MANUAL DE OPERACIÓN ESTANDARD

SISTEMA DE ACTIVO FIJO WINACT 6.5

Depto. de Consultoría, FlexWin Comercial EIRL.

 ÍNDICE

1. Acceso al Sistema Pág.

1.1 Selección del Módulo..............................................................................1

Parámetros generales de Sistema

1.2 Configuración de Propiedades……………………………………………….3-4

2. Información Operativa Mensual

2.1 Ingreso de Centros de costos……………………………………...………..4-5

2.2 Ingreso de Departamentos………………………………………………..…...5
2.3 Ingreso de Encargados……………………………………………………..….6
2.4 Ingreso de Grupos…………………………………………………………...….6
2.5 Ingreso de Sub-Grupos…………………………………………………………7

3. Procesos de Ingreso de Información………………………………………………..7

3.1 Ingreso de Bienes…………………………………………………………...8-14

3.2 Listado de bienes……………………………………………………………...14

4. Procesos a Considerar……………………………………………………………….15

4.1 Ingreso del IPC………………………………………….…………………15-16

4.2 Simulación de Depreciación……………………………………………...16-17
4.3 Cálculo de Depreciación………………………………………………….18-21
4.4 Reversación de Depreciación…………………………………………….21-22

5. Procedimiento Cambio de Año……………………………………………………..23

5.1 Respaldo de información…………………………………………………………..23

5.2 Cambio de Año.…………………………………………………………………23-24

6. Procedimiento de Información Comparativos………………...…………………25

6.1 Libro de Activo………………………………………………………….………...25

6.2 Inventario General de Bienes…………………………………………………...26
6.3 Libro de Inventario y Balance……………………………………………….26-27
6.4 Cuadro de Revalorización y Depreciación…………………………………….27
6.5 Informes Especiales………………………………………………………...27-28

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1 Parámetros Generales del Sistema

1.2 Configuración de Propiedades:

En la opción Archivo/ Propiedades, setee los parámetros según corresponda a su

Empresa como muestra en las siguientes figuras:

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Trabaja con Contabilidad: Esta opción se utiliza para especificar si su empresa cuenta
con el sistema de Contabilidad FlexWin 6.5 y desea utilizar ambos sistemas en forma
conjunta para la centralización contable de los activos, depreciación y corrección
monetaria.

Flujo y Grupo: Corresponde al flujo y grupo que se le asignarán a las cuentas que
tengan este tipo de análisis.

Cuenta de Corrección Monetaria: En este casillero se deberá especificar la cuenta

contable que se utilizará para la centralización de la corrección monetaria tanto de los
activos como de la depreciación acumulada de los mismos.

Se le debe indicar al sistema cuál es el año activo para el proceso contable, pudiendo
habilitar 2, 3 o los años que se estimen necesarios para ingresar activos. Cada vez
que se realice un proceso de depreciación definitivo, la fecha de última depreciación
se actualizará con la fecha de periodo en que se encuentre en ese momento.
Asimismo, el lapso de tiempo en que se depreciarán los activos ingresados al sistema
será desde la fecha de última depreciación hasta la fecha del periodo actual.

2 Información Operativa Mensual

2.1 Ingreso de Centros de costos

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Esta opción permite la creación y mantención de los análisis de centros de costos, o
también llamados Unidades Operacionales, los cuales están directamente
relacionados a la definición de un activo. Cabe destacar que esta tabla esta
directamente relacionada con el sistema de Contabilidad, en otras palabras, la base de
dato es compartida, por lo tanto se debe ingresar solo una vez y se reflejará en los
demás sistemas.

2.2 Ingreso de Departamentos

Esta opción permite la creación y mantención de los Código para los Departamentos a
los que se asociarán los distintos activos ingresados., los cuales se quiere llevar en
control, tanto para corregir como a depreciar.

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 2.3 Ingreso de Encargados

Esta opción permite la creación y mantención de los Código para los encargados
asociados a los distintos departamentos donde se encuentran los activos ingresados.

