2.

1 Reglas generales para la Determinación de la Dotación

En este segundo módulo conocerás un instrumento de

mucha importancia en el proceso de Determinación de
la Dotación: el informe. Para su elaboración se deben
considerar ciertas reglas que permiten realizar una
adecuada determinación de los puestos y posiciones.

A continuación, presentaremos algunas reglas generales

y otras específicas, que se aplican a los grupos de
servidores, según sus respectivos niveles o categorías.

Reglas generales

El total de puestos y posiciones debe cumplir con las siguientes disposiciones en

atención a la naturaleza del órgano al cual hubiera sigo asignado:

No menos del 60% -> en órganos y unidades orgánicas académicas, consultivas,

de alta dirección, desconcentradas, de línea y resolutivas.

No más del 30% -> en órganos y unidades orgánicas de apoyo y asesoramiento.

Contar con una cantidad mínima de puestos y posiciones correspondientes a

familias de puestos y roles, catalogados en la Directiva de Familia de Puestos
y Roles y Manual de Puestos Tipo, o la normativa vigente, que no guarden
relación directa con la misión, objetivo o función principal de órganos y unidades
orgánicas académicas, consultivas, de alta dirección, desconcentradas, de línea
y resolutivas.

Ahora conoceremos reglas específicas, según cada grupo: servidores civiles de carrera y
servidores de actividades complementarias.

37
SERVIDORES CIVILES DE CARRERA
El total de puestos y posiciones debe cumplir con las siguientes disposiciones en atención
al grupo del servicio civil al cual hubiera sido asignado:

a. Para las posiciones del grupo de directivos públicos:

i. Estar a cargo de un órgano dispuesto en el documento de gestión vigente, en

atención a lo establecido en los Lineamientos de Organización del Estado, o la
normativa vigente; que cuente con una o más unidades orgánicas, o más de un
equipo funcional, o cuyo funcionamiento incida directamente en el proceso de toma
de decisiones de la alta dirección y/o en la situación del público beneficiario o usuario
de la entidad, o cumpla con otra condición que pueda establecer SERVIR, a través
de la Gerencia de Desarrollo de la Gerencia Pública. SERVIR, a través de la GDSRH,
puede solicitar información adicional a fin de validar el grupo o asignar el nivel
pertinente, de corresponder.

ii. Quienes sean responsables de unidades orgánicas en ministerios y entidades

administradoras de los fondos intangibles de la seguridad social pueden ser
considerados directivos/as públicos en tanto cuenten con más de un equipo funcional,
o gestionen presupuesto para acciones distintas a las de las partidas de gasto
“personal y obligaciones sociales” y “contrato administrativo de servicios”, o cumpla
con otra condición que pueda establecer SERVIR. SERVIR puede solicitar información
adicional a fin de validar el grupo o asignar el nivel pertinente, de corresponder.

iii. Los(as) responsables de unidades orgánicas en entidades distintas a ministerios

y entidades administradoras de los fondos intangibles de la seguridad social forman
parte del grupo de servidores/as civiles de carrera, ya sea en el nivel de ejecutivo/a o
en el de coordinador, de corresponder. SERVIR puede solicitar información adicional
a fin de validar el nivel pertinente. La determinación de los roles de los puestos
directivos/as de la entidad, en los casos que corresponda, se debe realizar a partir de
lo establecido en el siguiente cuadro:

38
 Cuadro N°3: Directivos Públicos

Nivel Organizacional 1 2 3
Clasificación de
la Entidad Naturaleza del órgano Alta Línea, Apoyo, Asesoramiento, Apoyo, Asesoramiento,
Línea,
o Unidad Orgánica Dirección Consultivo Control Institucional y Control Institucional y
Consultivo
Defensa Judicial Defensa Judicial

