00 Administración de Compras y Almacenes - Unidad 1

ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y
ALMACENES
Unidad 1
Docente: Ing. Adolfo Valencia Napán
1
Unidad 1: La Cadena de Abastecimiento,
Negociación con Proveedores.
Sesiones 1, 2 y 3
 Cadena de Abastecimiento (SCM).
 Tipos de Productos.
 Procedimiento de Catalogación y Tipos de
Codificación.
2
Unidad 2: La Cadena de Abastecimiento,
Negociación con Proveedores.
Sesión 4
 Definición de compras
 Planificar las compras
 El Plan Anual de Compras
 Principios de compras
 Selección de proveedor
 Proceso de compras
 Análisis de necesidades
 Negociar con proveedores
3
Administración de Compras y
Materiales
Competencia general 1
• Culminada la Unidad Didáctica el estudiante
implementa los procesos para gestionar las compras,
administrar de manera efectiva los almacenes de la
empresa y gestionar la demanda de los clientes.
4
Materiales
Competencia general 2
• Culminada la Unidad Didáctica el alumno realiza
mejora en los procesos de abastecimiento y
almacenaje aplicando técnicas de cadena de
suministro obteniendo ventajas competitivas.
5
Materiales
Competencia específica
• El alumno adquiere los productos que necesita la
empresa a proveedores seleccionados obteniendo
un óptimo abastecimiento en calidad, precio y
servicio.
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Capacidad 1
El alumno plantea soluciones

corporativas en base a sus
conocimientos del concepto,
características e importancia de la
Cadena de Abastecimiento.
7
Capacidad 2
El alumno clasifica los productos

adquiridos para su catalogación y
codificación y lograr la
optimización en el abastecimiento
8
Capacidad 3
El alumno selecciona las fuentes de

abastecimiento en función a la
estrategia genérica de la empresa a
través del desarrollo de casuísticas.
9
SESIÓN 1
10
CADENA DE ABASTECIMIENTO
(SCM)
11
La Cadena de Suministro (SCM)
• Hoy por hoy, la gestión logística se ha convertido en el
mayor activo de las empresas, reflejando en el corpus de una
organización los logros de eficiencia y excelencia de sus
productos o actividades.
• Bajo ese contexto, muchas de las empresas con gran
tendencia y éxito en el mercado económico del mundo ya
trabajan con un área de Supply Chain Management (SCM) o
también conocido como Gestión de la Cadena de
Suministros.
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• Esto permite a las compañías a generar un valor de más alto
rango en el mercado. ¿Pero qué es exactamente el Supply
Chain Management?
13
• Es decir, en palabras más sencillas, acompañar el ciclo de
vida de un producto o servicio, desde que se concibe hasta
que se expende.
• Así, el Supply Chain Management engloba la oferta y la
demanda, dentro y fuera de la empresa.
• ¿Cómo es posible que el producto de una empresa llegue a
nuestras manos? Pues a través de este sistema de gestión
empresarial, en la que la Cadena de Suministro resulta
totalmente indispensable.
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¿Es lo mismo la Logística que el Supply
Chain Management?
• No, no es lo mismo. Aunque generalmente muchos
confundan ambos términos, la Cadena de Suministro y la
Logística tienen funciones distintas, pero que a las finales se
emparentan.
• En principio, la Logística trata de realizar el planteamiento y
el control de todas las actividades que se relacionan con el
suministro, la fabricación y distribución de los servicios de
una compañía.
15
Chain Management?
• Cabe resaltar que la Logística no es más que una parte de la

