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FICHA DE TRABAJO Nº22

OPERACIONES DE APERTURA Y CIERRE

Objetivo:
El objetivo de describir las operaciones de apertura y cierre de caja es
determinar los pasos que deben seguir los responsables de caja de turno, así
como el administrador de turno. Para realizar correctamente el arqueo de las
operaciones diarias versus el efectivo de cada turno respectivo.

Alcance:
El presente procedimiento abarca desde la apertura de caja hasta que se
entrega arqueada al administrador de turno.

Políticas Generales:
1. El responsable de caja, siempre debe dejar cuadrada la caja respectiva al
terminar su turno y distribuir el dinero y documentos conforme lo estipulado por
la empresa. (El efectivo y valores son generalmente entregados a Tesorería
Central o a la Administración y los documentos al Departamento Contable)
2. El arqueo y cuadre de caja es individual, por lo que personas no autorizadas,
no pueden interferir en el mismo.
3. Cada responsable de caja, entrega individualmente el arqueo de sus
operaciones diarias al administrador de turno.
4. Los cuadres y arqueos de cada responsable de caja, deben quedar
completos antes de retirarse del trabajo. De haber algún faltante de dinero, se
hará un recibo o vale provisional por la cantidad faltante a ser descontado
posteriormente de sus haberes.

Descripción del procedimiento de cierre

1. Faltando 30 minutos para el establecimiento cierre, los ejecutivos o personal


designado deben informar a los clientes que el establecimiento está pronto a
cerrar, invitándolos a pasar por caja para realizar sus compras finales.
2. Faltando 10 minutos para que el turno termine, cada cajero debe informar a
sus clientes en línea que el turno va a terminar, de manera que los clientes
puedan hacer cola en otras cajas disponibles.
3. Una vez cerradas las cajas o una caja si es final de turno, se debe realizar el
arqueo utilizando el comando respectivo en caso de emplear una registradora
electrónica. En caso de estar empleando una registradora mecánica o estar
trabajando manualmente, se deben sumar todos los documentos de ingreso
más el fondo fijo asignado y a este importe restar todos los documentos
autorizados que indiquen salida de dinero para determinar el saldo a arquear.
El saldo debe estar sustentado en dinero efectivo o cheques a nombre de la
empresa.
4. El fondo fijo de caja general establecido es de S/. xxx.xx por lo que el
excedente corresponde al saldo de cada turno.
5. El arqueo junto con el dinero que en el mismo indica, vales, boletas, facturas,
tickets, comprobantes de depósitos y demás documentos sustentatorios de

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dinero, serán entregadas al administrador de turno, dejando únicamente en
caja el fondo fijo asignado.
6. Terminado el arqueo, se llena el formato físico establecido para los cambios
y finalización de turnos, donde se especifica, documentos, efectivo y faltantes o
sobrantes, se entrega el original al administrador y copia para el responsable
de caja saliente.
7. El administrador de turno que recibe el arqueo, prepara las remesas para ser
recogidas por la empresa de transporte de valores designada para este
servicio.

Descripción del procedimiento de apertura

1. En cada cambio de turno, el responsable de caja entrante, deberá recibir


conforme el importe de fondo fijo.
2. Deberá revisar que cuente con los implementos necesarios para realizar su
trabajo de manera eficiente, entre algunos de estos elementos se encuentran:
Papel de impresora y repuestos adicionales. Tinta de impresora y repuestos
adicionales. Lapicero. Detector de billetes. Formatos internos (productos sin
código o con errores de precios, sugerencias, etc)
Bolsas de papel y plástico para despacho
Tapete ergonómico (especial para el uso cómodamente del mouse)
Intercomunicador
Lista de códigos PLU (El código PLU es el código que usan los mercados para marcar los alimentos y así el
consumidor poder identificar si un alimento es orgánico o convencional)
Desinfectante
Etc.

