Libro de Primera Entrada o Diario

Es el libro donde se registran en orden cronológico cada una de las transacciones

comerciales que una empresa este registro se lleva a cabo mediante partidas
dobles aplicando la teoría del cargo y abono. Se le conoce como libro de primera
entrada
Operando el Libro Diario
 Para que el Libro Diario se lleve de forma correcta es necesario:
 Recopilar toda la documentación que respaldan las transiciones
comerciales.
 Verificar que todos los documentos sean originales
 Ordenar los documentos de forma cronológica, del más antiguo al más
reciente.
 Realizar el proceso de jornalización que consiste en razonar y analizar las
transacciones comerciales para determinar qué cuentas se van a encargar
y qué cuentas se van a abonar para registrar las partidas.
 Las cuentas se cargan cuando : aumenta un activo, se efectúa un gasto ,
disminuye un pasivo o disminuye el capital.
 Las cuentas se abonan cuando: disminuye un activo, se obtuvo un ingreso
o ganancia, aumenta un pasivo o aumenta el capital.
 Se registra la Partida de Apertura y se opera según el resumen de
Inventario o con el Balance de Apertura, anotando como Partida 1 cargando
todos los activos y abonando todos los pasivos y capital.
Para hacer un registro en el Libro Diario se necesita escribir:
1. Encabezado: Se escribe el mes y año en el que se está trabajando la
partida .
2. Día: Se escribe el día en que se realizó la transacción contable y que debe
coincidir con la fecha del documento que la soporta ( se registra de forma
ascendente )
3. Número de partida: Todas las partidas se deben escribir en orden
cronológico.
4. Número de folio: Se asigna un número de folio a cada cuenta para poder
trasladarla en orden al libro mayor .
5. Cuentas : Se anota el nombre de las cuentas deudoras y acreedoras.
6. Columna del Debe : se escriben los valores de las columnas que se
cargan.
7. Columna del Haber : se escriben los valores de las cuentas que se abonan.
8. Descripción : En este espacio se escribe el detalle de la transacción
comercial.
9. Total: En la línea que finaliza la descripción se totalizan las columnas del
Debe y del Haber.
 Libro Mayor o Centralizador
Es el libro donde se registran las cuentas de forma centralizada (clasificar las
operaciones por cuentas, mostrando el movimiento y saldo de cada una) utilizadas
en el proceso contable. Este libro se trabaja a doble folio y se anotan los
movimientos que han tenido cada cuenta durante cierto periodo de tiempo. El folio
del lado izquierdo representa el Debe y el folio del lado derecho representa el
Haber, de forma que las cuentas que allí aparecen se traspasan del Libro Diario
con los cargos y abonos correspondientes.
Operando en el Libro Mayor
Para que el Libro Mayor se lleve de forma correcta es necesario:
 El traslado de todos los asientos debe hacerse en orden cronológico.
 La primera cuenta al mayorizar es la primera cuenta que aparece en el Libro
Diario.
 El número de folio colocado en cada cuenta del Diario se usará como guía para
el traslado al Mayor.
 Por ejemplo: si el folio 1 corresponde a cuenta mercaderías, todas las
operaciones registradas bajo ese nombre y ese número se operarán en el
mismo folio.
 Las cuentas de cada partida deben trasladarse al mismo lado que ocupan en el
Diario. Por ejemplo: si la cuenta esta registrada en el Diario del lado del Haber,
debe ser trasladada al Mayor en el folio derecho que corresponde al Haber.

Para hacer un registro en el Libro Mayor se necesita escribir:

 Nombre de la cuenta
 Fecha de transacción
 En la transacción se anota la otra cuenta que complementa el asiento de la
partida doble. (Cuando exista más de una cuenta se colocan las palabras
“varias cuentas”).
 La cantidad parcial va anotada en la primera columna y la cantidad total en la
segunda columna.
Libro de Balances o de Estados Financieros
Es el libro que contiene el resumen de las operaciones efectuadas durante el
proceso contable. Se le conoce también como Libro de Estados Financieros ya
que en el se registran los Estados de Ganancias y Perdidas y el Balance de
Situación General económica de la empresa. Se elabora un Balance de
comprobación de saldos de cada fin de mes con el propósito de verificar que los
valores trasladados al Libro Mayor estén correctos, lo que se determina cuadrando
el Debe-Haber/Deudor Acreedor. El libro de Balances o de Estados Financieros
consta de 4 columnas, las cuales se utilizan de acuerdo al balance o estado que
se vaya a registrar.
Operando el Libro de Balances
Para que el libro de Balances se lleve de forma correcta es necesario:
 El traslado de todas las sumas del Debe y Haber de cada unas de las
cuentas registradas en el libro Mayor, para determinar si el saldo es deudor
o acreedor en cada cuenta.
 En las primeras dos columnas del libro se coloca la suma de las cuentas
extraídas del libro Mayor.
 Se restan las cantidades y se coloca el saldo en las siguientes dos
columnas, según corresponda (saldo Deudor o saldo Acreedor).
Para hacer un registro en el libro Balances se necesita escribir:
1. Encabezado. Se registran el nombre de la empresa y la fecha de
elaboración del Balance.
2. Numero de folio. Se coloca en la primera columna al lado izquierdo de la
hoja.
3. Nombre de la cuenta.
4. Anotar si tiene saldo Deudor o Acreedor.
5. Se realizan las sumas iguales.
6. Se coloca la fecha.
7. Se coloca la firma y registro del contador responsable de las anotaciones.

