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17/2/23, 19:08 ¿Qué es la gestión por procesos? Consejos claves para pymes
Para comenzar, quiero que conozcas los beneficios que trae la ejecución de una buena
gestión por procesos. Observa:
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La gestión de procesos (“process management”) o gestión basada en procesos es uno de los 8 principios de la gestión
de la calidad.
Tener una gestión más fácil y ágil, ¿no es lo que siempre has soñado?
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Lo primero que debemos tener claro es qué es un proceso. Y una definición sencilla y fácil
de entender es la siguiente:
Un proceso es una serie de acciones o pasos que se repiten en una progresión desde un
«inicio» definido o reconocido hasta un «final» definido o reconocido.
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En la transformación de insumos intervienen diversos recursos, como los humanos,
financieros, materiales, de infraestructura, conocimientos, etc., según sea el objetivo del
proceso.
Aunque debes saber que estos principios van evolucionando, dado que la calidad es un
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En otras palabras, ten presente que la calidad es un concepto en continuo cambio, por
depender de múltiples factores en permanente evolución. Entre ellos, la competencia, los
gustos y las motivaciones del consumidor.
Entonces, la gestión por procesos permite que, con independencia del sector y tamaño, la
pyme pueda centrarse en la mejora continua y en la satisfacción de sus clientes.
Pero, antes de precisar más detalles y elementos sobre qué es la gestión por procesos,
veamos un punto que nos ayuda a contrastar el concepto: el modelo organizacional por
departamentos.
Esto responde al modelo Taylorista que privilegia la división del trabajo y la especialización,
a través del funcionamiento de departamentos.
Este tipo de modelo era factible cuando los procesos y productos se mantenían inmutables
por décadas. Quizás era suficiente para operar con relativa eficiencia, sin necesidad de
prestar atención a la excelencia.
Y es probable que aún en determinados negocios esto aún funcione bien hoy.
Pero… Este modelo no facilita una visión compartida del funcionamiento de la empresa,
dejando a la libre interpretación cuáles son
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A propósito de este último punto, te dejamos una importante aclaratoria sobres qué hace
un buen líder:
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En fin, el modelo de gestión de procesos constituye el marco organizativo ideal para llevar a
cabo tres acciones claves:
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La gestión por procesos se puede definir como la forma de organizar el
trabajo en función del mejoramiento continuo de actividades dentro de
la pyme.
Para ello, es imprescindible identificar, seleccionar, describir y documentar los procesos que
conforman las actividades de la empresa.
En otras palabras, que la organización funcione no para la satisfacción de los jefes, como
suele ser en las pymes muy tradicionales, sino para el cliente.
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El mapeo de procesos es a la organización por procesos, lo que el
organigrama es a la gerencia por departamentos.
En ese caso, tendrá que seguir una serie de pasos, como los siguientes:
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Al automatizar se puede:
1. Disponer de más tiempo para gestionar proyectos que suponen mayores ingresos
para la empresa.
2. Tener a los empleados necesarios para el cumplimiento de la administración de
procesos, y no verse en la necesidad de contratar personal para tareas repetitivas y
rutinarias.
3. Contratar personal para tareas medulares de la empresa, no para las que ya tienen
proyectos de automatización.
4. Tener información en tiempo real, sin depender de terceros.
Todas estas complicaciones y más pueden solucionarse de una manera fácil y rápida a
través de un software de gestión.
Las empresas tradicionalmente buscan un ERP (por sus siglas en inglés, enterprise resource
planning) o contratan a una empresa de desarrollo de software para que integre varias
aplicaciones.
El software basado en el modelo SaaS (software como servicio) es lo mejor para las pymes.
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En cualquier caso, estoy seguro de que la automatización en la gestión por procesos es una
solución rápida y fácil para las complicaciones que se te presenten, por el crecimiento de la
organización.
Conclusiones
Conocer qué es la gestión por procesos, sus ventajas y elementos claves, permiten repensar
la organización de las actividades en una pyme.
Y es que la necesidad de tener capacidad de respuesta frente a los cambios, exige superar
modelos tradicionales que ya no aplican en muchos sectores productivos.
Uno de ellos es, sin duda, el modelo organizativo, que debe responder a las necesidades del
cliente de manera ágil, apoyado en la mejora continua.
Comenzando por los procesos de la cadena de valor, con el apoyo de las personas
involucradas y con experiencia, para asegurar el resultado.
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En efecto, este es un paso preliminar necesario, en la estrategia de producir el cambio.
Sobre este tema continuaremos hablando en otras entregas o post, ¡no te los pierdas!
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