Manual de Contabilidad - Módulo de Contabilidad

Royal Systems S.A.
DESARROLLO DE SISTEMAS INTEGRADOS

Y ASESORÍA EN COMPUTACIÓN
Manual de Entrenamiento
Módulo de Contabilidad
Manual de Entrenamiento – Contabilidad

1
INDICE
1 Ingreso al Sistema .......................................................................................... 3

2 Maestros del Sistema...................................................................................... 3
2.1 Maestros Generales................................................................................. 3
2.1.1 Aplicaciones...................................................................................... 3
2.1.2 Parámetros ....................................................................................... 5
2.1.3 Números Correlativos ....................................................................... 7
2.1.4 Personas........................................................................................... 8
2.1.5 Plan de Cuentas ............................................................................. 13
2.1.6 Cuentas Mayor................................................................................ 17
2.1.7 Tipos de Cuentas Mayor................................................................. 18
2.1.8 Grupos de Cuentas Mayor .............................................................. 20
2.1.9 Centros de Costos .......................................................................... 20
2.1.10 Autorización para Centros de Costos ............................................. 23
2.1.11 Grupos de Centros de Costos......................................................... 24
2.1.12 Clasificación de Centros de Costos ................................................ 25
2.1.13 Compañías...................................................................................... 26
2.1.14 Unidad de negocio .......................................................................... 28
2.1.15 Tipos de Pago................................................................................. 29
2.1.16 Tipos de Servicio ............................................................................ 31
2.1.17 Tipo de Cambio............................................................................... 33
2.2 Maestros Específicos del Sistema ......................................................... 34
2.2.1 De Contabilidades........................................................................... 34
2.2.2 De Cuentas ..................................................................................... 38
2.2.3 De Proyectos .................................................................................. 50
2.2.4 Otros ............................................................................................... 51
3 Transacciones Principales del Sistema......................................................... 62
3.1 Ingreso de Vouchers Manuales ............................................................. 62
3.2 Listar Vouchers ...................................................................................... 63
3.3 Aprobar Vouchers .................................................................................. 76
3.4 Operaciones Masivas con Vouchers...................................................... 77
3.5 Anular Vouchers..................................................................................... 78
3.6 Generación de vouchers de Diferencia de Cambio................................ 80
3.7 Cierre Mensual....................................................................................... 85
3.8 Cierre Anual. .......................................................................................... 87
3.9 Doctor. ................................................................................................... 88
3.10 Consultas ............................................................................................... 90
3.10.1 Saldos de Cuentas.......................................................................... 90
3.10.2 Saldos de Cuentas Detallados........................................................ 93
3.10.3 Saldos Históricos Acumulados........................................................ 95
3.10.4 Vouchers por Cuenta ...................................................................... 96
3.10.5 Vouchers por Documento ............................................................... 97
3.10.6 Vouchers por Persona .................................................................... 98
3.11 Reportes ................................................................................................ 98

2
1 Ingreso al Sistema
Ventana de Acceso al Sistema
El acceso a cualquier aplicativo del Sistema SPRING se realiza desde una
pequeña pantalla llamada LOGIN como se aprecia a continuación:
Confirma el Ingreso Cambia la clave del Usuario
Para ingresar a un aplicativo en particular, el usuario tendrá que introducir su

Login o datos de identificación compuesto de:
Usuario: Es el nombre, otorgado por el administrador de la seguridad del Sub.-

sistema con el que el usuario es reconocido dentro del sistema.
Clave: Es la Contraseña Secreta o Password. La Contraseña es propiedad del
Usuario y sólo él debe conocerla y cambiarla las veces que considere necesarias.
2 Maestros del Sistema

2.1 Maestros Generales
Desde esta opción se configuran todos aquellos maestros que son de uso común
a todos los aplicativos del Sistema SPRING.
2.1.1 Aplicaciones
Para ingresar al maestro de Aplicaciones deberá acceder a la siguiente opción:
MaestrosDel Sistema SPRINGPropios del SistemaAplicaciones
Esta ventana contiene Información de todos los aplicativos del Sistema SPRING,
e indica el período actual en que se está trabajando.
Las aplicaciones propias del módulo de Contabilidad son:
AC – Contabilidad

3
Una vez que el sistema presenta la pantalla con la información existente, el
usuario puede ejecutar las siguientes FUNCIONES, presionando los botones que
se muestran a continuación:
FUNCIÓN Descripción
Permite ingresar las definiciones
Nuevo para una nueva Aplicación.
Permite modificar los datos
Modificar existentes de una nueva Aplicación
previamente registrada.
Eliminar Permite eliminar totalmente el
registro de una nueva aplicación
existente.
Ventana de Edición
Al presionar el botón o se presenta la siguiente pantalla:
En esta ventana se debe especificar el período contable a trabajar, la aplicación

que será ingresada si es una adición.

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Información Mostrada:
Información Descripción
Aplicación Código de la Aplicación
Descripción Nombre del Aplicativo del Sistema
Descripción Completa Nombre completo del Aplicativo del
Sistema
Período Contable Período Contable actual
Departamento Revisor Departamento encargado
Código Sistema Fuente Nombre del Código Fuente
Estado Indica la condición del Registro
‘Activo’ o ‘Inactivo’
Prefijo para vouchers Prefijo asignado en la generación
automática de los vouchers
(asientos) contables.
Si la información ingresada es CONFORME entonces el registro se completa

presionando el botón
En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información

ingresada se presiona el botón
2.1.2 Parámetros
Para ingresar al maestro de Parámetros deberá acceder a la siguiente opción:
MaestrosDel Sistema SPRINGPropios del SistemaParámetros
Esta ventana contiene la información acerca de los diferentes parámetros que
tienen los diferentes aplicativos del Sistema SPRING.


5
Nuevo para un nuevo Parámetro.
Modificar existentes de un nuevo Parámetro
previamente registrado.
registro de un nuevo Parámetro
existente.
Ventana de Edición
Si el parámetro es Multicompany tendrá que marcar valido para todas las

compañías.
Aplicación Aplicación seleccionada
Compañía Compañía seleccionada
Parámetro Código del parámetro
Descripción A que se refiere el parámetro
Explicación Referencia de los valores que
pueda tomar
Texto Valor de tipo carácter
Numérico Valor de tipo Numérico
Fecha Valor de tipo fecha
Ultima modif.. Ultimo Usuario y fecha de
modificación.

6

2.1.3 Números Correlativos

Para ingresar al maestro de Aplicaciones deberá acceder a la siguiente opción:
MaestrosDel Sistema SPRINGPropios del SistemaNúmeros Correlativos
Esta ventana contiene la información acerca de los valores que tienen los
correlativos de los comprobantes que el usuario trabaja hasta ese momento,
como por ejemplo:
APAD=Numeración de Adelantos
APAR=Listado de Agentes de Retención
APBT=Transacciones Bancarias
APCF=Caja Chica
APER=Entregas a Rendir, etc.

Nuevo para un nuevo Correlativo.

7
Modificar existentes de un nuevo Correlativo
registro de un nuevo Correlativo
existente.
Ventana de Edición
Tipo de Correlativo Código del Tipo de Correlativo
Serie Número de Serie del Correlativo
Compañía Si está cumpliendo para todas las
compañías
Número Actual Número Actual del Correlativo
Rango desde Hasta Rango del Correlativo
Ultima Modificación Ultimo Usuario y fecha de
modificación.


2.1.4 Personas
Para ingresar al maestro de Aplicaciones deberá accesar a la siguiente opción:

MaestrosDel Sistema SPRINGRelacionados a la PersonaPersonas
Esta ventana contiene la información acerca de las personas que tiene la

empresa (Empleados, Clientes, Proveedores, Otros) matriculados.
Se podrá dar el caso que un empleado es a la vez un Cliente o un Proveedor.

8
El grupo Otros está establecido para definir aquellas personas que no estén
dentro de la clasificación dada por el Sistema (Empleados, Proveedores y
Clientes).
El Parámetro VALIDRUC será ingresado previamente en el Maestro de
Parámetros, para validar la formación del RUC según algoritmo establecido por
SUNAT.

Nuevo para una nueva Persona.
Modificar existentes de una Persona
registro de una Persona existente.
Ventana de Edición

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En la siguiente pantalla ubicarse en el Tab. “Inf. General” donde deberá ingresar
los siguientes datos:
Clase de Persona: Puede seleccionar Jurídica, Natural con Negocio o Natural.

Nombre de Búsqueda: Ingresar el nombre comercial (puede ser la misma Razón
Social). Este dato permitirá realizar la búsqueda secuencial de la persona al
ingresar los caracteres de búsqueda que son los mismos que se le dio en el
Nombre de búsqueda.
Nombre Completo: Ingresar la Razón Social

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Si la persona es de clase Natural o Natural con Negocio, ingresar sus datos en los
siguientes campos:
Apellido Paterno
Apellido Materno
Nombre
A medida que se ingresan los apellidos y nombres se registraran estos datos de

manera automática en los campos de Nombre Búsqueda y Nombre Completo.
E-Mail: Ingresar el correo electrónico del proveedor. Este dato es opcional.

Dirección: Ingresar la ubicación geográfica del proveedor. Si la persona tuviera
más de una dirección deberá registrarlas en el Tab. “Direcciones”
Teléfono: Ingresar el número telefónico del proveedor. Este dato es opcional.
Documento de Identificación: Deberá seleccionar el tipo de documento del
proveedor como por ejemplo: RUC, DNI, NIT Extranjero, Pasaporte, Otros, etc.
Luego, ingresar el número del documento.
Código Anterior: Campo que se utiliza para guardar el código utilizado en el
sistema anterior.
Información Bancaria: En el caso que se pague al proveedor por Interfase
Bancaria, se debe seleccionar el Banco, ingresar el Número de Cuenta y el Tipo
de Cuenta ya sea en soles o en dólares.
Grupo Empresarial y Categoría: Se utilizan para Agrupar y Clasificar a las
personas (Proveedores y Clientes)
Para grabar los datos, deberá presionar el botón “Aceptar”, ubicado en la parte
superior derecha de la pantalla.
El Sistema enviará un mensaje de alerta al momento de ingresar una persona con
el número de documento ya existente, evitando de ésta manera que se duplique
los datos.
En seguida se visualizará la siguiente ventana que indica el número de persona
generado por el sistema.
Luego de hacer clic en el botón: “OK” regresará a la pantalla inicial, donde deberá
ubicar a la persona creada.
Como podrá ver, solo se ha registrado a la persona.

