Preservación y conservación de

archivos de documentos con

valores primarios
Junio, 2022
Angélica Ángeles Rodríguez
 Diferencias
terminológicas
 § Preservación
§ Conservación
Disciplina de la § Restauración
conservación § Conservación preventiva
§ Estabilización
 § Diferencias entre restauración, conservación y
preservación, del Archivo General de la Nación (AGN)
3 documentos § Ley General de Archivos
en el contexto § Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018. Acervos
archivís4co documentales – lineamientos para su preservación

§ Descarga NMX
 Diferencias entre
restauración,
conservación y
preservación, del
Archivo General de la
Nación (AGN)
Conservación Acciones indirectas
sobre el documento para
impedir la necesidad de
restauración
“Acciones indirectas
enfocadas a controlar el
entorno, para impedir que
se necesite la restauración:
control de condiciones
ambientales, buena
manipulación, temperatura,
incidencia lumínica…”
Norma Mexicana NMX-
R-100-SCFI-2018.
Acervos documentales –
lineamientos para su
preservación
Acciones directas e
indirectas para retardar
el deterioro de los
documentos
“Acciones directas e
indirectas que tienen por
objeto garantizar la
transmisión del documento
en el mismo aspecto -
forma, contenido- en que
este ha llegado a nosotros,
evitando la alteración de
sus materiales y su función.
Se trata de medidas para
disminuir y retardar el
deterioro en los acervos
documentales”
Ley General de Archivos
Acciones para evitar
alteraciones de los
documentos analógicos y
digitales
[Conservación de
archivos]
“Procedimientos y medidas
destinados a asegurar la
prevención de alteraciones
físicas de los documentos
en papel y la preservación
de los documentos digitales
a largo plazo”
 Diferencias entre Norma Mexicana NMX- Ley General de Archivos
restauración, R-100-SCFI-2018.
conservación y Acervos documentales –
preservación, del lineamientos para su
Archivo General de la preservación
Nación (AGN)

Conservación - Acciones indirectas No se define

enfocadas a los riesgos
preventiva de deterioro
“Parte de la conservación
que comprende a las
acciones y medidas
indirectas para identificar,
evaluar, detectar y
controlar los riesgos de
deterioro de los acervos
documentales. Su objetivo
fundamental es eliminar o
minimizar dichos riesgos,
actuando sobre las causas
de deterioro, que
generalmente se
encuentran en los factores
 Diferencias entre
restauración,
conservación y
preservación, del
Archivo General de la
Nación (AGN)
Restauración La acción directa sobre
el documento
“Acciones directas que se
pueden llevar a cabo en un
documento: limpieza
superficial, colocación de
refuerzos y acciones
mayores"
Norma Mexicana NMX- Ley General de Archivos
R-100-SCFI-2018.
Acervos documentales –
lineamientos para su
preservación
“La acción directa sobre No se define
el documento para tratar
el deterioro
“Intervención directa de
los documentos, mediante
técnicas y métodos para el
tratamiento de su
deterioro, con el objetivo
de recuperar su integridad
física y funcional.”
 Diferencias entre Norma Mexicana NMX- Ley General de Archivos
restauración, R-100-SCFI-2018.
conservación y Acervos documentales –
preservación, del lineamientos para su
Archivo General de la preservación
Nación (AGN)

Estabilización - Acciones directas para Acciones concretas sobre

disminuir y retardar el los documentos:
deterioro limpieza, fumigación,
“Parte de la conservación refuerzo, etc.
que comprende a las “Procedimiento de limpieza
acciones aplicadas de de documentos,
manera directa sobre los fumigación, integración de
materiales documentales refuerzos, extracción de
con objeto de disminuir y materiales que oxidan y
retardar el deterioro deterioran el papel y
presente, y mantener resguardo de documentos
condiciones favorables sueltos en papel libre de
para su permanencia” ácido, entre otros;
 Diferencias entre Norma Mexicana NMX- Ley General de Archivos
restauración, R-100-SCFI-2018.
conservación y Acervos documentales –
preservación, del lineamientos para su
Archivo General de la preservación
Nación (AGN)

