ESTRATÉGIA Y PROTAGONISMO EN LA GERENCIA DE PROYECTOS

HABILIDADES BLANDAS PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS

CUADERNO DE CASE

Prof. Dr. Roque Rabechini Jr.

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SUMARIO

SUMARIO 2

APERTURA 3

CASO 1 – GERENTE DE PROYECTO 4

CASE 2 – EVALUACIÓN DEL GERENTE DE PROYECTOS 8

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APERTURA

Este caso ha sido preparado para abordar los puntos centrales de la disciplina El Gerente de Proyecto y sus
Capacitaciones. Los datos presentados son puramente ficticios, pero reflejan en parte la experiencia del autor
en su trabajo de consultoría.

El caso es centrado en la figura del Gerente de Proyecto. Un gerente de proyecto moderno y actual, con
posiciones contundentes y competitiva.

Lo primer caso visa a estudiar las competencias (capacidades) de un bueno gerente de proyecto. Presentase
también una herramienta de evaluación de un gerente.

¡Buenos estudios!

Prof. Dr. Roque Rabechini Jr.

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CASO 1 – GERENTE DE PROYECTO

Alfredo está radiante pues ha sido nombrado gerente de un proyecto que irá interconectar los
ordenadores de la Palma, a través de una LAN – local area network. Con ese proyecto se cree que habrá una
gran mejoría en la comunicación de la empresa, proporcionando un acercamiento “electrónico” entre los
empleados de los más diferentes niveles. La gran cantidad de memorandos que circulan por la empresa,
seguramente, será reducida pues, desde ahora irán transmitirse por la red. Los gerentes irán acceder a una
base de datos corporativa y podrán tomar sus decisiones más rápidamente. Los informes mensuales
producidos por los subordinados podrán enviarse a sus jefes electrónicamente, es decir, en poco tiempo la
empresa dará un importante paso en dirección a la era de la información.

Este proyecto será para Alfredo su primera experiencia real en gestión. Luego de terminar sus
estudios en la facultad y haber recibido su MBA, ambos por una importante universidad, Alfredo vino trabajar
en Globus Enterprise, empresa multinacional con sede en Brasil desde hace más de 20 años. En esta empresa,
viene asesorando al sr. Henrique Zuppo que ocupa la posición de vicepresidente de administración. Como
asesor está siempre cerca del centro de decisiones de la empresa, sin embargo, su papel es de espectador y no
de ejecutor. Ahora, con el proyecto LAN él tendrá la oportunidad de realizar algo más tangible y contribuir de
hecho, de manera más significativa para el desarrollo de la empresa.

La experiencia de Alfredo ocurrió de la siguiente manera...

Alfredo preguntó a su jefe: “Sr. Zuppo, ¿qué debo hacer para obtener los recursos necesarios para el
proyecto?”. “Haga uso de todo el necesario” contestó Zuppo “lo importante es que usted prepare un informe
mensual sobre el andamiento del proyecto. En su primera versión nosotros tendremos una idea clara de cómo
el proyecto está caminando. Estas informaciones siempre serán pasadas a la dirección de Palma en sus
reuniones trimestrales”.

Para que Alfredo realizara un bueno proyecto, necesitaría de las siguientes personas: una secretaria,
un asistente, un experto en ordenadores, otro en telecomunicaciones con conocimientos en tecnología LAN y
un representante de cada una de las cinco divisiones técnicas de la empresa. La secretaria, el asistente y él
trabajarán tiempo integral en el proyecto, los demás dedicarán cerca del 25% del tiempo de cada uno.

Para la elaboración del primer informe Alfredo ya tenía en la mente la división de tareas. Cada
representante irá escribir sobre las necesidades de información de su división y cuáles los impactos que serán
generados por la futura red en la productividad de sus operaciones. Los expertos en ordenador y en tecnología
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LAN trabajarán juntos con el asistente en la sección técnica del proyecto. La función de Alfredo, como gerente
de proyecto, será la de coordinar los esfuerzos de los miembros del equipo, buscando integrar las partes en un
todo conexo.

Alfredo enfrentó su primer problema al intentar formar el equipo. No encontró una secretaria que
podría trabajar tiempo integral en el proyecto. Su división pasaba por un proceso de restructuración y por eso,
todas las secretarias ya estaban involucradas parcialmente con ese proceso. Al hablar con su jefe sobre este
pequeño problema, Zuppo fue de simpatía inolvidable, pero dijo que lamentablemente él tendría que contar
con los recursos disponibles.

