Manual de

gestión
documental
 Manual de gestión documental

Manual de gestión documental

AirLoad es una aerolínea “Low Cost” que maneja la completa organización de los pedi-
dos que recibe por parte de los transportistas, los cuales provienen de diversos sectores
(farmacéutico, productos de consumo masivo como alimentos y productos para aseo
e higiene personal y textiles, entre otros). Por cada carga transportada se crea un expe-
diente, que contiene documentación de porte como guías aéreas, el manifiesto de carga/
listas de carga, cartas de porte CMR para transportes con camiones con listas de carga y
declaraciones de exportación para la aduana, facturas y otros documentos reglamenta-
rios según el tipo de carga transportada, lo que implica un gran volumen de documentos
cuyo almacenamiento físico se hace dispendioso. Adicionalmente la compañía observa
fondos documentales acumulados en sus áreas funcionales, lo que empeora el proceso y
ha procurado fallos en los demás procesos que se ven afectados por el difícil acceso a la
información y las demoras que esto acarrea.

La compañía requiere de una solución al manejo documental y ha pensado en una trans-

formación digital. Específicamente, evalúa la posibilidad de implementar la tecnología
Intelligent Indexing, pero antes de esta implementación, requiere elaborar un manual de
Gestión Documental para no llevar el desorden físico al plano digital.

A continuación, se observa el organigrama que representa la estructura organizacional

de AirLoad. 1
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Junta directiva

Presidente Ejecutivo

Director de Director de
Director comercial
nanzas y servicio operaciones

Tesorería y Marketing y
Entrenamiento
contabilidad comunicación

Gabinete Desarrollo y
Seguridad
jurídico plani cación

Recursos Servicio al
Mantenimiento
humanos cliente

IT Ventas

Para dar solución al caso, se solicita a su equipo de trabajo elaborar el manual de ges-
tión documental para AirLoad, herramienta que servirá para establecer un orden docu-
mental y así facilitar la posterior adopción de una herramienta tecnológica que facilite y
agilice el manejo documental.

Así mismo, para elaborar este informe usted y su equipo de trabajo deben:

1. Revisar el material de los núcleos 2, 3 y 4.

2. Elaborar el Manual de Gestión documental, el cual debe contener los parámetros

que se explican en el núcleo 4, las tablas de identificación y el sistema de codifi-
cación, de acuerdo con las necesidades y estructura organizacional de la empresa
analizada (AirLoad). 2
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3. Presentar el manual en formato Word o PDF, donde se evidencie de manera con-

creta y sustentada una estructura lógica y coherente como propuesta para el ma-
nejo documental de la empresa (Airload). Este documento debe cumplir con los
siguientes criterios:

a. Diseño de un sistema de codificación documental partiendo de tablas de des-

cripción, acorde con la estructura organizacional.

b. Definición de los elementos que hacen parte integral de un manual de ges-

tión documental.

c. Identificación y explicación de la normatividad vigente que rige la gestión do-

cumental en el desempeño de la actividad económica de la empresa analizada.

d. Diseño del manual de gestión documental observando que no contenga

más de 15 páginas, que la redacción sea clara y con sus propias palabras, co-
rrecta ortografía, y en formato establecido por normas de calidad. En el campo
“elaboró”, debe contener los nombres de los integrantes del grupo.

Fuente:
Pexels.com

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