CIRCULAR EXTERNA GFIN 2020-03

DE: GERENCIA FINANCIERA – GERENCIA REDES INTEGRALES

PARA: Red de prestadores públicos, privados, proveedores de medicamentos e insumos médico

quirúrgico.

ASUNTO: MECANISMO DE RADICACIÓN DE FACTURAS VÍA CORREO ELECTRÓNICO.

FECHA: 26 DE MARZO DE 2020

Con la declaración de pandemia emitida por la OMS a nivel mundial y ante la situación de salud de
interés nacional por el riesgo de infección por COVID-19, la organización lo invita a adherirse a las
recomendaciones con el fin de minimizar el riesgo de contagio, asimismo MUTUAL SER EPS busca
las estrategias para seguir con el proceso de radicación de facturas y no afectar el flujo de los recursos
que es importante para todos los actores del sistema. Por lo anterior se darán las siguientes
indicaciones para la radicación de facturas a partir del mes de abril de 2020 en adelante.

• A partir del periodo de radicación del mes de abril de 2020 se realizará la Radicación de
facturas vía correo electrónico, con el fin de optimizar los recursos, eliminando el uso del
papel, los tramites y gastos administrativos en él envió de las facturas a las oficinas de
MUTUAL SER EPS, para esto se deben cumplir a cabalidad los siguientes Requerimientos

La representación gráfica de la factura será recibida únicamente en formato PDF.

El PDF de la factura debe tener como nombre del archivo, el Numero de factura tal como se
encuentra en la resolución de la DIAN más el valor bruto de la factura, como se mostrará más
adelante.

Solo por el mes de abril de 2020 se recibirán las facturas todos los días hábiles del mes hasta
el día 30 contemplando la transición, y no afectar el proceso de radicación de las facturas Los
meses subsiguientes se recibirá de acuerdo con los horarios establecidos del dia 1° al 20 de
cada mes.

Los RIPS deben ser enviados junto con los documentos descritos más adelante estos serán
validados y en caso de presentar errores serán devueltos a los correos de donde se reciba la
información.
 Solo se enviarán los recibidos de las facturas radicadas en el momento en que se cumplan
con todos los parámetros dispuestos, con la calidad en la información de los RIPS y los demás
archivos solicitados tal como si se hiciera de manera presencial.

COMO PRESENTAR LA INFORMACION

Para colocar el nombre al archivo de la representación gráfica de la factura se debe tener en

cuenta que debe ser igual la información del número y valor de la factura a lo que está en el
archivo AF del RIPS. Y los demás archivos transaccionales.

470010106001, XX,NI,XX,FR 410801,13/01/2020,01/12/2019,31/12/2019,ESS207,MUTUALSEREPS,19371,POSS,0,0,0,0,70000.15

1. La estructura del nombre del archivo es:

Estructura nombre PDF de la Factura

Carácter Valor de
Numero de factura
permitido la
con prefijo
- factura
FR 410801 - 70000.15

2. Los caracteres para utilizar en el nombre del archivo son:

• Guion medio (-): se utilizará para separar el número del valor de la factura.

• Punto (.): se utilizará solo para separar valores decimales

Ejemplo:

• FR 410801-70000.15.pdf

No se permitirán ningún otro carácter en el nombre del archivo

1. Se debe enviar a los correos establecidos en la presente circular en una carpeta comprimida
la cual debe cumplir con los siguientes requisitos:

• La carpeta debe nombrarse de acuerdo con el tipo de servicio que se desea radicar
(capitado, PGP, urgencias, ambulatorio, hospitalario, domiciliario, UCI).
• La carpeta principal deberá debe contener tres subcarpetas una para las
representaciones graficas de las facturas llamada REMISION, una para los RIPS y la
Tercera para los SOPORTES así:

• La carpeta dependiendo de su contenido no debe superar 10MB y debe estar comprimida

en formato .ZIP al momento de enviarla a los correos que se relacionaran

Ejemplo

• Todas las facturas deben contener sus respectivos soportes principalmente las de
servicios y tecnologías NO PBS, facturas correspondientes a proceso de Visado
previo o modelo IPS, facturas de servicios o tecnologías de alto costo, para estas
facturas habrá una carpeta adicional que contendrá todos los soportes, Esta carpeta
debe nombrarse Soportes así:

Ejemplo:
Los soportes de las facturas dependiendo de los que aplique para cada tipo de servicio, deben
contener la siguiente estructura, para el ejemplo esta factura solo contiene 3 soportes.

