UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

ESCUELA DE POSGRADO

FORMACIÓN DE
AUDITORES DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD E INOCUIDAD
ALIMENTARIA EN BASE A
LA NORMA
ISO 19011: 2011 

PONENTE:
Msc. Ing. Paola Fano Castro
2

TEMARIO

❑ Conceptos generales
❑ Principios de auditoría
❑ Gestión programa de auditoria
❑ Realización de la auditoría.
❑ Competencia y evaluación de los auditores
1. CONCEPTOS GENERALES
1. Transition Headline
4

Auditoría Interna

Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias
de la auditoría y evaluarlas de manera
objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los
criterios de auditoría.
5

Criterios de Auditoría

❑ Normas
❑ Políticas
❑ Procedimientos
❑ Regulaciones
❑ Legislaciones
❑ Requisitos del Sistema de gestión
❑ Requisitos contractuales
❑ Códigos de conducta del sistema
comercial o Industrial
6

Hallazgo

Resultado de la
evaluación de la
evidencia de la auditoria
recopilada frente a los
criterios de auditoria.
7

Evidencia

Registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
información que son pertinentes
para los criterios de auditoría y
que son verificables.

Nota: La evidencia de la auditoría

puede ser cualitativa
ocuantitativa.
8

Participantes en la auditoría

o Auditor en
formación o Auditor o Auditado

o Observador o Guía

o Experto o Líder del o Cliente de la

técnico equipo auditor auditoria
9

Objetivos de una auditoría

• Garantizar el mejoramiento continuo.

• Encontrar no conformidades internamente.
• Proporcionar información a la Gerencia sobre el desempeño
real
del SGIA: Eliminar ideas preconcebidas y sesgadas.
• Promover la comunicación entre los diferentes niveles dentro
de la
organización.
10

Tipos de auditoria

a) Auditoría de Primera parte

b) Auditoría de Segunda parte

c) Auditoría de tercera parte

11

Tipos de Auditoria

Auditoría de Primera Parte

(Interna)

Definición
■Una auditoría realizada por la
organización a sus propios sistemas y
procedimientos

Objetivo
■Asegurar el mantenimiento, desarrollo
y mejora del sistema de gestión
12

Auditoría de Segunda Parte (Externa)

Definición
■ Una auditoría realizada por la organización a
sus
proveedores y sub-contratistas

Objetivo
■ Para determinar su aptitud
■ Para valorar su desempeño
■ Para asegurar su habilidad
13

Auditoría de Tercera Parte (Externa)

Definición
■Una auditoría realizada por un organismo
independiente a la organización

Objetivo:
■Para determinar si el Sistema de Gestión de
la organización ha sido establecido,
documentado, implementado y mantenido de
acuerdo con una norma específica.
Propósitos de certificación
■Para propósitos legales, regulatorios
14

Qué puedo auditar?

1. Proceso

SISTEMA

PRODUCTO

PROCESO
 2. Principios de auditoría
1. Transition Headline
16

Auditorías Internas

■ Integridad
Para auditores y
los gestionan el ■ Presentación Ecuánime
programa de
■ Debido cuidado profesional
auditorías
■ Confidencialidad
■ Independencia
Para la auditoría
■ Enfoque basado en la
evidencia
17

“El fundamento de la profesionalidad”

El auditor y quien gestiona el programa de Auditoría

Integridad debe:

✔ Desarrollar su trabajo con honestidad, diligencia y

responsabilidad
✔ Observar y cumplir con los requisitos legales aplicables
✔ Demostrar su competencia para desarrollar su trabajo
✔ Desarrollar su trabajo de manera imparcial
✔ Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer
sobre su juicio mientras lleva a cabo una auditoría
18

Presentación Ecuánime

“La obligación de informar

con veracidad y exactitud”

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría

reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la
auditoría. Se informa de los obstáculos significativos
encontrados durante la auditoría y de las opiniones
divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el
auditado.
19

Debido Cuidado Profesional

“La aplicación de diligencia y juicio al auditar”

