Universidad Técnica Nacional

ESCUELA DE INGENIERÍA ELECTROMECÁNICA

Mantenimiento 1

Código: IEM-622

Ordenes de trabajo y documentos asociados

Profesor

Ing. Luis Enrique Varela

Alumnos:

Steven Chinchilla Arias

Carlos Montero

Justin Orozco

Fecha de entrega

21 de marzo del 2022

I Cuatrimestre 2022
En este documento se abordará el tema de las órdenes de trabajo y cuáles son los documentos necesarios y que
se pueden tomar en cuenta en la realización de una orden de trabajo. Además, también se desarrollan ciertos
temas que son utilizados como herramienta y están relacionados a la resolución de problemas en la industria.

Antes de continuar con el tema de las órdenes de trabajo se pretende dar los objetivos principales de una
manera informativa ya que una orden de trabajo es emitida debido a que existe una solicitud de mantenimiento
ya sea correctivo o preventivo.

Algunos de los propósitos del mantenimiento (Benítez, 2007) son:

● Emplear el equipo como instrumento para el aprendizaje y la adquisición de conocimiento.

● Desarrollar nuevas habilidades para el análisis de problemas y creación de un nuevo pensamiento sobre
el trabajo.
● Evitar el deterioro del equipo mediante la operación correcta y la verificación permanente, de acuerdo
con los estándares establecidos para ello.
● Mejorar el funcionamiento del equipo con el aporte creativo del operador.
● Construir y mantener las condiciones necesarias para que el equipo funcione sin averías y rendimiento
pleno.
● Mejorar la seguridad en el trabajo.
● Lograr un total sentido de pertenencia y responsabilidad del trabajador.
● Mejora de la moral en el trabajo

En la actualidad las empresas necesitan de herramientas digitales para poder tener control de los numerosos
equipos existentes en la misma, estas herramientas digitales son software como CMMS (sistema de control de
manejo de mantenimiento), un ejemplo de este software es BM RAM que facilitan el manejo y aplicación de los
mantenimientos.

Ilustración 1. Interfaz del sistema operativo de

mantenimiento OPTIMA.
Documentos necesarios para realizar un mantenimiento preventivo y correctivo de
manera correcta:
Orden de trabajo:
Es una autorización para realizar un tipo específico de actividad de mantenimiento, que puede ser una
reparación eléctrica, mecánica, hidráulica, así como una instalación. Las órdenes de trabajo describen
exactamente el tipo de tarea que los técnicos deben realizar, incluyendo la falla detectada y qué piezas se
necesitan para resolverla.

Dependiendo del tipo de empresa, una orden de trabajo puede ser generada por el personal de la empresa o
por un cliente.

Partes esenciales:
● Descripción de la tarea.
● Nombre del departamento o persona solicitante.
● Fecha estimada de finalización.
● Nombre de la persona o equipo para completar la tarea
● Ubicación de las actividades
● Requisitos previos para completar el objetivo final piezas, herramientas, documentación.
Ejemplo:
Análisis de causa raíz
Análisis de Causa Raíz (ACR o RCA en sus siglas en inglés) es un método para la resolución de problemas que
intenta evitar la recurrencia de un problema o defecto a través de identificar sus causas.
Existen varias medidas efectivas (métodos) que abordan las causas raíz de un problema. Por lo tanto, ACR
(análisis de causa raíz) es un proceso reiterativo y una herramienta para la mejora continua.
Esta metodología es usada normalmente en forma reactiva para identificar la causa de un evento, para revelar
problemas y resolverlos. El análisis se realiza después de ocurrido el evento. Con un buen entendimiento de los
ACR permite que la metodología sea preventiva y pronosticar eventos probables antes de que sucedan.
El análisis de causa raíz no es una metodología simple y definida; hay muchas herramientas, procesos y filosofías
a la hora de realizar un ACR. Sin embargo, existen varios abordajes de amplia definición o corrientes que pueden
identificarse por su tratamiento sencillo o su campo de origen: basados en la seguridad, basados en la
producción, basados en los procesos, basados en las fallas, y basados en los sistemas.