Estructura Soportes
Carácter Código Carácter
Numero de factura Consecutivo
permitido de permitido
con prefijo de Soporte
- Soporte -
FR 410801 - CU - 1
FR 410801 - EP - 2
FR 410801 - FM - 3

Ejemplo:

• Los soportes para las facturas son los establecidos en la resolución 3047 de 2008 y se
codificaran de la siguiente manera. así:

1. FE: Factura o documento equivalente.

2. DC: Detalle de cargos. En el caso de que la factura no lo detalle.
3. AS: Autorización. Si aplica.
4. CU: Comprobante de recibido del usuario.
5. FM: Orden y/o fórmula médica. Aplica cuando no se requiere la autorización de acuerdo con
lo establecido en el acuerdo de voluntades.
6. PC: Recibo de pago compartido. No se requiere en caso de que a la entidad responsable
del pago sólo se le facture el valor a pagar por ella.
7. RE: Resultado de los exámenes de apoyo diagnóstico. Excepto en aquellos exámenes
contemplados en los artículos 99 y 100 de la Resolución 5261 de 1994 o la norma que la
modifique, adicione o sustituya.
8. EP: Copia de la hoja de atención de urgencias o epicrisis en caso de haber estado en
observación.
9. CM: Copia de la hoja de administración de medicamentos.
10. IM: Lista de precios si se trata de insumos no incluidos en el listado anexo al acuerdo de
voluntades.
11. CS: Copia de la factura por el cobro al SOAT y/o Fosyga, en caso de accidente de tránsito.
12. QX: Descripción quirúrgica.
 13. RA: Registro de anestesia.
14. HT: Hoja de traslado.

A continuación, relacionamos los correos institucionales para realizar el mecanismo de

radicación, cualquier envió de esta informacion a un correo diferente se entenderá como no
recibido.

Los siguientes correos se desagregan de acuerdo con cada regional u oficina de MUTUAL
SER EPS, por lo tanto, la informacion correspondiente a sus facturas deben enviarse a los
correos definido acuerdo a su ubicación geográfica, cumpliendo con los horarios establecidos
y hasta el dia 20 de cada mes a partir del mes de mayo de 2020.

Las Ips que tengan el modelo de visado previo o Modelo IPS con Mutual SER deben enviar
los documentos a los correos en los mismos términos de tiempos a los revisores de factura
asignados a sus IPS, a continuación, se identificarán como revisores hospitalarios y aquellos
que no tengan modelo IPS, enviaran los documentos al correo de los revisores de factura
oficina.

 REGIONAL CORDOBA

1. Revisores de facturas (modelo ips) los cuales se harán cargo de los prestadores asignados

NOMBRE CORREO
WILLIAM ALBERTO SIERRA HERRERA wsierra@mutualser.org
JORGE MANUEL USTA DE LEON justa@mutualser.org

2. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
ADRIANA ELISA VEGA LOPEZ avega@mutualser.org
ALEXIS TABORDA BLANCO altaborda@mutualser.org
LUIS FERNANDO ARIAS LOBO larias@mutualser.org
KAREN JHOANA JIMENEZ GUERRERO kajimenez@mutualser.org

 REGIONAL BOLIVAR

1. Revisores de facturas (modelo ips) los cuales se harán cargo de los prestadores asignados y
el de los compañeros que disfrutarán de vacaciones.
 NOMBRE CORREO GRUPO
OMAR CARRASQUILLA OLIVO ocarrasq@mutualser.org 1,2 Y 3
ISABEL CRISTINA BARRIOS ibarrios@mutualser.org 4,5 Y 6

2. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
NELIS DEL CARMEN BUENDIA nbuendia@mutualser.org
ANA TERESA VILLEGAS avillega@mutualser.org
RANDY VILLARREAL rvillarreal@mutualser.org
INDIRA CORREA icorrea@mutualser.org
KARINA ARIZA kariza@mutualser.org
KELLY PAOLA CAÑON CORREA kcanon@mutualser.org
LIZARDO PADILLA RODRIGUEZ lipadilla@mutualser.org
JEISSY GARCÍA ALEMAN jegarcia@mutualser.org

