Análisis y Especificaciones para La Implementación Del Sistema de Gestión Documental (QUIPUX) en La Universidad Catolica de Cuenca

DECLARACIÓN
Yo, María Verónica Ochoa Robles, declaro bajo juramento que el trabajo aquí
descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado
o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se
incluyen en este documento.
María Verónica Ochoa Robles
-i -
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por María Verónica Ochoa
Robles, bajo mi supervisión.
Ing. Isael Sañay Sañay
DIRECTOR
-ii -
DEDICATORIA
El presente trabajo de graduación dedico a mi hermana Elenita, que ha sido la

fortaleza de mi familia y la mía misma, junto a su esposo Fabián y a sus hijos, mis
más preciados amigos, Fabián Santiago y Paulina Fernanda.
-iii -
AGRADECIMIENTOS
El presente trabajo de graduación no pudo haberse realizado sin el apoyo de

los profesores de la Universidad Católica de Cuenca.
Al Ing. Isael Sanay, mi director, quien ha sido mi guía para la publicación del
presente trabajo
Agradezco al Ing. Diego Cordero, Decano de la Unidad Académica de

Ingeniería de Sistemas, Eléctrica y Electrónica.
Al Dr. Sergio Guevara Pacheco, mi estimado jefe; Subdecano de la Facultad

de Ciencias Médicas de la Universidad de Cuenca, Profesor e Investigador ,
Científico, Filántropo, Sabio, Difusor del Conocimiento; quien me ha brindado la
oportunidad de vincularme a procesos de formación investigativa y con quien he
aprendido de la manera más gratificante a trabajar en proyectos de investigación
científica.
Al Ing. Claudio Chacón, Oscar Alvear y Marcelo Olivo, apreciados amigos que
solventaron cualquier inquietud al momento de realizar este trabajo.
Muchas Gracias.
-iv -
ÍNDICE DE CONTENIDO
DECLARACIÓN ...................................................................................................... i
CERTIFICACIÓN .................................................................................................... ii
DEDICATORIA ....................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTOS ............................................................................................ iv
ÍNDICE DE CONTENIDOS .................................................................................. v
LISTA DE FIGURAS ............................................................................................... vi
RESUMEN .............................................................................................................. x
ABSTRACT ............................................................................................................ xi
CAPÍTULO 1. ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES
1.1 Propósito ............................................................................................... 10

1.2 Panorama ..............……………………………………………………...…..10
1.3 Descripción General………………………………………… . ……..……….10
1.4 Requisitos específicos ........................................................................... 16
CAPÍTULO 2. INSTALACIÓN DEL SISTEMA QUIPUX
2.1 Instalación del Servidor WEB ................................................................. 18

2.2 Instalación de la Base de Datos ............................................................. 21
2.3 Instalación del Servidor de PDF´s .......................................................... 27
-
CAPÍTULO 3. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA QUIPUX
3.1 Ingreso al Quipux ................................................................................... 29

3.2 Módulo de Administración ...................................................................... 33
3.3 Módulo de Administración de carpetas Virtuales................................... 47
3.4 Módulo de Gestión del Archivo Físico .................................................... 50
-v -
CAPÍTULO 4. FUNCIONES DEL USUARIO FINAL
4.1 Nuevo documento .................................................................................. 54

4.2 Acciones con los documentos ................................................................ 59
4.3 Bandejas ................................................................................................ 64
4.4 Detalle de documentos .......................................................................... 67
4.5 Registro de documentos externos.......................................................... 68
4.6 Administración Usuario Final ................................................................. 72
4.7 Otros ...................................................................................................... 76
Conclusiones y Recomendaciones ...................................................................... 81
Bibliografía .......................................................................................................... 83
-vi -
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama de la Comunidad Educativa Católica .......................................................... 13

Figura 2. Diagrama de Proceso para envío de documento interno ................................................. 14
Figura 3. Diagrama de Proceso para reasignación de documentos ................................................ 15
Figura 4. Diagrama de Proceso para archivo de documento .......................................................... 16
Figura 5. Diagrama de proceso para recepción de documento externo .......................................... 16
Figura 6. Configuración PHP ....................................................................................................... 19
Figura 7. Pantalla de inicio de Quipux.............................................................................................. 21
Figura 8. Presentación de pgAdmin III ............................................................................................. 22
Figura 9. Ayuda para la conFigurauración de la conexión de BDD ................................................ 23
Figura 10. Creación de una nueva base de datos ........................................................................... 23
Figura 11. Uso del pgAdmin ............................................................................................................. 24
Figura 12. Ayuda para restaurar la base de datos ........................................................................... 24
Figura 13. Ingreso en el Sistema de Gestión Documental Quipux .................................................. 25
Figura 14. Ingreso en el Sistema de Gestión Documental Quipux .................................................. 25
Figura 15. Ingreso en el Sistema de Gestión Documental Quipux ................................................. 26
Figura 16. Instalación del servidor de Pdf’s ..................................................................................... 28
Figura 17. Ingreso al Quipux ............................................................................................................ 29
Figura 18. Escritorio del Usuario ...................................................................................................... 30
Figura 19. Opciones generales ........................................................................................................ 30
Figura 20. Menú principal ................................................................................................................. 31
Figura 21. Módulo de administración ............................................................................................... 33
Figura 22. Cambio de contraseña .................................................................................................... 34
Figura 23. Creación de lista de envío............................................................................................... 35
Figura 24. Editar listas de envíos ..................................................................................................... 35
Figura 25. Consultar listas de envíos ............................................................................................... 36
Figura 26. Administración de usuarios internos ............................................................................... 37
Figura 27. Crear usuarios ................................................................................................................. 37
Figura 28. Permisos de usuarios...................................................................................................... 38
Figura 29. Buscar usuario ................................................................................................................ 39
Figura 30. Modificación de usuarios ................................................................................................ 40
Figura 31. Consultar usuario ............................................................................................................ 40
Figura 32. Usuarios sin áreas .......................................................................................................... 41
Figura 33. Administración de ciudadanos ........................................................................................ 41
Figura 34. Crear ciudadano .............................................................................................................. 42
Figura 35. Editar ciudadano ............................................................................................................. 42
Figura 36. Consultar ciudadano ....................................................................................................... 43
Figura 37. Crear área ....................................................................................................................... 44
Figura 38. Editar un área .................................................................................................................. 44
-vii -
Figura 39. Listar áreas ..................................................................................................................... 45
Figura 40. Administración de instituciones ....................................................................................... 45
Figura 41. Listado de instituciones ................................................................................................... 46
Figura 42. Numeración de documentos ........................................................................................... 46
Figura 43. Módulo de administración de carpetas virtuales ............................................................. 48
Figura 44. Organización de niveles de carpetas virtuales ............................................................... 48
Figura 45. Diferentes niveles de carpetas virtuales ......................................................................... 48
Figura 46. Crear carpeta virtual........................................................................................................ 49
Figura 47. Agregar nombre de carpeta virtual .................................................................................. 49
Figura 48. Carpeta virtual creada ..................................................................................................... 50
Figura 49. Consulta de carpetas digitales ........................................................................................ 51
Figura 50. Carpetas virtuales desplegadas ...................................................................................... 51
Figura 51. Módulo de gestión de archivo físico................................................................................ 52
Figura 52. Ubicación física de documentos ..................................................................................... 52
Figura 53. Mensaje de ubicación física de documentos .................................................................. 51
Figura 54. Consultar ubicación física de documentos ..................................................................... 51
Figura 55. Resultados al consultar ubicación física de documentos ............................................... 51
Figura 56. Administración de archivo ............................................................................................... 52
Figura 57. Modificación de administración de archivos ................................................................... 52
Figura 58. Selección de área a consultar en estructura de archivo físico ....................................... 52
Figura 59. Estructura de archivo físico en el área seleccionada ..................................................... 53
Figura 60. Organización física del archive ....................................................................................... 53
Figura 61. Ingreso de niveles de organización física del archivo .................................................... 53
Figura 62. Menú nuevo documento ............................................................................................... 54
Figura 63. Crear nuevo documento ................................................................................................. 54
Figura 64. Destinatarios de documentos ......................................................................................... 55
Figura 65. Datos generales del documento ..................................................................................... 55
Figura 66. Pestañas para visualizar más datos del documento ...................................................... 56
Figura 67. Niveles de seguridad del documento cargado en Quipux .............................................. 56
Figura 68. Archivos anexos al documento cargado en Quipux........................................................ 57
Figura 69. Recorrido de documento cargado en Quipux ................................................................ 57
Figura 70. Seleccionar carpeta virtual .............................................................................................. 58
Figura 71. Acciones con los documentos ......................................................................................... 59
Figura 72. Reasignar documento ..................................................................................................... 60
Figura 73. Informar documento ........................................................................................................ 61
Figura 74. Firmar / enviar documento .............................................................................................. 61
Figura 75. Error al firmar / enviar documento .................................................................................. 62
Figura 76. Firmar / enviar documento manualmente ....................................................................... 62
Figura 77. Menú "Documentos por imprimir" ................................................................................... 62
Figura 78. Opción de "Documentos por imprimir" ............................................................................ 63
-viii -
Figura 79. Acción "Responder" ........................................................................................................ 63
Figura 80. Acción "Archivar" ............................................................................................................. 63
Figura 81. Acción "Restaurar" .......................................................................................................... 64
Figura 82. Bandeja "En elaboración" ............................................................................................... 64
Figura 84. Bandeja "Eliminados" ...................................................................................................... 65
Figura 85. Bandeja "No enviados" ................................................................................................... 65
Figura 86. Bandeja "Enviados"......................................................................................................... 66
Figura 87. Bandeja "Archivados"...................................................................................................... 66
Figura 88. Bandeja "Informados" ..................................................................................................... 66
Figura 89. Información general de los documentos ......................................................................... 67
Figura 90. Información detallada del documento ............................................................................. 67
Figura 91. Verificación de firma digital exitosa ................................................................................. 68
Figura 92. Creación del ciudadano .................................................................................................. 69
Figura 93. Registrar documento ....................................................................................................... 70
Figura 94. Impresión de código de barra ......................................................................................... 71
Figura 95. Impresión del comprobante ............................................................................................ 71
Figura 96. Cargar documento digitalizado ....................................................................................... 72
Figura 97. Opciones de administración del usuario final ................................................................. 72
Figura 98. Administración para usuarios finales .............................................................................. 72
Figura 99. Crear listado .................................................................................................................... 74
Figura 100. Administración de carpetas virtuales para usuario final ............................................... 74
Figura 101. Administración de carpetas virtuales ............................................................................ 75
Figura 102. Menú del archivo físico ................................................................................................. 75
Figura 103. Ubicación física de documentos ................................................................................... 76
Figura 104. Consultar ubicación del documento en archivo físico ................................................... 76
Figura 105. Nueva ubicación física .................................................................................................. 77
Figura 106. Consultar estructura del archivo ................................................................................... 77
Figura 107. Organización física del archivo ..................................................................................... 77
Figura 108. Parámetros de búsqueda avanzada ............................................................................. 78
Figura 109. Consultar carpetas virtuales.......................................................................................... 79
Figura 110. Documentos por imprimir ............................................................................................ 79
Figura 111. Reportes de Quipux ..................................................................................................... 80
-ix -
RESUMEN
El presente trabajo investigación presenta una guía completa para la implementación de

un Sistema de Gestión Documental en la Comunidad Educativa Católica. Se ha realizado
también el análisis de requisitos de la institución así como el desarrollo de procesos para el
correcto funcionamiento. El Gestor Documental utilizado es Quipux de código abierto,
promovido por el Gobierno de la República del Ecuador y ha sido analizado para ser
instalado en la Universidad Católica de Cuenca.
Palabras clave: gestión documental, Quipux, código abierto
-x -
ABSTRACT
This research work presents a comprehensive guide to the implementation of a Document

