CLINICA CURILLO IPS LTDA.

MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7
CURILLO - CAQUETÁ

TOTAL PAGINAS 38

NIT. 900244869-5

INTRODUCCIÓN

El programa MONICA7 es un entorno básico que llevará el sistema de inventario y contabilidad de la Farmacia LUZ Y VIDA que hace parte de la CLÍNICA CURILLO IPS LTDA. Sin procesos complejos o incomprensibles o conocimientos avanzados en informática, este entorno facilitará la elaboración de informes mensuales; tanto de inventario como valores, compras, ventas, fechas de caducidad, facturación, cotizaciones, etc. En este manual se especificarán las funciones básicas para el manejo del entorno MONICA7, creación de facturas, informes y demás que el Auxiliar de Farmacia debe realizar.

Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año

Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010

Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010

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CAPÍTULO I FACTURACION DESCRIPCIÓN:
Este módulo le permite realizar las facturas prácticamente a cualquier formato. Por ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto, aplicar el impuesto a un medicamento o a varios, diferentes impuestos para diferentes productos. Así mismo puede averiguar fácilmente el precio de un medicamento, para un paciente en particular ó la estadística de ventas. Igualmente puede definir hasta tres diferentes tipos de facturas. Con Mónica se pueden establecer estos tipos de formatos y procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en diferentes impuestos). Para un procedimiento detallado acerca de como definir estos tipos de formatos vea la opción de parámetros. En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y eliminarlas, también puede realizar devoluciones, facturas en lotes y reportes varios. Cuando realiza una factura, ésta es automáticamente actualizada en el inventario y en el módulo de cuentas por cobrar. Así mismo el movimiento de los productos se registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades disponibles en almacén. También tiene la posibilidad de emitir automáticamente el respectivo asiento contable si lo desea. Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas emitidas Desde esta pantalla Ud. puede realizar las funciones de crear, modificar, eliminar, etc. las diferentes facturas. Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compraventa de mercancía.
Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010

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FIGURA

1: PANTALLA INICIAL FACTURACIÓN

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ó el tabulador. B.CLINICA CURILLO IPS LTDA. En esta pantalla se muestran los diferentes campos. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . los cuales deben ser completados a fin de salvar en el disco de su computador la factura en pantalla. Para saltar de campo en campo. En el menú principal presionar facturas. C. Aquí se muestra la pantalla general de facturas. D. ahora presionar el botón de crear que se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 4 . a continuación se explican los principales vampos: FIGURA 2: PANTALLA CREACIÓN FACTURA Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. puede utilizar la tecla de ENTER.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 CREANDO UNA FACTURA… A. después de algunos segundos se muestra la pantalla para crear las facturas. También puede utilizar el ratón para ir de un campo a otro.

Aquí Ud. entre ellas crear un nuevo cliente. En este campo se ingresa el código del paciente que en este caso es su número de identificación. en este campo se muestra el No.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. así mismo no puede ser una fecha anterior a un período de cierre. seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble click sobre esta opción ó presionar ENTER. Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado Tribut. 900244869-5 No. normalmente la transacción es en efectivo. sin embargo algunos de ellos merecen algún comentario.. este puede ser manual (campo de color blanco) o automático (campo color amarillo). Fecha.Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de los medicamentos. ha especificado que el precio del medicamento este basado en un porcentaje sobre su costo entonces éste se Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. puede poner por ejemplo ‘Por Correo Pago. Reg.Hacer un click en la flecha que marca hacia ‘abajo’ para ver las diferentes formas de pago que tiene el paciente para cancelar la factura. Sin necesidad de ingresar el código del cliente.. solamente ingrese el nro. pero puede ser cambiada a cualquier otro tipo.CLINICA CURILLO IPS LTDA. entonces presiona buscar. Puede aparecer el equivalente. La mayoría de campos son autoexplicativos. en algunas ventas no es necesario especificar el vendedor. De factura. Factura. Como su nombre lo indica.. por ejemplo si Ud. por lo tanto puede dejarlo en blanco.Indicar la forma de envío de la mercancía. De Registro Tribut. Vendr. Enviar. Vendido a. esta fecha no puede ser mayor a 10 días de la fecha del computador (la fecha de hoy). Tribut. Agosto 01 de 2010 5 .La fecha en que se realiza la venta. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. vea la opción de preferencias dentro de facturas.. Existe la posibilidad de que Ud. si el código del paciente no se encuentra. en el modulo de parámetros. lo cual muestra una serie de selecciones. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . y luego presiona ENTER. En este caso el número de factura es automático.

