INSTITUTO TÉCNICO COMERCIAL

ITC-LA PAZ
SECRETARIADO EJECUTIVO

LA FUNCIÓN SECRETARIAL EN
LOS DIFERENTES NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN

ESTUDIANTE: NAVARRO GUARACHI RUTH ANDREA

MATERIA: GESTIÓN SECRETARIAL
AÑO DE FORMACION: TERCERO“A”
TURNO: MAÑANA
DOCENTE: LIC. LOURDES ROJAS
GESTIÓN: 2021
 TEMA 6
LA FUNCIÓN SECRETARIAL EN LOS DIFERENTES NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN
Para el buen funcionamiento de una empresa, independientemente de su tamaño, se
necesita un grupo de profesionales que desde sus puestos de trabajo ayuden a la
compañía a lograr las metas propuestas. La organización es clave para la buena gestión
de una compañía, por eso la mayoría de las empresas cuentan con una secretaria o
secretario que se encarga de diferentes funciones.

GERENCIAL

Generalmente los ejecutivos de una empresa suelen viajar con frecuencia, por eso una
de las funciones de una secretaria de alta dirección consiste en organizar los viajes de su
jefe como horarios, billetes de avión, hospedaje, citas, itinerarios, etc.

 La comunicación con el resto de departamentos de la empresa es fundamental.

La secretaria debe encargarse que los responsables de las diferentes secciones de
la empresa están actualizados sobre los movimientos empresariales que se
realizarán a corto, medio o largo plazo.
 Coordinar horarios apropiados según las obligaciones laborales del director. Esta
función de una secretaria de alta dirección es esencial para que los días
laborables no estén sobrecargados de reuniones.
 Trabajar de manera independiente adelantándose a las necesidades de su jefe.
 En ocasiones, es posible que una secretaria de alta dirección tenga que
acompañar a su jefe durante viajes de trabajo.
Funciones de una secretaria de gerencia
en una empresa

 Revisar la correspondencia de la
gerencia de una empresa y
comunicarse de manera efectiva
con otros empleados y proveedores
y/o clientes.
 Asegurarse que la compañía
cumple con ciertas obligaciones
legales comprobando la adecuación
de una gran variedad de
documentos.
 Llevar un registro efectivo revisando que las reuniones de su jefe están bien
programadas y no interfieren con otras obligaciones.
 Enviar agendas e informes.
 Comprobar que las acciones acordadas se llevan a cabo.
 Tener una agenda actualizada incluyendo a los trabajadores de la empresa,
clientes y proveedores.

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
Establecer mediante comunicación formal las funciones, tareas y responsabilidades a los
titulares de las Direcciones bajo su autoridad lineal.
Dirigir y controlar el desempeño de las áreas bajo su dependencia dentro de su
incidencia directa y de las unidades desconcentradas según su estructura organizacional.
SECCIONAL

 Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación

diversa recibida, tanto interna como externa.
 Atención telefónica de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar el
debido curso
 Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o
enviados por este.

 Solicitar y mantener suministros de cafetería.

 Tramitar con la agencia de viajes la compra de boletos.
 Realizar envíos de encomiendas al exterior.
 Efectuar cancelación y registro de las pólizas de la empresa

 Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia general.

 Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes,
facturas, y documentos en general.
 Convocar a sesiones o reuniones.
 Llevar el control de la agenda del gerente de área.
UNIDADES
La atención al público es la tarea más importante que realizará la secretaria. El
trabajador o trabajara deberá responder a las llamadas recibidas dentro de la oficina y
registrarlas.

 Gestión de la agenda
La secretaria o secretario deberá mantener
actualizada la agenda de su jefe para poder llevar
una buena organización diaria.

 Gestión de documentos
La recepcionista deberá recibir y gestionar toda la
correspondencia de la persona al cargo, deberá
redactar y responder a la mayoría de emails o
cartas

 Organización de la oficina
El secretario o secretaria deberá manejar y mantener el equipo informático y del
mobiliario en la oficina como pueden ser los teléfonos, muebles, archivadores,
fotocopiadoras, etc.

