MANUAL DE

OPERACIONES

FECHA DE ELABORACION: 11-06-2013

ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓ N 3

II. OBJETIVO GENERAL 3

III. MARCO JURÍDICO 4

IV. GLOSARIO 4

V. DESARROLLO

1. FONDO FIJO 4
2. BANCOS 6
3. INVERSIONES 8
4. CUENTAS POR COBRAR 9
5. DEUDORES DIVERSOS 9
6. ACTIVO FIJO 10
7. PAGO A PROVEEDORES
14
8. PAGO DE SERVICIOS PROFESIONALES Y ARRENDAMIENTO
14
9. COMPRAS 15
10. CELULARES
17
11. RESPALDO DE LA INFORMACION 18
12. SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES 18

VI. GENERALIDADES 19

VII.ACTUALIZACIÓ N Y VIGENCIA 19

VIII. AUTORIZACIÓ N 20

IX. ANEXOS 21
I. INTRODUCCION
El Manual de Operaciones reviste una gran importancia en el actuar de las
Organizaciones, ya que contiene la informació n necesaria para llevar a cabo de
manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas, de
la misma forma, determina la responsabilidad e identifica los mecanismos bá sicos
para la instrumentació n y el adecuado desarrollo de las operaciones, con el propó sito
de unificar los criterios bá sicos en la ejecució n de los mismos.

Siendo este manual un medio para comunicar las decisiones de la Administració n

concernientes a organizació n y procedimientos, con el espíritu de mantener a todas
las personas que hacen parte de un ambiente adecuado de trabajo en grupo,
presentamos la siguiente guía de acció n detallando la forma de có mo deben
cumplirse las actividades. Generalmente se procura que los Administradores,
ejecutores permanentes de estas actividades, encuentren en él, un medio para
solucionar las necesidades de distinto orden, que se presentan a diario.

II. OBJETIVOS
A. GENERAL

Obtener un documento que sirva como guía para el desempeñ o de las actividades del
personal de la federació n.

B. ESPECÍFICOS:

1. Mejorar la calidad del trabajo.

2. Elevar la eficiencia y eficacia.
3. Mejor desempeñ o y claridad en las funciones a desempeñ ar por parte del personal
4. Generar orden y entendimiento de las actividades desempeñ adas.
III. MARCO JURIDICO
La Federació n sustentará la elaboració n de sus manuales en el siguiente marco legal:

a) Ley General de Sociedades Mercantiles.

b) Normas y Procedimientos de Auditoría
c) Bases Constitutivas de la Federació n.

IV. GLOSARIO
a) Consejo.- Consejo Directivo de la Federació n.
b) Consejero.- en singular o plural, a las personas que integran el Consejo
Directivo y el Consejo de Vigilancia
c) Empleado o Trabajador, en singular o plural: La persona o personas físicas que
sostengan con la “Federació n” una relació n individual de trabajo prestando un
servicio personal subordinado.
d) Gerente de Contabilidad. Trabajador encargada en el puesto de contabilidad de
la Federació n.

V. DESARROLLO
A continuació n, se enuncian por cada rubro los requisitos de cumplimiento.

1. FONDO FIJO
Es utilizado para gastos menores, puede estar integrado por efectivo en moneda
nacional, vales, notas y facturas que amparen los gastos, siempre y cuando estos
ú ltimos documentos estén debidamente autorizados por el personal facultado.

1.1 OBJETIVO

Asegurarse que las operaciones que se realizan con recursos de la Federació n por
este concepto, corresponden de acuerdo a las políticas propuestas por la Direcció n
General y autorizadas por el Consejo Directivo.

A continuació n, se indican los procedimientos a realizar en el manejo del Fondo Fijo:

1.1.1 El fondo fijó estará a cargo de la Asistente.

1.1.2 El monto será determinado por el Director General y podrá ser aumentado
conforme a las necesidades de los requerimientos, hasta un tope de $5,000.00

1.1.3 Se deberá elaborar pagaré debidamente requisitado por la entrega del recurso.

1.1.4 En caso de que la asistente se encuentre ausente por motivo de vacaciones o

cursos de capacitació n se realizará un arqueo previo y entregará al Gerente de
Contabilidad para su manejo, hasta en tanto regresa.

1.1.5 Las erogaciones deberá n ser autorizas por el Gerente de Contabilidad, en

ausencia del Director General.