Para darle el atributo de Proveedor deberá seleccionar a la persona creada, en el
campo “Maestro a Actualizar” seleccionar Proveedores, tal como se muestra en la
siguiente pantalla.

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Luego, hacer clic en el botón: “Modificar” y se activará la siguiente pantalla donde
deberá ubicarse en el Tab. “Proveedores”
En esta pantalla, ingresará los siguientes datos:
Doc. del Proveedor: Seleccionar el documento que frecuentemente el proveedor

emite.
Doc. de Pago: Seleccionar la forma de pago que la Clínica empleará para la
cancelación de su deuda con el proveedor.
Tipo de Servicio: En el caso de Factura, indicar si esta afecto a impuesto o
exonerada de ello. En el caso de Recibos x Honorarios, indicar si está afecto a
Renta de Cuarta o son Honorarios Inafectos.
Moneda de Pago: Indicar la moneda en que se realizará el pago.
Afecto a Detracción: Si el servicio del proveedor está afecto a detracción, colocar
un check en el recuadro e indicar el Servicio de Detracción. Así como también la
Cuenta de Detracción.
Cabe mencionar, que esta información serán valores iniciales al registrar las
obligaciones, las mismas que pueden ser modificadas en caso lo requiera.
Para grabar la información registrada, hacer clic en el botón: “Aceptar”

12
Como se podrá apreciar la persona ya cuenta con el atributo de “Proveedor”
Nota: Un proveedor puede ser a la vez Cliente o Empleado. Para ello, solo deberá
seleccionar a la persona y en el campo “Maestro a Actualizar” seleccionar
Clientes o Empleados. Es importante indicar que para el caso de Empleados, es
responsabilidad de Recursos Humanos en dar este atributo.
2.1.5 Plan de Cuentas
Esta opción permite mostrar el Plan de Cuentas de la Clínica.
Cuenta Código de la Cuenta Contable
Descripción Descripción de la Cuenta Contable
Cuenta Mayor Código de la Cuenta Mayor
Elemento Código del Elemento de Gasto
Moneda Moneda base de la Cuenta
Contable
Tipo de Cuenta Indica el Tipo de Cuenta Contable

13
Nuevo para una nueva Cuenta Contable.
Modificar existentes de una Cuenta Contable
registro de una Cuenta Contable
existente.
Ventana de Edición
Esta ventana es utilizada para el Ingreso y Modificación de las Cuentas Contables

que tiene la empresa a través de las funciones de la ventana de consulta.
Tab. Datos Generales: Se asigna los atributos de Cuenta Mayor, Descripción
Moneda Base y los Procesos a los que Aplica dicha Cuenta Contable.



14
Descripción local Descripción de la Cuenta Contable
Descripción inglés Descripción en inglés de la Cuenta
Contable
Moneda Base Moneda base de la Cuenta
Contable
Cuenta interna 01 Código de Cuenta interna de la
Cuenta Contable
Cuenta interna 02 Código de Cuenta interna de la
Cuenta Contable
Elemento de Gasto Código del Elemento de Gasto
Elemento Grupo Código del Elemento de Grupo
Cierre Anual Periodo 13 Indica si se encuentra disponible
para el Periodo 13 (Ganancias y
Pérdidas)
para el Periodo 14 (Balance
General)
para el Periodo 14 (Analítico por
Persona)
La Cuenta es válida para todas Indica si la Cuenta es válida para
las Compañías todas las Compañías
Diferencia Cambio Indica si la cuenta genera o no
Diferencia de Cambios(Si genera
se indicará si es por Cuenta, por
Documento, por Documento y
Referencia)
Ajustes por Inflación Indica si la cuenta se ajusta o no a
inflación y por lo tanto si saldrá en
los Reportes
Ajuste por Inflación de Indica si la cuenta determina ajuste
Proyectos por inflación de Proyectos
Genera Estadísticas Indica si genera o no Cuenta
Estadísticas
Tab. Campos de Referencia: Se manejarán atributos o anexos a la cuenta

contable como Personas, Documentos, Fechas, Centros de Costos, Proyectos,
etc.

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Persona Indica si el campo Persona es
requerido o no
Proyectos Indica si el campo Proyectos es
requerido o no
Orden de compra Indica si el campo Orden de
Compra es requerido o no
Documentos Indica si el campo Documento es
requerido o no
Cheque Indica si el campo Cheque es
requerido o no
Fecha Indica si el campo Fecha es
requerido o no
Centro de Costos Indica si el campo Centro de
Costos es requerido o no
Flujo de Caja Indica si el campo Flujo de Caja es
requerido o no
Referencia Fiscal Indica si el campo Referencia
Fiscal es requerido o no
Tipo de Cuenta Indica el Tipo de Cuenta
Tipo de Gasto Indica el Tipo de Gasto
Gasto Directo Indica si el Gasto Directo se aplica
o no, y si se aplica si es directo o
indirecto
Gasto Fijo Indica si el Gasto Fijo se aplica o
no, y si se aplica si es fijo o variable
Partida Indica la Partida Presupuestal
Flujo Caja Indica el Flujo de Caja
Proyecto Indica el Proyecto

16
2.1.6 Cuentas Mayor

Esta opción permite mostrar las Cuentas Mayores que manejará la

Nuevo para una nueva Cuenta Mayor.
Modificar existentes de una nueva Cuenta
Mayor previamente registrada.
registro de una nueva Cuenta
Mayor existente.
Ventana de Edición

17
Descripción Descripción de la Cuenta Mayor
Descripción Extranjera Descripción extranjera de la Cuenta
Mayor
Cuenta 2 Dígitos Indica la cuenta de 2 dígitos
Disponible para Presupuesto Indica que se encuentra disponible
de Gastos para Presupuesto de Gastos
de Ingresos para Presupuesto de Ingresos
de Inversión para Presupuesto de Inversión
de Costos para Presupuesto de Costos
Clasificación de la Cuenta Indica el Grupo de Cuenta Mayor
Balance de Comprobación Indica el Tipo de Balance de
Comprobación
Libro de Inventarios y Balance Indica si procederá a generar Libro
detallado de Inventarios y Balance detallado


2.1.7 Tipos de Cuentas Mayor

Esta opción permite mostrar los Tipos de Cuenta Mayor que manejará la Clínica.

18
Nuevo para un nuevo Tipo de Cuenta
Modificar existentes de un Tipo de Cuenta
registro de un Tipo de Cuenta
existente.
Ventana de Edición
Tipo de Cuenta Código del Tipo de Cuenta Mayor
Descripción Descripción del Tipo de Cuenta

19
Mayor
Descripción Extranjera Descripción extranjera de la Cuenta
Mayor


2.1.8 Grupos de Cuentas Mayor

Esta opción permite mostrar los Tipos de Cuenta Mayor que manejará la Clínica.

usuario puede ejecutar los botones INSERTAR Y ELIMINAR.
Grupo de Cuenta Mayor Código del Grupo de Cuenta Mayor
Descripción local Descripción del Grupo de Cuenta
Mayor


2.1.9 Centros de Costos

20
Con la finalidad de generar adecuadamente el Estado de Ganancias y Pérdidas
por Función, algunas compañías agrupan ó clasifican sus Centros de Costos de
Servicios en: Ventas, Administrativos y Financieros.
Esta opción permite relacionar los Centros de costos con su correspondiente
“Destino”, así mismo si se desea incorporarlo al análisis presupuestario es posible
relacionarlo con alguna partida presupuestaria que se desee controlar.

Nuevo para un nuevo Centro de costos
Modificar existentes de un Centro de costos
registro de un Centro de costos
existente.
Ventana de Edición

21
Centro de Costos Indica que el código del Centro de
Costos.
Descripción Nombre del Centro de Costo
Descripción extranjera Descripción extranjera del Centro
de Costos
Empleado Supervisor del C.C. Indica el Empleado Supervisor del
Centro de Costos
Monto Autorizado Indica el Monto Autorizado para el
Centro de Costos
Tipo de C.Costos Indica el Tipo de Centro de Costos
Cuenta por Defecto Indica la Cuenta por Defecto del
Centro de Costos
Nivel para Costeo Indica el Nivel para Costeo del
Centro de Costos
Cuenta Estadística Indica la Cuenta Estadística del
Centro de Costos
Sucursal por Defecto Indica la Sucursal del Centro de
Costos
Tipo de Gasto Indica si el Tipo de Gastos es
Administrativo, Financiero, de
Ventas o de Producción
Gasto Directo Indica si el Gasto Directo se aplica
o no, y si se aplica si es directo o
indirecto
Gasto Fijo Indica si el Gasto Fijo se aplica o
no, y si se aplica si es fijo o variable
Clasificación Indica la Clasificación del Centro de
Costos
Grupo Indica el Grupo del Centro de

22
Costos
SubGrupo Indica el SubGrupo del Centro de
Costos


2.1.10 Autorización para Centros de Costos

Usualmente las empresas prefieren delegar las funciones de autorizaciones a
ciertos empleados “responsables” en los Centros de costos que estimen
convenientes, por ejemplo: Administración, Finanzas y Ventas.
Todo empleado es inscrito como Persona dentro del sistema asignándole un
centro de costos, en esta opción se registra nuevamente a la persona que va
autorizar y los montos que debe aprobar por los siguientes conceptos: Control
presupuestal, pedido de material, adelantos, etc.
Centro de Costos Indica el Centro de Costos
Descripción Indica la descripción del Centro de
Costos
Supervisor del C.C. Nombre del empleado que está a
cargo de supervisar el centro de
costo
Se ingresa el monto hasta el cual

23
Montos autorizados tiene autorización la persona
seleccionada para realizar la
aprobación
2.1.11 Grupos de Centros de Costos

Ésta agrupación tiene como finalidad permitir un análisis del Presupuesto
considerando la estructura organizacional.