Alfredo ha tenido más suerte en la contratación del asistente. Después de un día de contactos se
encuentra con Roberto Abib que trabaja con contratos en el departamento de compras. Abib está a sólo dos
meses de jubilarse y como su trabajo viene siendo reducido, tiene tiempo de dedicarse a este proyecto,
pensando que será un buen estímulo pues, su finalización coincidirá con la jubilación.

El miembro del equipo más fácil de reclutar fue el experto en informática. Alfredo, al hablar con el
gerente del departamento de informática (que es subordinado a la División de Procesamiento de
Informaciones - DPI) mostró claramente sus necesidades en informática y tecnología LAN. El gerente del
departamento de informática denominó Rosi Machado para ayudar Alfredo en las cuestiones de informática.
Desafortunadamente la empresa no tenía un experto en tecnología LAN. Alfredo agradeció, al gerente de
informática, la indicación de Rosi para el proyecto y dijo que buscaría alguien de fuera de la empresa que
pudiera contribuir con una consultoría en tecnología LAN.

Antes todavía, Alfredo empezó a contactar los vicepresidentes de las divisiones para que estos
indicasen sus representantes. En la división de finanzas ha tenido buena recepción; la vicepresidenta Soraia
Burgos dijo que estaba hace mucho tiempo en la empresa y creía que este proyecto iría contribuir para la
mejoría en el flujo de información y, debido a eso ya había pensado en indicar una persona de su división para
ayudar Alfredo.

En cambio, su recepción en la división de procesamiento de datos no fue de las mejores. Su

encuentro con el asistente de la vicepresidencia, sr. Osni Vieira fue desconfortable. Tras la explicación de
Alfredo sobre su necesidad de recurso, un largo silencio se dio seguido de una advertencia desagradable. Osni
dijo: “yo no comprendo porque usted y Zuppo están comenzando algo de este tipo. Ustedes nunca
preguntaron – y nosotros somos expertos en tecnología de información – nuestra opinión sobre este proyecto
de tecnología LAN”. “Nosotros hemos estudiado mucho sobre el asunto en la empresa y sabemos de las

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dificultades existentes”. Finalmente encerró su encuentro con Alfredo sin promesa de colaboración y aún dijo
algo un poco evasivo sobre la carrera en la empresa.

Alfredo estaba bastante aburrido después de este último encuentro. En toda su experiencia en
Globus nunca había pasado por eso. Sus relaciones siempre fueron cordiales. Mientras ponderaba sobre el
ocurrido recibió una llamada - era Roberto Abib su asesor. “Oiga Alfredo”, dijo Abib “como usted sabe yo estoy
a sólo dos meses de mi jubilación. Me gustaría mucho ayudarte en este proyecto, sin embargo, yo no sé nada
de informática, ni trabajo con ordenadores. Estuve pensando y veo que el hecho de que yo entrara en este
proyecto no fue buena idea. Yo agradezco muchísimo su invitación, pero no podré contribuir el bastante”.

Todos estos acontecimientos ocurrieron en los tres primeros días del proyecto de Alfredo – era un
jueves. Para hacer funcionar el proyecto, Alfredo marcó la reunión de inicio del proyecto (kickoff meeting) para
las nueve horas del próximo martes. Hasta entonces la división de procesamiento de datos no tenía indicado su
representante, y consecuentemente nadie iría representarlos en la reunión. El representante de la división de
finanzas pensó ser una óptima idea iniciar el proyecto, pero en la semana de la reunión tenía un viaje marcado
para el exterior. Los otros miembros dijeron que comparecerían a la reunión básicamente como oyentes. La
única persona que se mostró realmente interesada en la reunión fue la experta en informática, Rosi Machado.
Alfredo todavía no había encontrado el experto en tecnología LAN. Él hablaría sobre este asunto con Zuppo en
la semana siguiente.

Alfredo tardó el viernes, el fin de semana y el lunes en la preparación de la reunión. Él colocó todo
que tenía planificado en un informe de unas cinco páginas y preparó una presentación para el grupo
conteniendo las fechas claves de la planificación, los eventos (milestones), los principales grupos de
actividades, una vista general sobre los posibles riesgos y algunos artículos de periódicos y revistas
especializadas sobre tecnología LAN. En el martes llegó a las nueve de la mañana en la sala de reuniones y la
encontró vacía. A las nueve y media, solamente dos miembros del equipo del proyecto tenían aparecido. Las
ausencias más notables fueron de su asistente Roberto Abib y Rosi Machado.

Así que Alfredo regresó a su oficina encontró un mensaje de Rosi Machado que decía que le gustaría
hablar con él. Él la llamó. Ella inicialmente se disculpó por la ausencia en la reunión y explicó que su jefe en el
departamento de informática (parte de la División de Procesamiento de la Información - DPI) pidió a ella para
abandonar el proyecto. No explicó la causa.