Management System at Comunidad Educativa Católica. It has also conducted the analysis of
requirements of the institution and the development processes for proper operation. The
Document Manager “Quipux” used is open source, promoted by the Government of the
Republic of Ecuador and has been tested to be installed at Universidad Católica de Cuenca.
Keywords: document management, Quipux, open source
-xi -
CAPITULO I. ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS Y
ESPECIFICACIONES
1.1 Propósito
En un entorno donde la información digital se ha vuelto extremadamente importante, y donde una

empresa, sea ésta de mediano o de gran tamaño, necesita tener un control de los oficios manejado
por cada uno de sus empleados, para ello es necesario un sistema que tenga los requisitos básicos
para todo el manejo documental, como: bandeja de entrada, reenvío, despacho, recepción y alma-
cenamiento de documentos dentro de la empresa.
Según (Alvear,2012) actualmente la informática ha cambiado el mundo, y mucho más en empre-

sas o instituciones de gran prestigio, donde todo se basa en información digital. Es por esta razón que
la Comunidad Educativa Católica, debe iniciar un proyecto que cambiará radicalmente la eficiencia en
el manejo de la documentación interna, implementando un sistema en web que permita a los funcio-
narios de la Institución, poderse comunicar por medio de oficios, memos, circulares digitales, permi-
tiendo la eliminación de tiempos muertos como es la impresión, envío de información, y sobretodo
conservando el medio ambiente ya que al ser todo digital se realiza un gran ahorro de papel y tinta.
1.2 Panorama
El trabajo diario dentro de la Comunidad Educativa, su alto nivel de generación de documentos

escritos como oficios, memorándums, circulares y/o acuerdos dentro de la institución y entre ellas, el
tiempo que toma entregar el documento a su destinatario, ha motivado a que el Gobierno de la Repú-
blica del Ecuador, desarrolle un Sistema de Gestión Documental de Código Abierto con la finalidad de
agilitar el tiempo de respuesta a las diferentes solicitudes que se generan.
El Sistema de Gestión Documental – Quipux usado inicialmente en pocas instituciones de go-

bierno ha ayudado ampliamente a disminuir la burocracia en trámites de importante relevancia, mos-
trándonos un sistema amigable que busca solventar los problemas que se presentan al momento de
trabajar con correspondencia.
1.3 Descripción General
Los sistemas de información para gestión documental se han convertido en herramientas básicas
para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos
que se envían y reciben en una organización.
1.3.1 Requisitos del usuario
- Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.

- Disminución del riesgo de las pérdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.
- Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.
- Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico.
- Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil.
- Consulta simultánea de varios lectores.
-12 -
- Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico.
- Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital.
- Minimización de tiempos de distribución y consulta.
- Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos.
- Disminución de impresión de documentos.
- Apoyo a la conservación del ambiente.
1.3.2 Niveles Jerárquicos
Los niveles jerárquicos en la Comunidad Educativa Católica para la implementación del Sistema
de Gestión Documental se basarán en el Cuadro Orgánico Funcional de la Comunidad (Figura 1):
Fig.1 Organigrama de la Comunidad Educativa Católica
Para dar el soporte más adecuado para el uso de esta plataforma se han desarrollado varios nive-
les de ayuda que deberán ser utilizados por los usuarios para la resolución de problemas puntuales
con los que se encuentren.
NIVEL 1: Ayuda en línea
Para ayudar en el soporte del sistema, se tienen manuales en línea en los cuales se explica deta-
lladamente los pasos a seguir para utilizar las diferentes opciones del sistema, si con esto no es sufi-
ciente, se tiene además un banco de preguntas frecuentes y un foro, en los cuales podremos resolver
las inquietudes más comunes.
-13 -
NIVEL 2: Soporte local en la facultad o dependencia
Este soporte es dado personalmente por el personal informático de cada una de las facultades al
solicitante, el cual está capacitado en:
• Recuperación de claves.
• Funcionamiento del sistema.
• Bandeja de Entrada.
• Bandeja de Salida.
• Búsqueda de usuarios.
• Revisión de seguimiento.
NIVEL 3: Área de Soporte de TICS
En caso que el personal informático de la Comunidad Educativa no pueda resolver el problema,

por alguna razón, el personal informático de la facultad se comunicará con el Departamento de Sis-
temas para resolver el problema.
NIVEL 4: Área de Software y Redes
En caso de que el problema no pueda ser resuelto en el Área de Soporte de TICS, este será es-
calado al Área de Software y/o redes para la revisión y solución del mismo.
1.3.3 Procesos Generales
1.3.3.1 Envío de documento interno: Ver Figura 2
Usuario Interno: Docente, empleado, investigador

Destinatario: Rector, Pro-Rector, Decano, Subdecano, Jefe de Dependencia
Asistente: Secretaria Ejecutiva – Asistente Personal
Fig. 2 Diagrama de Proceso para envío de documento interno
-14 -
1.3.3.2 Reasignación de documento

Subalterno: Empleado de la Comunidad encargado de la actividad
Fig. 3 Diagrama de Proceso para reasignación de documentos
1.3.3.3 Archivar documento

-15 -
Fig. 4 Diagrama de Proceso para archivo de documento
1.3.3.4 Recepción de documento externo
Fig. 5 Diagrama de proceso para recepción de documento externo
1.4 Requisitos específicos
Se requiere de un Administrador de Sistema, quien será el encargado de vigilar el buen funciona-

miento del mismo.
-16 -
En cada dependencia de la Institución deberá haber un Responsable del Sistema capacitado en
todos los niveles para el correcto funcionamiento.
Requerimientos de Hardware y Software:
 Hardware 2000 Mhz.

 Memoria RAM 1 GB.
 Disco disponible 600 MB.
 Acceso a la Red.
 Software: Mozilla Firefox, Plataforma Gnu/Linux.
 Escáneres de alta velocidad.
-17 -
CAPÍTULO 2. INSTALACIÓN DEL SISTEMA QUIPUX
La instalación del Sistema Quipux se divide en tres equipos diferentes, que puede implicar la
creación de tres equipos de trabajo para fines consiguientes:
Sevidor Web.
Servidor de Base de Datos.
Servidor para generar PDFs.
Todo esto se puede configurar en un solo equipo, dependiendo de la infraestructura que le vayan a
asignar al sistema.
2.1 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR WEB

1.1.1 INSTALACIÓN EL SISTEMA OPERATIVO
El Sistema Operativo utilizado en el presente trabajo es: Ubuntu 10.04 LTS.
I. Se instalan los siguientes paquetes:
 Apache2
 php-pear
 php5
 php5-gd
 php5-pgsql
 php-soap
 subversion
 sendmail
II. Edite el archivo “php.ini” (/etc/php5/apache2/php.ini en Ubuntu) y modificamos

los siguientes valores de las variables de configuración.
register_globals = On
display_errors = On #(únicamente mientras configuran el sistema, luego
les sugiero regresarla a “Off”).
short_open_tag = On
register_long_arrays = On
memory_limit = 32 #Mínimo 32, se sugiere 64 o 128
III. Reinicie el servidor apache:
/etc/init.d/apache2 restart
o Para comprobar que Apache está ejecutándose y acepta scripts PHP, hacemos lo
siguiente:
-18 -
En “/var/www” cree un archivo llamado phpinfo.php, el cual debe contener las
siguientes instrucciones:
<?php
phpinfo();
?>
Abra su navegador Web y en la dirección URL coloque:
http://IP_SERVIDOR/phpinfo.php
Esto deberá mostrarle una página con información de la configuración de PHP.
Fig. 6 Configuración PHP
IV. En el webroot (/var/www en Ubuntu) cree una carpeta llamada “quipux”

mkdir /var/www/quipux
V. Utilizando Subversión, descargue la última versión del sistema Quipux en la carpeta
que se acabó de crear con el siguiente comando:
svn checkout http://svn.quipux.org/quipux /var/www/quipux
VI. Cree el archivo de configuración del sistema Quipux:
cp /var/www/quipux/config2.php /var/www/quipux/config.php
-19 -
VII. Cree el repositorio de archivos
 mkdir /var/www/quipux/bodega
 mkdir /var/www/quipux/bodega/logos
 mkdir /var/www/quipux/bodega/plantillas
 mkdir /var/www/quipux/bodega/tmp
 mkdir /var/www/quipux/bodega/2012(o el año actual)
VIII. Edite el archivo “/var/www/quipux/config.php” y complete la siguiente información

en base a nuestros parámetros:
//Email del Super Administrador del Sistema QUIPUX
$amd_email = "administrador@dominio.com";
// email de la cuenta de soporte
$cuenta_mail_soporte = "soporte@dominio.com";
// email de la cuenta desde la que se enviarán los recordatorios a los usuarios
$cuenta_mail_envio = "recordatorio@dominio.com";
// Nombre de nuestro servidor; por ejemplo:http://quipux.dominio.com
// o http://127.0.0.1/quipux o http://192.168.0.5/quipux
$nombre_servidor="http://nombre_servidor_quipux";
IX. Cambie los permisos y el propietario de las carpetas y archivos:
chown -R apache:apache /var/www/quipux

cd /var/www/quipux
find . -type d -exec chmod 755 {} \;
find . -type f -exec chmod 644 {} \;
Por seguridad se sugiere dar permisos 755 a todos los directorios y 644 a todos los
archivos.
X. Por último acceda a la aplicación desde el navegador:
(http://IP_SERVIDOR/phpinfo.php), debe mostrarse esta pantalla:
-20 -
Fig. 7 Pantalla de inicio de Quipux
2.2 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR DE BASE DE DATOS
Al momento al contar con el Servidor Web Instalado, en nuestro sistema operativo continuamos
con la instalación del Servidor de Base de Datos.
i. Instale el servidor de base de Datos Postgresql 8.2. Lamentablemente Quipux

no funciona con versiones superiores.
ii. Modifique los archivos de configuración de postgres. Ingrese al directorio
/etc/postgresql/8.2/main y configuramos los archivos postgresql.conf y pg_hba.conf
Edite el archivo /etc/postgresql/8.2/main/postgresql.conf:
Se debe cambiar la línea:
listen_addresses = '*'
A continuación edite el archivo /etc/postgresql/8.2/main/pg_hba.conf y aumente el

