PRIMER AVANCE ENTREGABLE DEL PROYECTO

PAULA JULIANA SARMIENTO

JUAN DAVID GOMEZ
FABIAN ANDRES CRUZ
OSCAR JULIAN VILLAMIZAR AREVALO

INSTRUCTORA:

DAISY YANETH ROPERO MONTAÑEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FICHA: 2057713
BOGOTÁ D.C.
2020
 TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción
2. Objetivo general
3. Objetivos específicos
4. Carta estilo bloque
5. Codificación de áreas
6. Ejemplos cartas de la empresa
 INTRODUCCIÓN

Toda transacción, ya sea comercial con terceros o interna, en una empresa,

requiere de un respaldo documental. Desde las facturas y órdenes de compra
hasta las remuneraciones de los trabajadores son documentos necesarios que
requieren de un sistema de almacenamiento y cuidado de la información.Cabe
destacar que ningún documento oficial puede ser desechado ya que éstos son
necesarios para auditorías y análisis de procesos de la empresa.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los

documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y
otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental
con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como
de salida de la empresa.

OBJETIVO GENERAL

Garantizar el buen funcionamiento de la microempresa coordinando y controlando

las actividades específicas que afecten la creación, la recepción, la ubicación, el
acceso y la preservación de los documentos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo

establecer una relevancia documental y generando un avance en cuanto al
manejo de los tiempos.

2. Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión

documental en la microempresa, con el fin de establecer las necesidades y
desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento de los objetivos.

3. Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos

respaldando la integralidad, protección y acceso oportuno a la información.
 CARTA ESTILO BLOQUE

El estilo bloque es el estilo más elegante y uno de los más usados en el comercio.
La carta estilo bloque es una de las herramientas comunicativas más usadas por
las empresas debido a la facilidad y a sus características estéticas. Este estilo es
muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha,
la de despedida, la de antefirma y la de firma se escriben comenzando desde el
centro horizontal del papel.

ÁREA CODIFICACIÓN
Administración AD
Corte CE
Apartado AT
Armado y acabado AA
Control y calidad CC
Distribución DT
Vigilancia VG
Bodega BA
Aseo AO
Producción PD
 3 N.I.T. 900.454.327-5
cm
ZONA 3

1 interlinea libre

Código
2 interlineas libres

Lugar y fecha de elaboración

3 interlineas libres

Datos del destinatario

__________________
__________________
__________________
__________________
__________________

2 interlineas libres

Asunto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

2 interlineas libres

Saludo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

1 interlinea libre

Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
____________________________________________
____

1 interlinea libre

____________________________________________
____________________________________________

Carrera 19b 23-05 primadonnasas@gmail.com Celular: 314 357 80 37 Bogotá D.C.

 N.I.T. 900.454.327-5

____________________________________________
_

2 interlineas libres

Despedida: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
3 cm 2 cm

4 interlineas libres

Remitente
Cargo
2 interlineas libres

Anexos: (opcional)
1 interlinea libre

Copia: ( opcional)
1 interlinea libre

Transcriptor

PD-201

2 cm Bogotá D.C., 4 de mayo del 2020

Señora
NATALIA PEREZ MARTINEZ
Gerente Comercial
Gomoso Ltda.
Carrera 54 78-25
Bogotá D.C.

Asunto: Cotización

Cordial saludo, señora Natalia:

Gracias a las recomendaciones y la calidad de sus productos, tenemos el gusto de

comunicarnos con ustedes para realizar la cotización de los siguientes:

Carrera 19b 23-05 primadonnasas@gmail.com Celular: 314 357 80 37 Bogotá D.C.

 N.I.T. 900.454.327-5

10 pares de Merceditas
5 pares de culssard
15 pares de oxford
30 pares de chelsea boots

Les agradecería información más detallada de los mismos, ya que estos son de
gran importancia y de suma urgencia para nosotros

Esperamos su pronta respuesta.

LAURA CAMILA BERNAL SUAREZ

Jefe de Producción

Transcriptora: Juan David García López

GG-301

Bogotá D.C., 4 de mayo del 2020

Señor
FABIO MEDINA CAICEDO
Asesor Comercial
Baena Mora S.A.S.
Calle 38 25-45
Bogotá D.C.

Asunto: Solicitud de pedido

Cordial saludo, señor Medina Caicedo:

De acuerdo con la cotización que ustedes nos enviaron estamos interesados en

adquirir los artículos descritos en el formato de pedido adjunto.

Carrera 19b 23-05 primadonnasas@gmail.com Celular: 314 357 80 37 Bogotá D.C.

 N.I.T. 900.454.327-5

Les agradezco los envíe lo más pronto posible pues los requerimos con urgencia.

Gracias por su atención.

JAIRO ROJAS
Director del Departamento de Ventas

Transcriptora: Paula Juliana Sarmiento Restrepo

AD-104

Bogotá D.C., 4 de mayo del 2020

Señor
CAMILO DAVID MÉNDEZ PARROQUIANO
Asesor Comercial
Molería S.A.S.
Calle 75 85-25
Bogotá D.C.

Asunto: Pago de Insumos

Cordial saludo señor, Méndez Parroquiano:

Carrera 19b 23-05 primadonnasas@gmail.com Celular: 314 357 80 37 Bogotá D.C.

 N.I.T. 900.454.327-5

Le comunico que el pasado 1 de mayo del presente año, fue realizado el pago de
los insumos solicitados con la correspondiente factura No. 8755-5 con una suma
de dinero a pagar de $500.000 (quinientos mil pesos). Mediante transferencia
bancaria con los estándares requeridos.

Agradezco por su cumplimiento y calidad en la entrega de los productos de

material de calzado solicitados por la empresa, estaremos en contacto para otra
ocasión.

Gracias por su atención.

JAVIER CORTEZ
Administrador Comercial

Transcriptor: Fabián Andrés Cruz

CV – 213

Bogotá D.C., 5 de mayo del 2020

Señor
JULIAN ESTEBAN PÁEZ PIRAQUIVE
Coordinadora compras y adquisiciones
Comercializadora Corpronal S.A.S.
Calle 12 9 – 90
Bogotá D.C.

Asunto: Reclamación de pedido

Cordial saludo señor, Páez Piraquive:

Carrera 19b 23-05 primadonnasas@gmail.com Celular: 314 357 80 37 Bogotá D.C.

 N.I.T. 900.454.327-5

Mediante la presente queremos hacer constar nuestra insatisfacción con el pedido

que se llevó a cabo el 1 de mayo del presente año, ya que recibimos el envío en
retardo a la fecha ya estipulada, además de esto, los productos solicitados no
cuentan con la calidad requerida.

Le solicitamos que se pongan en contacto con nosotros lo más antes posible para
solucionar este inconveniente y continuar con el proceso de compra de los
productos.
Agradecemos una pronta respuesta.

SANTIAGO SANABRIA CARVAJAL

Administrador Comercial

Transcriptor: Oscar Julián Villamizar Arévalo

Carrera 19b 23-05 primadonnasas@gmail.com Celular: 314 357 80 37 Bogotá D.C.