Después del almuerzo Zuppo llamó Alfredo en su sala y le comunicó que el proyecto LAN había sido
cancelado. “Alfredo” dijo, Zuppo “el problema fue que Osni nos llevo el gato al agua. Agradezco su dedicación

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Alfredo. Es así mismo caro Alfredo, a veces se gana, a veces se pierde”. “Vale Zuppo”, dijo Alfredo desanimado.
Fue cabizbajo para su sala pensando sobre su carrera en la empresa.

Cuestiones:

Reúnase con su grupo y responda las siguientes cuestiones:

a) ¿Cuáles son los puntos fuerte del gerente Alfredo? ¿Cuáles son sus debilidades?

b) ¿Comó usted piensa en las competencias del gerente de proyecto Alfredo?

c) ¿Cuáles serian las competencías de un gerente de portafolio?

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CASE 2 – EVALUACIÓN DEL GERENTE DE PROYECTOS

Esta herramienta de recolección de información está compuesta por cuatro bloques:

(1) datos sobre el encuestado; (2) datos generales de la compañía / proyecto; (3) datos sobre la gestión del
proyecto, y (4) datos sobre el desempeño del proyecto

Bloque I - Datos del entrevistado

Nombre_____________________________________________
Sexo: a) M b) F Edad a) <35 años; b)> 35 y <45 años c)> 45 años
Gestión de Experiencia en Proyectos Tecnológicos: a) <10 años b)> 10 años
Posición: a) gerente (líder, coordinador, supervisor ...)
b) técnico (programador, analista ...)
c) otro, por favor especifique__________________

Bloque II - Datos generales de la empresa / proyecto.

1. ¿Qué rama de actividad de la empresa?
a) Ingeniería de la construcción (contratista, obras de infraestructura, etc.)
b) Tecnología de la información
c) Consultoría
d) Financiero
e) Fabricación (automóvil y proveedor, química y proveedor, etc.)
f) Otros: _____________________________________________________
2. Facturación anual de la empresa
a) hasta US $ 10 millones
b) Entre US $ 10 millones y US $ 100 millones.
c) Por encima de los US $ 100 millones.
3. Duración del proyecto de tecnología en el que estás involucrado.
a) Hasta 12 meses.
b) De 12 meses a 24 meses.
c) Más de 24 meses
4. Costos del proyecto tecnológico en el que estás involucrado
a) Hasta US $ 1 millón
b) Desde US $ 1 millón hasta US $ 2 millones.
c) Por encima de los US $ 2 millones.
5. Datos del tipo de innovación del proyecto tecnológico en el que está involucrado.
a) Incremental - mejora en el proyecto y el producto final del proyecto
b) Intermedia - nueva generación del producto del proyecto.
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c) Innovación radical: un nuevo producto del proyecto.

6. Tipo de proyecto: en qué categoría se encuentra el proyecto que mencionó:

a) Baja tecnología (utiliza tecnología existente y conocida: construcción, desarrollo de sistemas
simples, etc.)
b) Tecnología media (utiliza tecnología simple, pero incorpora nuevas tecnologías: mejoras e
implementación de nuevas funciones en productos existentes)
c) Alta tecnología (nuevas generaciones de computadoras, nuevas versiones de sistemas,
integración de tecnologías existentes en un solo producto)
d) Tecnología super alta (nuevos productos cuyas tecnologías necesitan crearse)

Bloque III - Datos de gestión de proyectos

Para los siguientes artículos, use la escala de abajo. Lea la descripción de la declaración y evalúe, de
acuerdo con la escala, la nota que más se aplica:

1 muy en desacuerdo; 2 en desacuerdo; 3 neutro; 4 que estoy de acuerdo; 5 totalmente de acuerdo

artículo

Artículo Opinión del encuestado acerca de las variables de capacitación Hard Skills

Al preparar la carta del proyecto (acta de constitución), Yo sé exactamente

1 cómo dejar claros los objetivos, alcance macro, premisas, restricciones y
riesgos
2 Conozco la definición de los indicadores estratégicos de mis proyectos
Estoy satisfecho con mi capacidad de estructuración y el alcance del proyecto.
3 Considero buena mi capacidad para organizar reuniones para buscar la EDT
del proyecto
Desarrollo el cronograma de mi proyecto utilizando una red de actividades con
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análisis de ruta crítica
Aprovecho siempre el cronograma en la ejecución del proyecto para hacer
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control.
6 Hago la programación de los presupuesto del proyecto.
7 Tengo conocimiento de las técnicas de simulación de proyectos
Durante el proceso de programación de la asignación del equipo, confío en mi
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capacidad de hacer la nivelación de los recursos
9 Conozco y hago control de los resultados de cada fase del proyecto
Para evaluación de los riesgos de los proyecto se necesario hago uso de la
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tecnica de árbol de decisiones

