INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

_________________, S.L.

PDF-PRL-05

ELABORADO REVISADO APROBADO

NOMBRE

FIRMA

Responsable de
CARGO
Seguridad y Salud

Fecha de aprobación: REVISIÓN: 1

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INDICE

1.- OBJETO

2.- ALCANCE

3.- METODOLOGÍA

3.1.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

3.2.- SISTEMÁTICA APLICABLE

3.2.1.- Definiciones
3.2.2.- Comunicación interna
3.2.3.- Comunicación externa
3.2.4.- Riesgo grave e inminente

3.3.- RESPONSABILIDADES

3.3.1.- Responsable de Seguridad

3.3.2.- Delegado de Prevención
3.3.3.- Plantilla de ________________________________, S.L.

3.4.- REGISTROS

4.- ANEXOS
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1.- OBJETO

Establecer cómo y cuándo realizar:

- Las comunicaciones internas relativas a prevención de riesgos laborales entre

departamentos y entre los distintos niveles jerárquicos, incluidas las
comunicaciones en caso de riesgo grave e inminente.
- Las comunicaciones externas voluntarias y las obligatorias (en respuesta a las
exigencias legales) con partes ajenas a
________________________________, S.L..

2.- ALCANCE

Abarca todas las comunicaciones, en relación con la prevención de riesgos

laborales, realizadas por personal de ________________________________,
S.L..

3.- METODOLOGÍA

3.1.- Documentación de referencia

Este documento está elaborado siguiendo las directrices expuestas en los

siguientes documentos:

- Manual del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales de

________________________________, S.L..
- Ley 31/1995 Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
o Artículo 18, Información, consulta y participación de los
trabajadores.
o Artículo 20, Medidas de emergencia.
o Artículo 21, Riesgo grave e inminente.
o Artículo 22, Vigilancia de la salud.
o Artículo 29, Obligaciones de los trabajadores de materia de
prevención.
o Artículo 33, Consulta de los trabajadores.
o Artículo 36, Competencias y facultades de los delegados de
prevención.
o Artículo 39, Competencias y facultades del Comité de Seguridad y
Salud.
o Artículo 44, Paralización de trabajos.
- R.D. 39/1997 Reglamento de los Servicios de Prevención.
- Norma OHSAS 18001 “Occupational health and safety management systems
— Specification”

4.4.3. Consultation and communication

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3.2.- Sistemática aplicable

3.2.1.- Definiciones

Los términos indicados en este apartado deberán entenderse y aplicarse en el

contexto definido a continuación:

Comunicación directa

Cuando el contenido se dirige directamente a los trabajadores.

Comunicación indirecta

Cuando el contenido se dirige a los trabajadores a través de sus representantes y

Delegados de Prevención.

Comunicación ascendente

Es aquella que se dirige desde la línea operativa hacia los escalones superiores
de la jerarquía.

Comunicación descendente

Es la que se dirige en cascada desde los escalones superiores de la jerarquía

organizativa a la línea operativa.

Comunicación horizontal

Es la comunicación, entre niveles y tiene por finalidad la colaboración, coordinación y

actuación conjunta de distintas direcciones y secciones.

Partes interesadas

Todas aquellas, pertenecientes o no a la organización, involucradas en materia de

prevención de riesgos laborales.

Riesgo grave e inminente

Aquel que resulte probable racionalmente que se materialice en un futuro

inmediato y pueda suponer un daño grave para la salud de los trabajadores. Se
admite como riesgo grave e inminente el caso de una enfermedad derivada del
trabajo cuyas consecuencias sean graves y se tenga la seguridad de que,
aunque sea a la larga, las lesiones sean seguras.
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3.2.2.- Comunicación interna

La comunicación interna en relación con temas preventivos se podrá realizar en

________________________________, S.L. utilizando diferentes medios, pero
siempre con la finalidad de:
- Demostrar el compromiso de la organización con la prevención de riesgos
laborales.
- Satisfacer la demanda de información por parte de los empleados.
- Asegurar la comprensión tanto de la documentación del sistema como de las
responsabilidades y funciones asignadas.
- Motivar al personal.
- Fomentar la participación, a todos los niveles, en el cumplimiento de la Política
de Seguridad y Salud Laboral de ________________________________,
S.L..