Proceso general para realizar y documentar un análisis de causa raíz

El ACR (en los pasos 3, 4 y 5) representa la parte más crítica de una acción correctiva, ya que dirige la acción
correctiva a la verdadera raíz del problema. Reconocer la causa raíz es secundario al objetivo de la prevención
(no es el fin en sí mismo), pero si no se sabe la causa raíz, no será posible determinar la efectividad de la acción
correctiva para el problema detectado

● Definir el problema o describir el evento con hechos. Incluir atributos cuantitativos y cualitativos de la
consecuencia. Esto es especificar la naturaleza, la magnitud, la ubicación y el momento del hecho.
● Recolectar datos y evidencia, ordenarla en una línea de tiempo hasta el momento de la falla/crisis. Para
cada comportamiento, condición, acción e inacción aclarar en la línea de tiempo qué debería haberse
hecho cuando difiera de lo que se hizo.
● Preguntarse por qué e identificar las causas asociadas con cada paso en la secuencia hacia el problema.
El por qué se refiere a ¿Cuáles son los factores que contribuyeron directamente con el problema?
● Clasificar las causas en factores causales que llevan al problema y aquellos que si fueran eliminados
lograrían interrumpir los pasos hacia el problema.
● Identificar los demás factores perjudiciales que puedan también ser considerados causas raíces. Si
existen múltiples causas, que es lo que suele suceder, detectarlas para accionar sobre ellas en el futuro.
● Identificar acciones correctivas que puedan prevenir la reiteración del efecto dañino, incluyendo las
consecuencias y factores. Verificar que cada acción correctiva, si es implementada antes del evento,
logrará reducir o prevenir el problema.
● Identificar soluciones, cuando efectivas y con el consenso del grupo, prevengan la reiteración, se
mantengan dentro del control de la institución, cumpla con los objetivos y no derive en otros problemas.
● Implementar correcciones a la causa raíz recomendada.
● Asegurar la efectividad observando las recomendaciones de soluciones ya implementadas.
● Identificar otras metodologías para resolver problemas y evitarlos.
● Identificar y abordar las otras instancias de cada consecuencia y factor perjudicial.
● Tener una documentación de todo lo realizado para prevenir futuras fallas.
Ejemplo de un análisis causa raíz
A continuación, se presenta un ejemplo de un análisis de causa raíz a donde se intenta dar explicación a el
desperdicio de consumibles de una empresa.
Análisis de riesgos

Un análisis de riesgos es el estudio de las causas de las posibles amenazas y probables eventos no deseados,
así como los daños y consecuencias que éstas puedan producir. Se trata de un proceso sistemático que
planifica, identifica, analiza, responde y controla los riesgos de un proyecto. Y se puede recoger dentro de las
conclusiones de un proyecto.
Son varias las razones por las que un proyecto puede fallar. Entre las más sonadas están:
•Mala comunicación
•Falta de informes periódicos
•Falta de autoridad
•Problemas de comunicación entre los miembros del equipo
•Falta de financiación
•Metas irreales
•Mala planificación o una planificación no realista

Partes
Un análisis del riesgo puede ser resumido en tres etapas:
(1) Identificación: todos los riesgos potenciales que afectan un proyecto están identificados.
(2) Estimación: están determinados los riesgos y evaluados con su importancia, su probabilidad, su severidad y
su impacto.
(3) Análisis y evaluación: están evaluadas la aceptabilidad del riesgo determinado y las acciones que pueden
hacer el riesgo más aceptable.

Ejemplo
Etiquetas de control de fallo:
Estas etiquetas normalmente son colocadas por los operadores del equipo con el fin de notificar al técnico de
mantenimiento donde se sospecha que el equipo está fallando. Cabe destacar que antes de implementar estas
etiquetas los operarios deben llevar un entrenamiento adecuado para su utilización. Muchas veces trabajar día
a día con los equipos hace que los operarios sean expertos en el equipo a la hora de escuchar que algo no anda
bien con algún sonido o un funcionamiento inadecuado en la máquina.

