LIBROS CONTABLES

DEFINICION

Los libros contables son archivos o documentos en los que se registra la información
financiera y económica de una empresa. Esto abarca todas operaciones realizadas
durante un período de tiempo determinado.

De esta manera, su principal función consiste en llevar registros contables de manera

ordenada y cronológica. Además, permiten extraer información financiera específica
de la empresa, con el fin de conocer el balance general en algún momento
determinado o realizar tramitaciones ante las entidades del Estado que correspondan.

Los libros contables deben presentarse de manera periódica ante las instituciones
mercantiles correspondientes para su legalización y en la mayoría de los casos deben
ser conservados durante 6 años o más.
Los libros contables son aquellos documentos donde se refleja y se plasma toda la
información económica, financiera y contable de una compañía. Es decir, en los libros
contables aparecen todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento
económico-financiero de una compañía.

Estos libros se actualizan periódicamente coincidiendo con el ejercicio contable.

Cuando comienza un nuevo ejercicio, también se crean unos nuevos libros contables.
Por ejemplo, durante el año 2016 la compañía plasma la información en los libros de
dicho año. Al empezar el año 2017, los libros del año 2016 se dan por finalizados y se
crean unos nuevos, que serán los libros del año 2017. En algunos países el año fiscal
no coincide con el año natural
Tradicionalmente en los libros contables la información se plasmaba en papel. Sin
embargo, con el auge de las nuevas tecnologías ya se ha comenzado a aceptar los
libros contables en formato digital o informático.

El artículo 25 del código de comercio, establece que “la contabilidad será

llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente
autorizadas”. Generalmente, son los directores financieros de la compañía o los
empresarios los encargados de confeccionar y presentar en el Registro Mercantil
estos libros.
CARACTERISTICAS DE LOS LIBROS
CONTABLES
Las principales características de los libros contables son las siguientes:
 Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
 Registran información contable y financiera pertinente.
 Se componen por anotaciones que se llaman asientos contables. Estos se
realizan en orden cronológico.
 La información se asienta de manera sistemática.
 Tienen carácter legal.
 En la actualidad pueden llevarse en papel o de forma digital
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS CONTABLES

Los libros contables desempeñan un papel esencial en la gestión de cualquier

organización, ya que su correcto uso permite tomar decisiones financieras
oportunas y llevar a cabo una estructura en las finanzas. Por lo tanto, son el
fundamento de la contabilidad de una empresa.
Por otro lado, los registros contables son esenciales para determinar la
rentabilidad de una organización porque permiten medir la cantidad de dinero
que entra y que sale, y definir así las deudas existentes.
Finalmente, los libros contables reúnen ordenadamente toda la información
referente a la situación financiera de una empresa, de modo que favorecen
la toma de decisiones acertadas y propicias para mantener la estabilidad y el
crecimiento, y definen aquellos ajustes necesarios para corregir el rumbo.
 TIPOS DE LIBROS CONTABLES

Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

 Los libros contables obligatorios: son el Libro Diario y el Libro de Inventario y

Cuentas Anuales.

 Los voluntarios: son el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja,

el de entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de

vencimientos.
LIBROS CONTABLES OBLIGATORIOS

Llevar correctamente los libros contables requiere la realización periódica de

balances e inventarios, que se reflejan en el libro de inventarios y cuentas
anuales. Éste y el libro diario constituyen los dos libros contables de carácter
obligatorio que el Código de Comercio establece.

Los libros contables obligatorios tienen que depositarse y legalizarse en

el Registro Mercantil. Además de ello, previamente han tenido que ser
aprobadas por la Junta General de Socios
1. EL LIBRO DIARIO

en este se lleva el registro de las diferentes operaciones económicas llevadas a

cabo por la empresa en el día a día. Cada registro debe obedecer un estricto e

inequívoco orden cronológico. Los datos reunidos en este libro son

posteriormente trasladados al mayor, y son indispensables para la consecuente

realización de los estados financieros al final del ejercicio.

2. LIBRO DE INVENTARIOS

 Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. en el libro de

inventario hay que incluir el balance inicial y el denominado inventario
de existencias, es decir, las unidades físicas que componen las existencias de
la compañía y su valoración (usando alguno de los métodos de valoración
aceptados).
 Trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de
comprobación. Es decir, se va actualizando de manera periódica todas las
cuentas con saldo de la empresa (activos, pasivos, patrimonio
neto, gasto e ingreso).
 El último balance de sumas y saldos debe coincidir con el balance de
situación realizado para las cuentas anuales.
 Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas
anuales.
3.CUENTAS ANUALES

Son unos informes que reflejan la información económico-financiera de la

compañía. Son 5 documentos:
 Balance de situación,
 cuenta de resultados,
 estado de cambios en el patrimonio neto,
 estado de flujos de efectivo
 la memoria
Las cuentas anuales se realizan una vez al año, es decir, no se van modificando
periódicamente, como los anteriores.
LIBROS CONTABLES VOLUNTARIOS

