CURSO EXCEL

Contenido
MODULO 1 .................................................................................................................................... 2
VENTAJAS Y DESVENTAJAS....................................................................................................... 3
INTRODUCCION A EXCEL .......................................................................................................... 3
DESPLAZAMIENTO: ................................................................................................................... 5
ZOOM: ....................................................................................................................................... 6
AYUDA DE EXCEL: ..................................................................................................................... 6
ADMINISTRACION DE “HOJAS”. ............................................................................................... 6
CELDAS ...................................................................................................................................... 6
DISTINCION ENTRE CALCULOS ESTATICOS Y VARIABLES. FUNCION SUMA............................ 7
MÁS OPERACIONES Y FUNCIONES ......................................................................................... 11
GUARDAR, GUARDAR COMO Y ABRIR. .................................................................................. 12
MODULO 2 .................................................................................................................................. 13
FUNCIONES SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, MAXIMO Y MINIMO ..................................... 13
AUTOSUMA, AUTOPROMEDIO, AUTOMAXIMO Y AUTOMINIMO ...................................... 14
FUNCION CONTAR Y CONTARA .............................................................................................. 14
ARRASTRE DE FORMULAS. CONCEPTO DE “RELATIVO” Y “ABSOLUTO” .............................. 16
MOVER CELDAS/RANGOS. COPIAR, CORTAR Y PEGAR. PEGADO ESPECIAL......................... 17
MEJORAS VISUALES: FUENTE, TAMAÑO, BORDES, COLORES Y ALINEACION. ..................... 19
MODULO 3 .................................................................................................................................. 21
AUTOFILTRO............................................................................................................................ 21
FUNCION SUBTOTALES ........................................................................................................... 22
FORMATO PERSONALIZADO .................................................................................................. 23
MEJORAS VISUALES: Manejo de columnas/filas y hojas. ..................................................... 24
MEJORAS VISUALES: INMOVILIZAR PANELES. ....................................................................... 25
TRABAJAR CON DIFERENTES HOJAS....................................................................................... 26
INSERTAR COMENTARIO ........................................................................................................ 27
MODULO 4 .................................................................................................................................. 28
FECHA Y HORA EN EXCEL ........................................................................................................ 28
FUNCIONES DE FECHA ............................................................................................................ 28
ORDEN PERSONALIZADO........................................................................................................ 29
MODULO 5 .................................................................................................................................. 31

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CREACION DE GRAFICOS ........................................................................................................ 31
PERSONALIZAR Y DAR FORMATO. ......................................................................................... 32
MODIFICACIONES EN EL GRAFICO. SERIES DE DATOS........................................................... 33
ATAJOS .................................................................................................................................... 34

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MODULO 1

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Si hay algo que caracteriza a las herramientas “Office” de la empresa Microsoft,

es que cada una de ellas tiene una finalidad especial. Se creó cada una para abocarse

principalmente a un tipo específico de actividad. Si bien todas permiten hacer cosas

similares, cada una tiene un punto fuerte que la distingue del resto. Es así que el “WORD”

es ideal si uno desea redactar informes, tesis, CV, escribir cartas y demás. El “POWER

POINT”, es el que uno va a utilizar si precisa realizar presentaciones de alto impacto,

y no tanto para el caso donde prime la redacción. Por último, el “EXCEL”, es el que se

caracteriza por facilitarnos la realización de cálculos y operaciones de todo tipo. En

síntesis, la ventaja principal de la herramienta que veremos a lo largo del curso, es la

practicidad para la elaboración de cálculos, obtener resultados y modelar situaciones; en

tanto, si lo que uno desea es confeccionar presentaciones o bien, escribir una historia,

el Excel no será el programa apropiado, sino alguno de los otros nombrados

anteriormente.

INTRODUCCION A EXCEL

Para comenzar a trabajar con la herramienta Excel (“hojas de cálculo”),

primeramente debe localizar en el escritorio de su PC el icono: o bien, dentro del menú

“INICIO” -> “PROGRAMAS” -> “MICROSOFT OFFICE” - > “EXCEL”.

Una vez dentro del programa, observe el entorno que se presenta. A continuación, una

serie de ilustraciones y definiciones importantes:

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Cinta de opciones

Observe cómo está diseñada la cinta de opciones. Los comandos se encuentran

organizados en grupos lógicos y éstos a su vez dentro de fichas.
Por ejemplo, teniendo en cuenta la ventana que se presenta a continuación:

Las Fichas serían: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de Página, Fórmulas, Datos,
Revisar y Vista.
Observe que la ficha Archivo se visualiza resaltada y coloreada. La misma reemplaza
al Botón de Microsoft Office de la versión 2010 y al menú Archivo de versiones anteriores.
Dentro de la Ficha Inicio, los Grupos serían: Portapapeles, Fuente, Alineación,
Número, entre otros.

Puede utilizar los botones para deshacer o rehacer una acción.

Hoja de trabajo

A tener en cuenta:

 FILA: es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a

derecha del libro de trabajo. Las filas se identifican mediante un número que se
encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como
cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536.
 COLUMNA: una columna es una agrupación de celdas que se agrupan
verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se
identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la
columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A, B, C, …
Z. AA, AB, … ZZ….
 CELDA: Intersección entre una fila y una columna. Es el lugar donde se insertan
los datos o formulas. Ejemplo: “A1”; “C6”; “H4”
 RANGO: Conjunto de dos o más celdas. Ejemplo: “A1:B5”; “B1:B10”; “A1:F1”.
 HOJA: está compuesta por filas y columnas, formando celdas en las que se
pueden ingresar datos y fórmulas.
 LIBRO: Conjunto de hojas de trabajo contenidas en un solo archivo.

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DESPLAZAMIENTO:

Para desplazarse por una hoja de cálculo, basta con hacer clic con el botón
izquierdo del mouse, sobre la celda que desea modificar. Van a continuación una serie
de opciones para hacer más ágil el movimiento dentro del Excel:

 Complementario al uso del mouse, puede utilizar las flechas de su teclado

 Para moverse a la última celda con datos o al final de la hoja, puede oprimir Ctrl
+ la flecha donde quiere dirigirse.
 Para seleccionar varias celdas contiguas, seleccionar con el mouse o bien con las
teclas de dirección teniendo presionada la tecla <Shift>.
 Para seleccionar varias celdas que no son contiguas, seleccionar el primer grupo
que sí lo sea y luego seleccionar los siguientes teniendo presionada la tecla
<Ctrl>.
 Para seleccionar una fila o columna completa, hacer clic con el mouse en el
nombre de la fila o columna, respectivamente.
 Para seleccionar un rango rápidamente, puede pulsar Ctrl + Shift + flecha de
dirección.

