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MANUAL DE MANEJO

SISTEMA DE INVENTARIOS COMPUTARIZADO.

Versión 2019-2023
INDICE DE CONTENIDO No. PAGINA

Instalación desde CD 2–4

Desinstalación 4

Ingresar al Sistema 5

Seleccionar Empresa o Almacén 5

Usuarios y Contraseñas 6-7

Características del Sistema 8

Ingresos Almacén 9

Crear nuevo ítem en Inventario 11

Registro de Cuentas por Pagar 13

Revisar Notas de Ingreso Emitidas 15

Salidas de Almacén 16

Listado de Ítems con saldos físicos actualizados 18

Borrar Ítem en una Nota 20

Informes de Inventario 21

Kardex por Ítems de Inventario 22

Método Promedio Ponderado Movil 22

Método de Valuación PEPS 23

Método de Valuación UEPS 25

Inventarios Consolidados 4 métodos 25

Reporte consolidado de Entradas por Proveedores 26

Reporte consolidado de salidas por Clientes o destino 27

Estado de Cuentas por Cobrar Resumen 28

Estado de cuentas por Cobrar Genéricos y analíticos 29

Registrar Cobranzas 30

Importar desde Excel con Datos desde Excel 31

Crear nuevos usuarios y acceso a Módulos del sistema 32

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Instalación
Desde el DVD de instalación del Sistema Pacioli-Inventarios debe ejecutar el archivo con el nombre de
INSTALADOR y seguir los siguientes pasos:

IMPORTANTE : Para definir la unidad y la carpeta donde se instalara el sistema debe leer las
siguientes instrucciones, amplie la ventana para leer todas las instrucciones

Para su comodidad y Seguridad de sus empresas o almacenes PACIOLI INVENTARIOS se instala en una única
carpeta de nombre PACIOLI-INV4 en la unidad que usted elija, puede ejecutarse hasta de disco SDD portátil.
Cambiar la carpeta de instalación a la carpeta PACIOLI-INV4 , eligiendo la unidad que desee, por ejemplo si desea
instalar en la unidad E: debe quedar así:
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Desinstalación
Puede desinstalar con las 2 siguientes opciones :

1.- Desde el panel de control de Windows , entrar a Programas y desde ahí seleccionar el programa clic derecho y
DESINTALAR.

2.- Desde la carpeta PACIOLI-INV4 con el programa desinstalador, unins000 hacer doble clic y seguir instrucciones

INGRESAR AL SISTEMA

Concluida la instalación se creara un icono en el escritorio como el siguiente icono

Si no lo encontrara puede ingresar a la capeta PACIOLI-INV4 y buscar el archivo siguiente: (tipo aplicativo),

Es el archivo ejecutable que arranca el sistema.

También puede crear un acceso directo a su escritorio para un ingreso más fácil.

Una vez arrancado el Sistema le solicitará el código de activación, para la versión presente deber digitar el código de
activación que se dará al momento de la compra y luego botón INGRESAR
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luego el sistema le mostrara la lista de empresas (pueden ser también almacenes ) registradas en el Sistema,
dispone de la opción de CREAR, CORREGIR, ELIMINAR nuevas empresas o almacenes

NOTA importante. Al crear una nueva, debe asignar el código de almacén con un simple número correlativo 1, 2, 3 o
con ceros adelantre 001 – 002 - 003 etc.

Seleccionamos un almacén o empresa, puede HACER DOBLE CLIC o también utilizar botón INGRESAR

luego el sistema le mostrara el previo de Mantenimiento Preventivo del sistema, el cual puede entrar de manera normal,
estas opciones están previstas como parte del mantenimiento de índices después de ya tenga bastante movimiento en
varias empresas, o en su caso se haya dado un corte de energía eléctrica o la computadora fue apagada sin haber
cerrado previamente el sistema PACIOLI

Deberá ingresar de manera normal, las otras 2 formas de ingreso están previstas en aquellos casos en que después de
ingresar de manera normal le muestre mensajes que le indiquen que existe algún error y no se pueda ingresar al
sistema, solo en esos casos podrá utilizar el modo REORDENAR o en caso extremo el modo CORTE ELECTRICO.
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Ingrese en modo Normal

En estos casos el sistema trata de restaurar la información en la medida y grado en que se hubiera producido un evento
que interrumpió el funcionamiento normal del sistema.