Verde: Apto
Amarillo: Equipo funciona con algunas limitaciones, precaución al operar
Rojo: Defectuoso

Ejemplo:
Manual de procedimiento.
El manual de procedimiento es un documento brindado por el fabricante o por una entidad competente donde
se describe paso a paso cómo se debe realizar una tarea. Es una forma de obtener información detallada,
ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones e información, donde usualmente se
describe los componentes del sistema su funcionamiento y cómo debe ser manipulado desmontado o tratado
una pieza o artefacto.

Objetivo de un manual de procedimientos

Un manual es una guía encaminada que sirve de instrumento de control sobre la actuación de los empleados.
Uno de sus principales objetivos es instruir al personal acerca de: objetivos, funciones, acciones, procedimientos
de una tarea en concreto.

Estructura del manual de procedimientos

● Título y código del procedimiento.
● Introducción, información general y la finalidad del procedimiento a realizar.
● Objetivos del procedimiento
● Medidas de seguridad y autocontrol, aplicables al procedimiento.
● Requisitos, documentos y archivos necesarios para realizar la tarea.
● Normas aplicables al procedimiento
● Descripción paso a paso del procedimiento con imágenes e ilustraciones desglosadas.
● Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
Ejemplo de cómo lucen los manuales de procedimiento. Estos pueden ser en físico o digitales.

Manual de repuestos:
Manual normalmente suministrado por el fabricante de la máquina, donde viene el despiece parte por parte
del equipo, especificación de las piezas, números de partes, etc.
Matriz de fallos:
Es una novedosa herramienta creada que constituye el único modo para la aplicación del diagnóstico integral y
tomar las decisiones adecuadas en las instalaciones industriales y su equipamiento. Una matriz de falla consiste
en llevar un reporte de fallas, así como diagnosticar fallos y también su posible solución. Esto con el fin de buscar
soluciones más rápidas y también para poder transmitir conocimientos al personal nuevo en la empresa. Su
principal objetivo es reducir el tiempo a la hora de intervenir y diagnosticar fallas a los equipos.
Ejemplo:
 Historial de máquina

Es un documento escrito donde se registran las órdenes de trabajo que han sido generadas a dicha máquina con
el fin de llevar una completa información para poder realizar posteriormente un mantenimiento con la debida
precaución y evitar posibles confusiones.

Partes que debe de llevar un historial de mantenimiento:

● El logo de la empresa.
● Nombre del documento en este caso historial de mantenimiento.
● Código de la hoja.
● Se debe indicar que versiones es decir la versión 1 esto indica que debe existir la versión anterior a
versión 0.
● Fecha.
● Número de página de este documento.
● Nombre del equipo.
● Código interno que maneja la empresa para identificar su maquinaria.
● Fecha en la que fue generada la orden de trabajo.
● Número de orden.
● Componente de la máquina al cual se le va a realizar mantenimiento.
● Identificación de la máquina.
● Tipo de mantenimiento.
● Número de horas utilizadas en la mano de obra.
● Valor en colones de la mano de obra.
● Valor en colones de los materiales requeridos para mantenimiento.
● Total, de costos.
● Cargo de empleado encargado de realizar mantenimiento.
● Nombre de la persona encargada al realizar el mantenimiento.
● Espacio para observaciones.

Ejemplo:
Requisición repuesta.
Documento utilizado para llevar un control de consumo y solicitud de repuestos, este documento depende
mucho del tipo de empresa y sistema que se utilicen, ya sea SAP, INFOR entre otros...

Partes:

● Centro de costos
● Fecha
● Número de parte
● Descripción
● Cantidad solicitada
● Localización
● Cantidad entregada
● Nombre del solicitante
● ID solicitante
● Firma de la persona que entregó el repuesto
● Firma de la persona que recibió el repuesto

Ejemplo:
Ejemplo de orden de trabajo
digital

1- Ingresar al sistema de BMRAM Source: site (coyol / Heredia)

User Name: usuario de Red
Password: Clave de ingreso

Dar click en Login

2- AI ingresar a BMRAM se abre la pantalla principal My Workspace, en esta pantalla busque y

seleccione MNT TECH

3-

4- Al lado izquierdo de la pantalla hay una serie de casillas, busque y seleccione la casilla de Queries.