Ministerios FP PE E E OE

Organismos Reguladores PE E E CA CA

Organismos Técnicos Especializados PE E E CA CA

Organismos Públicos Ejecutores PE E E CA CA

Rectores de Sistemas Administrativos PE PE E CA CA

Organismos Constitucionalmente PE PE E CA CA
Autónomos

Poder Judicial PE E E CA CA

Entidades Administrativas de Fondos PE E E OE OE

Intangibles de la Seguridad Social

FP Funcionario/a Público PE Directivo político – estratégico E Directivo estratégico

OE Directivo operativo – estratégico CA Servidor civil de carrera

Fuente: Directiva N° 002-2021-SERVIR-GDSRH: Determinación de la Dotación de las Entidades

b. Para las posiciones del grupo de servidores/as civiles de carrera:

i. Contar en órganos y unidades orgánicas de línea con un mínimo de 75% de

posiciones consignadas bajo el grupo de servidores/as civiles de carrera.

La determinación del porcentaje se realiza a partir del total de posiciones contenidas

en órganos y unidades orgánicas de línea, indistintamente de las razones que
pudieran haber motivado a algunas entidades a orientar el funcionamiento
de direcciones generales, direcciones o gerencias bajo la lógica de un órgano
desconcentrado, programa o proyecto especial.

En esos casos, los puestos que implican una fuerte carga operativa vinculada a la
prestación y entrega de bienes y servicios a la ciudadanía deben ser consignados
dentro del grupo de servidores/as de actividades complementarias en las siguientes
familias de puestos / roles:

39
 Familia de puestos “Administración interna e implementación de proyectos”.

Rol “Operadores de prestación y entrega de bienes y servicios”, de la familia de

puestos “Operadores de prestación y entrega de bienes y servicios, operadores de
servicios para la gestión institucional; mantenimiento y soporte; y choferes”.

Además, el total de puestos y posiciones consignados en el grupo debe cumplir con las
siguientes disposiciones en atención al nivel al cual hubiera sido asignado:

Nivel ejecutivo CA4

Tienen a su cargo órganos o unidades orgánicas.

Tienen a su cargo otros puestos del grupo de servidores/as civiles de carrera,

incluyendo el nivel experto/a.

No duplican funciones del directivo público del cual dependa jerárquica y

funcionalmente.

Nivel experto CA4

Se asignan a puestos en órganos y unidades orgánicas de naturaleza de línea o

resolutiva.

No exceden en número al total de órganos y unidades orgánicas reconocidas en el

instrumento de gestión vigente.

De manera excepcional, puede conducir funcionalmente un equipo de trabajo.

Nivel coordinador CA3

Tienen a cargo equipos de trabajo existentes dentro de órganos u unidades

orgánicas de mínimo 5 servidores/as civiles de carrera, sin contar al coordinador
ni a los servidores/as de actividades complementarias.

No deben superar el 3% del total de posiciones del grupo de servidores/as

civiles de carrera.

No deben duplicar ni suplir funciones del directivo público o ejecutivo/a del cual
dependa jerárquica y/o funcionalmente.

40
Nivel especialista CA3

Estar distribuido al interior de los órganos y unidades orgánicas tomando en

consideración que el total de posiciones de este nivel no podrá superar el 25%
del total de posiciones pertenecientes al grupo de servidores/as civiles de carrera.

Tener, de manera excepcional, el reporte funcional de un grupo menor a cinco (5)

servidores/as públicos; situación que no genera un impacto en la valorización del
puesto.

Nivel analista CA2

Se vincula a las funciones principales del órgano y unidad orgánica.

Podría tener el reporte funcional de un grupo menor a 5 servidores/as públicos.

Nivel asistente CA1

Se vincula a las funciones principales del órgano y unidad orgánica.

Ahora veamos las reglas que aplican a los servidores/as de actividades complementarias.

SERVIDORES DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

El total de puestos y posiciones consignados en el grupo de servidores/as de actividades
complementarias debe cumplir, de corresponder, con las siguientes disposiciones en
atención a la familia o al rol al cual hubiera sido asignado:

Atender las disposiciones establecidas en los casos de la familia de puestos

“Administración Interna e Implementación de Proyectos” con sus respectivas
categorías: ejecutivo/a / experto/a de programas y proyectos, coordinador /
especialista de programas y proyectos, analista de programas y proyectos, y
asistente de programas y proyectos.