En ambos casos le saldrán mensajes que le indican que le sistema esta reordenando y efectuando el mantenimiento

correspondiente, terminado este proceso le indicara que puede ingresar de manera NORMAL y ya estará en la Pantalla
Principal del Sistema Pacioli – Inventarios

Tendrá solo activados los botones EMPRESAS o ALMACENES, donde podrá seleccionar una empresa o un
determinado almacén, explicado en la página anterior.

Por otro lado el botón USUARIOS o CONTROL DE ACCESOS, nos

permitirá elegir un usuario registrado, el cual debe tener asignado
permisos o restricciones para utilizar cada uno de los módulos del
Sistema, revise en el índice de este manual la parte correspondiente de
la administración de usuarios.

El sistema viene con una empresa de ejemplo y Entonces debe

seleccionar al usuario ADMINISTRADOR colocar la contraseña la letra
N y luego BOTON ACTIVAR USUARIO y ya se habilitara todos los
botones del menú principal del sistema.
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CARACTERISTICAS DEL SISTEMA:

El objetivo del sistema de inventarios, es mantener un registro y control actualizado de sus l inventarios, tanto en físico
y valorado, partiendo de un inventario inicial se efectúan registros de los ingresos y salidas en base a notas impresas
de INGRESO y SALIDA a costos unitario y a precios corrientes, ,al mismo tiempo si correspondiera un ingreso por
compra a crédito podemos registrar simultáneamente el crédito o deuda o en su caso en las salidas o ventas al crédito
también registraremos las cuentas por Cobrar

Para el control de cuentas por Cobrar y Pagar dispone de módulos de gestión de clientes o destinatarios y proveedores
o remitentes, los cuales son identificados con un numero de código (puede ser su nit o cedula de identidad o un
numero único que sea asignado.

En ambos casos el sistema permite registrar los pagos y cobros a cuenta o liquidaciones totales , que realicemos, de
esta manera obtendremos estados actualizados a nivel clientes y es más el sistema permite obtener estados de cuenta
analíticos por tipo de documento ya sea por cobrar o pagar.

En lo referente a los reportes de inventarios disponemos de varios reportes a nivel CONSOLIDADO en físico y valorado,
vale decir el sistema elabora internamente todos los Kardex y le muestra solo los totales por cada ítem bajo los 3
métodos de valuación PONDERADO,PEPS y UEPS obteniendo de esta manera todo el inventario en físico y valorado.

Para un análisis más detallado también dispone del Kardex correspondiente por cada ítem. Bajo los 3 métodos
señalados.

Como reportes complementarios podemos conocer un resumen por ítem de ingresos por proveedores y salidas por
ítem por clientes.

Finalmente para cumplir con fines Tributarios el sistema emite el Inventario en Formato SIAT para dicho aplicativo,
podrá copiar y pegar desde Excel

INGRESOS ALMACEN. - Con esta opción podemos efectuar ingresos de productos a través de una NOTA DE
INGRESO (identificados con un número correlativo) también nos permite dar de Alta o crear nuevos ITEMS a nuestra
lista de Inventario, todo los ingresos debe estar respaldado por algún tipo de documento (número de factura, recibo,
nota de remisión etc.), además de identificar el origen de los productos ya sea de un proveedor, de un deposito central,
o cualquier origen, al cual lo debemos identificar con un código numérico puede ser su NIT, CI o también le asignamos
un código numérico único para poder identificarlo.
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En el caso que el ingreso sea una compra a crédito también nos permite registrar la deuda correspondiente, para lo
cual debemos complementar el ingreso con información del crédito recibido

REGISTRAR UNA NOTA DE INGRESO.- Para realizar una nueva nota debemos utilizar el botón NUEVOS para habilitar el
registro de nuevos ingresos: los espacios que requieren datos se cambiaran a color amarillo.

