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PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LOS

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HISTORICO DE CAMBIOS
Versión Fecha de Emisión Cambios realizados
1 Septiembre 25 de 2014 Emisión inicial
2 Agosto 2 de 2016 Se ajustan actividades a realizar en el plan
3 Agosto de 2022 Se actualiza terminología y actividades a
realizar, normatividad, metodología

Elaboró: Revisó: Aprobó: Avaló:

22/08/2022

Ing. Oscar Alberto

Vargas

Contratista - 24/08/2022 24/08/2022

Administrador mesa 23/08/2022
Carlos Alfonso
de servicios TI Carlos Alfonso Gaitán
Camila Crespo Murillo Gaitán Sánchez
Sánchez
Contratista - Oficina Jefe Oficina Asesora de
Jefe Oficina Asesora de
Asesora de Planeación Planeación y
Planeación y
y Tecnologías de la Tecnologías de la
Tecnologías de la
Información información
Ing. Andrés información
Briceño Díaz

Contratista - Oficial
Seguridad de la
Información OAP-TI

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................................ 4

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE .......................................................................................................................................................................... 4

3. RESPONSABLES .............................................................................................................................................................. 6

4. DEFINICIONES .................................................................................................................................................................. 6

5. PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO DEL IDARTES..................................... 6

5.1 ALCANCE ............................................................................................................................................................................ 5

5.2 ANTECEDENTES .................................................................................................................................................................. 7
5.3 NORMATIVIDAD ASOCIADA .................................................................................................................................................. 7
5.4 ANTECEDENTES .................................................................................................................................................................. 7
5.5 APLICABILIDAD ................................................................................................................................................................... 7
5.6 METODOLOGÍA.................................................................................................................................................................... 7
5.7 UNIVERSO DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS ............................................................................................................................... 9
5.8 EJECUCIÓN ......................................................................................................................................................................... 9
5.9 OPERACIÓN ...................................................................................................................................................................... 10

6. CRONOGRAMA ............................................................................................................................................................... 12

7. SEGUIMIENTO ................................................................................................................................................................. 12

8. ENTREGABLES ............................................................................................................................................................... 12

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Introducción

El mantenimiento preventivo es una parte importante de la gestión de cualquier tipo de infraestructura,

contribuyendo al aumento de la vida útil de los equipos, a la reducción de los períodos de inactividad no deseados
y, en última instancia, a la reducción de los costos de mantenimiento a largo plazo. El mantenimiento preventivo
consiste en intervenciones que previenen las averías y disminuyen la probabilidad de que un activo falle, es decir,
se trata de un tipo de mantenimiento planificado que se realiza incluso cuando un equipo mantiene su capacidad
operativa.

1. Objetivo

Ejecutar un mantenimiento preventivo externo e interno a los equipos de cómputo activos de la Entidad con la
finalidad de extender su vida útil, evitando daños futuros por el desgaste natural de los mismos.

1.1 Objetivos específicos:

• Extender la vida útil de los equipos de cómputo.

• Hacer una revisión del estado actual de cada uno de los equipos.
• Reportar daños encontrados en los equipos cuando corresponda.

2. Alcance

Desde la OAP-TI tecnología, se ejecutará por parte de la mesa de ayuda soporte nivel uno, el cronograma anual
de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo para el instituto distrital de las artes - Idartes. Como mínimo
se debe abarcar el 80% del total de los equipos de cómputo de la entidad, excluyendo los equipos que estén aún
cobijados por algún tipo de garantía, abarcando todas las sedes, equipamientos, escenarios y CREA a cargo del
Idartes, realizando esta actividad, una vez al año.

A continuación, se listan las dependencias a intervenir en el presente plan:

Sede Área de gestión Impacto

Principal ATENCIÓN AL CIUDADANO Alta
Principal ARTE A LA KY Media
Principal GESTIÓN DOCUMENTAL Alta
Principal ALMACÉN Media
Principal GERENCIA DE MUSICA Media
Principal SUBARTES Alta
Principal COMISIÓN FÍLMICA Media
Principal GERENCIA DE ARTES PLÁSTICAS Media
Principal GERENCIA DE ARTE DRAMÁTICO Media
Principal GERENCIA DE LITERATURA Media
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Sede Área de gestión Impacto