Número IP de la máquina:
# IPv4 local connections:

host all all 127.0.0.1/32 md5
host all al 192.168.0.22/32 md5
(suponiendo que el IP de la máquina sea 192.168.0.22)
-21 -
Por seguridad se recomienda poner únicamente el número IP del servidor web pero si se
desea que cualquier usuario de la red tenga acceso al servidor de base de datos se puede incluir
la siguiente línea:
host all all 192.168.0.0/24md5

(suponiendo que el número de la subred sea 192.168.0.0)
iii. Reinicie el servidor de base de datos PostgreSQL

sudo /etc/init.d/postgresql-8.2 restart
iv. Cambie la clave del usuario postgres sudo
passwd postgres
v. Cambie de usuario al usuario postgres su
postgres
vi. Ingrese al servidor de base de datos PostgreSQL con el comando psql
vii. Cambie la contraseña del usuario postgres de la base de datos y salimos de psql
ALTER USER postgres WITH PASSWORD 'nuevo_password';

\q
viii. Para mayor facilidad en la administración de la base de datos utilice el paquete “pgAdmin
III”, se puede instalar en otra máquina y con este se conecta al servidor de base de datos.
Fig. 8 Presentación de pgAdmin III
-22 -
Una vez instalado, se crea una nueva conexión al servidor de BDD (click sobre el ícono)
y aparecerá el siguiente wizard que ayudará a configurar la conexión.
Fig. 9 Ayuda para la configuración de la conexión de BDD
ix. A continuación cree una nueva base de datos con los siguientes parámetros:
name:
quipux
owner:
postgres
encoding:
UTF-8
Tablespace: pg_default
Fig. 10 Creación de una nueva base de datos
-23 -
x. Para mayor facilidad en la administración de la base de datos utilice el paquete “pgAdmin
III”, se puede instalar en otra máquina y con este se conecta al servidor de base de
datos.
Fig. 11 Uso del pgAdmin
xi. Abrimos el editor SQL y ejecutamos los scripts para la creación de tablas y los inserts
básicos para que funcione el sistema (los scripts se encuentran en el
directorio:
/var/www/quipux/bdd).
xii. Caso contrario restaure desde el backup que se encuentra en el mismo directorio.
Para esto click derecho sobre la base de datos y seleccione la opción “Restaurar” y
aparecerá un wizard que nos ayudará a restaurar la base de datos:
Fig. 12 Ayuda para restaurar la base de datos
-24 -
Únicamente marque la opción “No owner” y verifique que no existan errores en el proceso.
xiii. Luego configure la conexión del sistema Quipux con la base de datos:
Edite el archivo /var/www/quipux/config.php (en el servidor Quipux) y cambie las

siguientes variables:
$usuario = "Usuario de la base de datos";
$contrasena = "Contraseña de la base de datos";
$servidor = “Servidor de BDD:puerto”; //ejm: "192.168.0.22:5432";
$db = "nombre de la BDD";
xiv. Por último ingrese a la aplicación.
Fig. 13 Ingreso en el Sistema de Gestión Documental Quipux
xv. En el campo cédula digite “ADMINISTRADOR” y la contraseña es “123”, se ingresa al sistema.
Fig. 14 Ingreso en el Sistema de Gestión Documental Quipux
-25 -
Nota: Si existe algún problema para ingresar y no se muestra esta pantalla, se sugiere ejecutar el
archivo test_config.php, este archivo verifica que varios de los puntos de la configuración estén
correctos brinda sugerencias para solucionar los inconvenientes.
Ingresa desde tu navegador Web http://IP_SERVIDOR/quipux/test_config.php
Fig. 15 Ingreso en el Sistema de Gestión Documental Quipux mediante test_config.php
-26 -
2.3 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR DE PDF’S
Al momento al contar con el Servidor Web Instalado, en el sistema operativo y ya que se ha instalado
satisfactoriamente el Servidor de Base de Datos; a continuación se presentan los pasos para instalar el
Servidor de PDF’S.
i. Instale los siguientes paquetes del sistema operativo:

 Apache2
 php-pear
 php5
 php5-gd
 php-soap
 subversion
 ghostscript
 html2ps
ii. En el webroot (/var/www en Ubuntu) cree una carpeta llamada “html_a_pdf”
mkdir /var/www/html_a_pdf
iii. Descargue la última versión del módulo para generación de PDFs en la carpeta que se creó
con el siguiente comando:
svn checkout http://svn.quipux.org/html_a_pdf /var/www/html_a_pdf
iv. Cree los archivos de configuración:
cp /var/www/html_a_pdf/config2.php /var/www/html_a_pdf/config.php
cp /var/www/html_a_pdf/html_a_pdf2.wsdl
/var/www/html_a_pdf/
html_a_pdf.wsdl
v. Modifique el archivo config.php en base a los datos de nuestro servidor:
$nombre_servidor = 'http://IP_SERVIDOR/html_a_pdf'
Nota: no es necesario que este servidor esté publicado, basta con que el servidor
Quipux pueda acceder a él.
vi. Edite el archivo html_a_pdf.wsdl y al final del archivo cambie la variable soap: address
location:
-27 -
<soap:address location="http://IP_SERVIDOR/html_a_pdf/html_a_pdf.php"/>
Este archivo es fundamental para la comunicación entre el servidor Quipux y el

Servidor de PDFs.
Para probar la conexión ingrese desde el navegador web la siguiente dirección y debe
mostrarse la siguiente pantalla:
http://IP_SERVIDOR/html_a_pdf/html_a_pdf.php?wsdl
Fig. 16 Instalación del servidor de Pdf’s
vii. Por último se indica al servidor Quipux la dirección de nuestro servidor de PDFs:
Edite el archivo /var/www/quipux/config.php (en el servidor Quipux) y cambie la siguiente

variable:
$servidor_pdf = 'http://IP_SERVIDOR/html_a_pdf';
-28 -
CAPÍTULO 3. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA QUIPUX
3.1 Ingreso al Quipux
Para ingresar a Quipux, tal como lo muestra la Figura 1, debe seguir los pasos presentados a
continuación:
1. Ingresar usuario.
2. Ingresar contraseña.
3. Seleccione su tipo de usuario.
4. Pulse el botón "Ingresar".
Fig. 17 Ingreso al Quipux
3.1.2 Opciones generales de Quipux
-29 -
Fig. 18 Escritorio del Usuario
Las opciones generales del sistema están ubicadas en la parte superior del escritorio, del
usuario, como lo muestra la Figura 18.
Dichas opciones generales de Quipux (Figura 19), son:
• Ayuda: esta despliega varias posibilidades, como ingresar al documento “Manual de Usuario
del Sistema de Gestión Documental Quipux” y presenta los datos del personal de
soporte; lo cual le permitirá la comunicación vía correo electrónico para solicitar ayuda para
resolver problemas e incidentes que se presenten en el sistema. Además están disponibles los
requerimientos del hardware y software.
• Salir: esta opción permite cerrar la sesión el momento que no se desea continuar
utilizando el aplicativo.
Fig. 19 Opciones generales
-30 -
3.1.3 Menú principal de Quipux
Fig. 20 Menú principal
El menú principal de Quipux está compuesto por:
1. Nuevo documento: opción para carga un documento nuevo al sistema.
2. Bandejas: indican el estatus del documento dentro del sistema. Las bandejas agrupan los
documentos que están en elaboración, que han sido recibidos, eliminados, no enviados,
reasignados, archivados e informados.
3. Registro docs externos: permite registrar los documentos remitidos por otras organizaciones,
imprimir comprobantes y cargar los documentos digitalizados.
4. Administración: se refiere a la administración del sistema, apartado que contempla el cambio de

contraseñas. Además, permite realizar la gestión de las carpetas virtuales y el archivo físico.
5. Otros: agrupa la búsqueda avanzada, la consulta a carpetas virtuales, verificación de los

documentos por imprimir y los reportes.
-31 -
3.1.4 Tipos de usuarios
Los usuarios del sistema son creados por el administrador del sistema de gestión documental
Quipux.
Existen tres perfiles de usuarios, en Quipux:
1. Administrador
Usuario con acceso a todas las funciones del sistema, responsable de ajustar parámetros, crear
usuarios y carpetas virtuales.
2. Funcionario
Usuario que pertenece a la organización en la que ha implementado el Quipux. A los usuarios

"Funcionarios" se le asigna como nombre de usuario su número de cédula, y la contraseña
correspondiente es enviada vía correo electrónico. Dichas credenciales le permitirán validarse para
acceder al Quipux.
3. Ciudadano
Usuario externo, ajeno a la organización en la que ha implementado el Quipux. Los usuarios

"Ciudadanos” son creados en el sistema al momento de registrar un documento externo. Los
“Ciudadanos” podrán consultar el estado de sus trámites en cualquier institución, si se le ha
creado un usuario.
En caso que al momento de crear un usuario "Ciudadano", el número de cédula correspondiente no

fue ingresado, entonces el sistema generará un número automáticamente para que el
ciudadano pueda acceder a revisar sus trámites. La nueva contraseña la define el usuario la
primera vez que ingrese a la aplicación.
3.1.5 Perfiles de usuarios
i. Usuario administrador
Este perfil tiene acceso a todos los módulos y funciones del sistema. Su misión fundamental es: la
administración de usuarios y perfiles, áreas, numeración de documentos, etc. La contraseña de este
tipo de usuario debe estar especialmente protegida ya que permite el control absoluto del sistema.
ii. Usuario normal
Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema como: crear nuevos documentos,
búsquedas, reportes entre otras a las que se tenga permiso. Estos permisos les serán concedidos o
negados por el usuario administrador.
4. Usuario del archivo
-32 -
Este perfil le permite al usuario recibir los documentos externos e incluirlos en el sistema. Sólo
pueden realizar las tareas para las que tengan permiso. Estos permisos les serán concedidos o
negados por el usuario administrador.
3.2 Módulo de administración
El módulo administración (Figura 21), ofrece las siguientes posibilidades:
2.2.1 Cambio de contraseña.

2.2.2 Listas de envío.
2.2.3 Usuarios internos.
2.2.4 Ciudadanos.
2.2.5 Áreas.
2.2.6 Instituciones.
2.2.7 Numeración de documentos.
Asimismo, es posible filtrar por institución si lo que se desea es modificar datos de una en
particular.
Fig. 21 Módulo de administración
3.2.1 Cambio de contraseña
Esta opción permite al usuario cambiar su contraseña para el ingreso al sistema (Figura 22).
Cuando se realice un cambio de contraseña, se debe cerrar la sesión y volver a ingresar con la nueva
clave.
-33 -
Fig. 22 Cambio de contraseña
Para cambiar la contraseña se debe:
1. Seleccionar la opción “Cambio Contraseña”.

