PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: FGD.

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SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Versión: 04

NOMBRE UNIDAD ACADÉMICA - ADMINISTRATIVA : CÓDIGO UAA:

RESPONSABLE: CARGO:

RETENCIÓN
SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) CREAR MODIFICAR ELIMINAR PROCEDIMIENTO JUSTIFICACION

A.G. A.C. P EL CT E D S

AG = Archivo de Gestión AC = Archivo Central P = Papel EL = Electrónico CT = Conservación Total E = Eliminación D = Digitalización S = Selección

Firma del Director o Jefe de la UAA Firma del Funcionario DCGD

Nombre del Director o Jefe de la UAA Nombre del Funcionario DCGD

Fecha de Envío por parte de la UAA Fecha de recibido en DCGD:
 ASPECTO DESCRIPCIÓN
Unidad Académico- Relacionar el nombre de la Unidad Académico-Administrativa solicitante
Administrativa de actualización de Tabla de Retención Documental

Código de la Unidad Relacionar el número de la Unidad productora o dependencia según el

Académico-Administrativa Organigrama de la Entidad

Relacionar el nombre del Director y/o Jefe responsable de la actualización

Responsable
de la Tabla de Retención de su Unidad.

Relacionar el cargo del responsable de la actualización de Tabla de

Cargo Retención Documental, ya sea Director y/o Jefe de la Unidad Académico-
Administrativa.

Relacionar el código de la serie y subserie que desea actualizar si es el

Códigos
caso.

Series, subseries y tipos Relacionar el nombre de la Serie, subserie o tipo documental ya sea para
documentales crear, modificar o eliminar si es el caso.

Relacionar el tiempo de retención asignado en el archivo de gestión y en el

Retención
archivo central si es el caso.

Archivo de Gestión Relacionar el tiempo de retención en el Archivo de Gestión si es el caso.

Archivo Central Relacionar el tiempo de retención en el Archivo Central si es el caso.

Es la clase de documento que produce la unidad Académico-

Soporte
Administrativa ya sea papel o electrónico.

Papel Relacionar si la documentación se encuentra en papel.

Relacionar si la documentación se encuentra en cualquier otro soporte

Electrónico
diferente al papel.

Relacionar la disposición de la documentación según la valoración

Disposición Final documental realizada, ya sea conservación total, eliminación,
digitalización o selección.
Conservación Total Relacionar los documentos que tienen valores secundarios.

Relacionar los documentos que han perdido sus valores administrativos y

Eliminación
no tienen valores secundarios

Técnica de reprografía que permite la consulta y conservación de los

Digitalización
documentos.

Proceso mediante el cual se conservan ciertos documentos de carácter

Selección
representativo.

Relacionar en esta columna, una breve descripción de la valoración

Procedimientos documental que se le da ya sea por conservación total, eliminación,
digitalización o selección documental.
 Proceso mediante el cual se conservan ciertos documentos de carácter
Selección
representativo.
Relacionar en este campo, si se desea crear Series, Subseries o tipos
Crear
documentales.
Relacionar en este campo, si se desea modificar Series, Subseries o tipos
Modificar
documentales.
Relacionar en este campo, si se desea eliminar Series, Subseries o tipos
Eliminar
documentales.

Relacionar en esta columna los procesos aplicados a la Disposición Final.

Procedimiento Se debe señalar el por qué de la disposición final y el como se va ejecutar
lo que se decidió en la disposición final

Relacionar en esta columna el motivo por el cual se debe Crear, Modificar

o Eliminar una serie, subserie o tipologia documental. Se debe argumentar
Justificación
cualquier modificación que se requiera realizar a la Tabla de Retención
Documental.
Firma del Director o Jefe de Firma de quien realiza la solicitud ya sea el Director o Jefe de la Unidad
la UAA Académico-Administrativa.
Nombre del Director o Jefe Nombre legible de quien realiza la solicitud ya sea el Director o Jefe de la
de la UAA Unidad Académico-Administrativa.

Firma de quién atiende la Firma del funcionario que atiende y realiza la solicitud bajo supervisión de
solicitud en DCGD la Dirección de Certificación y Gestión Documental.

Nombre del Funcionario Nombre legible del funcionario que atiende y realiza la solicitud bajo
DCGD supervisión de la Dirección de Certificación y Gestión Documental.

Fecha de envío por parte de la Unidad Académico-Administrativa y fecha

Fecha de recibido por parte de la Dirección de Certificación y Gestión
Documental.
 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN

1 Junio 01 de 2016
2 Octubre 04 de 2018
3 Mayo 20 de 2020

4 Junio 30 de 2022
 CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Creación del documento
Inclusión de la casilla de Digitalización
Inclusión de las casillas Papel, Electrónico y eliminación de la columna Microfilmación.
Inclusión de la casilla Justificación, Firma y Nombre del Director y/o Jefe de la UAA que
realiza la solicitud, Firma y Nombre del Funcionario DCGD que atiende la solicitud.