■ Los auditores proceden con el debido

cuidado, de acuerdo con la importancia de
la tarea que desempeñan y la confianza
depositada en ellos por el cliente de la
auditoría y por otras partes interesadas.
Un factor importante es tener la aptitud para
hacer juicios razonados en todas las
situaciones de la auditoría
20

Confidencialidad

“Seguridad de la información”
Los auditores deberían proceder con discreción
en el uso y la protección de la información
adquirida en el curso de sus tareas. La
información de la auditoria no debería usarse
inapropiadamente para ganancia personal del
auditor o del cliente de la auditoría, o de modo que
perjudique el interés legítimo del auditado.
Este concepto incluye el tratamiento apropiado
de la información delicada o confidencial.
21

Independencia

“La base para la imparcialidad de la

auditoría y la objetividad de las
conclusiones de la auditoría”.

Los auditores son :

o Independientes de la actividad que es auditada y libres de
están
sesgo y conflicto de intereses
oIndependientes de los gerentes operativos de las funciones a ser
auditadas
oMantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría
para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría
estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría
En organizaciones pequeñas deberían hacerse los esfuerzos para
eliminar el sesgo y fomentar la objetividad
22

Enfoque basado en la Evidencia

“El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría

fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático”.
La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en
muestras de la información disponible, ya que una auditoría se
lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos
finitos.
El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con
la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la
auditoría.
 3. Gestión programa de
1. Transition Headline

auditoria
 24

• PLANEAR • HACER

Establecer
objetivos y Implementar
programa de el programa
auditoria

Revisión y
mejora del Seguimiento
programa del programa

• ACTUAR • VERIFICAR
25

Establecer el Programa de Auditoría (PA)

•Establecer los objetivos del PA. (Ej. Contribuir a la mejora y desempeño

del SGI, Cumplir requisitos del cliente y los legales, Verificar la
conformidad…)
•Funciones y responsabilidades del PA
•Competencia del responsable de la gestión del PA
•Determinación del alcance del PA
•Identificación y evaluación de los riesgos relacionados con el PA
•Establecimientos de procedimientos para el PA
•Identificación de lo recursos del PA
26

Objetivos del Programa de Auditoría

Basados en:
■Prioridades de la dirección
■Propósitos Comerciales y de otro Negocio
■Características de procesos, productos y
proyectos y cualquier cambio en ellos
■Requisitos del Sistema de Gestión
■Requisitos regulatorios, contractuales y legales
con los cuales está comprometida la
organización
■La necesidad de la evaluación de proveedores
27

Objetivos del Programa de Auditoría (Cont)

Basados en:
■La necesidades y expectativas de partes interesadas,
incluyendo los clientes
■Nivel de desempeño del auditado, como se refleja en
la ocurrencia de fallos o incidentes o quejas de
clientes
■Riesgos para el auditado
■Resultados de auditorías previas
■Nivel de madurez del sistema de gestión que se audita
28

Objetivos del Programa de Auditoría (Cont)

Ejemplos de Objetivos
▪ Contribuir a la mejora continua del sistemas de gestión y
a su desempeño
▪ Verificar la conformidad con los requisitos contractuales del cliente
▪ Verificar el cumplimiento de los requisitos de la normas
▪ Obtener y mantener la confianza en la capacidad del
proveedor
▪ Determinar la eficacia del sistema de gestión
▪ Evaluar la compatibilidad y la alineación del los objetivos del sistema de
gestión con la política del sistema de gestión y los objetivos globales de la
organización
29

Establecimiento del Programa de Auditoría

Funciones y responsabilidades de la persona que

gestiona el programa/ Competencia

▪Establecer el alcance del programa de auditorías

▪Establecer y evaluar los riesgos para el programa de auditorías
▪Establecer las responsabilidades de la auditoría individuales, la
determinación de los métodos de auditoría y la selección del equipo
auditor y la evaluación de los auditores
▪Establecer procedimientos para el programa de auditorías
▪Determinar los recursos necesarios
30

