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Es necesario conocer y comprender cómo opera una cafetería para poder administrar
correctamente. Existen actividades que la cafetería debe desempeñar para poder
generar ingresos que es la meta principal de todos los negocios casi siempre.
Para poner una cafetería y administrar el negocio existen muchas formas de analizar los
procesos dentro del negocio.
El concepto más simple para poder administrar un negocio es basarse en el ciclo de
Administración. A continuación te explicamos cómo administrar una cafetería.
Administracion de cafeterias
Cualquier negocio opera en forma de círculo, donde se compran productos, se venden y
se genera dinero, este ciclo se repite constantemente y es como la cafetería empieza a
crecer para volverse un negocio rentable. En este artículo te aconsejamos sobre la
administración para iniciar o para saber cómo mejorar una cafetería.
Existe una complejidad en este ciclo al abrir una cafetería o mejorarla, no solamente es
comprar y vender, y es debido a que intervienen una serie de actividades que lo
complementan. Este ciclo más complejo se llama ciclo de administración.
Existen dos elementos importantes que participan en el ciclo, por un lado el
administrador que es el encargado de guiar al negocio mediante la toma de decisiones.
Por otro lado, la organización, conformada por las personas que realizan tareas dentro
de la cafetería como vendedores o personal de producción. Te recomendamos leer
también: Problemas y soluciones de cafeterías
Organización
Al empezar un negocio de cafetería debe de plantearse una meta y como llegar a ella,
todo esto se hace mediante una buena organización que representan aspectos como la
toma de decisiones y planeación.
Manejo de la gente
Mejorar procedimientos
Se entiende por procedimientos a los pasos a llevar a cabo para desarrollar una
actividad. En el caso de las ventas, por ejemplo, hay un procedimiento que requiere de
buscar prospectos, después atender al prospecto, darle seguimiento, realizar la venta y
por último el servicio postventa.
Otra de las claves para administrar una cafetería exitosa es desarrollar procedimientos
para las actividades que son repetitivas.
Muchas veces como empresarios o emprendedores al poner una cafetería, hacemos las
cosas improvisando, quizá esto es bueno para la resolución de problemas de manera
rápida, pero a largo plazo puede ser un mal hábito que no deja planear o hacer las
cosas bien.
Una recomendación es hacer de forma sencilla un diagrama con los pasos de la
actividad más importante, después analizar si tienes en claro que hacer y si tus
empleados lo saben y hacen lo mismo.
Realiza pruebas
Otra de las claves para administrar un negocio rentable de cafetería es que antes de
invertir tu dinero conozcas exactamente el valor del negocio, y esto se hace mediante
pruebas.
Esto se refiere a saber que está en demanda, las características del producto, como lo
quieren, a qué precio, etc. Para esto necesitas hacer una investigación sobre el negocio
del café.
Mantenerse aprendiendo
Uno de los problemas de los empresarios es que no pueden o no tienen tiempo para
conocer más de los negocios.
Quizá pareciera no tener importancia, pero sí afecta y se ve reflejado en cómo se
administra el negocio. El hecho de no conocer las soluciones potenciales a los
problemas que enfrenta o enfrentará los hace vulnerables al fracaso.
Compras
Las compras se refiere a la actividad de adquirir mercancías, materia prima u otros
productos complementarios que son necesarios para ofrecer el servicio a vender. Esta
actividad implica tareas como cotizar, negociar, buscar proveedores, estimación de
costos, entre otras cosas.
Una vez realizada la compra, generalmente las empresas pasan por el proceso de
producción.
Producción
Dentro de esta etapa, el administrador debe controlar que la materia prima sea
recibida, empacada y procesada para obtener el producto final. Uno de los aspectos
más importantes durante este proceso son los controles de calidad que intervienen
para tener el producto listo para la venta.
Inventarios
Una vez que el producto esté terminado forma parte del inventario, que es la mercancía
lista para vender. Aquí es donde se genera una entrada de inventario, almacenamiento
y salida de inventario.
Ventas
En esta etapa, el administrador debe de ser capaz de controlar todas las operaciones
diarias y las actividades “atrás del mostrador”, como lo son el manejo de vendedores,
capacitación, motivación y control de problemas como robos, manejo contable, etc
Servicio al Cliente
Este aspecto es de suma importancia debido a que las ventas están muy ligadas al
servicio al cliente, además de que en una cafetería, el servicio al cliente es fundamental.
