04-FT-005 - v00 - 01 PlantillaManualdeProcesos

MANUAL DE PROCESO
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CÓDIGO
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MANUAL DE PROCESO
CODIGO
Versión Página Nº
# 2 de 7
TABLA DE CONTENIDO (OPCIONAL)
1. INTRODUCCIÓN...............................................................................................2
2. OBJETIVO........................................................................................................3
3. ALCANCE.........................................................................................................3
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO......................................................................3
4.1. FLUJOGRAMA DEL PROCESO......................................................................3
4.2. ARBOL DEL PROCESO..................................................................................5
4.3. PREMISAS DEL PROCESO............................................................................5
4.4. MAPA DE INTERRELACIONES......................................................................5
4.5. INDICADORES DEL PROCESO......................................................................6
5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO..............................................................6
5.1. ARBOL DEL SUBPROCESO...........................................................................6
5.2. OBJETO DEL SUBPROCESO.........................................................................6
5.3. MAPA DE INTERRELACIONES......................................................................7
5.4. CUMPLIMIENTO NORMATIVO.......................................................................7
6. DESCRIPCIÓN DE CONDICIONES ANORMALES DE FUNCIONAMIENTO
DEL PROCESO. (OPCIONAL)................................................................................7
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS...................................................................7
NO SE DEBE HACER CORTE DE PÁGINAS PARA OPTIMIZAR EL USO DEL PAPEL
1. INTRODUCCIÓN
En este capítulo se presenta el contenido del documento en términos generales, con una breve
explicación del funcionamiento del proceso y sus resultados .
En este capítulo se puede hacer referencia a los clientes del proceso y a las características de
calidad más importantes en la entrega de los productos

04-FT-005 0
MANUAL DE PROCESO
CODIGO
# 3 de 7
2. OBJETIVO
En este capítulo se establece el propósito por el cual se genera el Manual de Proceso, de acuerdo
con los resultados esperados. Ej: El Proceso de gestión de Contratación que se describe en el
presente documento, muestra la forma como en OCENSA se desarrollan las actividades para
lograr una mayor oportunidad y menor utilización de recursos, en la obtención de los servicios
requeridos.
3. ALCANCE
En este capítulo se establece el Proceso del cual se está generando el Manual, especificando los
subprocesos que hacen parte del mismo y las exclusiones que se requieran especificar.
Ej: Este documento contiene el Manual del Proceso de contratación el cual compre desde el
subproceso Planear contratación hasta el subproceso Evaluar la gestión de contratación.
En este proceso se excluyen los contratos desarrollados con socios, debido a que tienen un
manejo exclusivo de la junta directiva.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
4.1. FLUJOGRAMA DEL PROCESO.
Es la representación gráfica de la secuencia de los subprocesos del Proceso, para determinar

cómo funciona realmente éste para producir un resultado.
EJEMPLO:

04-FT-005 0
MANUAL DE PROCESO
CODIGO
# 4 de 7
RESPONSABLE
INFORMACIÓN PRE-REQUISITO
PROCEDIMIENTO
LOGÍSTICA GERENCIA USUARIA LOGÍSTICA / ÁREA DELEGADA TODAS LAS ÁREAS
Inicio
Plan y programa de
contratación: Financiera
- Necesidades de
contratación 18-1-01 Presupuesto
- Contratos nuevos Elaborar y hacer aprobado
- Usuario seguimiento al plan
- Fechas hito anual de
contratación
Análisis de
Logística
Mercado:
- Caracterización Estrategia
18-1-03 recomendada por
18-1-02 del mercado
Realizar análisis categoría de
Realizar análisis estratégico servicio
de mercado individual de
contratación
PLANEAR LA CONTRATACIÓN
Generalidades
Servicios Nuevos
SUBPROCESO 18-1-00
Estrategia individual: Logística

Información del - Tipo de pago - Alcance Formato de
Mercado: - Tipo de contrato - Tiempo de ejecución especificaciones
- Caracterización - Tipo de proceso de contratación - Lugar técnicas
del servicio - Duración del contrato
- Opción de renovación 18-1-04
- Modificaciones Elaborar Legal
especificaciones Criterios de
técnicas cumplimiento
para especificar
Información del
Mercado:
Especificaciones
- Proveedores Usuarios
técnicas del servicio
identificados
Proveedores
18-1-05 para precalificar
Realizar
precalificación de
proveedores
Logística-HSE-
Legal-Financiera
Criterios de
precalificación
Proveedores
precalificados
RESPONSABLE
INFORMACIÓN PRE-REQUISITO
PROCEDIMIENTO
LOGÍSTICA GERENCIA USUARIA LOGÍSTICA / ÁREA DELEGADA TODAS LAS ÁREAS
Inicio
Plan y programa de
contratación: Financiera
- Necesidades de
contratación 18-1-01 Presupuesto
- Contratos nuevos Elaborar y hacer aprobado
- Usuario seguimiento al plan
anual de
- Fechas hito
contratación
Análisis de
Logística
Mercado:
- Caracterización Estrategia
18-1-03 recomendada por
18-1-02 del mercado
Realizar análisis categoría de
Realizar análisis estratégico servicio
de mercado individual de
contratación
PLANEAR LA CONTRATACIÓN
Generalidades
SUBPROCESO 18-1-00
Estrategia individual: Servicios Nuevos Logística

