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Tesis de Grado
TABLA DE CONTENIDOS
I. Introducción............................................................................................................................... 4
Capítulo 1: Aproximación Conceptual. ........................................................................................... 8
1. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). ......................................................... 8
3. La implementación de las TIC necesita realizarse de forma gradual – proyectos piloto. ............. 60
4. Las TIC tienen múltiples funcionalidades en la justicia y varios espacios de aplicación. ............ 60
5. El proyecto de implementación de las TIC debe contar con una plataforma integral de litigio
online. ............................................................................................................................................ 61
3
10. La notificación electrónica implica un sistema de autenticación con firma digital (public key
infrastructure). .............................................................................................................................. 63
11. El arancel judicial puede ser el pago de tarifas derivado del uso de la plataforma digital. ... 63
12. Debe existir una entidad pública o privada que administre la plataforma de litigio online. . 63
13. El expediente electrónico debe permitir dos formas de registro de documentos: (presencial y
electrónico) con equipos de digitalización de los documentos presentados de forma presencial. 64
Bibliografía Comentada.................................................................................................................. 65
4
I. Introducción.
Frente a esta situación, en los últimos años se han realizado varias reformas legales que
buscan mejorar la administración de justicia. Estas reformas, en su mayoría, se han
enfocado en asuntos de dogmática procesal, como por ejemplo: reducción de términos
procesales, eliminación de oportunidades de contradicción de la prueba pericial o
simplificación de la diligencia de remate y adjudicación de bienes 5. También, los esfuerzos
legislativos se han concentrado en medidas de descongestión de los despachos judiciales,
creando jueces “provisionales” que ayudan a disminuir la carga de trabajo de los jueces
1
DEVÍS ECHANDÍA, Hernando; MORALES MOLINA, Hernando. El problema de la lentitud de los procesos y su
solución. Bogotá: Ministerio de Justicia. Junio de 1970. p. 2. Citado por: VASQUEZ, Mónica. La ciencia útil. Una
reconstrucción de las ciencias jurídicas procesales en Colombia y América Latina. Tesis Doctoral. Bogotá D.C.: Facultad
de Derecho, Universidad de los Andes, 2012. p. 225
2
El 34% de los colombianos confía en los jueces, 54,2% en el sistema judicial, 56.3% en la Corte Constitucional y 57.8%
en la Corte Suprema. CONSEJO PRIVADO DE COMPETITIVIDAD COLOMBIA. Informe Nacional de Competitividad
2011-2012. Colombia, 2012. p. 207.
En 2007, el 45% de los colombianos consideró que el sistema judicial era corrupto. TRANSPARENCY
INTERNATIONAL. Global Corruption Report. Corruption in Judicial Systems. Cambridge, MA: Cambridge University
Press, 2007. p. 13.
3
Según Doing Bussiness, en Colombia para hacer cumplir un contrato comercial por 20 millones de pesos, un proceso
judicial en primera instancia dura 1.288 días, que equivalen a 3, 57 años. BANCO MUNDIAL, Doing Business 2014.
Facilidad para hacer negocios en Colombia. Cumplimiento de contratos. Disponible en:
http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/colombia#enforcing-contracts. Consultado el 02 de noviembre de
2013.
4
El inventario de procesos judiciales para diciembre de 2012 fue de 1.975.430. RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de
la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Bogotá, 2012. Pág. 13.
5
Artículos 10, 15, 16 y 18 de la Ley 794 de 2003 y artículos 25, 33, 34 y 36 de la Ley 1395 de 2010.
5
permanentes, buscando así reducir la mora y congestión judicial6. Todas estas reformas
legislativas, sin embargo, no han mejorado sustancialmente la justicia colombiana.
Frente al panorama anterior, el presente texto pretende exponer una alternativa que no ha
sido analizada suficientemente en Colombia y que podría servir para aumentar la eficiencia
de la administración de justicia: el uso de tecnologías de la información y las
comunicaciones (en adelante TIC). Hasta este momento, en la doctrina nacional no existen
6
Artículo 63 de la Ley 1285 de 2009.