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ZOOM:

Si desea aumentar (o disminuir) la visualización de la hoja de cálculo, válgase de

los signos “-“y “+” ubicados en el margen inferior derecho

AYUDA DE EXCEL:

La herramienta posee un menú de “ayuda” ante cualquier situación que se le

presente. A lo largo del curso se le enseñará a usarla, pero deberá saber que a la misma
podrá acceder haciendo clic en el símbolo “?” ubicado en el margen superior derecho del
programa, o bien presionando el botón “F1”.

ADMINISTRACION DE “HOJAS”.

Definida ya lo que es una hoja, le enumeramos a continuación una serie de

acciones que puede realizar con las mismas.
 Cambiar nombre: haciendo clic con el botón derecho, encima del nombre de la
hoja, se le desplegará un menú con la opción “cambiar nombre”
 Agregar hoja: si desea agregar más hojas al libro, deberá hacer clic en el botón
ubicado al final de la última hoja existente.
 Eliminar/Ocultar/Mostrar: deberá proceder como hizo para cambiar el nombre,
haciendo clic con el botón derecha, posicionado encima de la hoja, y allí podrá
seleccionar la opción deseada. Recordar que si elimina la hoja, se eliminarán
todos los datos que la misma contiene.
 Cambiar de color: idéntico procedimiento al descripto anteriormente
 Seleccionar varias hojas: si quiere elegir más de una hoja, deberá hacer clic en
cada una de ellas, con el botón Ctrl presionado.

CELDAS

Para Editar una celda y modificar sus datos deberá situarse en la misma y lo hará:

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  Oprimiendo <F2>.
 Con doble clic.
 Haciendo clic en el lugar a modificar que muestra el contenido de la celda
en la Barra de fórmulas.

Para borrar los datos de una o varias celdas, seleccione la/s misma/s (rango de
celdas) y oprima la tecla <Eliminar>, <Delete> o <Supr>, o con Ficha
Inicio grupo Modificar comando Borrar (estudie las diferentes opciones).

DISTINCION ENTRE CALCULOS ESTATICOS Y VARIABLES. FUNCION SUMA

Un concepto que es importante manejar a lo largo del curso, es la variabilidad de

los modelos a armar y alejarnos de cálculos “estáticos”. Es decir, la intención de todo
concepto que se enseñe y todo ejercicio que se proponga, es que el mismo sea útil para
más de una situación. De esta manera, se buscará elaborar planillas en las cuales las
fórmulas sean escritas una vez, y que luego modificando algunos datos por el usuario,
los resultados se actualicen automáticamente.
Esta forma de trabajar es la que permitirá ahorrar tiempo y procedimientos en cualquier
aspecto laboral o personal que se presente.
A continuación, trabajaremos con un ejemplo para explicar lo anterior:

Un viajante está programando su próxima visita a Europa. Para ello, armó una tabla en
Excel como se muestra a continuación. El desea saber:
¿Cuántas noches estará en total fuera del país?

Para responder la pregunta planteada, usted podría afirmar que el total de noches es
10, ya que mentalmente se pueden sumar fácilmente los números. Si bien el caso es
sencillo, en la vida diaria se presentan situaciones donde la cantidad de datos pueden
superar los miles de campos, por lo que los cálculos mentales no se podrían realizar.

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Una segunda alternativa, es utilizar al Excel como una calculadora. Esto se logra
colocando en “B6”, lo siguiente:

Esta opción es válida, y nos devolvería el resultado que estamos buscando. Ahora bien,
si este turista decidiese modificar las noches que va a pasar en cada ciudad, el cálculo
que realizamos anteriormente quedaría obsoleto, porque si a Barcelona le agrega 2
noches, el resultado debería ser “12” y la celda “B6”, me seguiría devolviendo el número
10.
Lo anterior sucede por el concepto de “estático” que planteamos al principio. Para
solucionar lo anterior, es necesario reemplazar los números “2,4,2,2” por las celdas que
los contienen. De esta manera, cuando se modifiquen dichas celdas, el resultado
cambiará automáticamente. El modelo debería quedar así:

De esta manera, si el viajante desea “jugar” con cuantas noches se va a quedar en cada
ciudad, puede ir modificando el rango de celdas “B2:B5”, y el resultado mostrado en
“B6” se ajustará automáticamente.
Lo realizado anteriormente es útil cuando la cantidad de datos a sumar no es muy
significativa. Ahora bien, supongamos el caso que dicho turista decide viajar por 14
ciudades, pero a medida que vaya cambiando cuantas noches quedarse en cada una,
quiere ver el total al final.

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Ya vimos que trabajar de manera estática no es recomendable, porque si la persona
cambia los datos de la columna “B”, el total no se modificaría. Para solucionar eso,
plantemos utilizar los nombres de las celdas y así lograr que el “Total” se actualice solo.
Pero en este caso, al tener 14 ciudades, si quisiéramos sumar cada una deberíamos
hacer lo siguiente en “B16”:

Como se observa, el ir haciendo “clic” en cada celda, puede resultar lento, poco
práctico y hasta producir errores si olvidamos no seleccionar una celda. Para atacar
este tema, se deberá proceder a trabajar con la función SUMA.

Excel posee una gran cantidad de funciones que permiten realizar cálculos de la más
variada índole. En este curso iremos aprendiendo las más útiles, pero quedará en
ustedes poder seguir ampliando su biblioteca de fórmulas.

Las funciones se pueden insertar de 3 maneras:

1. Eligiendo el símbolo Fx ubicado al inicio de la barra de fórmulas

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 2. Seleccionando la opción “Insertar Función”, del grupo “Biblioteca de
funciones”, de la ficha “Fórmulas”.

3. Posicionado en la celda donde se quiere colocar el resultado, escribir el signo

“=”, seguido del nombre de la fórmula. Luego del nombre, deberá colocar un
paréntesis de apertura y uno de cierre al final.