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FICHA DE TRABAJO Nº23
ARQUEO DE CAJA

Es una técnica contable anticipada, caja en fechas no previstas por el


mediante el cual comprobamos si el Cajero.
dinero existente en caja es Es frecuente que en los arqueos de
conforme o no; para lo cual caja aparezcan faltantes o
efectuamos un recuento de dinero y sobrantes, con respecto a la cuenta
de los elementos que lo conforman control. Estas diferencias se
(vales, recibos, tickets, etc) contabilizan generalmente en una
La finalidad principal es la de divisionaria de caja. Se le cargan los
constatar el movimiento del dinero y faltantes como pérdidas y se
la determinación de su saldo, de abonan los sobrantes como
esta forma evitamos los fraudes y ingresos. Si no se subsanan estas
los malos manejos, cuidando su diferencias, al cierre del mes, la
integridad. cuenta Caja y bancos se deberá
El arqueo de caja se realiza en cancelar contra “Pérdidas y
cualquier momento y puede ser Ganancias”.
efectuado por el Contador,
Administrador, Gerente o cualquier
otra persona que tenga capacidad
de hacerlo de acuerdo al conducto
regular.
En ocasiones se puede observar
sobrantes o faltantes, el tratamiento
de éstas pueden ser a favor o en
contra de la empresa y su
contabilización de la cuantía de los
mismos.
El Arqueo de Caja consiste en el
análisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado
todo el efectivo recibido y por lo
tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se
encuentra físicamente en Caja en
dinero efectivo, cheques, recibos o
vales. Sirve también para saber si
los controles internos se están
llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada a diario
por el cajero.
Los ejecutivos o personal asignados
a ello, suelen efectuar arqueos de
Ejemplo de Arqueo de Caja

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La empresa “Don Rulo”, siendo las 3:00 p.m. del lunes 28 de enero del 2013,
practica un Arque al Sr. Cajero; encontrándose lo siguiente:

Fondo Fijo S/. 3,000.00


Ventas del día según boletas y facturas S/. 15,600.00
Cobranzas del día S/. 620.00
TOTAL INGRESOS S/. 19,220.00

Composición:

TARJETAS DE CREDITO 2,400.00


Vouchers tarjetas de créditos visa 1,210.00
Vouchers tarjetas de crédito Master Card 790.00
Vouchers tarjetas de crédito American 400.00
Express
FACTURAS, BOLETAS DE VENTA Y 2,434.00
TICKETS
Compras Boletas- varias 284.00
Compras Facturas varias 130.00
Vales temporales, debidamente 20.00
autorizados
Cheques a la orden de la empresa 2,000.00
DEPOSITOS EN BANCOS 14,070.00
DEPOSITO EN BANCO DE CREDITO 10,000.00
EN S/.
DEPOSITO EN BANCO CONTINENTAL 4,070.00
EN USD
600 X 2.55
1,000 X 2.54
DINERO EN EFECTIVO 316.00
Billetes de S/. 200.00 x 0 0.00
Billetes de S/ 100.00 x 1 100.00
Billetes de S/. 20.00 x 4 80.00
Billetes de S/. 10.00 x 5 50.00
Monedas de S/. 5.00 x 12 60.00
Monedas de S/. 1.00 x 20 20.00
Monedas de S/. 0.50 x 10 5.00
Monedas de S/. 0.20 x 4 0.80
Monedas de S/ 0.10 x 2 0.20
Monedas de S/. 0.05 x 0 0.00
Monedas de S/. 0.01 x 0 0.00
TOTAL 19,220.00

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FICHA DE TRABAJO Nº24

Manejo de efectivo disponible

El disponible comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez


inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y que puede
utilizar para fines generales o específicos. Bajo esta denominación se pueden
agrupar los saldos en caja, los depósitos en bancos y otras entidades
financieras, las remesas en tránsito y los fondos o dineros en poder de
funcionarios de la empresa y que están destinados para atender cierta clase
de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en
la prestación de servicios o adquisición de elementos para el
normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas
se le denominaba "efectivo".
De acuerdo a lo previsto en el catálogo de cuentas de nuestro ordenamiento
contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes
cuentas:

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO


101 CAJA
102 FONDOS FIJOS
103 EFECTIVO EN TRANSITO
104 CUENTAS CORRIENTES EN INSTITUCIONES
FINANCIERAS
1041 CUENTAS CORRIENTES OPERATIVAS
1042 CUENTAS CORRIENTES PARA FINES
ESPACIFICOS
105 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO
1051 OTROS EQUIVALENTES DE EFECTIVO
106 DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS
1061 DEPOSITOS DE AHORRO
1062 DEPOSITOS A PLAZO
107 FONSOA SUJETOS A RESTRICCION
1071 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION
El efectivo debe registrarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de
moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la
tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance.
Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan
sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante
del disponible.