puede crear este nuevo ítem sin salir del proceso de realizar una factura.. termina de ingresar los productos de la factura. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .Le permite salir de esta pantalla. si apaga su computador por ejemplo. ejemplo ‘Pago cheque nro. ingresar la factura al sistema e imprimirla. (Crea producto) y llenar los campos que se muestran en el computador. entonces se le mostrará la descripción.. Una vez realizado el ingreso de los productos. xxxx’).CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. en la parte inferior izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad a cancelar. utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el computador y posteriormente quiera imprimir. la referencia (una breve descripción del pago. si el medicamento es encontrado en el archivo del inventario. Ud. Cuando Ud. Ud. puede presionar uno de estos botones Guarda. ésta no se encuentra en el sistema (solamente está en pantalla. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. imprime. Si el artículo es nuevo. Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar. Tenga en cuenta que hasta que no ‘salve’ la factura. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. simplemente presionar el botón de Crea prod. 2.Le permite salvar la factura en el disco duro. Para ingresar un producto del inventario: 1. Guardar. es decir. Retornar. hacer un click en la columna de cód. Agosto 01 de 2010 6 . Artículo.CLINICA CURILLO IPS LTDA. esta información se pierde). Tipear el código del ítem. 900244869-5 mostrara sobre la columna de ‘%’ el cual le indica el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la factura.. y la fecha de vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura). si es al crédito dejar en cero este campo).

También se activa presionando tecla F12. Cuando está realizando una factura. Lista de productos. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Se tiene que seleccionar previamente un producto para usar esta función.. Debe mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Algunos de estos botones pueden ser bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones tienen el siguiente uso: Crear producto. Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga un click en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Por ejemplo si desea saber cuál fue el último precio que le ofreció a un paciente en dicho producto. esta función es útil si no desea salir del proceso de facturación. se muestran la columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla (ver figura 2). Le permite crear un medicamento en el inventario. El descuento solamente se aplica a un medicamento.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Le permite ver y comparar precios. También se activa presionando F2 en su teclado. Agosto 01 de 2010 7 . Estos botones. Le muestra una lista de productos la cual puede ser ordenada en forma alfabética o por código. Insertar/Eliminar fila. . Seleccione un medicamento de los que ha ingresado y luego presione este botón para aplicar un descuento porcentual. Tiene la opción de crear comentarios repetidos. que se activan también con F8 y F9 respectivamente se usan para eliminar medicamentos que han sido ingresados por error a la factura. es preferible crear el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario. le presenta una lista de facturas para el cliente que se ha seleccionado. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.Se activa con F4. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo medicamento. El procedimiento de crear un producto esta detallado en el capítulo de inventarios Ver producto. Adicionalmente este descuento puede ser impreso en la factura. que le pueden ayudar en la elaboración del documento. Comentario. 900244869-5 Botones en facturación. Cliente.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Por ejemplo si tiene que usar un comentario como medicamento ético después de cada línea. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Descuento. Esta función solamente puede estar activa si el programa no tiene clave de acceso. Se activa también presionando F3.