Cadena de Suministro.
16
Chain Management?
Producción y
Proveedores Aprovisionamiento Distribución Física Clientes
Almacenamiento
La empresa como unidad logística
17
Chain Management?
18
Importancia de la Cadena de Suministro
en empresas
• Las grandes compañías tienen un área de Supply Chain
Management por diversos factores que le ayudan tanto en
su crecimiento económico como en su branding o
posicionamiento en la mente de los clientes.
• Algunos de los principales factores son:
19
en empresas
a) Control
• Con una buena estrategia implementada en los procesos, la
empresa puede saber en tiempo real en qué fase de la Cadena
se encuentra el producto.
• Desde luego, esto ayuda a tener un mayor control tanto en los
tiempos, procedimientos y costos.
• De esta manera, la empresa tendrá mapeado las fechas de
entradas de suministros, la de producción, la de distribución.
• Así, los inesperados conflictos o problemas cotidianos en la
fase de procesos del producto se reducen.
20
en empresas
b) Rentabilidad
• No está de más decirlo, pero es un hecho que tras una
buena gestión de la Cadena de Suministro, las empresas
reducen sus costos operativos entre un 20 y 30 %.
• Esto, según fuentes de Council of Supply Chain
Management Professionals.
21
en empresas
c) Fidelidad de los clientes
• Gracias a la eficiencia en los procesos productivos, la
atención al cliente mejora en el tiempo de entrega o las
condiciones de compra en casi un 70%.
• Experiencias como estas hacen que los clientes tengan en
mente la marca cuando piensen en productos que genere la
empresa.
22
en empresas
d) Liderazgo
• Una buena implementación de la cadena de suministro
conlleva buenos resultados y mejora la competitividad de la
empresa, permitiendo llegar a nuevos mercados y ser una
compañía líder en el medio o rubro.
23
en empresas
24
Ventajas del Supply Chain Management
• Mejora la fidelidad de los clientes. Al ser más eficientes,
mejora la calidad de servicio. Los clientes valoran más la
marca/producto y tienden a ser más fieles y a repetir la
experiencia de venta.
• Mejora el control de la empresa sobre todo el proceso.
Hay mucha más información y en tiempo real de las
actividades de la empresa. Esto permite tomar mejores
decisiones.
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Ventajas del Supply Chain Management
• Reduce problemas. Al reducir significativamente roturas de
stock, baja calidad del servicio por impuntualidades,… se
reducen los problemas entre departamentos, con los
suministradores y los clientes.
• Mejora la rentabilidad. Al ser más eficiente en la cadena de
suministro, fabricación y distribución, se mejora la
rentabilidad.
• Mejora la competitividad. Se es más competitivo, lo que
permite aumentar la cuota de mercado. Se puede ser más
barato o atender nuevos mercados.
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Características del Supply Chain
Management
• Es dinámica e implica un flujo constante de información,
productos y fondos entre las diferentes etapas.
• El cliente es parte primordial de las cadenas de suministro.
El propósito fundamental de las cadenas de suministro es
satisfacer las necesidades del cliente.
• Una cadena de suministro típica puede abarcar varias
etapas que incluyen: clientes, detallistas,
mayoristas/distribuidores, fabricantes, proveedores de
componentes y materias primas.
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Características del Supply Chain
Management
• Cada etapa de la cadena de suministro se conecta a través
del flujo de productos, información y fondos
• No es necesario que cada una de las etapas esté presente
en la cadena de suministro
• El diseño apropiado de la cadena de suministro depende de
las necesidades del cliente como de las funciones que
desempeñan las etapas que abarca.
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Soluciones corporativas del Supply Chain
Management
• Realizar el diseño y las tareas a desarrollar en la Supply
Chain Management o SCM no es una tarea sencilla:
• Se trata de un proceso amplio que cuenta con un gran
número de fases y detalles que han de quedar registrados
para lograr que el sistema tenga un sentido, y aporte
utilidad.
• Para lograrlo se definen unos pasos previos en los que se
analiza el conjunto de la cadena desde el punto de vista
global y meticuloso.
29
Management
• Podemos distinguir tres fases a analizar:
1) Miembros que conforman la cadena. Se trata del conjunto de
empresa que contribuyen a todo el proceso. Esto engloba tanto a
un miembro principal (aportan valor directo al producto) como de
soporte (aportan información y recursos al principal).
2) Estructura de la cadena. Se trata de todas las fases por las que pasa
el producto. En este punto es importante realizarlo con
meticulosidad y especial cuidado. Engloba tanto las primas como el
proceso de fabricación y la distribución hasta su llegada al
comprador.
3) Procesos y flujos. Analizar lo que ocurre dentro de cada una de las
fases anteriormente analizadas.
30
Management
• Gracias a estos datos se puede poner en marcha un proceso
en el que colaboren todos aquellos elementos de la cadena.
La nube es una forma sencilla de hacerlo posible y de esa
manera, proveedores, fabricantes, distribuidores e incluso
clientes tendrán acceso a la información que se precisa de
cada uno de ellos.
• De esta manera se pueden fomentar los documentos
electrónicos (EDI) y mantener de manera constante el SKU
del producto. Es una manera de contar con informes a
medida y al mismo tiempo una visión global por parte del
responsable de la cadena.
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Beneficios del Supply Chain Management
• Una adecuada Gestión de la Cadena de suministros traerá
para la empresa los siguientes beneficios:
– Mayor eficacia en las negociaciones gracias a las posibilidades de
las nuevas tecnologías en el intercambio de información con los
proveedores.
– Mayor control en la gestión con proveedores. Pueden accederse a
un mayor número de proveedores potenciales y a un mayor número
de ofertas de manera rápida, sencilla y automatizada.
– Reducción de costos entre un 20% al 30%. La integración de una
cadena de suministro puede reducir costos operativos
drásticamente.
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Beneficios del Supply Chain Management
– Disminución del tiempo de aprovisionamiento gracias a la
comunicación en tiempo real con proveedores.
– Mejoras en la gestión de inventarios. La información en línea de
suministros en almacenes permite prever las necesidades de
producción y optimizar la gestión de stocks.
– Seguimiento de fechas de entrega de suministros, plazos de
producción, y fechas de embarque, lo cual garantiza una mayor
capacidad de reacción frente a la demanda del mercado.
33
SESIÓN 2
34
TIPOS DE PRODUCTOS
35
Producto
• En opinión de Philip Kotler, el producto “es cualquier cosa
que se puede ofrecer a un mercado para su atención,
adquisición, uso o consumo y que pudiera satisfacer un
deseo o una necesidad”.
• Según Jerome McCarthy y William Perrault, el producto “es
la oferta con que una compañía satisface una necesidad”.
• Es cualquier cosa producida natural o artificialmente, o
resultado de un trabajo u operación. Ejemplo: el yogurt es
un producto lácteo obtenido de la fermentación de la leche.
• Es cualquier beneficio, cantidad de dinero que se gana,
especialmente con una inversión.
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Clasificación de productos
Criterios para la clasificación de productos
• Sólidos
Según su estado físico • Líquidos
• Gaseosos
• Duraderos
Según propiedades
• Perecederos
• Longitud
• Superficie
Según la unidad de medida
• Peso
• Capacidad
• De alta rotación
Según la rotación de salida • De media rotación
• De baja rotación
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1. Según su estado físico
• Sólidos:
– Sólidos en bruto: minerales, productos agrícolas,
productos químicos, tierras
– Sólidos elaborados: los metales (clavos, tornos, rejas); la
madera (muebles, puertas, ventanas).
– Productos vivos o animales: ganado lanar y vacuno, aves
de corral, peces en piscifactorías.
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• Líquidos:
– Estables: destinados a la alimentación (refrescos, leche,
jugos, gaseosas); productos energéticos (gasolina,
petróleo) y otros fabricados químicos y soluciones (lejía,
lacas, barnices, pinturas).
– Inestables: cambian estado (nitroglicerina, ácido nítrico);
volátiles (alcohol, bencina, thinner); los humeantes (ácido
clorhídrico o efervescentes).
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• Gases:
– Son productos utilizados en la industria y pueden ser
envasados a alta presión (gas para refrigeradoras,
extintores, butano, gas natural).
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2. Según sus propiedades
• Perecederos: tienen fecha de caducidad y al preparar expedición
hay que dar salida primero a los más antiguos.
• Se dividen en:
– Congelados: a menos de 18º C (carne, pescado, helados, etc.)
– Refrigerados: entre 1 y 8º C (carne y pescado fresco, yogur, flan,
mantequilla, tortas, etc.
– Frescos: ubicados en lugar fresco del almacén sin cámaras
frigoríficas (leche, jugos, quesos, embutidos, vinos, chocolate,
frutas y verduras frescas, algunas medicinas, etc.
– Temperatura ambiente: Conservas enlatadas (atún, menestras,
durazno en almíbar, café, chocolate en polvo, productos
farmacéuticos).
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2. Según sus propiedades
• Duraderos. Son aquéllos que no tienen fecha de caducidad y,

por consiguiente, al almacenarlos no es necesario establecer
un orden prioritario de salida, por ejemplo: ropa de vestir,
zapatos, textil para el hogar, artículos de droguería, limpieza,
menaje, ferretería, electricidad, etcétera.
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3. Según la unidad de medida
• Se trata de productos que podemos medir atendiendo a la

capacidad como litros, longitud y superficie (metros, metros
cuadrados), peso, (kilos, toneladas), para que de esta forma
podamos calcular el espacio que van a ocupar y establecer el
número de envases, cajas, el volumen, unidad de carga, etc.
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4. Según su rotación de salida
• Este tipo de clasificación se basa en la dimensión que mide el

grado de renovación de las mercancías.
• Atendiendo a este criterio, se clasifican en:
– Productos de alta rotación: son aquéllos que tienen un
ritmo elevado de entradas y salidas.
– Productos de baja rotación: son aquéllos que apenas
registran movimientos de entrada y salida.
– Productos de media rotación: son los que no
corresponden a ninguno de los anteriores.
44
SESIÓN 3
45
PROCEDIMIENTO DE CATALOGACIÓN
Y TIPOS DE CODIFICACIÓN
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¿Qué es Catalogar?
“Apuntar, registrar ordenadamente libros, manuscritos, etc.
formando catálogos de ellos”
Enciclopedia Salvat, Vol. 4. p. 2827
“Incluir en un catálogo y clasificar, encasillar dentro de una