Recuerda que es más económico mantener a un cliente que buscar nuevos.
La administración de clientes incluye también las políticas de ventas, atención a
problemas, reorden de mercancías, etc.
Planilla de stock.
La plantilla de Control de Stotillo te permite registrar las entradas y salidas diarias de los
productos que tienes en cartera, arrojando un reporte que detalla cuánto de stock te
queda de cada producto.
Características de la planilla
Permite ingresar por única vez los productos por código.
Posee una hoja de movimientos para detallar las compras y ventas así como existencia
inicial.
Arroja un reporte de saldo de stock día abierto por producto, fecha, movimiento y
cantidad.
Control de Stock
El control de stock es un proceso que busca tener visibilidad de cuántos productos (o
insumos) hay disponibles cada vez que se compra y se vende (o utiliza) al momento que
estoy consultando.
El fin principal es evitar que haya desabastecimiento de productos o insumos y que esto
genere impacto en ventas. Por esta razón el control de stock se considera una tarea
fundamental en cualquier tipo de negocio; sea grande o pequeño.
Adicionalmente, saber los saldos de stock y los movimientos ayuda a detectar si han
existido hurtos, maniobras fraudulentas o mal manejo de los productos de tal manera
que podamos tomar cartas en el asunto y corregir estos desvíos involuntarios.
El formato del cronograma solía ser físico (en papel) hasta que las nuevas tecnologías
han optimizado la creación de un cronograma digital que puede visualizar toda la
plantilla y en el que organizar las tareas de forma colaborativa.
Tareas
Fechas de entrega
Recursos necesarios
Relaciones con otros proyectos / actividades
Responsables para tener una visión clara sobre el estado de un proyecto
Por tanto, el cronograma simplifica el monitoreo de los managers y ofrece a los
empleados una hoja de ruta para alcanzar los objetivos, descomponiendo las
actividades para realizarlas de forma progresiva.
Hasta ahora era muy común que los cronogramas fueran realizados a mano, en
especial si involucra a una sola persona, en la actualidad las empresas necesitan
apoyarse en herramientas digitales tanto por el volumen de trabajadores como por la
facilidad en la gestión y organización de tareas.
Definición de tareas
Hay que saber cuáles son las tareas necesarias para el cronograma de actividades. Por
lo general, esta definición se produce cuando los supervisores de las áreas involucradas
se reúnen para fijarlas, haciendo una lista que luego se representará en el cronograma.
Fin – comienzo: son las tareas que dependen de una anterior. Hasta que esa no esté
hecha, no se podrá avanzar con la siguiente.
Comienzo – comienzo: engloba dos o más tareas que se pueden realizar al mismo
tiempo.
Comienzo – fin: una tarea comienza en el momento que otra termina. Guardan relación
entre sí.
Fin – fin: agrupa dos o más tareas que deben concluir en el mismo momento o lapso de
tiempo.
Fijar plazos en el cronograma de trabajo
Una vez que se han definido las tareas y las relaciones entre ellas, para realizar el
cronograma hay que fijar los plazos de realización para cada una de ellas. Este punto es
clave porque contribuye al orden y marca el ritmo de producción.
Esta etapa es una de las más exigentes. Por lo general, no es posible realizar
estimaciones de tiempo exactas. Por eso muchas compañías se apoyan en un software
de control horario para tener claro cuánto toma determinada tarea, aproximándose a
tiempos reales.
O para analizar quién está trabajando en cada turno y, a su vez, evitar problemas de
solapamientos de horarios y organización (que no haya ningún turno vacío por culpa de
bajas o vacaciones).
Gestor de turnos
Tareas o actividades
Semana (o tiempo estimado de entrega)
Recursos
Responsable
En cuestiones de diseño, se recomienda dejar un espacio prudente entre márgenes
para poder agregar información (por lo general producto de ajustes) con comodidad.
Las columnas y filas del cronograma pueden variar dependiendo de la dimensión del
proyecto.
Ir reajustando el cronograma
El cronograma no es algo fijo.
