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UNIDAD DIDÁCTICA
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas
Unidad didáctica
Sistemas de clasificación
y etapas metodológicas
Autor
Javier Augusto Mayor Forero
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DIDÁCTICA
Sistemas
Sistemas de clasificación y etapasmetodológicas
de clasificación y etapas metodológicas
CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4
Competencias 5
GLOSARIO 44
REFERENCIAS 46
3
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GESTIÓN
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DOCUMENTAL
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Sistemas
Sistemas de clasificación y etapasmetodológicas
de clasificación y etapas metodológicas
Los documentos que son producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales
(dependencias) de las organizaciones, como resultado de la ejecución de actividades realizadas en
virtud del cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones legalmente asignadas, consti-
tuyen el conjunto orgánico de documentos sobre los cuales resulta necesario desarrollar la op-
categorías y/o agrupaciones documentales derivadas de la estructura orgánica y/o funcional de las
Palabras clave:
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de clasificación y etapas metodológicas
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de clasificación y etapas metodológicas
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de clasificación y etapas metodológicas
trabajo archivístico se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya que por ejemplo si
personas no se deben mezclar entre sí; es decir, que la organización de un archivo se debe
efectuar sin añadir elementos extraños a cada fondo y sin recurrir a la eliminación, frag-
mentación y dispersión de los documentos. Pero su aplicación práctica ha ido más allá,
imponiendo que cada documento debe estar situado, dentro del fondo al que pertenece,
en el lugar de origen que le corresponde, reconstruyendo las relaciones presentes en su
nacimiento con el resto de los documentos y manifestando los motivos que animaron su
creación. Por consiguiente, el principio de procedencia o de respeto de los fondos
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de clasificación y etapas metodológicas
posee dos dimensiones complementarias que dan lugar a otros tantos principios
fondos, es decir actúa hacia el exterior, por lo que se denomina principio de integridad o
principio de procedencia en sentido estricto; y la segunda profundiza la integridad de los
fondos en relación con la estructura de los documentos, marcando el respeto de la uni-
cidad y la organicidad de las agrupaciones documentales, es decir, actúa hacia el interior
del fondo, por lo que se le conoce como principio de respeto de la estructura archivística
- -
cación documental, entendiendo como siste-
ma, tal como lo señala Bertalanffy (1993) en la estructura orgánica de la dependencia que
el marco de la Teoría General de Sistemas el los produce y los asuntos o materias sobre los
“complejo de componentes interactivos carac- que versan” (p. 44), teniendo presente la pre-
terísticos de unidades organizadas como inte- misa que, tal como lo señala Montejo (1997)
racción, suma, mecanización, centralización, -
ca principal que sistematice el conjunto de la
fenómenos concretos” (p. 94), es importan- información contenida en cualquier fondo de
te mencionar que Schellenberg (1987) seña- archivo” (p. 50) (Figura 1).
la que “tres son los elementos que podemos
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Dado lo anterior, como consecuencia del aná- las organizaciones, como con las actividades
lisis e interpretación del planteamiento reali- desarrolladas por las mismas, se pueden iden-
zado por Schellenberg (1987), resulta posible
colegir que, de acuerdo con el criterio de clasi-
-
nica de las organizaciones y la estructuración asuntos o materias (Schellenberg, 1987; Here-
jerárquica de las mismas; b) las competencias dia, 1991 y Cruz, 1996) (Figura 2), los cuales
o atribuciones de las organizaciones y; c) los son presentados sucintamente a continuación.
asuntos o materias relacionadas, tanto con
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL - DEPENDENCIA A
EJEMPLO
DESPACHO
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
GOBIERNO, SEGURIDAD SECRETARÍA DE SECRETARÍA COMPETITIVIDAD Y SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
Y CONVIVENCIA HACIENDA PLANEACIÓN DESARROLLO EDUCACIÓN SALUD
CIUDADANA ECONÓMICO
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UNIDAD ADMINISTRATIVA
FUNCIONAL - DEPENDENCIA A
EJEMPLO
DESPACHO
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
GOBIERNO, SEGURIDAD SECRETARÍA DE SECRETARÍA COMPETITIVIDAD Y SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE
Y CONVIVENCIA HACIENDA PLANEACIÓN DESARROLLO EDUCACIÓN SALUD
CIUDADANA ECONÓMICO
Dirección de Dirección de
Dirección Dirección de Dirección de Dirección de
planeación calidad
de justicia presupuesto desarrollo rural aseguramiento
socioeconómica y pertinencia
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una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo (Cruz, 1996, p. 40).