Nuevo para un nuevo Grupo de Centro de
Costos
Modificar existentes de un Grupo de Centro
de Costos previamente registrado.
registro de un Grupo de Centro de
Costos existente.
Ventana de Edición

24
Grupo Indica el código del Grupo del
Centro de Costos
Descripción local Indica la descripción del Grupo del
Centro de Costos
Descripción extranjera Descripción extranjera del Grupo
del Centro de Costos
Grupo Mayor de C. C Indica el Grupo Mayor del Centro
de Costos


2.1.12 Clasificación de Centros de Costos

Éste maestro sirve como atributos que permitirán otros niveles de análisis en los
Centros de Costos (Líneas de Negocio).

25
2.1.13 Compañías
Esta ventana contiene toda la información de las Compañías y/o Sucursales que
tiene la empresa, las cuales deben ser ingresadas como tipo principal.

Nuevo para una nueva Compañía.
Modificar existentes de una Compañía
registro de una Compañía
existente.
Ventana de Edición

26
Las Compañías y/o Sucursales serán ingresadas como tipo principal. Si se desea
tener agrupados todas las Compañías y/o Sucursales deberá ingresar una
Compañía y/o Sucursal ficticia de tipo Consolidado. Este tipo Consolidado permite
obtener la información de todas las Compañías y/o Sucursales en uno solo.
Para definir que la compañía no utilizará el Crédito fiscal (con lo que el IGV será
considerado Gasto), deberá definir un elemento de Gasto; el mismo que se
tomará al ser distribuido el gasto como parte del IGV. Para esto será necesario
tener Marcado el Botón de Exonerada del IGV.
En la parte de Socios de la Compañía se debe ingresar el socio, Descripción

Local, Descripción Ingles, el % de participación - que debe ser 100 si es un socio,
si se ingresa varios socios se coloca el % que cada uno tiene al final la suma de
todos los socios debe sumar 100%.
Compañía Código de la Compañía
R.U.C Número de RUC
Descripción Descripción de la Compañía
abreviada como aparecerá en los
maestros de consultas
Desc. Completa Descripción Completa de la
Compañía
Dirección Ubicación de la Compañía
Moneda para Libros (*) Moneda con la que se expresaran
el Registro de Compras y Ventas.
(Local ó Extranjera)

27
Departamento Departamento de Ubicación


2.1.14 Unidad de negocio

La Unidad de negocio tiene dos aceptaciones:
Unidad de Negocio como división de la empresa.- Se refiere a que si una sola
empresa atiende varios negocios simultáneamente, cada uno de sus negocios es
una Unidad de Negocio.
Unidad de Negocio por Zona Geográfica.- En este Caso se refiere a sitios
geográficos donde la empresa tiene actividades.

Nuevo para una nueva Unidad de
Negocio.
Modificar existentes de una Unidad de
Negocio previamente registrada.
registro de una Unidad de Negocio
existente.
Ventana de Edición

28
Unidad de Negocio Indica el código de la Unidad de
Negocio.
Zona Indica la zona en la que se

encuentra la Unidad de Negocio,
por ejemplo zona norte.
Descripción local Indica la descripción de la Unidad

de Negocio
Descripción Extranjera Indica la descripción extranjera de
la Unidad de Negocio
Dirección Indica la Dirección de la Unidad de
Negocio
Teléfono Indica el número telefónico de la
unidad de negocio
Registro Patronal Actualmente registra el RUC con
un sufijo que indica la secuencia
por Unidad de Negocio.


2.1.15 Tipos de Pago

Permite registrar todas las modalidades que utiliza la empresa para la cancelación
de sus obligaciones ó compromisos (cheques, efectivo, transferencia, etc.)

29
Nuevo para un nuevo Tipo de pago
Modificar existentes de un Tipo de pago
registro de un Tipo de pago
existente.
Ventana de Edición
La ventana muestra una lista de los Tipos de Pago que son transacciones de
sistema, es decir el sistema trabaja con esos códigos fijos, por ejemplo:
CH: Cheques

30
IB: Interface Bancaria (Diskette o CD)
Tipo de Pago Código del Tipo de Pago
Descripción Indica la Descripción del Tipo de
Pago
Descripción inglés Indica la descripción en inglés del
Tipo de Pago.
Restringido (seguridad) Indica que son de seguridad y que
no se pueden modificar. Todos los
Tipos de Pago que tengan
marcado este campo NO
aparecerán en el maestro Ultimo
Número de pago del módulo de
Cuentas por Pagar, ya que este
sólo muestra los Tipos de Pagos no
restringidos
Generar Numeración El sistema le asigna un número
correlativo, se utiliza sólo para los
documentos que llevan
numeración, por ejemplo los
cheques, etc.
Entregable (Flujo de Caja) Esta opción permite que la
información de un cheque
generado pase a un Flujo de Caja
(Ver Otros/Flujo de Caja) cuando
este ha sido entregado al
beneficiario y no antes.



2.1.16 Tipos de Servicio

Se refiere a las formas en las cuales se puede establecer relaciones comerciales
entra la empresa y el proveedor, una relación comercial puede estar asociada a
un impuesto o agrupar a varios impuestos de aplicación actual.

31
Nuevo para un nuevo Tipo de Servicio.
Modificar existentes de un Tipo de Servicio
registro de un Tipo de Servicio
existente.
Ventana de Edición
La ventana muestra una tabla de los impuestos aplicables a un determinado

servicio, permite insertar o borrar impuestos.

32
Tipo de Servicio Código del Tipo de Servicio
Descripción Indica la Descripción del Tipo de
Servicio
Descripción inglés Indica la descripción en inglés del
Tipo de Servicio.
Régimen Legal Se debe indicar a cual Régimen
Legal se refiere, este puede ser
Registro de Compras, Renta o
Ninguno
Clasificación Fiscal Indica la Clasificación Fiscal del
Tipo de Servicio


2.1.17 Tipo de Cambio

Esta ventana contiene la información acerca de los Tipos de Cambio –Históricos-
con los que trabaja la empresa para sus diferentes procesos.


33
Nuevo para un nuevo Tipo de Cambio
Modificar existentes de un Tipo de Cambio
registro de un Tipo de Cambio
existente.
Ventana de Edición
Fecha Fecha de Tipo de Cambio Diario
Compra Valor de Compra
Venta Valor de venta
Otro Valor de Otro tipo de Cambio con el
que trabaja la empresa


2.2 Maestros Específicos del Sistema

2.2.1 De Contabilidades
Mediante esta opción se definen los libros contables y los tipos de contabilidad
con las que trabajan, por defecto el Sistema de Contabilidad tiene pre-definidos
ciertos tipos.

34
2.2.1.1 Libros Contables
¿Cómo crear/modificar o eliminar Libros Contables?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe ContabilidadesLibros Contables y
aparecerá la siguiente ventana:
Se muestra la siguiente pantalla:

Nuevo para un nuevo Libro Contable
Modificar existentes de un Libro Contable
registro de un Libro Contable
existente.
Ventana de Edición

35
Información Requerida:
Campo Descripción
Código de dos caracteres alfanuméricos que

representan el libro (ledger) en el que se
registrarán los diferentes movimientos
contables.
El sistema mantiene la siguiente codificación:
Libro Contable 00 - Libro Común: Válido para registrar los
movimientos contables comunes a cualquier
reporte contable financiero o tributario.
01 - Libro Propio: Para registrar movimientos
de cuentas propias, que no se quieren reflejar
en los libros oficiales por no ser tributariamente
aceptadas.
Descripción Indica la descripción del libro en idioma oficial,

por ejemplo castellano
Des. Extranjera Registra la traducción de la descripción en
idioma extranjero, por ejemplo inglés.
Estado Indica la condición del Registro ‘Activo’ o
‘Inactivo’
Ultima Modificación Indica el último Usuario y Fecha de
modificación del registro


2.2.1.2 Contabilidades
¿Cómo crear/modificar o eliminar Contabilidades?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe ContabilidadesContabilidades y

36
Esta ventana contiene Información de los tipos de Contabilidades que tiene una
empresa, y en la cual se agrupan los Libros Contables relacionadas a la misma.

Nuevo para una nueva Contabilidad.
Modificar existentes de una Contabilidad
registro de una Contabilidad
existente.
Ventana de Edición

37
Campo Descripción
Es un código de un carácter alfanumérico que
representa una contabilidad o agrupación de
libros para visualización de los saldos de
balance.
Contabilidad Los Tipos de Contabilidad que el sistema
mantiene son:
F: Contabilidad Financiera (también llamada
“Propia”).
Agrupa a los Libros Contables 00 y 02.
T: Contabilidad Tributaria (también llamada
“Fiscal”).
Agrupa a los Libros Contables 00 y 01.
Descripción Local Es la descripción de la contabilidad en idioma
oficial, por ej. Castellano.
Descripción Ingles Es la traducción de la descripción local al
idioma extranjero, por ej. Inglés.
‘Inactivo’
Ultima Modificación Indica el Usuario y Fecha de la última
Código Código del Libro Contable
Abrir la ventana de Selección y elegir los Libros
Contables que afectará el Tipo de Contabilidad
que se registra. El Sistema mantiene por
Libro Contable default los sgtes. Libros Contables:
- Código:00.....Común (Tributario y
Financiero)
Código:01 ..... Tributario Solo
Código:02 ..... Financiero Solo


2.2.2 De Cuentas
2.2.2.1 Maestro de Elementos de Gasto
¿Cómo crear/modificar o eliminar Elementos de Gasto?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe CuentasElementos de Gasto y

38

Nuevo para un nuevo Elemento de Gasto.
Modificar existentes de un Elemento de
Gasto previamente registrado.
registro de un Elemento de Gasto
existente.
Ventana de Edición
Campo Descripción

39
Elemento de Gasto Código del Elemento de Gasto.
Descripción Local Es la descripción del Elemento de Gasto, por
ej. Castellano.
Descripción Ingles Es la traducción de la descripción local al
Grupo de Elemento Indica el código del Grupo del Elemento de
Gasto
Categoría de Indica la categoría del Elemento de Gasto
Elemento
Uso de la Indica si es Transferencia, Ajuste por Inflación,
SubCuenta o Ninguno de las Anteriores
‘Inactivo’


2.2.2.2 Maestro de Grupo de Elementos de Gasto

¿Cómo crear/modificar o eliminar un Grupo de Elementos de Gasto?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe CuentasGrupo de Elementos de Gasto
y aparecerá la siguiente ventana:


40
Nuevo para un nuevo Grupo de Elemento
de Gasto.
Modificar existentes de un Grupo de
Elemento de Gasto previamente
registrado.
registro del Grupo de Elemento de
Gasto existente.
Ventana de Edición
Campo Descripción
Grupo Código del Grupo de Elemento de Gasto.
Descripción Es la descripción del Grupo de Elemento de
Gasto.
Descripción Es la traducción de la descripción local al
extranjera idioma extranjero, por ej. Inglés.
Grupo Mayor Indica el código del Grupo Mayor del Elemento
de Gasto.
‘Inactivo’



41
2.2.2.3 Maestro de Campos de Referencia
¿Cómo crear/modificar o eliminar Campos de Referencia?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe CuentasCampos de Referencia y
El sistema permite que cada cuenta contable tenga vinculados ciertos campos de
referencia con la finalidad de registrar información específica.
Los Campos de Referencia que considera el sistema son de dos tipos:
Campos de Referencia Fijos.