Retomando el ejercicio planteado, se deberá colocar en la celda “B16”, e insertar la

función “SUMA”. Verá que aparece la estructura “=SUMA(número1;[número2];…). Esto
quiere decir que dentro del paréntesis, debemos elegir cada celda que queramos sumar,
o bien, el rango donde están las celdas a sumar. Para concluir de manera eficiente el
problema, deberíamos hacer:

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 De esta manera, se resuelven 2 “problemas”, por un lado, el de la variabilidad de la
información, y por otro, el de la rapidez del cálculo. Es decir, si el usuario cambia
cualquier valor del rango “B2:B15”, el total se actualiza de manera automática.

MÁS OPERACIONES Y FUNCIONES

Continuando con las premisas de cómo trabajar planteadas anteriormente, ahora

introduciremos más operaciones matemáticas y funciones.
A continuación, una tabla resumen de los símbolos del teclado con el significado para
el Excel:

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 Pruebe resolver las siguientes situaciones matemáticas, utilizando todo lo aprendido
hasta el momento. Tenga en cuenta que si el usuario cambia los números del rango
“A2:B5”, las fórmulas deben arrojar el resultado correcto.

GUARDAR, GUARDAR COMO Y ABRIR.

Todo trabajo realizado en hojas de cálculo, se guardará con la extensión “.xlsx”.

Para realizar esta acción, deberá ingresar a la ficha “Archivo” de la cinta de opciones,
y seleccionar “Guardar”. Luego deberá elegir la ubicación donde se alojará el archivo
y el nombre que identificará al mismo.
Par abrir un archivo ya elaborado con anterioridad, deberá iniciar el programa como
se describió al inicio del módulo, ingresar a la ficha “Archivo”, seleccionar “Abrir” y allí
buscar el destino del archivo, y con doble clic elegirlo.
Tenga en cuenta que cuando desee guardar el archivo en una nueva ubicación
(diferente a la existente), o bien, realizar copias de seguridad, deberá elegir la opción
“Guardar Como”, de la ficha “Archivo”, ya que si sigue seleccionando “Guardar”, la
acción se efectuará sobre la copia original, sobrescribiendo los datos anteriores.

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MODULO 2

FUNCIONES SUMA, PRODUCTO, PROMEDIO, MAXIMO Y MINIMO

Repase lo descripto en el módulo anterior, en cuanto a la función “SUMA”, y la

diferencia que tiene la misma en comparación a usar el operador lógico “+”. Para ello,
resuelva rápidamente, la cantidad de km que un corredor hizo a lo largo de 15 días
de entrenamiento:

Ahora, si su objetivo personal era llegar a 145 km en total, cuántos kilómetros le

quedan por recorrer? (Deje expresado el cálculo en una celda).
El corredor desea responder los siguientes interrogantes (utilice las funciones
sugeridas):
a) Promedio de km recorrido en los 15 días – F. PROMEDIO
b) Cual fue el máximo de km que corrió en un día? – F. MAX
c) Cual fue el mínimo? – F. MIN
d) Si cada km le llevó, en promedio, 4 minutos. Cuantos minutos corrió en total?
– F. PRODUCTO

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AUTOSUMA, AUTOPROMEDIO, AUTOMAXIMO Y AUTOMINIMO

Ya experimentadas las fórmulas del punto anterior, vamos a ver una forma más rápida
de insertar las mismas. Repasando cómo insertar una función, sabemos que las 3
opciones son:
1. Eligiendo el símbolo Fx ubicado al inicio de la barra de fórmulas
2. Seleccionando la opción “Insertar Función”, del grupo “Biblioteca de
funciones”, de la ficha “Fórmulas”.
3. Posicionado en la celda donde se quiere colocar el resultado, escribir el signo
“=”, seguido del nombre de la fórmula. Luego del nombre, deberá colocar un
paréntesis de apertura y uno de cierre al final.

Agregaremos una cuarta opción, que solo es válida para algunas funciones (suma,
promedio, máximo y mínimo entre otras), y que se denomina
“autosuma”/”autopromedio”/”automáximo”/”automínimo”. La misma se representa con
el símbolo grafico “∑”. La podrá encontrar en la ficha “INICIO”, dentro del grupo
“Modificar”:

Para hacer un uso óptimo de esta herramienta, deberá seleccionar todo el rango que
quiere sumar (u obtener el promedio, min o max) y luego hacer clic en el símbolo “∑”
y obtendrá automáticamente el resultado final del cálculo.

FUNCION CONTAR Y CONTARA

Vamos a introducir dos nuevas fórmulas, que nos permitirán determinar la cantidad
de celdas con datos que hay en un determinado rango. Para ello, nos valdremos de
un ejemplo práctico:
Suponga que es docente de un colegio secundario; posee un listado con los siguientes
alumnos, y quiere determinar rápidamente cuántos alumnos tiene actualmente:

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Para resolver su inquietud con ayuda de Excel, se puede valer de las funciones CONTAR
y CONTARA. Lo que ambas determinan es la cantidad de celdas con cierta
característica, que hay en un rango determinado:
 FUNCION CONTAR: Aplica a celdas con números. Devuelve la cantidad de celdas
con números (incluye fechas) que hay en un rango.
 FUNCION CONTARA: Aplica a celdas no vacías. Determina la cantidad de celdas
no vacías que hay en un rango. Incluye números y textos.

Dado lo anterior, podríamos aplicar en la celda “B22” la función CONTAR, eligiendo

como rango “B2:B21”. El resultado seria “20” y es correcto.
Ahora bien, supongamos que 3 de los alumnos no se presentaron a rendir en el primer
parcial, y por ello no tienen notas. Pruebe el resultado que arrojaría la función
CONTAR que realizó en el punto anterior, pero dejando 3 celdas vacías. Verá que
obtiene el número “17”, siendo que el total de alumnos es 20. Si la pregunta fuese
“cuántos alumnos se presentaron a rendir?”, entonces sí sería correcta la función
CONTAR sobre todo el rango “B2:B21”. Pero como lo que precisamos es determinar
la cantidad de alumnos, debemos aplicar una función sobre la columna “A”, que es
donde está toda la nómina del alumnado.
Evalúe el resultado obtenido de aplicar sobre el rango “A2:A21”, la función CONTAR
y la función CONTARA.

