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CASO: DIARIO DE UN GERENTE DE PROYECTOS Analizar y exponer este caso de estudio, sobre la gestin de proyectos, tomando las siguientes

consideraciones: 1. Antecedentes / Introduccin al caso (1-2 diapositivas). 2. Determinar y explicar causales que determinaron la cancelacin del proyecto (2-3 diapositivas). 3. Si Usted hubiera sido el GP, indicar y explicar el paso a paso en (procesos, acciones, formatos, tcnicas, etc), segn el PMBOK y las buenas prcticas del PMI que hubiera puesto en prctica (4-5 diapositivas). 4. Conclusiones / Recomendaciones (1-2 diapositivas). Enero 4 6 Obtuve luz verde de mi jefe para obtener el soporte del usuario final de realizar una nueva aplicacin muy importante sobre la cual yo haba venido pensando hace algn tiempo. Organic una reunin de los Jefes Departamentales usuarios y les di mi arenga, su reaccin fue muy favorable, creo que fue mi entusiasmo lo que los encendi. Ellos concordaron que mi proyecto informtico puede mejorar el servicio a nuestros clientes. Quisieron que el nuevo enfoque se instalara en todas las subsidiarias, no solamente en la oficina principal como yo tena en mente. Les asegur que eso poda realizar y les habl en pocas palabras todo lo que yo saba de base de datos, procesamiento distribuido, arquitecturas cliente/servidor y aplicaciones web. Haba que moverse rpidamente. El beneficio de esta aplicacin, dijeron, debera ser efectivo antes de que est lista la nueva lnea de producto, esto es en un poco ms de 8 meses a contar desde la fecha. Para mantener su inters, les dije: 8 meses, son ms que suficientes. Hasta yo mismo me estoy sintiendo emocionado con el proyecto. Est tomando forma como una ampliacin significativa de nuestro sistema on line de base de datos actual, sirviendo a usuarios remotos va web por primera vez. Gast algunas horas esa noche tratando de inventar un nombre pomposo para mi sistema. Dibuj unos pocos formatos de pantalla posibles y los mostr al personal operativo del usuario. Su reaccin fue: Todos parecen buenos. Visit dos subsidiarias a fin de observar sus manuales de procedimientos, los cuales son irremediablemente arcaicos. Uno de los supervisores me dijo: Nosotros hacemos las cosas de la misma manera de siempre, pero conseguimos hacer bien el trabajo. Me encantara la relacin que tengo con los usuarios. Ellos tienen slo una vaga idea de lo que les estoy hablando y parece que ponen Fe en todo lo que les sugiero. Tendr la ms completa libertad para disear e implementar el sistema en la forma que me parezca. Es mi show. Febrero 4 Fui invitado a presentar mis ideas a una conferencia ejecutiva con el Vice-Presidente y todo el grupo de asesores de la alta gerencia de la Divisin Usuaria. Fueron extremadamente cordiales y me parecieron favorablemente impresionados por la presentacin que les expuse. Afortunadamente no me hicieron ninguna

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pregunta comprometedora. Todava no hay ninguna palabra sobre la decisin del usuario. Pienso que no me queda ms que esperar. Mi jefe me llam para darme buenas noticias, el Vice-Presidente usuario dio el OK al proyecto. La fecha de finalizacin ha sido fijada para el 1/Agosto, 5 meses desde ahora, a fin de darles a los representantes de Servicio al Cliente, suficiente tiempo de aprender el nuevo procedimiento antes que salga la nueva lnea de producto. Fui promovido a Gerente de Proyectos, reportando al Gerente de Desarrollo de Aplicaciones. El Vice-Presidente usuario hubiera preferido un Gerente de Proyecto experimentado, pero ninguno poda ser retirado de los proyectos ya en marcha. Tengo sentimientos encontrados sobre todo esto. Por qu no fui considerado como el 1er candidato obvio para encabezar el proyecto?, Por qu no se me consult para la fecha tope de terminacin?, 5 meses me parecan muy poco tiempo. Sin embargo me guard mi opinin porque: Ellos deben saber que el 1/agosto no es una fecha firme. Yo no tengo personalmente el compromiso de hacerlo. La fecha fue colocada arbitrariamente, antes de ningn anlisis del alcance del trabajo. Yo no quiero parecer negativo, ya que mis dudas pueden causar que otros tengan una 2da idea sobre el proyecto. No puedo probar que necesito ms tiempo ya que no ha sido elaborado todava ni el diseo del sistema ni el plan de implementacin. Si acontece lo peor, s que hay 2 meses de colchn antes de la liberacin de la nueva lnea de producto.