Establecimiento del Programa de Auditoría

Funciones y responsabilidades de la persona que gestiona el programa/

Competencia ( Cont.)
▪Asegurarse de la implementación del programa de auditorías, incluyendo el
establecimiento de los objetivos, el alcance y los de las auditorías
▪Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros
del programa de auditorías
▪Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría
▪Informar a la alta dirección de los contenidos del programa y cuando sea
necesario, solicitar su aprobación
▪Desarrollo profesional para mantener los conocimientos y habilidades
necesarios para gestionar el programa
31

Establecimiento del Programa de Auditoría

Determinación del Alcance del programa de

auditorías

La persona para determinar el Alcance debe considerar que:

▪Puede variar según tamaño y naturaleza del auditado

▪Naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez del
sistema de gestión a auditar
▪Asuntos de importancia para el programa
32

Establecimiento del Programa de Auditoría

Contenido de un programa de auditorías

▪ Alcance:
Procesos / áreas/ departamentos/
sucursales

▪ Fechas
Equipo auditor
▪
Criterios de la auditoria
▪
Objetivo del Programa
▪
33

Formato del Programa de Auditoría - Ejemplo

34

Establecimiento del Programa de Auditoría

Identificación y Evaluación de Riesgos del Programa

✔ Características claves del producto
Objetivos
✔ Peligros relacionados con la salud y
Estratégicos la seguridad
de la organización ✔ Aspectos ambientales significativos

Coherencia Recursos
Objetivos del Programa

Programa de Auditorías que tengan en consideración

Auditoría una o más normas de Sistemas Gestión

Riesgos del Programa

Planificación Asignación Implemen- Control de Seguimiento y

de recursos tación registros Medición

Tiempo
Personal
35

Establecimiento del Programa de Auditoría

Establecimiento de Procedimientos para el Programa de

Auditorías
La persona que gestiona el programa debería procedimientos
incluyendo, según aplique:
• La planificación y elaboración del calendario de auditorías
de la considerando los riesgos del programa de auditorías
• El aseguramiento de la seguridad y confidencialidad de la
información
• El aseguramiento de la competencia de los auditores y de
los líderes de los equipos de auditores
• La realización de la auditoría, incluyendo métodos de
muestreo apropiados
36

Establecimiento del Programa de Auditoría

Establecimiento de Procedimientos para el

Programa de Auditorías( Cont)

▪La realización del seguimiento de la auditoría si es aplicable

▪La comunicación a la alta dirección de los logros
globales del programa de auditoría
▪La conservación de los registros del programa de auditoría

▪ El seguimiento y la revisión del

desempeño y de los riesgos y
mejorar la eficacia del programa
de auditorías
37

Establecimiento del Programa de Auditoría

Identificación de los recursos del programa

La persona que gestiona el programa debería considerar:

▪ Los recursos financieros para desarrollar, dirigir

implementar,
mejorar las actividades de la y
auditoría
▪ Los métodos de auditoría
La disponibilidad de auditores y expertos técnicosque
▪ tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares
del programa
▪El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría
▪La disponibilidad y de tecnología de la comunicación
Implementar el PA

• Definición de los objetivos, alcance los criterios

y
particulares.
• Determinación del método de auditoria.
• Asignar
Selección del equipo auditor.
responsabilidades específicas del líder del
• equipo auditor.
•Gestión y mantenimiento de los registros del programa
de auditoria
39

Implementación del Programa de Auditoría

La persona que gestiona el programa debería implementarlo por medio

de:
▪La comunicación de las partes pertinentes del programa a las partes
pertinentes y la información periódica de sus progresos
▪La definición de los objetivos, el alcance y los criterios para cada auditoría individual
▪La coordinación y elaboración del calendario de las auditorías y otras actividades
relativas al programa

▪La provisión de los recursos necesarios para los equipos de auditores

▪Asegurarse de:
o Auditores con la competencia necesaria
o La selección de los equipos de la realización de las auditorías de acuerdo con el
programa de auditoría y dentro del período de tiempo acordado
o Se crean registrosde las actividades de la auditoría y de
que los registros se gestionan y se mantiene adecuadamente
40