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ARRASTRE DE FORMULAS. CONCEPTO DE “RELATIVO” Y “ABSOLUTO”

Vamos a ver una técnica útil para evitar tener que repetir fórmulas iguales, a lo largo
de varias celdas. Retomemos el ejemplo anterior.
El docente quiere determinar el promedio de cada alumno en la columna “D”. Para
ello, en “D2” escribe la fórmula =PROMEDIO(B2:C2). El resultado que obtuvo es
correcto, pero se da cuenta que debe hacer lo mismo para los restantes 19 alumnos.
Para resolver lo anterior, vamos a realizar un “arrastre” de la fórmula. Esto se logra
haciendo clic en el margen inferior derecho de la celda donde se escribió la fórmula,
y dejando el clic apretado, mover en la dirección donde se quieren hacer las restantes
operaciones. Un ejemplo de muestra:

Observe como se desplazó la formula a lo largo de toda la columna, y qué celdas

aparecen si hace doble clic en “C20”.
Lo realizado anteriormente es un método útil para el caso de tener que realizar más
de una vez una misma operación, a lo largo de una hoja de trabajo. Tenga en cuenta
que puede “arrastrar” tanto hacia abajo, como hacia arriba, izquierda o derecha.

Ahora, suponga que desea calcular la comisión por venta que les correspondería a los
siguientes vendedores:

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 Usted podría hacer el siguiente cálculo en la celda “C2”: =B2*F1
Lo anterior es correcto, y obtendría el monto que le corresponde de comisión a María.
Como ya aprendió que no es necesario escribir varias veces una misma fórmula si es
igual, puede “arrastrar” lo escrito anteriormente, hasta el último vendedor.
Analice lo sucedido.

Como verá, no logró obtener el resultado correcto, ya que el Excel trabaja con el
principio de valores “RELATIVOS”. Es decir, salvo que le indiquemos lo contrario,
cuando hagamos el arrastre de fórmulas, se van a mover todas las celdas incluidas
en la formula en la misma dirección que elijamos. En este caso, no sólo se nos
movieron hacia abajo las filas de la columna “B” (que es correcto que así haya sido),
sino que también se corrió el dato del porcentaje de comisión (“F1”). Observe que en
“C7”, le debe haber quedado la fórmula: “=B7*F6.
Reiteramos que lo sucedido es por la relatividad que adopta el Excel. Para solucionar
esto, debemos introducir el concepto de “Absoluto”, que viene a ser lo opuesto a lo
que nos sucedió, y es la posibilidad de dejar “fijas” las celdas que queramos.
En este caso precisamos que “F1” sea una celda estática, y que cuando arrastremos
la formula, no se mueva. Para ello vamos a posicionarnos en la fórmula que
escribimos en “C2”, y le agregaremos el símbolo “$” antes del nombre de la columna
y antes del número de la fila que queramos dejar fija. Esto se puede hacer de manera
manual, o bien, presionando el botón “F4” estando el cursor encima de la celda a
dejar fija.
El resultado debería ser el siguiente: =B2*$F$1
Pruebe ahora “arrastrar” nuevamente la fórmula modificada y observe lo que sucede.

MOVER CELDAS/RANGOS. COPIAR, CORTAR Y PEGAR. PEGADO ESPECIAL.

Cuando desee mover una celda o un rango de una posición a otra, puede hacerlo a
través de la opción de “Cortar” y “Pegar” o bien, arrastrando manualmente con un
clic.
La primera opción consiste en seleccionar la celda o rango que desea mover, y luego
elegir del grupo “portapapeles”, en la ficha “Inicio”, el símbolo de la tijera (“cortar”):

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Luego, hacer clic en la celda que será la nueva ubicación de lo cortado, y seleccionar
“Pegar”, del mismo grupo donde elegimos “Cortar”.
Lo anterior también se puede hacer mediante el uso del teclado, usando “CTRL + X”
para cortar y “CTRL + V” para pegar.

La otra opción para mover celdas o rangos, es seleccionando lo que desea cambiar
de lugar, y luego posicionarse en alguno de los laterales hasta que el puntero del
mouse adopte la forma de una cruz con cuatro flechas en la punta Luego dejar el clic
apretado y trasladar a gusto lo seleccionado.

Si lo que desea es duplicar los datos en una celda o rango, es decir, copiar los mismos,
deberá seleccionar del grupo “portapapeles”, la imagen o bien, utilizar la
combinación del teclado “CTRL + C”.
A tener en cuenta que cuando se copie una celda o rango, si la misma contiene
fórmulas y no están “fijadas”, se copiarán las fórmulas pero se alterará el orden
de las celdas involucradas en las operaciones. Para ello, coloque los
símbolos “$” antes de la fila y columna y luego realice el traslado.
En cambio, si lo que desea es solo pegar el valor resultante de una operación, deberá

copiar la celda y al momento de pegar, seleccionar el símbolo que figura debajo de la

palabra “pegar” y elegir “pegado especial” -> “valores”.

De esta manera, sólo se pegará el número o texto, y no la fórmula ubicada en la celda

original.

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MEJORAS VISUALES: FUENTE, TAMAÑO, BORDES, COLORES Y ALINEACION.

Para lograr una buena presentación de la información, y mejorar la estética de las

planillas que elaboren, se recomienda valerse de las herramientas de diseño ubicadas
en los grupos “fuente” y “Alineación” de la ficha “Inicio”:

 Tipo de fuente: para cambiar la misma, interactúe con el primer menú

desplegable del margen superior izquierdo (el que en la imagen dice “Calibri”)
 Tamaño de la fuente: utilice el recuadro con la lista desplegable de números
(en la imagen, el número “11”) o bien, las letras “A” con la flecha hacia arriba
o hacia abajo.
 N /K / S: Opción de formato para poner el texto en “negrita”, “cursiva” o
“subrayado” respectivamente.
 Bordes: para el armado de recuadros o tablas, recomendamos el uso de los
bordes, designados con la imagen:
 Relleno de celdas: para cambiarle el color a una celda o rango, puede usar la
herramienta graficada con un balde de pintura

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  Color de Fuente: lo define haciendo clic en la letra “A” que tiene un subrayado
de color rojo en la imagen
 Para centrar, o alinear a la izquierda/derecha, utilice dicha opción del grupo
“Alineación”.