1.2 Arqueo: Se llama así, al recuento perió dico que se realiza de los valores
monetarios existentes en el fondo fijo, verificando que exista la debida concordancia
entre dichos valores monetarios y las operaciones registradas o saldos contables;
tiene la finalidad de asegurarse de la integridad de los valores que está n en custodia
de la persona designada y se debe cumplir lo siguiente:

1.2.1 Se debe aplicar un arqueo mínimo una vez al mes, utilizando para ello el formato
ARQUEO DE FONDO FIJO.
1.2.2 El arqueo deberá contener las firmas del personal que es responsable del fondo,
Gerente de Contabildiad y del Director General, dá ndose éste ú ltimo por enterado de
los resultados.

1.2.3 Se deberá indicar la hora y fecha de realizació n del arqueo en el documento

generado.

1.2.4 Las diferencias derivadas de los arqueos deben ser aplicadas a deudores si es
una diferencia a cargo, y a sobrantes si es una diferencia a favor.

1.2.5 Los faltantes mayores a $500.00 deben ser investigados y analizados por el
Gerente de Contabilidad, con el objeto de evitar faltantes o malos manejos.

1.2.6El responsable del fondo fijo deberá realizar la comprobació n del mismo
teniendo el 10% de sobrante, mediante el formato COMPROBACIÓN DE GASTOS DE
FONDO FIJO.

1.2.7 Los gastos má ximos a pagar con el fondo fijo son de $1,500.00 (Un mil
quinientos pesos).

1.2.8 Las erogaciones que podrá n cubrirse con este fondo fijo son pago de agua
purificada, consumos en alimentos de Directivos, funcionarios que por cuestiones de
logística en sesiones de Consejo apoyen, reparaciones menores (duplicados de llaves,
viá ticos, etc.)

1.2.9 Los comprobantes deberá n reunir los requisitos fiscales correspondientes.

1.2.10 Las erogaciones que se realicen con este fondo y que no se pueda obtener una
factura, deberá de ir soportado con un “vale de caja”, el cual deberá de especificar el
concepto, cantidad, firmas de quien recibió el recurso y quien lo autoriza.

2. BANCOS
Está representado por los valores depositados y disponibles en instituciones
bancarias derivadas de operaciones realizadas con las sociedades afiliadas y con
contrato de servicios.

Para llevar un adecuado control, es necesario lo siguiente:

2.1 Elaboració n de conciliaciones bancarias mensuales, considerando lo siguiente:

a) Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad su elaboració n correcta y

oportuna. UTILIZANDO EL FORMATO DE CONCILIACIÓN BANCARIA.

b) En caso de cargos o abonos no registrados por la Federació n y realizados por

el banco, se deberá solicitar aclaració n para su cancelació n, o en su caso, para
su registro, entregando una carta de aclaració n a la institució n bancaria con el
soporte correspondiente dentro de los tres días siguientes de detectada la
partida.

c) En caso de que haya cargos o abonos registrados por la Federació n, y no

registrados por el Banco, se tendrá especial cuidado de que dichos
movimientos no permanezcan por má s de dos meses, en cuyo caso, se
deberá n realizar las aclaraciones pertinentes o si se trata de cheques en
trá nsito dar aviso al portador del mismo para que realice el cobro
correspondiente, o la devolució n del mismo para su cancelació n; en caso de
transferencias no aplicadas, se deberá manejar la aclaració n pertinente como
se detalla en el punto c con la Institució n Bancaria.

d) Deberá n estar firmadas por el responsable de su elaboració n, revisió n y

autorizació n.

e) Cada conciliació n deberá traer anexo el auxiliar de bancos del sistema que se
maneja para la contabilidad, que coincida con el saldo objeto de la conciliació n
y a su vez, con el estado de cuenta bancario, mismo que se puede anexar a la
conciliació n, o llevar en un archivo por separado, por cuenta y por banco.

2.2 Para la autorizació n de cheques se deberá tener firma mancomunada, la del

Gerente de Contabilidad y del Director General.

2.3 No se deberá n firmar cheques en blanco, sino hasta que estén totalmente
elaborados.

2.4 No se deberá n emitir cheques al portador, deben de estar a nombre del beneficiario.
2.5 Los cheques anulados deben ser mutilados de tal forma que no puedan usarse.

