Propuesta Documental Entrega Sena

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN II.

PROPUESTA DOCUMENTAL
PRESENTADO POR:
BRIAN STIVENS MORALES CRUZ
LUZ DIVINA MONTERROZA URRUTIA
LAURA VALENTINA OROZCO VARGAS
LAURA YINTEH VERA CASTRO
FICHA: 2501694 – 3532
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C 28 DE AGOSTO DE 2022
PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN II.
PROPUESTA DOCUMENTAL
INSTRUCTORA:
ARACELY CALDERON PARRA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C 28 DE AGOSTO DE 2022
DYSMMA-MUEBELES CON DISEÑOS PERSONALIZADOS
NIT:900.418.207-8
Nota de aceptación:
_______________________________
_______________________________
_______________________________
________________________________
Firma del presidente del jurado
_______________________________
Firma del jurado
________________________________
Firma de jurado
Bogotá D.C.,
Dirección: Dg 37 D Sur N. 73 B – 35
Email: info@mueblesdysmma.com
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
DEDICATORIA
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
AGRADECIMIENTOS
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
CONTENIDO
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
LISTA TABLAS
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
GLOSARIO
RESUMEN
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
Este trabajo que se mostrara a continuación, tiene como objetivo evaluar la

posibilidad por parte de la empresa DYSMMA S.A.S, de implementar en sus
procesos documentales, la redacción de los diversos tipos de documentos que se
generan en una organización conforme a la normatividad vigente, con el propósito
de proyectar una adecuada imagen corporativa.
Durante este segundo trimestre se realizó un dinástico minucioso sobre la
documentación que actualmente está manejando la compañía a la cual se le esta
realizando el acompañamiento, teniendo en cuenta todos los temas vistos en este
segundo trimestre en la competencia producir los documentos, convirtiéndonos en
un apoyo al fortalecimiento administrativo de la empresa, para ello en el presente
trimestre se requiere presentar una propuesta documental, que permita mejorar
procesos que tienen actualmente la empresa que se está acompañando en
nuestro proceso formativo.
La propuesta a implementar para DYSMMA S.A.S, se recomienda manejar
diversos documentos con lo dispuesto en la legislación a continuación
mencionaremos algunos de ellos; La carta, memorandos, circulares, actas en el
estilo bloque extremo, teniendo en cuenta que se consideran un estilo más
elegante y formal acompañado de dicho logo y membrete, seguido de los informes
certificados y circulares entre otros documentos con el fin de concluir la propuesta,
se procederá a presentarla a los entes directivos y administrativos de la pyme
acompañada.
INTRODUCCIÓN
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
Presentaremos a la micro empresa DYSMMA S.A.S el presente Manual

Organizacional que tiene como propósito contar como una guía clara y especifica
para el desarrollo de los documentos organizacionales de la empresa antes
mencionada comprende en forma detallada y organizada el procedimiento
adecuado para el uso de los documentos.
El manual está elaborado teniendo en cuenta las recomendaciones de la Guía
Técnica colombiana GTC 185. Se genera una propuesta documental con el fin de
intervenir y lograr una mejora al área documental de la empresa, basados en la
normatividad vigente, contamos con la certeza que el contenido de esta propuesta
ayudara a que la empresa fortalezca su nivel de organización documental.
Después de realizar diversas entrevistas y listas de chequeo con el fin de
recolectar información sobre procedimientos y aplicación de dichos documentos;
realizando un diagnóstico donde se evaluaron principalmente cada uno de los
documentos administrativos que la empresa esta utilizando en la actualidad, de
acuerdo a los conocimientos adquiridos en la competencia producir los
documentos fase II, se presenta una propuesta de fortalecimiento y mejora, que
permita reforzar el proceso de elaboración, redacción y transcripción de
documentos escritos, con el fin de que esta propuesta sea aprobada, por medio de
los funcionarios directivos y administrativos de la pyme DISMMA S.A.S
OBJETIVOS
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
OBJETIVO GENERAL
Realizar la correcta elaboración de un manual sobre la documentación
organizacional, proponiendo una debida redacción de cada uno de los
documentos con el fin de fortalecer su musculo administrativo interno y
externo en la empresa DYSMMA S.A.S.
OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
 Establecer planes de acción para fortalecer los procedimientos y