Le proponemos que arme el siguiente cuadro tal como se presenta:

La tipografía es Arial. El tamaño de los títulos es 12, el del resto del texto 11.

Libro Autor
Cien años de soledad G. Marquez
El símbolo perdido Dan Brown
El Psicoanalista J. Katzenbach
Historias de diván G. Rolon
El Arte de la Guerra Sun Tzu

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MODULO 3

AUTOFILTRO

En este apartado trabajaremos con otra herramienta de gran utilidad que nos brinda
Excel, idónea para el uso de gran cantidad de datos, que se denomina “Autofiltro”.

Suponga que quiere utilizar una hoja de cálculo para registrar todas las deudas y
vencimientos mensuales que posee, y confecciona algo similar a lo siguiente:

Como observara, en la columna “B” esta la fecha de vencimiento, seguido de los

meses que se adeudan, luego el costo mensual de la obligación (columna “D”) y luego
el total adeudado por servicio y los días que faltan para que se cumpla el vencimiento
(suponiendo que estamos en el día 19/06/2017).

Ahora bien, si uno deseara responder los siguientes interrogantes, debería hacer los
cálculos manualmente porque todavía no hemos brindado ninguna herramienta para
hacerlo de manera rápida. Las preguntas son:
1. Cuales impuestos vencen en Julio?
2. En cuales impuestos debo menos de $1000?
3. Cuantas tarjetas Visa tengo que cancelar?

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 4. Que obligaciones se vencen entre los próximos 15 y 30 días?
Lo anterior se puede resolver utilizando “Autofiltro”. Para ello, deberá seleccionar todos
los títulos de las columnas (es decir, el rango “A1:F1”) y dirigirse a la ficha “DATOS” -
>”Ordenar y filtrar” - > “Filtro”:

Vera que automáticamente, al lado de todos los títulos se coloca un botón con una
flecha hacia abajo:

Lo que permiten estos botones nuevos, es justamente “filtrar” los datos, según los
criterios que el usuario desea. Cabe aclarar, que cuando uno aplica un filtro, el Excel
oculta las filas que no cumplen el requisito establecido, dejando a la vista solo lo que
se le pidió ver. Si uno saca el filtro, vuelve a tener en pantalla toda la base de datos.
Dicho de otro modo, usando filtros nunca se eliminan datos, solo se ocultan.
Pruebe ahora responder las preguntas anteriores, valiéndose del menú desplegable
que aparece en el botón de cada columna.
Preguntas adicionales:
1. Que impuestos vencen entre el 05/08 y el 01/10?
2. En cuales adeudo más de 2 meses?
3. Que obligaciones tienen un costo mensual mayor a $600?
4. Actualmente, debo más de $2500 en algún servicio o impuesto?
5. Tengo algún vencimiento que sea menor a 10 días?

FUNCION SUBTOTALES
Continuando con el ejercicio anterior, aplicando filtros se logra obtener un resumen
de información de manera rápida y fácil, y de esa manera evitar el hacer cálculos
manuales o mentales. Ahora bien, si queremos adicionar las siguientes preguntas a
nuestro análisis, precisaremos usar otra herramienta más para lograr los resultados
óptimos:
 Cual es el monto a pagar total, que se vence en menos de 40 días?
 Cuanto debo pagar en Julio y en Agosto?
 Cuantos impuestos vencen en Julio? Y en Agosto?
 De las obligaciones de Julio, cual es la más cara?
 Del total que adeudo en menos de 30 días, cuantos es lo mínimo que tengo
que pagar?

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Si bien con el uso de los filtros se podría visualizar las celdas que cumplen los requisitos
pedidos, precisaríamos hacer todavía el cálculo matemático para llegar al dato que
queremos saber.
A prior, el primer punto se podría calcular con una función Suma sobre los datos filtrados
por la columna “F”, que cumplan la condición de ser menores a 40 días. Le proponemos
en la celda “H2”, coloque: = SUMA (F2:F21). Luego aplique el filtro y observe lo
sucedido.
Como vera, seguirá obteniendo el total de la columna, a pesar de haber ocultado las filas
que no cumplen la condición dada. Esto es así porque todas las funciones vistas hasta
ahora (suma, promedio, máximo, mínimo, contar y contara) no contemplan la posibilidad
de que ocultemos filas. Ellas aplican a todo un rango, independientemente mostremos o
no las filas. Solo cambian si uno elimina alguna fila.
Para solucionar esto, debemos usar la función “SUBTOTALES”. La misma nos pide
como primer argumento, el número de la función que queremos realizar (1-Promedio,
2- Contar, 9- Suma), y el segundo argumento, todo el rango que contiene los datos a
calcular.
Coloque en “G1”: = SUBTOTALES (9;F2:F21). Luego aplique el filtro y observe los
resultados obtenidos. Compare con la suma hecha en “H1”.

Ahora resuelva los otros puntos, con las variantes de la función subtotales.

FORMATO PERSONALIZADO

A todo dato ingresado en una celda, se lo puede transformar visualmente (dicho de otra
manera, “cambiar el formato”) para obtener una correcta apreciación de la información
que se desea mostrar.
Supongamos que en la celda “A1”, colocamos el número 1. A simple vista, ese número
no sabemos si representa un peso, un dólar, el cien por ciento, un número entero o con
decimales, etc. Esto es así porque nosotros no le dimos un formato a la celda para que
el número se vea como lo que realmente se quiere representar. Tenga en cuenta que
cuando hablemos de cambiar formatos, jamás vamos a modificar la esencia de lo que
haya en la celda (es decir, el numero 1 va a seguir siendo siempre ese número), sino
que vamos a realizar cambios en el aspecto de la celda, para interpretar mejor el qué
representa ese número.
Para efectuar cambios de formatos, deberá seleccionar la celda o rango al que se le
aplicara el mismo, y diríjase a la ficha “INICIO” -> “Grupo” y allí tendrá como opción
rápida, el formato “moneda”, “porcentaje”, “millares” y aumentar o disminuir decimales.
Si seleccione el menú desplegable que se encuentra encima de estos atajos, verá que
hay más opciones de formato personalizado.

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Para verlo mejor, copie los siguientes datos en una hoja nueva, y aplíquele el formato
que corresponda. Aclaración, a la columna de “FECHA INGRESO”, aplíquele el formato
“FECHA CORTA”. Más adelante explicaremos por qué las fechas se visualizaban como
números.