2.6 Cualquier transferencia o pago realizado con la tarjeta empresarial deberá contar
con la autorizació n del Director General, y la firma de quien solicita, utilizando el
formato “AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA Y PAGO CON TARJETA
EMPRESARIAL”.

3. INVERSIONES
Las inversiones está n representadas por las colocaciones de dinero excedente
propiedad de la Federació n en Instituciones Bancarias, o en alguna otra Institució n
integrante del Sistema Financiero, convertible en efectivo en el corto y mediano plazo
y tienen por objeto, obtener un rendimiento a futuro.

3.1 Estas inversiones, dependiendo de la necesidad de conversió n rá pida en efectivo,

podrá n ser de dos tipos:
3.1.1 A la vista
3.1.2 A plazo Fijo

Para tales efectos, el dinero que se encuentre ocioso, será necesario que se invierta
bajo las siguientes consideraciones:

3.2 Cada trimestre se revisará n las tasas del mercado como referencia para
determinar si sigue siendo factible la inversió n, y si resultara gran diferencia con la
Institució n que se tiene contrato se hará una reconsideració n, para, en su caso
realizar un cambio.

3.3 Es necesario que se verifiquen los saldos de las cuentas bancarias para evitar en la
medida de lo posible, que las cantidades en exceso se tengan ociosas, para lo cual se
deberá llevar el flujo de efectivo del siguiente mes, donde se reflejen los ingresos y
compromisos a cubrir y se tenga como base para la determinació n de las cantidades a
invertir.

3.4 Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad informar al Director General las

cantidades que se pueden invertir.

3.5 El Gerente de Contabilidad propondrá el tiempo establecido para la inversió n, con

la autorizació n del Director General, el cual estará sujeto a lo señ alado en el punto II.
En ausencia del Director General, el Gerente de Contabilidad en base a la informació n
establecida, determinará los montos y plazos de la inversió n.

3.6 Se podrá n realizar una o varias inversiones a distintos plazos, dependiendo de los
compromisos inmediatos que tenga la Federació n, de tal forma que no afecte el curso
normal y los compromisos de la misma.

3.7 Se deberá hacer una evaluació n trimestral de las inversiones, la cual deberá
quedar por escrito y debidamente validada por el Gerente de Contabilidad de la
Federació n, con el objeto de tomar decisiones oportunas. UTILIZANDO EL
FORMATO DE EVALUACIÓN DE INVERSIONES.

3.8 Al final de mes se recabará n los comprobantes de la operació n realizada, así como
se elaborará la conciliació n correspondiente; la cual deberá contar con la firma de
quien la elaboró , revisó y autorizó .

3.9 Todas las inversiones deberá n realizarse a nombre de la Federació n.

4. CUENTAS POR COBRAR

Representa las cantidades de dinero que no han sido depositadas en las cuentas de la
Federació n derivado de los servicios proporcionados a las Afiliadas o Cooperativas
con contrato de servicios y las cuotas no pagadas en tiempo

Los procedimientos de control a realizar son los siguientes:

4.1 El Gerente de Contabilidad deberá verificar que el importe de las cuentas por
cobrar esté respaldado por facturas emitidas por la Federació n derivado de la
aplicació n de un servicio o la autorizació n de una cuota de sostenimiento.

4.2 Comprobar la valuació n de las cuentas por cobrar, incluyendo el registro de las
estimaciones en caso de que proceda conforme a lo señ alado en las Normas de
Auditoría.

4.3 Comprobar la adecuada presentació n en el balance general.

4.4 Llevar un control de las cancelaciones de facturas y notas de crédito.

5. DEUDORES DIVERSOS
Representa los recursos que se entregan como gastos a reserva de comprobar por
comisiones o visitas a las Cooperativas Afiliadas o con contrato de servicios, por
capacitaciones fuera del lugar donde se encuentran las instalaciones, por
participació n en eventos cooperativos, de representació n a quien corresponda y por
pagos que realice la Federació n derivado de las operaciones de la misma.

El Gerente de Contabilidad deberá verificar lo siguiente:

5.1 Los cargos que se hagan a empleados por concepto de gastos que no hayan sido
comprobados en tiempo y forma, será n recuperados por pagos directos del empleado
como descuento vía nó mina y éstos, se deberá n realizar en la quincena inmediata
siguiente a la fecha en que se origine el saldo deudor, conforme a lo indicado en las
Políticas de Hospedaje, Alimentació n, Transporte y Representació n.