7
Según el Instituto Colombiano de Derecho Procesal, impulsor de la ley 1564 de 2012 (C.G.P): “La experiencia de
muchos siglos demostró que la eficacia, la inmediación y la concentración sólo se logran con estructuras procesales que
concedan preponderancia a la oralidad frente a la escritura, como finalmente se hace en el CGP”. ICDP. Presentación
del CGP. Bogotá, 2012. Disponible en: http://www.icdp.org.co/esp/descargas/cgp/PresentacionCGP.pdf Consultado el 27
de septiembre de 2013.
También, el Presidente de la República sostuvo, al presentar el C.G.P, que el nuevo Código establece la oralidad y el
sistema de audiencias concentradas para que las demandas sean resueltas en el menor tiempo posible. GOBIERNO
NACIONAL, Presidencia de la República. Palabras del Presidente durante la sanción del CGP. Bogotá, 2012.
Disponible en: http://wsp.presidencia.gov.co/Prensa/2012/Julio/Paginas/20120712_08.aspx Consultado el 17 de octubre
de 2013.
8
Al respecto ver: DEL SOCORRO RUEDA, María. El proyecto de Código General del Proceso: un efecto de la
tradición procesal. En: Ámbito Jurídico. Mayo 27 de 2012 y, DEL SOCORRO RUEDA, María. Régimen de
Competencia. Intervención en el 2° Foro del Código General del Proceso. Bogotá: Universidad de los Andes, 2012.
Disponible en: http://www.youtube.com/watch?v=78Ob521Ah4U Consultado el 27 de septiembre de 2013.
6
Así, este texto busca responder la siguiente pregunta: ¿cómo pueden utilizarse las TIC en la
notificación judicial y en la gestión documental del expediente? Es necesario aclarar que el
presente estudio no analizará otros ámbitos de la justicia donde se pueden usar las
tecnologías de la información y las comunicaciones, como las audiencias virtuales10 y el
acceso a la información judicial11, sino que se enfocará exclusivamente en la posibilidad de
usar las TIC en la notificación judicial y en la gestión documental del expediente. Este
análisis dará al lector una comprensión de cómo se pueden utilizar las TIC en el sector
justicia y qué efectos podría tener su implementación en los dos ámbitos mencionados. Lo
anterior, teniendo en cuenta que muchas veces los operadores judiciales y las personas que
están en los niveles de decisión frente a las reformas de la justicia, hacen referencia a las
TIC sin entender a cabalidad en qué consisten o cómo se pueden utilizar en la justicia.
Siendo así, la importancia de este texto radica en dar una explicación de las TIC y de su
funcionalidad en la justicia, como también en hacer una exposición de las experiencias de
implementación de las TIC en los países de Singapur y España. Las selección de estos
países se realizó a partir de los siguientes criterios: Singapur fue escogido por ser la
experiencia más reconocida en el mundo sobre uso de las TIC en la justicia y España
porque ha logrado avances significativos en el uso de las TIC en su administración de
justicia y, además, porque su estructura judicial y ordenamiento jurídico son similares a los
Colombia.
9
Uno de los pocos autores nacionales que ha escrito sobre el uso de TIC en la justicia es Fernando Jordán Flórez,
promotor del sistema de gestión procesal: JUSTICIA XXI. Al respecto ver: FLOREZ JORDAN, Fernando. Realidades en
la frontera de las disciplinas. La administración de justicia y las nuevas tecnologías en el mundo globalizado. Bogotá
D.C., Colombia: Microsoft, 2004; y, La Informática Jurídica. Tesis de Pregrado. Universidad de los Andes, 1982.
10
En Colombia, en 2012 se realizaron 1.300 Audiencias Virtuales con personas que se encuentran privadas de la libertad
en centro carcelario. RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Op. Cit. p. 24.
11
En Colombia, el acceso a información judicial se realiza por medio del sistema JUSTICIA XXI, que permite revisar el
estado e información de los procesos judiciales que se llevan a cabo en los Juzgados o Tribunales que tienen
implementado dicho sistema. Este servicio lo administra el Centro de Documentación Jurídica (CENDOJ) que hace parte
de la Rama Judicial.
7
En este capítulo se introduce el concepto de las TIC y sus principales usos en los sistemas
de administración de justicia. También se explican y relacionan los conceptos de
administración de justicia, notificación judicial y gestión documental del expediente.