allí se muestra un recuadro con el nro. Es decir realizar los cambios que sean necesarios.CLINICA CURILLO IPS LTDA. De factura a imprimir. puede elegir productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->|) y luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón. se actualiza el kardex del inventario ya que están ‘entrando’ y ‘saliendo’ productos del inventario. por ejemplo por código. Asimismo si desea cambiar un ítem de la factura. por ejemplo para especificar un cliente diferente. Presionar en ese recuadro Aceptar y luego se muestra la factura a modificar.. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . precio y costo). 900244869-5 Creación rápida de productos. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Ud. simplemente tipear en el campo de código de cliente el código correspondiente ó presionar el botón de buscar. por descripción ó por cantidad.Cuando esta ingresando un producto se muestra inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos. MODIFICAR UNA FACTURA… 1.en algunos casos es necesario ordenar los productos por alguna columna. Simplemente retipear sobre el valor correspondiente. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Debe tener en cuenta que cuando se modifica una factura. El proceso de modificar una factura es igual a realizar una nueva factura (ver figura 2). no tiene el medicamento en su inventario. Columnas de orden. Presionar el botón de modificar. Búsqueda incremental. Agosto 01 de 2010 8 . Hacer un click sobre la factura que se desea modificar en la pantalla general de facturación (figura 1).. Cuando se está facturando y Ud. solamente tiene que ingresar el código del mismo y luego "Enter". si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el medicamento en forma rápida (se ingresa solamente descripción.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 2. una nueva cantidad ó un nuevo precio.

Para ello: 1. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. 2. 3. hacer un click sobre la pestaña de Devoluciones (ver figura 1) en la pantalla general de la facturación. Así mismo ver la sección de reportes para tener una relación de facturas eliminadas. entonces Ud. Ingresar el Nro. DEVOLUCIONES Cuando un paciente quiere realizar la devolución de un medicamento. De la pantalla del menú de facturación (Ver figura 1) seleccionar el botón de eliminar. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . 4. Agosto 01 de 2010 9 .CLINICA CURILLO IPS LTDA. es decir. entonces ingresar a la sección de reportes para obtener una relación de facturas que han sido eliminadas. 900244869-5 Cuando se modifica la factura. De la factura (se muestra un número que previamente puede ser seleccionado mediante el ratón). el asiento contable asociado a dicha factura es automáticamente eliminado. Si el módulo de facturación esta conectado al módulo de contabilidad. Se debe anotar que la eliminación de una factura no puede ser realizada si se encuentra dentro de un período que ha sido cerrado. puede usar el botón de "pagos previos" para ver si el cliente tiene algún crédito abierto y puede ser aplicado a la factura. Ud. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Presionar aceptar y después se muestra una pantalla de confirmación para la eliminación. por alguna razón: medicamento incorrecto. eliminó una factura y desea saber después de algún tiempo que facturas han sido eliminadas del sistema. ELIMINAR UNA FACTURA… 1. medicamento dañado etc. se puede cambiar prácticamente cualquier valor previamente ingresado. puede realizar una devolución de mercancía. si por ejemplo Ud.

MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Cuando se realiza una devolución. Igualmente sobre estas devoluciones. por ello si Ud.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 10 . puede realizar anotaciones por cada devolución. sabe como realizar una factura. ordenarlas de acuerdo a las fechas de emisión. Así mismo los productos que se retornan al inventario quedan registrados en el kardex. Si se le ha asignado un pago entonces se registra un pago también en las cuentas por cobrar.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 3. etc. El procedimiento para crear. 900244869-5 2. entonces no va a tener ningún problema al manejar una devolución. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. por cliente. por términos. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. esta se registra en la sección de cuentas por cobrar. como un crédito. modificar y/o eliminar una devolución es similar a realizar una factura. Ud. Después de algunos segundos se muestra la pantalla con la lista de devoluciones (ver figura 3). Los productos pueden ser regresados al inventario a discreción del operador (MONICA le pregunta si desea retornar los productos la Farmacia).

CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 FIGURA 3: PANTALLA DEVOLUCIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 11 .CLINICA CURILLO IPS LTDA.