Principal GERENCIA DE DANZA Media
Principal CREA Alta
Principal NIDOS Baja
Principal TESORERÍA Alta
Principal SAF Alta
Principal PRESUPUESTO Alta
Principal CONTABILIDAD Alta
Principal TALENTO HUMANO Media
Principal CONTROL INTERNO Alta
Principal MANTENIMIENTO Baja
Principal OFICINA ASESORA JURÍDICA Alta
Principal OAP-TI Media
Principal DIRECCIÓN Alta
Principal COMUNICACIONES Media
Principal DIRECCIÓN - OCCIDENTE Media
Principal CONTROL DISCIPLINARIO Media
Escenarios TJEG Alta
Escenarios MEDIA TORTA Y CASONA Media
Escenarios GALERÍA SANTA FE Media
Escenarios CINEMATECA Alta
Escenarios PLANETARIO Alta
Sedes Crea CREA CASTILLA Media
Sedes Crea CREA VILLAS DEL DORADO Media
Sedes Crea CREA FONTIBON VILLEMAR Media
Sedes Crea CREA INGLÉS Media
Sedes Crea CREA GUSTAVO RESTREPO Media
Sedes Crea CREA TUNAL Media
Sedes Crea CREA MÁRTIRES Media
Sedes Crea CREA GRANJA Media
Sedes Crea CREA SUBA CAMPIÑA Media
Sedes Crea CREA EL PARQUE Media
Sedes Crea CREA 12 DE OCTUBRE Media
Sedes Crea CREA DELICIAS Media
Sedes Crea CREA BOSA NARANJOS Media
Sedes Crea CREA CANTARRANA Media
Sedes Crea CREA ROMA Media
Sedes Crea CREA BOSA SAN PABLO Media
Sedes Crea CREA LUCERO Media
Sedes Crea CREA TEATRO EL ENSUEÑO Media

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3. Responsables

Oficina Asesora de Planeación y Tecnologías de la Información. Se realiza un análisis de los operarios disponibles,
así como sus especialidades y formaciones, para cada uno de los trabajadores asignados en sus obligaciones y
los agendamientos realizados desde la mesa de servicio en la OAP-TI.

Conforme al volumen de trabajo identificado, resultado del análisis anterior, se programan las intervenciones a
incluir en el presente plan de mantenimiento preventivo, en base a periodos de tiempo fijo o bien en base a otras
métricas de asignación aplicables, incorporando factores como horas de funcionamiento del equipo, operación de
las diferentes áreas y oficinas de las sedes del Idartes y en base a esas variables, estructurar fechas de ejecución
de las intervenciones de los mantenimientos preventivos programados en base al valor de dichas métricas. Por lo
anterior se debe gestionar el plan, parametrizando las actividades contemplando los siguientes factores:

• Si los trabajos se realizan con máquina parada.

• Si se dispone de los repuestos necesarios y los insumos necesarios para realizar dichas intervenciones
en la fecha planificada.
• Analizar los recursos necesarios y la duración de los trabajos.

4. Definiciones

• ANS: Acuerdos de niveles de servicio.

• ANTIVIRUS: Programa informático que tiene el propósito de detectar y eliminar virus y otros programas
perjudiciales antes o después de que ingresen al sistema.
• BACKUP: Copia de respaldo de la información realizada en medio magnético.
• CATEGORÍA: Se asigna una categoría (que puede estar a su vez subdividida en más niveles)
dependiendo del tipo de incidente o del grupo de trabajo responsable de su resolución. Se identifican
los servicios afectados por el incidente.
• CORREO ELECTRÓNICO: Es un servicio que permite el intercambio de mensajes a través de sistemas
de comunicación electrónicos.
• GLPI: Herramienta que gestiona las incidencias o solicitudes de soporte de los usuarios de la entidad.
Su sigla, traducidas de francés a español, significan: Gestión Libre del Parque Informático.
• HARDWARE: Componentes eléctricos, ópticos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos que
conforman un instrumento o sistema de computadora.
• INFORMACIÓN: Agrupación de datos con un significado específico.
• SOFTWARE: Programas que se ejecutan en el computador para realizar una función determinada.
• USUARIO: Servidor público que tiene a su cargo un computador y/o una cuenta de correo por medio
de los cuales puede acceder a los recursos y servicios que ofrece una red.
• USUARIOS ADMINISTRADORES: Usuarios con privilegios para instalación y configuración de
software.
5. PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO DEL IDARTES

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5.1 Antecedentes

Debido a que la entidad cuenta con equipos de cómputo activos con más de cinco años de uso, se ha ejecutado
anualmente el plan de mantenimientos preventivos organizado por los técnicos de soporte nivel uno de OAP-TI
tecnología, garantizando el buen funcionamiento y extensión de vida útil de los mismos, por esta razón y viendo la
efectividad que ha tenido el desarrollo de esta actividad se hace necesaria la ejecución del cronograma establecido
de mantenimientos para la vigencia.