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Pero este principio, que parecía intocable como piedra angular del quehacer archivístico,
se ha visto afectado en la archivística contemporánea precisamente por las frecuentes
mutaciones de los organismos administrativos. Michel Duchein señala cómo este princip-
io se estableció sobre la base de fondos cerrados, estables, provenientes de organismos
desaparecidos, pero en la actualidad, y sobre todo en archivos administrativos, nos hemos
visto obligados a trabajar con nuevas nociones de fondos (Duchein, 1997, p. 89-92), de
tal modo que la noción primigenia se nos comienza así a difuminar, está dejando de ser
tan neta y segura como lo había sido hasta ahora, de manera que actualmente “la única
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EJEMPLO
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EJEMPLO
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de clasificación y etapas metodológicas
EJEMPLO
3. Apoyar la coordinación entre entidades públicas y privadas para mejorar las condi-
ciones de productividad y competitividad.
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EJEMPLO
9. Adelantar las gestiones para obtener cooperación internacional de acuerdo con las
necesidades, acorde con los lineamientos establecidos por la Dirección de Gestión
General y en coordinación con la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional
de Colombia - APC.
EJEMPLO
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EJEMPLO
5. Coordinar los planes y programas de la entidad con los otros organismos del sector
administrativo.
7. Diseñar los indicadores para el seguimiento de los planes en general, los programas
y proyectos del Ministerio y del sector administrativo.
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En este sentido, Schellenberg (1987); Mikelerena y Cruz (1998 y 1996) expresan lo siguiente:
Los expedientes, unidad básica de la acción administrativa, deben agruparse según la fun-
-
amplias sobre la base de las funciones mayores de una dependencia, las secundarias sobre
la base de las actividades y las clases más detalladas deberán comprender las unidades de
expedientación individuales, estas últimas son lo que denominamos series documentales.
Según este esquema piramidal las grandes divisiones vienen dadas por las funciones, y
estas a su vez por medio de las transacciones (Mikelerena y Cruz, 1998, p. 226 - 227).
Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado
-
cumentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar, agruparemos la documentación de
acuerdo con las actividades de que son resultado. (…) Las funciones originan un conjunto
de actividades cuya puesta en marcha da lugar a la realización de algunos servicios para el
logro de las mismas, y a su vez estas actividades se plasman en un conjunto de tramites o
negociaciones relativas a poner en marcha esa actividad y que constituye lo que nosotros
llamamos series documentales (Cruz, 1996, p. 239).
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Es necesario mencionar que el sistema de clasi- por una parte, la lentitud de implantación,
dado que supone cambios en la cultura orga-
parte, la estabilidad, dado que las funciones nizacional y; por otra parte, el conocimiento
permanecen independientemente de los cam- profundo de las funciones y procedimientos
bios presentados en la estructura orgánica y, de las unidades administrativas funcionales de
las organizaciones, siendo necesario comple-
tal como señala Molina y Leyva (1996) “no se mentar dicha desventaja con el planteamiento
estanca en las denominaciones de las depen- realizado por Cruz (1996) cuando señala que
dencias de un momento determinado” (p. 74). “uno de los problemas que plantea este siste-
ma, quizá el que requiere más agudeza, radica
De igual manera, es importante tener presen- en la perfecta diferenciación entre los órganos
te que dicho sistema tiene como desventajas, y las funciones” (p. 243).
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EJEMPLO
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de clasificación y etapas metodológicas
En este sentido, Schellenberg (1987) y Mikelerena y Cruz (1998 y 1996), expresan lo siguiente:
Es el sistema empleado en las bibliotecas, según el cual se establecen los grupos en vir-
documental, resulta de capital importancia señalar que la elección del sistema, idealmente debe
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expuesto, depende de varios aspectos o exigencias del trabajo archivístico: a) Debe de ser
-
ción que cada cual pueda tener del contenido de los documentos, cuanto de aspectos in-
equívocos y; c) Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los
documentos, del proceso administrativo del cual son resultado (Cruz, 1996, p. 242).
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ETAPAS METODOLÓGICAS
DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
-
guientes etapas metodológicas (Figura 8).