Marzo 1 Gast algn tiempo conversando con mi nuevo gerente. Como una tpica burcrata ella se tom mucho tiempo explicndome la organizacin del rea de nuestro departamento. Le dije que estaba impaciente por poner en marcha mi proyecto, le aclar a ella que quiero desarrollar mi propio show sin ningn tipo de interferencia extraa. Ped al Gerente de soporte tecnolgico que asignara gente experimentada para trabajar conmigo. Me dijo que ese tipo de gente estaba involucrada en otros proyectos y que me poda proporcionar 2 analistas sin experiencia en aplicaciones web y 4 programadores junior. Le dije: Si es as, no quiero nada. Repetidamente he ido donde mi gerente a expresarle mi urgente necesidad de tener un grupo experimentado. Le he enfatizado que no puedo perder tiempo entrenando gente. A pesar de mis esfuerzos, no he conseguido nada de los grupos funcionales para tener gente de alto nivel. Tengo la impresin de que no han comprado mi proyecto. El Gerente de soporte tcnico admiti: trato de asignar a mi mejor gente, a proyectos que lucen ganadores. Mi gerente dice que ella simplemente no puede en este momento tomar recursos extrayndoles de otros proyectos, y me dice adems debe realizar su trabajo con las personas que pueda conseguir. Las ltimas 4 semanas han sido infructuosas. He estado patinando en todo. Tengo que admitir para m mismo que la gente disponible podra haber estado ya entrenada para esta fecha. Tuve otra larga conversacin con mi Gerente, ella puntualiz nuevamente que no tiene un control directo sobre el suministro de Analistas y Programadores, sin embargo rehus transferir mi pedido a la gerencia superior.

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Me estoy sintiendo muy frustrado y molesto. Me pas por encima de mi Gerente y mand un memo al director. ABRIL 1 Habl con el Gerente de Soporte Tecnolgico y le manifest que estaba resignado a tomar cualquier persona que estuviese disponible. 6 personas aparecieron en mi oficina en el transcurso de 1 hora. No estaba nada seguro de lo que poda hacer con ellos. Rpidamente los puse al corriente sobre el resultado de mi presentacin en powerpoint, les suministr copias de mis formatos de pantalla y los envi de vuelta a sus respectivos escritorios dicindoles: A ver qu se les ocurre a ustedes. Qu asignaciones puedo dar a los programadores para mantenerlos ocupados?. Se me prendi la lmpara que necesitaba: Una oficina de espacio suficiente como para que el grupo trabajara unido. Telfonos, suministros, equipos, y toda otra clase de cosas. Tambin personas administrativas, bibliotecaria, digitadora. Lo que me golpe fuertemente fue el darme cuenta que no tena ninguna documentacin del concepto del sistema. Tambin deba haber tenido la prudencia de tomar notas en mis primeras discusiones y negociaciones con los usuarios. Mi gerente me tom de sorpresa cuando quiso ver mi calendario de actividades. Me exigi que lo tenga listo este fin de semana para revisarlo. Sent que algo ms la estaba molestando, ella se mostr ms hostil y lanz un comentario mordaz sobre mi memo al director, del cual ya casi me haba olvidado. Me pas en vela toda esa noche en casa. Me las arregl para conformar una lista de todas las actividades principales y establec fechas tope que deben ser alcanzadas a fin de terminar el trabajo para el 1 de agosto. Mi gerente actu como si este plan tuviera un compromiso de entregar el sistema en la fecha tope fijada por el cliente. No conoca ella que el 1 de agosto es una fecha que alguien la extrajo del sombrero? De todas formas yo s que tengo un colchn de 2 meses que Mi grupo del proyecto reaccion muy mal cuando vieron mi calendario. Todos opinaron que era irreal. Ellos dijeron que el trabajo es mucho ms complejo de lo que yo imagin. Conversaron que tenan que organizarse. Estoy preocupado sobre su actitud negativa. Tendr que hablar con ellos individualmente y conseguir enderezarlos. Mayo 1 Repentinamente un analista experimentado qued disponible desde otro proyecto. Qu golpe de suerte! Debera darme a m mismo el crdito por haber peleado tan fuerte y durante tanto tiempo a fin de conseguir gente experimentada. El nuevo hombre realmente conoce la materia. Ech una mirada a mi formato de pantalla y me inform que Ni siquiera vale gastar tiempo en considerarlos. Parece que no coinciden con el tamao de la pantalla de los terminales de usuarios. Inmediatamente se puso a trabajar independientemente en un nuevo diseo general