Asignar el rol “Asesoría”, y su respectiva categoría, a puestos en órganos y unidades

orgánicas de naturaleza de alta dirección y de línea de primer y segundo nivel
organizacional, en atención al instrumento de gestión vigente.

41
Producto de la evaluación del cumplimiento de las reglas generales y específicas se
pueden producir diversos cambios en relación a la estructura de cargos, puestos, plazas y
ocupantes, según corresponda.

Los cambios deben aplicarse y presentarse en el apartado correspondiente de la matriz,

de modo tal que se pueda visualizar un nuevo número de puestos y posiciones. La ORH, o
la que haga sus veces, debe revisar la información vertida en el apartado correspondiente
de la matriz y validarla. La información obtenida tras la aplicación de las reglas generales
y específicas se convierte en el principal insumo para la elaboración del Informe de
Determinación de la Dotación de Personal.

Importante:
La Determinación de la Dotación de puestos destinados al Órgano de Control
Institucional (OCI) de cada entidad debe respetar la cantidad de cargos
estructurales asignados en el Cuadro de Asignación de Personal (CAP) o CAP
Provisional de la entidad. De considerar una variación en la cantidad de cargos
estructurales contenidos en el CAP o CAP Provisional vigente al momento de la
elaboración de la determinación de dotación, se debe seguir el procedimiento
correspondiente, establecido por el ente rector del Sistema.

Recuerda:
El CAP Provisional es un documento de gestión institucional de carácter
temporal que contiene los cargos definidos y aprobados por la entidad, sobre la
base de su estructura orgánica dictada por el Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) o según su Manual de Operaciones.

La base legal del CAP provisional es la Directiva N° 006-SERVIR-GDSRH,

“Elaboración del Manual de Clasificador de Cargos y del Cuadro de Asignación
de Personal Provisional”, aprobada por Resolución Ejecutiva N° 150-2021-
SERVIR-PE.

42
2.2 Informe de Determinación de la Dotación

Como vimos en el primer módulo, el proceso de Determinación de la Dotación contempla

04 pasos a seguir.

Obtención y
PASO 1 sistematización
de información

Organización en la
PASO 2 matriz de proceso
de tránsito

Revisión y
PASO 3 validación

Informe de dotación
PASO 4 con nueva estructura
organizacional

Tras seguir los pasos 01 y 02, la entidad se encontrará en capacidad de proponer una
estructura de recursos humanos ordenada, eficiente y presupuestalmente responsable,
esta nueva estructura difiere de la conormación actual de recursos humanos de la entidad
y forma parte del informe de Determinación de la Dotación que veremos a continuación.

2.2.1 Contenido del informe

La información de puestos y posiciones debe ser trasladada a un informe que debe

comprender, al menos, la distribución de puestos y posiciones por órgano y unidad
orgánica, presentando para el caso de cada órgano la estructura de recursos humanos
u organigrama obtenido; y evidenciando el cumplimiento, en relación al total global de
puestos y posiciones, de las reglas que hemos visto en la primera parte de este módulo.

La entidad puede consignar en su informe una sección adicional, de corresponder, en la

que justifique la necesidad de verse exceptuada de la aplicación de alguna de las reglas
dispuestas. La argumentación debe ser objetiva y predominantemente cuantitativa,
evitando alegar carácter especial o extraordinario de la entidad, en tanto dichas
características han motivado la categorización previa de las entidades en alguna Ley
Orgánica o normativa relacionada.

43
En síntesis, el informe de Determinación de la Dotación debe contener mínimamente lo
siguiente:

Distribución de puestos y posiciones por cada órgano y unidad orgánica de la

entidad.

Estructura organizacional de RR.HH. para cada órgano y unidad orgánica

(organigrama)

En el organigrama, se debe evidenciar el cumplimiento de las reglas mencionadas.

