GESTIÓN FINANCIERA CÓDIGO GCF-2-P1

TESORERIA VERSIÓN No.1 – 17/07/2020

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE BIENES Y VALORES PAGÍNA 1 DE 9

CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCION DE LA QUIEN APRUEBA LA
VERSIÓN QUIEN REALIZA LA MODIFICACIÓN FECHA
MODIFICACION MODIFICACIÓN
V1 Creación del procedimiento Responsable del SIG Director Ejecutivo 28/02/2019
V2 Actualización del Responsable del SIG Director Ejecutivo 12/03/2022
procedimiento
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE BIENES Y VALORES
OBJETIVO Establecer los estándares para el manejo de bienes y valores de forma segura y garantizar la correcta
ejecución de las tareas , garantizando el buen majeo, exactitud y custodia.
ALCANCE Este procedimiento involucra aquellas tareas que corresponden al manejo y recaudo de títulos valores
como efectivo, cheques y consignaciones hasta la entrega del título valor a Dirección.
DEFINICIONES Cheque: Es un documento contable de valor en el que autorizada a una persona para extraer dinero de
una cuenta certificada.
Consignaciones: Es una entrega en depósito, y las relaciones que se establecen entre el consignador y
el consignatario corresponden a las que en derecho mercantil se estudian como depósito y agencia.
Recaudo: Recolección o acopio de dinero o títulos valores.
Titulo Valor: Son documentos que contienen un valor monetario, en representación de un bien o
servicio adquirido o prestado, estos pueden ser efectivo, cheques y consignaciones.
RESPONSABLE DEL Líder de Cartera y Tesorería
PROCEDIMIENTO
POLÍTICAS
 El Tesorero recibirá el efectivo y transferencias cuando el cliente realiza el pago de forma presencial.
 El Líder de Cartera o Auxiliar de Cartera recibirá títulos valores como Cheques, Transacciones y Consignaciones.
 Toda consignación realizada por datafono el Tesorero deberá solicitar la cédula del cliente.
 Ningún empleado puede llevarse el dinero para la casa, este debe ser entregado a la empresa el mismo día del recaudo.
 Todos los días debe realizarse el cierre de cajas.
 Todo dinero debe ser verificado y contado al momento de recibir o entregar.
 Todo dinero recibido debe elaborarse el respectivo recibo de caja provisional y entregar al Cliente y se debe entregar a Tesorería.
 No se debe recibir dinero sin Recibo de Caja provisional.
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 La persona que recauda el dinero debe asegurarlo para evitar inconvenientes por hurto, teniendo en cuenta de no guardarlo en
lugares evidentes como la cartera o los bolsillos, en lo posible mantenerlo en el vehículo.
 Para clientes crédito, el cliente debe consignar el dinero según instrucciones dadas por el Asesor Comercial.
 Todo dinero recaudado por el Asesor Comercial o Conductor debe ser consignado el mismo día.
 Cuando el Asesor realice una consignación por el Banco Agrario debe ser mínima de Tres millones de pesos $3.000.000 en
adelante, si es menos de este monto, el Asesor Comercial o Conductor deberá responder por la comisión que cobre el banco.
 Para toda consignación a la empresa, el Asesor Comercial o Conductor debe verificar previamente la cuenta bancaria para evitar
inconvenientes.
PAS ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO /
O FORMATO
1.  Este debe ser recaudado por el Asesor
Comercial o Conductor, el cual debe asegurar
su traslado a la empresa, teniendo en cuenta Facturas de venta
de no guardarlo en los bolsillos, cartera o Asesor Comercial
Recaudo dinero Recibo de Caja
lugares que puedan ser visibles por ojos Líder de Cartera y
“Clientes Crédito” Provisional
ajenos, si se cuenta con vehículo Tesorería
preferiblemente carro, este se debe guardar
prudentemente en un lugar seguro, y debe ser
consignado, en las cuentas de la compañía.
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2.  Este debe ser recaudado por el Conductor, el