Numero correlativo lo asigna automáticamente el sistema

La fecha corresponde a la fecha actual de la computadora, AAAA ( barra espaciadora para corregir en caso de que
coloque una fecha incorrecta)

La Hora FORMAT0 24 HRS debe completar con ceros minutos y segundos si fuera hora exacta

El tipo de documento. - debe seleccionar de la lista algún tipo de documento predefinido, según el documento de
respaldo que acompaña al ingreso que desea efectuar, por ejemplo tenemos las siguientes opciones

FAC= FACTURA, REC=RECIBO, PRO=PROFORMA, REM= NOTA REMISION, OTR=OTROS

Nota Tipo FAC no debe cambiarlo está reservado para compras con factura y se aplicara el impuesto IVA

Numero.- Corresponde al número de la factura, recibo etc. Según lo seleccionado este dato es obligado colocar.

Aplicar impuesto. - Se refiere a las compras con factura fiscal , de cuyo total y por cada ítem solo ingresara a precio
neto con el 87% del total , la diferencia del 13% corresponde al impuesto IVA que no se toma en cuenta

NIT/CI: debe colocar el número de Nit de su proveedor, también puede ser un número de Carnet o en último caso
usted puede asignarle un número cualquiera para identificarlo.

NOTA IMPORTANTE. - para el caso que inicie con un inventario inicial, puede crear por ejemplo 123456 INVENTARIO
INICIAL y todo se ingresara con una sola nota de ingreso.
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En caso de que ya tenga varios proveedores en su lista puede colocar los primeros dígitos del código y el sistema lo
buscara, si coloca el código completo le colocara la razón social correspondiente.

También dispone del botón PROVEDORES o REMITENTES para dar de Alta, modificar, eliminar nuevos proveedores.,

para seleccionar puede hacer doble clic en la lista o también utilizar el botón SELECCIONAR

Una vez llenado los datos de cabecera, ahora corresponde llenar los ítems y cantidades, con el mouse debe ubicarse
a la columna CODIGO con un clic del mouse, luego para tener la lista utilice botón BUSCAR ARTICULO o la tecla F1
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Le saldrá la ventana de la lista de todos los Ítems.

Si el producto ya estuviera en la lista para copiar al pedido puede hacer doble clic en el ítem en la columna de CODIGO
o DESCRIPCION o también ubicarse en el ítem y usar el botón SELECCIONAR

También puede buscar el ítem ya sea por las iniciales de su código o de la descripción del item , coloque las iniciales y
presione ENTER

Para acceder a mas opciones del listado como adicionar, corregir, eliminar se e mostrara en la parte inferior del listado
lo siguiente:

Para Introducir nuevos productos o ítems botón NUEVO, entones se habilitara los espacios para el ingreso

Lo primero que debemos definir es el código del producto por ejemplo ALIC-001 para ALICATE , luego definir la unidad
de manejo, precio de venta (opcional) stock mínimo y fecha de vencimiento

Si los datos están correctos puede utilizar el botón GRABAR el nuevo producto será copiado a la Nota de Ingreso y
saldrá de la lista de Ítems, en caso de que quiera seguir creando nuevo ítems y no salir a la Nota de Ingreso debe
cambiar lo siguiente

Una vez elegido O GRABADO el ítem será colocado y copiado en la nota de ingreso en la línea donde estaba ubicado,
debe colocar la cantidad del ingreso, y el total del precio por ítem que figura en la factura.
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Una vez elegido O GRABADO el ítem será colocado y copiado en la nota de ingreso en la línea donde estaba ubicado,
debe colocar la cantidad del ingreso, y el total del precio por ítem que figura en la factura.

Con esos datos serán calculados automáticamente el Precio unitario de Compra y el Costo Unitario de Compra

Puede definir (opcional) los precios de venta, que serán utilizados en las salidas futuras de los ítems

Nota. -EL costo y precio serán lo mismo si no aplica el impuesto del 13%

Para continuar adicionando debemos utilizar CURSOR ABAJO (con el teclado) para aumentar otra línea vacía

El costo y el precio de compra serán calculados automáticamente cuando aplique el impuesto del 13%

Y repetimos el proceso para elegir otro ítem con el botón LISTADO, si dese corregir la cantida d ingresada
simplemente regrese con el curso ARRIBA hasta el ítem que desea cambiar o corregir , de la misma forma puede
utilizar botón LISTADO para cambiar por otro ítem la línea donde se encuentra el SELECTOR de registro.

