas técnicas o
también realizando observación directa.
3. Análisis de resultados con el o los jefes involucrados. Aquí es donde se
estudia la evaluación de desempeño y se detecta las necesidades por área y
se pone en marcha actividades como capacitaciones por dependencia.
4. Análisis y diagnóstico de las necesidades. En este cuarto paso obtener las
debilidades de cada trabajador en cada área que ejecuta y brindar apoyo de
capacitación con el propósito de fortalecer las habilidades blandas y duras.
Después de haber realizado toda la tabulación y análisis de resultados, se debe
llegar a la conclusión y demanda de recomendaciones a los colaboradores, generando un
informe final para entregar al comité de capacitación, y que ellos se encarguen del
impacto y ventajas de la capacitación.

Figura 1 Representación Fase 1

1.4.2 Fase Análisis de los Resultados del Informe de Diagnostico de Necesidades de

Capacitación.
El comité de capacitación debe analizar el informe final de necesidades para
decidir si la capacitación es viable y si esta generara un avance positivo en la empresa, ya
teniendo un resultado afirmativo se definen los recursos necesarios para la
implementación de la capacitación tales como: las personas a quienes la empresa quiere
capacitar, cada capacitación debe tener un orden de relevancia, se inicia desde la más
importante hasta la menos necesaria.
Hacer un plan de cotización para dar cabo la capacitación es de vital importancia
para tener un balance correcto del financiamiento que se necesita, en esta cotización se
deben tener en cuenta: el lugar de encuentro, instructores, recursos metodológicos,
técnicos, didácticos y tecnológicos. Finalmente se elabora un presupuesto y se solicita el
recurso financiero a la entidad competente para la ejecución.

Figura 2 Representación Fase 2

1.4.3 Fase de Ejecución del Programa de Capacitación

La ejecución del programa de capacitación se divide en tres pasos fundamentales
que son:
1. La logística para la ejecución de actividades que consiste en el lugar de
encuentro, fecha, hora, orden del día, y la planificación de la
capacitación por parte de los formadores.
2. Definir comités organizadores, con un coordinador por comité, donde el
coordinador es el encargado de planificar, organizar y dirigir a su comité.
3. Adecuar el sitio de la capacitación, Alistar materiales y herramientas,
organización de transporte y estadía de los capacitadores y capacitados,
y disponer de refrigerios.

Figura 3 Representación Fase 3

1.4.4 Fase de Evaluación de las Jornadas de Capacitación Cumplidas.
Se realiza una encuesta al capacitado donde se mide su satisfacción respectó a la
calidad de la formación, la metodología utilizada, las herramientas técnicas y
tecnológicas, y el lugar de capacitación, además de medir el aprendizaje, cual es el
dominio del tema de la persona capacitadora, el tiempo que se ejecutó el curso, el
desempeño, la transferencia de lo aprendido, habilidades y actitudes en el cual fue
capacitado.
Luego se mide lo aprendido como realizando cuestionarios con preguntas
cerradas abiertas de selección múltiple enumerando de 1 a 5 entre otras. Se puede
evaluar en observación directa, es decir como aplica lo aprendido ejerciendo su función y
se requiere de medir el resultado de la capacitación en la empresa para saber si esta
generó valor a la empresa y al cliente.
Finalmente se realiza una tabulación de datos (cualitativos y cualitativos), para
realizar el análisis de resultados y generar el informe final para presentación de
conclusiones y recomendaciones y ya los encargados en la empresa tomaran las
decisiones para futuras mejoras.

2. Conclusión
 3. Bibliografía
Decreto ley 1567, D. (5 de Agosto de 1998). Sistema Nacional de Capacitación en
Colombia.
Gamboa, F. &. (2011). Obtenido de SIGWEB:
http://www.gestionsigweb.cl/biblioteca/DeteccionNecesidades.pdf
Hess, B. (2008). Manual para la detección y diagnóstico de necesidades de capacitación.
KirtPatrick, D. (2012). El modelo clásico es el que propone Donald Kirkpatrick a través de.
UTS de Santander, Comite de Capacitacion Bienestar y Estimulos. (2013). Plan de
Capacitacion y Formacion para empleados Publicos.