Cátedra Sistema Administrativo y de Control Interno

Facultad de Ciencias Económicas de la U.N.T.

Contenido Concepto y definición

de la clase Organigramas Objetivos

Problemas
PARTE 2
Pautas de diagramación

Manual de Organización
Manuales
Manual de Funciones.
Desarrollo y mantenimiento

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 Herramientas de organización
Enfoque desde la ESTRUCTURA y los PROCESOS
MEDIOS DE MEDIOS DE
ANÁLISIS Y ANÁLISIS Y
ACENTO UNIDAD DE DESARROLLO DESARROLLO
ORGANIZACIÓN
ANÁLISIS
GRAFICOS ESCRITOS

Área
QUÉ Sector ORGANIGRAMA MANUAL DE
ESTRUCTURA Departamento FUNCIONES
QUIÉN
División -Diagrama de
estructura -

Procedimientos CURSOGRAMA MANUAL DE

Rutinas PROCESOS
CUÁNDO
PROCESOS Operatorias
CÓMO -Diagrama de
Circuitos
procesos -

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 Manuales - Conceptos

Los Manuales son partes del sistema de comunicación y de

información de la empresa, por medio de los cuales la
dirección transmite decisiones sobre:

1 • Políticas de la empresa
2 • Organización estructura
3 • Procedimientos

Es una herramienta de la organización formal

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 Ventajas del uso de Manuales
Constituyen parte del proceso de comunicación. Son herramientas que sirven
de enlace de las partes de la estructura formal.

Son un inventario documentado de las prácticas reconocidas en la empresa.

Normalizan o establecen un standard de trabajo.

Vía de transmisión y conservación del legado de experiencia, habilidad y

capacidad de los jefes.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales.
Rigen normas que se mantienen en continuidad, es decir se preserva la
homogeneidad.
Sirven para dirimir conflictos derivados de superposición de funciones,
responsabilidad y autoridad.
Proveen un elemento de base para la revisión del sistema en forma ordenada
y permanente.
Ayudan a la dirección en la tarea de planificar, coordinar y controlar.

Son herramientas de implementación del análisis de sistemas.

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 Manuales – Definiciones previas
Políticas
• Modo que tiene una
entidad o una persona de
llevar o dirigir sus asuntos
• La política es una actividad
orientada en forma
ideológica a la toma de
decisiones de un grupo
para alcanzar ciertos
objetivos.
• También puede definirse
como una manera de
ejercer el poder con la
intención de resolver o
minimizar el choque entre
los intereses encontrados
que se producen dentro de
una organización.
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Funciones
• Hace referencia a una
actividad o al conjunto de
actividades genéricas, que
desempeña uno o varios
elementos de forma
complementaria para
conseguir un objetivo
concreto y definido.
• Tarea: La tarea es una
labor u ocupación. El
término puede hacer
referencia a aquello que
una persona debe realizar.
Procedimientos
• Según la definición de la
Real Academia Española, el
significado de esta palabra
refiere a “la acción y efecto
de proceder”.
• Este concepto se define
como un método o sistema
estructurado para ejecutar
algunas cosas.
• Es un conjunto de acciones
u operaciones que tienen
que realizarse de la misma
forma, para obtener
siempre el mismo
resultado bajo las mismas
circunstancias.
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 Manuales – Definiciones previas
Políticas

CONTEXTO

Informes para la Dirección

Manual de Funciones

Manual de Procedimientos

Procesos - Cursogramas

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 Manual de Políticas

"Es un compendio de guías generales establecidas por la alta dirección

para canalizar el pensamiento administrativo en pos de alcanzar los
objetivos de la organización”

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la

administración que es probable que se presenten en determinadas
circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas

escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal
operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la
dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

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 Manual de Funciones – Concepto

Es la versión detallada de la descripción de los objetivos,

funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen la estructura de la
organización

Es la descripción de funciones y tareas que le son

asignadas a cada jefatura.

• Indica qué debe hacerse y quién debe hacerlo.

• Los manuales de funciones están dirigidos a niveles
jerárquicos de la organización.

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 Manual de Funciones – Concepto

El Manual de Funciones se denomina también “manual de

tareas” o “descripción de cargos”. Se asegura y desarrolla
la continuidad del patrón de relaciones de la organización
diseñado por el Organigrama

Organigrama
Manual de
Estructura
Manual de
Funciones

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 Manual de Funciones – Propósito

❑ instruir a los miembros que componen la organización sobre los objetivos,

funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo de la
organización.
❑ Procurar el conocimiento de los procedimientos administrativos y las
obligaciones en los que participan cada uno de ellos.
❑ Minimizar la duplicación o superposición de funciones, lentitud y
complicaciones innecesarias en las tramitaciones.

El Manual de Funciones debe ser considerado como un instrumento

dinámico, sujeto a modificaciones que surgen de las necesidades
propias de la organización, por cuanto debe ser flexible a los
cambios, tanto los relacionados con el factor humano como
estructural.
En consecuencia el manual debe ser objeto de revisiones
secuenciales para mantener su utilidad.

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 Cargo – Concepto

Es una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades

lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo,
que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para
que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización.
CHRUDEN,Arthur, SHERMAN, Williams., Personnel Management, Editorial Macgraw-hill, (Cincinnati, South- Eastern-1963),
pág. 79

Es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que
pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el
organigrama.
LIVY, Bryan, Job Evaluation: A Critical Review, Editorial Allen and Unwin , (Londres, George -1975), pág.46

Descripción de cargos (CHIAVENATO Idalberto)

Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo
diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las
funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución
(cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como
lo hace), los objetivos del cargo (por que lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de
los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende

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 Perfil del Cargo – Concepto

Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se analiza el

cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo
exige a su ocupante

El análisis del cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones

relacionadas con los cargos. El análisis estudia y determina los requisitos
calificativos, las responsabilidades que le atañan y las condiciones exigidas por el
cargo para su correcto desempeño.