REGISTRO DE UN INGRESO A CREDITO.- Al momento de ingresar una Nota de ingreso puede definir que es a crédito
con solo cambiar la siguiente opción:
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Entonces se habilitará los espacios adicionales para que registremos el crédito recibido

NOTA IMPORTANTE.- Al registrar de la deuda, el sistema también toma en cuenta el nombre del proveedor, numero
de factura, fecha del crédito, y el total que se debe a precios de compra.

Si el ingreso ya está correcto y completo utilice botón GRABAR, el sistema

peguntara si realmente desea grabar, confirme y se GRABARA toda la
información, inmediatamente le dará opción de poder
imprimir la nota de ingreso correspondiente.

NOTA IMPORTANTE.- Una vez grabado una nota de manera excepcional podrá corregir o cambiar la nota de ingreso,
por seguridad de control interno del sistema, no debe efectuar cambios que alteren secuencia normal de los
movimientos de cantidades, por ejemplo no cambiar la fecha de una compra colocándola con fecha posterior a la salida
o salidas ya efectuadas.

Los datos de la deuda solo saldrán impresos en caso de compras al crédito.

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IMPORTANTE LA PRIMERA NOTA IMPRESA es para uso interno de la empresa y los importes serán a COSTO. Si se

aplicó el impuesto del 13%

Con icono de impresora podrá obtener una copia impresa de la nota

Luego el sistema imprimirá otra nota a precios corrientes de compra, esta copia puede ser entregada al proveedor.
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OPCIONES ADICIONALES QUE PUEDE REGISTRAR LA MOMENTO DE HACER UN INGRESO

El sistema determina automáticamente los costos unitarios de compra, y puede ser el momento oportuno de
determinar sus precios de venta, para lo cual puede hacer estimaciones y colocar los precios de venta , que serán
utilizados en las salidas futuras de los ítems

Para que estos precios de Venta se guarden y estén disponibles para las ventas debe activar la opción siguiente

ACCEDER A LAS NOTAS DE INGRESO YA EMITIDAS. El sistema le permite acceder a una lista correlativa de todas las
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notas de ingreso emitidas, utiliza el botón LISTA del menú inferior, con esta opción podrá visualizar, reimprimir y
corregir cada una de las notas.

SALIDAS DE ALMACEN.- Con esta opción podemos efectuar salidas de cualquier ítem de productos a través de
una NOTA DE SALIDA (identificados con un numero correlativo) todo las salidas deben estar respaldado por algún tipo
de documento (número de factura, recibo, nota de remisión etc.), además de identificar el destino de la entrega o
salida ya sea de un cliente, de un deposito central, o cualquier destino, al cual lo debemos identificar con un código
numérico puede ser su NIT, CI o también le asignamos un código numérico único para poder identificarlo.

En el caso que la salida sea una venta a crédito también nos permite registrar el crédito correspondiente, para lo cual
debemos complementar la salida con información del crédito otorgado.
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REGISTRAR UNA NOTA DE SALIDA.- Para realizar una nueva nota debemos utilizar el botón NUEVOS para habilitar
el registro de nuevas salidas: los espacios que requieren datos se cambiaran a color amarillo.

Numero correlativo lo asigna automáticamente el sistema.

La fecha: corresponde a la fecha actual de la computadora, formato DD/MM/AAAA ( barra espaciadora para corregir
en caso de que coloque una fecha incorrecta)

El tipo de documento.- debe seleccionar de la lista algún tipo de documento predefinido, según el documento de
respaldo que acompaña a la salida que desea efectuar, tenemos las siguientes opciones

FAC= FACTURA, REC=RECIBO, PRO=PROFORMA, REM= NOTA REMISION, OTR=OTROS

Numero.- corresponde al número de la factura, recibo etc. Que selecciono

NIT/CI: debe colocar el número de Nit de su cliente, también puede ser un número de Carnet o en último caso usted
puede asignarle un número cualquiera para identificar a quien está entregando sus productos.
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Utilize el botón CLIENTES o DESTINO para entrar a la lista en la cual podrá buscar al cliente, , para seleccionar puede
hacer doble clic en la lista o también utilizar el botón SELECCIONA