12
LEAVITT, Harold J. & WHISLER, Thomas L. Management in 1980’s. In: Harvard Business Review. November of
1958. U.S.A. Citado por: MARKUS, Lynne M. & ROBEY, Daniel. Information Technology and Organizational Change:
Causal Structure in Theory and Research. In: Management Science. Vol. 34, No. 5. May of 1988. U.S.A.
13
MARKUS, Lynne M. & ROBEY, Daniel. Op. Cit. p. 1
14
En Colombia, el e-gobierno se desarrolla por medio del artículo 230 de la ley 1450 de 2011 y el Decreto 2693 de 2012.
A su vez, el Ministerio de TIC es la entidad encargada para implementar las TIC en el país.
KONERU, Indira. e-Governance: Empowering Citizens through e-Inclusion. In: The ICFAI Journal of Governance and
Public Policy, Vol. 2, Issue 3. ICFAI University Press. September of 2007. Págs. 53-68. “En términos simples, e-gobierno
es la utilización de las TIC con el objetivo de prestar un mejor servicio a la comunidad y, manejar los servicios y dineros
públicos con una fiscalización aumentada, facilitando la participación de los ciudadanos en la política y la toma de
decisiones.” [Traducción libre]
15
Por ejemplo ver: STEVENSON, Dennis; The Independent ICT in Schools Commision. Information and
Communications Technology in UK Schools, An Independent Inquiry. March of 1997. Disponible en:
http://web.archive.org/web/20070104225121/http://rubble.ultralab.anglia.ac.uk/stevenson/ICT.pdf. Consultado el 22 de
octubre de 2013.
16
Se entiende como la utilización de las TIC en la administración de justicia para crear nuevos servicios a los ciudadanos
en el ámbito judicial o mejorar los procesos judiciales en términos de efectividad y transparencia. FABRA I ABAT, Pere.
E-Justicia: La Justicia en la Sociedad del Conocimiento, Retos para los Países Iberoamericanos. Estudio encargado por
el Grupo de Trabajo e-Justicia de la XIII Cumbre Judicial Iberoamericana, 2006. Págs. 68-71
9
son el factor más importante de cambio en la era contemporánea17, que han transformado
las formas de interacción entre los seres humanos18 y que han revolucionado los modos
tradicionales de organización social19. Sin embargo, hay una ausencia de conceptualización
de las TIC, debido en parte a los frecuentes avances de la ciencia y de las tecnologías de la
información20.
Algunos doctrinantes han optado, entonces, en relacionar las TIC únicamente con
computadores o informática, mientras que otros incluyen dentro de las TIC las
telecomunicaciones en general. Con base en estas precisiones y entendida la complejidad
de definir las TIC, a continuación se presentará una aproximación al concepto de las
tecnologías de la información y las comunicaciones, como también se expondrán sus
principales usos en la administración de justicia.
17
FABRA I ABAT, Pere & MARTÍNES AGUSTÍ, Cerillo i. E-justice, iusing information communication technologies in
the court system. Information Science Reference. New York: EE:UU. 2008, p. xii. REILING, Dory. Technology for
Justice. How Information Technology Can Support Judicial Reform. Amsterdam: Leiden University Press, 2009. p. 16
18
SUSSKIND, Richard. The Future of Law. Facing the Challenges of Information Technology. Oxford, Great Britain:
Clarendon Press. 1996, p. 47. También, KAWANO, Masanori. Applicability of Electronic Technology in the Course of
Civil Procedure. (Chapter 1). In: KENGYEL, Miklós; NEMESSÁNYI, Zoltán. Electronic Technology and Civil
Procedure. New Paths to Justice from Around the World.Springer. Ius Gentium-Comparative Perspectives on Law and
Justice. Volume 15. Pécs: Hungary. 2012, p. 3
19
SUSSKIND, Richard. Ibíd. P. 57. MAGNUS, Richard. The Confluence of Law and Policy in Leveraging Technology:
Singapore Judiciary’s Experience. In: William & Mary Bill of Rights Journal. Volume 12: 661, 2004. p. 661.
20
HAYNES, David. Information Sources in Information Technology. Guides to Information Sources. London, England:
Bowker-Saur Ltd. 1990. p. xv.