En la pantalla de facturación. Parahacer este tipo de devolución. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . 900244869-5 DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES Cabe anotar que mediante el entorno MONICA7. basta con realizar los siguientes pasos: 1. 3. debido a que por regla. 2.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. esta pantalla es similar a la pantalla de creación de factura. los medicamento. ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana. los cambios se guardarán y los medicamentos son retirados del inventario de forma automática. hacemos click sobre el botón “crear”.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Una vez en la pantalla “crear nueva devolución”. hacemos click sobre la pestaña “Devoluciones”. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Aquí en el nombre del cliente. hacemos click en el botón “solo salvar” si queremos guardar la orden SIN imprimirla. Agosto 01 de 2010 12 . 4. también se pueden hacer devoluciones por fechas de caducidad. deben ser devueltos al proveedor de los mismos. que tengan una fecha de caducidad dos meses superior a la fecha actual. Una vez allí. escribimos el nombre ó código de nuestro proveedor al cual le devolveremos los medicamentos a punto de caducar. Una vez terminada la orden de devolución.

FIGURA 4: PANTALLA DEVOLUCIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 13 .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. al igual que las facturas. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . pueden ser eliminadas sin ningún problema. 900244869-5 Es necesario resaltar que estas órdenes de devolución.

CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.1: PANTALLA PARA CREAR / EDITAR DEVOLUCIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 FIGURA 4. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 14 .

para una semana ó para un mes.Muestra los totales de ventas que se obtienen para un cliente en particular (o todos los clientes). Asimismo tienen la facilidad de ser enviados por correo internet.Este informe discrimina los diferentes impuestos que haya cobrado en sus facturas. Reporte de impuestos por ventas. 5 Los principales reportes que se pueden obtener son: Por fechas.aquí se indican todos los productos que vencerán de acuerdo con los parámetros que Ud. Agosto 01 de 2010 15 . Una pantalla típica para obtener un reporte se muestra en la figura nro. Libro de Ventas.. defina Cabe mencionar que las opciones de salida para estos reportes son claras y simples.Este es un reporte que indica el total de ventas menos los créditos que se hayan emitido. por ejemplo puede obtener el total de ventas para el día de ayer. Este reporte generalmente se trata de adecuar a los reportes de libro de ventas que requiere la DIAN. Listado de productos vencidos:. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. En la figura 6. Es muy útil para cumplir las regulaciones de impuestos con la DIAN. esta nos mostrará tal cual como saldrá en la impresora.Muestra las ventas que se han realizado para un período determinado. Ventas por clientes.. en formato Excel. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO ..CLINICA CURILLO IPS LTDA.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. ó en formato Word. si escogemos la opción de salida en pantalla.1 verá una ilustración mas detallada de la ventana desde la cual se puede imprimir un listado de medicamentos vencidos con fechas determinadas por el operador. 900244869-5 GENERACIÓN DE REPORTES Cualquiera de los reportes que se utilizan en esta opción tiene la facilidad de ser convertidos en formato PDF..

MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 FIGURA 5: PANTALLA CREACIÓN DE INFORMES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 16 .CLINICA CURILLO IPS LTDA.

Agosto 01 de 2010 17 . 900244869-5 Figura 6. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .1: pantalla para creación de reportes por productos vencidos. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.CLINICA CURILLO IPS LTDA.

MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Puede enviar los estimados por el correo internet a sus clientes. puede crear.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Para esto coloquemos un ejemplo: Ha llegado un paciente y este quiere saber el precio de tres medicamentos. y mayormente es para uso interno la Farmacia. 900244869-5 CAPÍTULO 2 ESTIMADOS INTRODUCCIÓN: El módulo de estimados es usado para cotizar precios a un paciente. imprimir los estimados. si el paciente. decide volver para adquirir dichos medicamentos. Inclusive puede cambiar el nombre del documento de impresión (por ejemplo en lugar de estimados a "proforma"). Puede convertir ese estimado en una factura de compraventa sin tener que retipear la factura. Solamente cuando el cliente por ejemplo ha visto el estimado y esta de acuerdo en cerrar la venta. el auxiliar de Farmacia hace la respectiva consulta y le entrega al paciente una cotización o estimado con el valor de los medicamentos. Recuerde que una factura es un documento legal y contable. Agosto 01 de 2010 18 . y en el cual el cliente adquiere productos de la Farmacia. Ud. Un estimado. que también es llamado proforma. En esta sección al igual que en facturas. es útil para enviarle al potencial cliente el costo de una venta. Igualmente si su computador tiene fax-Modem. entonces Ud. puede enviar directamente por fax desde su Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. puede transferir dicho estimado en una factura de compra-venta. Se recomienda usar esta opción antes de realizar una factura. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. ni tener que recalcular los precios de venta que le había ofrecido a dicho cliente en días anteriores. El estimado no es un documento contable. Asimismo tiene la opción de generar y manejar reportes de dichos estimados. modificar.CLINICA CURILLO IPS LTDA.