La comunicación interna será bidireccional entre la Gerencia y los empleados.

Podrá llevarse a cabo mediante:

- Comunicaciones internas ascendentes y descendentes

- Comunicaciones horizontales
- Tablones de anuncios

3.2.2.1.- Comunicación interna descendente

3.2.2.1.1.- Comunicación directa

El Responsable de Seguridad es responsable de comunicar a cada trabajador los

siguientes aspectos:

- Los riesgos para la seguridad y salud en su puesto de trabajo.

- Las medidas y actividades de protección y prevención adoptadas y/o
planificadas.
- Las medidas de emergencia.

Podrá emplearse, entre otras, las siguientes técnicas: tablón de anuncios, fichas
informativas, carta personal, carteles y/o medios electrónicos.

3.2.2.1.1.- Comunicación indirecta

Esta comunicación responde a la necesidad y el derecho de los trabajadores a la

participación en cuestiones relacionadas con la prevención de riesgos laborales,
entre otros, en los siguientes aspectos:
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- Evaluaciones de riesgos.
- Programa de gestión preventiva.
- Acciones correctoras y preventivas.
- La designación de trabajadores encargados de las actividades preventivas, la
designación de personal encargado de las medidas de emergencia.
- La notificación e investigación de accidentes e incidentes que ocurran.
- Control periódico de las condiciones higiénicas de trabajo.
- Inspecciones de seguridad.
- Memoria anual de las actividades preventivas realizadas.
- La colaboración que deben prestar a la organización para que esta pueda
garantizar unas condiciones de trabajo seguras y no entrañen riesgos para su
seguridad y salud.
- Incorporación de trabajadores externos a
________________________________, S.L..
- Selección y uso de equipos de protección individual, equipos de trabajo,
productos químicos y otros.
- Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y
conclusiones obtenidas.

Esta comunicación la realizará ________________________________, S.L. a

través del Delegado de Prevención. Esta comunicación se realiza mediante la
Comunicación a Delegado de Prevención (ver Anexo I), que será enviada al
Delegado de Prevención. Este deberá firmarla y entregar una fotocopia al
Responsable de Seguridad como acuse de recibo de la comunicación realizada.

3.2.2.2.- Comunicación interna ascendente

Con objeto de favorecer una mayor participación y compromiso de toda línea

jerárquica, cualquier trabajador podrá comunicar las anomalías o riesgo que
detecte, o bien realizar las sugerencias que considere oportunas en los temas de
prevención de riesgos laborales.

- Anomalía o riesgo detectado: El trabajador ante una situación que, según su

criterio represente una situación de riesgo, lo comunicará directamente al
Responsable de Seguridad o al Delegado de Prevención o Responsable de su
área de trabajo, quién posteriormente se lo comunicará al Responsable de
Seguridad.

Todos los empleados son responsables de comunicar al Responsable de

Seguridad o al Delegado de Prevención las situaciones de riesgo en el
momento en que éstas sean detectadas.

- Sugerencias por parte del trabajador: Las sugerencias se comunicarán al

Delegado de Prevención, al responsable de área o directamente al
Responsable de Seguridad que las documentará por medio del formato
Sugerencia en materia de prevención de riesgos laborales (ver Anexo II) y
, si procede, se las entregará al Responsable de Seguridad.
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Las propuestas serán analizadas en las reuniones que el Responsable de

Seguridad mantenga con la Gerencia, determinando si procede la puesta en
marcha de la sugerencia, nombrando responsabilidades y plazos de ejecución.

Las comunicaciones que los trabajadores deban realizar con carácter

obligatorio por responder a una exigencia legal, serán tratadas en los
procedimientos correspondientes.

3.2.2.3.- Comunicación horizontal

1) Entre el Responsable de Seguridad y la Gerencia.

Esta comunicación se realiza entre el Responsable de Seguridad y la Gerencia, a

través de comunicados por escrito, reuniones, por correo electrónico, por teléfono,
etc., así como en las reuniones del Comité de Seguridad.