 BOLIVAR CENTRO

1. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
JUAN MANUEL MEZA GONZALEZ jmeza@mutualser.org

 BOLIVAR SUR

1. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
DAINER MADERA DUARTE dmadera@mutualser.org

 REGIONAL MAGDALENA

1. Revisores de facturas (modelo ips) el cual se hará cargo de los prestadores asignados
 NOMBRE CORREO
MARTIN BERNARDO SANCHEZ PANA masanche@mutualser.org

2. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
KARINA PATRICIA BOLAÑO VILORIA kbolano@mutualser.org
LEIDIS GENITH MONTERO CANTILLO lmontero@mutualser.org
MIGUEL ANGEL POSADA ESCOVAR mposada@mutualser.org
CARMEN GUTIERREZ RETAMOZO cgutierrez@mutualser.org

 REGIONAL ATLANTICO

1. Revisores de facturas (modelo ips) los cuales se harán cargo de los prestadores asignados

NOMBRE CORREO
YAIRA ECHEVERRIA yecheverria@mutualser.org
MIRIAM CASTELLAR mcastell@mutualser.org
MAIRA OROZCO morozco@mutualser.org
LUDUIN RAMIREZ lramire@mutualser.org
DAVID TOVAR dtovar@mutualser.org
LAURA BARRANCO lbarranco@mutualser.org
AHLAIZ GALERA agalera@mutualser.org

2. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
ELEN PEREZ eperez@mutualser.org
YEIMI AMARIS yamaris@mutualser.org
EILEEN SCHMIDT eschmdidt@mutualser.org
SUSANA ARMESTO sarmesto@mutualser.org
  REGIONAL SUCRE

1. Revisores de facturas (modelo ips) los cuales se harán cargo de los prestadores asignados

NOMBRE CORREO
LEONEL HERNANDEZ PINEDA lhernand@mutualser.org
ADRIANA YEPEZ HERNANDEZ ayepez@mutualser.org

2. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
NADIA BUELVAS OVIEDO nabuelvas@mutualser.org
SANDRA LICONA MORELO slicona@mutualser.org
JEFFERSON MEZA SEVILLA jameza@mutualser.org

 BOGOTA

1. Revisores de facturas (oficina)

NOMBRE CORREO
ANYE PASCUAS MORALES apascua@mutualser.org

El trámite de cuentas médicas se realizará según lo establecido en el artículo 57 de la ley 1438

de 2011 así:

TRÁMITE DE GLOSAS. Las entidades responsables del pago de servicios de salud dentro de los
veinte (20) días hábiles siguientes a la presentación de la factura con todos sus soportes, formularán
y comunicarán a los prestadores de servicios de salud las glosas a cada factura, con base en la
codificación y alcance definidos en la normatividad vigente. Una vez formuladas las glosas a una
factura no se podrán formular nuevas glosas a la misma factura, salvo las Que surjan de hechos
nuevos detectados en la respuesta dada a la glosa inicial.
El prestador de servidos de salud deberá dar respuesta a las glosas presentadas por las entidades
responsables del pago de servidos de salud, dentro de los Quince (15) días hábiles siguientes a su
recepción, indicando su aceptación o justificando la no aceptación. La entidad responsable del pago,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta, decidirá si levanta total
o parcialmente las glosas o las deja como definitivas.
Si cumplidos los Quince (15) días hábiles, el prestador de servidos de salud considera Que la glosa
es subsanable, tendrá un plazo máximo de siete (7) días hábiles para subsanar la causa de las glosas
no levantadas y enviar las facturas enviadas nuevamente a la entidad responsable del pago

Los prestadores de la red que estaban modalidad de visado previo o modelo IPS, recibirán por correo
electrónico el formato FOR-AUD-004 con las objeciones identificadas por Auditoria de servicios de la
EPS y en el mismo formato realizarán las respuestas donde la glosas puede ser subsanada,
subsanada parcial o no subsanada y procederán a las respectivas conciliaciones.

Los prestadores que permitan la revisión de los soportes de la atención en salud vía remota solo
deberán adjuntar soportes a las facturas de UCI, alto costo y recobro.

Cordialmente.

GERENTE FINANCIERO GERENTE DE REDES INTEGRALES

FELIPE BARRIOS SÁNCHEZ CARLOS FAILACH ZUBIRIA