A medida que se avanza con las tareas, probablemente sea necesario realizar ajustes o
incorporar nuevas acciones en el cronograma, así como marcar o tachar las metas que
se alcanzan (funciona como estrategia de motivación: un paso más hacia la meta).
En ocasiones, los proyectos coinciden con las vacaciones de alguno de los empleados,
ausencias o cambios de turnos que influyen en la dinámica de producción. A través del
software de gestión de tiempo se sincronizan esas variables en un calendario que
puede ser revisado por el equipo de trabajo para ajustar el cronograma según
convenga.
Cronograma de Pert
Este diagrama prioriza las tareas y las relaciones entre ellas antes que las fechas de
entrega.
Esta distribución suele ser acompañada por flechas para establecer relaciones de
causalidad o dependencia entre las tareas.
Cronograma de hitos
Cualquiera de estos modelos dependerá de una línea base del cronograma, que se
define una vez que el cronograma está hecho y aprobado por las distintas instancias
(cliente, dirección, responsable de proyecto…).
La línea base de cronograma es la versión final del modelo que se haya seleccionado.
Funciona como referencia para monitorear el proyecto, marcando en tiempo real
aquellas etapas que se vayan alcanzando.
Cronograma de Gantt
En este cronograma, la distribución de las tareas es en forma de barra temporal (que
suele ser denominada como eje X). Mientras más extensa, más tiempo requiere la
acción.
Esta diagramación facilita el monitoreo, por fecha de inicio y conclusión, de las tareas y
la fecha de comienzo y entrega del proyecto.
LA COMANDA
Definición.
Se conoce con el nombre de comanda (del francés commander=pedir) el
vale interno que por triplicado efectúa el maître de los manjares y bebidas
que los clientes van a tomar. Además va a permitir conocer el destino final
de las materias primas y controlar internamente las salidas, pudiendo ser
detectadas posibles pérdidas, tendencias de consumo. Servirá para realizar
la factura al cliente.
Formato.
Existen diferentes tipos en función de la naturaleza del servicio.
Normalmente disponen de un original blanco autocopiativo, una primera
hoja de papel de cebolla y de color amarillo también autocopiativa y una
segunda de color rosa. En el caso de los postres, si se sirven desde el carro o
los vinos servidos desde vitrinas climatizadas, la comanda se puede realizar
por duplicado.
No existe un formato uniforme de comanda, pero básicamente
deberán tener los siguientes apartados:
a) Numeración de la comanda. Es el número impreso colocado en la
parte inferior derecha de un vale de comanda. La numeración de la
comanda es relativa.
b) Fecha y número de la mesa que ocupan los clientes
c) Número de habitación. En el caso de un establecimiento hotelero se
indica el número de habitación que ocupa el cliente en el hotel. Cuando se
trate de un cliente de paso, que no se aloja en el hotel, se escribe la
palabra “paso” para indicarlo. Este dato es muy importante para la
facturación en los establecimientos hoteleros.
Utilidad de la comanda.
a) Solucionar malentendidos con el cliente sobre su pedido.
b) Detectar pérdidas: Un género comprado o está en la cámara, cocina, economato,
bodega o se ha vendido y por lo tanto cobrado.
c) Evaluar tendencias de consumo, los platos más demandados con el fin
de confeccionar nuestra oferta gastronómica.
d) Conocer qué ha pedido cada cliente sin tener que preguntarle.
e) Atender a las mesas por riguroso orden de llegada.
f) Conocer de manera rápida la persona que tomó la comanda, así como la
que atendió la mesa para solucionar posibles reclamaciones o para
transmitir felicitaciones.
g) Cumplimentar la correspondiente factura.
CLASE 14
MARIDAJE.
El maridaje entre el café y la comida es el proceso de unir un alimento con
un café con la intención de realzar el placer de comerlos.
En muchas culturas el café ha sido considerado un alimento básico en la
dieta, y de alguna manera tanto la producción como las tradiciones culinarias
de una región han evolucionado conjuntamente a lo largo de los años. Más
que seguir una serie de normas, las tradiciones culinarias lugareñas
simplemente se combinaban con los cafés de la zona. Así, el arte de
combinar los alimentos es un fenómeno relativamente nuevo y moderno
que mueve a la industria editorial y a los medios de comunicación mediante
publicaciones sobre el maridaje del café y la comida.