Libros Auxiliares de Contabilidad

Son los libros que complementan a los libros principales de contabilidad. En ellos
se registran los datos que aparecen en los libros principales pero de forma amplia,
detallada y analítica. Estos libros no son obligatorios pero es importante que una
empresa los opere para llevar un mejor proceso contable. Estos libros son más
flexibles pues cada empresa lleva lo que necesita según su tipo de operaciones.
Estos libros ayudan a reducir al mínimo el margen de error que los libros
obligatorios pudieran presentar.

Existen varios libros auxiliares, pero los más comúnmente utilizados en las
empresas son:

Libro de Caja
Libro de Bancos
Libro de Cuentas Corrientes
Libro de Salarios o Planilla

Libro Caja

En este libro se registran detalladamente todos los ingresos y egresos en efectivo

que realiza la empresa. Los datos como el saldo inicial y los ingresos se registran
en el DEBE y todos los egresos se anotan en el HABER. El libro de Caja se puede
trabajar semanalmente, quincenalmente o mensualmente, según lo requiera la
empresa. Este libro auxiliar también se puede convertir en obligatorio para ciertas
empresas según la Ley del ISR.

Operando el Libro de Caja

 Realizar el arqueo de caja que consiste en contar físicamente el efectivo y

cheques y los documentos que amparan los egresos.
 Realizar corte de caja (determinar el saldo) sumando los ingresos según las
facturas emitidas y restando los egresos amparados con los documentos
respectivos. El saldo deberá coincidir con el efectivo y los cheques que se
tengan al momento del corte.
 Verificar el faltante de caja que es cuando el saldo que se tiene en los libros
de operaciones es mayor al efectivo. (No debe haber faltante de caja).
 Verificar el sobrante de caja que es cuando el saldo que se tiene
físicamente es mayor al saldo determinado en el arqueo de caja. (No debe
haber sobrante de caja).
Para hacer un registro en el Libro Caja se necesita escribir:

1. Encabezado: Se registra el nombre de la empresa y la fecha de

elaboración del Libro de Caja.
2. Saldo Inicial: Se coloca la cantidad de efectivo que aparece en caja.
3. Días correlativos: Se anotan los ingresos y egresos clasificados por
cuentas.
4. Resumen: Se deben finalizar dos Partidas de Diario, una por los ingresos
otra por los egresos.
5. Traslado de partidas: Las partidas de resumen, se trasladan al libro de
Diario, según el orden cronológico que les corresponda.

LIBRO DE BANCOS
En este libro se registran los movimientos bancarios de una empresa que
incluyen: verificación de saldos en cuanto a depósitos, retiros, pagos con cheques,
débitos o créditos, etc. Para cada cuenta bancaria se lleva un libro diferente.
Operando el Libro de Bancos
 Revisar los saldos en libros de la empresa que incluyan todas las sumas de
dinero disponible en los bancos
 Revisar los estados de cuenta que reportan los bancos a la empresa.
 Revisar todos los cheques emitidos.
 Revisar todos los depósitos en efectivo y cheques que se hayan realizado
en las distintas cuentas bancarias.
 Revisar notas de crédito que se refieren a depósitos que los bancos han
hecho en las cuentas de la empresa por concepto de intereses, préstamos
otorgados, etc.
 Revisar las notas de débito que son las suma de dinero que el banco resta
de los saldos de la empresa por concepto de manejo de cuenta, rechazo de
cheques, amortizaciones por préstamos, etc.
 El saldo siempre debe ser deudor, porque delo contrario la empresa estaría
sobregirada.

Para hacer un registro en el Libro de Bancos se necesita escribir:

1. Encabezado: Se registran el nombre de la empresa y la fecha de
elaboración del Libro de Bancos, el nombre del banco y número de cuenta.
2. Mes de Operaciones: Se anota el mes que se va a registrar.
3. Se coloca el nombre del banco y la cantidad de saldo que reporta
colocándose en la columna Debe.
 4. Se deben anotar el total delos depósitos y notas de crédito en la columna
Debe.
5. Se deben anotar el total de los cheques emitidos y notas de débito en la
columna Haber.
6. Se establece el nuevo saldo sumando el Debe o restando el Haber según
sea el caso.

Ejemplo de cómo operar el Libro de Bancos

La distribuidora “El Roció” solicita sus servicios para que opere el libro de bancos
de su cuenta No. 186675-010-21 del Banco Petrolero S.A. para lo cual
proporciona la siguiente información de los movimientos del mes de mayo:

Día 01 Se abrió la cuenta con Q. 17,200.00 comprobante No. 0171234-5.

Día 05 Se hizo un depósito de Q. 3,000.00 comprobante No. 12348989-4
Día 07 Se emitió el cheque No. 001 a favor del Almacén los Andes por Q.
20,720.00.
Día 08 Se hizo un depósito de Q. 4,000.00 comprobante No. 12349003-4.
Día 09 Se emitió un cheque No. 002 a favor de EGSSA por Q. 850.00.
Día 10 Se emitió un cheque No. 003 a favor de EMPAGUA por Q. 250.00
Día 15 Se hizo un depósito de Q. 1,500.00 comprobante No. 12349345-4.
Día 26 Se recibió una Nota de Crédito por Q. 150.00
Día 29 Se recibió una Nota de Debito por Q. 75.00
Día 31 Se emitió el cheque No. 004 a favor de Julisa Valdez por Q. 2,850.00