Son campos preestablecidos dentro del aplicativo, como por ejemplo: Proyecto,
Persona, Fecha, Centro de Costo, etc. su importancia radica en el que Sistema
Spring puede ser programado para ejecutar ciertas tareas usando estos campos
como “llaves” con capacidad de ser validados inclusive. El sistema permite en
esta opción sin embargo que podamos renombrar a dichos campos con títulos
que sean de mayor familiaridad para el usuario, por ej. Cambiamos el nombre de
AFE por el Proyectos ó el nombre Persona por el de Individual.
Campos de Referencia Variables.

42
Son campos adicionales cuyo uso puede ser definido por cada empresa de
acuerdo a sus necesidades de información; en total existen 10 campos definidos
en forma genérica como X1, X2, X3, ..., X10, desde esta opción el usuario puede
definir y registrar opcionalmente el nombre y el uso a considerar; a diferencia de
los Campos de Referencia Fijos estos campos no son considerados por el
sistema para la ejecución de procesos programados ni pueden ser validados.
Los campos de referencia están definidos desde el Sistema de Contabilidad, por

lo tanto el usuario solo puede ejecutar la función de MODIFICAR, presionando el
botón como se muestra a continuación:
FUNCION Descripción
Modificar Permite modificar los datos existentes de
un Campo de Referencia previamente
registrado.
Información Presentada:
Es un código de 2 caracteres que
Campo de Referencia corresponde a la definición de un
campo de referencia, establecido
desde el Sistema.
Descripción Local Es la descripción del campo en
idioma oficial.
Descripción Ingles Es la traducción a idioma inglés, de
la Descripción Local.
Es el titulo descriptivo del campo de
Titulo para Pantalla referencia que aparecerá en la
pantalla de ingreso de vouchers y
cuentas.
Flag que permite al usuario indicar
Disponible para uso al Sistema si un campo de
referencia va a ser utilizado, para
ello marca con un clic en los

43
campos SI o NO.
Flag que indica si el dato ingresado
al Campo de Referencia variable va
Validar contra tabla ha ser validado contra alguna Tabla
de Códigos definida por el usuario.
Marcar SI o NO dando un clic sobre
él.
Longitud del Campo Se indica la longitud del campo en
caracteres
Flag que indica si el campo de
Relacionado a un dato de referencia va a estar relacionado
Sistema Fuente con un sistema fuente.
Marcar SI o NO dando un clic sobre
él.
Si se marcó SI en el campo anterior
entonces el sistema habilita este
Dato de Sistema Fuente campo.
Presionar la flecha y abrir la
Ventana de Selección, marcar con
un clic el sistema fuente con que se
vincula el Campo de Referencia.
Si se marcó SI en el campo “Validar
contra Tabla” entonces el sistema
Códigos Disponibles habilita esta ventana.
Utilizando los botones INSERTAR y
BORRAR para proceder a registrar
los datos (códigos y descripciones)
contra los que el Sistema validará
cuando se ingrese algún dato en
este Campo.
Ultima Modificación Indica el Usuario y fecha de la
última modificación
Código Disponible En el caso de códigos disponibles,
Código se presiona insertar para añadir u.n
código, estas son las siglas del
código
Descripción Se muestra la descripción del
código disponible



44
2.2.2.4 Maestro de Definir Grupos para los Estados Financieros
¿Cómo crear/modificar o eliminar Grupos para los Estados Financieros?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe CuentasDefinir Grupos para los
Estados Financieros y aparecerá la siguiente ventana:
Desde esta opción es posible realizar la “formulación” de Estados Financieros

(Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias por Naturaleza, Estado de
Pérdidas y Ganancias por Función), en esta opción se indican que rubros ó títulos
conforman cada Estado Financiero determinado, y que tipo de operación debe de
ejecutar (suma o resta) cuando el saldo de la cuenta contable es Deudor ó
Acreedor, etc. tal y como lo haríamos si trabajáramos nuestros reportes en una
hoja de cálculo.
Si bien los Estados Financieros deben mantener ciertos estándares, mediante
esta opción cada empresa puede formular sus propios diseños de Estados
Financieros para uso gerenciales, de toma de decisiones, etc.

45
En el Tab Estados Financieros se ingresan los diferentes reportes que se quieren
definir como Estados Financieros, al presionar el Botón AGREGAR se crea una
línea en blanco que debe ser completada para definir el estado.
Información Requerida
Campo Descripción
Código Se ingresan las siglas que se utilizan para
definir el Estado Financiero
Descripción Se ingresa la descripción o nombre del
Estado Financiero, ejemplo
Balance General
Estado de Ganancias y Pérdidas.
Tipo Tipo del Estado Financiero, buscar el tipo

de estado de la relación que se muestra,
desplegar la lista para seleccionarlo.
En el Tab Grupos para el Reporte se define la estructura del Estado Financiero y

como se va a mostrar al momento de generarse.
El proceso a seguir para definir el estado es el siguiente:

Preparar un ESQUEMA de la ESTRUCTURA que tendrán los ESTADOS
FINANCIEROS a definir, identificando los Títulos, Subtítulos y Líneas de Detalle
(Nombres de las Partidas Contables) que participarán del reporte.
El nivel indica si es título (nivel 1), sub título (nivel 2) o línea de detalle (nivel 3).
Para insertar una línea se posiciona en el lugar indicado y se presiona el botón
En la línea en blanco se indica el Nivel al que pertenece el registro que se

ingresa.
Se indica el Grupo 1, el grupo de los títulos en el Estado Financiero ( Activo,

Pasivo, etc) , se tiene en cuenta que todos las líneas ya sea de sub titulo o detalle

46
de un grupo tienen el mismo código, si se define el Activo como 100, todas las
líneas relacionadas a activo tienen Grupo 1 = 100.
Se indica el Grupo 2 el grupo de los Sub títulos en el Estado Financiero ( Activo

Corriente, Activo no Corriente, etc) , se tiene en cuenta que todos las líneas del
subgrupo tienen el mismo código Grupo 2 = 000 (Activo Corriente)
Se indica el Grupo 3 el grupo de las líneas de Detalle en el Estado Financiero (

Rubro Caja Bancos, Cuentas por cobrar, etc) , se tiene en cuenta que todos las
líneas detalle de Sub grupo tienen el mismo código , Grupo 1 = 100 (Activo),
Grupo 2 = 000 (Activo Corriente)
Presionar .
Seguidamente se definen las cuentas para cada grupo 1, 2 y 3 del estado

financiero.
Se muestra la pantalla del tab Grupos para el reporte con las especificaciones de
campos.
Nivel Seleccionar el botón del nivel
correspondiente para la línea de estado
que se está ingresando.
Grupo 1 Identifica a la LINEA de TITULO, por ej.
ACTIVO, PASIVO. Código de 3 dígitos
Grupo 2 Identifica a la LINEA de SUBTITULO, por
ej. ACTIVO CORRIENTE, PASIVO NO
CORRIENTE. Código de 3 dígitos
Identifica a la LINEA DE DETALLE ó de
Grupo 3 AGRUPACION DE CUENTAS, y
corresponde al lugar donde se presenta a
nivel sumarizado todo un conjunto de
cuentas contables afines ó pertenecientes
a un mismo rubro contable, por ej. Caja y
Bancos, Tributos por Pagar, Código de 3
dígitos
Indica el nombre con el que se identifica,
Descripción Local según el nivel en que se esté, a la LINEA
DE TITULO, LINEA DE SUBTITULO o
LINEA DE DETALLE.
Descripción Inglés. Descripción en Inglés.
Referencia Indica la referencia de la cuenta o rubro
Título para el Grupo Si existe un grupo inferior se detalla el título
Inferior
Cambia de Signo Se indica si cambia de signo
Ultimo Usuario Indica el último usuario que modificó el
archivo
Ultima Fecha Indica la fecha de la última modificación

47
2.2.2.5 Maestro de Definir Cuentas para los Estados Financieros
¿Cómo crear/modificar o eliminar Cuentas para los Estados Financieros?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe CuentasDefinir Cuentas para los
Estados Financieros y aparecerá la siguiente ventana:
Desde esta opción es posible definir las cuentas que intervienen en los estados
financieros, definida la estructura del estado financiero se debe asignar las
cuentas a nivel de detalle es decir definir las cuentas que intervienen para cada
rubro indicado en el Grupo 3.
Al seleccionar esta opción aparece una pantalla con 2 ventanas, la ventana del
lado izquierdo muestra la estructura del Estado Financiero y las cuentas que se
han registrado para cada uno de los grupos 2, al lado derecho se muestra el
maestro de cuentas.
Para definir las cuentas se sigue el siguiente proceso

48
Seleccionar en el campo Código de la ventana el Estado Financiero que se quiere
afectar, se indica si se desea el detalle del Estado Financiero, para esta marcar el
recuadro Detalle.
En la ventana del lado derecho se muestra el maestro de cuentas, seleccionar las
cuentas que se quieren adicionar al grupo deseado, para buscar una cuenta en
particular, ingresar el código de cuenta o los primeros dígitos en el campo de
búsqueda Cuenta >= luego presionar intro para que se posicione el maestro en la
cuenta buscada.
Seguidamente en la ventana del lado izquierdo se selecciona el Grupo 2
(Nombres de color azul) al cual se quiere adicionar las cuentas, se da un doble
clic en el grupo que se quiere adicionar, ejemplo 060 Existencias.
Las cuentas se adicionan a las ya registradas en el grupo Existencias.
Luego de ello y para actualizar el maestro respectivo se tendrá que dar clic en el
botón ubicado en la barra de herramientas.
2.2.2.6 Maestro de Sucursal