la adecuada redacción con el manejo de los procesos de gestión
documental y administrativa, que contribuyan al desarrollo
eficiente en la gestión en la organización.
 Proponer la implementación de plantillas para la elaboración
correcta de sus formatos y documentos en general.
 Identificar las necesidades sobre información e implementación
de los procesos de la gestión documental y administrativa de la
pyme.
PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS DE LA MYPYME
CARTAS
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados

autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4,
con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar
preferiblemente en todas las hojas.
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
 Tratar un solo tema por comunicación.
 Redactar en forma clara, precisa, concreta, y concisa.
 Usar tratamiento respetuoso y cortés.
 Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en
singular o plural.
 Empezar estilo gramatical natural, sencillo, y continuo.
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización,
y distribuir el texto de acuerdo con su expresión.
UTILIZACIÓN DE LA CARTA
 Informar sobre un hecho, expresar necesidades y hacer solicitudes.

 Regular o aclarar una situación.
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto y dar respuesta a una
comunicación recibida.
 Retirar una información, un requerimiento o solicitud urgente.
 Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
 Impugnar o corregir una situación.
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
 Facilitar, invitar o convocar, ya hacer llamados de atención entre otros.
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
CLASES DE CARTAS U OFICIOS
 Organizacionales: Se producen en el desarrollo de las actividades de la

organización.
 Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado.
 Personales: Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permiten
utilizar un lenguaje informal.
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
TYP-001
Bogotá. D.C., 31 de junio de 2022
Doctora
MARIA JIMENA AMAYA
Jefa Gerencia General
Carrera 45 No.23-55
2130820
Medellín, Antioquia
Asunto: Solicitud constancia laboral
Apreciada doctora Amaya:
Espero se encuentre muy bien de salud, me dirijo a usted muy cordialmente para
que por favor me colabore con una constancia laboral que necesito para realizar
un trámite de carácter personal; recordándole que laboré con ustedes en esa
prestigiosa compañía del 20 de enero de 2004 al 30 de diciembre del 2019, en el
cargo de Asistente Administrativa en el área de Gerencia General.
Espero sea atendida mi solicitud
Atentamente,
GLORIA BENITES
C.C 65774889
MEMORANDOS
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,

orientaciones y pautas entre dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo
impersonal o en primera persona del plural.
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión y tartar preferiblemente un
solo tema por memorando.
UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
 Informar sobre un hecho en forma breve.

 Expresar necesidades y hacer requerimientos.
 Regular o aclarar una situación.
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto y dar respuesta a una
comunicación recibida.
 Retirar información, requerimiento o solicitud urgente.
 Conocer detalles sobre un aspecto determinado e impugnar y corregir una
situación.
 Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos.
 Felicitar, invitar y convocar a reuniones no protocolarias y hacer llamados
de atención entre otros.
MEMORANDO
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
LLLBN-005
Bogotá D.C., 31 de julio de 2022
PARA: Juan Eduardo Martínez, Coordinador de Gestión Humano
DE: Juan Camilo Pérez Mora, Jefe de Almacén

ASUNTO: Explicación de Novedades
Cordial saludo, para infórmale en primer lugar, de la sustracción de materia prima

sin conocimiento de mi parte, debido a que no hay registro por escrito de la salida
de suministros de mi área, ya que, desde mi nombramiento como jefe de almacén,
no me fue entregado inventario de los suministros, artículos e insumos existentes
de esta área. Además, que no hay un Kardex del ingreso y salida de los
elementos.
Como segundo, a partir de la fecha se realizará una base de datos de cada
artículo e insumo que hay en la actualidad, registrar en un libro de seguimiento
fecha, nombre, cedula y cargo de la persona que entrega y recibe lo que se
requiere de esta área de almacén.
Quedo atento, a comentarios.
JUAN CAMILO PÉREZ MORA
Anexo: uno (dos pedidos insumos (trece folios), Inventario almacén un CD)
Transcriptor: Laura Yineth Vera Castro
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
MEMORANDO
LLLBN-001
Bogotá D.C., 29 de julio de 2022
PARA: Sra. Laura Jineth Vera Castro