5.2 Normatividad Asociada

Conforme a la estructura del presente plan se tomará como referencia el normograma del Plan estratégico de
tecnologías de la información – PETI; en el entendido de la referencia normativa como una herramienta que permite
al Instituto distrital de las artes – Idartes, delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su
objeto misional. El normograma del PETI contiene las normas externas como leyes, decretos, acuerdos, circulares,
resoluciones que afectan la gestión TI de la entidad y las normas internas como reglamentos, estatutos, manuales
y, en general, todos los actos administrativos de interés para el Idartes que permiten identificar las competencias,
responsabilidades y funciones de las dependencias de la organización.

5.3 Aplicabilidad

Debido a la renovación tecnológica que se ha llevado a cabo en la entidad, y el avance en la asignación de equipos
de cómputo, se genera el presente plan para aplicar a los equipos de cómputo del universo tecnológico del Idartes.

5.4 Metodología

Se abordará a través de un cronograma el cual será anexo al presente documento, el cual se actualizará en cada
vigencia, el cual se alojará en una carpeta compartida de la OAP-TI. Adicionalmente se contará con un instructivo
denominado “Instructivo de mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo del Idartes” código GTI-INS-01, el
cual dará cuenta de cómo se realiza a detalle este proceso y se realizarán dos etapas:

I. Alistamiento y configuración de equipos nuevos.

II. Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo.

Con la realización del presente plan de mantenimiento, se busca anticipar los problemas y averías que puedan
surgir en nuestros activos tecnológicos. La realización de un plan de mantenimiento que ayude a prever todas estas
situaciones, es crítico y altamente beneficioso para el aumento de la eficiencia tanto productiva como económica
de nuestra empresa. Toda anticipación implica importantes ahorros en costos y sobre todo evita pérdidas
económicas derivadas de una incorrecta gestión del mantenimiento, con esto se busca prevenir los siguientes
factores de indisponibilidad o falla de los equipos.

• Disminución de la productividad asociada a la indisponibilidad y/o mal funcionamiento de los equipos.

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• Afectación en la disponibilidad de los sistemas de información. asociados a fallas de funcionamiento

de los equipos.
• Costos asociados a la reparación de equipos, incluyendo tanto costos de personal como de adquisición
de materiales y repuestos.
• Reducción de la vida útil de los equipos, lo que redunda nuevamente en costos económicos de
adquisición de equipos nuevos.
• Sanciones por incumplimientos de la normativa legal.

Así mismo, se busca reducir las intervenciones correctivas, puesto que, con una ejecución de un plan de
mantenimiento preventivo, se evitan averías, reduciendo así los gastos en reparaciones, aumentando la
disponibilidad de los activos y mejorando la productividad al ampliar la vida útil de los activos tecnológicos.

De igual manera se referencian los factores técnicos que impactan el funcionamiento de los equipos de cómputo,
así como el presente plan de mantenimientos planteado para el Idartes:

• Las intervenciones rutinarias reportadas a diario en la mesa de servicios TI de la OAP-TI.

• Las actividades de actualización e implementación de medidas planificadas que se realizan a lo largo
del año.
• Las actividades que se realizan durante las paradas programadas.

Todas estas acciones, organizadas en el tiempo, constituyen el plan de mantenimiento preventivo a los equipos de
cómputo, aquellas tareas que realicemos antes de que un fallo se produzca, serían consideradas preventivas,
mientras que las que se trate a posteriori serían tareas correctivas. Existen varias pautas deterministas que nos
permiten establecer para el presente plan de mantenimiento preventivo, basadas en la reglamentación de carácter
legal que nos obliga a realizar ciertas operaciones con determinada frecuencia y también las pautas que establece
el fabricante de los equipos nos define unas recomendaciones de intervenciones y su frecuencia recomendada.

Se contempla por parte de la OAP-TI las clases de mantenimiento o de intervención para realizar las acciones o
actividades reflejadas en los formatos que hacen parte integral de la ejecución del presente plan:

I. Reparación o sustitución a intervalos fijos

Se puede emplear este tipo de acción cuando el patrón que sigue el fallo depende claramente del tiempo y se
espera que el equipo se agote en el tiempo de vida útil previsto.