¿Cómo crear o eliminar una Sucursal?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe CuentasSucursal y aparecerá la
siguiente ventana:
Mediante esta opción se registra la información referente a las Sucursales que

tiene la empresa.
Al presionar el botón Insertar se agregará una línea donde se indicara los
siguientes datos:
49
Campo Descripción
Sucursal Código de la sucursal que va ser definida.
Descripción Indica la descripción de la sucursal.
Grupo Indica el grupo de sucursales
Estado Indica si la sucursal registrada está Activo o no.
2.2.3 De Proyectos
2.2.3.1 Maestro de Grupo de Proyectos
¿Cómo crear/modificar o eliminar Grupos de Proyectos?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosDe ProyectosGrupos de Partidas y
Se muestra la siguiente información:
En este maestro el usuario podrá estructurar los diferentes niveles (4) para la
creación de Grupos de Proyectos, los mismos que podrán ser asociados al
momento de crear los Proyectos.
Nuevo Permite ingresar las definiciones para un
nuevo nivel de Grupo de Proyecto.
un Grupo de Proyecto previamente
registrado.
Eliminar Permite eliminar totalmente el registro un
Grupo de Proyecto existente.
La siguiente pantalla se presenta al presionar alguno de los siguientes botones:

50
Campo Descripción
Grupo Código del Grupo de Proyecto de acuerdo al
nivel requerido.
Descripción Local Registrar el nombre en idioma local
correspondiente al Grupo de Proyecto.
Descripción Registrar la traducción a idioma extranjero
Extranjera correspondiente al Grupo de Proyecto
‘Inactivo’
Ultima Modif. Indica el Usuario y Fecha de la última
2.2.4 Otros
2.2.4.1 Tipo de Cambio de Cierre e Índice de ajuste x Inflación
¿Cómo crear/modificar o eliminar Tipo de cambio de Cierre e Índice de
Ajuste x Inflación?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosOtrosTipos de Cambio de Cierre e Índice
de Ajuste x Inflación y aparecerá la siguiente ventana:

51
1 Opción de Búsqueda
Ingresar las 3 primeras letras del nombre a buscar
Esta ventana registra información para la ejecución de los procesos de

Actualización por Diferencia en Cambio, que son realizadas mensualmente.

nuevo Tipo de Cambio mensual.
un Tipo de Cambio mensual previamente
registrado.
Tipo de Cambio mensual existente.

52
Periodo Contable Periodo Contable
correspondiente al tipo de
cambio.
Cierre Compra Tipo de Cambio de Cierre de
Compra a utilizar en los procesos
de ajustes
Cierre Venta Tipo de Cambio de Cierre de
Venta a utilizar en los procesos
de ajustes
Para Mayorizar Tipo de Cambio (compra ó venta)
a usar si se desea que todos los
vouchers contables se mayorizen
a un único Tipo de cambio de fin
de mes.
SBS Operaciones $ Indica el tipo de cambio SBS para
operaciones en dólares
Índice Mensual Número de Índice de Precios
Promedio al por Mayor
perteneciente al mes.
Índice Acumulado Número de Índice de Precios
Promedio al por Mayor
acumulado al mes.
Ultima Modificación Muestra el usuario y fecha de la
última modificación
2.2.4.2 Sistemas Fuentes

¿Cómo crear/modificar o eliminar Sistemas fuentes?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosOtrosSistemas Fuentes y aparecerá la
siguiente ventana:

53
Esta ventana es de consulta y permite identificar el origen de los vouchers que
ingresa a la contabilidad ya sean manuales o automáticos.
Campo Descripción
Sistema Fuente Indica el sistema de donde se esta tomando la
información
Descripción local Indica el nombre que se asigna localmente al
sistema
Descripción Indica el nombre del sistema fuente en inglés
Extranjera
‘Inactivo’
Ultima Modificación Muestra el usuario y fecha de la última
modificación
2.2.4.3 Control de Cierres Mensuales

¿Cómo crear/modificar o eliminar Tipo de cambio de Cierre e Índice de
Ajuste x Inflación?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosOtrosTipos de Cambio de Cierre e Índice
de Ajuste x Inflación y aparecerá la siguiente ventana:

54
Esta ventana contiene Información de los periodos contables y las Compañías
que han registrado movimientos contables y que deben ser administrados.
Periodos Contables Abiertos, Son aquellos periodos que mantienen información

contable y que pueden estar siendo utilizados o no, la condición de “Abiertos”
significa que en cualquier momento pueden ser actualizados con información
contable.
Periodo Contable Actual, identifica al período contable que el aplicativo considera

como “default” al momento de iniciarse, generalmente éste período debe
corresponder al mes con el que se está trabajando.
Compañía Socio Es la compañía a la que se
está afectando con la
información registrada.
Periodo Periodo Contable.
Libro Contable Tipo de Contabilidad que se
está afectando
Estado Abierto: significa que aún está
“abierto” y por tanto es posible
registrar información contable.
Cerrado: implica que el
sistema no permitirá registro
de información en dicho mes.
Funciones:
Agregar: Para crear un nuevo registro
Modificar: Para modificar información sobre un Periodo Contable existente.
Ventana de Edición
55
Esta ventana es utilizada para la Creación y Modificación de Periodos Contables
mensuales que procesa la empresa.
Agregar - en Periodos Contables Abiertos, opción por la que se agregan los

“nuevos“ Períodos de modo que el Sistema permita registrar información
contable.
Modificar - en Periodos Contables Abiertos, opción por la que es posible modificar

la información registrada en algún Período Contable previamente registrado.
Agregar - en Periodo Contable Actual, opción por la que se registra el Período

Contable que el Sistema debe mantener como “default” para cada Compañía.
Modificar - en Periodo Contable Actual, opción por la que es posible modificar el

Período Contable que el Sistema mantiene como “default” para cada Compañía.
Agregamos un Nuevo Periodo:

Para ello en el campo Nuevo Periodo se registra el periodo a aperturar.
Por razones de seguridad y Control Interno, los Períodos Contables solo deben
ser “manipulados” por Personal Responsable de Alto Nivel, pues todo ingreso de
información contable en meses que están “Cerrados” implica que debe de
efectuarse un “Reproceso” de la información a fin de que los Saldos Contables
sean recalculados y actualizados hasta el último mes “abierto”, para ello se debe
de ejecutar la opción DOCTOR dentro del Sistema de Contabilidad, y volver a
emitir los reportes principales a fin de tener en documentos los nuevos valores
contables.
2.2.4.4 Tipos de Voucher.

¿Cómo crear/modificar o eliminar un Tipo de Voucher?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosOtrosTipos de Voucher y aparecerá la
siguiente ventana:

56

nuevo Tipo de voucher mensual.
un Tipo de voucher mensual previamente
registrado.
Tipo de voucher mensual existente.

57
Mediante esta opción es posible “administrar” los diversos Tipos de Vouchers, que
utiliza cada compañía. La codificación, descripción, etc. son de responsabilidad de
los usuarios del Dpto. de Contabilidad pues corresponden a códigos a utilizar en
el registro de los vouchers manuales dentro del Sistema de Contabilidad y cuyo
objetivo esencial es el de “ordenar” la información contable a registrar.
Los tipos de vouchers contienen ciertas características a ser tomadas en cuenta,
como por ejemplo:
Si es sólo para voucher manual, es decir ingresado directamente por el módulo de
Contabilidad o si es que se va a generar Cuentas Estadísticas (Destino) ya sea
normal (Naturaleza de los Gastos) o de consumo.
Campo Descripción
Tipo de Voucher Indica el código de tipo de voucher
Descripción Indica la descripción del tipo de voucher
Descripción Inglés Es la traducción de la descripción al
Estado Indica si el voucher esta activo o inactivo
Ultima Modificación Muestra el usuario y fecha de la última
modificación
Solo para voucher Se selecciona si sólo es un tipo de
manual voucher manual
Generar Estadísticas Se indica si se desean estadísticas del
voucher
Normal / Consumo Indica si es un Tipo de voucher normal
(Naturaleza de los Gastos) o de
consumo.
2.2.4.5 Últimos vouchers Generados

¿Cómo visualizar los últimos vouchers Generados?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosOtrosÚltimos vouchers Generados y

58
Por medio de esta opción el Sistema informa al usuario sobre la generación de

numeración correlativa de los Vouchers Generados de forma Mensual (controla
los 12 meses del año) y por cada Aplicativo, Periodo y Compañía.
Año Indica el año en proceso
Compañía-Socio Compañía a la que pertenece la
información mostrada.
Aplicación Identifica a la Aplicación que generó los
vouchers contables
Tipo Indica el tipo de voucher, si los
Vouchers son generados Manualmente
(desde Contabilidad) o
Automáticamente desde otro aplicativo.
Mes 01-12 Es el número actual del voucher por
cada mes contable.
2.2.4.6 Modelos de Vouchers

¿Cómo crear/modificar o eliminar un Modelo de Voucher?
Pulse clic sobre el Menú MaestrosOtrosModelos de Voucher y aparecerá la
siguiente ventana:

59
Mediante esta opción es posible que el usuario genere sus propios “Modelos” de
vouchers los mismos que van a ser recurrentemente utilizados por él, la ventaja
de su uso radica en que evita estar digitando el mismo voucher contable pese a
que las cuentas utilizadas (y posiblemente las cifras registradas) no varían de un
mes a otro.
Modelo Corresponde al Código del Modelo
de Voucher registrado
Descripción Descripción del Modelo de voucher
Distribución Indica si es por porcentaje o
pertenece a un módulo en
particular

60
Nuevo Permite registrar un nuevo Modelo de
Voucher
Modificar Permite modificar un Modelo de Voucher
existente
Eliminar Opción utilizada para eliminar un Modelo
de Voucher existente.
En esta pantalla se crea el modelo de voucher, el proceso es similar a la

contabilización de un voucher contable, la diferencia radica en conocer las
características de Distribución de los modelos es decir:
Montos Fijos: Debe ser aplicado a vouchers manuales, donde la sumatoria de la

columna % Distribución debe ser 100.00 (En este modelo se ingresan cargos y
abonos) y montos fijos relacionados al voucher, así mismo debe ingresarse
obligatoriamente el prefijo y número de voucher, así como el tipo de cambio.
Porcentaje: Debe ser aplicado a vouchers manuales, donde la sumatoria de la

columna % Distribución debe ser 100.00 (En este modelo se ingresan cargos y
abonos).