5.2 No deberá n existir saldos de empleados con má s de un mes de antigü edad. En

caso de presentar un saldo con estas características el Gerente de Contabilidad,
deberá solicitar autorizació n al Director General para que se realice el descuento
necesario, y en caso de no cubrir la totalidad del adeudo, se deberá emitir el pagaré
correspondiente.

5.3 Los representantes de la Federació n que participen en reuniones propias de la

comisió n encomendada o que realicen actividades encaminadas al cumplimiento de la
misma y que se les entreguen recursos por comprobar, tendrá n que cumplir con las
políticas de Hospedaje, alimentació n, viá ticos y representació n autorizadas por el
Consejo Directivo.

6. ACTIVO FIJO
Los Activos fijos son los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Federació n.
Incluye la cuenta de depreciació n que es el desgaste que sufren los bienes muebles
por el uso o transcurso del tiempo.
Un bien se considerará activo fijo de acuerdo a su durabilidad o costo y que no puede
convertirse en líquido a corto plazo, el cual es necesario para el funcionamiento de las
actividades que se realizan en la Federació n. Se considera que dicho activo es durable,
permanente o que su funcionamiento será de má s de un añ o a partir de la fecha en
que es utilizado por primera vez.

Para llevar a cabo un control efectivo en el manejo de los Activos propiedad de la

Federació n, es necesario realizar lo siguiente:

6.1 Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad, realizar el inventario físico por lo

menos una vez al añ o.

6.2 Se deberá elaborar un resguardo por cada empleado o funcionario indicando los
bienes que tendrá bajo su custodia el tiempo que labore en la Federació n, los cuales
deberá n estar elaborados a nombre del empleado, firmando éste y el Gerente de
Contabilidad; deberá utilizarse el formato denominado Anexo Asignación de
equipos el cual se incorpora al final del presente manual. Se requisita cuando ingresa
un empleado o cuando se realiza cambio o adició n de mobiliario se elabora uno
adicional.

6.3 En el caso de los vehículos institucionales el empleado debe de requisitar el

formato denominado Anexo Carta responsiva, el cual se incorpora al final del
presente manual. Lo requisita el personal que tiene vehículo bajo su resguardo; en el
vehículo de uso comú n, lo firma el Gerente de Contabilidad y tendrá los controles
necesarios para verificar que el vehículo se entregue en las mismas condiciones que
se entregó al empleado que lo utilice para actividades de la Federació n.

El documento es resguardado por el Gerente de Contabilidad.

6.4 Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad, efectuar una revisió n semestral

del estado que guardan los bienes y de los activos que utilizaba un empleado que
cause baja, verificando que no falten y en su caso, realizar el reporte e informarlo al
Director General para que se realicen las adecuaciones o ajustes necesarios.

6.5 Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad mantener un expediente por tipo

de bien de que se trate, como se menciona a continuació n:

6.5.1 Bienes Muebles:

 a) Requisició n del bien
b) Cotizaciones (ver políticas de compra)
c) Factura Original del bien.

6.5.2 Equipo de Transporte:

a) Requisició n de compra
b) Cotizaciones
c) Factura original a nombre de la Organizació n.
d) Copia de la tarjeta de Circulació n vigente
e) Recibos originales de pagos de tenencia de los ú ltimos cinco añ os
f) Comprobante de Verificació n vehicular vigente

6.6 Se deberá registrar en gasto lo erogado por reguladores, escaleras, adaptadores

para computadoras, ventiladores, pizarrones, extintores, repisas, cafeteras,
guillotinas, artículos menores adquiridos esporá dicamente, así como equipo de
có mputo que se adicione al hardware y que no sea visible como memoria, tarjetas,
disco duro, interfaces, mó dems internos y demá s bienes semejantes.

6.7 Todos los bienes muebles deberá n tener una etiqueta que indique el có digo
designado como medida de control.

6.8 La Tabla de depreciaciones es la siguiente:

CONCEPTO PORCENTAJE
Equipo de Oficina 10%
Equipo de Có mputo 30%
Equipo de Transporte 25%
Amortizació n de Gastos 5%
Amortizació n de Software 25%

6.9 El Gerente de Contabilidad tendrá que validar mensualmente el correcto cá lculo

en reportes del sistema contable que se utilice de la depreciació n; por lo que es
necesario realizar conciliaciones de la depreciació n acumulada contra lo
contabilizado, para que las cantidades que se hayan dado de alta en el sistema sean
las correctas.
6.10 Los bienes destruidos, accidentados, sin reparació n, extraviados, maltratados,
inservibles, en pésimas condiciones o donació n y que por ello el bien no pueda ser
utilizado, deberá ser dado de baja por obsolescencia con:

a) Factura Original
b) Escrito de baja, expresando los motivos, el cual deberá ser firmado por
el Gerente de Contabilidad y deberá ser autorizado por el Director
General.

