ESTANDAR DOCUMENTAL DE ARCHIVO

APROBACIÓN

VERSIÓN APROBADA Y AUTORIZADA

COPIA CONTROLADA CODIGO: HSEQ-IN-010

APROBADO POR: Director HSEQ&T FECHA:

VERSIÓN 2
Carlos Cortes 25/02/2015

AUTORIZADO POR: Presidente Ejecutivo FECHA: NUMERO DE

14
Aramis Guerra 25/02/2015 PAGINAS
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1. OBJETO

Estructurar un estándar técnico de requerimientos mínimos de archivo digital y físico, para

implementar en los diferentes procesos de la compañía, con el fin de garantizar que los documentos
se archiven de forma unificada y que sean de fácil acceso.

2. ALCANCE

Aplica a todas las dependencias que conforman Tuscany.

3. DEFINICIONES

 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema
objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
 Archivo Documental: Conjunto ordenado de documentos
 Gestión Documental: Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de una organización, permitir su recuperación, determinar el tiempo que deben
guardarse, eliminar los obsoletos y asegurar su conservación aplicando los principios de
racionalización y economía.
 Archivo Digital: Unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser
utilizada por aplicaciones en computadora.

4. RESPONSABLES
Gerencias
Superintendencias
Coordinadores
Personal Staff en campo

5. CONTENIDO

5.1. IDENTIFICACION DE CARPETAS.

Con el fin de identificar las carpetas del archivo físico, se establecen los siguientes códigos de colores
para cada área:

AREAS COLOR

HSEQ INDIGO
MANTENIMIENTO GRIS
OPERACIONES VERDE
ADMINISTRACION NARANJA
FINANCIERA ROJO
MATERIALES CAFE
GESTION HUMANA VIOLETA
5.2. ESTRUCTURA ARCHIVO DOCUMENTAL POR AREA

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Los archivos a manejar se organizan por Secciones y serán de dos clases:

1. En físico: Se archivaran en A-Z, demarcando en el lomo de color predeterminado, los diferentes

Ítems conformantes del contenido de la carpeta y según cada área.
2. En digital: se organizará en carpetas y subcarpetas por temas.

5.2.1. ARCHIVO DOCUMENTAL HSEQ

A continuación una descripción que ejemplifica la implementación del estándar de archivo documental
para el área de la referencia:

Carpetas/ Sub Archivo Archivo

Temas AZ
Sección Carpetas Digital Físico
1. Comités X
2. Entrega de Locación X X
3. Reunión de Staff X X
Sección 1 4. Brigadas X X ACTAS
Actas 5. Comité Gerencial X X
6. COPASST X X
7. Entrega de turno X X
8. Otras X X
1. Medevac
X X
2. Alcoholimetría
3. Registro Consulta Médica X X REPORTES
Sección 2 Reportes
4. Ficha medica de Ingreso X X MEDICOS
Reportes. Médicos
5. Casos:
Accidente de trabajo X X
Enfermedad Común X X
Sección 2 1. Encuesta de morbilidad X X
PVE 2. Valoración Osteomuscular X X PVE
Para la 3. Matriz Osteomuscular X X Para la
Prevención 4. Estudios de puesto de Prevención de
de X X Desordenes
trabajo
Desordenes Musculo
Musculo 5. Matriz X Esqueléticos
Esqueléticos
1. Matriz y seguimiento a
Sección 2 X X
audiometrías PVE
PVE
2. Registro de entrega de Conservación
Conservación X X
protectores auditivos Auditiva
Auditiva
3. Informes Audiometrías X X
Sección 2 1. Ficha cardiovascular
PP 2. Registro de Divulgación. PVE
Prevención
X X Conservación
Cardiovascul
3. Informes nutrición Auditiva
ar

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Carpetas/ Sub Archivo Archivo