CLINICA CURILLO IPS LTDA. Vea la figura 6 que muestra una lista típica de estimados emitidos.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 19 . FIGURA 6: pantalla principal sección Estimados Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 computador el estimado a su cliente.

Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. vea el capitulo de Creando una factura. Recuerde que un estimado no es un documento contable y por lo tanto puede ser modificado las veces que sea. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . La botones que se muestran en la forma de crear estimados son autoexplicativos y tienen la misma función que al hacer una factura. para aprender el procedimiento de crear un nuevo estimado.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Los estimados le permiten realizar un contacto inicial con el paciente. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 CREAR ESTIMADOS La opción de crear y modificar estimados es similar a realizar una factura.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 20 .

Así mismo también puede manejar el kardex del medicamento (entrada – salida). MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . etc. Agosto 01 de 2010 21 . eliminarlos. ordenes de compras para sus proveedores. manejar el kardex. modificarlos. crear cotizaciones. por proveedor. realizar cotizaciones. También puede ordenar los medicamentos por categoría. después de algunos segundos. 900244869-5 CAPÍTULO III INVENTARIO INTRODUCCIÓN. Esta opción le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear nuevos medicamentos. Desde esta pantalla Ud.CLINICA CURILLO IPS LTDA. simplemente hacer un click en la flecha que está situada junto a seleccione orden. modificarlos. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. puede crear nuevos medicamentos a ser ingresados al inventario. etc. le muestra la pantalla general del inventario (ver figura 7). Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. y reportes varios. De la pantalla principal de MONICA hacer un click en Inventario el cual.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. órdenes de compra. cambiar precios. etc.

Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . 900244869-5 FIGURA 7: Pantalla Principal de Inventario CREANDO NUEVOS PRODUCTOS Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 22 .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

Ud. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Vea esta figura para una explicación de los campos. Agosto 01 de 2010 23 .Se refiere a la cantidad mínima que puede tener en la Farmacia. si tiene un lector de código de barras. sin embargo se puede agregar las siguientes observaciones: . .Cant. Por ejemplo si está ingresando repuestos de automóviles. puede utilizarlo ya que MONICA puede leer este número al momento de hacer una factura. es el momento de reordenar el producto a su proveedor.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. una orden de compra.. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.Código sugerido. quizás es más útil ingresar el código del fabricante de la pieza. 900244869-5 Utilice esta opción para crear un nuevo artículo ó ítem. También puede crear el artículo cuando está realizando una factura. la mayoría de los campos son autoexplicativos. Mínima.CLINICA CURILLO IPS LTDA. una cotización (el procedimiento es el mismo). Figura 8 Ingreso de un nuevo producto al inventario Del menú del inventario (ver figura 7) hacer un click en crear prod.. algunas veces el producto puede tener un código de barras. El cual le muestra la pantalla para ingresar un nuevo producto. un estimado. una vez llegado a este límite. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.MONICA le proporciona un código numérico al ítem ó artículo que está creando sin embargo Ud. puede cambiar este número y utilizar el que desea.