DE: Jefa de Gestión Humana
ASUNTO: Felicitaciones
Reciba un cordial saludo, Dysmma S.A.S. reconoce el desarrollo y el crecimiento

de sus colaboradores y genera espacios de crecimiento para las personas y
valora el compromiso, sentido de pertenencia y pasión con la que sus
colaboradores realizan su trabajo.
Por esto hoy queremos felicitarle por tu excelente desempeño, actitud, y

compromiso cualidades que le han permitido adquirir su nuevo accenso.
Te invitamos a seguir trabajando con la motivación y compromiso que te han

destacado hasta la fecha y esperamos sigas creciendo con nuestra compañía.
¡Nos sentimos muy orgullosos de que hagas parte de nuestro equipo,

Felicitaciones!
Cordialmente,
LUZ DIVINA MONTERROZA

CIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
grupo específico de personas tanto interna como externamente.
 tratar un solo tema.

 iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.
 redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
 usar un tratamiento respetuoso y cortés.
 emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
 utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada
organización y distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULARES
 La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

 La carta circular está dirigida en forma personalizada.
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
CIRCULAR 001
LLLBN-010
Bogotá D.C., 11 de agosto de 2022
PARA TODOS LOS CLIENTES
ASUNTO: Modificación documentos organizacionales
Reciba un cordial saludo, Dysmma S.A.S. se permite informar que a partir del día
1 de septiembre de 2022, se modificará la estructura de algunos de los formatos
de documentos que se utilizan para la recepción de la correspondencia en las
ventanillas dispuestas en la entrada de la empresa.
Esta modificación se hace con el fin de facilitar aún más el proceso de recepción
de los documentos teniendo en cuenta las sugerencias emitidas por todos
ustedes. Y de acuerdo, con la normatividad vigente expedida por ICONTEC para
proyectarles una adecuada imagen Corporativa.
Muchas gracias por su atención.
JAVIER FÁRFAN
Administrador
Transcriptor: Luz Divina Monterroza Urrutia

ACTAS
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son

documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.
De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización
debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe
registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en
papel con membrete.
UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS
Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una

reunión o situación específica.
CLASES DE ACTAS
 Actas de comités.
 Actas del concejo municipal.
 Actas de consejos.
 Actas de junta directiva.
 Actas de asambleas actas de reuniones administrativas.
 Actas de levantamientos de cadáveres.
 Actas de baja de inventarios.
 Actas de eliminación de documentos.
 Actas de sociedades y actas de entrega.
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
ACTA 001
FECHA: Bogotá D.C., 31 de agosto de 2022
HORA: De las 07:00 a las 12:00 horas

LUGAR: Sala de Juntas
ASISTENTES: Yimar Hernández, Gerente General
Javier Farfán, Administrador
Brian Morales, Jefe de Logística
Laura Castro Vera, Profesional de Contabilidad
Luz Divina Monterroza, Profesional de Compras
Laura Orozco, Profesional de producción
INVITADA: Aracely Calderón, Licenciada Comercial

AUSENTE: Luz Divina Monterroza Urrutia, Profesional de ventas (con excusa)
ORDEN DEL DÍA
1. Verificación del quórum

2. Estudio y análisis de la propuesta
3. Proposiciones y varios
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El gerente dio inicio a la reunión una vez verificado el quórum

Acta 001
Bogotá D.C., 12 de agosto de 2022
2. Estudio y análisis de la propuesta
Acta 011
Reunión ordinaria modificación de documentos administrativos 2
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
Dentro de la propuesta realizada por el SENA, en relación a la modificación de

algunos formatos en los que se despachan y se reciben la mercancía donde se
tuvo en cuenta la necesidad de realizar dicha modificación ya que la norma del
Sistema de Gestión Documental así lo exige.
La empresa, solicitó asesoría al SENA para que realizara acompañamiento

durante este proceso y envió a la Licenciada Comercial y experta en tema Aracely
Calderón quién liderará el procedimiento de la modificación de estos formatos.
Iniciaremos, por el área de despachos ya que nos urge por ley realizar estos
cambios y además para facilitar el manejo de los formatos por el personal
operativo a la hora de relacionar la mercancía para la entrega a los clientes.
El gerente, después de analizar la propuesta escrita por el SENA, considera que

deben realizarse algunos cambios porque considera que los formatos que ellos
están diseñando no reúnen las características necesarias para la relación de la
mercancía y que es complejo su diligenciamiento.
3. Proposiciones y varios
Se propuso revisar nuevamente los diseños de los formatos.