 Manejo de información
Entre las funciones principales de una secretaria son las mantener eficientemente toda
información que sea importante para el desarrollo del trabajo en la empresa.

 Vigilancia administrativa
Es tarea de la secretaria la de vigilar que se cumplan los procedimientos y políticas
necesarias para administrar los bienes de la oficina. Tendrá que validar los datos
reflejados en las operaciones presupuestales.
COMUNICACIÓN E INFORMACIONES
En el ámbito de la secretaria ejecutiva la comunicación es importante puesto que esta
entre sus funciones básicas y son características propias de la profesión.
Fundamentos de la comunicación
secretarial
Flujo de comunicación

 Ascendentes
 Descendentes
 Lateral
Beneficios de la comunicación en el
ámbito secretarial

 Desaparecer los rumores y la

radio de pasillo
 Se comprenden mejor los
problemas
 Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas
 Favorece la identificación del personal
 Incrementa la participación
 Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso
 Aumenta la productividad
FUNCION SECRETARIAL INFORMACIONES
Recibir y filtrar las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a la persona apropiada cuando
sea conveniente.
Manejar, priorizar y distribuir toda la correspondencia entrante o saliente (correo
electrónico, cartas, faxes, paquetes, etc.), leyendo y analizando los memorandos,
presentaciones e informes entrantes para determinar su importancia y planificar su
distribución.
Preparar respuestas a la correspondencia que contenga consultas de rutina.
Supervisar el uso de los suministros de oficina y negociar los términos con los
proveedores para garantizar que los pedidos sean más rentables.
Reunirse con individuos, grupos de interés especial y otros, en nombre de los
ejecutivos, comités y juntas de directores.
Dar la bienvenida a los visitantes y determinar si se les debe dar acceso a ciertas
personas específicas.

CUESTIONARIO

1. FUNCIONES DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Su objetivo es poder contribuir en la eficiencia de todo el negocio, permitiendo que se
puedan garantizar todas las tareas administrativas que se les puedan asignar de una
manera eficiente y oportuna.
Sus funciones están relacionadas con el trabajo de oficina:

 Recibir documentos
 Atender llamadas telefónicas
 Atender visitas
 Acompaña a todos lados
 Archivar documentos
  Realizar cálculos elementales
 Informar todo lo relativo al departamento del que depende
 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de
reuniones

2. CUALES SON LAS FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

 Seguimiento de la agenda del gerente o director ejecutivo.
 Contesta llamadas telefónicas y las transfiere.
 Se encarga del envío, recepción y archivo de correspondencia.
 Apoya con la organización de reuniones y eventos designados
 Se encarga de gestionar reservaciones.
 Canaliza las solicitudes de información
 Atiende clientes y visitas.
 Apoya con tareas administrativas, como la gestión de impresiones, fotocopias y
escaneo de archivos.
 Suele encargarse de la distribución e inventario de material de oficina.
 En ocasiones, tiene a su cargo el manejo de caja chica para el pago inmediato de
proveedores, así como la compra de insumos como agua, papelería, etc.

3. MANUAL DE FUNCIONES SEGÚN LA SECRETARIA

 Realizar labores mecanográficas y de digitación de documentos, tales como:

oficios, cartas, informes, circulares y otros.
 Recibir y despachar correspondencia.
 Archivar correspondencia y documentos según sistema establecido.
 Mantener actualizada la agenda de su superior.
 Concretar entrevistas para el superior inmediato. h. Recibir y atender visitantes y
ofrecer informaciones previa autorización.
 Recibir, atender y transferir llamadas telefónicas dirigidas a su superior.
 Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que
ellas conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
 Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su
superior inmediato.