R también dispone de opciones para dar de Alta, modificar, eliminar con el botón MENU y podrá acceder a las opciones
siguientes:

Una vez llenado los datos de cabecera, ahora corresponde llenar los ítems y cantidades, con el mouse debe ubicarse a
la columna CODIGO con un clic del mouse, luego para tener la lista utilice botón BUSCAR ARTICULO o la tecla F1
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El listado de ítems nos muestra SALDOS DISPONIBLES ACTUALIZADOS

NOTA.- Para todas las salidas, el sistema ya controlara el stock disponible, según las entradas y salidas anteriores,
mostrándole en la lista de productos el saldo disponible, además si coloca cómo salida una cantidad mayor al saldo
disponible no le validara la cantidad.

AYUDA RAPIDA PARA BUSCAR ITEMS.- Para efectuar una búsqueda más rápida desde la columna CODIGO en las notas
de ingreso o salida puede digitar las iniciales del código (ejemplo ”TU” ) y presionar la tecla F1 (en el teclado )

El sistema buscara los código que contengan las iniciales TU y mostrara una lista filtrada para encontrar el ítem con
más rapidez.

De la misma manera en la columna DETALLE puede colocar una palabra que se encuentre en cualquier parte del detalle
del Ítem por ejemplo “ TiGRE” el sistema mostrara una lista filtrada con todos los ítems que tengan esa palabra en
cualquier parte de su detalle, no olvidarse de presionar la tecla F1 (en el teclado )
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Una vez elegido el ítem será colocado y copiado en la nota de SALIDA en la línea donde estaba ubicado, debe colocar
la cantidad de la salida, el precio unitario de salida será calculado y colocado automáticamente (promedio
ponderado)

El sistema colocara automáticamente los precios unitarios de venta según lo ultimo grabado.

Con esos datos serán calculados automáticamente el Costo total y el l Precio total de Venta

Puede cambiar (opcional) los precios de venta para la salida actual. También puede definir que estos
precios sean grabados para las salidas futuras.

En caso de que requiera que los costos unitarios de la salida sean los mismos para la venta (caso de un traspaso a otro
almacén) utilice el botón cambiar a costo unitario

NOTA.- No se podrá adicionar nuevos ítems en el listado de stock , ya que las salidas se hacen en base a los productos
que ya ingresaron y están disponibles en el inventario

COMO BORRAR ITEM AL MOMENTO DE REALIZAR UNA NOTA DE ENTRADA O SALIDA. Si requiere borrar un item de
la nota actual (no se eliminara de la lista de ítems y Stock)
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Primero debe ubicarse en la fila del ítem que desea borrar

Luego clic en el botón Borrar, el sistema pedirá la confirmación respectiva.

GRABAR UNA NOTA DE SALIDA

Si to todo esta correcto puede grabarlo con el botón GRABAR el sistema le mostrara las 2 notas de salida respetivas
para su impresión.
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INFORMES DE INVENTARIO.- El sistema procesa toda la información en base a cada una de las notas de ingreso
y salida, puede actualizar o procesar la información en cualquier momento, el sistema volverá a procesar cada
movimiento desde la primera entrada o salida.

De la misma manera si fueran compras a crédito o ventas a crédito respectivamente se volverán a procesar desde el
inicio hasta el ultimo movimiento, entre estos informes tenemos.

KARDEX DE EXISTENCIAS.- Son informes detallados del movimiento de un ítem en forma cronológica
identificando las notas de ingreso y salida, también el tipo y numero de documento fuente que origino el movimiento.

Para una mejor exposición y análisis los ingresos y salidas se muestran en forma separada en columnas separadas en
cantidades físicas, costos unitarios y los saldos respectivos.

Al momento de ingresar el Sistema automáticamente procesa y actualiza internamente todos los cardex desde el
primer movimiento hasta el último, sin embargo para efectos de mostrar en forma separada cada uno de los cardex ,
debemos seleccionar un ítem especifico y procesar la información haciendo un corte acumulado a la fecha que
determinemos en el informe.