2.4 Ingreso de Grupos

Esta opción permite la creación y mantención de los Códigos de Grupos, los cuales
permitirán la creación de los distintos conjuntos de activos asociados a cuentas
contables para su centralización y con esto lograr un mejor manejo.

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 2.5 Ingreso Sub- grupos

Esta opción permite la creación y mantención de los distintos Sub-Grupos asociados a

los grupos anteriormente definidos para así aglomerar en forma más detallada los
activos a definir. Solo basta en ingresar una vez las cuentas contables para su
centralización, es decir se puede ingresar las cuentas contables en Grupos o en sub
grupos.

3 Procesos de Ingreso de Información

El Módulo Bienes cumple uno de los objetivos primordiales del sistema, dado que en
este se ingresa toda la información de los activos de la empresa.

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 3.1 Ingreso de Bienes

Este menú permite el ingreso, modificación, o eliminación de todos o solo

algunos bienes ingresados por los usuarios (nuevos y con depreciaciones ya
calculadas respectivamente).

Pasos para el ingreso de bienes

- Definir el grupo al que se asignará el bien

- Definir el sub-grupo al que se asignará el bien
- Definir el código de ítem que se le asignará al bien
- Descripción del bien
- Código alternativo
- Opcionalmente podrá asignar una imagen al bien haciendo doble clic con el
mouse en el cuadrado que aparece al lado derecho de las descripciones.

Fecha de compra: Fecha en que se compró el bien o desde cuando desea que se
comience a depreciar.

Valor de compra: También llamado valor libro es el cual aparecerá en los informes
como el costo del bien y al cual se le aplicarán las correcciones o revalorizaciones
durante el tiempo de vida útil que se le aplique.

Afecto a 4% Crédito: Indicador con el que podremos saber cuando a un bien se le

requiera aplicar el 4% de crédito en su depreciación.
Unidades: Cantidad de bienes adquiridos que se deseen ingresar en forma conjunta.

Valor residual: Monto que se le restará al valor de compra para conformar el valor a
amortizar. Cuando un bien no desee depreciarse en su totalidad ya sea por manejo

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contable o por ley, el usuario del sistema deberá ingresar aquí el monto que se quiera
descontar del valor de compra. Ejemplo; si el bien tiene un valor de compra de $
4.000.000.- y desea depreciarse solo por $ 3.600.000.- el valor residual deberá ser de
$ 400.000.-

Valor a amortizar: Esta casilla solo se habilitará cuando el año de la fecha de compra
ingresado sea menor al año de proceso actual (propiedades), en otro caso aquí se
mostrará el valor de compra menos el valor residual.

Una vez ingresados los datos que nos permitirán identificar el bien, deberemos
ingresar el resto de la información que se utilizará para los distintos cálculos dentro del
sistema y otras de tipo general las cuales están distribuidas en distintas carpetas
según su categoría y son las siguientes:

- Compras
- Depreciación
- Ubicación
- Vida Útil
- Valores
- Mas Valores
- Observaciones

Pestaña de Depreciación

Esta carpeta contiene la información que será utilizada durante el proceso de cálculo y
durante la centralización contable del bien.

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Tipo de depreciación: Deberá seleccionar una de las 3 posibilidades, la cual servirá
para calcular la depreciación. Si se selecciona NORMAL se tomará como tiempo a
depreciar el ingresado en vida útil normal, si se selecciona ACELARADA se tomará
como tiempo a depreciar el ingresado en vida útil acelerada, y si selecciona EXENTA,
el bien no se depreciará y solo se revalorizará.

Estado del bien: Este dato es solo informativo y no se involucra en ninguna parte del
cálculo.

Cuentas de activo, depreciación, depreciación acumulada y corrección

monetaria de la depreciación acumulada: Estas cuentas son opcionales ya que
puede también ingresarlas en el grupo o en el sub-grupo y se utilizarán durante
el proceso de centralización.