21
POLLÁN SANTAMARÍA, Tomás. Electrónica Digital. Zaragoza: Prensas Universitarias, 1994. p. 83. “Los sistemas
digitales procesan la información codificada en palabras binarias, constituidas por un conjunto ordenado de ceros y
unos. Cada dígito de una palabra binaria recibe el nombre de bit y puede tener dos valores: 0 y 1. El número de dígitos o
bits que forman una palabra binaria determina su longitud p. La información contenida en una palabra binaria puede ser
de tipo cuantitativo (numérico) o de tipo cualitativo (distinción entre varias situaciones, posibilidades o cualidades.”
22
DAVENPORT, Thomas H. Process Innovation, Reengineering Work through Information Technology. Boston, Mass.:
Harvard Business School Press, 1993. p. 71. Citado por: REILING, Dory. Op. Cit. p. 42 [Traducción libre]
10
Ahora bien, teniendo en cuenta que las TIC administran o gestionan información, es
relevante para efectos del desarrollo del presente texto entender conceptos básicos de la
ciencia de la información. Estos conceptos son: datos, información y conocimiento23. Así,
los datos son letras, números, símbolos y caracteres, sin ningún significado específico. Por
ejemplo, “5”, “40”, “%”, “$”, “t”, “f”, “ed”, etc. La información, por su parte, hace
referencia a datos que con un orden lógico son incluidos en un contexto para que tengan un
significado o sentido específico. Entonces, la información son datos que hacen sentido de
algo o pueden ser entendidos de alguna forma. Ejemplos de información en el ámbito de
justicia son: “Recepción de memorial”, “Decisión tomada el 3 de septiembre de 2013” y,
“Presentación de demanda”. Por último, conocimiento es la información combinada con la
experiencia, contexto, interpretación o reflexión de alguna persona o un grupo de personas
determinado. El conocimiento se puede renovar una y otra vez, ya que acumula muchas
veces la experiencia de distintos actores dentro de una organización24.
Una vez precisados los conceptos previos, es necesario aclarar que las TIC al comprender
toda infraestructura digital, no se limitan solamente al uso de computadores, sino también
comprende la funcionalidad de otros dispositivos de información, como los Smart
Phones25, Tablets, y aquellos que en el futuro permitan realizar las acciones mencionadas
en la definición26. Siendo así, la conceptualización de las TIC debe ser dinámica, para que
abarque los rápidos avances tecnológicos que desarrolla la ciencia, incluyendo la
Inteligencia Artificial (IA27).
Para entender qué son las TIC también es útil el concepto del artículo 6° de la Ley 1341 de
2009: “Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante TIC), son el
conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y
medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de
23
REILING, Dory. Op. Cit, p. 44
24
Ibíd.
25
Los Smart Phones y sus Mobile Apps han revolucionado la portabilidad de muchas funciones contenidas en los
computadores.
26
Actualmente dispositivos como las Google Glass o Smart Clocks están creando nuevas formas de interacción digital.
27
Aunque no hay análisis del uso de Inteligencia Artificial en la administración de justicia, ya existen publicaciones
donde se estudia la relación de este tipo de tecnología y el Derecho. Al respecto ver: PAGALLO, Ugo. The Law of
Robots. Crime, Contracts and Torts. Law, Governance and Technology Series 10. Springer. Torino, Italy: University of
Torino. 2013
11
información como voz, datos, texto, video e imágenes. […]”. En el mismo sentido, Kevin
Craig señala que: “Las tecnologías de la información y las comunicaciones son las que
permiten la adquisición, transmisión, almacenamiento, análisis, difusión y aplicación de
información en actividades de resolución de problemas humanos.28”
Por otro lado, existen autores que presentan una cobertura más restringida del concepto.
Entre ellos Dory Reiling, quien limita las TIC a las siguientes acciones: “[TIC] incluye toda
las tecnologías capaces de almacenar, intercambiar o proporcionar información 29”, y
Richard Susskind, quien reduce las TIC a infraestructuras digitales específicas: “[TIC]
significa, ampliamente, computadores y telecomunicaciones30”.
