Diagrama de proceso de operaciones

El Diagrama de Operaciones del Proceso DOP es la representación gráfica y simbólica del acto de
elaborar un producto o servicio, mostrando las operaciones e inspecciones por efectuar, con sus
relaciones sucesivas cronológicas y los materiales utilizados.
Este tipo de diagrama, se suele emplear cuando se inicia el estudio de un nuevo proceso, para que así el
operador no pase por alto ninguna fase. El diagrama de proceso de operaciones es ideal para dejar en
máxima evidencia la secuencia de las actividades que se realizan dentro de una empresa, los cuales se
aprecian mediante símbolos gráficos.
Dicha simbología es aplicada para proporcionar una óptima visualización de lo que será el funcionamiento
de dicho proceso. De esta manera, se podrá ayudar a entender y a describir la descripción de tal proceso,
haciéndolo de una manera más intuitiva.

Elementos del Diagrama de Operaciones del Proceso

Para el realizar un Diagrama de Operaciones del Proceso es necesario utilizar 3 símbolos,
entre ellas tenemos:
Operación:
Se usa cuando se modifican intencionalmente las características físicas o químicas de un
objeto. Se produce también una operación cuando el operario proporciona o recibe
información y cuando planea o calcula.
Es decir, ocurre cuando un objeto está siendo modificado en sus características, se está
creando o agregando algo o se está preparando para otra operación, transporte,
inspección o almacenaje. Una operación también ocurre cuando se está dando o recibiendo
información o se está planeando algo. Ejemplos: Tornear una pieza, tiempo de secado de una
pintura, un cambio en un proceso, apretar una tuerca, barrenar una placa, dibujar un plano,
etc.

Inspección:
Se usa cuando se examina un objeto para identificarlo o cuando se verifica la calidad o
cantidad de cualquier de sus características.
Es decir, ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son examinados para su identificación o
para comprobar y verificar la calidad o cantidad de cualesquiera de sus características.
Ejemplos: Revisar las botellas que están saliendo de un horno, pesar un rollo de papel,
contar un cierto número de piezas, leer instrumentos medidores de presión, temperatura,
etc.
Actividad combinada:
Se usa cuando se desea indicar actividades conjuntas por el mismo operario en el mismo
punto de trabajo, los símbolos empleados para dichas actividades (operación e inspección) se
combinan con el círculo inscrito en el cuadro.
Funciones del diagrama de operaciones
Con lo anterior explicado, se puede decir que una de las funciones del diagrama de
operaciones es analizar y ver qué aspectos pueden ser mejorados. Como consecuencia, al
hacer este tipo de análisis, se podrán introducir algunas mejoras, como lo es, el aumento de
productividad de los empleados, definir las responsabilidades de cada actividad y por lo
general, dejar plasmado el proceso de trabajo.

En pocas palabras, este se convierte en una herramienta que ayuda a cualquier empresa u
organización a tener una mejor gestión empresarial.
Cómo hacer un diagrama de operaciones exitosamente
Utilizar únicamente los elementos o simbología del diagrama de operaciones, las cuales son:
operación, inspección y actividad combinada.
La primera acción siempre se empieza colocando en la parte superior derecha del diagrama.
En el lado superior izquierdo, se coloca la breve descripción de la actividad.
Preferiblemente de tres palabras. En la misma distancia, del lado derecho, se coloca el
tiempo que tomó realizar la mencionada actividad.
Los diagramas de operaciones no deben de contener choques de líneas entre sí.
Todos los símbolos deben tener el mismo tamaño para evitar confusiones.
Los verbos descriptivos de las operaciones deben ser los mismos.
Todas las operaciones deben estar debidamente enumeradas. Para hacerlo correctamente,
debes hacerlo de arriba hacia abajo, y de derecha a izquierda. Los números se suelen
encerrar dentro de cada simbología.

Tabla de operaciones, ¿Cómo se realiza?