A continuación, te presentamos un ejemplo del índice de un informe de Determinación de

la Dotación de una entidad.

44
 EJEMPLO

1. Presentación
2. Metodología
3. Análisis situacional respecto a los recursos humanos
3.1 Por naturaleza del órgano
3.2 Por grupo de servicio civil
3.2.1 Por grupo y naturaleza del órgano
3.2.2 Por nivel del grupo de servidores (as) civiles de carrera
3.3 Por régimen laboral y/o modalidad de contratación
4. Propuesta de Dotación
4.1 Por naturaleza del órgano
4.1.1 Variación de propuesta de dotación y análisis situacional respecto a
los recursos humanos por naturaleza del órgano.
4.1.2 Cumplimiento del límite de posiciones de la entidad por naturaleza
del órgano
4.2 Por grupo de servicio civil
4.2.1 Por grupo y naturaleza del órgano
4.2.2 Cumplimiento de reglas específicas para Directivos(as) públicos
4.2.3 Cumplimiento de reglas específicas para los Servidores(as) Civiles
de carrera
4.2.4 Cumplimiento de reglas específicas para los Servidores(as) de
actividades complementarias.
4.3 Por órgano y unidad orgánica
5. Organigramas de propuestas de dotación.
5.1 Alta Dirección
5.1.1 Despacho Ministerial
5.1.2 Despacho Viceministerial de Pesca y Agricultura
5.1.3 Despacho Viceministerial de MYPE e Industria
5.1.4 Secretaria General
6. Excepciones solicitadas
7. Conclusiones
8. Anexos

45
Revisa un resumen de este apartado en la siguiente infografía:

INFORME DE DETERMINACIÓN
DE LA DOTACIÓN

Conociendo el informe de Determinación de la Dotación

Tras la obtención y sistematización de la información, la entidad se
encontrará en capacidad de proponer una estructura de recursos humanos
ordenada, eficiente y presupuestalmente responsable. Toda la información
de puestos y posiciones debe ser trasladada a un informe, a este informe lo
denominamos el Informe de Determinación de la Dotación. A continuación,
te presentamos qué debe contener este informe.

Distribución de puestos Estructura organizacional

y posiciones por cada de RR.HH. para cada
órgano y unidad órgano y unidad orgánica
orgánica de la entidad (organigrama)

En el organigrama,
se debe evidenciar
el cumplimiento de
las reglas
mencionadas

46
2.2.2 Revisión y opinión del informe

Finalmente, tras la elaboración del informe, se pasa a la revisión y opinión del mismo.
La ORH o la que haga sus veces, debe revisar la coherencia y consistencia del informe
técnico y, posteriormente, hacerlo de conocimiento de un titular de la Alta Dirección de la
entidad para que, de corresponder, proponga ajustes que no afecten el cumplimiento de
las reglas que hemos revisado previamente.

La información completa en los apartados correspondientes de la matriz, así como la

propuesta de informe, deben ser enviadas, en versión digital vía correo electrónico, por
la ORH o la que haga sus veces al(la) sectorista asignado(a) por SERVIR para recibir
sugerencias o comentarios, a realizar en un plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles
contabilizados desde la fecha de envío del correo electrónico. De obtener la validación
del(la) sectorista de SERVIR vía correo electrónico, la ORH deberá remitir mediante oficio
dirigido a la GDSRH de SERVIR, lo siguiente en versión digital (en CD, USB u otros):

Informe de Determinación de la Dotación visado y firmado por el(la) responsable

de la ORH o quien haga sus veces.

Informe de Determinación de la Dotación de Personal en versión editable.

Matriz del Proceso de Tránsito.

Importante:
En el caso de las entidades públicas sujetas al procedimiento simplificado
(aquellas entidades creadas y/o que entraron en funcionamiento en el año 2014
y años posteriores), reciben asistencia de SERVIR para elaborar la propuesta de
Informe de Determinación de la Dotación, iniciando el proceso de tránsito en la
etapa 02: Propuesta de reorganización respecto a la estructura de los RR.HH.