En los 3 métodos el sistema colocara la fecha final del año, la cual puede ser modificada, el botón LISTADO nos
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mostrara un a lista de todos los item, desde ahí podemos elegir el ítem del cual obtendremos el cardex
correspondiente.

Para mostrar el ítem seleccionado se debe utilizar el Botón PROCESAR

EL Cardex con la información procesada nos mostrara por defecto bajo el sistema PROMEDIO MOVIL , para cambiar al

método mas estándar solo debemos dar un clic en el Botón de opción

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botón de cambio de método

Tendrá otro Kardex con el método de PONDERADO MOVIL ( calculado por cada entrada)

METODO PEPS.- Bajo este método el diseño del Cardex en el Sistema Pacioli no es el mismo que un modelo
tradicional por ejemplo: bajo un modelo tradicional, para realizar las salidas correspondientes debemos efectuar
cálculos auxiliares y en base ellos recién efectuar el registro en el Cardex correspondiente.

También se hace necesario llevar Cardex auxiliares para identificar y determinar cuántas unidades se dispone y a que
costos unitarios, así mismo debemos determinar cuántas unidades quedan de cada compra especifica.
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Cálculos auxiliares manuales bajo el modelo tradicional

Para efectuar un Kardex PEPS bajo un sistema computarizado ya no se requiere efectuar los cálculos auxiliares, el
sistema de forma automática controlara fechas, cantidades y costos unitarios para cada salida cumpliendo el método
PEPS.

Sobre la base de los ingresos ordenados cronológicamente, se irán restando las unidades hasta completar la cantidad
de la compra, Así mismo le mostrara los saldos existentes de cada compra, todo con los costos unitarios que
corresponde a cada ingreso.
Ingresos según fechas Salidas según PEPS Saldos según PEPS
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Nota importante.- Bajo un modelo computarizado las devoluciones ya sean en compras o ventas, deben ser ajustadas
o corregidas en la nota de ingreso o salida original, con el fin de mantener la consistencia del sistema, ya que una
devolución en compras, no puede ser tomada como una salida propiamente dicha.

El sistema para esos casos excepcionales a la regla, permite hacer el ajuste en el sistema con las cantidades exactas ya
sea un ingreso o salida, sin embargo para mantener la consistencia del control interno quedara la evidencia impresa
de la nota original contrastada con la nueva nota modificada mostrando de esta manera el ajuste por la devolución
efectuada.

Las modificaciones a las notas de Ingreso y salida deben efectuarse en los módulos de ingresos y salidas, buscar la nota
original y utilizar el botón CORREGIR.

METODO UEPS.- Bajo este método el diseño del Cardex también muestra información más precisa que un
Cardex tradicional, y tampoco se requerirá efectuar cálculos auxiliares.

Ingresos según fechas Salidas según UEPS Saldos según UEPS

Kardex tradicional, saldos finales en físico y valorado coinciden

INVENTARIOS CONSOLIDADOS.- Con esta opción puede obtener un informe de cantidades de entrada,
salida y saldos en físicos, así como en importes valorados de acuerdo al método elegido, esta informaciones obtenida
de los totales de cada uno de los Cardex procesados.
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Por ejemplo de estos 2 Cardex procesados bajo el método PEPS se obtienen los totales en cantidades y costos
valorados.

Solo se muestran los importes totales en cantidades , también en valorado y finalmente saldos
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REPORTE CONSOLIDADO DE INGRESOS POR PROVEEDORES.- Este reporte nos muestra las cantidades físicas totales
que ingresaron por cada ítem , valuados al costo neto de compra (87%) y también valuados a precios de compra al
100% con factura.

Estas totales por ítem son agrupados por sub-totales por proveedor y un gran total por todos los proveedores.

REPORTE CONSOLIDADO DE SALIDAS CLIENTES O DESTINO.- Este reporte nos muestra las cantidades físicas totales
que salieron por cada ítem , valuados al costo de salida también valuados a precios de venta y la diferencia
correspondiente.