En alguno de los lados inferiores del diagrama de operaciones, se suele encontrar una
pequeña tabla de operaciones, la cual es fundamental para mostrar de manera resumida
las actividades aplicadas en dicho proceso. En cada cuadro de esta tabla, se suele mostrar
la actividad, cantidad y tiempo, donde estarán detallándose allí el número de veces
correspondientes de cada acción, junto al tiempo estimado que le tomó al operario
realizar aquellas actividades.
En la parte inferior de esta tabla de operaciones, se suele adjuntar la suma total de
cantidad de operaciones realizadas, junto a la suma del tiempo total que se requirió para
llevar a cabo el proceso plasmado en el diagrama.
Ejemplo de Estructura de un DOP
A continuación explicamos dos ejemplos de Diagrama de Operaciones:
Ejemplo básico de un Diagrama de Operaciones del Proceso, este diagrama se describe
un producto que nace a partir de tres materias primas, la materia principal siempre se
colocará en la parte derecha (la materia principal siempre mostrará el flujo
vertical mas largo).

Ejemplo detallado de un Diagrama de Operaciones del Proceso, este diagrama se

describe un producto que nace a partir de cinco materias primas, la materia principal
siempre se colocará en la parte derecha (la materia principal siempre mostrará el
flujo vertical mas largo)
Además de describir las actividades se muestra al lado izquierdo de cada operación el
tiempo que se demora en cada actividad, y en la parte inferior izquierda un cuadro o tabla
resumen de las actividades, cantidad y tiempo.
 Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt, muy usado en la gestión de proyectos, es un gráfico de barras
horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo.
Es una forma de visualizar la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros
y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo. Cada barra de un
diagrama de Gantt representa una etapa del proceso (o una tarea del proyecto) y su
longitud, la duración de la tarea. Cuando los miras en perspectiva, los diagramas de Gantt
ofrecen a los miembros del equipo un panorama general acerca de cuál es el trabajo
que hay que hacer, quién lo hace y cuándo. Gracias a los programas de gestión de proyectos
en la nube los diagramas de Gantt pueden actualizarse y sincronizarse de forma rápida y
para todos los miembros del equipo a la vez.

Características de un diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt contiene ciertos elementos que, independientemente del proyecto o su
objetivo, deben incluirse para que funcione de forma eficiente:
1. Tareas
Todas las acciones que deben ejecutarse tendrán su propio espacio para que las personas
involucradas comprendan qué ocurre de manera simultánea, lo que debe suceder para
arrancar una tarea y en qué instante inicia o concluye otra tarea.
La barra de cada tarea deberá tener un color que la identifique y, de ser posible, un
código que señale su nivel de importancia.

2. Fecha de inicio y de cierre

Indica cuándo hay que arrancar y cuándo se debe concluir cada acción. Representa también
la longitud que tendrá el diagrama, pues permite saber, a primera vista, del tiempo que se
invertirá en el proyecto.

3. Barras horizontales
Son los elementos gráficos (en forma de rectángulos) que representan las tareas a
realizar para lograr el proyecto. Cuanto más cortas sean, significa que requieren menos
tiempo para concretarse; y cuanto más extendidas, precisan de mayor tiempo para
completarse.

4. Escala de tiempo
La escala de tiempo está definida por la fecha de inicio y final del proyecto. Dentro del
gráfico cuenta con divisiones que sirven como referencia para determinar la duración de
cada tarea, de acuerdo con el largo de cada barra.
5. Periodos para cada tarea
Esta es la parte más interesante del diagrama de Gantt, en la que es más clara su función:
organiza los tiempos de cada tarea al acomodar la barra que le corresponde en el periodo que
se le asigna para completarla.

6. Progreso
Gracias a que se muestran todas las etapas de un proyecto es sencillo calcular el avance o
progreso a medida que pase el tiempo. Cada tarea que se completa corresponde a un porcentaje
de avance o al progreso. En el gráfico se representa por medio de porcentajes.

¿Para qué se utiliza y cómo funciona un diagrama de Gantt?