clase o grupo, respectivamente”
Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua
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Ventajas de Catalogación de Materiales
• Simplifica Inventarios
• Disminuye imprevisiones y errores
• Emplea mejor el espacio disponible
• Mejora el cálculo de necesidades
• Concentra la atención del personal en menor variedad de
artículos
• Elimina los obsoletos o huesos, mejora índice de rotación
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Ventajas de Catalogación de Materiales
• Simplifica la contabilidad
• Mejora el control de las operaciones o actividades logísticas
• Disminuye el tiempo de permanencia de los artículos en
recepción.
• Reduce la posibilidad de mezclar materiales.
• Productividad en Administración de Inventarios, Gestión y
Almacenes.
• Aumenta la funcionalidad de la empresa y rendimiento.
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Fuente de Reducción de Simplificación de Compras,
Costos e Inventarios Recepción, Almacenaje y
Control
VENTAJAS DE LA CATALOGACIÓN
Reducción de Capital
Invertido en Materiales
Empleo y uso adecuado

de Bodega o Almacén
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TIPOS DE
EMPRESAS
DE PRODUCCION COMERCIAL
DE SERVICIOS
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Definiciones
NORMALIZACION
(Selección)
CATALOGACIÓN NORMA
(Proceso) (Modelo)
SÍMBOLOS IDENTIFICACIÓN
(Códigos) (Características)
SIMPLIFICACIÓN CLASIFICACIÓN
(Eliminación) (Ordenamiento)
CODIFICACIÓN
(Simbolización)
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Arbitrarios
Definidos
Símbolos Símbolos
Alfabéticos Numéricos
SÍMBOLOS
(Códigos)
Símbolos
Símbolos Mixtos
Mnemónicos
Símbolos en Signos
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o Señales
INICIO Determinación Identificación
de Normas de material
Emisión del (Comité) existente
Catálogo de 1 2
Materiales
Preparación de
la clasificación
(Clases, Subclases,
PROCEDIMIENTO 3 secciones)
PARA CATALOGAR
8 MATERIALES
Procesamiento Ordenamiento
de materiales 4
de Materiales
7 5
6
Asignación de Distribución de
cada artículo Elección del Materiales
Sistema de
Símbolos
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Objetivos (Programa de Catalogación)
• Ayuda a Reducir Costos y falta de productividad
• Obtener la Colaboración de especialistas y usuarios
• Asistir a diferentes dependencias de la Empresa
• Producir y distribuir Normas
• Ayudar a resolver las diferencias del Programa
• Difundir el Conocimiento de las Normas y aceptar sugerencias

para cambios
• Revisar Procedimientos de Materiales
• Analizar las Normas de Uso
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ETAPAS DEL PROCESO DE CATALOGACION DE
MATERIALES
1
Normalización
4 2
Codificación Identificación
3
Clasificación
56
Normalización
Finalidad: Objetivo de una Norma:
Disminuir las variedades Facilitar criterios para juzgar,
existentes mediante Normas comparando y seleccionando
materiales, evitando variedades
Criterios referidos a: innecesarias
Marca
Denominaciones Razones para intervenir en la
Características Normalización:
Propiedades físicas o químicas Por necesidad de información
Usos Resolución de problemas con
Acabado proveedores y control de stocks.
Embalaje Tienen conocimiento adecuado
Inspección o Control sobre fuentes de abastecimiento de
Dimensiones confianza
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Normalización
Normalización de los Materiales Empleados en la Empresa
Materiales para la Producción
Materiales de Metal Alambres y Cables Repuestos
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Materiales para Materiales para Embalaje y Equipos de
Construcción para Manipulación Manipulación y
Repuestos
Materiales y Equipos para

Mantenimiento y sus Repuestos Equipos de Oficina y
Útiles de Escritorio
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Identificación
Se precisan características particulares de cada artículo en relación con las

generales para asegurar diferenciarlas con otros materiales del mismo grupo.
Existe una frecuencia de errores al describir erróneamente la denominación del material.
Es muy importante la Participación de los Especialistas de cada área para la

labor de identificación.
La identificación separa en Grupos similares, llamados Clases, luego en

subclases, finalmente en secciones.
El planeamiento en esta etapa debe realizarse cuidadosamente, asi como el

control de la labor.
60
Identificación
Sistemático Ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de
acuerdo a sus características comunes, su uso y su naturaleza y su separación
por clases según sus diferencias fundamentales.
La clasificación se hace sobre unas tarjetas o listados de descripción tomadas

del proceso anterior, las que se agrupan en razón a su naturaleza en Clases,
Sub clases, Secciones, Grupos, etc.
Esta labor se orienta a la Simplificación de Existencias y eliminación de

Variedades innecesarias, lo que facilita la reducción de Costos de
Procesamiento.
61
Clasificación
EJEMPLO
Clasificación de materiales que una empresa puede realizar. Por clase y sub
clase.
CLASE:
Material de Ferretería en General
Subclases o secciones:
• Aseguradores: Clavos, tachuelas, pernos, prisioneros, tornillos, etc.
• Cerrajería: Cerrojos, picaportes, chapas, aldabas, bisagras, etc.
• Arandelas, Anillos, huachas y artículos similares
• Poleas, soportes tecles y artículos similares.
62
Clasificación
Asignar Números, letras u otros símbolos para distinguir cada artículo por sus
características.
Evitamos con ello la duplicidad o aumento de variedades y lo diferenciamos de
los demás.
Esta es la última etapa del Proceso de

Catalogación y también presenta algunos
problemas en la selección y disposición de los
símbolos. Es lo primero que hay que prever y
resolver.
63
Clasificación
Organización para iniciar la Codificación
Pensar en qué símbolos emplear, pero para ello es necesario
contestar unas preguntas previas:
• ¿Qué información se requiere para evaluar los resultados y

tomar decisiones inteligentes?
• ¿Qué información debe ser proporcionada en lo
relacionado con materiales?
• ¿Cuántos detalles son necesarios considerar? ¿En qué
forma se puede presentar dicha información?
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Codificación
Organización para iniciar la Codificación
• ¿Cuál es la utilidad de los datos a proporcionar?

• ¿Con qué frecuencia se requiere la información?
• ¿Es la información adecuada para futuros requerimientos,
teniendo en cuenta otros materiales que pueden ser
incorporados y la mejora o cambios en el equipo de
procesamiento?
65
Tipos de Códigos a Emplear
a. Símbolos Numéricos y Alfabéticos
Abarca más clasificaciones
• Símbolos Alfabéticos: Existen 26 símbolos alfabéticos
En Códigos largos se complica
• Símbolos Numéricos Existen 10 símbolos

Es más limitado pero menos engorroso
Son significativos, desarrollan la

b. Símbolos Mnemónicos memoria visual y la ayudan a recordar
características propias
66
Tipos de Códigos a Emplear
EJEMPLO DE CÓDIGO NUMÉRICO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
18 Materiales Eléctricos
1806 Lámparas incandescentes
18060020 Lámparas incandescentes de 20 watts
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Colocación u Orden de los Símbolos en el Código
Presenta Numeración correlativa.
Aplicados a numeración de Formularios o
• Códigos de documentos como Ordenes de Compra, facturas,
Secuencia Guías de Remisión, etc.
Pueden surgir confusiones al usar los códigos
inactivos.
Se usan para reservar una cantidad determinada de

símbolos en la secuencia, para cada clasificación de
• Código de Block artículos.
Usado con frecuencia en Códigos Contables
Ordenamiento en Grupos o Campos para designar

clasificaciones efectuadas
• Código de Grupo La posición de los dígitos empleados es significativa,
indica de izquierda a derecha las significaciones
mayores.
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Colocación u Orden de los Símbolos en el Código
EJEMPLOS
Código de Block Códigos Descripción