6.11 Los bienes que su reparació n sea má s cara que la adquisició n de un bien nuevo o
que la suma de sus mantenimientos sea mayor o igual el precio de un bien nuevo se
dará de baja por obsolescencia con:

a) Factura Original
b) Memorá ndum con solicitud de autorizació n de baja, expresando los
motivos de la misma y deberá ser autorizada por el Director General.
c) Bitá cora de mantenimiento.

6.12 Los bienes dados de baja por obsolescencia deberá n netear las cuentas de activo
y de depreciació n, lo cual generará una utilidad o pérdida, que se registrará a la
cuenta de otros ingresos o de gastos diversos, segú n corresponda.

6.13 En copiadoras, impresoras y computadoras; se deberá llevar una bitá cora de las
reparaciones o mantenimientos realizados a los bienes, (fecha, tipo de
mantenimiento, cantidad, proveedor que realiza el servicio). Este tipo de servicio se
registra en gasto.

De la numeral 6.10 a la 6.13 se deberá llevar un expediente.

6.14 Se deberá llevar una bitá cora de las reparaciones o mantenimientos realizados,
del o los vehículos propiedad de la Federació n (fecha, tipo de mantenimiento o
servicio, cantidad sin IVA, quien lo realizó ). Del vehículo de uso comú n, es
responsabilidad de todos los colaboradores que lo utilicen, mantenerlo en buen
estado. Teniendo el Gerente de Contabilidad la responsabilidad de verificar que el
carro se entregue en condiciones ó ptimas de manejo y se entregue en las mismas
condiciones que se llevó a realizar la actividad.

En caso de que suceda algú n percance, avisar al Gerente de Contabilidad para que
informe que alternativas pueden realizarse, si el percance o dañ o al vehículo amerita
llamar al seguro que se tenga contratado, realizarlo y cuando estén en la Federació n
realizar el reporte correspondiente dirigido al Gerente de Contabilidad.

6.15 Los activos fijos, totalmente depreciados, pero que sigan en operació n, deberá n
seguirse presentando en el Estado de Posició n financiera con valor de un peso.

7. PAGO A PROVEEDORES
Se deberá verificar que para realizar los pagos a proveedores éstos estén respaldados
con lo siguiente:

7.1 La Orden de Compra o solicitud autorizada para la adquisició n del bien.

7.2 Si se firma contrato verificar quienes firman, referencias del compromiso de pago
(cantidad y forma de pago), firmas completas.

7.3 Factura original con monto total o parcial del bien segú n se haya pactado y
verificar que ésta reú na los requisitos fiscales segú n lo establecido en el Có digo Fiscal
de la Federació n, así como los datos de la Federació n.

7.4 Cheque o formato de transferencia debidamente autorizado. Verificando que el

pago sea igual a lo señ alado en la orden de compra o solicitud autorizada; o menor
tratá ndose de anticipos o liquidació n de saldo.

8. PAGO DE SERVICIOS PROFESIONALES Y

ARRENDAMIENTO
El Gerente de Contabilidad deberá verificar lo siguiente:

8.1 Que los pagos a realizar por la prestació n de servicios profesionales, sea persona
física o moral, esté respaldado con lo siguiente:
 a) Contrato firmado.
b) Que la factura o recibo sea original indicando el monto total o parcial de
acuerdo a lo pactado en el contrato, segú n se trate.
c) Se deberá n anexar tres cotizaciones, o en su caso, anexar copia del
acuerdo del Consejo Directivo.
d) El cheque o transferencia debidamente autorizada.