 COPIAR FORMATO: es importante aclarar que si bien, para colocar un

formato se debe primero elegir la celda o rango donde aplicaría y luego
seleccionar el deseado, se puede también dar un formato a la celda activa
(es la que esta seleccionada en el momento) y luego copiar el formato y
pegarlo a las restantes celdas. Para hacer lo anterior, deber utilizar le
herramienta de “Copiar Formato” ubicada en el grupo “Portapapeles” de
la ficha “INICIO”, posicionado en la celda a la que se le quiere copiar el
formato, y luego, “pintar” todas las celdas a las que se le desee pegar el
mismo formato.

Vale aclarar que el uso del “Pincel” aplica para cualquier formato, no solo
los personalizados, sino el tamaño, borde, fuente, color, negrita, etc.

MEJORAS VISUALES: Manejo de columnas/filas y hojas.

En este nuevo apartado de mejoras visuales, se hará hincapié en la administración de

columnas, filas y hojas, útil cuando se está en presencia en gran cantidad de información
y es difícil realizar análisis sobre la misma.

Posicionado en la cabecera de la columna o la cabecera de la fila, presione el botón

derecho del mouse, y observe el menú que se despliega.

24
  Cortar/Copiar: aplica lo explicado en el módulo anterior, pero a toda la
columna o a toda la fila.
 Insertar: añade una nueva columna a la izquierda de la seleccionada (o
una nueva fila, arriba de la seleccionada).
 Eliminar: suprime la columna o fila seleccionada.
 Borrar contenido: “limpia” toda la columna o fila seleccionada
 Ancho de columna (alto de fila): determina la amplitud visual de la
columna/fila. Otra forma de ajustar automáticamente el tamaño, es
haciendo doble clic en el límite de una columna (o fila) con la siguiente.
 Ocultar: esconde la columna/fila seleccionada.
 Mostrar: existiendo columnas/filas ocultas, permite volver a visualizarla.

Pruebe lo anterior con algún libro de Excel que posea. Es importante comprender que
estas herramientas valen para administrar mejor sus planillas de trabajo por ejemplo,
ocultando columnas que tienen información que no es relevante para el análisis, o
eliminando las que no sean de utilidad.

MEJORAS VISUALES: INMOVILIZAR PANELES.

Continuando con la premisa de tener una buena administración de la información de

la hoja de trabajo, al tener gran cantidad de datos, incluiremos una nueva
herramienta: la “inmovilización de paneles”. Esta nos permitirá “congelar” (dejar
siempre visible) parte de la hoja de trabajo, mientras nos desplazamos por el resto
de la misma.
La inmovilización de paneles se encuentra en la ficha “VISTA” ->”Ventana” ->
“Inmovilizar.

25
 Al hacer clic allí, se desplegara un menú con 3 opciones:
o Inmovilizar Paneles: Teniendo en cuenta la celda donde se está posicionado,
se congelan todas las columnas a la izquierda y las filas por encima de dicha
posición. Ejemplo: ubicado en “C4”, y seleccionando esta opción, dejaremos
siempre visible (congelado) las columnas “A” y “B”, y las filas 1, 2 y 3.
o Inmovilizar fila superior: Tal como lo dice el nombre, solo congela la fila 1.
o Inmovilizar primera columna: congela solo la columna “A”.
Tenga en cuenta que una vez inmovilizado algún rango, para volver a dejarlo móvil,
deberá entrar al menú anterior, y seleccionar la primera opción: “Movilizar paneles”.

TRABAJAR CON DIFERENTES HOJAS

Es muy común que en un libro de trabajo, se vayan agregando nuevas hojas a medida
que se incorpora cada vez mas información, con el fin de tener separados los datos
según algún parámetro especifico. Es decir, en un libro llamado “Ventas”, un
comerciante puede tener una hoja que sea “Ventas Abril”, otra que sea “Ventas Mayo”
y otra que sea “Costos”, por ejemplo.
Otra situación que sucede con frecuencia, es que la información que contiene una
hoja, sea útil para cálculos que debo hacer en otra hoja distinta. Este puede ser el
caso del comerciante anterior, que una hoja “Datos”, coloque todos los días el valor
del dólar actualizado, y en otra hoja “Precios”, tenga los datos en dólares y los quiera
actualizar a pesos.

Para resolver este tipo de situaciones, vale todo lo explicado hasta el momento, pero
sumando la idea de que se pueden trabajar con distintas hojas de un mismo libro de
Excel, y hasta con otros libros externos si fuese necesario. Para poder hacerlo, en la
celda donde quiera ver el resultado, arme la formula (tal como se vio en los módulos
anteriores) y diríjase a la hoja donde este el dato que necesita, y selecciónelo. Vera
que en la formula aparecerá el nombre de la hoja que selecciono, seguido del signo
“!” y del nombre de la celda.
Suponga que en la hoja “Datos”, celda “A1”, el comerciante todos los días pone el
tipo de cambio actual. En la hoja “Precios”, celda “C2” quiere tener todos los días, el
precio en pesos actualizado. Él deberá hacer lo siguiente en “C2”:

26
 De esta manera, cuando modifique el tipo de cambio (celda “A1” de la hoja “Datos”),
se actualizarán todas las fórmulas que estén referenciadas a dicha celda, en este
caso, “C2”, “C3” y “C4”, de la hoja “Precios”.
Luego podrá aplicar los conceptos de arrastre de fórmulas, valores relativos y
absolutos tal como se enseñaron en los módulos anteriores.
Lo visto en este apartado de cómo trabajar con diferentes hojas, es aplicable también
al uso de diferentes libros.

INSERTAR COMENTARIO

Si desea dejar observaciones respecto al dato contenido en una celda, o explicaciones

de cómo realizó una formula, le será de utilidad presionar el botón derecho del mouse
sobre la celda y elegir del menú desplegable: “insertar comentario”.

Allí escribirá todo lo que desee, y el mensaje sólo se hará visible cuando el usuario se
posicione con el mouse encima de la celda que lo contiene. Sino, solo se verá una marca
roja en uno de los extremos de la celda:

27
MODULO 4

FECHA Y HORA EN EXCEL

En este apartado haremos foco en un aspecto muy útil de las planillas de cálculo, que
son las operaciones con fechas.