01 – 49 Activo
50 – 79 Pasivo
80 – 99 Capital
Código de Grupo 31 – 08 – 2467

31 - Clase
08 - Sub-clase o sección
2467 - Item
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¿Qué es un Código de Barras?
• El código de barras presenta dos características basicas en su
utilización: la rapidez y la seguridad en la transmisión de la
información.
• Un código conteniendo información de 20 caracteres, puede
ser leído, decodificado e ingresado a una computadora en
menos de un segundo, constituyendo un ahorro en tiempo de
más de siete veces que si se hiciera en forma manual. .
• La transmisión fiel garantiza una seguridad del 100% de los
datos.
70
UPC-A es un código de 12 dígitos numéricos que está separado en dos

mitades.
Las mitades están separadas por un Guardia Bar. Un escáner puede leer cada
mitad de un UPC-A de manera independientemente.
Y el escáner puede volver a montar cada mitad correctamente porque la
paridad indicará donde pertenece cada mitad.
71
Primer número (0) se asigna a un Sistema del Número.

Los próximos cinco números (1 2 3 4 5) son el código del fabricante.
El segundo juego de cinco números (6 7 8 9 0) es para el código del
producto.
El último número (5) es un dígito de verificación obtenido de los 11 dígitos
anteriores.
72
Contiene 6 dígitos y no está separada en mitades.

No contiene un Guardia Bar que divida al código en dos mitades.
Contiene un carácter de arranque y uno de verificación.
Debido a que contiene seis dígitos y lo reducido de su tamaño, es utilizado
para identificar productos de tamaño pequeño.
73
El uso más común de la simbología UPC está en tiendas al
menudeo.
El código UPC ha sido muy empleado en la industria de
supermercado (Retail) desde 1973.
Está en todos los paquetes e incluso en cupones.
74
Código EAN-13 Código EAN-8
(codifica 13 dígitos) (codifica 8 dígitos)
75
El código EAN-13 es equivalente a un UPC con una pequeña diferencia:
La suma de un decimotercer dígito permite a esta simbología acomodar dos
o tres dígitos pertenecientes al código del país.
76
Como su nombre lo indica, esta simbología es una versión más corta del EAN-
13 e incluye:
Dos digitos de país, Cinco digitos de los datos
Un digito de verificación
Esta simbología está limitada solo a caracteres numéricos pero ha tenido en
general mucho éxito las aplicaciones del menudeo debido a su tamaño.
77
Debido a que la estructura del código EAN es muy similar a la del
UPC; sus aplicaciones son prácticamente las mismas.
EAN se adoptó como una norma en 1976.
En el mercado del menudeo, cada mensaje descifrado de un
escáner se verifica contra un banco de datos de la computadora.
Aplicaciones para el código EAN:

Comestibles o Supermercado, Música, Licor, etc
78
Código 39
9 elementos: 5 barras y 4 espacios por carácter
79
El código 39 fue la primera simbología alfanumérica en ser
desarrollada.
Es un código discreto de longitud inconstante que puede ser
impreso fácilmente por una variedad de tecnologías.
En el código 39 cada carácter está definido por cinco barras y
cuatro espacios, haciendo un total de nueve elementos. De estos
nueve elementos, tres son anchos y seis son estrechos, haciendo
del código 39 un código de gran longitud.
80
El código 39 se usa principalmente en aplicaciones de
distribución y de almacenaje debido a su característica
alfanumérica.
81
En 1990 se publica la especificación ANS X3.182, que regula la
calidad de impresión de códigos de barras lineales.
En ese mismo año, Symbol Technologies presenta el código
bidimensional PDF 417.
Más y más códigos se están desarrollando, sobre todo en los del

tipo de alta densidad. Esta historia continuará....
82
83
Simbologías Existentes: Dígitos de Control
Códigos Matriciales
• 2D (Bi-dimensionales)
• Datos codificados en los elementos (no en las
barras y espacios)
• Forma “tablero de ajedrez” con un localizador
• Alta capacidad de almacenamiento (hasta 2Kb,
3Kb Azteca)
• Lectura Omnidireccional
• Necesita lector tipo “Matriz CCD/cámara de
vídeo”; no puede ser leido con lector linear CCD
o láser! CÓDIGO AZTECA
84
Simbologías Existentes: Códigos Matriciales
Data Matrix Code One
1234567890
1234567890
1234567890
1234567890
MaxiCode
2D
UPS Pkg #0123456789
Andrew Longacre, Jr.
Welch Allyn, Inc.
4619 Jordan Rd.
Skaneateles Falls, NY 13153
85
Simbologías Existentes: Dígitos de Control
Por ejemplo, para 123456789041 el dígito de control será:
El primer número de la derecha es el dígito

de control que se va a determinar.
Numeramos de derecha a izquierda:
140987654321
Suma de los números en los lugares impares:
1+0+8+6+4+2 = 21
Multiplicado (por 3): 21 × 3 = 63
Suma de los números en los lugares pares:
4+9+7+5+3+1 = 29
Suma total: 63 + 29 = 92
Decena inmediatamente superior = 100
Dígito de control: 100 – 92 = 8
El código quedará así: 1234567890418.
86
SESIÓN 4
87
NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES
88
Definición de Compras
 Compras tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que
la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad,
precio y servicio.
 Implica saber qué es lo que se compra y por qué se compra,
y analizar cualquier aspecto de la compra, que puede afectar
alguna operación provechosa para la empresa.
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Definición de Compras
 Compras tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que
la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad,
precio y servicio.
 Implica saber qué es lo que se compra y por qué se compra,
y analizar cualquier aspecto de la compra, que puede afectar
alguna operación provechosa para la empresa.
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Rol de Compras
Clásicas Nuevas
• Reducción de Costos • Aseguramiento a la continuidad

del negocio
• Gestión de inventarios
• Soporte a la innovación
• Aumento de la flexibilidad
• Estandarización y estabilización
de productos
91
Responsabilidad de Compras
 Las responsabilidades propias inherentes al departamento
de Compras son, entre otras:
 Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento
de materias primas, suministros necesarios a la empresa.
 Un efectuar visitas a las plantas e instalaciones de los
proveedores.
 Cotizar los precios, puntos de entrega, transporte, etc.
 Escoger el proveedor que más convenga a los intereses de la
compañía y efectuar la adjudicación del pedido.
 Negociar tratos necesarios en caso de rechazos y ajustes.
 Vender los desechos, sobrantes y artículos en desuso.
 Obrar de acuerdo con las políticas gubernamentales.
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Tipos de Compras
COMPRAS ESPECIALES COMPRAS DE OPORTUNIDAD COMPRAS RUTINARIAS
COMPRAS ESTACIONALES COMPRAS ANTICIPADAS COMPRAS DE URGENCIA
93
¿Qué es planificar las Compras?
“Hacer un Plan o proyecto de una acción”.
(Fuente: Diccionario de la Lengua Española).
Significa definir:
Planificación de Compras
A) ¿Qué necesita la organización?
B) ¿Cuánto necesita? Plan de