En el ámbito de la restauración, el barista normalmente es el encargado de
recomendar las combinaciones de comida y café a los comensales. El
BIZCOCHO DE ALMENDRAS
2 tazas de harina
1 taza de azúcar granulada
1 cucharadita de polvos para hornear
1 taza de almendras tostadas y picadas. Tostarlas a 350°en el horno
por 7 o 10 min.
3 huevos enteros a temperatura ambiente
1 cucharadita de vainilla y una de extracto de almendras
Una pizca de sal
Ralladura de naranja
Forrar una lámina para galletas con papel pergamino.
Precalentar el horno a 425° F.
Mezclar la harina, avena, azúcar, sal, polvo de hornear y bicarbonato.
Desmenuzar la mantequilla, batirla con el huevo, naranja y extracto o aceite
de naranja.
Mezclar con la harina para formar una masa suave.
Ponerla en una superficie enharinada y amasarla por unos minutos.
Formar un rollo de 1⁄2 pulgada y cortar en discos.
Barnizarlos con leche, espolvorear con azúcar y la ralladura de naranja.
Hornearlos hasta que estén ligeramente dorados, más o menos 14 min.
Estas versátiles y suaves galletas son tan divertidas para hacer como para
comerlas.
También pueden hacerse de chocolate sustituyendo 2
cucharadas de harina por 2 de cocoa. Para una presentación más
adornada, añadir una cucharada de café Turco finamente molido, formando
bolas, rodarlas en azúcar siguiendo las instrucciones de los pasteles miniatura de
boda italianos.
Aproximadamente 36 galletas
Precalentar el horno a 375° F.
Forrar hojas para galletas con papel pergamino o engrasarlas ligeramente.
16 porciones
4 1⁄4 tazas de harina cernida
2 cucharaditas de polvos de hornear
1/8 de cucharadita de sal
6 oz. de chocolate de buena calidad amargo o semiamargo finamente picado
2 tazas de mantequilla sin sal suavizada
3 tazas de azúcar granulada
1 cucharadita de vainilla
10 huevos grandes
2 cucharadas de licor de naranja o leche
Ralladura de 2 limones
Ajustar la rejilla del horno a una altura de 1/3 de distancia de la base del
horno, precalentado a 325°F.
Engrasar un molde en forma de tubo de 10 X 4 pulgadas.
Poner en uno de los extremos del tubo un círculo de papel encerado, encerar el
papel enharinar el molde por dentro, sacudir el exceso de harina.
Mezclar harina, polvo de hornear y sal en un tazón.
Poner el chocolate al baño maría hasta que se derrita.
Usando la batidora, batir a velocidad media la mantequilla hasta suavizar.
Agregar el azúcar y la vainilla, batir a velocidad baja hasta incorporarlas, e
despegando los lados de la masa con una espátula de goma.
Para el Streusel
1 1⁄2 tazas de galletas graham hechas migas
3⁄4 taza de nueces finamente picadas
3⁄4 taza de azúcar morena
1 cucharadita de canela en polvo
1⁄4 de cucharadita de cardamomo en polvo
1⁄2 taza de mantequilla sin sal , derretida
para el pastel
2 tazas de harina
1 taza de azúcar granulada
2 1⁄2 cucharaditas de polvos de hornear
1⁄2 cucharadita de sal
1⁄2 taza de mantequilla sin sal a temperatura ambiente
2 huevos
1 1⁄2 cucharaditas de extracto de vainilla
1 taza de leche
Tips:
Enfriar el pastel de queso tapado 4 o 24 horas antes o ponerlo destapado
en el congelador por 1 hora o hasta que esté firme. Al sacar el pastel del
molde ponerlo en una bolsa o contenedor para congelador, sellarlo,
etiquetarlo y congelarlo durante 1 mes. Para servirlo, poner el pastel en un
platón ligeramente cubierto. Deshelar por 24 horas en el refrigerador.
Este simple mousse de chocolate usa crema batida como base. Hay que
envolver la crema poco a poco y suavemente en el chocolate y mezclar bien
antes de continuar.
Descongelado y dividido.