61
3 Transacciones Principales del Sistema
3.1 Ingreso de Vouchers Manuales
¿Cómo crear un nuevo voucher manual?
Pulse clic sobre el Menú Vouchers

Al pulsar clic sobre la opción Nuevo Voucher, aparecerá la siguiente pantalla en la
cual se deberán llenar los datos necesarios.
Tener en cuenta para el llenado de los datos correspondientes en:
Cabecera del voucher : (Período Contable, Compañía-Socio, Libro Común,

Unidad de Negocio, Departamento, Tipo de Voucher, Fecha, Moneda, Tipo de
Conversión, Tipo de Cambio, Fecha de Tipo de Cambio y Descripción)
Detalle del Voucher: Llenar los casilleros requeridos de acuerdo a la definición
previa para cada cuenta contable, así como los montos de los cargos (Positivos)
y abonos (Negativos).
Para agregar líneas al voucher contable y los campos de referencias Fijos y

Variables existen los siguientes botones de ayuda:
Permite adicionar las líneas del voucher contable.

Permite borrar una línea del voucher contable.
Permite acceder al maestro de modelo de voucher, para poder
seleccionarlo dar doble clic sobre la línea requerida.
Este botón permite acceder a un archivo tipo txt. A fin de realizar la
importación de un voucher previamente elaborado en forma externa.
Este botón permite mostrar la estructura y valores requeridos para preparar el
voucher a ser importado.

62
Permite acceder al maestro de Plan de Cuentas, para poder seleccionarlo dar
doble clic sobre la línea requerida.
Permite acceder al maestro de Centros de Costos, para poder seleccionarlo
dar doble clic sobre la línea requerida.
Permite acceder al maestro de Clasificador de Movimiento, para poder
Permite acceder al maestro de Unidad Organizacional, para poder
Permite acceder al maestro de Sucursales, para poder seleccionarlo dar
Permite acceder al maestro de Proyectos, para poder seleccionarlo dar doble
clic sobre la línea requerida.
Permite acceder al maestro de Concepto Clasificador de Gasto, para poder
Permite acceder a los campos de referencia variable según se haya definido
previamente, dar doble clic sobre la línea requerida.
Permite acceder al maestro de Personas, para poder seleccionarlo dar doble
clic sobre la línea requerida.
Permite acceder a las ordenes de compra tipo FOR para poder
seleccionarla (Sólo en el caso específico que la empresa trabaje con el módulo de
Importaciones) dar doble clic sobre la línea requerida.
Permite acceder al maestro de Flujo de Caja para poder seleccionarlo dar
NOTA: No es necesario llenar todos los recuadros que aparecen en la pantalla del
detalle del Voucher (Parte Inferior), éstos tienen que llenarse de acuerdo a la
definición que se hizo previamente en el maestro de Cuentas para cada una de
las cuentas contables.
Después de haber llenado los datos necesarios dar clic en el botón , en este
momento se generará automáticamente un número de voucher y pasará el
voucher al estado Terminado.
3.2 Listar Vouchers

¿Cómo Visualizar los vouchers ingresados?
a. Pulse clic sobre el Menú Vouchers.

b. Pulse clic sobre la opción Lista de Vouchers y aparecerá la siguiente
pantalla

63
En esta pantalla se cuenta con las siguientes opciones de búsqueda:
Esta ventana permite filtrar por una compañía o por todas las compañías; siendo
requisito para éste último que el recuadro pequeño este marcado.
Esta ventana permite filtrar por un Departamento o por todos los Departamentos;
siendo requisito para éste último que el recuadro pequeño este marcado.
Esta ventana permite filtrar por una Unidad de Negocio o por todas las Unidades
de Negocio; siendo requisito para éste último que el recuadro pequeño este
marcado.
Esta ventana permite filtrar por un Estado o por todos los Estados del Voucher;
siendo requisito para éste último que el recuadro pequeño este marcado.
Esta ventana permite filtrar por un rango de tipo de voucher o por todos los tipos
de vouchers; siendo requisito para éste último que el recuadro pequeño este
marcado.
Esta ventana permite filtrar por un período contable específico.

Luego de seleccionar los filtros correspondientes dar clic en botón é
inmediatamente aparecerán los vouchers ingresados.
Entre las funcionalidades de la Lista de Voucher tenemos:
Permite registrar un nuevo Voucher.

64
Se utiliza para el ingreso de Asientos Manuales, se procede a dar clic en el botón
NUEVO. Se mostrará la siguiente pantalla:
Se selecciona la cuenta a través del botón
Se observa que en la línea del Voucher se registra la cuenta seleccionada

65
Dicha cuenta contable tiene como campo requerido el Centro de Costos, se
procede a registrar a través del botón
Se procede a registrar los montos y las demás líneas del voucher, con sus
respectivos centros de costos y además la descripción del voucher
Dar clic en y envía un mensaje de confirmación

66
Si se desea imprimir el voucher se mostrará la siguiente pantalla:
Permite visualizar el Voucher.
Para dar un ejemplo: Se selecciona un Voucher manual mayorizado, indicando el

periodo 2009-11
Dar clic en el botón VER, y se procederá a visualizar el Voucher contable

seleccionado.

67
Permite modificar un Voucher en estado Terminado, Errado o
Rechazado.
Para dar un ejemplo: Se selecciona un Voucher manual en estado Terminado,

indicando el periodo 2009-11
Se realiza las modificaciones al Voucher manual y una vez completado la
actualización, se procederá a dar clic en el botón para guardar el registro.

El sistema mostrará un mensaje indicando si se desea visualizar la impresión del
Voucher.

68
Se confirma la impresión, y se procede a visualizar la pantalla con la impresión del
Voucher

69
Permite borrar un Voucher en estado Terminado, Errado o Rechazado.
No permite borrar Voucher en estado Mayorizados, ni Anulados.
Para Voucher mayorizados, el sistema mostrará un mensaje indicando que el
proceso de borrar no podrá ser realizado.
Para dar un ejemplo: Se selecciona un Voucher manual en estado Errado,

Dar clic en el botón BORRAR:

70
Se realiza el proceso de Borrar el Voucher manual, se procederá a dar clic en el
botón para completar el proceso.

Se podrá visualizar que el Voucher mostrado inicialmente, ha sido eliminado.
Permite anular un Voucher en estado Terminado, Errado o Rechazado.

No permite anular Voucher en estado Mayorizados.
proceso de anular no podrá ser realizado.
Para Voucher anulados, el sistema mostrará un mensaje indicando que el proceso

de anular ya ha sido realizado.
Para dar un ejemplo: Se selecciona un Voucher manual en estado TERMINADO,

Dar clic en el botón Anular:

71
Se realiza el proceso de Anular el Voucher manual, se procederá a dar clic en el
El sistema guardará el registro del Voucher en estado Anulado.
La diferencia entre los botones de Borrar y Anular, radica en que el sistema para
el proceso de Anulación guarda el registro del Voucher en el estado Anulado para
el periodo correspondiente, y el proceso de Borrar, elimina totalmente del sistema
sin guardar el registro del Voucher, ya que no existe el estado Borrado.
Permite copiar Voucher pudiendo realizarse con los mismos montos, con
montos reversados, o sin montos.
Para dar un ejemplo: Se selecciona un Voucher manual mayorizado, indicando el
periodo 2009-11
72
Dar clic en el botón COPIAR y mostrará mensaje de que Tipo de Copia se
requiere realizar:
Para el ejemplo se tomará el Tipo de Copia, con los mismos montos:
Se registrará el Tipo de Voucher:

73
Dar clic en el botón para completar el registro del Voucher. El sistema
mostrará un mensaje indicando si se desea visualizar la impresión del Voucher.

74
Se confirma la impresión, y se procede a visualizar la pantalla con la impresión del
Voucher

75
Permite visualizar la impresión del Voucher en cualquier estado del
Voucher.
Para dar un ejemplo: Se selecciona un Voucher mayorizado, indicando el periodo
2009-11
Dar clic en el botón IMPRIMIR, podrá visualizarse la impresión del Voucher
3.3 Aprobar Vouchers

¿Cómo Aprobar un voucher manual?
a. Pulse clic sobre el Menú Vouchers.
b. Pulse clic sobre la opción Aprobar Vouchers y aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccionamos el voucher para aprobar dando clic en la línea correspondiente y

luego clic en el botón , aparecerá la siguiente pantalla:

76
Luego de verificar la conformidad de los datos, dar clic en el botón Aprobar (Carita
Feliz) o de lo contrario clic en el botón Rechazar (Carita Triste).
Al momento de la aprobación del voucher se actualiza el estado APROBADO

ejecutándose inmediatamente y en forma automática el estado MAYORIZADO.
También existe la opción de Aprobación Masiva de Vouchers en el cual se debe
seleccionar todos los voucher a ser aprobados y dar clic en el botón
.
3.4 Operaciones Masivas con Vouchers

77
Pulse Clic sobre el MenúVouchersOperaciones Masivas con Vouchers,
aparecerá la siguiente pantalla:
Pulse Clic sobre el botón y aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla se muestran todos los vouchers generados en un determinado

período contable y que el usuario desee realizar impresiones masivas o
unitariamente.
Para ello deberá marcar con el puntero del Mouse las líneas de los vouchers a
imprimir o de lo contrario marcar el recuadro Seleccionar Todo .
También se podrá utilizar filtros como por ejemplo: Compañía, Status, Sistema
Fuente, Rango de Vouchers y Período Contable.
Después de seleccionar los vouchers se deberá dar clic en el botón Imprimir y el
sistema procederá a realizar la impresión de los vouchers seleccionados.
3.5 Anular Vouchers

¿Cómo Anular vouchers?
No se permite anular Voucher en estado Mayorizados.
proceso de anular no podrá ser realizado.