Implementación del Programa de Auditoría

Definición de los Objetivos, el Alcance y los Criterios para una auditoría

individual
Los objetivos de la auditoría individual definen qué es lo que se va a lograr
con ésta. Pueden incluir lo siguiente:

oDeterminar el grado de conformidad del sistema de gestión que se va a auditar o

parte de él, con los criterios de auditorías
oLa determinación del grado conformidad de las actividades, los procesos y los
productos con los requisitos y los procedimientos del sistema de gestión
oLa evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento
de los requisitos legales y contractuales y con otros requisitos con los que la
organización está comprometida
oLa evaluación de la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos
especificados
oLa identificación de áreas de mejora potencial del sistema de gestión
Implementación del Programa de Auditoría
Selección de los métodos de auditoría
Grado de implicación entre Ubicación del auditor
el auditor y el auditado In situ Remoto
Interacción humana ▪ A través de medios de
▪Realización de entrevistas comunicación interactivos,
realización de entrevistas
▪ Completar Listas de Verificación y Cuestionarios con la participación
del auditado
▪ Revisión de documentación con la participación del auditado
▪ Muestreo
Sin interacción humana ▪ Revisión de la documentación ( Ej. Registros, Análisis de datos, et)
▪ Observación del trabajo
desempeñado a través de medios
▪Observación del trabajo
de seguimiento, considerando los
desempeñado requisitos sociales y legales

▪ Realización de visitas in situ

▪ Completar Listas de Verificación ▪ Análisis de los datos
▪ Muestreo ( Por ejemplo de
productos )
42

Implementación del Programa de Auditoría

Selección de los Miembros del Equipo Auditor

La persona que administra el programa los designa y a cualquier
técnico necesario para una auditoría específica
Seleccionados teniendo en cuenta la competencia necesaria para
alcanzar los objetivos de la auditoría individual, dentro del
alcance definido
Si no es posible cubrir las competencias,
se debe incluir a un Experto Técnico

Si solo hay un auditor, él debe realizar todas las tareas

aplicables de un líder del equipo auditor
43

Implementación del Programa de Auditoría

Asignación de responsabilidades para una

Auditoría Individual al Líder del Equipo auditor

La persona que administra el programa lo designa

■ Se debe establecer en cada auditoría

■ Receptor de la información a ser utilizada por el equipo auditor
■ Será el canal de comunicación con los auditados
■ Tiene la máxima autoridad entre los miembros del equipo
auditor
■ Responsable de preparación del Informe de la auditoría
44

Líder del Equipo

Responsabilidades:
■ Toma final de decisiones
■ Preparación del Plan de Auditoría
■ Asignación de las funciones del equipo
■ Dar instrucciones al equipo
■ Revisar los documentos de trabajo
■ Representar al equipo durante las reuniones de
apertura y cierre
■ Reportar las No Conformidades críticas
■ Reportar las desviaciones mayores
■ Entregar el informe de auditoría
45

Miembros del Equipo

Responsabilidades:

■Revisar toda la información relevante

■Preparar los documentos de trabajo
■Cumplir con los requisitos de la auditoría
■Llevar a cabo las tareas asignadas
■Reportar deficiencias y hallazgos de la auditoría al Líder del
Equipo
■Cooperar y dar soporte al Líder del Equipo
46

Miembros del Equipo

Estos deben:

■Ejecutar las actividades dentro del marco del alcance de

la auditoría
■Comunicar los requisitos de auditoría
■Colectar evidencia objetiva
■Documentar las No Conformidades
■Reportar los hallazgos al auditado
■Verificar que las acciones correctivas tomadas dan
respuesta a las No Conformidades
■Mantener y salvaguardar todos los documentos de la
auditoría
47

Seguimiento del PA

• La conformidad del PA y los objetivos

• El desempeño de los auditores y el equipo auditor
• Cumplimiento del plan de auditoria
• Retroalimentación