2. Ingresar la contraseña anterior.
3. Ingresar la nueva contraseña.
4. Presionar el botón “Aceptar.
Nota: la denominación que aparecerá en el campo “Usuario” será la que corresponda al usuario
validado en la aplicación al momento de cambiar contraseña.
3.2.2 Lista de envíos
Las listas de envíos permiten agrupar usuarios por departamentos, por áreas de interés y otros
criterios. Los usuarios que integran la lista de envío pueden ser usuarios internos, externos y mixtos.
Con esta función es posible:
• Crear lista de envío

• Editar lista de envío
• Consultar listas de envío
3.2.2.1 Crear lista de envío
En la parte superior, escoger el tipo de lista (personal o pública) e ingresar el nombre y

descripción de la lista (Figura 22):
-34 -
Fig. 23 Creación de lista de envío
En la sección “Buscar Personal” seleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre

del usuario y puesto y dar clic en el botón “Buscar”.
Para crear una lista:
1. Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el enlace
“Incluir” que se encuentra debajo de la columna “Acción”.
2. El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista
actual.
3. Seleccionar el botón “Aceptar”.
3.2.2.2 Editar lista de envío

En la parte superior, seleccionar la lista por ser editada y modificar el nombre de la misma. En la
sección “Buscar Personal” seleccionar el nombre de la institución o ingresar el nombre del usuario
y puesto. Dar clic en el botón “Buscar” (Figura 24).
Fig. 24 Editar listas de envíos
-35 -
Para editar una lista se debe:
1. Ubicar el usuario que va formar parte de la lista y seleccionarlo dando clic en el enlace
“Incluir” que se encuentra debajo de la columna “Acción”.
2. El o los usuarios seleccionados aparecen en la parte inferior de la pantalla como parte de la lista
actual.
3.2.2.3 Consultar listas de envío
Se despliegan todos los usuarios que pertenecen actualmente a la lista (Figura 25)
Fig. 25 Consultar listas de envíos
3.2.3 Usuarios internos
En este módulo es posible administrar los usuarios y perfiles. (Figura 26).

Específicamente se puede:
• Crear usuario.
• Editar usuario.
• Consultar usuarios.
• Usuarios sin área.
-36 -
Fig. 26 Administración de usuarios internos
3.2.3.1 Crear usuario
Para crear un usuario (Figura 27), es necesario ingresar datos en los siguientes campos:
• Cédula del usuario.

• Nombres y apellidos del usuario.
• Abreviación del título/rango.
• Área, se refiere al área administrativa a la que pertenece el usuario.
• Perfil, es necesario seleccionar el tipo de cargo entre normal y jefe.
• Cargo.
• Correo electrónico.
Fig. 27 Crear usuarios
Nota: los campos que se encuentra con asterisco (*) son obligatorios
1. Seleccionar el botón “Siguiente” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

2. Se despliega la pantalla de permisos del usuario (Figura 28).
3. Una vez terminado de asignar los permisos, se presiona botón “Aceptar” que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.
-37 -
Fig. 28 Permisos de usuarios
En esta sección se asignan los permisos al usuario que está en proceso de creación, los
cuales son:
Usuario nuevo: la próxima vez que el usuario acceda al sistema, debe definir su clave de acceso
Usuario activo: activa o desactiva el usuario. Los usuarios desactivados no pueden acceder al
sistema.
Administrar archivo: muestra en el menú la opción para administración de archivos físicos
(creación de organización física y ubicaciones físicas).
Manejar archivo: permite a los usuarios del archivo buscar y ubicar documentos en el archivo
físico de la institución.
Consultar documentos: permite al usuario consultar documentos que pertenecen a otros
usuarios de la misma área o de áreas con menor jerarquía.
Administración del sistema: muestra en el menú la opción de administrar el sistema: áreas,
usuarios, lista de usuarios, numeración de documentos.
Digitalizar documentos: muestra en el menú la opción para asociar documento digital (imágenes),
a los documentos registrados en la mesa de entrada.
Impresión de documentos: muestra en el menú la opción para imprimir los
documentos que deberán ser enviados manualmente.
Creación de ciudadanos: permite a un usuario ingresar nuevos ciudadanos en el sistema, para el
definirlos como destinatarios en sus documentos.
Reportes: permite visualizar reportes estadísticos de documentos recibidos por los usuarios de la
institución.
Administración de carpetas virtuales: muestra en el menú la opción de administración de
carpetas virtuales y tipificación documental.
Firma digital: define si el usuario pued firmar digitalmente los documentos.
Creación de documentos de salida: permite al usuario crear documentos de salida.
Documentos que salen de la institución a otra institución o a un ciudadano.
Creación de documentos de entrada: permite al usuario registrar documentos de entrada.
Documentos que llegan a la institución de manera física, se registran y se digitalizan para que
fluya internamente en la institución electrónicamente.
Usuario público: permite al usuario ser visto desde otras áreas de una misma institución.
- 38 -
Administración de viajes. Habilita las opciones para dar permisos a los usuarios y utilizar el
sistema de viajes.
3.2.3.2 Editar usuario
En la sección “Buscar usuario del sistema” (Figura 29) es posible seleccionar el área,
ingresar el nombre del usuario y cédula de identidad; luego es necesario hacer clic en el botón
“Buscar”. Se despliega un listado con todos los usuarios que tengan coincidencias.
Fig. 29 Buscar usuario
Para editar un usuario (Figura 29), se debe:
1. Ubicar el usuario por ser editado y hacer clic sobre el nombre.

2. Modificar la información existente.
3. Presionar el botón “Siguiente” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla,
luego se despliegan las opciones de permisos del usuario.
4. Una vez terminado de asignar los permisos, presionar el botón “Aceptar” que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla.
Fig. 30 Modificación de usuarios
Nota: en esta sección se asignan permisos al usuario que se está editando
3.2.3.3 Consultar usuario
En la sección “Buscar usuario del sistema” (Figura 31), es posible:
1. Seleccionar el área.
2. Ingresar el nombre del usuario y cédula de identidad.
- 39 -
3. Hacer clic en el botón “Buscar".
4. Se despliega un listado con todos los usuarios que tengan coincidencias.
Fig. 31 Consultar usuario
3.2.3.4 Usuarios sin áreas
Para asignar usuarios a las áreas, también es utilizado para realizar el cambio de
usuarios de un área a otra (Figura 32):
Fig. 32 Usuarios sin áreas
Para consultar un usuario sin área, es necesario:
1. Escoger usuario y área.

2. Presionar el botón “Asignar Área”.
3. Se desplegará en la parte inferior de la pantalla un listado completo de todos los
usuarios por área.
4. En la última columna del listado está las acciones "Quitar Área" que si lo seleccionar
permitirá quitar el usuario al área asignada.
3.2.4 Ciudadanos
- 40 -
En este módulo es posible administrar la información de los ciudadanos, quienes representan a
los usuarios externos (Figura 33) y es posible realizar las siguientes acciones:
2.2.4.1 Crear ciudadano.

2.2.4.2 Editar ciudadano.
2.2.4.2 Consultar ciudadano.
Fig. 33 Administración de ciudadanos
3.2.4.1 Crear ciudadano
Para crear un ciudadano, es necesario ingresar datos (Figura 34) en los siguientes campos:
• Cédula / RUC, en el caso de no tener la cédula del ciudadano escoger la opción “No tiene
No. de cédula” y el sistema generará automáticamente un número único que identificará al
ciudadano.
• Nombres y apellidos del usuario.
• Título.
• Abreviación, título/rango.
• Institución.
• Puesto.
• Dirección.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
Fig. 34 Crear ciudadano
3.2.4.1 Editar ciudadano
- 41 -
En la sección “Buscar ciudadano” ingresar el nombre del ciudadano y presionar el botón
“Buscar” (Figura 19). Se despliega un listado con todos los ciudadanos que tengan coincidencias
con los datos ingresados, inicialmente.
Fig. 35 Editar ciudadano
Para editar a un ciudadano, es necesario:
1. Ubicar el usuario por ser editado.

2. Hacer clic sobre el nombre.
3. Luego, se despliega una pantalla con la información detallada del usuario.
3.2.4.2 Consultar ciudadano
En la sección “Buscar ciudadano” (Figura 36) es necesario ingresar el nombre del ciudadano y
presionar el botón “Buscar”. Posteriormente se despliega un listado con todas los ciudadanos que
tengan coincidencias.
Fig. 36 Consultar ciudadano
Para consultar un ciudadano, es necesario:
1. Ubicar el usuario por ser consultado.

2. Hacer clic sobre el nombre del usuario seleccionado.
3. Luego, se desplegará una pantalla con la información detallada del ciudadano.
3.2.5 Áreas
Desde este módulo se administran las áreas de la institución. Es posible:
2.2.5.1 Crear áreas de la institución.

2.2.5.2 Editar áreas de la institución.
2.2.5.3 Listar áreas de la institución.
3.2.5.1 Crear área
Para crear un área (Figura 37), es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Colocar nombre del área.
2. Agregar sigla (esta sigla es la que aparecerá impresa, cuando se generen los
- 42 -
documentos).
3. Introducir ciudad a la que pertenece el área.
4. Seleccionar un área padre del área que se está ingresando actualmente.
5. Seleccionar la ubicación física del archivo.
6. Ingresar ubicación del archivo físico, en qué lugar van a estar físicamente los
documentos generados.
7. Área de la que copiará la plantilla, seleccionar si se desea copiar el formato de una
plantilla de otra área existente. Caso contrario se carga la plantilla en formato PDF, con
un máximo en tamaño de 100Kb.
8. Presionar el botón “Aceptar”.
Fig. 37 Crear área
3.2.5.2 Editar un área
Para editar (Figura 38) un área se debe:
1. Escoger el área que se desea editar.

2. Modificar los datos del área.
Fig. 38 Editar un área
3.2.5.3 Listar áreas
- 43 -
Para listar áreas, se debe:
1. Pulsar botón “Listar Áreas”.

2. Posteriormente aparecerá un listado de las áreas que han sido cargadas en el sistema
(Figura 39).
Fig. 39 Listar áreas

3.2.6 Instituciones
En este módulo es posible crear, editar y listar instituciones (Figura 40). Al ingresar a la
administración de instituciones se desplegará automáticamente la institución actual.
Las opciones dentro de este módulo, son:
• Crear institución.
• Editar institución.
• Listar instituciones existentes.
Fig. 40 Administración de instituciones
3.2.6.1 Crear institución
Para crear una institución, es necesario:
1. Ingresar el RUC.
2. Ingresar nombre de la institución.
3. Ingresar siglas de la institución.
4. Adjuntar logo de la institución.
3.2.6.2 Editar institución
Para editar una institución se debe:
- 44 -
1. Modificar el RUC, nombre, sigla o logo.
3.2.6.3 Listar instituciones existentes
Para listas las instituciones, es necesario:
1. Presionar el botón “Listado de Instituciones”.