Antes de comenzar con las formulas y los cálculos, debemos hacer la siguiente
afirmación: “Para Excel, las fechas son números”. Esto es así, ya que lo que
nosotros observemos como fechas, para el programa serán números, y esto nos da la
posibilidad de que realicemos operaciones matemáticas con dichas celdas.

Daremos un ejemplo. En “A1” coloque el número 1, y luego pruebe cambiarle el formato

a “fecha corta”. Vera que el 1 ahora se visualiza como 01/01/1900. Esto es así, porque
la fecha más antigua que el Excel admite es el primero de Enero de 1900, que equivale
justamente al número 1. Si escribimos el número 2, y ponemos el mismo formato que
antes, veremos que aparece “02/01/1900”, y así sucesivamente. Por ende, cada número
entero, es un día. Y si cada entero es un día, cada decimal es una parte de ese día, es
decir, son las horas y los minutos.

Pruebe poner la fecha de hoy, y la de mañana, y cambie el formato a “numero”. Observe

la diferencia entre ambos.
Además, en otra celda, escriba el número 1,999 y coloque el formato fecha. Analice lo
que aparece en la barra de fórmulas.
Establecido lo anterior, ahora podrá realizar todas las operaciones matemáticas que
precise (suma, resta, multiplicación y división por ejemplo) y además, comenzar a utilizar
funciones que el Excel tiene específicas para fechas.

En una celda coloque la fecha de hoy, y en otras, el 01/01/2017 y el 31/12/17. Ahora

intente responder:
o Cuantos días llevan transcurridos del año?
o Cuantos días faltan para fin de año?

Importante: recuerde que cambiar los formatos a una celda, solo altera el
aspecto visual, pero no modifica el dato ingresado.

FUNCIONES DE FECHA
Dado lo anterior, mostraremos algunas funciones que Excel tiene para aplicar a celdas
con fechas:

28
  HOY: Nos devuelve la fecha del día de hoy. Se actualiza automáticamente al
abrir el libro. No nos pide ningún argumento
 AÑO; MES; DIA: Cada una devuelve lo respectivo (año, mes o día) de una
fecha determinada.
 FIN.MES: a partir de una fecha determinada, nos indica el último día del mes
actual, de algún mes futuro o de meses anteriores. El primer argumento nos
pide la fecha, y el segundo puede ser:
o Positivo: nos da el fin de mes, tantos meses a futuro le hayamos
indicado
o Cero: nos da el fin de mes de la fecha elegida
o Negativo: nos da el fin de mes, tantos meses pasados le hayamos
indicado
 DIA.LAB: nos indica el próximo día laboral, a partir de una fecha. Cuenta al
sábado y al Domingo como días no laborales*.
 DIAS.LAB: devuelve los días laborales entre dos fechas. Cuenta al sábado y al
Domingo como días no laborales*.
 SIFECHA: Nos da los días, meses o años entre dos fechas. A diferencia de las
otras, hay que armarla manual. Los argumentos son: =Sifecha (fecha mas
antigua; fecha mas nueva; “d” o “m” o “y”). El ultimo argumento es la unidad
de tiempo que queremos obtener: día (“d”), mes (“m”) o año (“y”).

*Tenga en cuenta que si desea utilizar estas fórmulas, pero los días no
laborables son distintos a sábado y domingo, deberá utilizar las funciones
Dia.lab.intl o días.lab.intl.

Con las funciones anteriores, responda las siguientes preguntas:

1. Cuantos días laborales hubo entre el 01/04/2017 y el 20/04/2017?
2. Cuantos meses transcurrieron entre el 01/01/2010 y el 01/06/2016?
3. Qué fecha obtendría si hago:
a. = fin.mes (hoy();0)
b. = fin.mes (hoy();1)
c. = fin.mes (hoy();-1)
4. Cuál es el próximo día laboral, desde el 29/06/2017 y contando 4 días?

Otros casos útiles: el uso de las fechas y las operaciones con las mismas, son útiles para
el cálculo de vencimiento de impuestos, demoras en los pagos/cobros, vencimiento de
lotes de productos, registro de ingresos de personas y demás.

ORDEN PERSONALIZADO
Si precisa ordenar los datos de una tabla, definiendo algún criterio particular, deberá
utilizar la opción de “orden personalizado”, ubicado en la ficha “INICIO” - > “Modificar”
->”Ordenar y Filtrar” - > “Orden Personalizado”.

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Primeramente, deberá seleccionar toda la base de datos que desea ordenar, y luego,
dentro del menú indicado, elegir el criterio de ordenamiento. Se podrán agregar
tantos niveles de criterios como uno desee. Retomando el ejemplo de la tabla de
aumento de sueldo, podríamos ordenarlo de la siguiente manera:

30
MODULO 5

CREACION DE GRAFICOS
Crear un gráfico similar al que se presenta a continuación:

Ventas Productos
Montos

Artículos

Para ello, escriba la siguiente información en una hoja de Excel:

Venta Mensual
Torno 11.510,00
Amoladora 10.500,25
Morsa 10.467,98
Fresadora 9.806,35
Limadora 9.600,64

51.885,22

Luego seleccione las celdas de la hoja de cálculo (los títulos de los artículos y sus
montos, sin los totales) y utilice el comando Columna del grupo Gráficos de la ficha
Insertar. Observe la incorporación de las Herramientas de Gráficos en la cinta de
opciones.

31
PERSONALIZAR Y DAR FORMATO.
Seleccione el gráfico creado para personalizarlo haciendo clic en el mismo, cambie
su tamaño desde los vértices de edición y luego cambie los formatos del área del gráfico,
ejes, títulos y series con el siguiente procedimiento:

▪ Observe las etiquetas que se muestran cuando el puntero del mouse se mueve en las
distintas partes del gráfico, haciendo clic con el botón izquierdo del mouse para
seleccionar la parte que se desee y luego con clic en el botón derecho (menú
contextual) seleccione la opción de formato respectivo.
▪ Logre Efectos de relleno (con el botón del mismo nombre) y en las fichas de
degradado, textura y trama para el Área de trazado y Series seleccionadas.
▪ Cambie los valores de ventas del producto Limadora a 8.850,63 y observe los cambios
en el gráfico asociado.

