CONTABILIDAD INTERMEDIA

Tema # 1
CAJA MONEDA NACIONAL Y EXTRANJERA
CAJA CHICA
1. Caja Moneda Nacional. –
Esta cuenta registra el movimiento que sufre el dinero en efectivo de curso legal vigente en el país de
propiedad de la entidad y está representado por billetes y monedas en curso legal o sus equivalentes como
los cheques ajenos, recibos de tarjetas de Débito y Crédito bancarios etc., su movimiento contable es como
sigue:

DEBE HABER
Se carga: Se abona:
✓ Por el importe de su saldo deudor que ✓ Por el importe del valor nominal del
representa el valor nominal de la existencia efectivo entregado por la entidad como
en efectivo de propiedad en la entidad. compra de mercaderías, pago de
✓ Por el importe del valor nominal de efectivo obligaciones, compra de bienes etc., en
recibido por la entidad por diferentes forma parcial o total.
conceptos producto de sus operaciones. ✓ Por el importe del valor nominal enviado a
✓ Por los cheques recibidos en calidad de depósito bancario
pago parcial o total. ✓ El importe de su saldo para cerrar los
✓ Por los recibos de tarjetas de débito y libros
crédito bancarias en calidad de pago
parcial o total.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el valor nominal de efectivo de propiedad de la entidad.
Presentación:
Se presenta en el Balance General dentro del grupo del activo corriente o circulante y sub grupo
disponible.

2. Control Interno. –
✓ Implantar documentación fuente (recibos).
✓ Realizar cortes de caja.
✓ Segregar funciones (recepción de recursos debe ser diferente en cuanto a los de depósito y
contabilización, por ejemplo).
✓ Depósitos íntegros de ingresos (dentro las 24 horas y con respaldo documentado de la transacción)
en una entidad bancaria.
✓ Respaldar con fianza o garantía el trabajo de los cajeros.
✓ Efectuar rotación de personal en forma periódica.
✓ Asignar medios físicos como caja fuerte, cámaras de video, alarmas, seguros y otros para la custodia
del efectivo.
✓ Las salidas de efectivo de caja deben estar aprobadas por el responsable de la unidad o el inmediato
superior en relación con la misma.

3. Arqueo de Caja. –
El objetivo es establecer que el cajero o quienes manejan la caja esté (n) administrando de manera adecuada
el efectivo (dinero y valores) de la entidad.
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El arqueo de caja es labor mediante la cual se efectúa el recuento físico de dinero y valores existentes de la
unidad de caja.
✓ Se efectúa en forma sorpresiva.
✓ Previamente se preparan papeles de trabajo.
✓ Su realización no debe abarcar mucho tiempo.
✓ La determinación del faltante y sobrante se carga o abona a una cuenta de resultado.

¿Quiénes realizan el arqueo de caja?

✓ El inmediato superior del cajero
✓ El responsable de la Unidad de Caja (Contador, el jefe de Finanzas, el Director Administrativo o
finalmente la Unidad de Auditoría Interna).

3.1. Para desarrollar el arqueo se siguen los siguientes pasos:

✓ Presentarse en la unidad de caja unos 15 minutos antes de inicio de actividades de la unidad.
✓ Explicar a los funcionarios de la unidad de caja el motivo de la visita.
✓ A partir del inicio del arqueo ninguna persona puede entrar ni salir de la unidad de caja mientras
se desarrolle el arqueo.
✓ Tratar con el mayor respeto y consideración a los funcionarios de la unidad de caja.
✓ Para que esta labor dure el menor tiempo posible hay que tener los papeles de trabajo
preparados con anterioridad a dicha labor.
✓ Se distribuyen tareas a las personas encargadas de realizar el arqueo.
✓ En el caso de afectivo (billetes y monedas) separar los mismos por cortes de mayor a menor.
✓ Comenzar a llenar los papeles de trabajo sin omitir ningún valor (efectivo, cheques, valores,
recibos, facturas etc.).
✓ En cada papel de trabajo deben firmar el responsable del arqueo y el funcionario de la unidad
de caja.

Una vez finalizada la labor del arqueo de caja, se tiene que elaborar el informe de este trabajo de acuerdo
a las siguientes características:

INFORME DE ARQUEO DE CAJA

I. Antecedentes
Este acápite se refiere a señalar las razones por las que se realizó la labor de arqueo que pueden ser:
✓ Razones de control interno
✓ Programación POA
✓ Denuncias
✓ Indicios de mal manejo,
✓ Hallazgos, etc.

II. Resultados del Arqueo

Se describe el proceso del arqueo y los aspectos más relevantes encontrados en el mismo tales desde el
efectivo, y los otros rubros, así como los dispositivos de seguridad entre otros.