Ahora bien, respecto al uso de las TIC en la administración de justicia, generalmente se han
definido tres ámbitos o espacios donde éstas tienen aplicación. Estos espacios son31:
3- El front office, apoyando las comunicaciones con las partes y con el público en
general que se ubica por fuera de las Cortes y Juzgados.
Dentro de estos espacios las TIC cumplen una serie de funciones y son usadas con ciertas
finalidades. En este punto también existen diferentes posturas sobre las aplicaciones de las
TIC en los sistemas de administración de justicia. Sin embargo, en el presente texto, con
28
CRAIG, Kevin. What is IT? The Technology of Information Enables Mechatronic problem solving. In: Design News.
Mechatronics in Design. Vol. 66, Issue 12. December of 2011. p. 26.
29
REILING, Dory. Op. Cit. p. 44 [Traducción libre]
30
SUSSKIND, Richard. Op. Cit. p. 47
31
REILING, Dory. Op. Cit. p. 48
12
32
FABRA I ABAT, Pere & MARTÍNES AGUSTÍ, Cerillo i. págs. 98-204. SUSSKIND, Richard. Op. Cit. p. 149-191;
OSKAMP, Anja; LODDER, Arno. R. Introduction: Law, Information Technology, and Artificial Intelligence. In:
Information Technlogy and Lawyers, Advanced Technology in the Legal Domain, from Challenges to Daily Routine.
Springer: Netherlands. 2006. págs. 4-8. “1- Automatización de la oficina; 2-Manejo y almacenamiento de información; 3.
Sistema basado en conocimiento.” [traducción libre]. REILING, Dory. Op. Cit. págs. 50-59
33
El uso de la comunicación electrónica implica la creación de infraestructuras digitales basadas en Public-key
infrastructure (PKI). Esta infraestructura hace referencia al uso de certificados digitales que otorgan al usuario
capacidades dentro de los sistemas digitales de información, en este caso dentro de la administración de justicia. Un
ejemplo, son las claves de acceso a los correos electrónicos o, aquellas, que permiten iniciar el sistema JUSTICIA XXI en
los computadores de consulta de los juzgados del país.
34
Puede ser por correo electrónico, mensaje de texto, o algún medio análogo. Los documentos, la mayoría de veces, son
electronic petition o e-doc, que se entienden como análogos funcionales de documentos que actualmente se usan en papel,
como demandas, contestaciones, memoriales, etc. La posibilidad de presentar estos documentos se relaciona con las
capacidades que otorga la PKI.
35
En esta función se enmarca el uso de bases de datos externas (v.gr LEXBASE), de información proveniente en
dispositivos de almacenamiento de datos (UBS, DVD, etc.), y de internet para acceder a distintos tipos de información.
La distinción entre información interna y externa, depende del lugar donde desde donde proviene la información que se
busca. Así, si la información tiene fuente dentro del sistema de administración de justicia, será interna, mientras que si fue
elaborada por órganos ajenos a la administración de justicia, será externa.
36
Status Reporting es la información del estado y avance de alguna materia, como por ejemplo un proceso judicial.
37
El Bulleting Board es un espacio donde se postean anuncios entre una comunidad de personas, en una página virtual
con acceso común. Es similar a los foros que existen en algunas páginas de internet.
38
Es la transferencia de video o audio, en tiempo real, para un grupo de personas determinado. Generalmente se utilizar
para la transmisión on-line de eventos.
39
Es la TIC más utilizada en los sistemas de administración de justicia de Europa. CEPEJ, European Commission for the
Efficiency of Justice. European Judicial Systems Edition 2008 (información de 2006). Estrasburgo. Disponible en:
http://www.coe.int/t/dghl/cooperation/cepej/evaluation/default_en.asp. Consultado el 02 de noviembre de 2013, 2008. p.
86
13
40
Son software que permiten la creación de textos por medio de diagramación, donde se utilizan gráficas, minutas y
formatos.
41
En estos sistemas primero se hacen preguntas al usuario y, luego, las respuestas se utilizan para completar minutas
prediseñadas. Según las respuestas del usuario, se van realizando las posteriores preguntas, para seguir con un marco
lógico del documento que se está elaborando.
42
Este uso se relaciona con el know-how interno, permitiendo así la creación de información sintetizada, para su posterior
uso por miembros del sistema de administración de justicia.