Preservación Administración de la Administración de la No se define

conservación conservación con énfasis
preventiva con énfasis en en la planeación
la presupuestación de “Acciones y
recursos consideraciones
“Aplicación de medidas de administrativas, financieras
conservación preventiva y y de conservación,
acciones administrativas: incluyendo estipulaciones
presupuesto para la sobre políticas, recursos
adquisición de materiales humanos, instalaciones,
de conservación, almacenamiento, técnicas y
contratación de personal métodos tendientes a
especializado…” garantizar la permanencia
física de los acervos
documentales y la
información contenida en
ellos. La preservación,
Historia de la conservación
de documentos
 Edad moderna
Mundo antiguo Edad media siglos XVI al
XVIII

• Sistemas, técnicas • Técnicas de • Orientación de

y productos usados encuadernación edificios
conscientemente • Uso de tintas • Disposiciones contra
para conservar ferrogálicas para robos, incendios e
documentos una aparente mejor inundaciones
• Medias en los fijación • Actividades de

Periodo soportes: cocción de

arcilla, cuidado de la
cosecha de papiro,
• Procesos para la
fabricación de
papeles de trapo
limpieza y
revisiones contra
plagas
precien+fico Tratamiento de
pieles
• Medidas contra
• Copiado de
documentos
• Instalación de
documentos en
armarios y
• Combate a plagas
plagas: cajas de con insecticidas en estanterías, arcas y
madera, polvo y plantas arquetas
impregnación con aromáticas • Copiado de
productos documentos
repelentes • Adición de
antisépticos para la deteriorados
• Medidas sobre los elaboración del • Reparaciones y
edificios e papel tratamientos
instalaciones: • Reparación de aplicados sobre
ranuras, nichos, deterioros: documentos:
surcos desgarros, zonas Reparaciónde daños
Fuente:
recomendaciones
Allo Manero, M.A. (1997) Teoría e historia de la conservación y restauración de
perdidas • Reintegración de
documentos. Revista General de Información y documentación, 7(1). Consultado para la ubicación de
el 25 de septiembre de 2021, de
depósitos. imágenes y textos
https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/RGID9797120253A/11042
 Finales del
s. XIX-1930
• 1876-1910, en Estados
Unidos aparece la
conservación preventiva
que considera: Ubicación
del edificio,
Mantenimiento de las
colecciones y Control del
deterioro causado por
usuarios
• 30 de septiembre de 1898
Periodo
“Conferencia
Internacional sobre
conservación y
restauración de
cien*fico
documentos antiguos”:
Se establecen actuaciones
previas a la acción
restauradora: Estudio de
las causas de deterioro y
Verificación de
eficiencia técnica de los
productos aplicados
Investigación sobre
insecticidas y fungicidas
para materiales
documentales
Estudios sobre materiales
empleados en la
Fuente:
fabricación de
Allo Manero, M.A. (1997) Teoría e historia de la conservación y restauración de periódicos
documentos. Revista General de Información y documentación, 7(1). Consultado Fundación del Instituto de
el 25 de septiembre de 2021, de Patología del Libro
https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/RGID9797120253A/11042
1970-
1931- 1969
actualidad
• Establecimiento de los • Reunión IFLA-CIA (1973)
fundamentos teóricos de • Documento “Principios de
la Conservación y conservación y restauración”
Restauración de de IFLA (1979) para promover
documentos la conservación preventiva
• Surgimiento de • Desarrollo de la restauración a
documentos específicos través de la incorporación de
comola Carta de Atenas análisis de los valores de la
(1931) y la Teoría del obra previo a su estabilización
Restauro (1939) y restablecimiento: prontuario
• Aparece el principio de de restauración
respeto a la integridad de • Desarrollo la conservación
la obra donde hay preventiva a través de medidas
prevención del deterioro y soluciones técnicas de
(conservación) y aplicación masiva contra los
corrección del deterioro agentes de deterioro:
(restauración) Control ambiental
• Inundación de Florencia Planes de emergencia
(1966), que provocó: Programas de reproducción o
• El desarrollo de técnicas Desacidificación masiva
de tratamiento masivo Búsqueda de soportes
permanentes
• Le revalorización de la
conservación preventiva Estudio de soportes no
• El intercambio de tradicionales
• Desarrollo de la preservación
experiencias técnicas
• La necesidad de como “gestión de la
presupuesto conservación”, a través de la
organización y administración
de planes y programas de
medidas para hacer
permanecer los documentos o
su información
Conceptos NMX
 Acciones directas e indirectas que tienen por objeto
garantizar la transmisión del documento en el mismo
aspecto -forma, contenido- en que este ha llegado a
Conservación nosotros, evitando la alteración de sus materiales y su
función. Se trata de medidas para disminuir y retardar
el deterioro en los acervos documentales.
 Parte de la conservación que comprende a las acciones y
medidas indirectas para identificar, evaluar, detectar y
controlar los riesgos de deterioro de los acervos