Compras
C) ¿Para cuándo lo necesita?
D) ¿Con qué recursos? Dentro de un período de

tiempo determinado.
94
ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN
DE COMPRAS
Selección del Invitación a
Definición de mecanismo de Reunión equipo e Validación Seguimiento
requerimiento trabajo Presupuestaria Elaboración Plan proveedores Del Plan
compra
1 2 3 4 5 6 7
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES
1. Revisar stocks. 1. Determinar 1. Reunión de 1. Se valida la 1. Se elabora un 1. Subida del Plan 1. Seguimiento en
2. Ver datos históricos tipo de encargado de aprobación plan de compras de Compras al el año del Plan
(lo comprado y compra y compras con sus presupuestaria con sus actividades Sistema Anual de Compras
consumido el año tiempos que Jefes para validar para la lista de de seguimiento e ChileCompra. en base a
pasado). demorará el sus previsiones y compras. identificación de programa.
3. Reunión de trabajo proceso. Se revisar si existen responsables.
con quienes necesitan crea lista y nuevos proyectos. (Programa de
insumos estratégicos detalle con las Se actualiza lista de ejecución de
(usuarios internos). compras a compras. actividades).
4. Revisar realizar.
cumplimiento Plan
anterior.
Plan de Compras
95
INICIO
PROCESO DE
Definición de ABASTECIMIENTO
requerimiento
1 Selección del
mecanismo
de compra Llamado y
2 recepción de
ofertas
Evaluación
3
de ofertas
4 Adjudicación
oferta
5
Recibo de FIN
producto
o servicio
6 Seguimiento y monitoreo
de la compra
7
96
Plan Anual de Compras
¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su
valor estimado.
¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarán. Este plan como mínimo debiese tener:
• Descripción del bien o servicio.
• Cantidad del bien o servicio
• Monto estimado
• Modalidad de adquisición (abierta, programada, etc.)
• Fecha aproximada en la que se emitirá la Orden de Compra.
97
SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN:
• Usuarios principales
• Si es una compra simple o estratégica
• Cronograma del proceso para las compras complejas
• Fuentes de financiamiento
98
¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?
• Precios competitivos para los compradores.

• Menores costos administrativos.
• Compras oportunas.
• Enfrentar mejor las situaciones de crisis.
• Adecuada distribución de la carga de trabajo de los
recursos humanos en el tiempo.
• Disminución del número de compras urgentes.
• Menores costos de inventario
99
• Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la

institución.
• Permite controlar y trasparentar los gastos.
• Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras,
tomando medidas correctivas oportunamente.
100
• Es recomendable que al menos trimestralmente se revisen

avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
✓ Compras planificadas versus Compras realizadas
✓Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. cambio
en el costo, tiempos, etc.)
✓ Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.
101
102
Análisis de necesidades
 El procedimiento seguido para calcular las necesidades de compra
en empresas manufactureras es el siguiente:
 Los pedidos en firme pasan a producción, se calcula cuánto
material se requerirá para fabricar una unidad del producto.
 Considerar los inventarios disponibles de materias primas
necesarias para fabricar los pedidos,
 Las reservas de materias primas necesarias para acabar la
producción en curso.
 El stock de seguridad de materias primas.
 El stock de materia prima que la empresa mantiene en sus
almacenes y en los almacenes de los proveedores.
 Los pedidos de materia prima confirmados con los proveedores y
de los que existe una fecha de recepción establecida.
 Como resultado de todo esto se genera un “Listado de Necesidades
de Compra de Materia Prima”.
103
REQUISICIÓN DE COMPRAS
INDALINA S. A. C.
Jr. Luna Pizarro 315 REQUISICIÓN DE COMPRA No. ……
La Victoria
Teléfono: 304 5678
Fecha: Departamento solicitante: Destino:
Unidad
Partida Descripción de Cantidad Observaciones
medida
Solicitado Autorizado Vo. Recibido por Control de

por por: Bo. Depto. inventarios
Compras Max._____________
Min.______________
Existencias: _______
104
Proceso de atención de Requisiciones
 Dar preferencia a la solicitudes de materiales cuyas
existencias se encuentren bajo mínimos
 Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata
de un bien que se compra por primera vez.
 Clasificar las requisiciones por materiales homogéneos o
adquiridos del mismo proveedor.
 Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido.
105
Ubicación de fuentes de suministro
 La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes
de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se
pueden encontrar en:
Guías telefónicas, páginas web
Organismos oficiales
Asociaciones empresariales y profesionales
Prensa y revistas especializadas
Ferias y exposiciones del sector
Base de datos, seguidas por empresas especializadas en
estas gestiones.
106
Ubicación de fuentes de suministro
 Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el
proveedor:
Entrevistarse con los representantes del proveedor.
Acudir a los mercados centrales.
Visitar ferias y exposiciones.
Acudir a las oficinas de compra
Visitar a los importadores mayoristas.
107
Solicitud de Proformas
 Casos para realizar solicitud de proformas:
Cuando se inicia por primera vez la actividad.
Cuando tiene que comprar un producto nuevo.
Cuando no está satisfecha con los proveedores
habituales.
Para ampliar la cartera de proveedores.
Para responder a la publicidad recibida.
108
Información a solicitar en la proforma del proveedor
CONDICIONES ECONÓMICAS CONDICIONES TÉCNICAS
•Precio por unidad y por lote • Características técnicas
•Descuento comercial • Calidad
•Descuento por volumen y su • Embalajes especiales
aplicación
• Instalación y montaje
•Gastos en envases y embalajes
•Gastos de transporte y seguro • Tiempo de garantía
•Forma de pago • Formación de usuarios

•Recargo por aplazamiento del pago • Repuestos y servicio post venta.
SERVICIOS POST VENTA

• Plazo de entrega
• Devolución de excedentes
• Revisión de precios
• Otros servicios
109
MODELO DE
SOLICITUD DE
PROFORMA O
COTIZACIÓN
110
Evaluación de Proformas
PRESELECCIONAR LAS OFERTAS RECIBIDAS:
Eliminar la oferta que no se ajusta a las condiciones principales,
como:
•Exige pago al contado,
•No ofrece el periodo de garantía,
•El plazo de entrega es muy largo,
•Cualquier otra condición que para la empresa sea inadmisible.
COMPLETAR UNA FICHA PARA CADA PROVEEDOR.
La ficha debe contener los datos de identificación de la empresa, los
productos que pueden suministrar y las condiciones comerciales que
ofrece.
ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS.
Este cuadro resumen refleja información sobre el precio,
la calidad, seleccionados.
111
Evaluación de Proformas
 Prorrateo de gastos comunes y se hace cuando el
presupuesto indica un importe global de gasto.
 El prorrateo consiste en repartir proporcionalmente
descuentos, embalajes, fletes, etc. entre los distintos
artículos.
 Para reducir el cálculo se hace a través de la constante de
proporcionalidad (K):
𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐 𝑵𝒆𝒕𝒐
𝑲=
𝑰𝒎𝒑𝒐𝒓𝒕𝒆 𝒃𝒓𝒖𝒕𝒐
 Costo neto = Importe bruto – descuentos + gastos (embalajes, seguros, flete …
112
Aplicación
 JJC Constructora tiene en la actualidad contratados el
suministros con un proveedor, y el costo al que obtienen los
materiales es: el ladrillo a 879 soles /millar, el cemento a
37,80 soles / bolsa y el yeso a 12,20 soles / bolsa (costo total
de 57,095 soles).
 Un nuevo proveedor Comercial Richards ha hecho llegar la
siguiente oferta:
113
Aplicación
Artículo Precio Unitario Cantidad
Ladrillos 900 soles / millar 25 millares
Cemento 37,55 soles / bolsa 800 bolsas
Yeso 12,36 soles / bolsa 400 bolsas
Descuento comercial 3%
Gastos a cargo del comprador:
Transporte: 273 soles
Embalajes: 132 soles
Seguros : 145 soles
 Analice la oferta recibida.
114
Aplicación
 Solución a la Aplicación:
115
La Negociación
"Las negociaciones se pueden definir prácticamente

