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Luis Carlos Trillanes Gallardo

Ocho disciplinas
Para la resolucin de problemas

oda empresa debe garantizar que sus puntos crticos del xito se ejecuten con calidad. Actualmente hay herramientas que ayudan a resolverlos, en este artculo hablaremos sobre el mtodo de las ocho disciplinas para solucionarlos, usado frecuentemente por ingenieros de calidad y otros profesionales.
Amables lectores, cuando hablamos de los puntos crticos de una Pyme, siempre nos referimos al eje: comprasmanufacturadistribucin, y es aqu donde frecuentemente se presentan 80% de los problemas operativos. Este mtodo se basa en seguir una secuencia lgica para el anlisis y re solucin de un problema, garantiza su efectividad al realizar cada etapa en forma completa, sin omisiones. Haciendo un poco de historia, durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno de Estados Unidos, para resolver problemas en las lneas de produccin, implement una metodologa para el control de las desviaciones y en las no conformidades del producto denominndolo Military Standard 1520, tambin llamado Correc tive action and Disposittion System for Noconnforming Material (en espaol: Accin correctiva y sistema de disposicin para material no conforme). Al trmino de la guerra, y con el crecimiento de la industria automotriz, la empresa Ford aplica esta disciplina a sus lneas de produccin y la convierte en una metodologa para la solucin de problemas. El mtodo 8D se usa para identificar, corregir y eliminar problemas. Esta metodologa es de gran utilidad en la mejora de productos y procesos. Establece una prctica estndar basada en hechos. Se concentra en el origen del problema mediante la determinacin de la causa raz. A fines de la dcada de los 90, Ford cre y aprob una nueva versin del 8D, denominada oficialmente como Global 8D (G8D), que sirve como estndar actual en Ford y en muchas otras compaas del sector del automvil. Preliminares: Paso inicial D0 (D-Cero). En D0, el equipo documenta los sntomas que dieron paso a las actividades iniciales junto con actividades de emergencia para la contencin del problema ejecutadas antes de comenzar formalmente con el G8D. D0 tambin incorpora preguntas estndar de evaluacin para de terminar si es necesario llevar al cabo el G8D completo. De esta forma se dedican los recursos en las actividades para las que son realmente necesarias.

mtodo 8D
Usualmente, el mtodo 8D se usa para identificar, corregir y eliminar problemas. Esta metodologa es de gran utilidad en la mejora de productos y procesos, estableciendo una prctica estndar basada en hechos. Se concentra en el origen del problema mediante la determinacin de la causa raz. 4. D4. Identificar y verificar la causa raz. 5. D5. Determinar y verificar accio nes correctivas permanentes. As como definicin de acciones preventivas para evitar que un problema similar surja de nuevo. 6. D6. Implementar y verificar las acciones correctivas permanentes. 7. D7. Prevenir la re-ocurrencia del problema y/o su causa raz. 8. D8. Reconocer los esfuerzos del equipo (vase figura 1).

D 1. Establecer el equipo
Funcin del lder Crear un grupo pequeo y diversificado de personas con conocimiento del producto y del proceso, que posean conocimiento en las reas tcnicas correspondientes y que cuenten con el tiempo y autoridad necesarios para tomar acciones que resuelvan el problema. Efectividad del equipo El lder debe: Crear ambiente de seguridad y de cooperacin, no de competencia.
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Las ocho disciplinas

1. D1. Formacin de un equipo de expertos que cubran todas las funciones. 2. D2. Definicin integral del problema. 3. D3. Implementar y verificar una accin de contencin provisional.

El mtodo 8D se usa para identificar, corregir y eliminar problemas. Esta metodologa es de gran utilidad en la mejora de productos y procesos
Figura 1. secuencia 8D
Cuando sea aplicable, establecer acciones inmediatas, enmendar el problema: reparar, retrabajar, segregar, identificar para no utili zar, informar, cambiar o sustituir el producto; en caso de servicio, ofrecer otras alternativas para que se proporcione nuevamente, cmo reponerlo sin costo, etctera. Definir, implementar y verificar la efectividad de acciones temporales para aislar a los clientes del proceso del efecto del problema.

D 4. Definir y verificar la causa raz

Obtener compromiso para trabajar. Permitir que las tareas, y no las ambiciones personales, determinen los procedimientos. Tambin: Describe un enfoque especfico. Describe metas realistas. Es claro, comprensible y breve. Es inspirador y vigorizante. Da un sentido de direccin.

Cundo? (When). Dnde? (Where). Por qu? (Why). Cunto? (How much). Cmo? (How).

Definir el problema Un problema bien definido es un problema medio resuelto. Muy pocas veces la descripcin del problema hecha al inicio del 8D es totalmente completa y no requiere revisiones posteriores.