Combinar los primeros 4 ingredientes en una cacerola y ponerlos al fuego
hasta que hiervan, el azúcar se disuelva y la mezcla esté espesa
(aproximadamente 3 min.) moviendo constantemente.
Quitar del fuego y agregar el kahlua.
Enfriar.
Combinar la mezcla de chocolate y pastel en un tazón grande, agregar las
barras de dulce picadas, reservando 1 cucharada para adornar.
Dejar a un lado.
Batir 3 tazas de leche y la mezcla de pudding a velocidad media hasta que
esté bien mezclada. Añadir la mezcla de pastel.
Cubrir, enfriar 15 min.
Poner la 1⁄2 de la mezcla en un plato o tazón.
Cubrir la superficie con las rebanadas de plátano y cubrir con el whipped topping.
Repetir las capas y terminar con whipped topping. Rociar con la reserva de la barra
de dulce.
Enfriar por una hora.
Esta versión de este sándwich de crema helada para el verano tiene su propia
salsa de fudge.
Si el café no es tu sabor favorito, siéntete libre de usar chocolate o
cualquier otro sabor de helado de crema. Estos sándwiches pueden
almacenarse en el congelador por 4 días.
2 cucharadas de azúcar
2 cucharadas de jarabe de maíz ligeramente coloreado
1 1⁄2 cucharadas de cocoa sin azúcar
1 cucharada de 1 % leche descremada
1 cucharada de margarina
1⁄4 de cucharadita de extracto de vainilla
1 1⁄4 tazas de yogur helado de café bajo en grasa, suavizado
20 galletas wafer de chocolate
Puedes delinear estas galletas en forma de árbol con guías, puntos o líneas de
chocolate derretido. Después rociadas con caramelo derretido.
1 taza de mantequilla suavizada
1/3 de taza de azúcar glas cernida
3 cucharadas de azúcar granulada
1 cucharadita de café exprés instantáneo en polvo 2 cucharadas de
caffé cristal instantáneo
Recursos Humanos.
ENTREVISTAS
Antes de la Entrevista
● Conoce todo lo que puedas de la empresa
● Repasa tus aptitudes, tu experiencia y tu formación
● Lleva el currículum y conócelo a la perfección, ya que se basarán en él
● Hazte una relación de tus puntos débiles y prepara argumentos para
defenderlos
● Hazte una relación de tus puntos fuertes y prepara argumentos que los
corroboren
● Si te citan por escrito, confirma tu asistencia
● Comprueba tu apariencia (evita ropa llamativa; bien vestido/a, limpio/a y
afeitado)
● Ve solo/a
● Sé puntual (5 minutos antes)
● Prepara la entrevista, el seleccionador va a hacerlo también
Durante la Entrevista
Crea una buena impresión. Las primeras impresiones son de gran importancia. Muchos
empresarios consideran que tras haber visto entrar por la puerta a un candidato,
observar la forma de dar la mano y sentarse, son capaces de decidir sobre su valía
● Saluda al entrevistador con una fórmula convencional: Buenas tardes Sr. Ruiz
CURRICULUM
Cuando las personas se encuentran en busca de un trabajo, antes de ser citados a una
entrevista laboral, los reclutadores analizan primero su Currículum Vitae (CV), por lo
que es importante que contenga la información necesaria para lograr llamar la atención
del reclutador y ser considerado para la vacante solicitada.
El CV es una carta de presentación que muestra las fortalezas del interesado, es el
primer filtro que los reclutadores toman en cuenta para continuar con el proceso de
selección. Los currículums varían dependiendo de la profesión y puesto a postular, pero
todos deben contar con las siguientes características:
Fácil lectura. El CV debe ser un documento donde la lectura sea clara, sencilla y corta,
por lo que se recomienda no pasar de dos hojas. Para facilitar la lectura se aconseja
utilizar algunas de estas herramientas: viñetas, gráficas, letras de otros colores, cuadros
de texto, pequeñas imágenes o barras de porcentajes, que te ayudarán a hacer más
llamativo el documento, pero recuerda no saturar de información, colores e imágenes.
Fotografía. Colocar una fotografía formal, se recomienda que sea tipo tamaño infantil.
Título. El título debe ser llamativo, explicando en pocas palabras a lo que te dedicas.