Temas AZ
Sección Carpetas Digital Físico

1. Registro de divulgación X
Sección 2
2. Actas de Fumigación X X
PP PP Prevención
Prevención Endémico
3. Boletines epidemiológicos X X
Endémico
4. Seguimiento a vacunación X X
Reportes
Sección 2 1. Estudios Higiénicos (Ruido Médicos
Estudios
Reportes Ocupacional, Ambiental y X X Prevención
Higiénicos
Médicos Luxómetros) - Estudios
Higiénicos
1. Plan de Manejo Ambiental
(PMA) y Licencia X
Ambiental
2. PACA X
3. Reporte Diario Ambiental X
Sección 2 4. Análisis de Laboratorio X X
Reportes 5. Actas de Disposición de
X AMBIENTALES
Ambientales Residuos
6. Certificados de
X
Calibración
7. Certificados de
X
Vertimiento
8. Manifiesto de residuos X X
8. Otros X
1. JSA/ATS X X
2. Gerenciamiento de Viajes X X
3. Reunión Diaria Staff X X
4. Reportes HSE
Sección 2  Diario
X
Reportes  Mensual Reportes HSE
Seguridad
Industrial 5. Reportes TARGET
 Diario
 Semanal X
 Mensual
 Premiaciones
Sección 2 6. Charlas Preturno
Charlas Pre  Médicas X X
turno  Seguridad Industrial

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Carpetas/ Sub Archivo Archivo

Temas AZ
Sección Carpetas Digital Físico
 Ambiental

7. Reporte de Incidentes e
Investigaciones
 Flash de Seguridad
 Reporte de
Sección 2 INCIDENTES Incidentes
 Investigación de INCIDENTES -
Reportes -
X X INVESTIGACION
Seguridad INVESTIGACI Incidentes
ES
Industrial ONES  Alerta de Seguridad
 Furat
 Versiones
 Otros soportes

8. Inducciones X X
9. Inventarios X
10. Informe Final Proyectos X X
Sección 2
11. Gestión HSEQ X
Reportes REPORTES HSE
Seguridad 12. Reporte Semanal de
X
HSEQ
13. Reposición EPP X X
14. Caminata Gerencial X X
15. Simulacros
 Descontrol de Pozo
 Conato de Incendio
Sección 2  Evacuación del Área
Reportes Simulacros  Contaminación Ambiental X X SIMULACROS
Seguridad  Emergencia Medica
 Riesgo H2S
 Rescate en Altura
 Otros
1. Inspección de Consultorio
X X
Medico
1. Inspección de Botiquín X X
Inspecciones 2. Inspección de Casino X X INSPECIONES
Medicas 3. Estaciones Lavaojos y MD
X
Sección 03- Duchas
Inspecciones 4. Inspección EPP X
5. Gimnasio X
1. Inspección Kit Ambiental X X
Inspecciones 2. Inspección Quincenal
X X AMBIENTALES
Ambientales Ambiental
6. Checklist Plantas X

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Carpetas/ Sub Archivo Archivo

Temas AZ
Sección Carpetas Digital Físico
1. Inspección Vía y Locación X X
4. Inspección INSPECCIONES
X X
Contraincendios
Inspecciones 5. Inspección contra caídas X X
de Seguridad 6. DROPS X X
Industrial 7. Inspección Campamentos X X
8 Check list Trasiego X
9. Inspección de Taller de
X X
Soldadura
10. Inspección Cargador Grúa
 Diaria X X INSPECCIONES
Inspecciones  Semanal
Inspecciones de Seguridad 11. Inspección Vehicular
INSPECCION
Industrial  Liviano
X X VEHICULAR
 Pesado
 Ambulancia
1. Comités X
Sección 04- 2. Entrenamiento X
Presentacion 3. Gestión HSEQ X
es 4. Campañas X
5. Otras X
1. Auditorias X X
2. Control de Cambio X X
Sección 05-
3. No Conformes X X CALIDAD
Calidad
4. Actualizaciones SIG X
5. Benchmarking X
1. Matrices X
Sección 06-
2. Fotos X
Varios
3. Otros X

5.2.2. ARCHIVOS MANTENIMIENTO

Archivo Archivo
Carpetas Temas
Digital Físico
1. Ordenes de Mantenimiento Preventivas/
X
Sección 01 – Ordenes Correctivas
Solicitudes de Trabajo 2. Registro diario de maquinaria X
3. Rutina de mantenimiento por equipo X
1. Reportes de cambio de Turno X X
Reportes 2. Análisis De Falla Amef X X
Reportes 3. Reportes de Falla X X
4. Reporte de Mantenimiento de Equipos X X
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5. Morning Reports DT X X
6. Downtime Reports (Monthly) X X