En la actualidad, el diagrama de Gantt se usa en un software inteligente y en línea, que permite
detectar dependencias, programar el trabajo y mantener los proyectos al día. A continuación se
presentan algunas funciones clave del diagrama de Gantt moderno u hoja de ruta de proyectos:
La mayoría de los diagramas de Gantt actuales son herramientas de software utilizados en project
management o gestión de proyectos en la nube que sirven para que los equipos planifiquen
proyectos de todo tipo de tamaño. A diferencia del diagrama de Gantt original que se dibujaba en
papel, el diagrama de Gantt en línea permite que los equipos tengan el control de la
planificación de sus proyectos y que puedan hacer ajustes fácilmente cuando sea necesario.
Cuando cambias una fecha o trasladas un logro, el diagrama de Gantt debería reflejar
automáticamente esas modificaciones, para que puedas estar al día con respecto a las novedades
del proyecto. Así, se facilita la colaboración entre los equipos y se lleva a cabo un excelente
trabajo.

Cómo hacer un diagrama de Gantten 6 pasos

Los mejores diagramas de Gantt permiten dar seguimiento al programa de tu proyecto con un
gráfico de barras, para que puedas visualizar con precisión el cronograma y el progreso.
Asegúrate de que el software con el que usas tus diagramas de Gantt te permita
establecer dependencias claras entre las tareas e identificar los logros de los
proyectos.

1. Define tu proyecto
Si eres el project manager de una empresa o el responsable de diseñar el diagrama de Gan
debes tener claro el proyecto que vas a realizar. Este debe ser concreto y realizable en
área de tu competencia (quiere decir que cuentas con el personal, conocimiento, herramienta
todos los recursos necesarios).

En caso de que involucre el trabajo de varias áreas o equipos, será necesario designar
responsable de elaborar el esquema, quien será el vínculo entre dichas áreas para establec
tareas y tiempos.
2. Haz una lista de tareas
Con base en el proyecto y los objetivos establecidos, redacta la lista de tareas
necesarias para que se concrete. Puedes tener tareas primarias y secundarias, pero todas
se vinculan de una u otra forma, ya que la suma de ellas representa la finalización del
proyecto.
Debes estar alerta de no omitir tareas, no des por hecho que están incluidas en una tarea
más grande.

3. Detecta la relación de las tareas

Ciertas tareas no se pueden llevar a cabo sin que otras se hayan concretado previamente.
Por ejemplo, no se puede fabricar un producto sin antes haber comprado la materia prima
para elaborarlo. Así que dentro de la lista de las cosas por hacer, debes identificar
cuáles dependen unas de otras dentro del proyecto.
Para representar la relación directa entre las tareas de forma gráfica, una opción es
poner sus barras horizontales de un mismo color, o bien, puedes colocar flechas que
indiquen su secuencia o correlación.

4. Establece los tiempos

Absolutamente todo debe tener un periodo de duración. En esta etapa es esencial
determinar la fecha de inicio y de término del proyecto en general (debe ser un lapso
realista y alcanzable). Esto se fija de acuerdo con el número de tareas requeridas y las
personas o equipos que deben participar para realizarlas. Según sea el proyecto, tus
intervalos pueden ser días, semanas, meses o años.

5. Asigna tareas
Es el momento de asignar quienes serán los responsables de ejecutar cada actividad en
particular; para lograrlo, puedes utilizar Trello, un programa de gestión que te ayudará a
coordinar la asignación de tareas a los miembros del equipo por medio de tarjetas: cuando
estén completadas, enviará notificaciones para continuar con la siguiente etapa.
6. Verifica el progreso
Ya tienes un diagrama de Gantt listo para ejecutarse. Según sea el tiempo total del
proyecto, es recomendable establecer revisiones y juntas con los involucrados para
evaluar el progreso, que se verá claramente con los porcentajes de lo que se ha
completado. Esto servirá para constatar que todo fluye conforme a lo planeado,
identificar obstáculos y reformular tiempos para una tarea específica, si así se requiere.

Para hacer un diagrama de Gantt en Excel puedes usar nuestra plantilla gratuita
descargable en la que solamente registras tu lista de tareas y tiempos. Es funcional y te
permite delinear las etapas clave, los entregables y fechas de tu proyecto.

Lo principal son tus dos ejes: el vertical para las tareas y el horizontal para el tiempo
asignado a cada actividad. Recuerda que puedes ir modificando los datos de acuerdo con el
progreso de cada equipo o persona.