como el proceso (humano) que les ofrece a los
contendientes la oportunidad de intercambiar
promesas y contraer compromisos formales, tratando
de resolver sus diferencias"
(Colosi y Berkely , 1981)
"Proceso (humano) de lograr aceptación de ideas,

propósitos e intereses, buscando el mejor resultado
posible, de tal manera que todas las partes sean
beneficiadas".
(Correa y Navarrete, 1997)
116
La Negociación
El negociar con proveedores, es cosa de:
 Tener claridad en nuestras necesidades.
 Saber guiar al proveedor hacia donde queremos que vaya.
 Entender y hacérselo saber, que él trabaja con nosotros y no para
nosotros, y que si nosotros perdemos el también pierde.
 No tener un sólo proveedor, ni un sólo mayorista y saber cuando
contactarse con cual.
 Tabular todos los datos, para así tomar una buena decisión.
 Tener reunión con los proveedores, para acercarlos a nuestra.
 Mantenerlos en la incertidumbre, para obtener más y respetar a
los otros proveedores.
 Solicitarles que nos mantengan al día de precios ofertas y
novedades.
117
La Negociación
Elementos en la negociación con proveedores
 Estar informado
 Prepárate la negociación
 Deja que conozca tu empresa
 Menciona la competencia
 Toma el tiempo que sea necesario
 Encuentra el acuerdo que más se adapte a tus necesidades
 Asegúrate que todas estas condiciones quedan registradas por
escrito.
 Precios: el objetivo será conseguir los mejores precios.
 Exclusividad
 Condiciones de pago
 Publicidad.
118
Etapas del proceso de Negociación
 El proceso de negociación puede analizarse en tres etapas:
Planificación
Negociación Cara a Cara
Análisis posterior.
119
1. PLANIFICACIÓN:
Garantiza la preparación del proceso.
Un negociador mal preparado tiene que limitarse a
reaccionar ante los acontecimientos, nunca podrá
dirigirlos.
Para la planificación resulta de gran ayuda la
estratificación del proceso en tres fases:
Diagnóstico
Estrategia
Tácticas
120
Diagnóstico:
 El diagnóstico se concentra en tres aspectos claves:
Análisis del tipo de negociación: Se define el modo de
negociación, es decir: cooperativo o competitivo
Análisis del poder de negociación: Evaluar el balance del
poder negociador entre las partes.
 Análisis DAFO: Identificación de factores internos y
externos que afectan la negociación.
121
Estrategia:
 Comienza con el conocimiento de la situación crítica
negociable que las partes involucradas deban quedar
satisfechas con los acuerdos que se logren.
 Categorías básicas que marcan el hilo conductor de la
estrategia de negociación:
 Necesidades: Constituyen las carencias, insatisfacciones o
insuficiencias que se busca satisfacer.
 Objetos: Los instrumentos a través de los cuales los negociadores
tratan de satisfacer sus necesidades.
 Objetivos: Son las metas, los resultados que se proponen en los
diferentes objetos de negociación.
122
Táctica:
 No existen tácticas correctas para la estrategia equivocada.
 Si no sabe a dónde va, qué sentido tendría discutir cómo
puede llegar.
 Se refiere a la formulación de pautas a corto plazo que
permiten alcanzar los objetivos a largo plazo.
 Es necesario tener en cuenta:
 ¿Cómo se inicia el proceso negociador?
 ¿Cómo se abandona?
 ¿Cuál será la primera oferta?
 ¿Qué concesiones se pueden hacer.?
123
2. NEGOCIACIÓN CARA A CARA:
 Compuesta por:
La apertura. Presentaciones formales, exponer y acordar
la agenda, definir las reglas de trabajo.
Las expectativas. Presentación de expectativas, hacen las
aclaraciones correspondientes y efectúan los ajustes
necesarios a la agenda.
El intercambio. Se ponen en práctica las estrategias y
tácticas previamente definidas, se produce una
comparación opciones vs. demandas.
124
 El acercamiento. Se identifican las áreas comunes de las
partes, se generan nuevas opciones, se plantean las
concesiones, se solucionan los conflictos y se toman un
grupo de acuerdos preliminares.
 El cierre. Incluye la revisión de los acuerdos, la definición de
las fechas y los responsables, los mecanismos de
seguimiento y monitoreo de los acuerdos y la aprobación
final.
125
3. ANÁLISIS POSTERIOR:
 En esta etapa se analizan los resultados del proceso, las
experiencias adquiridas, las perspectivas futuras y el control
o seguimiento de los resultados.
126
NEGOCIACIÓN DURA
Imposiciones
> 75%
Equidad
Amenazas
Justicia
Presiones
Incumplimientos Sensatez
Mentiras Claridad
Aplazamientos de los acuerdos Transparencia
Retaliaciones
Cartas bajo la mesa Respeto hacia la contraparte
Represalias Beneficio mutuo
Injusticias Cooperación a largo plazo
Principios de un estilo de negociación 127