Arqueo de Caja
Es el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado,
con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por
tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para
saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Contabilidad de caja
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Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, ¿pero qué
es en sí la contabilidad de caja?
La contabilidad de caja, conocida también como contabilidad por el sistema de
caja, consiste en reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y
los gastos cuando efectivamente son pagados, desembolsados.
De allí viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores sólo son
reconocidos cuando entran o salen de la caja.
El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace
una venta a crédito. En este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no
ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o ingreso.
Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero, en esa fecha no se reconoce ni
registra nada. Si el pago lo hacen un mes después, será en febrero en que se
reconozca o registre el ingreso de la venta.
Igual sucede con los gastos. Estos sólo se reconocen en el momento en que
salga el dinero de la caja, en que sucede afectivamente la erogación.
En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya
pasado por caja, hasta tanto no ingrese o salga de la caja.
En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se
reconocen hechos consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso
de la venta a plazos, que aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y
ese derecho, no se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es
decir hasta que el cliente pague la factura.

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FICHA DE TRABAJO Nº25

AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS


SIGUIENTES CASOS:
1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la
cuenta caja (Efectivo según arqueo = saldo según libros).
2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja
(Efectivo según arqueo < saldo según libros) presunto faltante.
3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja
(Efectivo según arqueo > saldo según libros) presunto sobrante.
En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario
o administrador, en las empresas medianas y grandes el arqueo lo realiza un
Auditor interno o Revisor Fiscal.
Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos lo días,
semanalmente, intempestivamente.
El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja

Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el caso anterior estos


pueden deberse a:
1. Pagos que realizó el cajero y no se registraron. Ejemplo: Se envió al
mensajero con documentación de la empresa, el cajero le entregó $5.000
para dicho Gasto. El mensajero aún no ha entregado el recibo y el cajero

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olvidó que había hecho ese pago. El registro quedaría de la siguiente
manera:

63 GASTOS DE SERVICIOS $5,000


6312 CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS
101 CAJA $5,000
101 Caja
1,710,000 5,000
1,705,000
2. Las sumas pagadas de mas o retiradas por el cajero, en este caso ya
es responsabilidad del cajero el faltante producido, ya que pago de más algún
gasto o retiró de manera arbitraría el dinero de caja, en este caso el registro
quedaría de la siguiente manera:

CUENTAS X COBRAR A
14 $5,000
TRABAJADORES
1419 RESPONSABILIDADES
101 CAJA $5,000
Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa el anterior registro.

Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden deberse a las


siguientes situaciones:

1. Ingresos recibidos por el cajero y que no han sido contabilizados, Ejemplo:

Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a un pago hecho por


un cliente y no abonado a su cuenta, entonces el registro quedaría de la
siguiente manera:
101 CAJA $10.000
FACTURAS, BOLETAS Y OTROS
131 $10.000
COMPROBANTES POR COBRAR
1311 NO EMITIDAS

2. Si el sobrante se produjo por una suma cobrada de más por el cajero y no


se logra determinar el origen de ese sobrante, éste se considera en
definitiva como un ingreso para la empresa. El registro quedaría:

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101 CAJA $10.000
382 DIVERSOS $10.000
3829 SOBRANTES DE CAJA

Cuando el sobrante es de cierta consideración que induzca error debe llevarse


a una cuenta de acreedores varios hasta que se investigue el sobrante,
Ejemplo:

El registro quedaría:
101 CAJA $400.000
107 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION $400.000
238020 REINTEGROS POR PAGAR
Si no se establece el sobrante
107 FONDOS SUJETOS A RESTRICCION $400.000
382 DIVERSOS $400.000
3829 SOBRANTES DE CAJA
Ejercicios de aplicación
Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:

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1. Se produjo un gasto por concepto de fotocopias pagado por el cajero por
$3.000 el cuál no fue contabilizado en caja.
2. Registre contablemente el punto anterior.

Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente situación:

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3. Al revisar la información se encuentra que el cajero a efectuado los
siguientes gastos, los cuales no fueron contabilizados:
*Valor pagado por envíos al correo $11.000
*Transporte Urbano (Taxis) $5.000
4. Suponer en el caso anterior que el saldo en libros es de $745.000.
NOTA: PARA ESTOS CASOS LOS FALTANTES Y SOBRANTES NO SON
JUSTIFICADOS.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos85/arqueo-caja-administracion-


bancaria-y-instituciones-financieras/arqueo-caja-administracion-bancaria-y-
instituciones-financieras.shtml#ixzz38fjWig4Z

FICHA DE TRABAJO Nº26


El Arqueo de Caja
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Es la verificación espontánea de Procedimiento para efectuar el arq
los dineros recibidos por el ueo de Caja.
cajero, es un examen especial que 1. Recibir delegación de la
se hace con el fin de: autoridad competente para
 Verificar la idoneidad de efectuar el arqueo respectivo.
los registros contables. 2. Solicitar la presencia del
 Constatar que los valores custodio de la caja y del
monetarios físicos en poder delegado contable o de
del encargado de la caja estén auditoría.
en la cantidad exacta. 3. Clasificar el dinero en
Este examen puede ser realizado ínt monedas, billetes y cheques.
egramente para Caja y Caja Chica; 4. Desglosar los comprobantes
sin embargo, de pago, si hubiesen,
se puede particularizar el arqueo par incluidos la fecha de pago, el
a cada rubro. concepto, la autorización y el
Para poder efectuar el arqueo, se valor correspondiente.
deben observar las normas y 5. Realizar una suma total de
procedimientos utilizados en estos valores (efectivo y
prácticas de auditoría y, por tanto, comprobantes)
será realizado por un funcionario 6. Efectuar una comparación
contable o por otro con suficiente entre el saldo verificado y el
conocimiento de la materia. saldo registrado por
Cualquier diferencia encontrada en contabilidad; establecer
este examen deberá ser justificada o diferencias en más
cubierta de inmediato, sin perjuicio (sobrantes) o en menos
de aplicar sanciones administrativas (faltantes), si las hubiese.
y civiles. 7. Preparar el Acta de arqueo,
Las condiciones para que este en donde se dejará
examen de arqueo de caja sea constancia de las novedades
idóneo son: presentadas.
 Se debe hacer en cualquier Ésta será de conocimiento de las
momento y sin previo aviso. autoridades de la empresa,
 El delegado debe tener la quienes dispondrán las medidas
suficiente capacidad profesional y correctivas del caso, en el
moral. supuesto de que no se hubiesen
 El delegado debe estar manejado y utilizado conveniente
desprovisto de prejuicios y los recursos monetarios.
poseer suficiente independencia. El acta deberá tener al menos los
 El delegado debe tener los siguientes datos:
documentos técnicos para • Fecha y hora en que se inicia y ter
practicar el arqueo (acta, formato mina el arqueo.
y soporte). • Determinación del alcance del exa
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men. • Establecimiento de cualquier difere
• Detalle de ncia, si la hubiese.
los documentos y valores encontrad • Declaración de conformidad y firma
os o presentados. s de legalización y de testigo.

FICHA DE TRABAJO Nº27

Operativa de caja y
Terminal punto de venta
1 Instalaciones de caja Esta unidad didáctica se centra en
1.1. Introducción los procedimientos teórico-prácticos

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CARRERA: ADMINISTRACION BANCARIA Y FINANZAS
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de los aspectos operativos de las un dispositivo impresor, mandos
instalaciones de caja. selectores y la caja.
En ella se recoge la definición e Existen diferentes tipos de cajas
historia de la caja registradora, registradoras. Los más sencillos
funciones y ventajas del terminal poseen dos totalizadores, uno para
punto de venta, los tipos de el cálculo y registro de cada venta, y
sistemas, el datafono y las otro para la suma de las ventas
terminales pesadas. efectuadas durante la jornada, así
El objetivo de esta unidad es como un dispositivo impresor.
conocer los dispositivos Los modelos más perfeccionados
pertenecientes a las instalaciones permiten una clasificación más o
de caja. menos detallada de las ventas por
1.2. Cajas registradoras cada sección y, dentro de éstas, por
La caja registradora fue inventada vendedores.
en 1879 por el americano James Dentro de las cajas registradoras,
Ritty y se ha convertido en la podemos distinguir cuatro
máquina de cálculo más extendida. generaciones:
Podemos definir la caja registradora 1ª Generación
como una sumadora-impresora Cajas mecánicas: eran aquéllas en
provista de un cajón subdividido en las que, presionando cada tecla, se
partes en las cuales se colocan las podían registrar las operaciones
monedas y billetes debidamente necesarias, pero no disponían de
clasificados. impresora, aunque las cantidades
La caja registradora puede marcadas se observaban en un
encontrarse en todo tipo de tiendas visor que marcaba las teclas según
y establecimientos de venta al por se pulsaban.
menor; suele estar situada sobre un 2ª Generación
mostrador y presenta, por la parte Cajas eléctricas: estas cajas,
del vendedor, una serie de teclas o aunque poseen un funcionamiento
cursores para registrar las distintas básicamente idéntico al de las cajas
operaciones que han de realizarse,