Revisión y mejora del PA

•Análisis del desarrollo del programa y
cumplimiento de los objetivos como
elementos para la mejora del PA
48

Gestión y mantenimiento de los registros del Programa

de Auditoría

La persona que administra el programa debe asegurarse

que se crean, gestionan y mantienen registros de la
auditoría para demostrar la implementación del
programa

Deben establecerse procesos para asegurarse de que se

trate cualquier necesidad de confidencialidad
asociada con los registros de la auditoría
49

Gestión y mantenimiento de los registros del Programa

de Auditoría

Los registros deben incluir lo siguiente

❑ Los relacionados con el Programa de Auditoría
• Los objetivos y la amplitud del programa de auditoría documentados
• Los riesgos del programa de auditoría tratados
• Las revisiones de la eficacia del programa de auditoría
❑ Los relacionados con cada auditoría individual
• Los planes de auditoría y los informes de auditoría Los informes de No
conformidad
• Los informes de acciones correctivas y preventivas
50

Gestión y mantenimiento de los registros del Programa de

Auditoría

Los registros deben incluir lo siguiente

❑ Los informes de seguimiento de la auditoría , si es aplicable
❑ Los relacionados con el personal de auditoría
• La evaluación de la competencia y el desempeño de los miembros del equipo
auditor
• La selección de los equipos auditores y los miembros del equipo
• El mantenimiento y la mejora de la competencia

• Los registros deben demostrar que se han alcanzado los objetivos del programa
4.1. Transition
RealizaciónHeadline de la auditoria
52

Fases de la Auditoría
Realización de las actividades de auditoría

Preparación y distribución del informe de auditoría

Finalización de la auditoría

Realización de las actividades de seguimiento

53

Fases de la Auditoría – Herramientas a desarrollar

Programa Hallazgos

Necesidad de Programa Planea Realiza Revisar Inform

AI r r r Informar e

Plan Auditoría Conformidades

Lista de Verif. No Conformidades
54

Auditorías Internas

Inicio

• Controlado por el líder del equipo

auditor…
• Contacto inicial
• Determinar la viabilidad
• Revisión documental
55

Contacto Inicial con el Auditado

Para:

■Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado,

■Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría.
■Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y la
composición del equipo auditor, incluyendo expertos,
■Solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los registros,
■Determinar los requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos pertinentes para las
actividades y producto del auditado
■Confirmar el acuerdo con el auditado respecto al grado de revelación y al tratamiento de
información confidencial
■Determinar las reglas de seguridad u otras, aplicables al lugar,
■Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor.
■Determinar cualquier área de interés o preocupación para el auditado en relación con la auditoría
56

Inicio de la Auditoría

Determinación de la Viabilidad de la Auditoría

Proporcionar confianza razonable de que los objetivos de
la auditoría pueden alcanzarse

Consideraciones :

Disponibilidad de la información suficiente y apropiada para

planificar la auditoría
La cooperación adecuada del auditado
El tiempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la
auditoría
Preparación de la Auditoría

Realización de la Revisión Documental

Documentos:
■ Documentación y registros relevantes del Sistema de
Gestión
■ Reportes de auditorías previas

Propósito:

■Familiarizar a los auditores con los procesos a

auditados ser
■ Trazar el Plan de auditoría
■ Desarrollar la Lista de Verificación
58

Auditorías Internas

Preparación

• Preparación del Plan de auditoría

• Asignación de tareas al equipo auditor
• Preparación de los documentos de
trabajo
• Listas de verificación
• Planes de muestreo
• Formatos y registros (reuniones)
59

Auditorías Internas

Preparación – Propósito del Plan de auditoría

o Asegurar que los Objetivos de la auditoría se
cumplirán
o Asegurar que los recursos necesarios para la
auditoría estén presentes
o Asegurar que el sistema se audita de forma integral
o Establecer los acuerdos entre el equipo auditor y los
auditados.