47
Tras la recepción del oficio, la GDSRH dispone de diez (10) días hábiles, contabilizados
desde la recepción del expediente en el área, para la elaboración del informe técnico
emitiendo opinión y posterior notificación a la entidad mediante oficio de la GDSRH.

La evaluación de la GDSRH incluye la atención de pedidos de excepción planteados por

las entidades, en atención a particularidades en la estructura organizacional de la entidad
o en la organización interna para la implementación de funciones dispuestas en el ROF, o
MOP, de corresponder, o en una norma sustantiva vigente.

La entidad pública, una vez notificada, aprueba la estructura de puestos y posiciones

con opinión técnica favorable de SERVIR mediante resolución del(la) titular en un plazo
no mayor a los cinco (5) días hábiles, contabilizados desde la fecha de recepción de la
opinión técnica por parte de la entidad.

A continuación, te presentamos una infografía que resumen el proceso de revisión y

opinión del informe.

REVISIÓN Y OPINIÓN DEL INFORME

DE DETERMINACIÓN DE LA DOTACIÓN

Cuando se ha culminado la elaboración del Informe de Determinación de la

Dotación se debe iniciar su revisión y opinión. Esta actividad considera varios
pasos. Conócelos en esta infografía.

1 Se elabora el Informe de Determinación de la Dotación.

2 ORH
Revisa la coherencia y consistencia del informe y lo
remite al titular de la entidad.

3 Titular de
la entidad
Revisar el informe y, de corresponder, proponer ajustes.

4 ORH
Envía el informe en versión digital, vía correo electrónico, al
sectorista asignado(a) por SERVIR.

5 Sectorista
SERVIR
El sectorista cuenta con cinco (5) días hábiles para brindar
comentarios o validar el informe con la ORH.

6 ORH
Al contar con la conformidad, la ORH emite un oficio en
versión digital (CD o USB) a la GDSRH.

La GDSRH dispone de diez (10) días hábiles para la

7 GDSRH elaboración del informe técnico, emitiendo opinión y posterior
notificación a la entidad mediante oficio.

La entidad pública aprueba la estructura de puestos y

8 Entidad
pública
posiciones, con opinión técnica favorable de SERVIR, en un
plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles.

48
Resumen
En este segundo módulo hemos revisado dos temas importantes para la Determinación
de la Dotación. En el primer apartado hemos revisado las reglas generales y específicas
para determinar los puestos y posiciones de forma correcta. Las principales reglas a
considerar son las siguientes:

El total de puestos y posiciones debe cumplir con algunas disposiciones como:

No menos del 60% -> en órganos y UUOO académicas, consultivas, de alta

dirección, desconcentradas, de línea y resolutivas.

No más del 30% -> en órganos y UUOO de apoyo y asesoramiento.

Contar con una cantidad mínima de puestos y posiciones correspondientes a

familias de puestos y roles, catalogados en la Directiva de Familia de Puestos y
Roles y Manual de Puestos Tipo, o la normativa vigente.

Además, se deben considerar reglas específicas según el nivel y categoría.

En el segundo apartado del módulo hemos revisado el contenido del informe de

Determinación de la Dotación, el cual debe contener mínimamente, los siguientes puntos:

Distribución de puestos y posiciones por cada órgano y unidades orgánicas de la

entidad.

Estructura organizacional de RR.HH. para cada órgano y unidades orgánicas

(organigrama).

En el organigrama, se debe evidenciar el cumplimiento de las reglas generales y

específicas revisadas.

Finalmente, tras la elaboración del informe, se pasa a la revisión y opinión del mismo, en
la que participan la ORH, SERVIR y GDRSH.

49
 AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR | Escuela Nacional de Administración Pública
Av. Cuba 699, Jesús María - 15072 - Perú / T: (511) 3900683 / www.enap.edu.pe / escuela@servir.gob.pe

/servirtv /servir_peru /company/servir-peru /servirperu /enap.peru /servir_peru /servirperu

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