Definición de la administración

Es definida por algunos como una ciencia social, carrera, técnica, disciplina y arte que existe en un
sistema. La palabra proviene del latín ad, hacia, dirección, tendencia y menister, que nos habla de
darle el uso óptimo a los recursos existentes con base en la planeación, organización, dirección y
control.

Algunas definiciones de administración:

Es prever, organizar, mandar coordinar y controlar. (Fayol, 1916)

Es la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz
con otras personas y a través de ellas. (Robbins y Coulter, 2005)

Proceso de diseñar y mantener un entorno, en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos. (Hitt, Black y Porter, 2006)

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos
organizacionales. (Chiavenato, 2004)

A la pregunta qué es la administración, se podría responder que es una integración de las actividades
encaminadas al logro de objetivos que auxiliados en un proceso (proceso administrativo) permean
en la manera de trabajar en las organizaciones.

La historia de la administración es muy antigua y está relacionada con el hombre desde que este
usó el razonamiento; ya que se buscó la manera de delimitar tareas, tener un líder, tomar
decisiones, planear y llevar a cabo acciones encaminadas a lograr algún objetivo tanto social como
individual.

A lo largo de la historia de la humanidad el hombre, en su relación de convivencia con sus

semejantes y su requerimiento de satisfacer necesidades básicas, ha buscado maneras de
organizarse en grupos, es decir en sociedades o pueblos donde cada uno de los integrantes cumplía
con tareas específicas de acuerdo con sus talentos; unos se dedicaban a la agricultura, otros a la
caza, al comercio o al sacerdocio, por mencionar algunos ejemplos.

Mas el reconocimiento como ciencia de la Administración se viene a dar mucho tiempo después,
aunque siempre a lo largo de la evolución histórica del hombre. Desde las culturas primitivas hasta
nuestros días observamos que día a día existe la necesidad de planificar, organizar, dirigir y controlar
que siempre ha estado, pero que ha sido enfocada de maneras distintas a lo largo del tiempo, ya que
cada pueblo o sociedad fue aplicándola según los contextos que se presentaban en esos momentos
razón por la que han ido evolucionando las formas de administrar y hoy, herramientas de desarrollo,
innovación, gestión, creatividad, competencias, procesos y estrategias han sido implementadas para
mejorar la administración y optimizar los tiempos y recursos para obtener el mejor beneficio de ellos
y alcanzar los objetivos.

Evolución de la administración
La administración ha sido innata en la historia de la humanidad desde tiempos prehistóricos, aunque
no se le daba el reconocimiento sobre lo que era, ya que aplicaban el trabajo en equipo,
coordinación y la división de tareas asignando quienes cazaban, recolectaban alimentos,
racionalizaban los recursos y cuidaban el fuego.

Al volverse sedentario el hombre y surgir las culturas se establecieron sistemas de mandato donde
había jerarquías, es decir divisiones de poder, económicas y sociales; donde hasta arriba se
encontraban los gobernantes, seguidos de sacerdotes, escribas, el pueblo y los esclavos donde
buscaban que cada quien cumpliera sus funciones para garantizar la prosperidad de los pueblos y al
mismo tiempo estableció pautas de comportamiento; es decir reglas (ejemplo es el código
Hammurabi de la civilización babilónica). Asimismo, es de notar que tenían maneras de llevar a cabo
sus procedimientos de manera sistemática y bien definidos para lograr lo que buscaban, es acá
donde ideas de Aristóteles y Confucio contribuyeron a permear el orden de las cosas siendo
pioneros de la administración en ese entonces.

Al caer el imperio Romano de occidente se da paso a la edad media que se caracterizó, en primera
instancia, por conquistas que tenían que estar planeadas y organizadas para llevarse a cabo con
éxito y, posteriormente, por la división de tierras que dio pauta a una forma de organización social,
donde se era otorgada una porción de tierra a un denominado señor feudal quien estaba a cargo de
un grupo de vasallos quienes trabajaban la tierra que administraba descentralizando el poder y a
cambio el señor les procuraba protección. De la misma manera, la iglesia fue ganando poder
otorgado porque la organización social de ese tiempo le daba mucha importancia, aunque su
organización es autónoma y con autoridad de establecer normas y preceptos que debían cumplirse,
y donde principios tales como libertad de decisión, asenso por jerarquías y énfasis en la preparación
son aplicables en las empresas hoy en día. Así mismo los mercaderes de Venecia daban de qué
hablar por la manera en que comercializaban y lograban llegar a otros lugares y obtener más
ganancias y productos y a la par aparecían impulsores de la contabilidad en Italia que hablaban de la
necesidad de control y sistemas contables bajo técnicas como la partida doble y el registro en libros
de mayor y diario.