Generalmente lo hace el auditor líder 1 mes antes de la auditoria

60

Auditorías Internas

Organización: Alimentos del Pacifico S.A.

Dirección: Km. 18 Carretera al Pacífico, Fecha de Enero 27 a 29,
Malaga. auditoría: 2014

Auditor Líder: Paola Riveros

Auditores: Clara Niño, William Jaimes.
Criterios ISO 22:000: 2005
Modelo Auditoría:
Idioma Español
Plan de Auditoría:

Auditoría Objetivos de la Auditoría: Confirmar que el SIG cumple con los requisitos y que el SIG se
encuentra apropiadamente implantado y mantenido.
Hora Audito Req. Departamento / Proceso / AAS / Contacto clave
r Peligro
FECHA DÍA 1
Gte. Rec.
Proceso de gestión del recurso Humanos, Jefe
07:45 W.J. 6.2 Capacitación,
humano
Jefes de área
07:45
P.R 7.4.2 Identificación de peligros. Microbióloga.
Preparación – Propósito Lista de Verificación

o Ayuda a la preparación.
o Indica la duración de la auditoría.
o Ayuda para controlar la profundidad y ritmo de la
auditoría.
o Ayuda a asegurar que todos los puntos planeados son
cubiertos.
o Es un medio para registrar las respuestas de los
auditados.

Generalmente la hace cada auditor asignado como parte de la

preparación
Auditorías Internas

Modelo Lista de
Verificación
Referencia de Auditoría: AI No. 1, Enero 27 2012 Hoja No. 1 de 6
Auditor: Paola Riveros

Cumplimiento
de actividad
No. de Item. Comentarios /
Requisito (Sí/No/No
Observaciones
aplica)

8.3 Jefe de Calidad

Verificar que la
balanza Marca Mettler Modelo ST100 con No.
serie 23590RT01 ha sido calibrada
de acuerdo al
Programa PC-059
4.2.2 Coordinador de Calidad
El procedimiento SOP-06-CC-01 requiere en su
sección 5.12 que los procedimientos obsoletos sean
identificados con un sello rojo y la leyenda
“Documento Obsoleto. No apto para su uso”.
Corroborar su cumplimiento.
63

Auditorías Internas

Ejecución

• Reunión de apertura
• Revisión documentación en la auditoría
• Comunicación durante la auditoría
• Funciones y responsabilidades de los
guías y observadores

• Recopilación y verificación de la
información
• Generación de hallazgos
• Conclusiones de auditoría
• Reunión de cierre
64

Auditorías Internas

Ejecución – Reunión de Apertura

o Asistentes y presentación
o Comentarios frente al Plan de
Auditoria
o Resumen del método de Auditoría
o Método de clasificación de
hallazgos
o Confidencialidad de la información
 65

Ejecución – Preliminares

Materiales

Personal Equipo

Proceso

Información Documentación
66

Auditorías Internas

Ejecución - Revisión y recopilación de

información

• Seguir el plan de auditoría y la lista de

verificación
• Examinar suficiente evidencia objetiva/Muestreo
• Considerar el impacto de la observación
• Detectar nuevas informaciones
• Tomar notas y registrar evidencia
67

Auditorías Internas

Ejecución - Revisión y recopilación

de información

Fuentes de información

o Entrevistas con empleados y personas

o Revisión de Documentos.
o Análisis de Registros.
o Observación de Actividades
o Bases de datos informáticas.
 68

Ejecución - Revisión y recopilación de información

Considerar en las entrevistas:

• Realizarlas a personas de niveles y funciones adecuadas que desempeñen actividades o
tareas dentro del alcance de la auditoría
• Desarrollarlas durante las horas normales de trabajo y, cuando sea práctico, en el lugar de
trabajo habitual de la persona entrevistada
• Hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la
entrevista
• Explicar la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome
• Las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo
• Los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y revisados con la persona
entrevistada
• Agradecer a las personas entrevistadas su participación y cooperación
 69