cual debe asegurar su traslado a la empresa,
teniendo en cuenta de no guardarlo en los
bolsillos, cartera o lugares que puedan ser
visibles por ojos ajenos, este se debe guardar
prudentemente en el vehículo en un lugar que
solo el conductor debe conocer.
 Por parte del conductor debe realizar cuadre
de los ruteros con el efectivo entregado, y
relacionar en el Formato CUADRE DE RUTERO
este documento debe estar firmado y no tener
tachones o enmendaduras.
Recaudo dinero  El conductor deberá acomodar las monedas Conductor Facturas de venta
“Clientes Contado” recaudadas según so denominación de la Tesorero Cuadre de Rutero
(por medio del conductor) siguiente forma:
Moneda Total Total
monedas Paquete
$ 1.000 20 $ 20.000
$ 500 40 $ 20.000
$ 200 50 $ 10.000
$ 100 50 $ 5.000
$ 50 40 $ 2.000
 Para organizar los Billetes se debe tener en
cuenta el orden de la nomenclatura de menor
a mayor y por la misma cara y en un solo
sentido.
3. Recaudo dinero  Este debe ser recaudado por el Asesor Asesor Comercial Recibo de Caja
“Clientes Contado” Comercial, el cual debe asegurar su traslado a Tesorero Provisional
(por medio del Asesor la empresa, teniendo en cuenta de no
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guardarlo en los bolsillos, cartera o lugares que

puedan ser visibles por ojos ajenos, este se
debe guardar prudentemente en el vehículo en
un lugar que solo el conductor debe conocer.
Comercial)
 Debe entregar al Tesorero, el dinero y recibo
de Caja Provisional debidamente diligenciado y
se hace el cuadre del dinero entregado con el
valor del recibo de caja provisional.
4.  El cliente directamente realiza el pago a la
empresa ya sea en efectivo o transferencia,
este proceso se realiza con el Tesorero.
 El Tesorero debe realizar el Recibo de Caja
Asesor Comercial
Provisional y hacer firmar por el cliente.
Recaudo dinero Tesorero
 Se entrega el Recibo de Caja Provisional Recibo de Caja
“Clientes Contado” Coordinador de
original al cliente y el Tesorero se queda con Provisional
(por medio del Cliente) Ruteros
una copia y se entrega una al Departamento de
Auxiliar de Rutero
Cartera al área de Ruteros.
 El Departamento de Cartera al área de Ruteros,
debe realizar el recibo de caja por medio del
Sistema (SYSPLUS).
5. Recibo de Ruteros  El Coordinador de Ruteros recibe el rutero y el Conductores Ruteros
efectivo junto con el formato de Entrega de Facturas de venta
efectivo manifiesto de carga y debe verificar Asesores Comerciales
firmas, que se haya entregado la mercancía Formato Entrega de
solicitada por el cliente y verificando Coordinador de efectivo manifiesto de
Ruteros carga
devoluciones.
 Si el Coordinador de Rutero no se encuentra, el
Auxiliar de Rutero Control de Devolución
Conductor o Asesor Comercial, deben hacer la
de ventas
entrega del efectivo al Director Ejecutivo o
Tesorero
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Supervisor Logístico, para custodia mientras

llega el Líder de Cartera y Tesorería.
 En caso de que falte firmas se debe devolver
los documentos al Conductor o Auxiliar de
entrega, quienes solicitaran al cliente la
respectiva firma.
 Si existen devoluciones se solicita al Auxiliar de
Inventarios que verifique y suba al sistema
SYSPLUS las respectivas devoluciones de los
clientes y posteriormente el Auxiliar de
inventarios devuelve el rutero al Coordinador
de Ruteros.
 Si se verifica devoluciones de mercancía se
identifica las causas (error de despacho,
averías, pérdidas durante el traslado,
productos trocados, sobrante por cantidades o
productos no solicitados, entre otros) y se
determina si se debe realiza la Cuenta por
Cobrar al Transportador o quien corresponda.
 Posteriormente traslada el efectivo
relacionado en el/los Rutero/s al Tesorero
adjuntando el formato Entrega de efectivo
manifiesto de carga.
 El Tesorero recibe el efectivo que se encuentra
dentro de la bolsa sellada y que solo debe ser
abierta por el Tesorero, este verifica los
montos relacionados en el formato de Entrega
de efectivo manifiesto de carga, debe
relacionar el monto verificado en el sistema
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SYSPLUS, generar e imprime el recibo Traslado