II. Mantenimiento según condición

Este tipo de intervención consiste en llevar a cabo la monitorización de alguna condición o parámetro de los equipos
a controlar que nos pueda alertar del deterioro del equipo. En el caso de que así sea, esto maximiza el tiempo de
vida del activo, aunque puede implicar costos elevados de instrumentación para la monitorización.

III. Mantenimiento de oportunidad

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En este caso las acciones de mantenimiento se realizan aprovechando reparaciones a fecha fija, aprovechando
dicha parada se realiza también el mantenimiento sobre elementos distintos a la causa raíz de la reparación.

5.5 Universo de equipos tecnológicos

Idartes cuenta con una cantidad importante de equipos de cómputo, cuyo control está centralizado en la Oficina
Asesora de Planeación y Tecnologías de la Información, desde donde se tienen en cuenta los datos relevantes
asociados a la adquisición de los mismos, incluyendo garantías vigentes, estado de baja, estado disponible, estado
asignado, etc., así como su historial, todos los documentos importantes como manuales de uso e información del
fabricante y su respectivo marcado; información que permite definir la cantidad de equipos a intervenir en el
presente plan, año a año, según apliquen las diferentes variables nombradas anteriormente.

• La clasificación de los equipos es la que se basa en su reemplazabilidad y función.

• El sistema de identificación es el que se basa en la codificación numérica.

Asociados a cada equipo, como recurso tecnológico, se tendrán los repuestos y consumibles que habitualmente se
emplean en sus intervenciones, así como cualquier documento relevante o formato de gestión, con el fin de recopilar
la información más relevante asociada a cada equipo, puesto que puede ser necesaria para la planificación de los
mantenimientos. Entre alguno de los datos que podemos recopilar de nuestros equipos están:

• Recomendaciones de mantenimiento de los fabricantes.

• Factores de cada equipo, tales como características de fallo (tiempo medio a fallo, modo de fallo).

En este punto de recopilación de información es importante revisar los mantenimientos previos realizados para
cada equipo, y especialmente tener clara la última fecha de realización de las acciones de mantenimiento, puesto
que es el punto de partida para definir el próximo mantenimiento necesarios.

5.6 Ejecución

Para la realización del plan de mantenimiento de equipos de cómputo del Idartes, se tuvo en cuenta la guía de
servicios tecnológicos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones(https://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/articles-9277_recurso_pdf.pdf), en su página 31,
numeral 2.8 Planes de mantenimiento, LI.ST.09, donde se indican pautas de planificación para la interrupción
programada de servicios, buscando el menor impacto posible.

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5.7 Operación

Debido a la renovación tecnológica que se ha llevado a cabo en la entidad, y el avance en la asignación de equipos
de cómputo, se genera el presente plan para aplicar a los equipos de cómputo del universo tecnológico del Idartes.

I. Para realizar los mantenimientos del presente plan, es necesario que los funcionarios y contratistas
que realizarán las actividades con los equipos de cómputo, conozcan los documentos que incorporen
las especificaciones y recomendaciones de los fabricantes, así como los plazos de garantía de cada
equipo a intervenir; para ello, se debe conocer los manuales que nos suministran los fabricantes de los
equipos, para atender a las reglas de mantenimiento preventivo y correctivo necesarias, teniendo en
cuenta los siguientes factores:

• Operaciones de mantenimiento preventivo a realizar.

• Frecuencia o intervalo de las operaciones.
• Fechas límites de revisión.
• Tiempos de vida útil de los equipos.
• Plazo de garantías para cada referencia.
• Recomendaciones relativas a tipos de aceites o lubricantes a emplear y las medidas de
seguridad.

II. Existen dos tipos de mantenimiento que se realizan a los equipos de cómputo desde el grupo de
tecnologías de la Información, los cuales son:

• PREVENTIVO: Es aquel que se hace con anticipación y de manera programada con el fin de evitar
desperfectos el mantenimiento preventivo consiste en dar limpieza general al equipo de cómputo
y confirmar su correcto funcionamiento, en el caso de los computadores, el mantenimiento puede
dividir en dos, el que se le da al equipo (físico) o hardware y el que se les da a los programas
instalados (lógicos) software.
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En caso de requerir con urgencia un mantenimiento que no pueda ser priorizado en el cronograma,
será gestionado a través de un mantenimiento correctivo previa solicitud a los canales de atención
definidos en la mesa de servicio del grupo de tecnología de OAP-TI.