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 Manual de Funciones – Principios
Principios Organizacionales básicos que debe respetar el MF

1. A cada jefe se le deben asignar responsabilidades precisas y claras.

2. La responsabilidad debe llevar siempre aparejada la autoridad correspondiente.
3. Debe ser delegada toda autoridad que pueda ser desempeñada en forma segura y
adecuada por un jefe o empleado de menor jerarquía.
4. La responsabilidad del subordinado hacia su superior por la autoridad recibida,
mediante la delegación, es absoluta y ningún superior puede eludir la
responsabilidad por las actividades de su subordinado.
5. Todo cambio de responsabilidad de un puesto debe ser conocido por las personas a
quienes involucre.
6. Para asegurar el cumplimiento de las funciones delegadas, se consigna la obligación
de suministrar informes acerca de la gestión realizada.
7. Sólo las decisiones que no puedan ser adoptadas en un determinado nivel deben ser
remitidas hacia uno superior.
8. No deben darse órdenes a los subalternos omitiendo la vía del jefe responsable.
9. Ningún jefe o empleado que desempeñe un solo puesto en la organización debe
estar sujeto a recibir órdenes de más de una fuente.

FINCOWSKY FRANKLIN Enrique Benjamìn, Manuales Administrativos: Guía Para su Elaboración, Editorial Pax, (México,Fca-Unam-
2000)

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 Manual de Funciones – Objetivo

Que cada jefatura esta informada de:

Designación formal del cargo.-

Enunciado de sus funciones.-

Descripción de sus tareas habituales.-

Vinculación con otras áreas de la empresa y con el exterior.-

Quienes son sus subordinados y él de quien depende.-

La información que recibe, procesa y emite.-

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 Manual de Funciones
Beneficios

Documentar los distintos puestos de trabajo de la organización mediante una

descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de trabajo y sistemas
Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades,
funciones, tareas, responsabilidades
Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de servicios,
estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
También hace posible efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de
trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias.
Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del
puesto de trabajo.
Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo de procesos de
selección más eficaces.

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 Manual de Funciones

Principio rector:

El “Principio rector” de los manuales de

funciones es el patrón de relaciones
utilizado para diseñar la estructura: los
sectores, áreas, departamentos. NO el
proceso.

La guía de ordenamiento del

Manual de Funciones es el
diagrama de la Estructura u
Organigrama.

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 Manual de Funciones – Uso
Para el empleado: le permite ver con claridad su misión, facilitando
así su integración a la organización al especificar cual es su tarea, de
qué es responsable, de quien depende y cuáles son las
relaciones con otros miembros de la organización.

Para el jefe: le provee un estándar para valorar la actuación de

sus subordinados, apreciar las realizaciones y tener una visón más
objetiva de la ejecución real.

Para el análisis organizacional: permite apreciar la adecuación de

la división del trabajo, de la asignación de responsabilidades, del
grado de descentralización y del sistema relacional.

Para la planificación de recursos humanos: provee información

acerca del perfil de los puestos (conocimientos, experiencias) y
permite advertir cuáles son los requerimientos de personal que deberá
incorporar y capacitar.

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 Manual de Funciones – Contenido

Misión

Funciones

Asignación de Autoridad

Relaciones

Condiciones Requeridas para el

Puesto de Trabajo

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 Manual de Funciones – Contenido

MISIÓN:
debe definir la contribución del departamento o área a los
objetivos generales de la empresa, es decir, establecer un campo
de actividad. Algunos autores consideran incluir metas.

FUNCIONES:
enuncia el cargo o tarea asignada por la empresa cuya
responsabilidad se imputa al titular del cargo. Hay dos grandes
grupos de funciones:
•Funciones Administrativas: comunes a cualquier cargo de conducción
(planeamiento, conducción, control, etc.)
•Funciones Técnicas: son funciones específicas del cargo o de la profesión.
Requieren algún tipo de profesionalización.

ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD:
es el grado de autoridad del cargo. Debe estar aparejada con la
responsabilidad que tiene que cumplir quien ocupa el cargo.
“Las decisiones deben adaptarse en el nivel más bajo posible de
la jerarquía y en la mayor proximidad posible de la acción con la
cual se relacionan”. ( Drucker)

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 Manual de Funciones – Contenido
RELACIONES:
• como es la relación de autoridad
• como se establecen los canales de información.
• Cuanto mejor formalizados están los canales de
información y mejor determinadas las
relaciones entre las personas, es más difícil que
busquen los canales informales de relacionarse.

CONDICIONES REQUERIDAS PARA EL

PUESTO DE TRABAJO:
• los conocimientos técnicos formalizados (título
profesional o especialización)
• experiencia laboral (en otros puestos de la
empresa o fuera de ella)
• condiciones personales (edad, sexo, apariencia,
aptitudes físicas y mentales, personalidad, etc.).

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 Ejemplos de Organigramas

Contenido Conceptos. Autoridad – Poder – Delegación

de la
próxima Sistema Centralización y descentralización.
clase
de Características. Ventajas y desventajas.

decisiones Variables que intervienen en la definición del

sistema. Estructura del Sistema de
Decisiones: la distribución de los distintos
tipos de decisiones.
Sistema de Gobierno. Gobierno Corporativo

Manuales de Decisiones. Contenido y

estructuras

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