11 Conozco las abordajes Agiles e hago uso de ellas en la gestión de proyectos

Tengo participado de la organización de una licitación de forma intensa en los

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proyectos
Durante un proceso de evaluación de riesgos cualitativos hago uso de
13
tecnicas multicriterio.
Cuando gestiono las partes interesadas tengo un proceso que cubre sus
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necesidades de forma predictiva y relacional

15 Analizo los resultados de mi proyecto utilizando técnicas de valor ganado

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Opinión del encuestado acerca de las variables de capacitación de negocios –

Artículo
Business Skills
16 La tecnología está adecuadamente diseminada en el ámbito del proyecto
Hay reuniones regulares con los miembros del equipo del proyecto para
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discutir las tecnologías involucradas.
El contenido técnico de la información de gestión de proyectos es de calidad
18
adecuada
El nivel de incertidumbre tecnológica en el proyecto ha sido adecuadamente
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gestionado.
El grado de absorción de la tecnología desarrollada en el proyecto ha sido
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bien gestionado: participación de los interesados
21 Conozco el proceso de producción de la empresa
El diseño (procedimientos, reglas de implementación, etc.) del producto /
22
servicio de tecnología se está administrando.
La búsqueda del éxito técnico es algo que se percibe como esencial en el
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equipo del proyecto.
24 Se está administrando el desarrollo del servicio / producto.
El equipo sabe y controla exactamente cuáles son los resultados de cada fase
25
del proyecto.
Las pruebas de producto / servicio involucradas en el proyecto están siendo
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administradas.
27 El gestor de proyecto conoce el segmento económico / industrial del proyecto

28 El gestor de proyecto conoce la jerarquía de poder en la organización

La búsqueda de soluciones a problemas tecnológicos dentro o fuera del

29
alcance del proyecto tecnológico ha sido adecuada.
Los clientes internos y externos participan en la configuración y el desarrollo
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del producto / servicio de tecnología involucrado en el proyecto.
Opinión del encuestado acerca de las variables de capacitación de negocios –
Artículo
Soft Skills
31 Cuando le equipo de proyecto pierde la productividad lo sé que hacer
Antes de tomar una decisión con cualquier miembro del equipo, lo sé qué
32 decisión es la más apropiada
Cuando establezco metas para mi equipo (tanto las personas de mi
33 departamento como otras), las siguen.
Conozco muy bien mi capacidad para presentar y explicar los resultados de
34 mi proyecto
Mi capacidad para influir en las personas involucradas en mi proyecto es
35
buena.
Estoy familiarizado con todos los estilos de negociación y me desempeño bien
36
en las negociaciones a nivel de proyecto.
Últimamente, se han explorado técnicas de resolución de conflictos en el área
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de gestión de proyectos. Los practico con conocimiento.
La información para la gestión del conocimiento se maneja en el marco del
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proyecto.
39 Los recursos del proyecto se logran y gestionan sus asignaciones.
40 Tengo una estrategia clara para desarrollar mi equipo de proyecto
41 Mi capacidad para relacionarse con la gente es muy buena
42 Lo administro los reclamos en el ámbito del proyecto.
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43 Lo tengo una sinergia entre los miembros del equipo

Mi capacidad para atraer patrocinadores para que adopten mi proyecto es
44
relevante.
45 Cuando lo necesito vender un proyecto, lo hago bien

Bloco IV - Datos de rendimiento del proyecto

Para los siguientes artículos, use la escala de abajo. Lea la descripción de la declaración y evalúe, de acuerdo
con la escala que sea la nota más aplicable:

1 muy en desacuerdo; 2 en desacuerdo; 3 neutro; 4 que estoy de acuerdo; 5 totalmente de acuerdo

artículo

Ítem Opinión del entrevistado sobre las variables de desempeño del proyecto.

En su opinión, en este momento la realización de proyectos es un éxito.

51
El desempeño del costo del proyecto está en línea con el presupuesto
52
El desempeño del proyecto está de acuerdo con el cronograma.
53
El cliente está satisfecho con el rendimiento del proyecto
54
El equipo está satisfecho con el rendimiento del proyecto.
55
Si el desarrollo del proyecto continúa, se espera que tenga éxito con su
56 producto / servicio final
Si el desarrollo del proyecto continúa, se espera que haya éxito para el futuro
57 de la empresa.

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