2. Posteriormente aparecerá desplegada una lista con las instituciones que han sido
cargadas en el sistema (Figura 41).
Fig. 41 Listado de instituciones

3.2. 6 Numeración de documentos
El formato de numeración de documentos es definido por cada clase de documento que

tenga la institución.
3.2.6.1 Definir formato de numeración de documento
Para ingresar una numeración de documento, se debe:
1. Seleccionar el área en donde se va a definir el formato de la numeración de los

documentos
2. Se despliega una pantalla con un listado de los documentos existentes (Figura 42)
Fig. 42 Numeración de documentos
- 45 -
Para cargar la numeración de documentos, es necesario agregar información en los
siguientes campos:
• Clase de documento, estas categorías son oficio, documento externo, memo, circular.
• Copiar formato del área, es posible escoger el formato de numeración perteneciente al área
que se está ingresando o escoger un formato de numeración definido en otra área para
esta clase de documento.
• Formato, permite escoger el formato de numeración de los documentos.
• Abreviación del documento, es puede ingresar abreviaciones a los documentos. Por
ejemplo, oficio-OF.
• Separador, se refiere al tipo de separador para el formato de numeración.
• N° dígitos del año, es necesario ingresar el número de dígitos para darle formato
numérico al año.
• N° dígitos secuencial, se refiere al número de dígitos con el que se desea que
aparezca la notación secuencial.
• Secuencia actual, se debe introducir el número actual en que se encuentra la
secuencia.
Para definir el formato de numeración de documentos, es necesario dirigirse a la parte
inferior de la columna Formato donde se encuentra un combo y los botones “Añadir y Borrar”.
Estando ubicado ahí, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Escoger del combo los datos los que formarán parte de la numeración de los documentos. Se
puede escoger entre las siguientes opciones: institución, área, año, secuencial, abreviación
del documento
2. Los datos se desplegarán en el orden ingresado
3. Presionar botón “Añadir”
3.2.6.3 Borrar formato de numeración del documento
Para borrar la última opción ingresada, es necesario:

1. Seleccionar la opción que desea eliminar
2. Presionar el botón “Borrar”
- 46 -
3.3 Módulo de administración de carpetas virtuales
El módulo de administración de archivos digitales (Figura 43), permite llevar a cabo:
3.3.1 Organización de los niveles de carpetas virtuales.
3.3.2 Administración de carpetas virtuales.
3.3.3 Consultar carpetas virtuales.
Fig. 43 Módulo de administración de carpetas virtuales
3.3.1 Organización de niveles de carpetas virtuales

Para ingresar los niveles de organización de carpetas virtuales, en necesario:
1. Seleccionar el área (Figura 44) en donde se va a definir el formato de

Organización de las carpetas.
Fig. 44 Organización de niveles de carpetas virtuales
2. Ingresar el nombre de los diferentes niveles que van a conformar la organización de las
carpetas (Figura 45).
3. Presionar el botón “Aceptar”
Fig. 45 Diferentes niveles de carpetas virtuales
3.3.2 Administración de carpetas virtuales

Para ingresar los nombres de las carpetas virtuales que se han definido en el módulo
anterior, es necesario:
1. Seleccionar el área a la cual pertenece.
2. Hacer clic sobre en enlace de "Crear...", en la columna Nombre Ítem. En la Figura 46
aparece "Crear rrhh".
- 47 -
Fig. 46 Crear carpeta virtual
3. Posteriormente se agrega en el campo "Nombre", (Figura 47) la denominación

apropiada para la carpeta que se está creando.
4. Se agrega el tiempo de archivo de gestión (en años).
5. Se coloca el tiempo de archivo central (en años).
Fig. 47 Agregar nombre de carpeta virtual
6. Aparecerá una pantalla que indica que se ha creado el ítem (Figura 28), en el ejemplo,
el ítem se llama "Prueba". Se creó la carpeta virtual "Prueba".
7. Pulse el botón guardar.
Nota: este proceso debe realizarse con cada nivel de la organización de carpetas virtuales.
Fig. 48 Carpeta virtual creada
- 48 -
3.3.2.1 Modificar carpetas
Para modificar editar las carpetas que se han creado anteriormente, es necesario:
1. Hacer clic en el enlace "Editar".

2. Modificar los datos que fueron previamente cargados.
3. Pulsar el botón "Guardar".
3.3.3 Consultar carpetas virtuales
Para consultar la organización de una carpeta virtual, se debe:
1. Seleccionar el área en donde se va a consultar (Figura 49).
Fig. 49 Consulta de carpetas digitales
2. Se despliega una lista de la organización del expediente con nombre de las carpetas
virtuales, estado y tipo (Figura 50).
Fig. 50 Carpetas virtuales desplegadas
3. Finalmente se puede imprimir este listado como reporte.
- 49 -
3.4 Módulo de gestión archivo físico
En el módulo de archivo físico, es posible realizar las siguientes acciones:
3.4.1 Ubicación física de documentos

3.4.2 Consultar ubicación del documento en el archivo físico
3.4.3 Nueva ubicación física
3.4.4 Consultar estructura del archivo físico
3.4.5 Organización física del archivo
Fig. 51 Módulo de gestión de archivo físico
3.4.1 Ubicación física de documentos

La función de ubicación física de documentos, permite relacionar los expedientes
digitales con uno o varios expedientes físicos.
Para realizar esta tarea, es necesario:
1. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón “Siguiente”.
2. En la parte inferior de la pantalla aparece la ubicación digital y la nueva ubicación
física del documento (Figura 52).
Fig. 52 Ubicación física de documentos
4. Finalmente el sistema despliega un mensaje que expone que ha agregado el

expediente a la ubicación física dispuesta anteriormente (Figura 53).
- 50 -
Fig. 53 Mensaje de ubicación física de documentos
3.4.2 Consultar ubicación del documento en el archivo físico
Para consultar la ubicación de un documento en el archivo físico, es necesario:
1. Colocar la denominación del documento que de desea localizar, en el campo "Buscar

documento(s)" (Figura 54).
Fig. 54 Consultar ubicación física de documentos
2. En el campo "Buscar en", está seleccionado por defecto todo el archivo, si desea
cambiar el acervo, bastará hacer clic en el enlace "Cambiar".
3. Se pulsa el botón "Buscar".
4. Posteriormente, se despliega la lista de los resultados que concuerdan con la
denominación, anteriormente ingresada (Figura 55).
Fig. 55 Resultados al consultar ubicación física de documentos
3.4.3 Nueva ubicación física
3.4.3.1 Ingresar nombre de organización

Para ingresar los nombres de la organización física del archivo, es necesario:
1. Hacer clic sobre el enlace “crear cajón” (en el caso de ejemplo Archivador es el primer nivel
de organización (Figura 56)).
- 51 -
2. Ingresar el nombre, el tiempo de gestión en el archivo y tiempo en el archivo central.
3. Presionar el botón “Guardar”.
Fig. 56 Administración de archivo
Nota: este proceso debe realizarse con cada nivel de la organización del archivo físico
3.4.3.2 Editar nombres de ítems

Para editar los nombres de los ítems de la organización física del archivo, se debe:
1. Hacer clic sobre el enlace “Editar” que se encuentra bajo la columna Acción.
2. Modificar los datos ingresados (Figura 57).
3. En esta opción es posible de desactivar un ítem.
Fig. 57 Modificación de administración de archivos
3.4.4 Consultar estructura del archivo físico

Para consultar la organización del archivo físico (Figura 57), es necesario:
1. Seleccionar el área en donde se va a consultar.
Fig. 58 Selección de área a consultar en estructura de archivo físico
- 52 -
2. Se despliega una lista de la organización del archivo físico con nombre del ítem,
estado y tipo (Figura 59).
Fig. 59 Estructura de archivo físico en el área seleccionada
3.4.5 Organización física del archivo

Para ingresar los niveles de organización física del archivo, se debe:
1. Seleccionar el área en donde se van a definir los niveles (Figura 60).
Fig. 60 Organización física del archivo
2. Ingresar el nombre de los niveles de organización física del archivo (Figura 61)
Fig. 61 Ingreso de niveles de organización física del archivo
- 53 -
CAPITULO 4- FUNCIONES DEL USUARIO FINAL
4.1 Nuevo documento
4.1.1 Creación de documentos
En la parte izquierda del escritorio del usuario, se encuentra la opción de "Nuevo

Documento" como lo indica la Figura 62:
Fig. 62 Menú nuevo documento

Esos nuevos documentos son los que deben ser tramitados y enviados al personal de la
institución.
Al pulsar la opción de "Nuevo documento", se despliega una pantalla donde aparecen las
opciones presentadas en la Figura 63.
Fig. 63 Crear nuevo documento
Los campos disponibles, para crear un nuevo documento, son:
• Tipo de documento.
• Número de referencia (para el caso de documentos externos).
• Asunto.
• Descripción de anexos.
• Cuerpo del documento.
La opción “Utilizar Plantilla”, permite generar documentos para imprimir en hojas

membretadas propias de cada institución, en el caso que este deshabilitada, imprimirá con la
plantilla cargada en Quipux.
- 54 -
En el botón "Buscar de / Para" se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia. La opción
de copia permite enviar una copia del documento.
Para la búsqueda de usuarios, como lo muestra la Figura 64, existen las siguientes opciones:
• Buscar usuarios por nombre de la institución.

• Buscar usuarios por nombre, cédula o puesto.
Fig. 64 Destinatarios de documentos
El envío de los documentos se puede realizar a usuarios internos de la institución o

usuarios externos a la institución. Adicionalmente, el documento puede ser enviado a listas de
usuarios que pueden estar constituidos por sólo usuarios internos, sólo usuarios externos o una
combinación de ambas categorías (usuarios internos y externos).
Se escogen los destinatarios, y posteriormente es necesario hacer clic en el botón

“Aceptar”, en la parte inferior de la pantalla.
Luego de haber completado los datos del documento y después de agregar los
remitentes a quienes se les enviará el documento, se presiona el botón "Aceptar".
Posteriormente, aparecen los datos generales del documento que fue cargado al
Quipux (Figura 65).
Fig. 65 Datos generales del documento
Esta pantalla contiene las siguientes acciones:
- 55 -
• Número de documento.
• Vista previa del documento: permite visualizar documento una vez que ha
sido correctamente cargado al sistema.
• Asunto.
• Remitente.
• Receptor.
• Descripción de anexos.
4.1.2 Visualizar datos del documento
Además de las acciones presentadas anteriormente, se presentan unas pestañas con las
siguientes opciones (Figura 66)
3.1.2.1 Información general del documento

cargado
3.1.2.2 Anexos
3.1.2.3 Recorrido
3.1.2.4 Carpetas
Fig. 66 Pestañas para visualizar más datos del documento
4.1.2.1 Información general
En la opción de nivel de seguridad dentro de "Información general", se despliega la

posibilidad de asignarle un nivel al documento cargado (Figura 67).
Fig. 67 Niveles de seguridad del documento cargado en Quipux
Los niveles de seguridad de los documentos cargados en el Quipux, son:
• Público: todos los usuarios del sistema pueden ver el documento.

• Reservado: sólo los usuarios destinatarios pueden ver el documento.
Para asignarle el nivel de seguridad correspondiente al documento, se escoge entre

Público o Reservado y pulsa el botón "Grabar nivel".
- 56 -
4.1.2.2 Anexos
Esta pestaña muestra todos los archivos que han sido adjuntados con el documento (Figura
68). Los anexos máximo deben tener un tamaño de 3 MB.
Fig. 68 Archivos anexos al documento cargado en Quipux
4.1.2.3 Recorrido
Es el flujo histórico del documento que se está tramitando. Son las distintas instancias por las
cuales ha pasado el documento desde su creación (Figura 69)
Fig. 69 Recorrido de documento cargado en Quipux
4.1.2.4 Carpetas
Esta opción permite incluir los documentos ingresados en las carpetas virtuales existentes y
además muestra todos los documentos que pertenecen a estas carpetas (Figura 70)
- 57 -
Fig. 70 Seleccionar carpeta virtual
Para incluir un documento en una carpeta virtual, se debe:
1. Seleccionar el expediente donde se va a incluir el documento.