Datos indispensables. Un currículum debe contar con información relevante para el
reclutador, para que te pueda contactar y conozca la experiencia y habilidades con las
que cuentas:
● Datos de contacto: nombre, dirección, edad o fecha de nacimiento, dirección,
teléfono y correo electrónico.
● Experiencia laboral: enlistar de manera cronológica los trabajos que has
realizado, agregando, la empresa, puesto, periodo laborado, logros y una breve
descripción de las actividades.
● Formación académica: Se recomienda agregar los dos últimos grados de estudio,
las fechas y lugares en los que se cursaron y si se encuentran concluidos, en
proceso o suspendidos. También es importante agregar cursos, talleres y
diplomados.
● Habilidades y conocimientos: Enlistar los conocimientos obtenidos de software,
idiomas, uso de herramientas y las habilidades con las que se cuentan.
En la actualidad existen muchas maneras de hacerle llegar al reclutador un CV, puede
ser de manera física en las oficinas de lugar o de forma digital, a través del envió por
correo electrónico o las páginas de reclutamiento. También existen los
videocurriculums, en el que se realiza una producción audiovisual, donde el postulante
demuestra sus habilidades de interacción social, facilidad de habla y dominio de
idiomas.
MARKETING
El marketing es el sistema de investigar un mercado, ofrecer valor y satisfacer al cliente
con un objetivo de lucro.
Esta disciplina, también llamada mercadotecnia, se encarga de estudiar el
comportamiento de los mercados y de las necesidades de los consumidores. Analiza la
gestión comercial de las compañías con la finalidad de atraer, captar, retener y fidelizar
a los clientes finales a través de la satisfacción de sus deseos y resolución de sus
problemas.
Aunque aquí se mencionan el vocablo inglés y el español, es cierto que está más
extendido el uso de "marketing" a día de hoy en todo el mundo.
En este completo contenido te vamos a detallar qué es el marketing, los tipos y
estrategias que hay, varios ejemplos, la diferencia entre publicidad y marketing, las
características de un buen marketer, qué perfiles son los más demandados hoy, cómo
desarrollar un plan de marketing y tienes a tu disposición varios recursos de
aprendizaje.
Hoy en día el marketing es una estrategia que toda empresa debe implementar en su
plan global para poder crecer. Muchas compañías usan técnicas de marketing para
conseguir sus objetivos, incluso sin darse cuenta. La mercadotecnia no es otra cosa que
el intercambio entre varias partes, de forma que se produzca un beneficio mutuo.
Muchas personas no saben exactamente qué es el marketing y cuando se les pregunta
lo definen con que es vender y otros que es publicidad. Todas las respuestas son
verdad, pero solo son una parte de lo que significa marketing, porque también puede
ser distribución de producto, diseño de packaging o crear landing pages.
El paraguas del marketing es muy amplio y engloba todas aquellas estrategias que
ayudan a una empresa, marca o persona a conseguir sus objetivos.
Otras definiciones posibles para responder a lo que significa marketing son:
● “El marketing es un sistema global de actividades relacionadas con el mundo
mercantil, encaminadas a planificar, fijar precios, promover y distribuir
productos o servicios que ayuden a satisfacer las necesidades del cliente final”.
● “Marketing es el conjunto de actividades que tienen como objetivo satisfacer al
consumidor mediante un producto o servicio, con un beneficio empresarial de
por medio.”
Con toda esta información, lo que se puede deducir claramente es que el marketing
actual se centra en las necesidades y deseos del consumidor. Ya no se trata de
“impactarle” o llegar a él de forma indiscriminada, sino de escucharle y adaptarse a lo
que demanda.
Por ello, el marketing no debe ser entendido como una agrupación de técnicas
simplemente, sino como una filosofía o manera de trabajar que debe influenciar a
todas las áreas de una compañía.
Además, marketing y ventas no deben trabajar de forma aislada. Sino que son dos
áreas que se deben entender como una sola y trabajar de forma muy entrelazada.
Porque sin marketing no se generan ventas y sin ventas no podemos saber cuáles son
los verdaderos puntos de dolor o paint points del consumidor final.
El verdadero arte del marketing no es saber vender, sino entender al consumidor final y
ofrecerle lo que necesita en el momento adecuado del buyer journey o viaje de compra.
CLASE 16
EXAMEN FINAL