43
REILING, Dory. Op. Cit. p. 51
44
MAGNUS, Richard. Op. Cit. p. 662
14
almacén legal45 que tengan índices de referencia. También hace referencia al uso de
buscadores de información (sistemas de work product retrieval) que permiten
encontrar información acotada. Por otro lado, comprende la creación y seguimiento
de líneas de acción (on-screen prompts) que faciliten la elaboración de
documentos46 y el uso de chats interactivos que permitan la interacción entre los
trabajadores de la administración de justicia.
5. Gerencia de casos (case management47): Está compuesto por la gerencia del caso
(case flow management) y la gestión de carga de trabajo (case-load system). La
gerencia del caso se relaciona con el diseño de un procedimiento eficaz para
resolver la disputa que llega a la administración de justicia, con un diario de trabajo,
aplicaciones de “agendamiento” (scheduling), alarmas de eventos y establecimiento
de tiempos ideales para cada etapa del proceso. Por su parte, la gestión de carga de
trabajo no se relaciona con cada caso, sino con el conjunto de casos que están en
una unidad de la administración de justicia48. Así, se refiere a la administración del
tiempo y de los recursos humanos y físicos, que se disponen en una unidad
específica, como también al conocimiento de la carga de trabajo y productividad
dentro de dicha unidad.
45
Son bibliotecas jurídicas virtuales que tienen clasificaciones temáticas, con diferentes tipos de documentos, como
contratos, conceptos, jurisprudencia, normas legales, noticias, etc.
46
Estas líneas de acción generalmente utilizan una serie de check-lists que permiten saber al usuario del sistema avanzar
en cada una de las tareas relacionadas con el caso analizado.
47
La relación entre case-management y TIC se analiza en el capítulo 21 de la sección VI del informe de Lord Woolf.
KENNETH WOOLF, Harry. Access to Justice. (Final Report). July 1996. Disponible en:
http://webarchive.nationalarchives.gov.uk/+/http://www.dca.gov.uk/civil/final/sec6.htm#c21. Consultado el 02 de
noviembre de 2013.
48
Esta función se puede utilizar en unidades de micro gerencia o meso-gerencia judicial.
15
usado las TIC para la creación y producción de texto dentro de los despachos judiciales y,
en los últimos años, se está intentando implementar las TIC para realizar comunicaciones
por correo electrónico49.
Las TIC se han utilizado en distintas reformas judiciales a lo largo del mundo, como las
realizadas en Singapur, Chile, España, Holanda, Inglaterra, etc. Cuando se hace referencia a
una reforma judicial se está hablando de cambios realizados al sistema de administración de
justicia, a la forma de desarrollar los procesos judiciales y, a las Cortes y Juzgados50.
49
Algunas disposiciones del C.G.P y del CpaCa permiten la notificación electrónica.
50
REILING, Dory. Op. Cit. P. 17
51
La Ley 270 de 1996, Estatutaria de Administración de Justicia, (LEAJ) en su artículo 1° y, la Constitución Nacional
(C.N) en su artículo 228, consagran que la administración de justicia es una función pública.
52
Inc. 2° del art. 125 de la Ley 270 de 1996: “La administración de justicia es un servicio público esencial”.
53
Según el artículo 116 de la C.N: “Excepcionalmente la ley podrá atribuir función jurisdiccionales en materias precisas a
determinadas autoridades administrativas (…) Los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de
administrar justicia […]”
54
Al respecto ver: ENTERMAN, Remo F. Teoría de los Conflictos. Hacía un nuevo paradigma. Barcelona: Edit. Gedisa,
2009. págs. 55-58. Según Germán Silva: “A grandes rasgos la discusión sobre la problemática de la administración de
justicia debe comprender una reflexión global acerca de su contribución al mantenimiento del orden social y al
16
medio del cumplimiento de esta finalidad, a su vez, se estimula el desarrollo económico del
país55, se procura mantener la paz dentro de la sociedad56 y se busca la coordinación de las
expectativas sociales57.
tratamiento de los conflictos […]”. SILVA GARCÍA, Germán. El mundo real de los abogados y de la justicia. La
administración de justicia. ILSA. Tomo III. Bogotá: U. Externado de Colombia, 2001. p. 100.