2) Entre el Responsable de Seguridad y Jefes de Área.

Este tipo de comunicación se emplea para informar acerca de situaciones

especiales en el trabajo, como pueden ser:

- Modificaciones por revisión del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos

Laborales.
- Cambios significativos en los procesos, actividades o instalaciones que puedan
afectar en materia de prevención de riesgos laborales a los trabajadores.
- Actuaciones y trabajos que impliquen la adopción de medidas preventivas
coordinadas entre las distintas áreas de trabajo.
- Cambios o nuevos requisitos legales u otros requisitos que sean de aplicación.

Esta comunicación se realiza entre el Responsable de Seguridad y Jefes de Área,

a través de comunicados por escrito, reuniones, por correo electrónico, por
teléfono, etc.

3.2.3.- Comunicación externa

________________________________, S.L. utilizará diferentes medios para

asegurar una comunicación eficaz con partes interesadas externas en relación con
el Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Estos mecanismos
incluyen documentos oficiales (permisos, autorizaciones, declaraciones anuales,
etc.), reuniones con autoridades locales, asociaciones empresariales, etc.

Cuando la empresa necesite recabar la opinión de partes interesadas, podrá

utilizar adicionalmente otros medios como publicaciones, reuniones informales con
representantes de la comunidad local y grupos de opinión, etc.
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En general, la información facilitada por ________________________________,

S.L. se adaptará a los siguientes requisitos:

- Ser fácilmente comprensible.

- Ser fiel reflejo de la organización, y de su Sistema de Gestión de Prevención
de Riesgos Laborales.

3.2.3.1.- Gestión de las comunicaciones con partes interesadas externas

Cualquier persona de la organización puede recibir solicitudes de información o de

otro tipo en relación con la prevención de riesgos laborales.

Dichas comunicaciones pueden llegar a la empresa por correo, fax, teléfono,

correo electrónico o realizarse en persona. Todas las comunicaciones se remitirán
al Responsable de Seguridad.

El Responsable de Seguridad, en caso necesario, estudiará las comunicaciones

con Dirección, o la persona que se designe, con el fin de analizar su relevancia y,
en su caso, tramitar la respuesta más adecuada.

El Responsable de Seguridad archivará todas las comunicaciones relativas a la

prevención de riesgos laborales recibidas de partes interesadas externas en la
empresa, así como las respuestas dadas a las mismas; y cumplimentará el
formulario Acción de respuesta a consultas externas (ver Anexo III).

3.2.3.2.- Solicitud de la opinión de partes interesadas externas

________________________________, S.L. podrá solicitar, cuando lo considere

necesario, la opinión de partes interesadas externas en relación con la prevención
de riesgos laborales, u otros asuntos relacionados. En particular, este tipo de
consulta se podrá llevar a cabo cuando se planeen cambios significativos en las
instalaciones que puedan afectar a los aspectos preventivos (reales o potenciales)
asociados a las actividades y productos de la empresa.

Dirección evaluará en las reuniones de revisión del sistema los esfuerzos de la

organización en relación con el mantenimiento de una comunicación proactiva con
partes interesadas externas.

3.2.4.- Riesgo grave e inminente

Cuando los trabajadores estén o puedan estar expuestos a un riesgo grave e

inminente, el Gerente a través del Responsable de Seguridad estará obligado a:

- Informar lo antes posible a todos los trabajadores afectados acerca de la

existencia de dicho riesgo y de las medidas adoptadas o que, en su caso,
deban adoptarse en materia de protección.
- Adoptar las medidas y dar las instrucciones necesarias para que, en caso de
riesgo grave e inminente, los trabajadores puedan interrumpir su actividad y, si
fuera necesario, abandonar de inmediato el lugar de trabajo.
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El registro de esta comunicación se hará a través de la Comunicación de riesgo

grave e inminente (ver Anexo IV). El trabajador deberá firmarla y entregar una
fotocopia al Responsable de Seguridad como acuse de recibo de la comunicación
realizada.