Cambios en los Ejes (Escala y formatos)

Teniendo en cuenta el siguiente modelo:

Venta Mensual Utilidad Bruta Mensual

Torno 11.510,00 5102,36

Amoladora 10.980,00 6567,25

Morsa 10.610,00 5735,24

Fresadora 9.806,35 5335,39

Limadora 8.850,63 5457,03

51.756,98 28197,27

32
 Ventas máquinas Herramientas
Producto con
Producto con
mayor venta
mayor utilidad

Utilidad;
Montos ($)

Utilidad
Amoladora;
6567,25
Utilidad; Morsa; Utilidad; Utilidad;
5735,24 Fresadora; Limadora;
Utilidad; Torno; 5457,03
5335,39
5102,36

Ventas; Ventas;
Ventas; Torno;Amoladora;Ventas; Morsa; Fresadora;
Ventas; Limadora;
11.510,00 10.500,25 10.467,98 9.806,35 8.850,63
Amolado Fresador
Torno Morsa Limadora
ra a
Ventas 11.510,00 10.500,25 10.467,98 9.806,35 8.850,63
Utilidad 5102,36 6567,25 5735,24 5335,39 5457,03

▪ Edite el eje de ordenadas y con su menú contextual seleccionar la opción Dar

Formato a eje para realizar los siguientes cambios: Mínimo 2.000,00, Máximo
12.200 y Unidad mayor 600 y el formato de número.

MODIFICACIONES EN EL GRAFICO. SERIES DE DATOS.

▪ Cargue los datos de utilidad en la hoja.
▪ Agregue una nueva serie en el gráfico con los montos de utilidad, seleccionando
las celdas que contienen los datos con el mouse y usando el portapapeles para pegar
las series en el mismo.
▪ Al gráfico creado en el punto anterior, cámbiele el orden de las series. Para ello elija
el comando Seleccionar datos, haga clic en alguna de las series y presione las
flechas de Subir o Bajar, según corresponda.
▪ Edite la serie que hace referencia a la utilidad y con su menú contextual elija la opción
Cambiar Tipo de gráfico de series… y cambie a un tipo de Líneas.

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▪ Agregue un eje y secundario. Para ello seleccione la serie correspondiente a este
nuevo eje (utilidad). Haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione la opción
Dar formato a serie de datos…. En Opciones de serie seleccione Trazar serie
en Eje secundario.
▪ Muestre los rótulos correspondientes a valores de venta y a valores de utilidad. Para
ello seleccione Etiquetas de Datos que se encuentra dentro del grupo Etiquetas
de la ficha Presentación.
▪ Seleccione estos valores y con su menú contextual cambie la fuente, relleno, número
y alineación (posición debajo para la serie de ventas y encima para la de utilidad).
▪ Utilizando la ficha Presentación de la Herramienta de Gráficos:
- Agregue títulos, utilizando los comandos Título del gráfico y Rótulos del eje
del grupo Etiquetas.
- Incorpore líneas de división principales en el eje (y), seleccionando el grupo Ejes.
Dentro del mismo, Líneas de la cuadrícula y posteriormente Líneas
horizontales de la cuadrícula primarias.
- Muestre la tabla de datos con claves de leyenda, ingresando al comando
Tabla de Datos dentro del grupo Etiquetas.
▪ Utilice ahora la ficha Diseño de la Herramienta de Gráficos. Dentro del comando
Seleccionar Datos, identifique de dónde provienen los valores de las series
observando el Rango de datos del gráfico.
- Edite la serie Ventas y cambie su nombre. Observe los valores de la serie.
- Agregue una tercera serie aunque no tenga otros datos en su planilla.
- Colóquele nombre y defina el rango de celdas que abarca: D2:D6.
- Ingrese valores a este grupo de celdas y observe qué sucede con el gráfico.
- Finalmente elimine esta tercera serie.
▪ Agregue un nuevo producto Soldadora Autógena con 8.120,07 de ventas y
4.884,94 de utilidad. Incluya este nuevo producto en el gráfico Elija la opción
Seleccionar Datos y cambie el rango de los Datos para cada una de las series.
Otra forma consiste en ampliar la selección de datos en la hoja de cálculo, incluyendo
las celdas que contienen los datos que desea agregar al gráfico.

ATAJOS
Por último, para los que prefieren utilizar más el teclado que el mouse, a continuación
una serie de atajos útiles para Excel:

F2 Editar celda seleccionada

F4 Repetir la última edición
F11 Nuevo gráfico
ALT Acceso a menú para fórmulas
ALT + = Suma automática en celdas seleccionadas
ALT + Enter Nueva línea en la misma celda
RE PÁG/AV PÁG Va a la anterior/siguiente hoja de cálculo

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CTRL + * Selecciona un área de celdas automáticamente sin arrastrar el ratón
CTRL + ` Muestra fórmulas
CTRL + Retroceso Muestra la celda activa
CTRL + Shift + & Aplica un borde a las celdas seleccionadas
CTRL + B Buscar (en teclado español)
CTRL + N Negrita (en teclado español)
CTRL + K Cursiva
CTRL + , Añade la fecha de hoy
CTRL + + (tecla más) Agrega fila o columna
CTRL + – (tecla menos) Elimina fila o columna
CTRL + Shift + $ Estilo de número de moneda
CTRL + Shift + % Estilo de número de porcentaje
CTRL + Shift + ^ Estilo de anotación científica
CTRL + Shift + @ Estilo de fecha
CTRL + Shift + ! Estilo de número
CTRL + F12 Abrir
CTRL + Barra espaciadora Selecciona la columna entera
Shift + Barra espaciadora Seleccionar toda la fila
CTRL + [ Selecciona todas las celdas directamente relacionadas con fórmulas en una selección
CTRL + D Copiar ecuación
CTRL + H Buscar y reemplazar
CTRL+J Repite el contenido de la celda anterior
CTRL + Z Elimina el paso anteriormente digitado
CTRL + Flecha Izquierda Mover a la izquierda
CTRL + Flecha derecha Mover a la derecha
CTRL + Flecha arriba Mover arriba
CTRL + Flecha abajo Mover abajo
CTRL + Shift + Flecha abajo Selecciona hasta el final de los datos
CTRL + Enter Mismos datos en múltiples celdas
Shift + F3 Buscar una función

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