Se llega a la edad moderna en la que a través de nuevas ideas, máquinas y descubrimientos se

revoluciona el mundo, eliminando talleres artesanales y reemplazándolos con fábricas. Adam Smith,
padre de la economía y quien sentó las bases de pensamiento para la revolución industrial,
manifestó que la división del trabajo era necesaria para la especialización y aumento de la
producción, además que era necesario lograr la acumulación de capital y tierra. En contra parte,
tiempo después, Charles Babagge argumentaba sobre las desventajas de dividir el trabajo con un
análisis de costos, pago de trabajadores y su rendimiento; ya que se necesitaba tiempo, habilidades
y herramientas que auxiliaran en los procesos tal como la división departamental. En contraste, la
necesidad de producción generó la explotación del trabajador por el patrón, los problemas
derivados de la actividad industrial dieron origen a investigar las causas de estos y eso dio pauta al
nacimiento de la administración como ciencia, gracias a la figura de Henry Robinson Towne (1888).

La administración como ciencia

Taylor quien es reconocido como el padre de la administración científica, ingeniero mecánico y

economista desarrollándose en la industria del acero, hizo propuestas basadas en lo que día a día
veía en el trabajo, logrando así estudiar la organización del trabajo, estandarización de las
herramientas, departamentalización, principio de excepción, tarjetas de enseñanza a los
trabajadores, reglas de cálculo para cortes de metal y acero, así como métodos de costeo, selección
de colaboradores para tareas –especialización-, responsabilidad y especialización de los directivos en
la planeación e incentivos al lograr terminar a tiempo una tarea.

Taylor precisó los 4 principios que revolucionarían el trabajo y la manera de administrar en la época:

Ciencia de ejecución sustituyendo el modelo empírico

Selección científica y capacitación a los colaboradores

Colaboración cordial de las partes en el proceso

Responsabilidad compartida entre obreros y gerente (Taylor, 1891)

Igualmente, de los precursores de la administración científica está Henry Fayol, sus aportes se
enfocaron en la estructura en general de una empresa sobre todo en el área superior de la misma
siendo teórico, mientras que Taylor es práctico, ya que se enfocó en las herramientas y métodos de
trabajo encaminados a la eficacia en el nivel de operación.

Fayol, quien trabajó en una compañía de minas de carbón, hace importantes aportaciones tales
como la universalidad de la administración, es decir que aplica a todos las organizaciones y las 6
áreas funcionales básicas de la administración, que son:

Funciones técnicas: a través de la producción de bienes y servicios

Funciones comerciales: conocer que es lo que se va a necesitar para producir, comprar y vender.

Funciones financieras: para sacar más ganancias usando lo existente sin desperdiciar nada.

Funciones de seguridad: aplicables a las personas y bienes

Funciones contables: es decir, inventarios, balances, costos, pronósticos y estadísticas

Funciones administrativas: las que coordinan las funciones anteriores, que estaban en desarrollo
siendo objeto de estudio para Fayol, donde identifica el modelo del proceso administrativo:

Planear, anticipándose y trazando plan de acción futuro

Organizar: cuidando estructura materia y social

Dirigir: guiando a quien labora en la empresa

Coordinar: unir cada tarea en un esfuerzo colectivo

Controlar: verificando que se cumplan reglas y órdenes dadas. (Fayol, 1916)

También postuló los principios administrativos:

División del trabajo: Induce a la especialización y, por lo tanto, promueve eficiencia.

Autoridad y responsabilidad: Quien tiene el poder avalado por un cargo, tiene que responder por los
resultados de su gestión.

Disciplina: Es sinónimo de respeto.

Unidad de mando: Cada empleado tiene que responder a un solo jefe.

Unidad de dirección: Todos los miembros de una organización deben trabajar en pos de los mismos
objetivos.

Subordinación del interés particular al general: Son prioritarios los intereses de la organización y
luego los personales.

Remuneración del personal: La retribución por el trabajo debe ser acorde a las tareas desempeñadas
y justa.

Jerarquía: Representa la cadena de mando, quién manda a quién. Hay que respetarla dirigiéndose al
inmediato superior/inferior.

Orden: Se puede sintetizar con la frase “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. De esta
forma se evitan demoras en búsquedas infructuosas de por ejemplo las herramientas de trabajo.

Equidad: Es sinónimo de justicia y trato igualitario para con todos los empleados.

Estabilidad del personal: Se le debe dar al trabajador el tiempo suficiente para aprender y asimilar
las tareas encomendadas.

Iniciativa: Se debe estimular y valorar los aportes efectuados por el personal que favorezcan a la
empresa.

Unión del personal: Se refiere a la armonía en los vínculos para que el clima laboral sea agradable.