Conservación documentales. Su objetivo fundamental es eliminar o

minimizar dichos riesgos, actuando sobre las causas de
Preven.va deterioro, que generalmente se encuentran en los
factores externos de los propios acervos.
 Medio ambiente

Aspectos Almacenamiento Documentos Manipulación

Condiciones de
exhibición

Conservación preven.va
 Parte de la conservación que comprende a las acciones
aplicadas de manera directa sobre los materiales

Estabilización documentales con objeto de disminuir y retardar el

deterioro presente, y mantener condiciones favorables
para su permanencia.
 Intervención directa de los documentos, mediante
técnicas y métodos para el tratamiento de su deterioro,
Restauración con el objetivo de recuperar su integridad física y
funcional.
 Acciones y consideraciones administrativas, financieras y
de conservación, incluyendo estipulaciones sobre
políticas, recursos humanos, instalaciones,
almacenamiento, técnicas y métodos tendientes a
Preservación garantizar la permanencia física de los acervos
documentales y la información contenida en ellos. La
preservación, entendida de esta manera, constituye la
gestión de la conservación de dichos acervos.
Ges$ón de § Prevención
desastres § Manejo
 Acciones específicas cuyo fin último y a largo plazo es

Preservación
asegurar la permanencia y acceso del contenido de
documentos digitales a lo largo del tiempo y las
digital tecnologías, independientemente de su soporte, formato
o sistema.
Los diferentes paradigmas
de actuación
 § En esta postura, se da mayor cabida a la intervención
directa de los documentos a través de la restauración y
la estabilización
§ Las entidades archivísticas contratan servicios
especializados de restauradores particulares, o bien,
disponen de un laboratorio o taller de restauración
dedicado exclusivamente al tratamiento de los

Paradigma documentos deteriorados

§ Esta actuación se realiza después de que los daños ya
intervencionista se han producido, es decir, cuando éstos ya están
presentes.
§ Los documentos a intervenir son seleccionados
§ Jerarquización de sus valores: estético, histórico,
tecnológico y funcional
§ Estado de conservación
 § La principal característica de esta postura es la
prevención de los daños en los documentos, a través
de acciones de conservación preventiva y
estabilización de conjuntos documentales.
Paradigma
§ Participación de diversas áreas del archivo.
conservacionista
§ En lo que respecta a las acciones preventivas, debido a
que éstas se aplican a los acervos en su conjunto, no es
necesario hacer una selección de documentos.

§ Los documentos que necesitan tratamientos de

intervención son seleccionados bajo criterios que
consideran al objeto como parte integral de un
conjunto documental
 § No sólo considera aspectos relacionados con la
intervención directa e indirecta, a través de la
conservación preventiva, restauración y la
estabilización, sino también aspectos relacionados con
políticas, normativa y administración, como parte
integral de las acciones y consideraciones para la
permanencia física de los documentos.
Paradigma § Colaboración de los responsables y el personal de
preservacionista todas las áreas, ya que esto hace posible abarcar
mayores aspectos.