Principios de Compras
▪ Calidad
▪ Cantidad
▪ Precio
▪ Financiamiento
▪ Servicio
▪ Selección
de Proveedores
129
Factores de Selección
DE CALIDAD
• Muestras recibidas
ECONÓMICOS
• Características técnicas
•Precio por unitario
• Pruebas de funcionamiento
•Descuento por volumen y su aplicación
•Gastos en envases y embalajes • Especificaciones técnicas
•Gastos de transporte y seguro
DE SERVICIO
•Carga y descarga
• Plazo de entrega.
•Plazo de pago
• Servicio post venta.
• Asistencia técnica y atención al cliente,
• Periodo de garantía.
• Prestigio del proveedor,
• Aceptación del producto en el mercado
130
Criterios de Valoración
 Asignar un total de puntos que se reparten entre los tres
factores (económico, de calidad y de servicio) en función de
la importancia que tenga cada uno de ellos.
 Establece en el criterio de puntuación, según el peso
específico que sobre el total representa cada una de las
variables consideradas. Por ejemplo de un total de 100
puntos la empresa puede considerar que el factor de calidad
es el más importante y de asignar 50 puntos, al económico
30 y a los servicios añadidos 20.
131
Criterios de Valoración
 El paso siguiente es calcular la puntuación que sobre la base
el criterio, ha obtenido cada una de las ofertas
preseleccionadas.
 La puntuación total indica el proveedor o proveedores más
idóneos; aún que, a veces, la oferta que obtenido la
puntuación más alta no corresponda exactamente a las
necesidades de la empresa.
132
Aplicación
 Criterios que se han establecido para evaluar las ofertas:
El costo unitario: según el departamento de compras se
puede pagar unos 220 soles/pieza, para la calidad exige el
departamento técnico.
El plazo de pago: el departamento financiero considera
óptimo el pago a 90 días.
El plazo de entrega: el departamento técnico solicita que
le entrega sea inferior a diez días, pues Decor sirve a
clientes a los 7 días de pedido y el proceso de tapizados y
montaje de cortinas es de 3 días.
133
Aplicación
 El departamento de compras de la empresa, en base a los
criterios anteriores, establece los siguientes criterios para las
puntuaciones:
 Factor económico: el 40% al costo unitario y el 15% a la
forma de pago.
 Factor calidad: El 15% al resultado de las muestras, que se
reparten: Muy buena = 15 puntos, Buena = 10, Aceptable =
5; Regular o inferior = 0
134
Aplicación
 Factor servicio: el 20% al plazo de entrega y el 10% para
informes comerciales. Esto es: se reparten de la siguiente
forma: para entrega es en el mismo día del pedido 20
puntos; a 1 día 18 puntos; a 2 días 16 puntos; … (2 puntos
menos por cada día) y hará pedazos a 10 días o más = 0
puntos.
 Los informes se valoran: muy solvente y puntual 10 puntos;
solvente y puntual 5 puntos; poco solvente o informal 0
puntos.
135
Cuadro de ofertas de proveedores:
PUNTO 7 GAPATEX INCOLTEX
Precio por pieza 230.00 soles 234.50 soles 250.00 soles
Descuento comercial 2% 5% 6%
Embalajes Incluidos 50.00 soles Incluidos
Transportes Incluidos 125.00 soles 120.00 soles
Plazo de entrega 3 días 5 días 7 días
Formar de pago Al contado Letra 60 días Letra 90 días
Muestra: Calidad Aceptable Buena Muy buena
Informes financieros y Solvencia Solvencia Muy solvente

comerciales Retraso Formalidad Puntualidad
entrega
136
Solución
Punto 7 Gapatex Incoltex
Precio 230,00 234,50 250,00
Descuento -4,60 -11,73 -15,00
Embalajes * 0,00 0,50
Transportes 0,00 1,25 1,20
Costo Total 225,40 224,53 236,20
(*) Los gastos de embalaje y transporte corresponden a las 100 piezas, luego tenemos que
calcular la cantidad que corresponde a cada una:
Embalajes: 50 = 0,50 soles pieza (presupuesto de Gapatex)

100
Portes: 125 = 1,25 soles pieza (presupuesto de Gapatex)
100
120 = 1,20 soles pieza (presupuesto de Incoltex)
101
Partiendo de los costos unitarios calculamos la puntuación correspondiente a la oferta que ha

presentado cada empresa, con una regla de tres inversa. Se toma como base el costo óptimo
y la puntuación total a 220.00 soles de coste óptimo le corresponden 40 puntos, luego a mayor
137
costo menos puntuación.
100
Portes: 125 = 1,25 soles pieza (presupuesto de Gapatex)
100
120 = Solución
1,20 soles pieza (presupuesto de Incoltex)
101
Partiendo de los costos unitarios calculamos la puntuación correspondiente a la oferta que ha

presentado cada empresa, con una regla de tres inversa. Se toma como base el costo óptimo
y la puntuación total a 220.00 soles de coste óptimo le corresponden 40 puntos, luego a mayor
costo menos puntuación.
Punto 7 220 x 40 = 39,04 puntos

225.40
Gapatex 220 x 40 = 39,20 puntos
224,50
Incoltex 220 x 40 = 37,26 puntos
236,20
Puntuación de análisis de muestras:
Punto 7 : Aceptable = 5 puntos

Gapatex : Buena = 10 puntos
Incoltex : Muy buena = 15 puntos
Puntuación para la forma de pago:

138
Se pueden repartir los puntos con una regla de tres directa; partimos del plazo óptimo (90 días)
Gapatex 220 x 40 = 39,20 puntos
224,50
Incoltex 220 x 40 = 37,26 puntos
236,20 Solución
Puntuación de análisis de muestras:
Punto 7 : Aceptable = 5 puntos

Gapatex : Buena = 10 puntos
Incoltex : Muy buena = 15 puntos
Puntuación para la forma de pago:

Se pueden repartir los puntos con una regla de tres directa; partimos del plazo óptimo (90 días)
y la puntuación total (15 puntos) y aplicamos a mayor plazo mayor puntuación.
Punto 7 : 0 x 15 / 90 = 0 puntos
Gapatex : 60 x 15 /90 = 10 puntos
Incoltex : 90 x 15 /90 = 15 puntos
Puntuación al plazo de entrega:
Punto 7 : entrega a los 3 días (20 - 3 x 2) = 14 puntos

Gapatex : entrega a los 3 días (20 - 5 x 2) = 10 puntos
Incoltex : entrega a los 3 días (20 - 7 x 2) = 6 puntos
139
Cuadro comparativo de ofertas
Puntuación a los informes financieros y comerciales:
Punto 7 : solvente pero retrasa en la entrega = 0 puntos

Gapatex : solvente y puntual en la entrega = 5 puntos
Incoltex : muy solvente y puntual = 10 puntos
Cuadro de comparación de ofertas
Evaluación / Puntuación Punto 7 Gapatex Incoltex