III. Conclusiones y Recomendaciones

Se constituyen en el resumen de la labor de arqueo en esta parte se sugieren los asientos de ajustes que
se deben desarrollar para regularizar los faltantes o sobrantes y otros.
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Papeles de trabajo
Para que el arqueo de caja dure el menor tiempo posible se deben elaborar previamente papeles de
trabajo bajo las siguientes características

ARQUEO DE CAJA
Recuento de Efectivo

Fecha:
A Horas:
Cajero(a): Auditor(a):

Efectivo
Billetes: Bs -
Billetes c/u de Bs 200.00 total
Billetes c/u de Bs 100.00 total
Billetes c/u de Bs 50.00 total
Billetes c/u de Bs 20.00 total
Billetes c/u de Bs 10.00 total

Monedas: Bs -
Monedas c/u de Bs 5.00 total
Monedas c/u de Bs 2.00 total
Monedas c/u de Bs 1.00 total
Monedas c/u de Bs 0.50 total
Monedas c/u de Bs 0.20 total
Monedas c/u de Bs 0.10 total
TOTALES Bs -

Observaciones:…........................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................

Firma de Cajero(a) Firma Auditor(a)

ARQUEO DE CAJA ARQUEO DE CAJA

Recuento de Cheques Recuento de Cheques

Fecha: Fecha:
A Horas: A Horas:
Cajero(a): Auditor(a): Cajero(a): Auditor(a):

FECHA BANCO No CHEQUE CLIENTE IMPORTE FECHA No FACT. DETALLE PROVEEDOR IMPORTE

TOTALES Bs - TOTALES Bs -

Observaciones:…........................................................................................................................................ Observaciones:…........................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................

Firma de Cajero(a) Firma Auditor(a) Firma de Cajero(a) Firma Auditor(a)

ARQUEO DE CAJA ARQUEO DE CAJA

Recuento de Recibos Al…….. de …....….................de …...

Fecha:
A Horas: Saldo Según Libro de Caja Bs -
Cajero(a): Auditor(a):
Efectivo Bs -
FECHA No RECIBO DETALLE PROVEEDOR IMPORTE Cheques Bs -
Facturas Bs -
Recibos Bs -
TOTALES Bs - Bs -
Diferencia Bs - Bs -
TOTALES Bs - SUMAS IGUALES Bs - Bs -

Observaciones:…........................................................................................................................................ Observaciones:…........................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................

Firma de Cajero(a) Firma Auditor(a) Firma de Cajero(a) Firma Auditor(a)

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De la misma manera se elaboran los otros papeles de trabajo para cheques, recibos, vales, facturas u
otros valores existentes en la unidad de caja.

EJEMPLO:
La empresa “SUDAMERICANA”, le solicita efectuar el arqueo de caja al 28 de febrero de 2022 Usted
visita la unidad de caja a primera hora y encuentra los siguientes valores y efectivo:

✓ Según el saldo del libro caja se tiene el importe de Bs 67.220 al 28 de febrero de 2022

Se encuentra 365 billetes c/u de Bs 10; 84 monedas de 10 centavos; 265 billetes c/u de Bs 50; 122
monedas c/u de Bs 0,20; 650 monedas c/u de Bs 5; 343 monedas c/u Bs 0,50; 435 monedas c/u de Bs 2;
88 billetes c/u de Bs 20; 520 monedas c/u de Bs 1; 137 billetes c/u de Bs 100; 89 billetes c/u de Bs 200.

Asimismo le presentan los siguientes cheques:

✓ Banco Nacional de Bolivia No 367320 del cliente Anselmo Pérez de fecha 16 de febrero Bs 1.780
✓ Banco de la UNION No 0184865 de fecha 8 de febrero de la cliente Karen Páez por Bs 2.550
✓ Banco Mercantil Santa Cruz No 87564 de fecha 27 de febrero por Bs 895 del cliente Rolando
Núñez
✓ Banco BISA No 56543 de fecha 3 de febrero por Bs 1.200 del cliente Manuel López
✓ Banco Mercantil de Santa Cruz No 00756 de fecha 22 de febrero de la cliente Raiza Navarro por
Bs 3.345
✓ Banco de Crédito No 3453432 de fecha 2 de febrero por Bs 1.550 del cliente Ángel Núñez

Las facturas encontradas en caja son las siguientes:

✓ Factura No 676 por compra de material de escritorio de librería Oruro por Bs 32 de fecha 25
de febrero
✓ Factura No 453 de FINDEL por compra de seguros para la unidad de caja por Bs 40 de fecha
14 de febrero
✓ Factura No 6454 por suscripción al Matutino La Patria por el mes de febrero Bs 65 de fecha 2
de febrero
✓ Factura No 0018 de COTEOR por servicio telefónico por Bs 56 de fecha 4 de febrero.

Finalmente se encontraron los siguientes recibos:

✓ Recibo No 0020 préstamo al empleado José Peralta de fecha 3 de febrero Bs 200 con
autorización
✓ Recibo No 0024 de fecha 27 de febrero por préstamo al señor Agustín Antonio sin autorización
por Bs 150
✓ Recibo No 0022 anticipo de salario a la Srta. Ángela Soto por Bs 350 de fecha 25 de febrero con
autorización.