Pestaña de Ubicación

Esta carpeta contiene solo información general del bien y se utilizará para la
agrupación de informes.

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Pestaña de Vida Útil

Esta carpeta contiene información muy importante para el sistema como es la vida útil
del bien.

Vida útil normal: Es la cantidad de años que se depreciará el bien al que se le ha

especificado un tipo de depreciación normal.

Vida útil acelerada: Es la cantidad de años que se depreciará el bien al que se le ha

especificado un tipo de depreciación acelerada. Asume inicialmente, como indica la
ley, la parte entera de la vida útil normal dividida por 3. Ejemplo; si la vida útil normal
de un bien es de 5 años, su vida útil acelerada será de 1 año, pero si la vida útil normal
fuera de 6 años, la vida útil acelerada sería de 2 años.

Valor simbólico: Es el valor que adoptará el bien una vez que el bien ha terminado de
depreciarse por completo.

Fecha de baja: Es solo informativa y se calcula sumándole a la fecha de compra la

cantidad de años de la vida útil dependiendo del tipo de depreciación.

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Pestaña de Valores

Los casilleros de esta carpeta sólo se habilitarán cuando el año de compra del bien
sea anterior al año de proceso actual (propiedades).

Corrección monetaria acumulada: Es el monto de la corrección monetaria desde el

primer mes de compra hasta el último cambio de año realizado.

Depreciación acumulada: Es el monto de la depreciación desde el primer mes de

compra hasta el último cambio de año realizado.

Valor bien corregido: Equivale al valor de compra original más el monto de la

corrección monetaria.

Amortización corregida: Equivale al valor a amortizar más su respectiva corrección

monetaria.

Depreciación mensual: Corresponde a la división del valor a amortizar por la cantidad

de meses en que se depreciará el bien.

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Pestaña de Mas Valores

Los casilleros de esta carpeta, al igual que la anterior, se habilitarán únicamente para
los bienes que tengan un año de compra anterior al año actualmente en proceso
(propiedades).

Vida útil residual: Es la cantidad de meses que aún faltan por depreciar y debe ser
igual a la cantidad de meses de vida útil menos la cantidad de meses ya depreciados.

Mes última depreciación: Es el último mes (1=Enero,..., 12=Diciembre) en que se

realizó el proceso de cálculo definitivo de depreciación.

Año última depreciación: Es el último año en que se realizó el proceso de cálculo

definitivo de depreciación.

Cantidad de meses depreciados: Es la cantidad de meses en que se ha ejecutado el

cálculo de depreciación y/o corrección monetaria al bien. Debe ser igual a la cantidad
de meses de vida útil menos la vida útil residual.

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Pestaña de Observaciones

Como su nombre lo indica, este casillero se utiliza para poner cualquier información
que el usuario encuentre necesaria agregar.

3.2 Listado de Bienes

Este proceso emite un listado de los bienes incorporados al sistema.

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4 Procesos a Considerar

4.1 Ingreso del IPC

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Esta opción le permite al usuario poder ingresar los índices de precios al consumidor
(IPC) de los meses del año para poder calcular la revalorización o corrección
monetaria. Cabe hacer notar que existe una diferencia entre factor e índice ya que el
sistema utiliza este último para realizar el cálculo antes mencionado.

4.2 Simulación de Depreciación

Cuando Ud. Ingresa esta opción, tiene dos opciones a elegir que son:

- Cálculo de Simulación
- Impresión de Simulación

Cálculo de Simulación

El sistema avisara o mejor dicho le recordara lo siguiente:

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Aquí se informa el periodo en el cual se procesará la simulación (desde el mes y año
indicado en Ultima Depreciación hasta el de Depreciar al mes de). Una vez que
presione el botón PROCESA comenzará la simulación y mostrará una barra de
progreso que le indicará la porción de datos que ha sido procesada.

Impresión de cálculo de Depreciación

Para analizar en forma detallada la información generada por la simulación de

depreciación se utiliza esta opción en la que los bienes podrán seleccionarse tanto por
su centro de costo, departamento, grupo o sub-grupo de la siguiente manera.