IDENTIFICACIÓN DE
PRODUCTORES DOCUMENTALES
ANÁLISIS ESTRUCTURAL
ANÁLISIS FUNCIONAL
Documental, siendo conveniente, como condición sine qua non, entender el concepto de Fondo y
las características del mismo (Heredia, 1993; Couture y Rosseau, 1982; Alday, 2004; Parra, 2004
y Archivo General de la Nación -AGN-, 2011) (Figuras 9 y 10).
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DEFINICIÓN
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de clasificación y etapas metodológicas
EJEMPLO
1 2
EXISTENCIA FUNCIONES
LEGAL PROPIAS
PROPÓSITOS Y POSICIÓN
6ATRIBUCIONES JERÁRQUICA 3
ESTRUCTURA
INTERNA AUTONOMÍA
5 4
Figura 10. Características. Fuente: elaboración propia.
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escisión, supresión), siendo necesario mencionar que, de acuerdo con la vigencia administrativa de
las mismas, se encuentran diferentes tipologías de fondo documental (Figura 11).
(…) los fondos pueden ser abiertos o cerrados, es decir, corresponder a instituciones
vivas y por tanto susceptibles de incrementar su volumen, o a otras fenecidas o que han
cambiado desde el punto de vista orgánico, en cuanto a su nombre y estructura, o funcio-
nal, en cuanto a sus competencias y atribuciones (López, 2004, p. 13).
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Análisis estructural
La segunda etapa metodológica tiene como funciones, manuales de procesos y procedi-
- mientos, reglamentos internos, etc.) que permi-
ciones documentales (secciones y subseccio- ten, por una parte, legalizar los cambios estruc-
nes) que se encuentran relacionadas con los turales (creación, fusión, escisión y supresión);
documentos producidos y/o recibidos por las -
unidades administrativas funcionales (depen- quizar las agrupaciones documentales (Godoy
dencias) de las organizaciones, mediante la y López, 2001; Heredia, 1993; Consejo Inter-
recopilación, revisión, análisis, interpretación nacional de Archivos, 2000; Acevedo, 2004 y
y sistematización de los actos administrati- Villaseca, 2012) (Figuras 12 y 13).
vos (organigramas, manuales competencias y
DEFINICIÓN
Una sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que pro-
duce el fondo. La sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de la
actividad de esa subdivisión orgánica o funcional. Antonia Heredia Herrera, 1993
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DEFINICIÓN
Una sección documental es una subdivisión del fondo consistente en un conjunto de do-
cumentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas
de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupacio-
nes geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Fran-
cisco Obed Acevedo Gutiérrez, 2004
Una sección documental es una subdivisión del fondo, identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que pro-
duce el fondo. El subfondo o sección de fondo es, pues, el conjunto de documentos gene-
rados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional. Osvaldo Villaseca
Reyes, 2012
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EJEMPLO
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SUBDIVISIÓN
7 DOCUMENTAL
1
POSICIÓN
DIFERENCIACIÓN SUBORDINADA
INTERIOR
CORRESPON-
6 DENCIA
CON SUBDI-
FUNCIONES
ESTABLECIDAS 2
VISIONES
PERTENENCIA
COMPETENCIAS SISTEMA
PROPIAS DE ARCHIVOS
5 INSERCIÓN
ORGANIZACIONAL
3
4
Figura 13. Características. Fuente: elaboración propia.
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EJEMPLO
El Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-, de
acuerdo con las disposiciones normativas consagradas en el Decreto 071 de 2010 (Enero
10), con el propósito fundamental de garantizar el cumplimiento de las funciones legal-
mente asignadas, tiene definida la siguiente estructura orgánica:
1. Junta Directiva
2. Dirección General
3. Oficina de Control Interno
4. Oficina de Docencia e Investigación
5. Subdirección Técnico Científica
6. Subdirección Administrativa y Financiera
7. Órganos de Asesoría y Coordinación
7.1 Comisión de Personal
7.2 Comité de Coordinación de Control Interno
Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-.
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EJEMPLO
DIRECCIÓN GENERAL
Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-.
EJEMPLO
Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta Empresa Social del Estado -ESE-.