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del sistema. Aparenta ser un solitario. El resto del grupo no lo ha aceptado. Quizs tenga razn, ellos gastan la mayora de su tiempo leyendo y hablando en lugar de realizar algn trabajo. Estoy muy contento de tener al fin una persona productiva dentro del grupo. Estamos en la fecha para la terminacin del diseo general y fui forzado a reportar que estamos atrasados. La especificacin de los requerimientos est tomando ms tiempo del esperado. Por alguna razn.. El ejecutivo de un departamento del usuario llam para quejarse de mi nuevo analista est tratando de ensearle cmo manejar su negocio. Me dijo: Este seor es grosero, apabullante y arrogante, no lo quiero ver ms por ac. El analista me dijo que pens que tena la autoridad para establecer las especificaciones del sistema. l tuvo un fuerte altercado con el hombre de OyM quien reclamaba esa responsabilidad. Me pregunt: Al fin y al cabo, Quin es el que dirige. Usted o el Gerente de Proyecto del Usuario? Tuve que concluir con dolor que deb haber gastado tiempo con la Gerencia del Usuario en una forma regular, as hubiera tenido la oportunidad de conocer por lo menos que ellos establecieron su propio proyecto con el grupo de proyecto de la divisin del usuario. S solo hubiera ms horas en el da!...

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Junio 3 El gerente del Usuario me ha pedido formalmente retirar del proyecto al analista ofensivo. Tambin indic que requiere mi presencia en su oficina, para una sesin de revisin del proyecto. Con quin cree l que est tratando? Al fin y al cabo, de quin es el proyecto? El grupo de proyecto del usuario ha publicado las especificaciones del diseo del sistema, completamente diferente a las nuestras. Las mismas estn basadas en el formato original de pantallas que les entregamos en Enero. Trat de evitar el aceptar ciertos compromisos, as que permanec en silencio durante las negociaciones concernientes a los nuevos requerimientos. Solamente dije: Ciertamente queremos ser receptivos a sus necesidades y exploraremos la factibilidad de realizar los cambios que ustedes desean. El GP del usuario circul un memo a todos los involucrados, resumiendo su entendimiento, Sistemas de Informacin est de acuerdo en satisfacer todos nuestros requerimientos. El Departamento de Publicidad y Propaganda circul hojas volantes promocionales anunciando la nueva lnea de producto y mencionando en un lugar destacado Servicio computarizado por internet al cliente. Su descripcin segua las especificaciones del usuario, no las nuestras. A fin de ordenar las lneas de transmisin telefnica, requiero tener la aprobacin anticipada del contralor. Con los gastos de telfono de la compaa, sobrepasados ya en un 37% sobre el presupuesto, los contadores insistieron en estudiar el retorno de la inversin del proyecto para justificar la aprobacin de ms lneas. No tengo tiempo para preparar una justificacin econmica. Adems, Cmo puedo medir qu valore en US$ significa el incrementar el servicio a clientes? Impaciente con la inflexible burocracia y sus reglas absurdas tom la iniciativa de ordenar las lneas que necesitamos, sin la aprobacin del contralor. Julio 2 Marketing planea hacer un pre-anuncio de la nueva lnea de producto en una feria industrial al comienzo de agosto. Se me pidi realizar demostraciones de nuestro

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sistema. Vaya, aqu desaparecen los 2 meses de colchn (y yo que contaba con ellos) Estamos con un retraso de ms de 3 meses en nuestro plan. Estoy convencido que es imposible conseguir que el proyecto est a tiempo. No s cmo voy a darle esta noticia a mi gerente. Discut la crisis con el grupo. Sacaron a luz un plan que permita rpidamente implementar un subsistema basado en el anterior, modificando la aplicacin en lnea ya existente. Entusiasmado acept su esquema. Por qu no me dijeron antes que estaban trabajando en esto? El GP usuario se emperra en que no deducir sus requerimientos ni aceptar un subsistema interinamente. Di al grupo la seal de partida para que trabajaran en el subsistema, jugndomelas a que el usuario mirara a que no le queda otra alternativa que aceptarlo.