Estos importes por ítem son agrupados por sub-totales por cliente y un gran total por todos los clientes.

CUENTAS POR COBRAR.- Las salidas a crédito que fueron registradas al momento de efectuar las notas de salida son
llevadas automáticamente a cuentas por cobrar , identificando al deudor con el código único , días de crédito, se
determina la fecha de vencimiento y el importe del crédito a precios de Venta.
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El control de cuentas por Cobrar en el Estado general nos mostrara los importes iniciales de cuentas por cobrar menos
los cobros acumulados para cada crédito hasta llegar al saldo actual , cada credito será identificado por el tipo y numero
de documento único que origino el crédito otorgado.

Para obtener el Estado General de Cuentas por Cobrar utilizamos el botón menú para acceder a otras opciones

Luego botón ESTADO GRAL

Nos mostrara un estado con subtotales por cliente, detalle de las notas de Crédito, los cobros efectuados y el saldo
correspondiente por cada nota de salida, fecha de vencimiento y el estado actual, así mismo los totales de todos los
créditos.

Si deseamos obtener estado en detalle de cada cliente (Ejemplo Juan Pérez ,debemos regresar al módulo de cuentas
Por Cobrar y llenar los datos requeridos (código y fechas) y luego el botón PROCESAR
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El estado le mostrara un estado cronológico del cliente tanto en créditos como en cobros, sin embargo si desea hacer
un análisis de la composición del saldo , el sistema le permite obtener un estado analítico por cada documento que
origino la deuda asi como los cobros efectuados para un documento especifico, en el ejemplo de Juan Perez,
determinaremos el detalle del crédito para la Factura No 145

REGISTRAR UN COBRO .- Para registrar cobros utilizamos el botón NUEVOS se habilitaran los espacios requeridos ,
deben se llenados correctamente, por ejemplo siempre existirá un recibo emitido al cobrar y lo más importante se
debe identificar de manera obligada el tipo y número de documento que origino el crédito, y contra el cual se efectúa
el cobro.
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Una vez
llenado
los
datos
proceda
a

También podrá imprimir el estado que tiene en pantalla con el botón IMPRIMIR

GRABAR. El estado analítico se actualizará y mostrara el último pago recibido.

+
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CUENTAS POR PAGAR.- Las entradas a crédito que fueron registradas al momento de efectuar las notas de ingreso
son llevadas automáticamente a cuentas por Pagar , identificando al acreedor con el código único , días de crédito, se
determina la fecha de vencimiento y el importe del crédito a precios de Compra.

El tratamiento y los reportes de este módulo operan de manera idéntica al módulo de Cuentas por Cobrar con la única
diferencia que son desde el punto de vista del deudor en este caso nuestra empresa.

OPCIONES EXTRAS Y ACTUALIZACIONES

Para identificar su empresa coloque la contraseña , llene sus datos y GRABAR. Luego salir del sistema volver a entrar
para actualizar sus datos.
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Para crear nuevos usuarios para su empresa coloque la contraseña , luego botón NUEVO, llene los datos requeridos y
opción GRABAR

IMPORTANTE : Debe definir si tendrá acceso a todos los módulos

SOBRE LA OPCION CORREGIR NOTAS

TOME NOTA ES IMPORTANTE.- Una vez grabado una nota de manera excepcional podrá corregir o cambiar la nota de
ingreso, por seguridad de control interno del sistema, no debe efectuar cambios que alteren la secuencia normal de
los movimientos de cantidades, por ejemplo no cambiar la fecha de una compra colocándola con fecha posterior a la
salida o salidas ya efectuadas. (le saldrán negativos y el sistema no procesara correctamente)
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Dado que el sistema controla en todas las SALIDAS los saldos disponibles EN FISICO Y COSTOS UNITARIOS PONDERADOS
a la fecha actual , entonces al colocar una fecha anterior a la presente, debe utilizar el botón ACTUALIZAR STOCK Y

En caso de que este corrigiendo debe recorrer ítem por ítem en las columnas de entrada de datos (Columna cantidad
color amarillo) para que el sistema valide las cantidades de salida y los costos unitarios.