§ Las responsabilidades y posibilidades de acción son

compartidas.
§ Las acciones programadas deben acompañarse y
fundamentarse en políticas y lineamientos
 Ventajas Desventajas
• Al intervenir documentos de gran • Relega las acciones de previsión.
valor histórico o estético, se les puede • Los esfuerzos y recursos de los
dar mayor visibilidad y destacar la archivos se enfocan a casos
importancia de su trascendencia en el puntuales.
Paradigma intervencionista
tiempo y, por lo tanto, de su • Existe un desfase entre la
conservación. cantidad de documentos
deteriorados y la capacidad de
los procesos de restauración.
• El objeto documental es contemplado • El objeto documental individual
dentro del fondo o colección. pasa a segundo plano.
• Se enfoca a la prevención de daños y a
Paradigma conservacionista los documentos ya deteriorados.
• Los esfuerzos y recursos de los
archivos se enfocan a fondos y
colecciones.
• Corresponsabilidad de la preservación • El objeto documental individual
y conservación pasa a segundo plano.
• Considera aspectos administrativos y
financieros.
Paradigma preservacionista
• La preservación forma parte de la
gestión de la institución, de la
administración del archivo
 Preservación

Conservación preventiva

Impacto de las
acciones Estabilización

Restauración
 CAMPO DE ACCIONES Y
ACTIVIDAD APLICACIÓN
RESPONSABLE
MEDIDAS

Redactar misión,
polí,cas, roles y perfiles
Directivos Proveer recursos
Preservación Ins,tución Administradores Gen,ón de planes y
Mandos medios proyectos

Impacto de las Diagnós,co

acciones
Conservadores Monitoreo, análisis,
control y evaluación de
Conservación Archivistas
Fondos y Colecciones las condiciones
preven,va Catalogadores ambientales
Digitalizadores Digitalización

Fondos y Limpieza
Estabilización Conservador
Colecciones Colocación de guardas
Acciones menores de
intervención
Limpieza
Consolidación
Restauración Documento Restaurador
Refuerzo
Reintegración
 Aspectos de los archivos que
inciden en las problemá6cas de
conservación los documentos
 1. Volumen Es necesario considerar el volumen del acervo, a
la hora de contabilizar los documentos que
necesitan atención para su conservación.

2. Crecimiento Hay que tomar en cuenta el crecimiento

constante de los acervos, ya que ello influye en la
cantidad de documentos que necesitan atención
para su conservación.
3. Variedad en la Los archivos están conformados por diferentes
materialidad de los soportes y materiales sustentados. La diversidad

Aspectos
documentos en la materialidad de los documentos complejiza
las acciones de intervención, ya que generará
variables a considerar.
4. Funcionalidad El acceso a la información de los documentos
para diferentes fines y usos. La consulta y
difución de los documentos implica preparación
para no poner en riesgo su integridad física. Los
ritmos de alteración varían en cada archivo
según la frecuencia de su manipulación y uso.
Otro aspecto a tomar en cuenta es el punto de
5. Interrelación vista sistémico de los archivos, ya que las
variables que los conforman son un conjunto.
La conservación de
documentos en el
continuum
§ El modelo de continuidad nos dice que la gestión del
documento es un proceso continuo, y, por tanto, la
conservación debe ser también un proceso continuo

§ La cualidad probatoria del documento, junto con su

contextualidad, le permite funcionar como instrumentos
de gobernanza, responsabilidad, transparencia, memoria,
identidad y fuentes de información.

§ Consideración de la vigencia de los valores documentales.

valores vigentes o potenciales e iniciar acciones de
conservación para documentos patrimoniales antes de que
adquieran dichos valores.