55
Según Posner: “El desarrollo económico de los países que se están modernizando, requiere al menos una
infraestructura legal modesta que se enfoque en la protección de la propiedad privada y de los derechos contractuales.”
(Traducción libre) POSNER, Richard A. Creating Legal Framework for Economic Development. Vol. 13. No. 1. The
World Bank Research Observer. February of 1998, p. 1.
En la misma línea, sostiene North: “La incapacidad de las sociedades de desarrollar una forma costo-eficiente de hacer
cumplir los contratos es la fuente más importante de estancamiento económico y subdesarrollo en el tercer mundo.”
(Traducción libre) NORTH, Douglass C. Institutions, Institutional Change and Economic Performance. Cambridge:
University Press. 1990. p. 54
56
Según la Corte Constitucional: “Uno de los presupuestos esenciales de todo Estado, y en especial del Estado Social de
Derecho, es el de contar con una debida administración de justicia. A través de ella, se protegen y se hacen efectivos los
derechos, las libertades y las garantías de la población entera, y se definen igualmente las obligaciones y los deberes que
le asisten a la administración y a los asociados. Se trata, como bien lo anota la disposición que se revisa, del compromiso
general en alcanzar la convivencia social y pacífica, de mantener la concordia nacional y de asegurar la integridad de un
orden político, económico y social justo” CORTE CONSTITUCIONAL, Sala Plena. Sentencia C-037 de 1996, 5 de
febrero de 1996. M.P Vladimiro Naranjo Mesa.
57
La Corte Constitucional ha dicho al respecto: “La certeza que la comunidad jurídica tenga de que los jueces van a
decidir los casos iguales de la misma forma es una garantía que se relaciona con el principio de seguridad jurídica […]
La falta de seguridad jurídica de una comunidad conduce a la anarquía y al desorden social, porque los ciudadanos no
pueden conocer el contenido de sus derechos y obligaciones.” CORTE CONSTITUCIONAL, Sala Plena. Sentencia C-
836 de 2001. 09 de agosto de 2001. M.P Rodrigo Escobar Gil.
Según Francisco Laporta, la predecibilidad de las decisiones judiciales incentiva el seguimiento de las reglas, ya que así
las personas reconocen las consecuencias de su inobservancia. Conocer los efectos de cumplir, o no, una norma, permite
coordinar las expectativas de los asociados. Ver: LAPORTA, Francisco J. El Imperio de la ley, una visión actual. Madrid:
Edit. Trotta, 2007. págs. 133-137.
58
Ejemplos de MASC son la conciliación, el arbitraje, la transacción y la amigable composición. Están regulados, entre
otras normas, por el Decreto 1818 de 1989, y las Leyes 640 de 2001 y 1563 de 2012.
59
VARON PALOMINO, Juan Carlos. Educación Legal, Estructuración de un curso introductorio de Mecanismos
Alternativos de Solución de Conflictos en una Facultad de Derecho colombiana. En: Revista de Derecho Privado. No. 23.
Facultad de Derecho, Universidad de los Andes. Bogotá D.C. Mayo de 1999.
17
Por otro lado, la administración de justicia colombiana es un sistema complejo que utiliza
gran cantidad de recursos físicos, económicos y humanos61. Dicha complejidad implica, a
su vez, que día a día fluyan grandes cantidades de información en la administración de
justicia, no solamente en los juzgados como unidades de la justicia estatal, sino en todo el
engranaje institucional de la Rama Judicial y en los espacios donde se desarrollan los
MASC62. Un ejemplo de lo anterior es el tráfico de correos electrónicos dentro de la Rama
Judicial, que para el año 2009 ascendió a 3.728.59363 mensajes que significan en promedio
10.357 mensajes diarios. Esta medición, sin embargo, solamente corresponde al tráfico de
información que se presenta al interior de los órganos de administración de la Rama
Judicial y en las Altas Cortes, sin representar el tráfico de información electrónica en los
Juzgados y Tribunales Superiores del país. Este límite en la medición, en gran parte,
corresponde a la falta de uso generalizado y estandarizado del correo electrónico en los
despachos judiciales64.