Información del - Tipo de pago - Alcance Formato de
Mercado: - Tipo de contrato - Tiempo de ejecución especificaciones
- Caracterización - Tipo de proceso de contratación - Lugar técnicas
del servicio - Duración del contrato
- Opción de renovación 18-1-04
- Modificaciones Elaborar Legal
especificaciones Criterios de
técnicas cumplimiento
para especificar
Información del
Mercado:
Especificaciones
- Proveedores Usuarios
técnicas del servicio
identificados
Proveedores
18-1-05 para precalificar
Realizar
precalificación de
proveedores
Logística-HSE-
Legal-Financiera
Criterios de
precalificación
Proveedores
precalificados

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CODIGO
# 5 de 7
4.2. ARBOL DEL PROCESO.
Es la representación gráfica de la descomposición del proceso en subdivisiones.
EJEMPLO:
PROCED 1
INSTRUCTIVO 1
SUBPR 1 PROCED 2
INSTRUCTIVO 2
PROCED 3
PROCESO 1 SUBPR 2
PROCED 1 INSTRUCTIVO 1
SUBPR 3
PROCED 4
4.3. PREMISAS DEL PROCESO.
• Las premisas definen fundamentalmente los parámetros sobre los cuales se sustenta el
proceso. En este capítulo se deben presentar las características de calidad que se están
optimizando en el proceso y son la base para la medición.
• Las premisas se establecen para direccionar aspectos como:
 Oportunidad, en la que se deben entregar los productos para garantizar el
cumplimiento del modelo de procesos.
 Costos, formas de optimización de costos que se han tenido en cuenta durante el
diseño.
 Especificaciones técnicas: definición de aquellos elementos que debe tener el
producto o servicio generado por el proceso.
 Valores agregados: conceptos que se han incorporado en el proceso, para generar
un mayor valor a los clientes y la organización.
4.4. MAPA DE INTERRELACIONES.
Es la representación gráfica de las entradas y salidas que tiene el Proceso y su relación con
otros Procesos.
EJEMPLO:

04-FT-005 0
MANUAL DE PROCESO
CODIGO
# 6 de 7
• Interrelaciones entre el proceso 01-0-00

y el proceso 23-0-00
• Lo que sale del proceso 23-0-00
al proceso 01-0-00
01-0-00 •
PROCESO 01 •
15-0-00
PROCESO 15
• Interrelaciones entre el proceso 01-0-00 y el proceso
23-0-00
• Lo que sale del proceso 01-0-00 al proceso 23-
0-00
•
•
•
23-0-00
PROCESO 23
18-0-00 04-0-00
PROCESO 18 PROCESO 04
4.5. INDICADORES DEL PROCESO.
Datos de la medición del Proceso, relacionados con las premisas.
5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO
5.1. ARBOL DEL SUBPROCESO.
EJEMPLO:
PROCED 1
INSTRUCTIVO 1
SUBPR 1 PROCED 2
INSTRUCTIVO 2
PROCED 3
5.2. OBJETO DEL SUBPROCESO.
Se establece el propósito del subproceso, de acuerdo con los resultados esperados.

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MANUAL DE PROCESO
CODIGO
# 7 de 7
5.3. MAPA DE INTERRELACIONES
EJEMPLO:
Salida a Sub 5
Salida a Sub 3
SUBPROCESO 5
SUBPROCESO 1 SUBPROCESO 3
Salida a Sub 2
Salida a Sub 1 Salida a Sub 4

Salida a Sub 4
SUBPROCESO 2 SUBPROCESO 4
Salida a Sub 1
5.4. CUMPLIMIENTO NORMATIVO
En este capitulo definen los requerimientos normativos aplicables al proceso y los mecanismos
de cumplimiento definidos en los subprocesos y/o procedimientos
6. DESCRIPCIÓN DE CONDICIONES ANORMALES DE FUNCIONAMIENTO

DEL PROCESO. (OPCIONAL)
En este capítulo se establecen los riesgos que tiene el proceso y como se minimizan en el
desarrollo de los subprocesos y/o procedimientos.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
En este capítulo se debe establecer los documentos referenciados, incluyendo los procedimientos
documentados y caracterizaciones
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TABLA DE CONTENIDO (OPCIONAL)

NO SE DEBE HACER CORTE DE PÁGINAS PARA OPTIMIZAR EL USO DEL PAPEL

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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

4.1. FLUJOGRAMA DEL PROCESO.

Es la representación gráfica de la secuencia de los subprocesos del Proceso, para determinar

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LOGÍSTICA GERENCIA USUARIA LOGÍSTICA / ÁREA DELEGADA TODAS LAS ÁREAS

Estrategia individual: Logística

LOGÍSTICA GERENCIA USUARIA LOGÍSTICA / ÁREA DELEGADA TODAS LAS ÁREAS

Estrategia individual: Servicios Nuevos Logística

Cod. formato Versión

4.2. ARBOL DEL PROCESO.

Es la representación gráfica de la descomposición del proceso en subdivisiones.

4.3. PREMISAS DEL PROCESO.

4.4. MAPA DE INTERRELACIONES.

Cod. formato Versión

• Interrelaciones entre el proceso 01-0-00

4.5. INDICADORES DEL PROCESO.

Datos de la medición del Proceso, relacionados con las premisas.

5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO

5.1. ARBOL DEL SUBPROCESO.

5.2. OBJETO DEL SUBPROCESO.

Se establece el propósito del subproceso, de acuerdo con los resultados esperados.

Cod. formato Versión

5.3. MAPA DE INTERRELACIONES

Salida a Sub 1 Salida a Sub 4

5.4. CUMPLIMIENTO NORMATIVO

6. DESCRIPCIÓN DE CONDICIONES ANORMALES DE FUNCIONAMIENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO

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