SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

PROCESO ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA OBSERVACIONES

1. Se realizara un programa mensual Cada toma de
de toma de inventarios. inventario debe
DIRECCION MENSUAL concluirse en el
mismo día.
2. Calendarizar actividad de toma de Es un compromiso
P L A N E A R

inventarios, asegurando el conteo cumplir con la toma

de 5 proveedores por semana (1 GERENCIA SEMANAL de inventarios
Grande y 4 Chicos) semanales.
3. Integración de 2 equipos para la Cada equipo
toma de inventarios (1ero y 2do. integrado por 1
Conteo por proveedor) realizándose GERENCIA SEMANAL persona de Admon y 1
de manera aleatoria. de Ventas.
4. Generación en Adminpaq de Kardex Se entregara a cada
por almacén en unidades en Excel equipo un listado de
(sin importes) GERENCIA SEMANAL productos a
inventariar.
5. Llevar un orden en la toma de
inventarios:
 por estante En cada toma de
 Por sala de exhibición EQUIPO 1 DIARIO inventario debe
 Por almacén. EQUIPO 2 (día semanal preservar el orden
programado) (dejar los productos
HACER

en el lugar que les

corresponde)
6. Es importante que al momento del
conteo se cotejen: Poner atención en la
 Los códigos de productos. EQUIPO 1 DIARIO identificación de
 Las medidas EQUIPO 2 (día semanal productos a fin de
 Los Colores y terminados programado) evitar errores.
A fin de verificar que corresponden al
producto seleccionado.
 ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA ONSERVACIONES
7. Si un producto esta empacado y Evitar hacer
carece de identificación, debe EQUIPO 1 DIARIO suposiciones por
desempacarse a fin de verificar el EQUIPO 2 (día semanal tamaño o apariencia.
código del mismo. programado)
HACER

8. Una vez concluido el inventario cada

equipo deberá entregar a Gerencia El reporte debe
el reporte, anotando la hora de EQUIPO 1 llenarse en forma
inicio y termino del mismo y EQUIPO 2 DIARIO legible y contener las
firmado por las personas que lo (día semanal firmas de las personas
realizaron. programado) que lo realizaron.

9. Gerencia compara los inventarios

(de un mismo proveedor) realizados Marcar el producto (s)
por equipos diferentes e identifica GERENCIA SEMANAL en los cuales se tienen
las discrepancias que pudiera haber. diferencias.
10. Si no hay discrepancias en la toma
de inventarios entre los equipos, se GERENCIA SEMANAL Cotejar inventario
CONTROLAR

procede a comparar contra las físico contra teórico

existencias en Adminpaq. (Adminpaq)
11. En caso de discrepancias asigna a un
equipo (de forma aleatoria) la toma GERENCIA SEMANAL Adjuntar al tercer
de un tercer inventario a fin de inventario la
validar los conteos. información del 1er y
2do Inventario.
12. Se compara el inventario físico
contra las existencias en Adminpaq. GERENCIA SEMANAL Cotejar inventario
Se identifican desviaciones. físico contra teórico
(Adminpaq)

ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA OBSERVACIONES

 13. Se trabaja en la identificación de las
discrepancias, en el siguiente orden:
 Generar un Kardex de global en
Excel a fin de identificar si existe un Adjuntar los registros
problema de ENTRADAS/SALIDAS de que soporten las
productos. discrepancias y/o
CONTROLAR

 Identificar si hay servicios (de venta desviaciones, asi

GERENCIA SEMANAL como las correcciones
de productos) a través de los cuales
se le dio salida al producto. que se deben realizar
 Identificar si se dio salida con un en inventarios.
código de la misma familia de
producto (con diferencias en
medidas, color, terminado etc).
 Revisar el documento (fuente) de
compras, a fin de verificar las
cantidades de piezas compradas.

14. Las discrepancias no identificadas Se realizan los ajustes

y/o aclaradas se consideran DIRECCION SEMANAL correspondientes.
Faltantes de inventario.
MEJORAR

15. Esta actividad Genera:

 Mejora de proceso en el
control de inventarios. Incorporar las mejorar
 Planeación y preparación de a los procesos,
inventarios, generar
DIRECCION MENSUAL procedimientos de
 Ejecución de inventarios.
 Disminución de mermas. control y/o
 Costos reales de inventarios. descuentos por
 Decisiones correctivas en faltantes.
faltantes.