En caso de que sea el trabajador quién detecte el riesgo grave e inminente:

- Interrumpirá la actividad, permaneciendo en lugar seguro e informando lo

antes posible a su superior inmediato de la situación.
- El superior inmediato informará al Responsable de Seguridad y al Gerente y
analizarán la situación.
- Se tomarán las medidas correctoras y se informará de estas a los trabajadores
afectados, registrando esta comunicación a través del formato Comunicación
a trabajador de riesgo grave e inminente.

Si hay aceptación por parte del trabajador, una vez estén las medidas correctoras
implantadas, éste volverá al trabajo. En este caso el Responsable de Seguridad
informará al Delegado de Prevención, además de emitir un informe donde se
analizará la situación acaecida.

En caso de que no haya aceptación por parte del trabajador podrá solicitar la
presencia y consulta con el del Delegado de Prevención. El Gerente, el
Responsable de Seguridad y el superior inmediato expondrán al Delegado de
Prevención y/o al trabajador la situación.

El Delegado de Prevención podrá resolver la paralización de la actividad,

comunicando su resolución a la empresa y a la Autoridad Laboral por fax a través
de la Resolución de paralización de la actividad (ver Anexo V).

En caso de que el Delegado de Prevención no decida la paralización de la

actividad, los trabajadores afectados volverán al trabajo, y el Responsable de
Seguridad emitirá un informe donde se analizará la situación acaecida.

3.3.- Responsabilidades

3.3.1.- Responsable de Seguridad

- Comunicar cuestiones que responden a la necesidad y el derecho de los

trabajadores a la participación en cuestiones relacionadas con la prevención
de riesgos laborales, a través del Delegado de Prevención utilizando el formato
Comunicación a Delegado de Prevención.
- Recogida y gestión de los formatos de Sugerencias en materia de prevención
de riesgos laborales.
- Cumplimentar el formato Acción de respuesta a consultas externas.
- Informar a los trabajadores en caso de riesgo grave e inminente utilizando el
formato Comunicación de riesgo grave e inminente.
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3.3.2.- Delegado de Prevención

- Documentar las sugerencias en materia de prevención de riesgos laborales

utilizando el formato Sugerencia en materia de prevención de riesgos
laborales.
- Comunicar situaciones de riesgo al Responsable de Seguridad.
- Resolver la paralización de la actividad.
- Comunicar su resolución de paralización de la actividad a la empresa y a la
Autoridad Laboral por fax utilizando el formato Resolución de paralización de la
actividad.

3.3.3.- Plantilla de ________________________________, S.L.

- Comunicar situaciones de riesgo.

- Remitir al Responsable de Seguridad las consultas de partes interesadas
externas que se reciban.
- Interrumpir su actividad en caso de riesgo grave e inminente permaneciendo
en lugar seguro e informando lo antes posible a su superior inmediato de la
situación.

3.4.- Registros

Los registros que se generan como consecuencia de la aplicación de este

procedimiento son:

- Formatos de Comunicación a Delegado de Prevención.

- Formatos de Sugerencia en materia de prevención de riesgos laborales.
- Formatos de Acción de respuesta a consultas externas.
- Formatos de Comunicación de riesgo grave e inminente.
- Formatos de Resolución de paralización de la actividad.
- Comunicaciones relativas a la prevención de riesgos laborales recibidas de
partes interesadas externas en la empresa, así como las respuestas dadas a
las mismas.
- Actas de las reuniones mantenidas.
- Informes donde se analiza la situación acaecida en caso de comunicación de
riesgo grave e inminente.

4.- ANEXOS

Anexo I: Comunicación a Delegado de Prevención.

Anexo II: Sugerencia en materia de prevención de riesgos laborales.

Anexo III: Acción de respuesta a consultas externas.

Anexo IV: Comunicación de riesgo grave e inminente.

Anexo V: Resolución de paralización de la actividad.

 ANEXO I (PDF- PRL-F-05-01)

COMUNICACIÓN A DELEGADO DE PREVENCIÓN

En __________________, a _______ de ___________________ de ________

Al Delegado de Prevención de ________________________________, S.L.