Identificar las causas potenciales que podran haber ocasionado el problema. Aislar y verifica la causa raz, pro bando cada causa potencial a travs de la descripcin del problema y la prueba de datos. Identificar acciones correctivas alternativas para eliminar la causa raz. Algunas herramientas que nos ayudan a identificar las causas po tenciales de un problema son: Lluvia de ideas. Diagrama de causa-efecto o diagrama de pescado. Los cinco por qu. Verificacin de las causas del problema Comprobacin de teoras: Inventarios semanales. Reduccin de urgencias (material de ltima hora). Confirmacin de cantidades en sistema por muestreo.

D 2. Describir el problema
El propsito es describir el problema tan detalladamente como sea posible, que sea conceptualizado y entendido (problema real), se deben hacer las preguntas clave, utilizando los siguientes cuestionamientos: Quin? (Who). Qu? (What).
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D 3. Acciones internas de contencin

Implementar y verificar acciones contenedoras: Definir e implementar acciones para contener y aislar el efecto del problema de cualquier cliente interno/externo, hasta que la accin correctiva sea implementada.

A fines de la dcada de los 90, Ford cre y aprob una nueva versin del 8D, denominada oficialmente como Global 8D (G8D)
D 5. Elegir y verificar las acciones correctivas permanentes (PCA)
Implementar acciones correctivas, elaborar un programa que contenga actividades, responsable(s) y fechas compromiso de conclusin. Implementar las mejores acciones para solucionar el problema, en forma definitiva, con un plan de accin que indique: Responsabilidades. Tiempo. Recursos requeridos. Retiro de las acciones de contencin que fueron definidas inicialmente y elegir controles que aseguren que no se presente nuevamente la causa. Si pueden utilizarse indicadores del proceso del servicio, reportes de desperdicios, de horas extra, etctera. Capacitacin del personal. Que el equipo confirme cuantitativamente que las ac ciones resolvern el problema para el cliente y no causarn efectos secundarios no deseados. Evaluacin objetiva de cada accin posible en relacin con un criterio de decisin predeterminado, por parte del equipo. Por parte del equipo, probar que la accin correctiva eliminar el problema conduciendo pruebas de verificacin.

D 6. Implementar y validar las acciones correctivas permanentes

Verificar que las acciones hayan sido las apropiadas para la eliminacin de la causa raz (constatar que no se haya presentado nuevamente el problema). Establecer qu informacin o estadsticas sern reco piladas y analizadas.

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Foto: Alexandr Denisenko/Dreamstime.com

Figura 2

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El paso final de un esfuerzo de solucin de problemas, orientado a trabajo de equipo, es reconocer los esfuerzos colectivos del equipo para la solucin de un problema
Tambin es importante la verificacin de los efectos adversos que pudieran ser causados por las acciones tomadas (vase figura 2). Acciones correctivas Determinar acciones necesarias: Eliminar la causa, aumentar la ro bustez. Viabilidad y costo. Problemas potenciales resultantes. Definir plan de accin, quin har qu?, para cundo? La planificacin debe considerar los siguientes aspectos: Disposicin de piezas defectuosas ya producidas. Cambio de producto o herramientas. Revisin de sistemas operativos deficientes. Actualizacin de todos los documentos. Coordinacin con proveedores. Entrenamiento del personal.

D8. Reconocer al equipo y las contribuciones individuales

D 7. Prevenir la repeticin
Prevenir su reincidencia y documentar Consiste en evaluar la efectividad de la accin, y en caso de detectar que el problema se sigue presentando, establecer otras acciones. Debido a que los problemas iguales o similares presentan una tendencia a repetirse, la disciplina de la prevencin est enfocada a la identificacin y eliminacin de: Prcticas. Procesos. Diseos. Procedimientos (operativos o ad ministrativos) que pudieran contribuir a que el problema se repita.

El paso final de un esfuerzo de solucin de problemas, orientado a trabajo de equipo, es reconocer los esfuerzos colectivos del equipo para la solucin del problema y mostrar gratitud aplaudiendo las contribuciones individuales. Ventajas: Crea un buen ambiente para interacciones futuras. Refuerza las fortalezas del trabajo en equipo. Fortalece a la empresa. Mejora la autoestima. Contribuye al crecimiento profesio nal.

Conclusin
Si su empresa es proveedora de las industrias automotriz, farmacutica, aeroespacial u otras y le exigen mantener una metodologa de control de sus operaciones, la aplicacin de estas ocho disciplinas le proporcionar un soporte que garantice la eficacia y eficiencia de sus procesos.

Dnde encontrar los puntos dbiles? (vase figura 3):

Figura 3

Nuestro autor: Luis Carlos Trillanes Gallardo es administrador de empresas por la Universidad Tecnolgica. Cuenta con posgrado en calidad total. Ha implementado programas de calidad total ISO 9000 en diversas empresas de Mxico y Amrica Latina. Director de la consultora Faculty Talent. www.facultytalent.mx, ctrillanes@facultytalent.mx
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