Ejecución - Revisión y recopilación de información

Realización de Tipos de Preguntas

Entrevistas
Preguntas abiertas
■ Qué ?
■ Cuando ?
■ Cómo ?
■ Por Qué ?
■ Quién ?
■ Donde ?
 70

Ejecución - Revisión y recopilación de información

Un buen auditor es:

•Amable y profesional
• Puntual
• Viste Apropiadamente
• Preparado
• Paciente
• Interesado
• Buen Receptor
• Con capacidad de comunicación
Ejecución - Revisión y recopilación de información

a) Solicite explicación de las situaciones

No olvide:
b) Escuche cuidadosamente:
o Contacto cara a cara
o Tomar notas en corto tiempo
o Inclinar la cabeza (aceptar)
o Observar el lenguaje corporal
o Hablar clara y cuidadosamente
o Conocer sus preguntas
o Exprese en otra forma la pregunta si no es
bien entendida
c) Confirme
72

Auditorías Internas

Ejecución - Revisión y recopilación de

información

Evite:
• Ser controvertido
• Ser negativo, indisciplinado
• Ser criticón
• Caer en disputas
• Discutir personalidades
• Comparar al auditado
73

Auditorías Internas

Ejecución - Revisión y recopilación de información

No olvide:
✔ Pregunte
✔ Escuche
✔ Observe
✔ Piense
✔ Evalúe
✔ Registre
74

Auditorías Internas

Ejecución – Recopilación y verificación de información

La información debe:
✔ Recopilarse mediante un proceso de muestreo apropiado
✔ Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría
✔ Ser verificable para que se constituya en evidencia de auditoría
✔ Ser registrada
 75

Ejecución – El proceso de la evidencia

Fuentes de Información
Información
Recopilación por muestreo y
verificación
Evidencia de Auditoría
Evaluación frente a los Criterios de
auditoría
Hallazgo de Auditoría

Revisión

Hallazgo de Auditoría
Conclusiones de Auditoría
76

Auditorías Internas

Ejecución – Revisión de hallazgos

Reunión
• Junta de revisión de los auditores
• Hallazgos de la auditoría
• Definición de los hallazgos
• Clasificación de los hallazgos
• Solicitud de Acciones Correctivas (SACs)
• Observaciones
Ejecución – Revisión de hallazgos

La revisión incluirá:
• Un estudio de notas y/o una comparación de notas con los miembros
del equipo;
• Una revisión de la lista de verificación;
• Una enumeración de los hallazgos, junto con algunas evidencias de
auditoría;
• Decisiones sobre no conformidades y observaciones;

• La redacción y clasificación de Solicitudes de Acciones

Correctivas (SACs).
 78

Ejecución – Clasificación de hallazgos

Conformidad

No Conformidad
Hallazgo
Observación

Oportunidad de mejora
79

Auditorías Internas

Ejecución – Clasificación de hallazgos

No conformidad Puede ser una Falla en:

• El cumplimiento de una norma

• La implementación de un proceso u otro
requisito documentado

• La implementación de un requisito legal

o contractual
 80

Ejecución – Clasificación de hallazgos

•Las no conformidades deben ser registradas y respaldadas por la

evidencia
•Las no conformidades deben ser revisadas con un representante
apropiado del auditado
•El reconocimiento por parte del representante indica la precisión
de la
evidencia y la comprensión de la no conformidad
•Se debe resolver toda diferencia de opinión que involucre la
evidencia de auditoría
•Si la no conformidad ha sido resuelta, no debe presentarse
formalmente en la reunión de cierre
•Si se tiene toda la certeza de la no conformidad se debe registrar
ésta en una Solicitud de Acción Correctiva (SAC)
 81

Ejecución – Clasificación de hallazgos

La redacción de una no conformidad debe

contener:

▪ Una visión general del hallazgo describiendo

la deficiencia, “Que no se encontró”.
▪ Que requisito interno se incumplió
▪ Que requisito de norma se incumplió.
 82