5- Al seleccionar Queries aparecerán en la superior izquierda una serie de carpetas seleccione la carpeta
llamada Work
6- Para seleccionar, dar click en el signo más al lado de Work

7- Se desplegarán nuevas carpetas seleccione la que dice Maintenace Work dando click en signo

mas

8- Luego seleccione All Open Maintenance Work dando click sobre la carpeta
9- Al seleccionar All open Maintenance Work se abrirán todas las ordenes de mantenimiento generadas
que tienen el Status de abiertas “open” al lado derecho de la pantalla

10- Nota: Puede usar la pestaña de quick Find para una búsqueda más rápida
11- En la lista de ordenes abiertas seleccione la orden de mantenimiento que requiere pasar de Status
Open a Close dando doble Click
sobre la orden requerida
11- Se abrirá una nueva pantalla con la información de la orden seleccionada

12- Se debe cambiar de status Open a In Progress, debe dar click en el icono de Change Status

13- Se abrirá una nueva ventana, asegurar que la casilla de Next Status diga In Progress y dar click

sobre el botón de Ok
Nota: no es requerido agregar comments

NOTA: si no se cambia de Status de

Open a In Progress el sistema no permite
ingresar la información requerida en la
pestaña de Results para el cierre de la
orden

14- La ventana de Change status se cierra y en la ventana de la orden que está en proceso, el status
cambia de Open a In Progress

15- Ahora seleccione la pestaña Results

16- En la pestaña de Results Seleccione el boton de Edit

17- Al seleccionar Edit las pestanas que están bloqueadas se habilitan para ingresar la información
18- Complete las siguientes casillas
Start Date: Fecha cuando se inició el mantenimiento
Complete Date: Fecha cuando se terminó la ejecución del mantenimiento
Completed By: usuario que ejecuto la orden de mantenimiento
Actual Duration (hrs): tiempo estimado de ejecución del mantenimiento
 Manintenance Reason: colocar
Regular Maintenance
Vendor Used: no es requerido completar a no ser que el mantenimiento sea ejecutado por un
vendor externo

19- Cuando complete las castillas en Results seleccione la pestaña de Comments & Suporting Doc’s

20- En la pestaña de Comments & Suporting Doc’s en la sección de comentarios se agrega el comentario
del cierre del mantenimiento preventivo
21- Ahora en la parte superior seleccione View y luego seleccione la pestaña de Labor

22- En la siguiente pantalla seleccione en el Icono de Insert

23- Se desplegarán los labor codes disponibles busque y seleccione TECH-MAINT para

técnicos de soporte, TECH-FAC para técnicos de Facilidades y dar click en el botón de

Add
Nota: Puede usar la pestaña de para una búsqueda más rápida

24- Después de seleccionar Add dar click en el botón de Close

25- En la ventana aparecerá el labor code seleccionado

26- Coloque el tiempo estimado de la ejecución del mantenimiento en la casilla de Hours y

presione OK
27- Aplica solo para facilidades, completar la sección de partes utilizadas para el mantenimiento

28- Ya podemos cerrar la orden de mantenimiento, selecciono el botón de salvar Save en la parte superior
 29- Se abrirá una ventana ingrese la información
cierre de mantenimiento preventivo

30- Ingresada lainformaciónpresioneOK

Nota si no ingresa información se

desplegará una pestana de error como la
siguiente

31- Ahora las casillas quedaran deshabilitadas y no se puede ingresar información

32- Ahora en la parte superior seleccione el icono de Sign Record

33- Se abrirá una pestaña de Electronic Signature:

Rule Name: Scheduled Maintenance Work
Reason: Complete
User Name: Usuario de red
Password: clave del usuario
Comments: No es requerido

Nota: no es requerido agregar comments

34- Ingresada la información presione el botón de OK

35- Después de presionar OK la orden cambia de Status a cerrada Close y así la orden quedara
completada.
Ejemplo de orden de
trabajo impreso