78
Para Voucher anulados, el sistema mostrará un mensaje indicando que el proceso
de anular ya ha sido realizado.
Para dar un ejemplo: Se selecciona un Voucher manual en estado TERMINADO,

Dar clic en el botón Anular:

79
Se realiza el proceso de Anular el Voucher manual, se procederá a dar clic en el
El sistema guardará el registro del Voucher en estado Anulado.
La diferencia entre los botones de Borrar y Anular, radica en que el sistema para
el proceso de Anulación guarda el registro del Voucher en el estado Anulado para
el periodo correspondiente, y el proceso de Borrar, elimina totalmente del sistema
sin guardar el registro del Voucher, ya que no existe el estado Borrado.
3.6 Generación de vouchers de Diferencia de Cambio

¿Cómo Generar el voucher de Diferencia de cambio?

80
Mediante este proceso se genera el asiento por diferencia de cambio de todas
aquellas cuentas contables, cuya opción ‘Diferencia de Cambio’ haya sido
marcada previamente en el maestro de cuentas con moneda base en dólares.
El proceso de conversión lo efectúa tomando como base el tipo de cambio de
cierre de fin de mes. Así mismo el parámetro EXCHDIFCUR tiene que estar
definido con el valor “A” e ingresado las cuentas de ajuste de diferencia de
cambio.
Se debe tener en cuenta las siguientes condiciones:
• El estado de los vouchers tiene que ser MAYORIZADO
• Debe estar aperturado el período contable
• Debe ingresarse los tipos de cambio de cierre de fin de mes.
Seguir la siguiente secuencia: Admin.Generación de VouchersGeneración de

Vouchers y aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla el usuario deberá seleccionar la compañía a procesar (recuadro

inferior derecho) y período contable a generar el voucher, y luego dar clic en el
Tab. Diferencia de Cambio y aparecerá la siguiente pantalla:

81
Esta pantalla muestra información valiosa para generar el proceso como por
ejemplo:
Moneda: Indica los dos tipos de moneda para la diferencia de cambio y ajuste por
Inflación, es decir Local y Dólares.
Libro: Indica el libro contable que va estar afecto al proceso.
Voucher: Este campo esta protegido y nos indica el tipo y número de voucher a
Generar.
Tipo de Cambio: Este recuadro indica el tipo de cambio de cierre de fin de mes
tanto de compra como de venta, para el caso del ajuste es el mismo tipo de
cambio para los dos procesos.
Local: Indica las cuentas de Débito y Crédito para el Ajuste por Diferencia de
Cambio.
Dólares: Indica las cuentas de Débito y Crédito para el Ajuste por inflación.
Asimismo existen 4 Tabs que tienen relación directa con el proceso:
1er. Tab. Cuentas Afectas:

Este tab. muestra la relación de cuentas contables que están afectas al proceso
Diferencia de Cambio, su definición se hace en el Plan Contable.

82
2do. Tab. Por Saldo de Cuentas:
Este Tab. muestra los datos de las cuentas contables marcados con la condición
de Genera x Cuenta, adicionalmente muestra el sustento al cálculo que va a
realizar el sistema dependiendo de la moneda que se este seleccionando en el
recuadro Moneda, estos datos se muestran luego de presionar el botón ,
así por ejemplo:
Luego de mostrar el sustento del cálculo por saldo de cuenta ya sea del proceso
de Ajuste por Diferencia de Cambio (Moneda Local) se deberá presionar el botón
y automáticamente el sistema procederá a generar el asiento
correspondiente
Y al término del mismo mostrará la siguiente pantalla:

83
Para aprobar este voucher bastará con dar clic en el botón ACEPTAR y luego
confirmar el proceso o de lo contrario clic en el botón RECHAZAR si en caso no
desea aprobar el voucher.
3er. Tab. por Persona y Documento:

de Genera x Documento, adicionalmente muestra el sustento al cálculo que va a
realizar el sistema dependiendo de la moneda que se esté seleccionando en el
recuadro Moneda, estos datos se muestran luego de presionar el botón .
Luego de mostrar el sustento del cálculo por Persona y documento del proceso de
Ajuste por Diferencia de Cambio (Moneda Local) se deberá presionar el botón
y automáticamente el sistema procederá a generar el asiento
correspondiente.
Para aprobar este voucher bastará con dar clic en el botón ACEPTAR y luego
confirmar el proceso o de lo contrario clic en el botón RECHAZAR si en caso no
desea aprobar el voucher.
4to. Tab. por Persona, Documento y Referencia:

de Genera x Documento, adicionalmente muestra el sustento al cálculo que va a
realizar el sistema dependiendo de la moneda que se esté seleccionando en el
recuadro Moneda, estos datos se muestran luego de presionar el botón .

84
Luego de mostrar el sustento del cálculo por Persona, documento y referencia del
proceso de Ajuste por Diferencia de Cambio (Moneda Local) se deberá presionar
el botón y automáticamente el sistema procederá a generar el
asiento correspondiente.
3.7 Cierre Mensual.

¿Cómo Generar el proceso de Cierre Mensual?
Mediante esta opción el sistema genera el proceso de Cierre de Mes, por el cual
el sistema evitará que se ingrese información al mes “Cerrado” y además
efectuará el siguiente proceso:
• Cambiar el periodo de los saldos del balance
• Cambiar el periodo de las reglas de vouchers automáticos
• Inicializar los saldos del periodo siguiente.
Seleccionada la opción del Menú AdminConfirmación de Cierre Mensual el
sistema presentará la siguiente pantalla:

85
En esta pantalla se deberá seleccionar la compañía y el período contable a cerrar,
por defecto el sistema coloca los datos que se encuentran en el maestro Control
de Cierre Mensuales tab. Período Contable Actual, se debe seleccionar el registro
y luego de dar doble clic aparecerá la siguiente ventana:
Nombre del campo Descripción

Es la Compañía que será afectada
Compañía - Socio por el proceso de cierre.
Indica el Libro Contable
Ledger (Financiero, Tributario ó Común)
que será afectado.
Por default el sistema muestra el
Período último mes contable que se está
trabajando.
Relación de vouchers
pertenecientes al libro seleccionado
Vouchers según su Estado agrupados de acuerdo al Estado
que presentan.
Indica la cantidad de voucher
existentes por cada tipo mostrado
# en el campo “Vouchers según su
Estado”.
Restricciones:
Vouchers según su Estado Solo debe de ejecutarse el Cierre

Mensual si la totalidad de vouchers
existentes tienen el Estado:
Mayorizado
No deben existir vouchers con
ningún otro Estado (Terminado,
Aprobado, etc.)
Los vouchers con Estado: AN
(Anulado) no se verán afectados
con la ejecución del proceso
Seleccionando el botón EJECUTAR el sistema presentará la siguiente pantalla:

86
De encontrarse seguro el usuario para la ejecución del cierre se deberá dar clic en
el botón e inmediatamente el sistema procederá a correr el cierre
respectivo.
Finalmente dar clic en el botón . Para dar por concluido el proceso.
3.8 Cierre Anual.

¿Cómo Generar el proceso de Cierre Anual?
Mediante esta opción el sistema genera los vouchers automáticos que

corresponderán al Periodo 13 y Periodo 14, definidos desde el Maestro de
Cuentas.
El voucher del Período 13 efectúa el Cierre Contable de las Cuentas de
Ganancias y Pérdidas mientras que el voucher del Período 14 genera el asiento
contable de Cierre de las Cuentas de Balance.
Seleccionada la opción Admin.Cierre Anual el sistema muestra la siguiente
pantalla:

87
Nombre del Campo Descripción

Compañía Socio Compañía que será afectada por el
proceso a ejecutar.
Muestra todos los períodos
Período contables “abiertos” que mantiene
el sistema por cada compañía.
(Para la ejecución de este proceso
el período solo debe corresponder
al 13 o 14).
Corresponde al Tipo de
Ledger Contabilidad (Financiero, Tributario
ó Común) que será afectada por la
generación de los vouchers.
Para que el proceso continúe el usuario debe confirmar presionando el botón

.
Ejecutado el proceso el sistema presenta el voucher contable generado por el
proceso para el Período 13, si el usuario estima conveniente puede ACEPTAR el
mismo y con ello el voucher generado se integrará a la Contabilidad con el Estado
Mayorizado.
Luego de ello si todo esta OK. El usuario deberá cerrar el período 13 para
aperturar el período 14.
El siguiente proceso que ejecuta el sistema es el del voucher de cierre – Período

14.
Para que el proceso continúe el usuario debe confirmar presionando el
botón , (observe que en el campo Proceso a Ejecutar dice CIERRE DE
BALANCE GENERAL)
Ejecutado el proceso el sistema presenta dos Vouchers Contables: el generado
por el proceso para el Período 14 y el que corresponde al Asiento de Apertura
(Período 00) para el ejercicio siguiente. Si el usuario estima conveniente puede
ACEPTAR el mismo y con ello el voucher generado se integrará a la Contabilidad
con el Estado: Mayorizado.
3.9 Doctor.
¿Cómo Generar el proceso del Doctor?

88
Mediante esta opción el Sistema de Contabilidad permite la regeneración de los
procesos de cálculos de los saldos contables cuando por razones externas (por
ejemplo caída del Server ó problemas de corte eléctrico) al generarse los reportes
contables se observa que no coinciden los saldos contables mostrados por
ejemplo entre el Libro Diario y el Libro Mayor ó entre alguno de ellos contra el
Balance de Comprobación, etc.
Ventana de Edición
Desde esta ventana el usuario puede indicar los períodos inicial y final desde
donde desea que el sistema realice el diagnóstico y recuperación de los saldos
contables con relación a los movimientos (vouchers) y las tablas de validación
interna:
Pulse clic en el menú Admin.Doctor aparecerá la siguiente pantalla:
Esta ventana está compuesta de dos Tabs:
Tab.: Analizar Balances

Desde este tab., se invocará la gestión del doctor indicándole los siguientes datos:

Compañía Indica el nombre de la compañía a
procesar.
Procesando Indica el período contable que se
esta procesando.
Desde: Período a partir del cual se
Periodo quiere iniciar el proceso de análisis.
Hasta: Período hasta el cual se
quiere terminar el proceso de
análisis.
Acción Indica la acción que se esta
llevando a cabo al momento de
Ejecutar el proceso
Con el botón , el usuario dará inicio al proceso de detección y corrección

de errores.