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de primera generación, se punto de venta, de forma que, a
alimentaban por corriente eléctrica. través de un proceso informático
3ª Generación instalado en un equipo específico
Cajas electrónicas: son aquéllas (compuesto de: pantalla, visor,
cuyo visor de operaciones es digital. teclado, cajón e impreso de tickets),
Muchas de ellas ya tienen una permite realizar cualquier tipo de
pequeña impresora en la que se van operación relativa a la venta de
registrando las operaciones y los artículos en mostrador, como
totales que necesitamos. contado, albaranes, ventas al
4ª Generación personal, devoluciones, etc.
TPV: estas cajas se parecen más a Entre las ventajas de la utilización
un ordenador que a una caja del TPV podemos destacar las
registradora en sí, ya que tienen siguientes:
una pantalla en la que podemos ver - Su funcionamiento es sencillo,
las operaciones que introducimos y ya que a través del programa
una pequeña impresora informático, podemos ver todos los
en la que podemos imprimir dichas artículos disponibles en la tienda y
operaciones o totales. no tenemos más que seguir los
Este tipo de cajas puede llegar a pasos necesarios para la realización
tener toda la información necesaria de cada operación que el propio
sobre los distintos productos que programa nos va indicando. Su
tiene el vendedora su disposición en funcionamiento suele ser a través
la tienda, e, incluso, estar conectada de pantallas y botones de acceso
con otras tiendas para ver la rápido, generalmente bajo entorno
disponibilidad de los productos, o de Windows, por lo que con
con el almacén para realizar los pequeñas nociones de informática
pedidos necesarios. podremos utilizarlo fácilmente.
1.3. Terminales punto de venta - Las ventajas financieras que nos
El módulo de Terminal Punto de presenta el TPV son que puede
Venta (TPV) tiene como función llegar a realizar estadísticas de
principal la gestión comercial del compras, ventas, etc., facilitando

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considerablemente todas aquellas que, introduciendo los datos en el
cuestiones contables y financieras programa y utilizando todas las
que necesitemos para la gestión aplicaciones que trae la gestión
comercial del establecimiento. comercial del establecimiento, se
Además, existen tipos de TPV que simplifica de forma considerable.
incorporan el pago mediante tarjeta
de crédito, ya que, en la actualidad,
cada vez se utiliza más este medio
de pago.
- En cuanto a las ventajas
comerciales, podemos decir que el
TPV gestiona todo el
establecimiento comercial, por lo

PLAN DE TRABAJO

OBJETIVO GENERAL: Investigar los procesos básicos de las operaciones en la


unidad de caja, de una entidad financiera y/o comercial.

Objetivos específicos:
 Identificar el giro principal del negocio.
 Identificar qué tipo de personalidad jurídica tiene.
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 Describir y analizar los procedimientos que utilizan para controlar el efectivo.
 Describir el equipo, instrumentos o material que utiliza el cajero en el desarrollo
de sus actividades.

ACTIVIDADES PARA RECOLECTAR INFORMACION:


El estudiante formulará las siguientes preguntas
a una entidad financiera o comercial:
1. ¿Cuál es el giro principal del negocio?
2. ¿Qué tipo de personalidad jurídica tiene?
3. ¿Cuáles son las principales funciones que cumple un cajero?
4. ¿Qué tipo de procedimiento utiliza, el cajero, para controlar efectivo?
5. ¿Qué material, equipos o instrumentos utilizan los cajeros?
6. ¿Qué documentos elabora diariamente el cajero?
7. Realiza conclusiones.
8. Comenta con tu facilitador.
9. Elabora informe.

ESQUEMA DEL INFORME:


 Caratula.
 Dedicatoria
 Índice
 Introducción
 Objetivos
 Justificación
 Marco teórico
 Análisis de la información recogida
 Conclusiones.

FECHA DE PRESENTACION:
 MIERCOLES 17 DE SETIEMBRE 2014.

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