COSTOS UNITARIOS, el sistema reprocesara los saldos a esa fecha, entonces al registrar una nueva salida el sistema
le controlara con saldos de esa fecha y aplicara los costos unitarios ponderados de esa fecha.
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OPCION EXTENDIDA PARA TRABAJAR CON DATOS DESDE EXCEL

Cuando su empresa o negocio por la magnitud de su transacciones o el nivel alto de movimientos que tenga, PACIOLI
INVENTARIOS, le da la opción de copiar directamente desde Excel, bajo un formato especifico.

Normalmente el sistema arranca con saldos de un inventario inicial o bien en base a una primera compra, esta
información puede realizarla en formato Excel ,( también adecuar sus datos que tenga de otros sistemas o su
información que normalmente lo tienen en Excel)

Por ejemplo:

El listado de productos y stock se muestra en el formulario correspondiente, es ahí donde se pueden adicionar de
manera masiva toda la información que se requiere para tenerlo disponible y utilizarlo en las notas de ingreso y salida

Ingresamos primero a la opción de NOTA DE INGRESO luego NUEVO y botón BUSCAR ARTICULO

Utilizamos el botón correspondiente para trabajar con EXCEL

Previamente en Excel deberán tener una hoja con la siguiente información, es obligado las columnas código descripción
y unidad (Para tenerlo en la lista de productos) las demás columnas son opcionales pero son de mucha utilidad para
poder cargar y completar más fácilmente la elaboración de la nota de INGRESO correspondiente La columna
correlativo servirá para controlar rápidamente el número de ítem cargados desde Excel.
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Marcamos los datos sin incluir cabeceras, tampoco deben aplicarse formato especiales a los datos , a continuación
utilizamos en Excel la opción copiar ( control C)
Luego en el sistema un clic al botón PEGAR

Y tendremos copiada la información

Es importante que en sus datos en Excel sean consistentes, evitar duplicados en los código del cada ítem. sin embargo
si por la cantidad no pudiera verificar este requisito, en nuestro sistema puede validar a través del Botón CONTROL
DE DUPLICADOS, se detectara códigos duplicados ,los cuales serán mostrados en un mensaje, para su corrección y
cambio.

OPCION DE CREAR LOTES UNICOS

Cada grupo de datos cargados desde Excel puede corresponder a una sola factura, una póliza o un documento
especifico, entonces puede crear un código alfanumérico para identificarlo como bloque o lote único, y no se mezcle
con los otros productos que ya están en la lista de productos.
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Para crear colocamos un código a su elección en el campo correspondiente luego el bot ón VALIDAR Y COPIAR, el
sistema marcara con ese código a cada uno de los ítems de la lista, y será mostrado en una columna de LOTE.

Finalmente utilice el boton GRABAR para copiar a la lista definitiva de productos o ítems.

Salimos del formulario de importación de Excel y regresamos al listado de ítems y ahí ya estarán los nuevos ítems junto
a los otros ya existentes.

Ya pueden ser seleccionado individualmente como otro ítem

UTILIZAR CODIGO DE LOTE PARA LLEVAR DIRECTAMENTE A UNA NOTA DE INGRESO

De la lista de varios productos, puede filtrar un lote determinado para llevarlo y copiarlos como ítems de una nota
nueva de INGRESO , para lo cual debe colocar el código de lote en el FILTRO de LOTE
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Luego utilice el boton COPIAR ITEMS POR LOTE y los tendrá en la nota de ingreso

estos datos vienen desde Excel (es bueno tenerlo desde Excel así no los digita otra vez )

Utilice en boton ACTUALIZAR CALCULOS para rellenar todos los cálculos y sumas

Si el ingreso y los importes fueran sujetos del IVA , active la opción aplicar impuesto , y actualice cálculos otra vez.
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Adicionalmente, si aplicado un filtro solo desea copiar algunos ítems específicos, utilice el check por registro

Luego utilice el boton COPIAR ITEMS SELECCIONADOS y los tendrá en la nota de ingreso, también puede quitar la
selección haciendo clic en la cabecera de esta columna (SELEC) y otro clic para seleccionar todo, según el filtro.
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