89
Mientras se está ejecutando el proceso el Doctor mostrará la pantalla como se
observa a continuación:
Durante la ejecución del proceso el sistema irá identificando:

El Período en proceso: Ej. 2009-01 hasta 2009-11
La Acción que se está ejecutando actualmente: Ejemplo: Analizando Información
El avance porcentual del proceso de reconstrucción
Tab.: Referencias Cruzadas

Es un cuadro de inconsistencias respecto a vouchers y datos registrados en el
maestro de cuentas.
3.10 Consultas
3.10.1 Saldos de Cuentas
¿Cómo visualizar los saldos de cuentas?
a. Pulse clic en el Menú VouchersSaldos de Cuentas y aparecerá la siguiente
pantalla:

90
Mediante esta opción es posible efectuar una consulta “dinámica” de los saldos de
las cuentas contables, el sistema permite incluso que se pueda observar el detalle
de los vouchers que conforman dichos saldos.
El sistema presenta por “default” los valores de la Compañía, Contabilidad y el

Período contable vigente de acuerdo a lo definido en el Maestro de Preferencias
del Sistema, sin embargo estos valores se pueden modificar para consultar los
saldos de cuentas de otras compañías, Contabilidades y/o períodos. Asimismo
muestra un recuadro relacionado a la Locación el mismo que se encuentra
marcado por defecto para poder visualizar todas las locaciones definidas.
Una vez elegidos los CRITERIOS DE SELECCION para la búsqueda de la

información, el sistema mostrará la información obtenida de manera ordenada tras
presionar el botón:
Al marcar (mediante un clic del mouse) una Cuenta Mayor, aparecerán en la

segunda pantalla las cuentas contables relacionadas a nivel de ocho dígitos,
como se aprecia a continuación:

91
Desde esta Segunda Ventana se puede consultar el DETALLE DE LA CUENTA
siguiendo el procedimiento que se describe a continuación:
Seleccionar una Cuenta Contable, dando clic sobre la línea de la cuenta deseada
Presionar el botón
Con ello se presentará la siguiente pantalla:
Igualmente, desde la Segunda Ventana también se pueden consultar los

VOUCHERS DE LA CUENTA CONTABLE que han afectado con sus Débitos o
Créditos a la cuenta contable, para ello se debe ejecutar el procedimiento que se
describe a continuación:
Seleccionar una Cuenta Contable, dando clic sobre la línea de la cuenta deseada
Presionar el botón
Con ello se presentará la siguiente pantalla:

92
Desde esta tercera ventana se puede seleccionar una Línea y consultar todo el
Voucher Contable dando doble clic sobre la Línea indicada, con ello aparecerá el
Voucher como se observa:
3.10.2 Saldos de Cuentas Detallados

¿Cómo visualizar los saldos de cuentas Detallados?
Pulse clic en el Menú VouchersOtras Consultas de SaldosSaldos de Cuentas

Detallado y aparecerá la siguiente pantalla:

93
Mediante está opción se puede seleccionar / consultar el saldo de las cuentas.
Información Presentada:
Cuenta Indica la Cuenta Contable.

Descripción Indica el nombre de la Cuenta
Contable.
Activ. (Loc) Mensual Indica la actividad (movimientos
contables), en Moneda Nacional,
correspondiente al mes indicado

94
en el campo Período.
Activ. (US$) Mensual Indica la actividad (movimientos
contables), en Moneda
Extranjera, correspondiente al
mes indicado en el campo
Período.
Saldos. (Loc) Mensual Indica los Saldos acumulados, en
Moneda Nacional hasta el mes
indicado en el campo Período.
Saldos. (US$) Mensual Indica los Saldos acumulados, en
Moneda Extranjera hasta el mes
indicado en el campo Período.
Adicionalmente si el usuario deseara Ver los Vouchers que registran operaciones

para una Cuenta específica deberá de presionar el botón:
3.10.3 Saldos Históricos Acumulados

¿Cómo visualizar los Saldos Históricos Acumulados?
Pulse clic en el Menú VouchersOtras Consultas de SaldosSaldos Históricos
Acumulados y aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla se deberá seleccionar la cuenta que se desee consultar, para ello
el usuario deberá ubicarse en el botón Cuenta y digitar la cuenta respectiva , de lo
contrario podrá seleccionarlo utilizando el botón , finalmente presionar el
botón y el sistema presentará los datos correspondientes de acuerdo a
la siguiente pantalla:

95
3.10.4 Vouchers por Cuenta
¿Cómo visualizar los Vouchers por Cuenta?
Pulse clic en el Menú VouchersOtras Consultas de SaldosVouchers por
Cuenta y aparecerá la siguiente pantalla:
el usuario deberá ubicarse en el botón Cuenta y digitar la cuenta respectiva, de lo
contrario podrá seleccionarlo utilizando el botón , finalmente presionar el
botón y el sistema presentará los datos correspondientes de acuerdo a
la siguiente pantalla:

96
En esta pantalla se muestra adicionalmente consultas como Ver Vouchers,
Consulta de Saldos, Ver Cuenta y Movimiento anual, para su ejecución bastará
con presionar los botones que el usuario desee consultar.
3.10.5 Vouchers por Documento

¿Cómo visualizar los Vouchers por Documento?
Documento y aparecerá la siguiente pantalla:

97
el usuario deberá ubicarse en el botón Cuenta y digitar la cuenta respectiva, de lo
contrario podrá seleccionarlo utilizando el botón , asimismo indicar el
código de la persona utilizando el botón , el rango de Períodos y el
número de documento de ser el caso, finalmente presionar el botón y el
sistema presentará los datos correspondientes.
Si se necesita mayor detalle, el usuario podrá dar doble clic sobre una línea
específica.
3.10.6 Vouchers por Persona

¿Cómo visualizar los Vouchers por Persona?
Persona y aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla se deberá seleccionar la persona que se desee consultar, para

ello el usuario deberá seleccionar la persona utilizando el botón ,
asimismo podrá realizar filtros rangos de Cuentas, rangos de Períodos y
Contabilidades de ser el caso, finalmente presionar el botón y el sistema
presentará los datos.
3.11 Reportes
¿Cómo ejecutar los reportes de Contabilidad?
El módulo de Contabilidad cuenta con una serie de reportes habilitados, muchos
de los cuales corresponden a modelos proporcionados por los usuarios y otros
relacionados a los procesos generados en el módulo.

98
Para poder acceder al Menú de Reportes presionar en la parte superior de la
pantalla el Icono REPORTES
El sistema presenta la pantalla ”Reportes Disponibles”.
En esta pantalla se presentan 2 campos:
El campo Tópico que permite seleccionar sólo los reportes de un grupo

determinado, ejemplo, Estados Financieros, Reportes Mensuales, etc. Se
selecciona el grupo de reportes deseado.
La ventana de la parte inferior muestra una lista de los reportes ordenada por
grupos de referencia, donde se selecciona el reporte que se desea, presionando
en la línea del nombre del reporte a imprimir, luego presiona el botón
para que el sistema emita el reporte.
3.11.1 IMPRESIÓN DE REPORTES
Procedimiento
Estando en la pantalla de reportes Seleccionar la opción del tópico deseado, dar
un clic sobre la línea de descripción del reporte deseado, para el ejemplo, dar un
clic sobre la opción 008 Balance General
El sistema muestra la pantalla del reporte donde se tiene que indicar los
parámetros del filtro para que se muestren los datos deseados, se seleccionan los
datos en los campos mostrados y se presiona el botón .

99
El sistema presenta el reporte por pantalla de acuerdo a los parámetros de filtro
indicados.
Para imprimir el reporte por la impresora, presionar el Icono Imprimir en el Menú
de Iconos de la parte superior de la pantalla.
Se presenta una ventana de mensaje indicando que esta en proceso la impresión.

100

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DESARROLLO DE SISTEMAS INTEGRADOS

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

1 Ingreso al Sistema .......................................................................................... 3

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Confirma el Ingreso Cambia la clave del Usuario

Para ingresar a un aplicativo en particular, el usuario tendrá que introducir su

Usuario: Es el nombre, otorgado por el administrador de la seguridad del Sub.-

2 Maestros del Sistema

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

En esta ventana se debe especificar el período contable a trabajar, la aplicación

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Si la información ingresada es CONFORME entonces el registro se completa

En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información

Una vez que el sistema presenta la pantalla con la información existente, el

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Si el parámetro es Multicompany tendrá que marcar valido para todas las

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información

2.1.3 Números Correlativos

Una vez que el sistema presenta la pantalla con la información existente, el

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Si la información ingresada es CONFORME entonces el registro se completa

En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información

Para ingresar al maestro de Aplicaciones deberá accesar a la siguiente opción:

Esta ventana contiene la información acerca de las personas que tiene la

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Una vez que el sistema presenta la pantalla con la información existente, el

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Clase de Persona: Puede seleccionar Jurídica, Natural con Negocio o Natural.

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

A medida que se ingresan los apellidos y nombres se registraran estos datos de

E-Mail: Ingresar el correo electrónico del proveedor. Este dato es opcional.

Como podrá ver, solo se ha registrado a la persona.

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

En esta pantalla, ingresará los siguientes datos:

Doc. del Proveedor: Seleccionar el documento que frecuentemente el proveedor

Para grabar la información registrada, hacer clic en el botón: “Aceptar”

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2.1.5 Plan de Cuentas

Esta opción permite mostrar el Plan de Cuentas de la Clínica.

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Esta ventana es utilizada para el Ingreso y Modificación de las Cuentas Contables

Si la información ingresada es CONFORME entonces el registro se completa

En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Tab. Campos de Referencia: Se manejarán atributos o anexos a la cuenta

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

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2.1.6 Cuentas Mayor

Una vez que el sistema presenta la pantalla con la información existente, el

Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Si la información ingresada es CONFORME entonces el registro se completa

En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información

2.1.7 Tipos de Cuentas Mayor

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Manual de Entrenamiento – Contabilidad

Si la información ingresada es CONFORME entonces el registro se completa

En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información

2.1.8 Grupos de Cuentas Mayor

Una vez que el sistema presenta la pantalla con la información existente, el

Si la información ingresada es CONFORME entonces el registro se completa

En caso que el usuario deseara salir de la pantalla y no grabar la información