8.2 Tratá ndose de los servicios de auditoría de la Federació n no será necesario

realizar cotizaciones si se decide continuar con el mismo despacho, hasta por un
periodo de 5 añ os, solo se le solicita a éste el costo del servicio.
8.3 Revisar que los documentos señ alados en el numeral 1 reú nan los siguientes
requisitos:

a) Contrato: Que cuente con las firmas correspondientes, que se establezca

la (s) forma (s) de pago, la entrega o periodicidad de informes en caso
de que corresponda, vigencia, causales de terminació n de contrato el
monto total y si hubiera parcialidades que se establezcan las fechas de
realizació n.

b) Factura o Recibo Original: Que reú na requisitos fiscales segú n lo

establecido en el Có digo Fiscal de la Federació n, así como verificar que
los datos de la Federació n sean correctos.

8.4 Cuando exista una subcontratació n de servicios especializados se tendrá que

solicitar la siguiente informació n siendo esta mensual:

a) Copia de los comprobantes fiscales por pago de salarios.

b) Declaració n de los impuestos retenidos del trabajador.
c) Pago y declaració n de las cuotas de IMSS e INFONAVIT
d) Pago y declaració n del IVA.
e) El registro REPSE.

9. COMPRAS
Son las adquisiciones de bienes para realizar las actividades propias de la Federació n,
y éstas pueden ser compras menores y mayores.
Política General

Ejecutar y supervisar las compras de mobiliario, equipo y materiales garantizando la

eficiente aplicació n de los recursos mediante la adquisició n oportuna de los bienes en
las mejores condiciones de precios, pago, calidad, soporte técnico y garantía. Todas
estas condiciones son respaldadas por escrito mediante cotizaciones, facturas,
ó rdenes de compra y en su caso, contratos de compraventa.

Para llevar a cabo lo anterior se considerará n los siguientes procedimientos:

9.1 Toda adquisició n deberá estar autorizada en el presupuesto del ejercicio en curso
o en su caso aprobada por el Consejo Directivo.

9.2 Toda requisició n de compra deberá requisitarse por el á rea solicitante y entregar
al Gerente de Contabilidad para el proceso que corresponda.

9.3 Se deberá verificar por parte del Gerente de Contabilidad que toda adquisició n
esté autorizada en el presupuesto o en su caso haya autorizació n del Consejo
Directivo.

9.4 Compras menores. Son aquellas cuyos montos son hasta $1,500.00 y se requieren
de urgencia por lo que se pagará n con la disponibilidad del fondo fijo y no será
necesario realizar cotizaciones, podrá n ser autorizadas por el Gerente de
Contabilidad.
9.6 Compras de $ 1,501.00 hasta $ 30,000 se requerirá de 2 cotizaciones.

9.7 Compras de $ 30,001.00 hasta $ 60,000 se requerirá de 3 cotizaciones.

9.8 Compras de $ 60,001.00 hasta $ 150,000 se requerirá de 5 cotizaciones.

9.9 Compras de 150,001.00 en adelante se requerirá de 5 cotizaciones y aprobació n

del Comité de Adquisiciones.

9.10 Cuando se tenga proveedores con convenio o carta de descuento en la

Federació n, el precio ya está revisado que es má s bajo y no será n requeridas las
cotizaciones indicadas en los puntos 9.6 al 9.8.
9.11 El Gerente de Contabilidad es responsable de la elaboració n de la tabla
comparativa y presentarla al á rea o persona que corresponda.

9.12 El Comité de adquisiciones estará integrado por:

a) Director General
b) El Comité Ejecutivo
c) El responsable del á rea que solicita la adquisició n
d) El Gerente de Contabilidad como miembro ex oficio

9.13 El Comité Ejecutivo se regirá de acuerdo a los siguientes procedimientos:

a) Se nombrará un Coordinador y un secretario.

b) Se reunirá cuando se requiera y de acuerdo a las circunstancias
presentadas para cumplir en tiempo con los planes de trabajo.
c) El Coordinador enviará la convocatoria a todos los integrantes.
d) El Secretario deberá elaborar el Acta de la sesió n y llevar un
consecutivo de las mismas, las cuales deberá n estar bajo resguardo de
la Direcció n.
e) El Comité de adquisiciones deberá de analizar la solicitud presentada y
resolver las solicitudes generadas.
f) Una vez autorizada la adquisició n la requisició n deberá contener la
firma de al menos 3 integrantes para que sea vá lida.

10. CELULARES
Se asignará n celulares al personal que por sus funciones, así se requiera y esté
considerado y autorizado en el Presupuesto para el ejercicio vigente.

10.1 Los celulares fijos será n asignados al Director General y a los responsables de á rea.

10.2 De requerirse un aparato adicional en las distintas á reas de la Federació n se

hará la solicitud correspondiente y se acompañ ará de los argumentos necesarios para
ello.