4. CUAL SON LAS FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

EJECUTIVA
Es la persona que ejerce un cargo de asistente de dirección o de cargos de alto nivel
dentro de la empresa o la organización. Por lo tanto, se requiere de la confidencialidad
cuando se trata de personas de cierto poder como presidente, gerentes, directores, entre
otros.
Otras de las funciones de la secretaria ejecutiva es brindar apoyo incondicional a su
superior, recordándole citas importantes, gestión de viajes, alojamientos, itinerarios,
eventos, entre otros. Sin embargo, también cumple funciones administrativas en la
oficina.
 Gestión de agenda
 Atención al público
 Gestión de documentos
 Manejo de información sensible (interna y externa)
 Organización de la oficina
  Elaboración de presentaciones
 Vigilancia administrativa
 Organización de desplazamientos
 Comunicación con otros departamentos

5. FUNCIONES DE UNA SECRETARIA DE GERENCIA

La más destacada de las funciones de la secretaria de gerencia es la de asegurarse que la
compañía cumple con todas las obligaciones de ley, por lo que debe comprobar la
documentación y que esta sea vigente.
Asimismo, debe revisar la correspondencia emitida o recibida por la gerencia; ser
comunicativa y mantener buen trato con sus compañeros de trabajo, el personal que
labora en la empresa, así como con clientes, visitas o asociados. Debe llevar un registro
de todas las reuniones de su superior y tener siempre presente la elaboración de
informes de incidencias dentro de la oficina.

6. HABILIDADES DE UNA SECRETARIA

 Escuchar activamente las indicaciones dadas por los superiores.

 Comprensión de lectura.
 Gestión del tiempo.
 Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y clientes.
 Escribir con coherencia los informes y memos que se requieran.
 Pensamiento crítico.
 Aprendizaje proactivo.
 Coordinación de personal, servicios.
 Revisión de documentación.

7. FUNCIONES DE UNA SECRETARIA RECEPCIONISTA

En toda empresa la asistencia de una recepcionista es muy importante, porque ella es la
primera impresión que tienen quienes visitan la organización.

 Recibir, almacenar o redactar documentos.

 Atender y registrar llamadas telefónicas.
 Realizar cálculos elementales.
 Orientar a los visitantes a la empresa.
 Atender a los clientes, asociados o al personal que requiera de información.
 Realiza gestiones de logística.

8. FUNCIONES DE UNA SECRETARIA DE COLEGIO

Funciones:

 Correspondencia y publicaciones
Las secretarias redactan y transcriben correspondencia, documentos, boletines y
memorándums inter-escolares. Pueden ser responsables de publicar el boletín
informativo de la escuela y crear un calendario de eventos.

 Mantenimiento de los registros de los alumnos

Compilar y completar las notas de los estudiantes, registros de asistencia y de
actividades extracurriculares
  Recepción de escritorio
Las secretarias reciben a los visitantes. Tienen que registrarlos y procesar los pases de
visita. También dan instrucciones a los visitantes de ser necesario.

 Recepción telefónica
Las secretarias atienden los llamados telefónicos y proveen información a las personas
que llaman, toman mensajes o transfieren las llamadas.

 Contabilidad
Algunas secretarias llevan la contabilidad, registros financieros de transacciones y de
los fondos que se desembolsan.

 Tareas adicionales
Las secretarias pueden tener tareas adicionales de ordenar y distribuir suplementos
escolares, entregar tarjetas de almuerzo y aceptar fondos para las actividades.

9. FUNCIONES DE UNA SECRETARIA AUXILIAR

 Impresión de requerimientos.
 Recepción de documentos.
 Atención a los usuarios.
 Recepción de llamadas.
 Reportes diarios.
 Llenado, impresión y relación de las multas.
 Archivo de documentos.
 Canalización de llamadas.
 Atención al público.
 Fotocopiado de documentos diversos.
 Llevar correspondencia a otras direcciones.

10. FUNCIONES DE UNA SECRETARIA DE DIRECCION

Una de las funciones de la secretaria de este tipo es la de dirigir, organizar, planificar y
registrar todo lo concerniente a cada uno de los departamentos u oficinas que conforman
la empresa.
Entre sus responsabilidades también figura la revisión de las presentaciones que
realizará su superior ante un auditorio. Por consiguiente, debe velar por que el contenido
esté bien redactado, sin errores de ortografía y gramaticales. Por otro lado, deben ser
metódicas, organizadas, puntuales y mantener su lugar de trabajo en orden.
Además, al igual que la secretaria ejecutiva, también tiene responsabilidades en la
oficina entre las que destaca la buena atención de clientes o asociados a la empresa,
entre otras.