2. Seleccionar el enlace “Seleccionar”.
- 58 -
4.2 Acciones con los documentos
Las acciones que el usuario de Quipux puede acometer con los documentos (Figura 71), son:
3.2.1 Regresar.
3.2.2 Eliminar.
3.2.3 Editar.
3.2.4 Reasignar.
3.2.5 Informar.
3.2.6 Firmar / Enviar.
3.2.7 Comentar.
3.2.8 Responder.
3.2.9 Archivar.
3.2.10 Restaurar.
Fig. 71 Acciones con los documentos
4.2.1 Regresar: permite regresar a la pantalla anterior (Figura 71)
4.2.2 Eliminar: permite eliminar documentos que se encuentran en estado de edición. Los
documentos eliminados son enviados a la carpeta de “eliminados” (Figura 71). Para eliminar un
documento:
1. Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un

listado con todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.
2. Seleccionar el documento por medio de la caja de chequeo, la misma que se
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Eliminar”.
3. Se presentará una pantalla donde se ingresa un comentario.
4. Seleccionar el botón “Aceptar".
5. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
4.2.3 Editar: permite corregir o modificar la información de un documento que se encuentra en

estado de edición (Figura 71). Para editar un documento se debe:
1. Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, en donde se despliega un

listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
2. Seleccionar un documento dando clic sobre el enlace que se encuentra en la columna
“Fecha Documento”.
3. Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Editar”.
4. Dentro de esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del
documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede
adjuntar archivos.
5. Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”.
4.2.4 Reasignar: permite enviar un documento al usuario que debe realizar el trámite o enviar
un documento en estado de edición a cualquier usuario para que sea corregido (Figura 71). Para
reasignar un documento se debe:
- 59 -
1. Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “Recibidos”, en donde se
despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja
ingresada.
3. Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Reasignar”.
4. Escoger el área del usuario al que se le quiere enviar el documento.
5. Escoger al usuario que debe realizar el trámite.
6. Se despliega una pantalla donde se puede agregar comentario.
7. Pulsa el botón “Aceptar.
8. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado
(Figura 72).
Fig. 72 Reasignar documento
4.2.5 Informar: permite enviar una copia del documento. Los documentos sometidos a esta
acción son enviados inmediatamente a la carpeta “Informados”. Para informar sobre un documento:
1. Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración”, “Recibidos”, “Enviados”, o

“Archivados” en donde se despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a
la bandeja ingresada.
encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la acción “Informar”.
3. Escoger al usuario o lista de usuarios a los que se les quiere informar.
4. Se presentará una pantalla donde es posible agregar un comentario.
6. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado
(Figura 73).
- 60 -
Fig. 73 Informar documento
4.2.6 Firmar / Enviar: permite firmar y enviar documentos que se encuentran en estado de edición
o no enviado. Los documentos firmados y remitidos correctamente son guardados en la carpeta de
“enviados”. Caso contrario son guardados a la carpeta de “no enviados”. Para firmar y enviar un
documento se debe:
1. Ingresar a la bandeja de documentos “En Elaboración” o “No Enviados” en donde se

despliega un listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Firmar/Enviar".
3. Se despliega la siguiente pantalla, en la cual se activa o desactiva la casilla para
firmar o no digitalmente.
4. En caso de activar la opción de firmar digitalmente el documento, se debe:
5. Activar la opción de firmar digitalmente el documento.
6. Ingresar la ubicación del dispositivo electrónico que se le da a un usuario autorizado para
facilitar el proceso de autenticación, para firmar electrónicamente el documento.
7. Ingresar la clave para firmar digitalmente.
8. Ingresar un comentario.
9. Pulsar el botón “Aceptar”.
10. Se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado (Figura 74).
Fig. 74 Firmar / enviar documento

Nota: para firmar digitalmente un documento, el usuario debe solicitar al administrador del
sistema el certificado y la activación del permiso para firmar.
El dueño de la firma digital debe ser el mismo usuario validado en Quipux. Debe ser el mismo
- 61 -
usuario que desea firmar y enviar el documento, en caso contrario el sistema arrojará un mensaje de
error (Figura 75).
Fig. 75 Error al firmar / enviar documento
En caso de no activar la opción de firmar digitalmente el documento, se debe:
1. Desactivar la opción de firmar digitalmente el documento.

3. Pulsar el botón “Aceptar” para firmar / enviar un documento manualmente.
4. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado y un mensaje
de que el documento fue enviado a la carpeta Documentos por imprimir (Figura 76).
Fig. 76 Firmar / enviar documento manualmente
En caso que el documento haya sido enviado a “Documentos por imprimir” (Figura
77), se debe:
Fig. 77 Menú "Documentos por imprimir"
1. Ingresar a la opción de “Documentos por Imprimir” en donde se despliega un listado con

todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada (Figura 78).
2. Imprimir el documento seleccionado y enviarlo manualmente.
- 62 -
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Enviar”.
4. Se presentará una pantalla donde es posible agregar comentario.
Fig. 78 Opción de "Documentos por imprimir"
4.2.7 Comentar: permite agregar una observación o nota al cargado en el Quipux.
4.2.8 Responder: permite enviar una respuesta a los documentos que recibió el usuario
(Figura 79).
Fig. 79 Acción "Responder"
Para responder a un documento se debe:
1. Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos”, en donde se despliega un listado con

todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
3. Se despliega una pantalla donde se selecciona la acción “Responder”.
4. En esta pantalla se ingresa el destinatario, remitente, asunto, resumen, cuerpo del
documento, fecha del documento y número de referencia. Adicionalmente, se puede
adjuntar archivos.
5. Seleccionar el botón “Grabar” o “Aceptar”.
Nota: vea “Reasignar” e “Informar” en Acciones con los documentos
4.2.9 Archivar: permite archivar documentos que se encuentran en estado de en trámite o

enviado. Los documentos sometidos a esta acción son enviados inmediatamente a la carpeta de
“archivados”.
Fig. 80 Acción "Archivar"
Para archivar un documento, se debe:
1. Ingresar a la bandeja de documentos “Recibidos” o“Enviados” en donde se despliega un

listado con todos los documentos que pertenecen a la bandeja ingresada.
- 63 -
encuentra al final del registro, dar un clic en la acción “Archivar”.
3. Se presenta una pantalla donde se ingresa un comentario.
5. Finalmente se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
4.2.10 Restaurar: permite restaurar documentos que han sido previamente eliminados por el
usuario. Los documentos restaurados son enviados inmediatamente a la carpeta de “En
elaboración”.
Fig. 81 Acción "Restaurar"
Para restaurar un documento, se debe:
1. Ingresar a la bandeja de documentos “Eliminados”, en donde se despliega un listado con

todos los documentos que pertenecen a esta bandeja.
encuentra al inicio del registro e inmediatamente dar un clic en la acción “Restaurar”.
3. Se presentará una pantalla donde es posible agregar un comentario.
5. Finalmente, se presentará una pantalla con el resumen del trámite realizado.
4.3 Bandejas
4.3.1 Bandeja de documentos
Las bandejas son definidas como carpetas con las que cuenta el sistema de gestión
documental. Dichas bandejas son las siguientes:
3.3.1.1 En elaboración.
3.3.1.2 Recibidos.
3.3.1.3 Eliminados .
3.3.1.4 No enviados .
3.3.1.5 Enviados.
3.3.1.6 Reasignados.
3.3.1.7 Archivados.
3.3.1.8 Informados.
4.3.1.1 En elaboración: se encuentran los documentos que están en estado de edición, para que
sean revisados y corregidos (Figura 82).
Fig. 82 Bandeja "En elaboración"
- 64 -
En esta bandeja están las acciones “Eliminar”, “Reasignar”, "Informar” y Firmar/Enviar”.
Nota: estas funciones fueron explicadas anteriormente. Ver “Acciones con los documentos”
4.3.1.2 Recibidos: agrupa los documentos por tramitar (Figura 83).
Fig. 83 Bandeja "Recibidos"

En esta bandeja están las acciones de “Reasignar”, “Informar”, “Archivar” y “Responder”
Nota: estas funciones fueron explicadas anteriormente. Ver “Acciones con los documentos”.
4.3.1.3 Eliminados: se listan los documentos que se encontraban en estado de edición y que han
sido eliminados (Figura 84).
Fig. 84 Bandeja "Eliminados"
En esta bandeja, sólo se encuentra la acción “Restaurar”

Nota: esta función fue explicada anteriormente. Ver “Acciones con los documentos”.
4.3.1.4 No enviados: agrupa los documentos que tuvieron errores al momento de ser firmados
digitalmente y no se enviaron (Figura 85).
Fig. 85 Bandeja "No enviados"
En este módulo están las acciones “Envío manual” y “Correo Electrónico”.
4.3.1.5 Enviados: se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital
por el sistema a sus destinatarios (Figura 70).
- 65 -
Fig. 86 Bandeja "Enviados"
En esta bandeja sólo se encuentra la acción “Informar”

Nota: esta acción fue explicada anteriormente. Ver “Acciones con los documentos”
4.3.1.6 Reasignados: se encuentran los documentos que han sido reasignados y una
observación de lo que se tiene que realizar con el documento.
4.3.1.7 Archivados: se listan los documentos que se le han remitido a usuario(s) para que sea
informado(s) al respecto (Figura 87).
Fig. 87 Bandeja "Archivados"
En esta bandeja sólo se encuentra la acción “Informar”

Nota: esta acción fue explicada anteriormente.
4.3.1.8 Informados: se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea
informado(s) al respecto (Figura 88).
Fig. 88 Bandeja "Informados"
En esta bandeja se puede “Eliminar” el documento, o “Informar” a otro usuario sobre el

documento.
Nota: estas funciones fueron explicadas anteriormente. Ver “Acciones con los documentos”.
- 66 -
4.4 Detalles de documentos
Los detalles de los documentos pueden observarse en los siguientes menús:
3.4.1 Información general de los documentos.

3.4.2 Información detallada del documento.
4.4.1 Información general de los documentos: son los datos que se muestran al ingresar a
una bandeja. La información general de los documentos listados al acceder a una bandeja, (Figura
89) son:
• Remitente.
• Receptor.
• Asunto.
• Fecha del documento.
• Número del documento.
• Número de referencia.
Para acceder a la información detallada de cada documento, debe hacer clic en la

Columna “Fecha Documento”, correspondiente al documento deseado.
Fig. 89 Información general de los documentos
4.4.2 Información detallada del documento: muestra datos específicos del documento al que
se ha ingresado (Figura 90).
Fig. 90 Información detallada del documento
- 67 -
Dentro de las opciones generales de los documentos, es posible:
• Ver el documento que ha sido creado.