Ejecución – Clasificación de hallazgos

Ejemplo de una redacción de no conformidad

“Los registros del proceso de horneado no están siendo

completados con la eficacia debida; las Órdenes de
Producción N° 2340 y 2345, no muestran tiempos, ni
temperaturas con la frecuencia establecida
Lo anterior incumple lo determinado en el instructivo
“Registro Horneado” H-45 que determina que los registros
de controles de proceso deben diligenciarse
completamente”.
 83

Ejecución – Conclusiones de auditoría

Las conclusiones de la auditoría pueden tratar aspectos tales como:

• el grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios
de auditoría,
• la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del
sistema de gestión, y
• la capacidad del proceso de revisión por la dirección para
asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejora
del sistema de gestión.
 84

Ejecución – Reunión de Cierre

• Presidida por el Líder del Equipo Auditor
• Registrar la asistencia .
• Ratificar propósito y alcance, incluyendo las
exclusiones
• Resumen de los aspectos positivos dentro
del SGI
• Presentar hallazgos y firmar las SACs.
• Explicar el significado de la técnica de
muestreo
• Explicar el seguimiento
• Agradecer al auditado
• Felicitarlo cuando sea apropiado.
85

Preparación y Distribución del informe

Preparación y distribucióndel informe

de auditoria.
– Preparación del informe
– Distribución del informe.
Finalización de la auditoria.
• Realización de las actividades de
seguimiento de una auditoria
 86

Preparación y Distribución del informe

El auditor líder hace el Reporte de Auditoria y contiene:

Alcance y Objetivo
Itinerario de la auditoria (lugares y fechas)
Identificar la documentación de referencia
Auditores y auditados
Resumen de Hallazgos detallado, fácil de leer y comprensible
Identificar las No-conformidades y las fechas de seguimiento.
Cualquier aspecto importante a destacar.
 87

Preparación y Distribución del informe

• Opiniones Subjetivas
• Información Confidencial
• Crítica hacia individuos
• Declaraciones ambiguas
• Detalles triviales
• Observaciones, hallazgos o
no-conformidades no
discutidas durante la reunión de cierre.
 88

Preparación y Distribución del informe

El informe:
• Debe emitirse dentro del tiempo acordado
• Debe fecharse y firmarse por el Líder del Equipo
Auditor
• Debe ser revisado y aprobado de acuerdo al
procedimiento
• Debe distribuirse a las personas correspondientes
• Mantenerse en estricta confidencialidad
 89

Realización de las Actividades de Seguimiento

• Programación de la auditoría
• Designar auditor líder o integrantes del equipo auditor y
proceso que será auditado

• Fecha de realización de la auditoría

• Hora de inicio y fin de la auditoría
• Número del reporte y de solicitudes de acción correctiva
(SAC) a auditar

• Fecha de vencimiento de las SAC y estado de avance.

• Fecha re-programada de auditoría (cuando sea aplicable).
 90

Seguimiento y Cierre

Seguimiento:
• Determinación de la implementación de la acción
correctiva.
Cierre:
• Verificación y aceptación de la
acción correctiva.
 91

Seguimiento y Cierre

El auditor debe:

• Revisar la documentación
• Visitar el área auditada
• Auditar la evidencia de la implementación
• Verificar la efectividad de la acción correctiva
• Registrar los detalles
• Firmar la SAC
 92

Seguimiento y Cierre
La auditoría esta concluida cuando:

Todas las actividades del plan de auditoría se han llevado a

cabo, incluyendo la distribución del reporte de auditoría
93

Auditorías Internas

Registros de Auditoría

oPrograma de auditoría
oNotificación de auditoría
oLista de chequeo
oInformes de auditoría
oRespuesta de las SAC
oSeguimiento de las SAC
oCalificaciones del o los auditores
4.1. Competencia
Transition Headline del Auditor
 Competencia del Auditor

Conocimiento y habilidades Conductas personales

Exp laboral y
Educación Formación como auditor
en auditorias

Criterios de Método de
Evaluación
evaluación evaluación
Gracias por su
atención