Centralización: Se refiere a la afluencia hacia la cabeza de mando quien tomara las decisiones.
Cuanto más grande sea la organización menor será la centralización. (Fayol, 1916).

Conclusión

La administración tal cual la conocemos hoy en día ha sufrido una evolución a lo largo de la historia
de la humanidad, ya que no son las mismas ideologías ni contextos los que se han presentado,
aunque en esencia las necesidades son las mismas.

Desde la antigüedad se pueden apreciar las bases que fueron transformándose para llegar a los
conocimientos, teorías y preceptos administrativos de hoy en día que tuvieron a lo largo de la
historia ideas y transformaciones, además de personajes quienes con sus investigaciones dejaron
aportaciones importantes y que actualmente están en constante cambio y actualización de acuerdo
a los contextos y cambios que se van presentando para una mejora continua donde se busque la
optimización de los recursos de hombre y para el hombre, ya que él es el motor de las
organizaciones, empresas y del planeta.
Hoy en día la administración constituye una rama imprescindible en cada empresa en el mundo, ya
que siempre existirán recursos, los cuales deben ser aprovechados de la mejor manera posible,
asimismo existirá capital humano que, bien focalizado, ayudará al logro de los objetivos.

La administración persigue cuatro objetivos puntuales:

Planificación. Entendida como la estructuración conceptual de los elementos de la organización,

teniendo en cuenta la misión que se desea cumplir y una visión del futuro de la empresa u
organización.

Organización. Se trata de la coordinación y sincronización de las partes de la empresa, para

establecer sus tareas y secuencias de realización de las mismas.

Dirección. Las labores necesarias para la conducción y el liderazgo de la organización, considerando

aspectos tácticos, operativos o estratégicos.

Control. Entendido como la posibilidad de diagnosticar el funcionamiento de la organización y

retroalimentar al sistema con esa información, para solventar sus necesidades y su funcionamiento.

Las principales teorías administrativas son:

1. Teoría científica

En efecto, la teoría científica surgió en los Estados Unidos en el año de 1903. Su principal
representante es Frederick Taylor, esta teoría busca la mejora de la eficiencia y la productividad de
los trabajadores por medio del estudio científico de los métodos del trabajo.

2. Teoría burocrática

Por otra parte, la teoría burocrática fue propuesta por Max Weber en Alemania en 1905. Esta teoría
propone un método centralizado en una jerarquía, en la cual se dividen responsabilidades y se da la
división del trabajo. Opera bajo un orden burocrático y las normas deben ser obedecidas por todos
los miembros de la organización.

3. Teoría clásica

Por otro lado, la teoría clásica considera que todos los principios administrativos se pueden utilizar
para coordinar y controlar todas las actividades de la organización. Por ello es un enfoque sistémico,
donde el buen desempeño se logra bajo la dirección jerárquica y delegando responsabilidades en las
funciones administrativas. Fue propuesta por Henry Fayol en Francia en el año de 1916.

Fayolismo

4. Teoría humanista

Luego, la teoría humanista se inicia en los Estados Unidos en 1932, su principal precursor es Elton
Mayo. Esta teoría se fundamenta en que las buenas relaciones entre las personas ayudan a lograr
una mayor eficiencia del proceso de producción.
5. Teoría del comportamiento

Ciertamente, la teoría del comportamiento tiene como máximo representante a Abraham Maslow, y
esta teoría está basada en la pirámide de Maslow, donde explica que las necesidades son los
elementos que motivan la conducta del hombre. Aparece en el año de 1950, en los Estados Unidos.

6. Teoría de la contingencia

Ahora bien, la teoría de la contingencia nace en los Estados Unidos en 1980, sus máximos
representantes son William Dill, William Starbuck, James Thompson, Paul Lawrence, Jay Lorsch y
Tom Burns.

Afirma que no hay nada absoluto en el proceso de la administración, por lo que todo depende del
enfoque de contingencia. Por lo que se considera la administración como un sistema abierto. Es
decir, que el funcionamiento de la organización dependerá de la interacción con su entorno.

Concluyendo, podemos decir que la administración ayuda a que las organizaciones maximicen todos
los recursos humanos y materiales, si se coordinan adecuadamente para alcanzar los objetivos. Esto
les permite que estén mejor preparadas para enfrentarse a los cambios y anticiparse a los problemas
que se puedan presentar. El siglo XX es la época donde más se ha desarrollado hasta el punto de
poder encontrar diversos enfoques sobre las teorías administrativas que se pueden aplicar.