• Verificar quien fue la persona que firmó y envió el documento (en el caso que haya sido
firmado digitalmente).
• Verificar firma
• Si la firma fue exitosa, desplegara, el número de cédula, nombre, cargo, institución y la
fecha (hora, minuto, segundo), en el que fue firmado digitalmente (Figura 91)
• También permite, descargar el archivo firmado.
Fig. 91 Verificación de firma digital exitosa
4.5 Registros de documentos externos
4.5.1 Crear ciudadano
En la opción "Crear ciudadano" se puede crear, editar y consultar ciudadanos. Para

crear ciudadanos, es necesario:
1. Ingresar a la opción de remitente BUSCAR DE / PARA.
2. Seleccionar ciudadano, en "Tipo de usuario".
3. Presionar el botón "Crear ciudadano" que aparece en la parte inferior de la
pantalla.
4. Ingresar los datos del ciudadano. En el caso de no tener la cédula del ciudadano
seleccionar “No tiene No. de cédula” y el sistema generará automáticamente un
número único que identificará al ciudadano.
5. Se debe llenar todos los campos pedidos (Figura 92).
6. Pulsar el botón “Aceptar”.
- 68 -
Fig. 92 Creación del ciudadano
Para editar un ciudadano, se debe:
1. Escoger el ciudadano.
2. Seleccionar el botón “Editar Usuario”.
3. Modificar los datos del ciudadano.
Para buscar un ciudadano, se debe:
1. Ingresar el nombre del ciudadano en la sección “Buscar Persona” o introducir número de

cédula de Identidad.
2. Pulsar el botón “Buscar”.
3. Se desplegará un listado con todos los ciudadanos que tengan coincidencias
Para consultar un ciudadano, es necesario:
1. Ubicar el usuario por ser consultado y hacer clic sobre el nombre y se despliega una
pantalla con la información detallada del usuario.
4.5.2 Registro de documentos externos
Los documentos externos son aquellos remitidos por otra organización. Las opciones para
el registro de documentos externos en Quipux, son:
3.5.2.1 Registrar documento.
3.5.2.2 Imprimir comprobantes.
3.5.2.3 Cargar doc. digitalizado.
4.5.2.1 Registrar documento: en la parte izquierda de la pantalla se encuentra la opción de

registrar documentos en el sistema, los mismos que deben ser enviados al personal de la
institución.
Estos documentos son los que llegan a la institución y que generalmente son
ingresados al sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros).
Los documentos registrados aparecen en la bandeja de “En Elaboración” donde es posible

seguir editándolos (cargar documentos digitalizados y anexos). Estos documentos son
registrados en el sistema (Figura 93), en donde se ingresa:
• Fecha de registro.
• Número de referencia.
- 69 -
• Asunto.
• Descripción de los anexos.
• Resumen.
Fig. 93 Registrar documento
En la opción BUSCAR DE/PARA se ingresa el o los destinatarios, remitente y copia

(esta opción permite enviar una copia del documento).
Para la búsqueda de usuarios existen las siguientes opciones:

• Buscar usuarios por nombre de la institución
• Buscar usuarios por nombre o puesto
Asimismo, es posible adjuntar anexos al documento creado, en la pestaña "ANEXOS".
Nota: la opción de anexar archivos al documento, en la pestaña 'ANEXOS” también se

encuentra al crear “Nuevo documento”
4.5.2.2 Imprimir comprobantes
4.5.2.2.1 Imprimir código de barras
Este módulo permite imprimir el número del documento con código de barras en la parte
superior derecha del mismo. Para imprimir el código de barras del documento se debe:
1. Buscar el documento, ingresando todo el número del documento o una parte del
número.
2. Seleccionar el botón “Buscar”.
3. En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que
se encuentra al inicio de los registros.
4. Seleccionar el botón “Imprimir Código de Barras”.
5. Finalmente, se genera un documento .pdf con el código de barras del documento
(Figura 94).
- 70 -
Fig. 94 Impresión de código de barra
4.5.2.2.2 Imprimir comprobante
Este módulo permite imprimir un comprobante de la recepción del documento. Este

comprobante tiene la siguiente información:
• Número de documento
• Fecha
• Recibido por
• Nombre del usuario
Para imprimir el comprobante del documento se debe:
número
2. Seleccionar el botón “Buscar”
3. En el listado que se despliega en la parte inferior, dar clic en la caja de chequeo que se
encuentra al inicio de los registros
4. Seleccionar el botón “Imprimir Comprobante”
5. Finalmente, se genera un documento .pdf con el comprobante (Figura 95)
Fig. 95 Impresión del comprobante
4.5.2.3 Cargar doc. digitalizado: para cargar y asociar el documento digitalizado, se debe:
número.
3. Ubicar el documento y seleccionarlo dando clic en la caja de chequeo que se
encuentra al inicio del registro.
4. Seleccionar el botón “Asociar Imagen del Documento”.
5. Escoger el archivo que va a ser asociado como imagen al documento (Figura
96).
8. Finalmente, se despliega en la pantalla un resumen con toda la información
referente al documento y la persona que realizó la acción.
- 71 -
Fig. 96 Cargar documento digitalizado
Nota: sólo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la mesa
de entrada. Si son varias hojas, es necesario generarlas en un solo archivo.
4.6 Administración de usuario final
El menú de "Administración" presenta las siguientes opciones:
3.6.1 Administración.
3.6.2 Carpetas virtuales.
3.6.3 Archivo físico.
Fig. 97 Opciones de administración des usuario final
4.6.1 Administración: en la opción de "Administración" (Figura 98) es posible gestionar

carpetas, archivo físico, entre otras. Específicamente se pueden realizar las siguientes
acciones:
• Cambio de contraseña: permite cambiar la contraseña del usuario que está validado en el
sistema.
• Lista de envíos: es posible crear, editar y consultar listas de envíos.
Fig. 98 Administración para usuarios finales
Una lista de envíos es un conglomerado de usuarios, agrupados por tipo de usuario o

institución.
Para crear una lista de envíos se debe:
- 72 -
1. Acceder a listas de envíos en "Administración".
2. Seleccionar la opción de "Crear lista de envíos".
3. Completar los datos requeridos, buscando a los usuarios cargados en el sistema
y agrupándolos, según convenga.
4. Una vez que haya recuperado todos los usuarios que deben conformar la lista
de envíos, pulsar el botón "Aceptar".
Fig. 99 Crear listado
Para editar una lista de envíos, se debe:

2. Seleccionar la opción de "Editar lista de envíos".
3. Modificar los datos pertinentes.
4. Una vez que haya modificado todos los datos pertinentes, pulsar el botón "Aceptar"
5. Para consultar una lista de envíos, se debe:
2. Seleccionar la opción de "Consultar lista de envíos"

3. Escoja la lista deseada en "Seleccione la lista"
4.6.2 Carpetas virtuales: permiten el resguardo de documentos ingresados al sistema. En la

opción de "Carpetas virtuales" (Figura 100) es posible realizar las siguientes acciones:
Fig. 100 Administración de carpetas virtuales para usuario final
4.6.2.1 Organización de los niveles de carpetas virtuales: se crean y ordenan los niveles
de carpetas.
Para organizar los niveles de las carpetas virtuales, se debe:
- 73 -
1. Seleccionar un área
2. Se agrega nombre del ítem y una descripción
3. Se presiona el botón aceptar
4.6.2.2 Administración de carpetas virtuales: permite gestionar los niveles creados

y vincularlos con carpetas virtuales.
Para administrar las carpetas virtuales, se debe:
1. Seleccionar un área.
2. Colocar un nombre a lo que será la carpeta, vinculada al área seleccionada.
3. Asignar el período que pasará en archivo de gestión y archivo central respectivamente.
4. Presionar el botón "Guardar".
Fig. 101 Administración de carpetas virtuales
4.6.2.3 Consultar carpetas virtuales: permite consultar las carpetas creadas en las la opción
anterior.
4.6.3 Archivo físico: permite registrar la ubicación física de los documentos cargados en
el Quipux.
Fig. 102 Menú del archivo físico
En la opción de "Archivo físico" (Figura 102) es posible realizar las siguientes acciones:
4.6.3.1 Ubicación física de documentos: para relacionar un archivo digital con uno o varios
expedientes físicos (Figura 103), se debe:
- 74 -
1. Seleccionar el archivo y hacer clic sobre el botón “Siguiente”
2. En la parte inferior de la pantalla aparece la ubicación digital y la nueva ubicación
física del documento
Fig. 103 Ubicación física de documentos
4.6.3.2 Consultar ubicación del documento en archivo físico: para consultar ubicación del
documento en archivo físico (Figura 104), se debe:
1. Introducir el nombre del documento en el campo "Buscar Documento(s)".

2. Presionar el botón "Aceptar".
3. Hacer clic sobre el enlace del documento requerido.
Fig. 104 Consultar ubicación del documento en archivo físico
4.6.3.3 Nueva ubicación física: para ingresar los nombres de la organización física del
archivo (Figura 105) se debe:
1. Seleccionar el enlace “Crear cajón” (en el caso de ejemplo Archivador es el primer nivel
de organización.
2. Ingresar el nombre, el tiempo de gestión en el archivo, tiempo en el archivo central
3. Seleccionar el botón “Guardar”.
- 75 -
Fig. 105 Nueva ubicación física
Este proceso se debe hacerlo con cada nivel de organización del archivo físico. Para
editar los nombres de los ítems de la organización física del archivo:
1. Seleccionar el enlace “Editar” que se encuentra bajo la columna "Acción".

2. Realizar las modificaciones pertinentes.
3. Hacer clic en el botón "Aceptar".
En la opción de modificar los datos ingresados, es posible desactivar un ítem.
4.6.3.4 Consultar estructura del archivo: para consultar la organización del archivo
físico (Figura 106), se debe:
1. Seleccionar el área en donde se va a consultar.