Agosto 1 Bien, hoy es el da D, y estamos ms lejos que nunca. La programacin est realizndose ms lentamente de lo que yo haba esperado. Las modificaciones al paquete anterior estn siendo realizadas al tanteo. Mis programadores se quejan de que los diagramas de flujo para la aplicacin no representan la lgica del programa actual y que la forma en que fue codificado hace prcticamente imposible realizar cambio en l. No existe una forma mejor de escribir un programa? Puse al grupo a trabajar en horas extras obligatoriamente. Insist que deban trabajar al menos medio da los sbados y domingo. Caramba, no he notado ningn incremento en la productividad y adems parece que se resisten de tener que trabajar as. Siento ms y ms presin por parte de mi gerente para acabar el subsistema. Ahora se requiere presentar un reporte semanal de situacin. Ms malas noticias. El subsistema no fue probado el viernes como estaba planeado. Los programadores me dijeron: Ya tenemos casi listo el programa, est en un 90% hecho, slo nos falta corregir un errorcito. Tuve miedo de reportar un atraso ms y estaba altamente optimista de que el subsistema estara listo y funcionando ese fin de semana, as que report que estamos a tiempo. La prueba de fin de semana revel una falla bsica de diseo. Se necesitaba volver a trabajar intensamente. Hoy me han dicho que slo han terminado el 50% de la modificacin Habiendo visto en mi reporte que el subsistema est listo, el Director de Sistemas de Informacin me pidi que planificara una fecha para presentar una demostracin al Vice-Presidente de Usuarios, a quien l estaba ansioso de demostrarle algn resultado. En realidad no s cmo explicarle que ment en mi reporte.

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Setiembre 5 El Director ha contratado una firma consultora para que realice un esfuerzo masivo a fin de implementar el sistema. Mi grupo est concentrado en el subsistema inicial, mientras que la gente de la consultora desarrollar funciones adicionales requeridas por el usuario. He decidido no prestar la menor atencin a la parte del proyecto que ellos realizan, ya que no fui yo quien contrat a esa gente, siento no tener ninguna responsabilidad por su trabajo.

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La verdad es que estoy irritado de que extraos hayan sido contratados sin motivo alguno para esto. Al firmar el contrato sin mi conocimiento me dieron el golpe de gracia. La modificacin finalmente corri y el subsistema est operacional. Traje a los Jefes Departamentales del usuario para un demo. No los vi impresionados. El programa no hace aquello que les dije que hara. De todas formas ellos lo necesitaban hace 1 mes. Los consultores enviaron su primera factura la cual firm rutinariamente y la envi el Departamento de Contabilidad para que les pagaran. Contabilidad rehus pagar la factura de los consultores. La poltica de la compaa dice que yo deba suministrar un formulario describiendo los servicios prestados por cualquier proveedor extrao. Ah!, Es que suponan que he debido perder mi tiempo para tener controles independientes a fin de verificar los cargos del proveedor?, lo siento!, no tengo ninguno! La prueba de integracin de los programas del consultor result un desastre. Su gente se queja que introdujimos cambios indocumentados en nuestro subsistema. Quieren que revisemos nuestra codificacin a fin de confrontar una interface con las especificaciones que ellos han escrito. Tuve que condescender con las demandas del consultor. Juntos parchamos el sistema y. trabaja. El usuario est insatisfecho ya que el tiempo promedio de respuesta es de 23 segundos.

Octubre 4 Un grupo de auditores internos baj a mi oficina repentinamente esta maana. Ellos han estado mirando las compras sin autorizacin. Adems ellos intentaron conducir una auditora comprensiva de mis procedimientos y controles gerenciales as como mis previsiones sobre la seguridad de la informacin y la auditabilidad operacional de todo el sistema. 12 Deben meter sus narices en donde nadie los ha llamado? Los consultores han preparado un reporte al Director, el cual critica rudamente nuestro diseo del sistema. Ellos han sometido a su consideracin una propuesta para un completa re sistematizacin y recomiendan tirar a la basura todo lo que nosotros hemos hecho. La divisin del usuario est pidiendo una instalacin separada de computacin slo para ellos. El Vice-Presidente se present al Presidente con una propuesta que dice: Sistemas de informacin no es capaz de suministrarnos asistencia adecuada. Su falta de habilidad para implementar exitosamente el nuevo sistema de servicio al cliente, ha impactado severamente a nuestra posicin en el mercado.. El Director de Sistemas de Informacin ha ordenado parar todo el trabajo de mi proyecto. l ha formado un grupo de trabajo especial de gerentes y tcnicos de alto nivel para evaluar el fiasco. La investigacin fue brutal. Defend mis prcticas gerenciales, y les dije cules, en mi opinin, fueron los factores que causaron el fracaso de mi proyecto: Soporte inadecuado de la gerencia de alto nivel. Pobre operacin de la divisin usuaria. Falta de conocimiento de los analistas y programadores. Polticas y procedimientos rgidos y burocrticos. Muy poca autoridad e independencia del gerente de proyecto. Renunci! No puedo seguir trabajando con gente tan estpida.

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