• CORRECTIVO: es aquel que se realiza de manera forzosa e imprevista, cuando ocurre un fallo, y
que impone la necesidad de reparar el equipo antes de poder continuar haciendo uso de él. En
este sentido, el mantenimiento correctivo contingente implica que la reparación se lleve a cabo con
la mayor rapidez para evitar daños materiales y humanos, así como pérdidas económicas

III. En caso de requerir que un equipo de cómputo sea reemplazado por evidenciarse durante el
mantenimiento las múltiples fallas, se debe gestionar a través de la mesa de servicios TI, la entrega de
equipos nuevos y/o reasignados, y se realizan las actividades conforme al formato denominado
“Entrega de equipos y reasignación” - Código: GTI-F-09, publicado en la intranet de la entidad, así
mismo se debe reportar al encargado del área de almacén general y al encargado del control de
elementos tecnológicos de la OAP-TI, a través de los canales institucionales, con el fin de mantener
actualizados los sistemas de asignación de inventario de la entidad.

IV. Para el concepto técnico de baja de los equipos de cómputo, que evidenciaron múltiples fallas
irreparables durante los mantenimientos preventivos, se debe generar un caso a través de la mesa de
servicio, con el fin de documentar el diagnóstico técnico de estado actual.

• Se debe gestionar la respectiva baja aplicando el formato denominado “Concepto técnico de bienes” -
Código GTI-F-09, donde se podrá documentar las fallas, documento que se encuentra aprobado y
publicado en la Intranet.
• Se debe gestionar el registro fotográfico con el formato “Registro fotográfico de mantenimiento y
seguimiento a elementos TIC” - Código: GTI-F-04, documento que se encuentra aprobado y publicado
en la Intranet.

V. Se debe realizar recomendaciones a los usuarios finales, el Técnico de Servicio realizará las siguientes
recomendaciones para garantizar una vida útil de los equipos con mayor calidad.

• No ingerir alimentos y bebidas en el área donde utilice equipo de cómputo

• No apagar la computadora sin antes salir adecuadamente del sistema
• Hacer buen uso de los recursos de cómputo
• Realizar respaldos de información crítica periódicamente
• Consultar con el personal de redes o cómputo cualquier duda o situación que se presente con el equipo
de cómputo.

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• Comunicar cualquier anomalía técnica que se presente con el equipo de cómputo a la mesa de servicio
a través de los canales establecidos.
• Cuidar las condiciones físicas de limpieza donde se encuentre el equipo.

6. Cronograma

Se ejecutará con base en el documento Cronograma de mantenimientos preventivos con código: GTI-F-20 que se el
cual se encuentra publicado en el Mapa de Procesos, así como en una carpeta compartida de la OAP-TI, el cuál
será actualizado para cada vigencia y será parte integral del análisis de la necesidad para las actividades a realizar.

El cronograma está sujeto a modificaciones conforme a las actividades propias del grupo de tecnología respetando
las fechas finales de ejecución de la vigencia.

7. Seguimiento

Se realizará una reunión la primera semana de cada mes, en cabeza del líder de la mesa de servicios TI, con el fin
de verificar los avances, las dificultades de ejecución y las estrategias para lograr el objetivo y las fechas pactadas.

• El seguimiento deberá verse reflejado en los campos que el documento de Cronograma de

mantenimientos preventivos GTI-F-20, que se disponga para estas actividades.

8. Entregables

• Para los correspondientes soportes y evidencias de la gestión del presente plan se debe diligenciar el
documento de Planilla control de mantenimientos preventivos equipos de cómputo - Código: GTI-F-11,
en la cual se da el visto bueno a la actividad relacionando con la placa de inventario asignada por el
almacén general, y adicionalmente, en el mismo formato, un consolidado de fallas de funcionamiento
detectadas durante la ejecución de la actividad, en el campo OBSERVACIONES.

• Para los correspondientes soportes y evidencias de la gestión del presente plan se debe diligenciar el
documento de Cronograma de mantenimientos preventivos GTI-F-20 el cual se alojará en una carpeta
compartida de la OAP-TI, donde se evidencie el avance progresivo de la actividad, y el seguimiento de
la misma.

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