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EJEMPLO
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de clasificación y etapas metodológicas
EJEMPLO
Grupo Programa
Oficina de
Nacional de
Control Interno
Concertación
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de clasificación y etapas metodológicas
EJEMPLO
210 - Oficina de
Control Interno
600 - Dirección de 700 - Dirección 800 - Dirección de 900 - Dirección de 1000 - Dirección de 1100 - Dirección de
Patrimonio de Artes Comunicaciones Cinematografía Fomento Regional Poblaciones
administrativos que determinan la estructura orgánica de una entidad, en segundo lugar, de do-
cumentos tales como manuales o instructivos del Sistema Integrado de Gestión o manuales o
instructivos del Sistema de Gestión de Calidad; y en tercer lugar, de organigramas (estructura
Análisis funcional
El análisis funcional tiene como propósito, por una parte, establecer el ámbito de producción do-
cumental de las unidades administrativas funcionales (dependencias), determinando la iniciación
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de clasificación y etapas metodológicas
funciones y los procesos, los procedimientos y los trámites desarrollados por las dependencias en
cumplimiento de los objetivos institucionales.
-
ries documentales (Godoy y López, 2001; Gallego y López, 1991; Heredia, 1993; Cruz, 1996; Mesa
de Trabajo de Organización de Archivos Municipales, 1996; Romero, 1997; Consejo Internacional
de Archivos, 2000; La Torre y Martín, 2003; Acevedo, 2004 y Villaseca, 2012) (Figuras 13 y 14).
DEFINICIÓN
Una serie documental es un conjunto de documentos que tienen el mismo origen orgá-
nico, responden a la misma funcion administrativa, eston sujetos al mismo tromite o use
administrativo y tienen caracteristicas similares en cuanto al contenido y, a menudo, en
cuanto al aspecto extemo. Olga Gallego Dominguez y Pedro Lopez Gómez, 1991
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de clasificación y etapas metodológicas
Figura 14. Serie documental - Unidades documentales simples. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
RESOLUCIÓN 001 RESOLUCIÓN 002 RESOLUCIÓN 003 RESOLUCIÓN 004 RESOLUCIÓN 005
RESOLUCIONES
ORDENANZAS 001 ORDENANZAS 002 ORDENANZAS 003 ORDENANZAS 004 ORDENANZAS 005
ORDENANZAS
ACUERDOS ACUERDOS 001 ACUERDOS 002 ACUERDOS 003 ACUERDOS 004 ACUERDOS 005
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Figura 15. Serie documental - Unidades documentales complejas. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
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Figura 16. Subserie documental - unidades documentales simples. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE ACTA DE COMITÉ DE
ACTAS DE COMITÉ CONTRATACIÓN 001 CONTRATACIÓN 002 CONTRATACIÓN 003 CONTRATACIÓN 004 CONTRATACIÓN 005
DE CONTRATACIÓN
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Figura 17. Subserie documental - Unidades documentales complejas. Fuente: elaboración propia.
EJEMPLO
PLANES ESTRATÉGICOS PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO PLAN ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL 001 INSTITUCIONAL 002 INSTITUCIONAL 003 INSTITUCIONAL 004 INSTITUCIONAL 005
INSTITUCIONALES
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EJEMPLO
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EJEMPLO
OFICINA PRODUCTORA
Oficina Asesora de Planeación
(PROCEDENCIA)
SERIE DOCUMENTAL (FUNCIÓN) Planes y Programas
SUBSERIE DOCUMENTAL
Planes de Acción
(ASUNTO ESPECÍFICO
SUBSERIE DOCUMENTAL
Planes Estratégicos Sectoriales
(ASUNTO ESPECÍFICO)
SUBSERIE DOCUMENTAL
Planes Estratégicos Institucionales
(ASUNTO ESPECÍFICO)
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GLOSARIO
Análisis estructural. etapa metodológica que y/o recibidos por las unidades administrativas
funcionales (dependencias) de una entidad y;
las agrupaciones documentales (secciones y en segundo lugar, el establecimiento de un
subsecciones) que se encuentran relacionadas sistema de ordenación lógico para garantizar
con los documentos producidos y/o recibidos la organización, conservación, control y recu-
por las unidades administrativas funcionales peración de los mismos.
(dependencias) de las organizaciones
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REFERENCIAS
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de clasificación y etapas metodológicas
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GESTIÓN
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UNIDAD
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DIDÁCTICA
Sistemas
Sistemas de clasificación y etapasmetodológicas
de clasificación y etapas metodológicas
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ORGANIZACIÓN
GESTIÓN
DOCUMENTAL
DOCUMENTAL
UNIDAD
UNIDAD DIDÁCTICA
DIDÁCTICA
Sistemas
Sistemas de clasificación y etapasmetodológicas
de clasificación y etapas metodológicas
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