1. Cuadro de Seriales X X
2. Mástil X X
3. Corona X X
4. Bloque Viajero X X
5. Cables y Poleas X X
6. Malacate X X
7. Freno Aux Malacate X X
8. Ancla de Línea Muerta X X
9. Subestructura X X
10. Equipo de levante de BOP X X
11. Llaves de potencia X X
12. Winches X X
13. Top Drive X X
Sección 03 –
14. Mesa Rotaria X X
Certificaciones
15. Skidding System X X
16. Motores X X
17. Generadores X X
18. SCR/ MCC X X
19. Bombas de Lodo X X
20. BOP X X
21. Choke Manifold X X
22. Acumulador X X
23. Cuñas, Elevadores, etc X X
24. Instrumentación X X
25. Líneas de alta presión X X
26. Montacargas X X
27. Misceláneos X X
1. Control de Proyectos/ Modificaciones X X
2. Auditorías de Mantenimiento X X
Sección 04 – Proyectos 3. Cierre de Observaciones & PCAR
X X
4. Otros
Sección 05 - 1. Requisiciones, Ordenes de servicio, X X

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Requisiciones y Cotizaciones
Cotizaciones
1. Catálogos y manuales de mantenimiento,
X
partes, etc.
Sección 06 –
2. Planos y Layouts X X
Documentación Auxiliar
3. Fotografías principales X X
4. Procedimientos y Formatos Estándares X

5.2.3. ARCHIVOS OPERACIONES

Archivo Archivo
Carpetas Temas
Digital Físico
1. Actas de Movilización DE Equipo
X
inicio/Finalización
2. Acta de Movilización Transporte
X
Inicio/Finalización.
Sección 01- Actas.
3. Actas de Inicio/Finalización de Operación X
4. Actas de Reunión Semanal X X
5. Actas de Entrega de Turno X X
6. Otras X
1. IADC X
2. Reporte Diario de Operación X
3. Reporte de Prueba de Equipo de Control
X X
de Pozos
4. PTO X
5. Control Tonelada Milla X
6. Matado de Pozo X
Sección 02- Reportes
7. Llenado de Pozo X
8. Reporte de Control de Toneladas/millas. X
9. Cronograma Mensual X
10. Registros de Viaje de Tubería X
11. Reporte Inventario Tubulares X
12. Reporte diario de personal X
13. Reporte Consumo Diésel Mensual X
1. Inspección Gerencial X X
2. Inspección de Taladros X
3. Inspección Previa de Movilización X
4. Inspección Diaria de Equipos y
X
Herramientas
5. Inspección Cables y Aparejos X X
Sección 03- Inspecciones 6. Inspección semanal del perforador X X
7. Inspección LEMS (Sistema de
X X
Gerenciamiento de equipos de Izaje)
8. Inspección Tubería / BHA X
9. Inspección de Herramientas de
X
Manejo/Levante
10. Otros
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1. Take Off Sheet X X

2. Field Service Ticket X X
Sección 04- Facturación
3. Orden de Servicio
4. Otros
1. Control de Cambios X X
2. Productos No Conformes X X
Sección 05 - Calidad 3. Manuales y Procedimientos Críticos X X
4. Benchmarking X
5. Boletín Técnico
6. Copia del Contrato X X
7. Activos Fijos X X
Sección 06 - Varios. 8. Correspondencia Enviada/Recibida X
9. Remisiones de Materiales X
10. Boletín Técnico X X

5.2.4. ARCHIVOS FINANCIERA

Archivo Archivo
Carpetas/ Sección Temas
Digital Físico
1. 1. Recibos de Caja (Documento tipo 1) x
2. 2. Comprobantes de Egreso (Documento
x x
tipo 2)
3. 3. Notas de Credito Bancarias
x x
(Documento tipo 4)
Sección 01 4. 4. Legalizacion de Gastos (Documento
Tesoreria x x
tipo 15)
5. 5. Reclasificacion en Pesos (Documento
x x
tipo 32)
6. 6. Correspondencia Externa
7. 7. Facturas de Compra a Proveedores x x
1. 1. Causacion facturacion Proveedores
x x
(Documento tipo 5)
2. 2. Notas Crédito Proveedores
x x
(Documento tipo 6)
3. 3. Provisiones de Costos y Gastos
Sección 02 x
(Documento tipo 7)
Cuentas por Pagar 4. 4. Comprobante de Contabilidad
x x
(Documento tipo 17)
5. 5. Documentos Equivalentes x x
6. 6. Correspondencia Externa Devolucion
x x
de facturas a proveedores
1. 1. Factura de Venta (Documento tipo 8) x x
Sección 03
Cuentas por Cobrar 2. 2. Notas Crédito a Clientes (Documento
x x
tipo 9)