10.3 Los aparatos telefó nicos son propiedad de la Federació n y al finalizar el plazo del
contrato estipulado entre la Compañ ía telefó nica y la Federació n, deberá n ser
entregados a esta ú ltima. Los aparatos, podrá n ser donados al personal, en caso de ser
solicitados por el mismo empleado siempre y cuando así lo autorice Direcció n
General,
derivado de que los mismos son cambiados sin costo para la Federació n, só lo si el
empleado realiza a su costo el pago de la diferencia de un mejor equipo será de su
propiedad al término de su cambio.

10.4 La tarifa establecida, será la renta mensual, en caso de que el recibo de pago
indique una cantidad mayor, ésta deberá ser sujeta a revisió n y autorizació n, en caso
de que dicha cantidad no sea justificable, será reembolsada por el trabajador,
informá ndole el Gerente de Contabilidad la cantidad adeudada una vez que llegue la
factura o le será descontada al trabajador en la nó mina inmediata siguiente a que se
dio a conocer dicha diferencia.

10.5 Es responsabilidad del Gerente de Contabilidad, a la entrega de los aparatos, que

recabe la firma en el resguardo correspondiente, no se podrá entregar ningú n aparato
si no existe firma del responsable y de quien lo entrega.

11. RESPALDO DE LA INFORMACIÓN

11.1 Cada semana se deberá de respaldar la informació n de cada á rea en disco duro.

11.2 El resguardo de la informació n lo realizará la asistente en el medio designado y

deberá enviar un correo o avisar vía telefó nica a cada empleado para que realice el
respaldo.

11.3 Cuando se requiera hacer uso de alguna informació n se deberá solicitar por
escrito mediante el formato “solicitud de respaldo”, el cual deberá ser autorizado por
el Director General, en su ausencia por el Gerente de Contabilidad.

12. SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES

12.1 Se asignará n claves a cada Gerente de á rea y al asistente, para el control de

acceso y cierre a las instalaciones, las cuales deben manejarse con confidencialidad
para evitar contingencias.

12.2 Se entregará n llaves del acceso general y de su respectiva á rea a los Gerentes de
á rea y a la asistente, teniendo el control el Gerente de Contabilidad.
12.3 Cada Gerente de á rea y su respectivo personal es responsable de cerciorarse de
que a su salida se encuentren apagadas las luces y no se quede encendido algú n
aparato sin uso.

12.4 Por la entrega de llaves se deberá requisitar el formato “Asignació n de equipos”

V. GENERALIDADES
Las modificaciones a este Manual será n propuestas por el Director General al Consejo
Directivo cuando sea identificada la necesidad o cuando sea sugerida por él.

VI. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA

El presente documento deberá ser revisado y actualizado por el Consejo Directivo, al
menos cada añ o, a propuesta de la Direcció n General.
La presente versió n del manual entra en vigor a partir del día de su autorizació n.
VII.AUTORIZACIÓN
En sesió n ordinaria de Consejo Directivo del día 11 de junio del 2014 se aprueba el
presente documento, en Puebla, Pue.

FIRMAS

Guadalupe Rodríguez Vá zquez Eder Gerardo Juá rez Cabrera

Presidente Secretario
VIII. ANEXOS
ARQUEO DE FONDO FIJO
REPOSICIÓN DE FONDO FIJO
CONCILIACIÓN BANCARIA
 AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

M.A.P.E SUMINISTRO DE MONTAJES Y OBRAS S.A DE C.V

AUTORIZACION DE TRANSFERENCIA Y PAGOS CON TARJETA EMPRESARIAL

FECHA:
Pago por medio de: Transferencia
tarjeta empresarial
Pago de:

Antic. Gtos Adquisicion Pago de

Servicios Viaje de Activo Arrendamiento

Reposición Pago de Pago de

Fondo Fijo Cuotas Nómina Honorarios

Impuestos Impuestos
SAT Imss/Rcv/Info Papeleria Higienicos

Proveedores Otros

Entre cuentas propias

Importe:

Motivo:

Solicita:

Departamento:

Elabora: Revisa: Autoriza:

Firma: Firma: Firma:

EVALUACIÓN DE INVERSIONES
REQUISICIÓN DE COMPRA
ASIGNACIÓN DE EQUIPOS
CARTA RESPONSIVA