La administración es el proceso que busca por medio de la planificación, la organización, ejecución y

el control de los recursos darles un uso más eficiente para alcanzar los objetivos de una institución

En realidad, para que la administración logre alcanzar sus objetivos, se tiene que hacer uso de una
forma coordinada de los recursos humanos, intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros que
se poseen. Esto, buscando la estabilidad, el mantenimiento y el crecimiento de los grupos sociales o
de las instituciones. La persona clave en la administración es el administrador.

En ese sentido, la tarea de la administración supone alcanzar los objetivos trabajando en

subordinación de alguien más, por lo que se necesita una relación de jerarquía donde se trabaja al
mando de otro.

La administración puede aplicarse en instituciones formales e informales, las instituciones formales

son las que se rigen por normas y leyes que se encuentran escritas para que puedan funcionar como
el caso de un Estado o de una empresa.

Asimismo, las instituciones informales tienen normas, pero no se encuentran escritas como es el
caso de una familia donde también se puede aplicar la administración, porque igual se deben
administrar recursos para que cumpla sus objetivos.

Importancia de la administración

Los beneficios o ventajas principales que hacen destacan la importancia de la administración son los
siguientes:

1. Favorece el esfuerzo humano

Favorece que se mantenga un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia. Sobre todo, entendiendo
que eficacia es poder alcanzar los objetivos propuestos y la eficiencia es lograr alcanzar los objetivos
utilizando la menor cantidad de recursos posibles.

2. Permite medir del desempeño de la institución

Además, la administración ayuda a tener indicadores de desempeño y permite medirlos de forma

cuantitativa. Lo cual, proporciona a las instituciones un conjunto de variables que resultan objetivas
y medibles, que se convierten en datos sencillos y confiables que se pueden utilizar para poder
monitorear como se desempeña la institución.

3. Genera información y conocimiento importante

También se origina información y conocimiento relevante sobre la forma correcta de utilizar los
recursos de la institución tanto humanos, intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros, para
que sean aprovechados al máximo.

4. Reduce costos

En consecuencia, si los recursos se llegan a utilizar de forma eficiente y se maximiza su

aprovechamiento, los costos tienden a disminuir lo que favorece el desempeño de la organización.

5. Permite el crecimiento sostenible

Entonces, el aumento de eficiencia, el correcto logro de objetivos y de las metas propuestas por una
institución, les da la posibilidad de seguir creciendo de manera sostenible en el tiempo.

características de la administración

1. La universalidad

Por su parte, la universalidad hace relación a que la administración puede ser utilizada en cualquier
tipo de institución o grupo social. Puede ser una institución formal, informal, privada, pública entre
otros. Esto, ya que todas quieren lograr alcanzar sus metas usando correctamente los recursos.

2. Es interdisciplinaria

Dado que, la administración se puede relacionar con cualquier ciencia que use métodos, principios y
procesos que hagan que los recursos se usen con eficiencia.

3. Es un medio para lograr un fin

Luego, la administración es eminentemente práctica, eso significa que es un instrumento que se

utiliza para lograr un fin determinado, es decir cada organización que la aplica busca alcanzar sus
propios objetivos.

4. Tiene jerarquía

Por consiguiente, tiene que haber una unidad jerárquica para que funcione, porque debe haber un
jefe que este al mando y una cadena de subordinados, para encadenar los esfuerzos de todos hacia
el logro de la meta común.
5. Tiene unidad temporal

Puesto que esta característica establece que las etapas del proceso administrativo no se realizan de
forma aislada, sino que operan de forma simultánea porque es un proceso administrativo es
dinámico.

6. Su aplicación es amplia

Así que, la administración puede operar en todos los niveles de la organización, en las cuales existe
jerarquía por eso la aplica tanto una ama de casa como el presidente de una empresa o incluso el
presidente de un país.

7. Es específica

Debemos considerar que la administración se relaciona y se auxilia de muchas otras ciencias y

técnicas, pero no se le puede llegar a confundir con otras áreas porque tiene un carácter específico.

8. Es flexible

Resulta que, su flexibilidad se basa en que puede aplicarse en cualquier tipo de organización
independientemente del campo al que se dedica y se adaptan a sus necesidades, por lo que no
puede ser rígida.

Tipos de administración

Los tipos de administración, según el tipo de organización en cuestión, pueden ser:

Pública: Se encarga de la gestión de las instituciones del Estado.

Privada: Se dedica a la administración de entidades privadas que no dependen del Gobierno.

Mixta: Se enfoca en la gestión de instituciones privadas que reciben apoyo del Estado, o de
organismos autónomos donde el Gobierno tiene cierta injerencia.

De igual modo, se puede clasificar la administración según la materia que se está gestionando,
pudiendo ser financiera (si se trata de capitales), comercial (en el área de marketing), de procesos,
de recursos humanos, etc.