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3. 3. Provisiones de Ingresos (Documento

x
tipo 10)
4. 4. Ordenes de Servicio Reembolsables x x
5. 5. Planillas IADC x x
6. 6. Take Off Sheet x x
7. 7. Actas de Operación de los Rigs x x
8. 8. Certificaciones de Reembolsables por
x x
Revisor Fiscal
9. 9. Tarifas por Contrato x
10.10. Consecutivo de Proformas x x
1. 1. Declaración de Iva x x
2. 2. Declaracion de Retencion en la Fuente x x
3. 3. Declaracion de Autoretencion de Cree x x
4. 4. Impuesto al Patrimonio x x
5. 5. Medios Magneticos Nacionales x
6. 6. Medios Magneticos Distritales x
7. 7. Declaracion de Impuesto de Industria y
Comercio y Retencion de Ica (Todos los x x
Municipios)
Sección 04- Impuestos 8. 8. Superintendencia de Sociedades x x
9. 9. Precios de Transferencia x x
10. 10. Renovación Camara y Comercio x x
11. 11. Correspondencia de Impuestos x x
12. 12. Declaración de Renta x x
13. 13. Declaración de Impuesto para la
x x
Equidad Cree
14. 14. Certificados de Retención en la Fuente x
15. 15. Certificados de Retención de Ica x
16. 16. Certificados de Retención de Iva x
1. 1. Registro de Depreciación (Documento
x x
tipo 12)
2. 2. Liquidación de Importaciones
x x
(Documento tipo 14)
Sección 05- Activos Fijos 3. 3. Legalizaciones de Caja Menor
x x
e Inventarios (Documento tipo 16)
4. 4. Recepción de Materiales de Bodega
x x
(Documento tipo 20)
5. 5. Consumo de Inventarios (Documento
x x
tipo 21)
Sección 06 1. 1. Libros Oficiales x
Contabilidad General 2. 2. Reportes de Cierre Contable x
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3. 3 Estados Financieros x

5.2.5. ARCHIVOS RECURSOS HUMANOS

Carpetas/ Archivo Archivo

Sub carpetas Temas
Sección Digital Físico
1. Hoja de vida X
2. Antecedentes penales y
X
disciplinarios
Documentos
3. Certificados de estudios X
personales
4. Certificados laborales X
5. Tarjetas profesionales X
6. Certificado de la cuenta bancaria X
1. Certificados de aptitud laboral X
2. Formato de ingreso X
3. Formato de inducción X
Documentos de 4. Perfil de cargo X
ingreso 5. Entrega de dotación X
6. Formato vinculo de familiaridad X
Sección 01- 7. Declaración de renta X
HISTORIAS 8. Código corporativo de conducta X
LABORALES 1. Afiliación ARL X
STAFF Y ROLL 2. Afiliación EPS X
3. Afiliación AFP X
Afiliaciones a 4. Afiliación CCF X
seguridad social y 5. Afiliación medicina prepagada X
contratación 6. Contrato laboral vigente X
7. otro SI del contrato X
8. Documentos de terminación de
X
contrato
1. Vacaciones X
Solicitud de los 2. Permisos X
trabajadores 3. Incapacidades X
4. Autorizaciones de descuentos X
1. Cursos complementarios
Entrenamiento X
ofrecidos por la compañía
1. Hoja de vida X
2. Formato Inducción X
Sección 02
Documentos de 3. Dotación X
HISTORIAS
ingreso obreros de
LABORALES DE 4. Formato de ingreso X
patio
OBREROS DE
PATIO 5. Certificación de aptitud laboral X
6. Afiliación ARL
Documentos de 7 afiliación EPS X

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Carpetas/ Archivo Archivo

Sub carpetas Temas
Sección Digital Físico
ingreso obreros de 8. afiliación CCF X
patio
9.Afiliación AFP X