Por ejemplo si Ud.Mónica le permite definir hasta 4 precios de venta para un mismo producto.. simplemente ingresar el costo y el precio de venta. estimados. Asimismo. puede definir un precio de venta al público. El precio de venta puede ser calculado en función de costo y el margen de ganancia que Ud. Alguno de estos campos es: Categoría. Por ejemplo si Ud. puede clasificar los medicamentos como analgésicos. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . antibióticos. Agosto 01 de 2010 24 . igualmente dichos campos son autoexplicativos. y no desea calcular su margen de ganancia. decide vender con el precio de 160. por ello tiene 4 posibles márgenes que puede aplicar). Una vez completado los campos correspondiente hacer click en Aceptar el cual le graba la información en el disco duro de su computador y se encuentra listo para utilizar este ítem en los diferentes módulos de MONICA: facturación. etc. los otros campos son opcionales y pueden ser actualizados posteriormente con el botón de modificar del menú de inventarios. etc. antihistamínicos. El precio de venta será automáticamente calculado en 120. se muestran detalles adicionales u opcionales que pueden ser de mucha ayuda en el manejo de su negocio. está vendiendo medicamentos genéricos. etc. Si Ud. un tercer precio para venta a otra EPS. Mónica calcula automáticamente su margen de ganancia.. puede definir. 900244869-5 - Precio de venta. En la siguiente pestaña. la metodología es la misma. está usando la característica de impuesto ya incluido en el precio. pero el precio ahora se calcula teniendo en cuenta el impuesto que se está aplicando al producto. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. si Ud.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Solamente los campos de código.Este campo se refiere a una clasificación de los medicamentos en el inventario. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. para ello simplemente hacer un click en Buscar y allí se le presenta la posibilidad de elegir una categoría ó crear una categoría diferente. un segundo precio de venta para una EPS . compra el producto a 100 y quiere obtener un margen de 20% entonces ingresar en el campo de costo 100 y en el campo de utilidad 20 (recuerde que puede tener 4 precios. antipiréticos. descripción y categoría son necesarios para inscribir el producto en los archivos.

sin embargo se puede adicionar más notas con el botón de notas. puede ofrecerle a su cliente un medicamento equivalente de la lista que puede definirla aquí..bmp también puede hacer un click en el botón de buscar si desea ‘navegar’ por su computador y ubicar la imagen. Agosto 01 de 2010 25 . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Al facturar (o hacer un estimado) Ud. Una vez digitalizada la figura.Si desea asociar una imagen con el medicamento.Este campo es muy importante ya que se está trabajando con medicamentos los cuales tienen fecha de expiración.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. es un formato de almacenamiento que utiliza el computador al momento de digitalizar una figura).En algunos casos cuando esta facturando..BMP (Bit MaP.. puede hacer cualquier comentario pertinente al medicamento en estas tres líneas. puede hacer doble click en la descripción de este producto y se mostrara la lista equivalente. 900244869-5 Comentario.Ud. Expiración del producto. entonces indicar el subdirectorio y el nombre de la imagen. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. simplemente especificar el subdirectorio en que se encuentra esta imagen. Imagen del producto está en. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . el cual es ilimitado. La imagen deberá ser en formato . ya que se deben devolver al proveedor por lo menos con dos meses de anterioridad a la fecha de expiración del medicamento.. Se debe tener especial cuidado con estos. Productos equivalentes.CLINICA CURILLO IPS LTDA. por ejemplo c:\archivo\imagen. quizás no tiene un medicamento en la Farmacia.

2. Si desea eliminar dicho producto del almacén aun teniendo productos. Después de eliminar un producto. Se muestra una pantalla para realizar la correspondiente modificación. etc. Se pueden modificar todos los campos excepto el código del producto. Si lo desea usar tiene que reingresarlo nuevamente. Ud. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Asimismo si desea eliminar un producto en la pantalla inventario. el costo y la cantidad en almacén. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 3.CLINICA CURILLO IPS LTDA.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. En la pantalla general del inventario (ver figura nro. Si desea cambiar la descripción: 1. Sin embargo la eliminación de un producto solamente se puede dar si no existen productos en el almacén. un proveedor diferente. debe ir a la función de Kardex y retirar las unidades correspondientes del producto hasta tener cero productos y solamente después se puede eliminar el producto del inventario. Agosto 01 de 2010 26 . igualmente debe presionar el botón de Eliminar (ver figura 7). Cuando elimina un producto. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . se muestra la pantalla de dicho producto y si está de acuerdo en eliminarlo presionar "Aceptar". puede cambiar por ejemplo nuevos precios. es decir se tiene un inventario cero. 7) presionar Modifica. 900244869-5 MODIFICANDO Y/O ELIMINANDO PRODUCTOS Para modificar un producto del inventario: 1. y le pide confirmación de su selección. códigos contables que han sido cambiados. Simplemente mover el cursor a este campo y realizar el cambio deseado. una nueva imagen. ya no puede volver a usarlo. Ingresar el código del producto (también puede hacer un click sobre el producto a modificar y luego presionar Modifica). para dicho producto. Ver figura 8 en la que se muestra la pantalla de productos.