Se tendrán en cuenta las características que requiere el formato de acuerdo a la
necesidad de la empresa.
Se toma una decisión unánime de que se iniciará la modificación de los formatos

una vez sean aprobados por todas las áreas por el área de despachos.
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 20 de

agosto de 2022, a las 07:00 horas.
YIMAR HERNANDEZ JAVIER FARFÁN

Gerente General Administrador
Anexos: dos (dos folios)
Transcriptor: Laura Vera
Cel: 350 778 2338
NIT:900.418.207-8
PROPUESTA DESARROLLO DE DOCUMENTOS DE LA PYME
Cel: 350 778 2338

Propuesta Documental Entrega Sena

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Propuesta Documental Entrega Sena

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS, SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN II.

FICHA: 2501694 – 3532

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Este trabajo que se mostrara a continuación, tiene como objetivo evaluar la

Presentaremos a la micro empresa DYSMMA S.A.S el presente Manual

 Establecer planes de acción para fortalecer los procedimientos y

PROPUESTA PARA EL DESARROLLO DE LOS DOCUMENTOS

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades y hacer solicitudes.

CLASES DE CARTAS U OFICIOS

 Organizacionales: Se producen en el desarrollo de las actividades de la

Bogotá. D.C., 31 de junio de 2022

Asunto: Solicitud constancia laboral

Apreciada doctora Amaya:

Espero sea atendida mi solicitud

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

 Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

 Informar sobre un hecho en forma breve.

Bogotá D.C., 31 de julio de 2022

PARA: Juan Eduardo Martínez, Coordinador de Gestión Humano

DE: Juan Camilo Pérez Mora, Jefe de Almacén

Cordial saludo, para infórmale en primer lugar, de la sustracción de materia prima

Quedo atento, a comentarios.

JUAN CAMILO PÉREZ MORA

Transcriptor: Laura Yineth Vera Castro

Bogotá D.C., 29 de julio de 2022

PARA: Sra. Laura Jineth Vera Castro

Reciba un cordial saludo, Dysmma S.A.S. reconoce el desarrollo y el crecimiento

Por esto hoy queremos felicitarle por tu excelente desempeño, actitud, y

Te invitamos a seguir trabajando con la motivación y compromiso que te han

¡Nos sentimos muy orgullosos de que hagas parte de nuestro equipo,

LUZ DIVINA MONTERROZA

grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

 tratar un solo tema.

 La circular general se dirige a un grupo específico de personas.

Bogotá D.C., 11 de agosto de 2022

PARA TODOS LOS CLIENTES

ASUNTO: Modificación documentos organizacionales

Muchas gracias por su atención.

Transcriptor: Luz Divina Monterroza Urrutia

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son

UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS

Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una

FECHA: Bogotá D.C., 31 de agosto de 2022

HORA: De las 07:00 a las 12:00 horas

INVITADA: Aracely Calderón, Licenciada Comercial

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del quórum

1. Verificación del quórum

El gerente dio inicio a la reunión una vez verificado el quórum

2. Estudio y análisis de la propuesta

Dentro de la propuesta realizada por el SENA, en relación a la modificación de

La empresa, solicitó asesoría al SENA para que realizara acompañamiento

El gerente, después de analizar la propuesta escrita por el SENA, considera que

Se propuso revisar nuevamente los diseños de los formatos.

Se toma una decisión unánime de que se iniciará la modificación de los formatos

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sala de juntas, el 20 de

YIMAR HERNANDEZ JAVIER FARFÁN

Anexos: dos (dos folios)