Muy señor nuestro:

Con la finalidad de adoptar las decisiones oportunas en materia preventiva, y antes de surtir
efectos la misma, mediante el presente escrito, y en cumplimiento de lo establecido en la Ley
de Prevención de Riesgos Laborales, le informamos sobre los siguientes aspectos a desarrollar:

Con el ruego de que acuse recibo de este escrito, le saluda atentamente.

Fdo: Responsable de Seguridad

Recibí:
Fdo. Delegado de Prevención
 ANEXO II (PDF- PRL-F-05-02)

SUGERENCIA EN MATERIA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

DEPARTAMENTO/ÁREA/MÁQUINA:

FECHA:

DESCRIPCIÓN DE LA SUGERENCIA:

Firma Trabajador/Delegado de Prevención: Firma Responsable de Prevención:

 ANEXO III (PDF- PRL-F-05-03)

RESPUESTA A CONSULTA FORMULADA

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE

Nombre:

Entidad/Organismo:

Teléfono de contacto:

DATOS DE LA CONSULTA

Recibida (subrayar lo que proceda):

Carta Teléfono Fax E-mail De palabra

Persona que recibe la consulta:

Centro de trabajo/Dpto.:

Descripción de la consulta/Documentación adjunta:

GESTIÓN DE LA CONSULTA:

Respuesta/Documentación adjunta:

Fecha envío de la respuesta:

Firma del Responsable de Seguridad:

 ANEXO IV (PDF- PRL-F-05-04)

COMUNICACIÓN DE RIESGO GRAVE E INMINENTE

En ______________________, a _____ de __________________ de _________

Muy Sr. Nuestro:

Por la presente, y a tenor de lo prescrito en el artículo 21.1 de la Ley de Prevención de
Riesgos Laborales, en relación con la situación de riesgo grave e inminente presentada1:

En prevención de dicho riesgo, esta empresa ha adoptado las siguientes medidas de

prevención y protección:

Si a pesar de todo, por cualquier motivo en la ejecución de su trabajo deviniese una

situación de riesgo grave e inminente, podrá interrumpir su actividad y, si fuere necesario,
permanecer en un lugar seguro, hasta que haya desaparecido dicha situación de peligro.

Con el ruego de que acuse recibo de este escrito.

Fdo.:____________________________ (la empresa)

Recibido, en ______________________, a______de ____________de___________

Fdo.: _______________________________ (el Trabajador).

1 Indicar el riesgo y exponer la causa o causas

 ANEXO V (PDF- PRL-F-05-05)

RESOLUCIÓN DE PARALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD

En ___________________,a___de________________de______

Muy Sres. Nuestros:

D./Dª. _______________________________, mayor de edad, con DNI

____________________, en su condición de1_________________________, pone en
su conocimiento:

1º Que con ocasión de2 ________________, se ha podido comprobar que en3

______________ se venían desarrollando los trabajos de4 __________________, en
las siguientes condiciones de5 _____________________________.

2º Que la ejecución del trabajo en las condiciones descritas genera una situación de
riesgo grave e inminente para los trabajadores que tienen que realizarlo, y por la
empresa no se han adoptado, hasta el momento, las medidas necesarias para
garantizar las seguridad y la salud de aquellos.

3º Tomando en consideración todo ello y con amparo en lo establecido en el artículo

21.3 de la Ley 31/95, es por lo que la representación legal de los trabajadores, por
mayoría de sus miembros ha adoptado el acuerdo de paralización de la actividad de
los trabajadores afectados.

4º Que la citada medida, que afecta a6 __________________________ trabajadores,

se extenderá hasta que desaparezca la actual situación de peligro o sea anulada por
la Autoridad Laboral, conforme a lo previsto en la Ley 31/1995, a cuyos efectos con
esta fecha se da traslado a la Autoridad Laboral de la decisión adoptada.

El representante de los trabajadores:

Fdo.:______________________________________

1 Señalar la condición de representante legal de los trabajadores: Comité de empresa, delegado de prevención, etc.
2 Indicar situación de Riesgo Grave e Inminente.
3 El lugar, centro, dependencia, etc.
4 Reflejar el tipo de trabajos o tareas que se realizan.
5 Precisar las circunstancias que generan el riesgo.
6 Identificar, individual o colectivamente, los trabajadores afectados.