10. Contrato X
11. Documentos de retiro X
1. Obreros de patio X X
Sección 3
Solicitud de EPP 2. Staff/ Rol X X
SOLICITUD Y
ENTREGA DE 3. Tiempo cumplido X X
EPP Registro entregas de 1. Formato firmado entrega EPP
X X
dotación all rigs por Rig
1. Con reconocimiento X
Incapacidades
2. Sin reconocimiento X
medicas
Sección 4 3. Soportes historia clínica X
SEGURIDAD
Comunicaciones
SOCIAL
oficiales seguridad X
(PROCESO
social
INCAPACIDADE
Comunicaciones
S)
oficiales seguridad
X
social
externas
1. Base de datos documentos
X
Trasferencias archivo recursos humanos al popular.
Tuscany 2. Inventarios al popular,
documentos enviados a la bodega
1. Registro préstamo/ salida de
X X
documentos.
2. Registro ingreso documentos
X X
Control envío y archivo.
correspondencia 3. Registro Correspondencia
X X
Sección 5 Ingreso / salida All Rigs.
ARCHIVO 4. Registro Correspondencia
X X
DOCUMENTAL Ingreso / Salida Oficina
RH Organización de
1. Imágenes de inventario X
archivo
1.GRH-FO-024 orden de exámenes
X
médicos y laboratorio
2. Base de datos exámenes de
X
ingreso y retiro
Contratación 3.Formato de solicitud de correo
X
corporativo HR- 001
4. Base de datos contratación X
5. GRH-FO-031 Certificado de X
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Carpetas/ Archivo Archivo

Sub carpetas Temas
Sección Digital Físico
vinculo de familiaridad
6. GRH-FO-003 Formato de
X
ingreso con base de datos
7. carta de no prepagada X
1. GRH-CO-001 Contratos de
trabajo a término indefinido con X
salario integral.
2. GRH-CO-002 Contrato de
trabajo a término indefinido con X
salario ordinario personal STAFF.
Carpeta contratos de 3.GRH-CO-026 otros X
personal 4. Contrato de trabajo, medicina
X
prepagada.
5. Contratos aprendizaje. X
6. Correspondencia RH. X
7.Correspondencia externa X
8.Consecutivo correspondencia X
1.Etadistica H.L X
2.H.V Caroil Administración X
Historias laborales
3.Formatos Rótulos AZ X

1. Cuadro control afiliaciones S.S. X

Seguridad social
2. Verificación S.S quincenal X
1. Seguimiento aprendices. X
Sena
2. Solicitud cuota aprendices X
1.Ingienieros X
Tarjeta profesional 2. Médicos X
Electricistas Tuscany Certificación CONTEC X
1.Cesantias X
2. Carta de petición de cesantías. X
3. Base de datos cesantías. X
4. terminación contrato X
Terminación de
5. Documentos Tuscany
contrato
6.Carta terminación sin justa causa
7. Paz y salvo y terminación de
contrato.
8.GRH-FO-024 orden exámenes
médicos y laboratorios
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Carpetas/ Archivo Archivo

Sub carpetas Temas
Sección Digital Físico
9. GRH-FO-037 formato
cuestionario personal
10. Carta terminación de contrato
terminación de obra
Base de datos 1. Carta terminación contrato con
terminación contrato justa causa.
Hojas de vida
1. Cargos X
aspirante staff
Hojas de vida
1.Cargos X
personal rool

Evaluación de
1. Rig X
desempeño

1. Eventos: X
Sección 6 2.Cotización X
PERSONAL Bienestar laboral 3.Factura X
BIENESTAR
CAPACITACIÓN 4.Listado de asistencia X
5. Fotos. X
Capacitaciones de Crecimiento
Capacitaciones X
personal
1. Hojas de vida personal
X X
administrativa
Hojas de vida
2.Aprendices SENA X X
1.Aspirante administrativo X X
Entrevistas 2. Aprendiz Sena X X
3. Personal Rig
1. Cuadrilla X X
Contratación
2. Patio X X
Sección 7 1. Ingreso de personal X X
CORDINACION Cambio de turno
2.Salida de personal X X
DE RECURSOS
HUMANOS 1. Personal X X
Reportes diarios 2. Vehículos X X
4. Alimentación X X

Nómina interfase 1. Novedades nómina X

Sección 8
contable y seguridad
NÓMINA 2. Liquidaciones nómina. X
social
3. pagos de nómina y liquidaciones. X

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Carpetas/ Archivo Archivo

Sub carpetas Temas
Sección Digital Físico
4. Consignaciones AFC. X
5.Pagosseguridad social X
6. Pagos monetización X
7. otros X
8. desprendibles nómina firmados X
Aviatur
9. TKTS X
correspondencia
Sección 9
Formatos de código 1. Formatos de aceptación de
CODIGO DE X
de conducta código de conducta
CONDUCTA

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