de Efectivo y firmarlo y devuelve una copia del
recibo al Coordinador de Ruteros junto con el
Formato Entrega de efectivo manifiesto de
carga y guarda el efectivo según instrucciones
de Dirección.
 El Coordinador de Ruteros realiza la
verificación de que el dinero se ha relacionado
en el sistema SYSPLUS.
 Posteriormente se debe archivar la
documentación en la carpeta de Relación de
Ruteros, este archivo es provisional y
posteriormente se entrega al área de archivo.
6. Descargue del rutero  Se realiza el cuadre del rutero, verificando Coordinador de
facturas, devoluciones, consignación del monto Ruteros
relacionado en la factura y descuentos
comerciales. Auxiliar de Rutero
 Se verifican si existen descuadres de
conductores, si existen se indaga para Acta de autorización
identificar causas y responsables, para el descuento por
nómina
posteriormente se realiza la cuenta por cobrar.
 Seguido se debe hacer firmar el acta de
autorización para el descuento por nómina del
monto faltante.
 Se descarga el recibo de caja del SYSPLUS y se
imprimen los que se requieran según las
siguientes condiciones:
 Los clientes que pagan con consignación se
descarga bajo el prefijo C22, este prefijo
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requiere formato impreso y su posterior

archivo provisional y mensualmente se baja
al área de archivo general.
 Los clientes POST se descargan bajo el
prefijo P22, no requiere formato impreso ni
archivo.
 Los clientes de facturación electrónica se
descargan bajo el prefijo EF22, no requiere
formato impreso ni archivo.
7.  El Tesorero al final del día debe hacer una
relación del dinero recibido y registrar en el
sistema SYSPLUS el traslado a cuenta principal.
 La documentación en relación con el efectivo
Relación del dinero recibido se debe almacenar en la AZ Líder de Cartera y
Recibo de caja
recibido correspondiente custodiada por el Tesorería
Coordinador de Ruteros.
 El dinero recibido se almacena en la caja
fuerte, cuya clave esta asignada
exclusivamente al Líder de Cartera y Tesorería.
8.  Se hace la entrega al director ejecutivo
mediante los Comprobante de egreso, para la
Líder de Cartera y
Entrega de dinero a verificación y firma de recibido conforme.
Tesorería Comprobante de egreso
Dirección  Una vez recibido el Dinero por Dirección, se
Director Ejecutivo
dispone para el pago a Proveedores.

9. Asignación de fondos  El director comercial en base a la planeación de Director Ejecutivo Egreso y consignación
pagos realiza la distribución de los fondos,
dejando un remanente como caja general para
uso de la compañía
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 Entrega a la persona designada para que haga

el respectivo de depósito y entregue el soporte
respectivo

10.  Diario se realiza el conteo de dinero con el que

se cuenta en caja, verificando montos
relacionados en contabilidad del SYSPLUS.
 Si falta o sobra efectivo se debe verifican
entradas y salidas de dinero junto con la
Cuadre de caja Tesorero Cuadre de Caja
documentación en físico, para identificar
posibles errores de digitación, si
definitivamente se verifica que falta efectivo,
se lleva a Responsabilidades y si hay sobrantes
se lleva a Sobrantes de caja.
11. Auditoría de caja  Se hace como mínimo una vez por semana, se Arqueo de caja
verifica el dinero físico y se compara con la Acta de auditoría de
contabilidad del sistema SYSPLUS. caja
 Si existen diferencias se debe verifican Acta de autorización
entradas y salidas de dinero junto con la para el descuento por
documentación en físico. nómina
 Si existen faltantes de efectivo se indaga para
identificar causas y responsables, hacer firmar
el acta de autorización para el descuento por
nómina.
 Si sobra efectivo se trasladan los montos a
sobrante de caja.
 Se debe dejar el Acta de auditoría de caja
firmada por el auditor, la persona auditada, el
testigo que puede ser el Director Financiero o
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el Director Ejecutivo.
 Firmada el Acta y soportes adicionales, se debe
archivar en la Oficina Financiera.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
CÓDIGO NOMBRE DE DOCUMENTO
No aplica Facturas de venta
No aplica Recibos de caja