Saldrá una ventana en la cual nos pedirá la cantidad del medicamento a retirar la cual debe ser suficiente para dejar este en 0 y una referencia para llevar registro de la misma (el campo “referencia” es obligatorio). haga click en la pestaña “kardex” 2. puede hacer click en el botón buscar al lado derecho de la barra de código. en esta pantalla debe ingresar el código de un producto para poder ver el movimiento que se ha registrado para ese producto. Si no conoce el código del medicamento. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 4. 5. 900244869-5 Para eliminar medicamentos del inventario: 1. Para ingresar a ver el kardex un producto. KARDEX El Kardex sirve para mantener un control de los medicamentos que entran y salen de la Farmacia. Agosto 01 de 2010 27 . simplemente de la pantalla del menú (Ver figura 7) presionar la hoja de Kardex el cual le muestra la pantalla del kardex. Cuando el medicamento haya quedado en 0. es decir no es necesario realizar ningún tipo de procedimiento por parte del usuario. este abrirá una pequeña ventana.CLINICA CURILLO IPS LTDA. MONICA mantiene un control por cada uno de los productos que se ingresan al inventario.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 3. Allí puede utilizar el botón “mostrar lista” que abrirá un listado con todos los medicamentos existentes en el inventario. hacemos click sobre la pestaña inventario. En la pantalla de inventario. Seleccionamos el medicamento a eliminar y hacemos click sobre el botón eliminar que esta en la parte inferior de la ventana de inventario. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Seleccionamos el producto a eliminar y hacemos click en el botón retirar. Cada vez que se ingresa un nuevo artículo al inventario MONICA automáticamente abre un nuevo registro para tal.

Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 Figura 8: Kardex de Inventario Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 28 .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

También puede obtener movimientos de ítems del inventario. Todos los botones tienen esta característica. En esta sección Ud. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Todos los reportes tienen posibilidad de ser enviados a un formato Excel. y obtenerlos en pantalla. kardex del inventario. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 29 .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Asimismo tiene la facilidad de enviar estos reportes vía internet. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Aunque la mayoría de estos botones para obtener reportes son autoexplicativos. 900244869-5 REPORTES DE INVENTARIO Estos reportes le permiten manejar la información del almacén. la mejor manera de saber lo que ofrece los reportes es ejecutarlos con la información del inventario. En la Figura 11 se muestra un ejemplo para obtener el reporte de la lista de precios del inventario. las compras y las cotizaciones a los proveedores. puede obtener por ejemplo listas de precios usando diferentes criterios. Word ó PDF. compras. es exactamente igual a como se imprimirá en la impresora. etc. Cuando un reporte se muestra en pantalla.

CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 30 . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 FIGURA 11: REPORTE PARA LISTA DE PRECIOS Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .

900244869-5 COMPRAS: INTRODUCCION: Las órdenes de compra son documentos que se envían al suplidor en la cual se confirma la compra de los productos (Ver figura 12) Una orden de compra es muy similar en procedimiento a una factura a un cliente. la única manera de realizar una compra formal es enviando una orden de compra por parte de su empresa. con una simple llamada telefónica. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . ya que algunos suplidores pueden aceptar su compra. En algunos casos no es necesario realizar una orden de compra. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Generalmente cuando el suplidor es una fabrica ó distribuidor de mayor envergadura. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Sin embargo es aconsejable siempre tener un registro de los productos que se van comprando y a que suplidor se está comprando. Agosto 01 de 2010 31 . es decir se realiza una lista de productos a comprar y se lo envía al suplidor.

MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 FIGURA 12: VENTANA DE COMPRAS Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 32 . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA.

modificar ó eliminar una orden de compra. pero como tiene una orden de compra. simplemente presionar el botón recibir. Agosto 01 de 2010 33 . En el menú general de inventarios. Para ingresar a esta opción: 1. 2. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. a menos que haga el procedimiento de recepción de la misma.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. tiene la opción de ingresar los medicamentos uno por uno. la cual muestra la pantalla de compras. Ud. puede crear. luego presionar el botón de Aceptar. Es decir después de haber solicitado un pedido de compra al proveedor. verifique las cantidades y precios recibidos. hacer un click en la pestaña Compras. El procedimiento para realizar una compra es igual al de hacer una factura. En este punto Ud. esto puede hacerlo automáticamente. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . 900244869-5 CREANDO ÓRDENES DE COMPRA Utilice esta sección para ordenar compras a sus proveedores. éste lo enviará con su respectiva factura. luego identificar la compra. Las compras no afectan al inventario. Este proceso automáticamente procesa los artículos del inventario.

CLINICA CURILLO IPS LTDA.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 34 . 900244869-5 FIGURA 13: PANTALLA PRINCIPAL ORDENES DE COMPRA. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.

selecciónela de la lista de órdenes de compra. Solo debe seleccionar una orden de la lista de compras (ver figura 12). éste le envía después de algunos días la mercancía solicitada. si Ud. La opción de modificar le permite realizar cambios a compras ya creadas. esto. realiza una orden de compra al proveedor. sin necesidad de tipear nuevamente los productos en el mismo.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 MODIFICACION ÓRDENES DE COMPRA. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Cabe anotarse que una orden compra que ya ha sido recibida. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. RECIBIR ARTÍCULOS Esta opción se utiliza para dar entrada de medicamentos en el inventario. Asimismo si desea eliminar una orden de compra. Agosto 01 de 2010 35 . y se muestra la pantalla de la figura 14. es decir. Simplemente identificar la orden de compra de la lista correspondiente (ver figura 12) y presionar el botón de modificar. debe adicionar un medicamento a una orden de compra. ni tampoco eliminada. El procedimiento para modificarlo es el mismo que se usa para crear una orden de compra. debido a que los medicamentos correspondientes a esta orden compra ya han sido registrados en la Farmacia. es entonces cuando debe usar el botón de Recibir. presionar el botón de eliminar.CLINICA CURILLO IPS LTDA. puede usar esta opción. seleccionar y presionar "recibir ". cuyos productos ya han sido ingresados al inventario. Cuando Ud. no puede ser modificada. Por ejemplo. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .

CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 36 . 900244869-5 FIGURA 14: PANTALLA OPCION RECIBIR MERCANCIA Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.

El procedimiento para realizar una cotización es igual al utilizado para crear una factura. pueden ser duplicadas. modificadas. las cotizaciones. Agosto 01 de 2010 37 .CLINICA CURILLO IPS LTDA. vea el capítulo de facturación para poder ver en detalle el procedimiento de realizar una cotización. Asimismo. eliminadas como si se tratara de una factura. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. FIGURA 15: PANTALLA CREAR COTIZACIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Una cotización no afecta el inventario. 900244869-5 COTIZACIONES CREAR COTIZACIONES: Esta opción le permite realizar requerimientos a los proveedores para que le coticen precios sobre medicamentos que intenta comprar. La Figura 15 muestra la pantalla de creación de una cotización. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

Esto abrirá una ventana como la que se muestra en la figura 15. Allí encontrará una ventana como la que se muestra en la figura 16. 2. En ella. 4. 900244869-5 MODIFICAR COTIZACIONES Para modificar una cotización: 1. Haga click sobre la cotización a modificar. Haga click en el botón modificar que se encuentra en la parte inferior de la ventana de cotización. Agosto 01 de 2010 38 . 3.CLINICA CURILLO IPS LTDA.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Ingrese a la pantalla de facturación. haga click en la pestaña cotizaciones. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . FIGURA 16: PANTALLA INICIAL COTIZACIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. 5. Siga el mismo procedimiento que se utiliza para modificar una factura.

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