Hay otra serie de libros contables sobre los que el legislador no establece su
obligatoriedad. Sin embargo, para el funcionamiento interno de la empresa,
estos libros contables resultan muy útiles y pueden mejorar la eficiencia de la
misma. Sobre los libros contables voluntarios no existe obligación de aprobación
por parte de los socios, ni obligación de depósito y legalización en el Registro
Mercantil. Los más habituales son los siguientes:
 LIBRO MAYOR
 OTROS AUXILIARES: como el libro de caja, el de entradas y salidas del
almacen, el libro de banco o el libro auxiliar de vencimientos.
1. LIBRO MAYOR

este libro refleja todas las operaciones económicas ejecutadas y registradas en el

libro diario, a lo largo de un ejercicio económico. De esta forma, permite
conocer en todo momento el saldo y las operaciones registradas. Todos los
registros asentados en el libro diario pasan a su vez al libro mayor.
2. OTROS LIBROS AUXILIARES

estos se diferencian de los anteriores porque son opcionales y se emplean en la

medida en que la magnitud de las necesidades y las políticas de las empresas lo
demanden. Es decir, se trata de registros alternativos que facilitan la gestión
financiera de la organización en cuestión.

Dentro del resto de libros voluntarios, podemos encontrarnos con el libro

de banco (que refleja los movimientos bancarios), el libro de caja (que refleja los
movimientos de cash o de efectivo – pagos y cobros), el libro de vencimientos (donde
se reflejan y ordenan cronológicamente los vencimientos de las facturas a pagar y a
cobrar), etc.
¿Cómo se legalizan los libros contables?

 Los empresarios o personal autorizado deberán llevar obligatoriamente los

libros contables en el Registro Mercantil correspondiente. Así, antes de su
uso, se pondrá en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el
libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Una vez sellada
la contabilidad, se evitan modificaciones futuras.
 Esta transacción se realizaba manualmente antes de la presentación al
Registro. Pero, con la llegada de la informática, el contable ya podía
contabilizar las operaciones en su ordenador e imprimir la contabilidad para
entregarla al Registro.
¿Qué personas están obligadas a llevar los
libros contables?

Para determinar las personas obligadas a la llevanza de los libros contables, no

solo hemos de acudir al Código de Comercio; también debemos remitirnos a la
normativa fiscal, que incluye la ley del impuesto de sociedades (LIS), la ley y
reglamento del IRPF o la ley del IVA.
 Empresas que gocen de personalidad jurídica
 Empresas no mercantiles
• Empresas que gocen de personalidad
juridica

El artículo 120 LIS indica que los contribuyentes obligados a presentar el IS

deberán llevar su contabilidad, de acuerdo con lo previsto en el Código de
Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen. Por tanto,
todos los contribuyentes, incluidas las empresas que gocen de personalidad
jurídica (como las sociedades mercantiles) están obligados a su llevanza.
• Empresas no mercantiles

Las empresas que no desarrollen actividades de carácter mercantil en régimen de

estimación directa, llevarán su contabilidad de forma que permita identificar los
ingresos y gastos correspondientes a las rentas exentas y no exentas, estando
obligadas, de acuerdo con el reglamento del IRPF, a la llevanza y conservación
de los siguientes libros:
 De ventas e ingresos.
 De compras y gastos.
 De bienes de inversión.
Autónomos no obligados a la llevanza de
libros contables

No tienen obligación de llevar los libros contables, ni los autónomos que se

encuentran en el régimen de módulos, ni aquellos que estén en el régimen
de estimación directa simplificada. No obstante:
Los primeros deben guardar facturas de pago o cobro de compras y ventas
(Hacienda puede requerirlos).
Los segundos están obligados a la llevanza de un libro de ventas e ingresos
donde se incluyen todas las facturas emitidas a los clientes, así como de
compras, gastos y bienes de inversión.
Autónomos obligados a la llevanza de libros
contables

Los autónomos adscritos al régimen de estimación directa normal están

obligados a la llevanza de los libros contables, pero no a legalizarlos. Sin
embargo, pueden hacerlo como las empresas: presentándolos en el Registro
donde la empresa tenga su domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al
cierre del ejercicio social.
Además, el año 2020 ha arrancado con novedades para los autónomos. Como son
la obligación de incluir el Número de Identificación Fiscal (NIF) de la
contraparte de cualquier operación en los libros contables del autónomo de
ventas e ingresos, así como en los de gastos y compras.
¿Cómo deben llevarse los libros contables?

Todos los libros contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas,
sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras.
Además, el artículo 29 del Código de Comercio señala que, “no podrán utilizarse
abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el
Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.”
Tiempo de conservación de los libros
contables

Empresas y autónomos conservarán los libros y demás documentación relativa a

su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros.
Hoy en día, muy pocas empresas son las que llevan los libros de contabilidad de
manera manual. En lugar de ello, hay herramientas de software que se encargan
de hacer automáticamente los asientos y registros correspondientes, facilitando
de esta manera una correcta contabilidad.
Libros de contabilidad

De acuerdo a los artículos 123 a 125 del Decreto 2649 de 1993, todos los hechos
económicos deben ser documentados a través de soportes, las partidas que estén
registradas en los libros deben ser respaldadas con comprobantes, y los
libros deben conformarse y diligenciarse de manera que se garantice su
autenticidad e integridad, puesto que estos sirven como base para la
elaboración de los estados financieros (estos deben guardar concordancia con la
información estipulada en los soportes y comprobantes). Adicionalmente, el
artículo 134 de este decreto menciona que las empresas deben conservar de
forma organizada los libros de contabilidad, las actas, los comprobantes, los
soportes y toda la correspondencia que se relacione con la administración y
operación del ente económico.