Optima Max. Puntaje Puntos Puntos Puntos
Costo unitario 220 40 39,04 39,19 37,26

Análisis de muestras Muy buena 15 5 10 15
Forma de pago 90 días 15 0 10 15
Plazo de entrega 0 días 20 14 10 6
Informe financieros Muy solvente 10 0 5 10
Puntaje Total 100 58,04 74,19 83,26
Comentario:
*Como se observa la puntuación de Punto 7 es muy inferior a las otras dos.
* Las otras dos ofertas tienen con una variación de 9,07 puntos.
* El costo total de Incoltex es más costosa en 16,20 soles por pieza que el presupuesto
previsto. Sin embargo, la calidad es muy buena y el plazo de pago es el ideal.
140
Selección del proveedor
 El análisis y la valoración de ofertas indican el proveedor o
proveedores que más se ajusta a las condiciones de la
empresa.
 El proceso de valoración de ofertas permite hacer una
preselección entre los proveedores que transmiten a través
de su proforma una imagen de empresa con garantía, con
solidez financiera y productos de calidad.
141
Selección del proveedor
 Los factores del producto y del proveedor están relacionados
con:
Las características técnicas y la facilidad de uso.
La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo
requerido para ello.
La confianza y el entendimiento o entre el comprador y
vendedor que aseguran la comodidad en el suministro
del pedido.
142
Ficha del proveedor
PROVEEDOR: CÓDIGO:
___________________________________ _____________
No. DE RUC: ___________________________________
DIRECCIÓN: ____________________________ DISTRITO: ________________
PROVINCIA: _________________________ DEPARTAMENTO: _____________
TELÉFONOS: ________________________ FAX: _______________________
E – MAIL: _________________ PERSONA CONTACTO: ____________________
ARTÍCULOS OFERTADOS: PRECIO
CONDICIONES DE VENTA
DESCUENTOS FORMA DE PAGO PLAZO ENTREGA TRANSPORTE
SEGUROS EMBALAJES SERVICIOS FACILIDADES
OBSERVACIONES:
143
Ficha del producto
 El contenido de esta ficha es el siguiente:
Nombre y código del artículo para el cual se han
solicitado ofertas y presupuestos.
Nombre y código de los proveedores preseleccionados,
por orden de prioridad.
Observaciones sobre las características que más han
destacado al estudiar las ofertas recibidas.
144
Ficha de producto
ARTÍCULO: CÓDIGO:
__________________________________ ________________
USADO EN:
PROVEEDORES
CÓDIGO RAZÓN SOCIAL O NOMBRE
OBSERVACIONES:
145
Ficha del producto
 Clasificación:
El orden alfabético: utiliza el nombre o
razón social del proveedor.
El orden numérico o alfanumérico: se
asigna a cada proveedor un código formado
por el número de RUC, letras o una
combinación de números y letras.
El sistema mixto: consiste agrupar las
empresas por provincias, ciudades,
distritos, etc.
146
El Contrato de Compra - Venta
 El Contrato de Compra - Venta se suele utilizar cuando es
necesario que los acuerdos en un proceso de compras
queden formalizados ante terceros con cláusulas específicas
de incumplimiento.
 El Contrato de Compra - Venta es aquel contrato bilateral en
el que una de las partes (vendedora) está obligada a la
entrega de algo determinado y la otra (compradora) a pagar
por ello un cierto precio, en dinero o signo que lo
represente.
147
 Ejemplos de utilización de contratos de compra venta:
Negociación con transportes de mercadería.
Compras de suministro de energía.
Compras de materia prima para asegurar el
abastecimiento.
Compras de vehículos en transferencia de propiedad.
Contratación de servicios especiales (alimentación,
limpieza, vigilancia, etc.)
148
ELEMENTOS:
 Objeto de compra: Bienes o derechos que estén dentro del
comercio.
 Precio: Significa el valor pecuniario en que se estima algo,
valor que se pide por un bien o servicio. Sus condiciones
deben ser: cierto, verdadero y justo.
 Personas o partes: El vendedor, quien es la persona física o
jurídica que transfiere la propiedad, y el comprador, quien la
adquiere.
149
 Formales: En la práctica es habitual que el consentimiento
se plasme en un documento privado que sirva de prueba.
 De validez: La capacidad, en donde el principio general dice
que toda persona capaz de disponer de sus bienes puede
vender y toda persona capaz de obligarse puede comprar; y
el consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de
las partes que recaiga sobre el precio.
150
La Orden de Compra
LEGALIDADES DE UNA ORDEN DE COMPRA (O/C)
 Una Orden de Compra es considerada un documento legal y
es vinculante para el comprador si el vendedor realiza la
entrega según lo acordado.
 Los errores que se encuentren en la Orden de Compra no
son culpa del vendedor.
 Esta es la razón para la redacción cuidadosa en el contenido
de hechos importantes en la O/C.
151
La Orden de Compra
 Si un vendedor no puede cumplir con los términos de la
O/C, el comprador debe ser notificado de inmediato.
 El comprador mediante la presentación de una orden de
compra ha acordado pagar hasta un cierto total de dinero
cuando el vendedor hace entregas correctas.
 El vendedor al aceptar la O/C se ha comprometido a
entregar como se señala en la O/C.
152
La Orden de Compra
153
La Orden de Compra
 Las cláusulas que se colocan al reverso de la Orden de
Compra pueden referirse a:
 La variación de la cantidad pedida.
 Indicaciones sobre la entrega.
 Garantías para el cumplimiento de la Orden de Compra.
 Indicar el domicilio legal.
 Garantías a la calidad.
 Aplicaciones de las normas legales
 Penalidades por entrega tardía, incumplimiento de especificaciones
técnicas.
 Se debe estipular la jurisdicción acerca de los tribunales en caso de
no llegar a entendimiento.
154
Tipos de Órdenes de Compra
155
SEGÚN EL OBJETO DE LA SOLICITUD
Engloba aquellos en los cuales se solicita
alguna prestación de tipo personal o por
la realización de un trabajo determinado
De servicios u obras
(puede o no incluir los materiales que
irán por cuenta del contratado del
contratante)
Se agrupan todos los realizados por
solicitudes de materiales, independiente
De materiales de que estos sean para reposición o para
consumos extraordinarios
156
SEGÚN EL DESTINO DEL MATERIAL
También llamados materiales de pronto

Pedidos para
empleo. Pueden ser materiales que existen en
consumos el almacén, pero por necesitarse para
extraordinarios consumos extraordinarios hayan sido
solicitados en forma expresa para ese fin.
Son aquellos cuya iniciativa parte del almacén.
Pueden ir referenciados según los distintos
Pedidos para
almacenes o con una sigla general para todos
reposición los almacenes. Se refieren a materiales a los
que se han fijado un stock mínimo.
157
158
Seguimiento de pedidos
 El seguimiento se hace para verificar que hemos recibido
todo el material, que se corresponde a las características
detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
 También debemos comprobar que el proveedor mantiene
las condiciones pactadas o los acuerdos que figuran en el
documento, respecto a reposición de suministro, precios y
plazos de cobro, etc.
159
160
 Para estos casos es norma común hacerlo a través de
formatos especiales, llamados hojas de control y son
requeridos generalmente por vía telefónica.
 Estas hojas de control sirven para determinan entre otros:
Si ya ha sido enviado el pedido
Si se entregará en el plazo pactado
Si se entregará en fecha posterior
Si existen problemas para su entrega.
161
Control de Recepción de mercadería
162

00 Administración de Compras y Almacenes - Unidad 1

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ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y

Docente: Ing. Adolfo Valencia Napán

El alumno plantea soluciones

El alumno clasifica los productos

El alumno selecciona las fuentes de

• Cabe resaltar que la Logística no es más que una parte de la

La empresa como unidad logística

• Duraderos. Son aquéllos que no tienen fecha de caducidad y,

• Se trata de productos que podemos medir atendiendo a la

• Este tipo de clasificación se basa en la dimensión que mide el

“Incluir en un catálogo y clasificar, encasillar dentro de una

Empleo y uso adecuado

• Obtener la Colaboración de especialistas y usuarios

• Asistir a diferentes dependencias de la Empresa

• Producir y distribuir Normas

• Ayudar a resolver las diferencias del Programa

• Difundir el Conocimiento de las Normas y aceptar sugerencias

• Analizar las Normas de Uso

Materiales para la Producción

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Materiales y Equipos para

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Primer número (0) se asigna a un Sistema del Número.

Contiene 6 dígitos y no está separada en mitades.

Aplicaciones para el código EAN:

Más y más códigos se están desarrollando, sobre todo en los del

El primer número de la derecha es el dígito

El código quedará así: 1234567890418.

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"Proceso (humano) de lograr aceptación de ideas,

Principios de un estilo de negociación 127

Precio por pieza 230.00 soles 234.50 soles 250.00 soles

Embalajes Incluidos 50.00 soles Incluidos