2. Se despliega una lista de la organización del archivo físico con nombre del ítem,
estado y tipo.
Fig. 106 Consultar estructura del archivo
4.6.3.5 Organización física del archivo: para ingresar los niveles de organización
de carpetas virtuales (Figura 107), se debe:
1. Seleccionar el área en donde se va ha definir el formato de organización de las

carpetas.
2. Ingresar el nombre de los diferentes niveles que van a conformar la organización de las
carpetas.
Fig. 107 Organización física del archivo
4.7 Otros
4.7.1 Búsqueda avanzada de documentos
- 76 -
La función de búsqueda avanzada permite la recuperación de documentos, por medio de la
inserción de parámetros en los campos de búsqueda, tales como: número de referencia o clase de
documento.
Los resultados serán listados con uno o varios documentos que concuerden con los
parámetros de búsqueda especificados, lo cual permitirá la consulta de los mismos.
Para buscar un documento (Figura 108), se tiene que ingresar cualquiera de los
siguientes parámetros:
• Número de documento: se puede digitar todo el número o solamente una parte de él.
• Número de referencia: permite realizar la búsqueda por medio del código de
referencia con el que llegó el documento, este código es generado por el remitente.
• Remitente: búsqueda por remitente.
• Destinatario: búsqueda por destinatario.
• Buscar en texto: se puede ingresar alguna(s) palabra(s) que están en el resumen del
documento y el sistema va a desplegar todos los documentos que incluyan esta palabra.
• Tipo de documento: buscar por los tipos de documentos existentes como por ejemplo:
oficio, memo, circular, entre otras.
• Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la búsqueda solo en
determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, está por defecto para el
último mes, si desea una búsqueda en un rango mayor deberá ampliar este rango
para una búsqueda.
• Área actual: buscar documentos en un área solicitada.
Fig. 108 Parámetros de búsqueda avanzada
4.7.2 Pasos para realizar una consulta o búsqueda del documento
Para realizar una consulta o búsqueda de un documento:
1. Pulsar botón "Búsquedas", que se encuentra en la parte inferior de la sección de

carpetas y opciones personalizadas.
2. Ingresar el parámetro de búsqueda o consulta de documentos.
4. En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los
documentos que coincidieron con los parámetros de búsqueda ingresados.
- 77 -
4.7.3 Consultar carpetas virtuales
La opción de "Consultar carpetas virtuales", permite verificar cuales son las carpetas
virtuales adscritas a la unidad administrativa a la que pertenece el usuario que está validado en el
Quipux.
Es decir, si el cargo del usuario validado en el Quipux, está adscrito a la Presidencia;
entonces al pulsar sobre la opción de "Consultar carpetas virtuales", sólo se desplegarán las de
Presidencia, omitiendo las de finanzas, recursos humanos, entre otras.
Fig. 109 Consultar carpetas virtuales
Documentos por imprimir
Cuando el usuario no activa la opción de firmar digitalmente (Ver Acciones con los
documentos), el documento que creó se envía a “Documentos por imprimir”.
Para imprimir el documento y enviarlo manualmente desde “Documentos por imprimir”, es

necesario:

encuentra al final del registro.
2. Dar un clic en la acción “Enviar”.
3. Se presentará una pantalla donde es posible agregar comentario.
Fig. 110 Documentos por imprimir

4.7.4 Reportes
Este módulo permite generar diferentes tipos de reportes como:
• Cantidad de registros por usuario y por estado del documento. Entre los estados de
documentos se tiene: tramitados, en edición, eliminados, archivados y vencidos.
• Estadísticas de digitalización de documentos.
Para generar un reporte se debe:
1. Escoger el tipo de consulta o estadística.

2. Escoger el área.
3. Escoger el usuario.
4. Ingresar la fecha desde y hasta.
- 78 -
5. Inmediatamente se desplegará un listado con usuario, estado del trámite, número de
documentos registrados y digitalizados (dependiendo del tipo de reporte que se desea
generar).
Fig. 111 Reportes de Quipux
- 79 -
RESULTADOS
- Instalación y funcionamiento del Servidor WEB.
- Implementación del Servidor de Base de Datos, el cual se encuentra funcionando para el

Sistema Quipux.
- Implementación del Servidor de PDF’s, que de acuerdo a las pruebas realizadas se encuentra
de acuerdo a lo esperado.
- Creación de niveles jerárquicos de la Comunidad Educativa Católica.
- Funcionamiento adecuado del Sistema de Gestión Documental.
- Descripción adecuada de Procesos para el Sistema de Gestión Documental.
- La Administración del Sistema se realizará de acuerdo a los requerimientos de la Comunidad

Educativa.
- El envío de la correspondencia entre dependencias internas es inmediato y no requiere

mensajeros o intermediarios.
- El análisis de las subrogaciones debe realizarse con el alto mando institucional o con un
comité especial.
- 80 -
CONCLUSIONES
- Las actividades diarias en las diferentes dependencias de la Comunidad Educativa Católica y

su alto manejo de documentación indica que se requiere de un Sistema de Gestión
Documental.
- La Comunidad Educativa Católica cuenta con los requerimientos para la implementación del
Sistema de Gestión Documental.
- El Administrador del Sistema será la persona que responderá a las necesidades de la

Institución.
- Las sumillas en los documentos físicos se convierten en “Comentarios” en los documentos
electrónicos.
- La recepción de los documentos físicos externos se realiza en un Punto de Recepción y se

requiere de un escáner de alta velocidad.
- La secretaria de primer nivel es la responsable de manejar el Archivo Digital del Sistema.
- Los jefes departamentales serán los únicos que podrán firmar un documento digital.
- Un asistente (secretaria) no podrá dirigirse a nivel personal a un Jefe Departamental.
- El Archivo Físico deberá estar bien ubicado y la ubicación debe estar bien documentado.
- Los Usuarios internos serán todos los empleados, trabajadores, docentes, investigadores que
tengan vínculos bajo dependencia con la Comunidad Educativa Católica.
- Los Ciudadanos serán todas aquellas las personas que no tienen vínculos con la Comunidad
Educativa Católica.
- El Usuario Interno con dos o más cargos tendrá la opción de elegir uno de sus cargos para
firmar el documento.
- Las Carpetas Virtuales serán creadas por el Administrados del Sistema y la administración de
estas carpetas está a cargo de cada usuario.
- 81 -
RECOMENDACIONES
- Se recomienda instalar el Sistema de Gestión Documental Quipux en la Comunidad

Educativa Católica.
- Se recomienda utilizar Sistema Operativo Ubuntu u Fedora.
- Adquirir escáneres de alta velocidad para el funcionamiento del Sistema.

- Nombrar un Administrador de Sistema quien será entrenado regularmente a través de la
Secretaría de Comunicación del Estado.
- Formar un equipo de trabajo con operadores en cada Facultad para solventar las consultas
que traiga el uso del sistema.
- Los comentarios serán precisos y dirigidos a personas particulares.
- Capacitación constante a las secretarías departamentales en el manejo del Sistema.
- Se recomienda deshabilitar la Opción de Firma Digital para secretarias y usuarios internos
- La documentación de la ubicación del Archivo Físico debe ser clara y precisa. El Archivo
Físico debe estar en un lugar libre de goteras o humedad.
- Para la creación de Usuarios internos debe tomarse la base de datos de personal de la

Comunidad Educativa Católica.
- Los ciudadanos deben crearse únicamente en caso de ser necesario.
- El Administrador del Sistema debe estar bien enterado de las actividades de secretaría de la
Institución.
- 82 -
BIBLIOGRAFÍA
Doknos (10/12/2010) Manual de Quipux para Administradores: disponible en la URL:

http://www.quipux.org.ec/sites/default/files/Manual_Administrador2.pdf [consulta 23 de junio de
2012]
Doknos (10/12/2010) Manual de Quipux para Usuario: disponible en la URL:

http://www.quipux.org.ec/sites/default/files/Manual_Usuario2.pdf [consulta 23 de junio de 2012]
Mauricio Haro A. (junio/2010) Manual de Instalación Quipux: disponible en la URL

http://www.quipux.org.ec/sites/default/files/ManualInstalacionQuipux2.pdf [consulta julio de
2012]
Oscar Alvear A. (enero 2012) Manual de Funcionamiento Quipux: disponible en la URL

http://docs.ucuenca.edu.ec/sgd/index.php/documentacion [consulta enero 2012]
- 83 -

Análisis y Especificaciones para La Implementación Del Sistema de Gestión Documental (QUIPUX) en La Universidad Catolica de Cuenca

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Análisis y Especificaciones para La Implementación Del Sistema de Gestión Documental (QUIPUX) en La Universidad Catolica de Cuenca

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DECLARACIÓN

María Verónica Ochoa Robles

Ing. Isael Sañay Sañay

El presente trabajo de graduación dedico a mi hermana Elenita, que ha sido la

El presente trabajo de graduación no pudo haberse realizado sin el apoyo de

Agradezco al Ing. Diego Cordero, Decano de la Unidad Académica de

Al Dr. Sergio Guevara Pacheco, mi estimado jefe; Subdecano de la Facultad

CAPÍTULO 1. ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES

1.1 Propósito ............................................................................................... 10

CAPÍTULO 2. INSTALACIÓN DEL SISTEMA QUIPUX

2.1 Instalación del Servidor WEB ................................................................. 18

CAPÍTULO 3. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA QUIPUX

3.1 Ingreso al Quipux ................................................................................... 29

4.1 Nuevo documento .................................................................................. 54

Figura 1. Organigrama de la Comunidad Educativa Católica .......................................................... 13

El presente trabajo investigación presenta una guía completa para la implementación de

Palabras clave: gestión documental, Quipux, código abierto

This research work presents a comprehensive guide to the implementation of a Document

Keywords: document management, Quipux, open source

En un entorno donde la información digital se ha vuelto extremadamente importante, y donde una

Según (Alvear,2012) actualmente la informática ha cambiado el mundo, y mucho más en empre-

El trabajo diario dentro de la Comunidad Educativa, su alto nivel de generación de documentos

El Sistema de Gestión Documental – Quipux usado inicialmente en pocas instituciones de go-

1.3 Descripción General

1.3.1 Requisitos del usuario

- Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos.

1.3.2 Niveles Jerárquicos

Fig.1 Organigrama de la Comunidad Educativa Católica

NIVEL 1: Ayuda en línea

NIVEL 3: Área de Soporte de TICS

En caso que el personal informático de la Comunidad Educativa no pueda resolver el problema,

NIVEL 4: Área de Software y Redes

1.3.3 Procesos Generales

1.3.3.1 Envío de documento interno: Ver Figura 2

Usuario Interno: Docente, empleado, investigador

Fig. 2 Diagrama de Proceso para envío de documento interno

Usuario Interno: Docente, empleado, investigador

Fig. 3 Diagrama de Proceso para reasignación de documentos

1.3.3.3 Archivar documento

Usuario Interno: Docente, empleado, investigador

1.3.3.4 Recepción de documento externo

Fig. 5 Diagrama de proceso para recepción de documento externo

1.4 Requisitos específicos

Se requiere de un Administrador de Sistema, quien será el encargado de vigilar el buen funciona-

Requerimientos de Hardware y Software:

 Hardware 2000 Mhz.

2.1 INSTALACIÓN DEL SERVIDOR WEB

El Sistema Operativo utilizado en el presente trabajo es: Ubuntu 10.04 LTS.

I. Se instalan los siguientes paquetes:

II. Edite el archivo “php.ini” (/etc/php5/apache2/php.ini en Ubuntu) y modificamos

III. Reinicie el servidor apache:

Abra su navegador Web y en la dirección URL coloque:

Esto deberá mostrarle una página con información de la configuración de PHP.

Fig. 6 Configuración PHP

IV. En el webroot (/var/www en Ubuntu) cree una carpeta llamada “quipux”

svn checkout http://svn.quipux.org/quipux /var/www/quipux

VI. Cree el archivo de configuración del sistema Quipux:

VIII. Edite el archivo “/var/www/quipux/config.php” y complete la siguiente información

//Email del Super Administrador del Sistema QUIPUX

// email de la cuenta de soporte

// email de la cuenta desde la que se enviarán los recordatorios a los usuarios

IX. Cambie los permisos y el propietario de las carpetas y archivos:

chown -R apache:apache /var/www/quipux