Código: ABS- PD-04

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO PARA: Fecha: 07 octubre 2016

ASIGNACIÓN - TRANSFERENCIA -
DEVOLUCIÓN - ACTUALIZACIÓN DE
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BIENES DEVOLUTIVOS

1. Objetivo:
Realizar la: Asignación, Transferencia, Devolución, Actualización de Bienes de propiedad del Ministerio del
Trabajo, para efectos de su control a través de la asignación de un número distintivo e irrepetible que son
entregados a los funcionarios para el desarrollo de sus funciones.

2. Alcance:
Comprende las acciones relacionadas a los cambios y movimientos de la administración de los bienes
activos - devolutivos, dentro del Ministerio del Trabajo.

3. Definición:

ACTIVO: Recurso tangible o intangible de la entidad contable pública obtenido como consecuencia de
hechos pasados, y del cual se espera que fluyan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros,
a la entidad contable pública en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos recursos, tangibles
e intangibles, se originan en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública. Desde el punto de vista
económico, los activos surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los
pasivos el patrimonio o la realización de ingresos También constituyen activos los bienes públicos que
están bajo la responsabilidad de las entidades contables públicas.

ACTIVO DE MENOR CUANTÍA: Propiedad, planta y equipo que, por su costo de adquisición o valor
incorporado, puede reconocerse como gasto de depreciarse en el mismo período contable en que se ad-
quirió o se incorporó, de acuerdo a los montos periódicamente definidos por la Contaduría General de la
Nación

ACTIVO DIFERIDO: Erogación o estimación contable cuyo importe no se reconoce en los resultados del
período contable en que se efectúa, sino que se aplaza para reconocerlo, mediante su distribución sistemá-
tica, como gasto o costo en los períodos en que se produzcan los respectivos beneficios económicos futu-
ros o el potencial de servicios que contribuye a generar y con los cuales se puede asociar.

ACTIVO FIJO: Recurso tangible que posee una entidad para su uso en la producción de bienes y presta-
ción de servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativo sin que se tenga prevista su
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venta o suministro a la comunidad durante el ciclo normal de las operaciones y que se espera usar durante
más de un período contable.

ACTIVO INTANGIBLE ADQUIRIDO: Activo intangible que obtiene la entidad contable pública de un terce-
ro, que puede ser otra entidad contable pública o una entidad privada.

ACTIVO INTANGIBLE FORMADO: Activo intangible que ha obtenido y consolidado la entidad contable
pública a través del tiempo a partir de su reconocimiento, que le genera ventajas comparativas frente a
otras entidades, sean éstas públicas o privadas.

ACTIVO INTANGIL DESARROLLADO: Activo intangible que genera internamente la entidad contable
pública.

ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son aquellos elementos que por razones de su naturaleza se deterioran a
largo plazo, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución, le corresponde a la administración
retirarlos del servicio, velar por su guarda y custodia mientras se adelanta el proceso de baja definitiva de
los activos y cuentas del balance del Ministerio.

INVENTARIOS

 Bien tangible o intangible, mueble o inmueble, adquirido o producido por la entidad contable
pública, con la intención de ser comercializado, transformado o consumido en actividades de
producción de bienes o prestación de servicios, o para suministro en forma gratuita para la
comunidad, en desarrollo de funciones de cometido estatal.
 Mecanismo o procedimiento consisten en el conteo o control de todos los bienes, derechos o
valores.

LICENCIA

 Derecho que adquiere una persona o una entidad para explotar un invento, una marca o una
tecnología determinada.
 Contrato por el cual la entidad productora o propietaria de un producto le concede a un tercero el
permiso del uso limitado de un derecho sobre el mismo, a cambio d&1 na forma de pago o alguna
forma o cantidad de remuneración.

 Derecho de uso de una versión especifica de un producto

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TRASPASO: entrega definitivamente, a título gratuito o por convenio, bienes devolutivos o de consumos
servibles o inservibles a organismos oficiales del sector trabajo del orden nacional o territorial.

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA: Comprende los elementos, de propiedad del ente público,
adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

OBSOLESCENCIA: La disminución de la vida útil de un bien de consumo, de un bien de capital o de una

mercancía, debido a un cambio económico, el avance tecnológico o a variaciones en las características
mismas de los bienes, que se presenta como resultado del surgimiento de bienes de mejor calidad, mayor
aceptación, mayor productividad; mejor costo o por

4. Generalidades

El Grupo de Recursos Físicos – Almacén junto con los funcionarios designados por los Directores
Territoriales, son los responsables de llevar la relación ordenada, completa y detallada de los bienes en
servicio (devolutivos, intangibles y de consumo controlado) que hacen parte del activo del Ministerio del
Trabajo en los estados financieros.

5. Descripción de actividades:

Nro. Actividad Responsable Registro

/documento

1. Entregar al Grupo de Recursos Físicos por el Grupo de Funcionario del Grupo de Correo electrónico
Talento Humano, la información de ubicación y Talento Humano
Dependencia en la que va a ser ubicado el nuevo
funcionario.

2 Realizar la entrega, asignación e individualización de los Funcionario del Formato Asignación

elementos a los funcionarios y/o contratista para su uso; Ministerio / Transferencia /
servicio, administración y custodia, éstos serán Devolución /
registrados en el formato Individual de bienes, Actualización de
debidamente diligenciado y firmado. Bienes Devolutivo

3 En caso de retiro o transferencia de un funcionario, el Funcionario del Formato

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Nro. Actividad Responsable Registro

/documento
Jefe Inmediato designará a un funcionario de su área Ministerio Asignación /
para que reciba los bienes y genere la correspondiente Transferencia /
acta de transferencia, de no hacerlo, los bienes serán Devolución /
registrados en el inventario del respectivo Jefe y Actualización de
quedaran a su cargo y custodia. En caso de pérdida de Bienes Devolutivo
algún elemento, es necesario remitirse al Procedimiento
de Pérdidas y Hurto.

4. Para trasladar los bienes de un funcionario a otro se Funcionario del Formato Asignación
deberá diligenciar el formato Asignación, Transferencia, Ministerio / Transferencia /
Devolución, Actualización de Bienes Devolutivos. En este Devolución /
formato se relacionará el nombre del elemento, la Actualización de
descripción, placa de inventarios y serie, etc. Esta Bienes Devolutivo
información deberá coincidir con los reportes de
inventarios.

5 El traslado de los bienes se legalizara con el registro en Funcionario del Formato Asignación
el sistema de inventarios del Ministerio, el cual debe Ministerio / Transferencia /
venir con el visto bueno del jefe de la dependencia, firma Devolución /
y número de cédula del responsable que entrega y del Actualización de
que recibe, remitirán el documentos al Grupo de Bienes Devolutivo
Recursos físicos-inventarios. Formato

6 Los traslados de bienes en servicios que no cumpla con Funcionario del

estos requisitos, carecerán de validez y seguirán Ministerio
registrados a cargo del funcionario a quien figure en los
inventarios del Ministerio.

7 Fin de las actividades.

6. Requerimientos técnicos – Puntos de Control:

 Registro, verificación o actualización de la información en la base de datos del Grupo de Recursos

Físicos.
Anexos

Formato de Inventario Asignación / Transferencia / Devolución / Actualización de Bienes Devolutivos