Se pide:
✓ Arqueo de Caja
✓ Asientos Contables
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4. Caja Chica o Fondo Fijo. –
Un fondo que sirve para cubrir de forma inmediata gastos menores de la entidad que por razones de control
interno y seguridad, no maneja dinero en la entidad y el movimiento de su efectivo es mediante una cuenta
corriente bancaria.

Dependiendo del tamaño y características de la entidad éste puede manejar una o varias Cajas Chicas para
cubrir gastos o compras menores en función de las necesidades de ésta.

El movimiento de esta cuenta es como sigue:

DEBE HABER
Se Carga: Se Abona:
✓ Por la creación del fondo ✓ Por la disminución del fondo de caja chica
✓ Por el incremento del fondo de caja chica. ✓ Por los gastos no reembolsados
✓ Por el cierre de gestión.
Saldo: Deudor
Presentación: Se presenta en el Balance General dentro del grupo del activo corriente o circulante y sub
grupo disponible.

EJEMPLO:
La empresa “MINERVA “SRL en fecha 2 de enero de 2022 decide crear el fondo de caja chica para cubrir
gastos menores de la entidad por Bs 500 el mismo que será administrado por la secretaría de gerencia Srta.
Marcia Andia.

Los gastos con recursos del fondo de caja chica por el mes de enero fueron los siguientes (informe presentado
por la secretaria Marcia Andia)

"Minerva" S.R.L.

RENDICION DE CUENTAS - CAJA CHICA

Por el periodo del 2 al 31 de enero de 2022

RECIBO Y/O IMPORTE VALOR CREDITO

FECHA DETALLE APROPIACION
FACTURAS TOTAL NETO FISCAL
03/01/2022 Compra de refrigerio Delicias para reunión
F - 0087 65.00 56.55 8.45 Gastos Generales
directorio
05/01/2022 Compra de Tonner para computadora de
F - 0896 150.00 130.50 19.50 Gastos Generales
CCS
08/01/2022 Entrega de mensajero para gastos de
R - 08 - 11 15.00 15.00 Gastos Generales
transporte para entrega correspondencia
10/01/2022 Compra combustible para vehículo de la
F - 12342 70.00 60.90 9.10 Lub. y Combustibles
entidad de Est. Serv. 6 de Agosto
13/01/2022 Compra de material de limpieza R - 012 20.00 20.00 Gastos Generales
15/01/2022 Pago teléfono F - 2235 80.00 69.60 10.40 Servicios Basicos
19/01/2022 Compra insumos para servicio de te R - 013 12.00 12.00 Gastos Generales
25/01/2022 Pago conferencias ENTEL F - 8765 42.00 36.54 5.46 Gastos de Comunic.
28/01/2022 Recojo correspondencia R - 014 8.00 8.00 Gastos Generales
30/01/2022 Pago servicio de agua F - 4553 20.00 17.40 2.60 Servicios Basicos
Total 482.00 426.49 55.51

Total Fondo de Caja Chica Bs 500.00

menos Gastos por Reembolsar Bs 482.00
Total en Efectivo Bs 18.00
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Toda persona que administra el Fondo de Caja Chica no debe esperar a que se agote todo el efectivo que
posee, una vez que éste sea mínimo, debe efectuar la rendición de inmediato siguiendo el formato que se
presenta u otro similar que elabore la unidad de contabilidad.

5. Caja Moneda Extranjera. –

Esta cuenta registra el movimiento que sufre el dinero en efectivo en moneda extranjera (dólares
norteamericanos, etc.) de propiedad de la entidad y está representado por billetes y monedas o sus
equivalentes como los giros bancarios, etc., su movimiento contable es como sigue:

DEBE HABER
Se carga: Se abona:
✓ Por el importe de su saldo deudor que ✓ Por el importe del valor nominal del
representa el valor nominal de la existencia efectivo entregado por la entidad.
en efectivo propiedad en la entidad. ✓ Por la actualización si el tipo de cambio
✓ Por el importe del valor nominal de efectivo disminuye
recibido por la entidad por diferentes ✓ El importe de su saldo para cerrar los
conceptos producto de sus operaciones. libros
✓ Por los cheques recibidos en calidad de
pago parcial o total.
Por la actualización si el tipo de cambio se
incrementa.
Saldo:
Su saldo es deudor.
Presentación:
Se presenta en el Balance General dentro del grupo del activo corriente o circulante y sub grupo
disponible.

EJEMPLO:
Enero 2 Compramos $us 1.200 a 7,04
Febrero 7 Compramos $us 800 a 7,03
Marzo 9 Vendemos $us 900 a 7,02
Abril 11 Vendemos $us 400 a 6,99
Mayo 24 Compramos $us 500 a 6,99
Junio 28 Vendemos $us 900 a 6,98

Se pide:
✓ Al finalizar el mes de junio se procede a actualizar el saldo de la Cuenta “Caja Moneda Extranjera”.
✓ Para determinar el saldo correcto de esta cuenta es necesario abrir los Libros Mayores tanto en
moneda nacional como extranjera.