§ Prescribir las acciones específicas de acuerdo a sus

necesidades, teniendo en cuenta que todos los
documentos tienen la misma posibilidad de ser
conservados
La conservación en el modelo de continuidad adquiere
tres características:

§ Se aplica a los documentos como conjunto

§ Se programa considerando al archivo como una
totalidad

§ Integra los valores primarios y secundarios de los

documentos
 La conservación de
documentos en ciclo vital
 § Funciones:
§ Preservación
Gestión § Valoración documental

documental § Clasificación
§ Descripción archivística
§ Servicios de archivo

Heredia, A. (2013). Manual de archivística básica: Gestión y sistemas. Puebla:

Archivo Histórico Universitario, BUAP.
 1. Actualización de herramientas archivísticas;

2. Asesoríaenorganizacióndocumental;

3. Organización de archivos de trámite;

4. Transferenciaprimaria;

5. Consultaypréstamoenarchivodeconcentración;

6. Transferenciasecundaria;

7. Bajasdocumentales;

8. ConsultadeArchivoHistórico;

Manual de 9. Rescatesdocumentales;

10.Capacitación del personal del archivo general;

procedimientos 11.Identificación documental;

12.Clasificación y ordenación;

13.Descripción de la documentación;

14.Consulta de documentos;

15.Automatización de los instrumentos descriptivos;

16.Recepción de transferencia secundaria.

Manual de Procedimientos
17.Diagnóstico de la preservación;

18.Conservación preventiva de acervos documentales;

19.Intervención directa de acervos documentales;

 § Diagnóstico de la preservación. Determinar las necesidades
de preservación generales y específicas de las piezas, fondos
y/o colecciones documentales pertenecientes a la UAEH o
concernientes a acervos externos a la institución que tengan
pertinencia social.

§ Conservación preventiva de acervos documentales. Evitar

y/o minimizar el deterioro mediante el seguimiento y control
Procesos del de las causas extrínsecas e intrínsecas de deterioro que afectan
departamento o pueden afectar a una pieza documental, un fondo o una
colección del corpus documental de la UAEH o de acervos
de preservación externos a la institución que sean de pertinencia social.

§ Intervención directa de acervos documentales. Mantener la

Procesos del Departamento de

estabilidad física durante el mayor tiempo posible en su forma
original, de una pieza documental, un fondo o una colección
Preservación
del corpus documental de la UAEH o de acervos externos a la
institución que sean de pertinencia social.
 Los agentes de la
conservación en los
archivos
 § Directivos
§ Áreas
La preservación § Perfiles
la hacemos § Operarios
todos § Usuarios
§ Entidad
Normativa
 § Las Normas Mexicanas (NMX) son regulaciones
técnicas expedidas por la Secretaría de Economía cuya
aplicación es voluntaria y que permiten establecer
especificaciones de calidad sobre procesos, productos,
servicios, métodos de prueba, competencias, etc.
Normatividad § Las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) se definen
mexicana como regulaciones técnicas cuya observancia es
obligatoria. Sirven para regular servicios, productos o
procesos que pueden llegar a constituir un peligro
para las personas, los animales o el medio
ambiente
§ Esta norma mexicana porciona los lineamientos para
contribuir a la preservación de los acervos
documentales resguardados en instituciones
mexicanas y promueve que realice un resguardo,
manejo y consulta adecuados de los documentos
análogos bajo su custodia.
Ley General de § artículos 2.º, 4.º, 5.º y 60 al 63
Archivos
Mapa elaborado por Víctor Ángel Godínez González
 § Archivo: El acervo (fondos y colecciones)
Conceptos § archivo: La entidad custodia o poseedora
Heredianos

Heredia, A. (2013). Manual de archivística básica: Gestión y sistemas. Puebla:

Archivo Histórico Universitario, BUAP.
 § Control medioambiental temperatura, aire, luz y
humedad: edificio, equipamiento, mantenimiento, etc.

§ Almacenamiento: guardas y estantería

Conservación § Manipulación: lineamientos, capacitación,
preven.va concientización.
 § Estabilización: limpieza, recuperación de plano,

Intervención atención a roturas, fumigación, etc.