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 4.3 Cálculo de Depreciación

Al ejecutar esta opción se le recordará que debe ingresar los factores de

actualización.

Una vez que presione el botón ACEPTAR aparecerá la siguiente pantalla:

18
Aquí se informa el periodo en el cual se procesará la depreciación (desde el mes y año
indicado en Ultima Depreciación hasta el de Depreciar al mes de). Una vez que
presione el botón PROCESA comenzará la depreciación y mostrará una barra de
progreso que le indicará la porción de datos que ha sido procesada.

Observación

El proceso de depreciación de los activos se realiza aplicando los principios contables

y financieros establecidos para dichos efectos, y de manera práctica se puede resumir
de la siguiente manera:

Variables involucradas:
Fecha de compra : 01/02/1999
Valor de compra : 4.000.000.-
Valor residual : 400.000.-

Valor a amortizar : 3.600.000.- (Valor compra - Valor residual)

Vida útil : 3 años (36 meses)

Proceso de Depreciación:

Depreciación anual = 3.600.000 / 3 = 1.200.000.- (aprox.)

Depreciación mensual = 1.200.000 / 12 = 100.000.- (aprox.)

El valor del activo que costó $4.000.000.- el mes de Marzo de 1999, tendrá un valor de
compra actualizado de $3.900.000.- el mes de Abril de 1999, es decir, $100.000.-
menos, $3.800.000.- el mes de Mayo de 1999, es decir, $200.000.- menos que el valor
de compra inicial.

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Al depreciar el activo la cantidad de meses de vida útil, este quedará en $400.000.-
que es valor residual. Al quedar éste, y tal vez otros activos, con un valor residual
dentro de la contabilidad, ésta podría reflejar valores que no sean lo suficientemente
reales, por lo que el valor de compra actualizado al término de la depreciación será
reemplazado por un valor que se llamará Valor simbólico. Este valor simbólico también
se utiliza para los casos en que el valor queda en cero.

Debido a que el proceso de depreciación de los activos se produce en la mayoría de

los casos en un largo periodo de tiempo, la depreciación del mes de Abril de 1999
(primer mes de depreciación del activo) no es igual al monto que se deprecie el mes
de Marzo de 2002 (último mes de depreciación del activo), se hace necesario igualar
los valores ejecutando el proceso de corrección monetaria (CM), para que así mes a
mes tanto el valor del activo como el monto de la depreciación sean lo más cercano a
la realidad posible.

Para que el monto de la depreciación que se está calculando

tenga la CM incluida, previo a la división del valor de compra
por la vida útil, se ejecutará el cálculo de la CM a dicho valor.

Para realizar ambos procesos en forma simultánea, tendremos

que calcular primero la CM del valor de compra, luego tomar
este valor y sumárselo al valor a amortizar, dividirlo por la
vida útil (en meses) y multiplicarlo por la cantidad de meses
que estamos depreciando, ej.:

Valor a amortizar: 3.600.000.-

Vida útil: 36 meses

Cantidad de meses a depreciar en el periodo: 1 (solo Abril)

Monto de depreciación mensual = (3.600.000 / 36) * 1 = 100.000.-

100.000.-

Si el mes al cual deseamos depreciar es el de Mayo de 1999 por ejemplo el cálculo

variaría de la siguiente manera:

Factor de Actualización: 0,4

Valor a amortizar: 3.600.000.-

Vida útil: 36 meses

Cantidad de meses a depreciar en el periodo: 2 (Abril y Mayo)

CM Valor de Compra:

4.000.000 * ((0,4 / 100) + 1) = 16.000.-

Monto de depreciación mensual actualizada:

((3.600.000 + 16.000) / 36) * 2 = 200.889.-

20
(3.616.000 / 36) * 2 = 200.889.-

Con los datos antes calculados se puede deducir el monto de la depreciación de un

solo mes como la diferencia entre la depreciación acumulada de ese mes menos la
depreciación acumulada al mes anterior:

Ejemplo:

Con los datos anteriores, el cálculo para la depreciación del mes de Mayo de 1999
sería:

Depreciación acumulada a Abril de 1999: 100.000.-

Depreciación acumulada a Mayo de 1999: 200.889.-

Depreciación de Mayo de 1999: (200.889 - 100.000)=100.889.-

Esta fórmula se repite hasta Diciembre, acumulando a éste, 9 meses de depreciación

y 8 meses de CM. Antes de continuar con el siguiente año, el monto de la depreciación
y la CM se almacenarán como depreciación acumulada y CM acumulada
respectivamente debido a que desde el mes de Enero del año siguiente se comienza
con un nuevo factor de actualización.

4.4 Reversación de Depreciación

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Este proceso elimina los datos mensuales generados con el proceso de cálculo desde
un mes en particular y hasta el mes actual (en propiedades), a través del siguiente
procedimiento.

- Eliminación de datos mensuales

- Modifica la vida útil residual y cantidad de meses depreciados.
- Modifica la fecha de última depreciación.

Por ejemplo, si se seleccionó el mes de Abril y el año en propiedades es 2001,

entonces el mes de última depreciación será Marzo y el año permanecerá en 2001. En
cambio, si el mes seleccionado fuera Enero y el año en propiedades es 2001,
entonces el mes de última depreciación será Diciembre y el año será 2000.

El procedimiento es fácil y basta con indicar el mes desde el cual se desea eliminar,
luego decidir si se PROCESA o CANCELA la operación. En una barra se visualizará
el nivel de avance del proceso y una vez terminado se enviará el mensaje de proceso
concluido.

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5 Procedimiento Cambio de Año

5.1 Respaldo de información

Antes de proceder a realizar el cambio de año en el sistema, se debe hacer un

respaldo de la información, del año que se esta trabajando. Este respaldo se genera
haciendo una copia de la carpeta data renombrándola con el año en curso (carpeta
2005 o 2005).

5.2 Cambio de Año

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Este proceso permite preparar el sistema para un nuevo periodo, cuyas etapas de
actualización son las siguientes:

- Acumulación de Valores
- Inicialización de Valores
- Actualización del Periodo Activo

Si presionamos el botón ACEPTAR, se iniciará el proceso de cambio de año,

pudiéndose visualizar en una barra el grado de avance de la operación. Si es
detectado algún problema durante el proceso, éste le avisará

En caso de que esté trabajando conjuntamente con el sistema de contabilidad y

falten centralizaciones por realizar se le recordará también.

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6 Procedimiento de Información Comparativos

6.1 Libro de Activo

Este informe emite un detalle de los bienes ingresados en el sistema, con sus
correspondientes valores generados a partir del proceso de depreciación.

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 6.2 Inventario General de Bienes

Este informe emite un detalle de la información general de cada bien registrado en el

sistema, como es su ubicación, valor de compra, cantidad, encargado, etc.

6.3 Libro de Inventario y Balance

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Este informe emite el Libro de Inventario y Balances, es posible ordenar y agrupar la
información bajo varios criterios, además de permitir la impresión en formato No
Gráfico del mismo. El detalle de este libro consta de la información general del bien
más sus valores actualizados en los distintos meses.

6.4 Cuadro de Revalorización y Depreciación

Este informe emite un Cuadro con la información de la revalorización del valor de cada
bien y los montos de depreciaciones asociados.

6.5 Informes Especiales

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Por medio de este menú tendremos la posibilidad emitir Estados o Informes definidos
por el usuario del sistema, quien en un proceso previo habrá diseñado tanto el formato
como los cálculos asociados al informe. Debemos recordar que el proceso de
generación de este Informe depende exclusivamente de la correcta definición del
mismo, especialmente de los cálculos. Esta es una herramienta de generación de
informes gerenciales y de auditoria con una potencialidad importante, dado que
complementa a los informes fijos y facilita la tarea del responsable del presupuesto
contable.

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