§ Encuadernación conservativa.
directa
Manipulación de la
documentación
Lineamientos generales
 § Lineamientos de manipulación y manejo. Revisar la
pertinencia en cada caso según las características
propias: acervo (materiales, formatos, etc.), usuarios,

Ejercicio operarios, tipo de archivo (trámite, concentración o

histórico).

§ Preservación también es generar estrategias para su

implementación efectiva
No usar cintas adhesivas
No ingerir alimentos y bebidas
en el área de trabajo, sólo en
las áreas asignadas
En caso de ser necesario u-lizar:
Lavarse y las manos antes y
después de manipular la
documentación
Usar guantes de látex, nitrilo o de tex2l
recubierto de nitrilo
Procurar que los documentos no se
doblen durante su almacenamiento
Evitar o utilizar lo menos posible
broches, clips y grapas metálicos
 No armar
legajos
amarrados
con
cordeles
 No hacer
anotaciones en
los documentos
No escribir en
un papel
colocado sobre
las hojas de un
documentos o
sobre la
encuadernació
n
En las áreas de
procesos
u/lizar sólo
lápiz
 No apoyarse
sobre los
documentos
No tocar los
grabados,
fotogra5as y/o
ilustraciones
insertos en los
documentos
No dejar el
material bajo la
luz directa del sol
Usar carros para
transportar los
documentos
 El personal que realiza
los procesos técnicos
Lineamientos debe utilizar equipo de
de Seguridad
seguridad en todo
momento
 Usar
cubrebocas o
mascarilla para
polvo
Usar bata u overol de tela o de
Tivek
Usar lentes o goggles
transparentes
 En caso de sospecha de presencia de
hongos, humedad y/o ataque biológico:
1. Dar parte al área de conservación, de no contar con ésta, consultar con
un especialista.
2. Aislar los documentos contaminados con hongos para evitar contaminar
el resto de la documentación.
3. Rotular el contenedor :
MATERIAL CON HONGO
MATERIAL ATACADO POR INSECTOS
MATERIAL HÚMEDO
MATERIAL ATACADO POR ROEDORES
etc.
 § No golpear las cajas y mantenerlas en posición
horizontal en todo momento

Manipulación § No cargar más de una caja a la vez y en caso de ser

necesario pedir ayuda
de cajas § No estivar más de 4 cajas
 En el caso de que los
documentos no cuenten con
caja, manipularlos con ambas
manos
 No transporte
más
documentos de
los que pueda
llevar cómoda y
firmemente
con las manos
No apilar los documentos más de
20 cm
Restauración
Cursos, talleres,
capacitación
asesoría, visitas
guiadas,
administración y
ges7ón
transversales

Cursos, talleres, capacitación,

asesorías y visitas guiadas
Gracias por su Contacto:

atención angelicaanger@yahoo.com.mx
 § Adcock, E. (2000). Principios para el cuidado y manejo de material de
bibliotecas [versión electrónica]. Centro Nacional de Conservación y
Restauración. https://www.ifla.org/files/assets/pac/ipi/ipi1-es.pdf
§ Allo, M. A. (1997). Teoría e historia de la conservación de documentos
[versión electrónica]. Revista General de Información y Documentación, 7(1),
253-295.
https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/RGID9797120253A/11
0 42

Fuentes § Heredia, A. (2013). Manual de Archivística Básica: Gestión y sistemas. Archivo

Histórico de la BUAP.

consultadas § Sánchez, A. (1993). La conservación en archivos y bibliotecas: problemática

y perspectivas [versión electrónica]. Revista General de Información y
Documentación, 3(2), 243-249.
https://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/RGID9393220243A

§ Secretaría de Economía. Norma Mexicana NMX-R-100-SCFI-2018. Acervos

documentales-lineamientos para su preservación [versión electrónica].
Declaratoria de vigencia publicada en el DOF el 22/03/2019.
http://www.bnm.unam.mx/files/quienes-somos/preservacion-documental/
norma-mexicana-preservacion-documental.pdf