Así mismo, analizando solamente la justicia estatal, para el año 2013 el presupuesto
aprobado para la Rama Judicial fue de dos billones seiscientos setenta y cuatro mil millones
de pesos aproximadamente ($2.674.000.000.00065), destinados en gran parte a las funciones
60
GOBIERNO NACIONAL, Ministerio de Justicia y del Derecho; DEJUSTICIA. Encuesta Nacional de Necesidades
Jurídicas. Análisis general y comparativo para tres poblaciones. (Resumen Ejecutivo). Bogotá D.C, Colombia. 2013. p.
125
61
Según BLÖCHLINGER: “El sistema judicial puede caracterizarse como un sistema complejo de procesamiento de
información […]” [Traducción libre] BLÖCHLINGER, Karen. Primus Inter Partes: Is the Singapore Judiciary First
Among Equals? Vol 9, No, 3. En: Pacific Ram Law & Policy Journal Association, 2000.p. 593
62
Los MASC se desarrollan en espacios como las Personerías Municipales, los Consultorios Jurídicos de las
Universidades y las Cámaras de Comercio.
63
RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República 2009-2010. Bogotá D.C.,
Colombia. P. 220.
64
En la gran mayoría de despachos judiciales no se utiliza el correo electrónico como medio de transmisión de
información. El Plan de Acción e Implementación del C.G.P consagra como objetivo específico, otorgar a cada autoridad
judicial, Centro de Servicios Administrativos y Oficina de Ejecución de Sentencias, de una dirección de correo electrónico
oficial. Ver: RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura – Sala Administrativa. Primer Ajuste del Plan de
Acción para la Implementación del Código General del Proceso. (Proyecto) Mayo de 2013. Disponible en:
http://actosadministrativos.ramajudicial.gov.co/GetFile.ashx?url=~%2FApp_Data%2FUpload%2FPLAN+DE+ACCI%C3
%93N+CGP.pdf. Consultado el 22 de octubre de 2013.
65
GOBIERNO NACIONAL, Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Decreto 2715 de 2012. 27 de diciembre de 2012.
Colombia. p. 46
18
de 4,561 jueces y magistrados que deben evacuar 1.975.430 expedientes represados 66. Este
panorama general permite inferir que el flujo de información en la administración de
justicia, solamente teniendo en cuenta la justicia estatal de adjudicación 67, es de grandes
magnitudes. Igualmente, en este análisis debe tenerse en cuenta que los procesos judiciales
se basan en la comunicación entre las partes en conflicto y, entre éstas y el Juzgador (ya sea
unipersonal o colegiado).
66
RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Op. Cit. p. 13.
67
Se le denomina de adjudicación porque un tercero ajeno a las personas en conflicto –el juez-, adjudica con base en el
ordenamiento jurídico derechos subjetivos a favor de una de las partes en litigio.
68
Según McKECHNIE: “El sistema judicial es caracterizado como un sistema complejo de procesamiento de
información.” McKECHNIE, Dougal. The Use of Internet by Courts and the Judiciary: Findings from a Study Trip and
Suplementary Research Vol. 11, No. 2. En: International Journal of Law and Information Technology. Oxford: University
Press, 2003. P. 5
69
Algunos MASC, como la transacción o el arreglo directo, no necesitan de la participación de un tercero imparcial. Los
mecanismos de administración de justicia se dividen en los autocompositivos, donde la decisión es tomada directamente
por las partes en conflicto y, los heterocompositivos, donde un tercero imparcial decide la solución del conflicto.
GOBIERNO NACIONAL, Ministerio del Interior. Documento de Capacitación. Proyecto de fortalecimiento institucional
del sistema de gestión jurídica estatal. Disponible en:
http://webarchive.nationalarchives.gov.uk/+/http://www.dca.gov.uk/civil/final/sec6.htm#c21. Consultado el 22 de octubre
de 2013.
70
Según la Encuesta Nacional de Necesidades Jurídicas Insatisfechas, el 41% de la población conoce la conciliación.
MINISTERIO DE JUSTICIA, Encuesta Nacional de Necesidades Jurídicas Insatisfechas. Módulo sobre MASC,
específicamente diseñado para la conciliación extrajudicial en derecho. Presentación Gráfica de los Resultados. P. 65
febrero de 2013. Disponible en; http://encuestaminjusticia.co/images/stories/Documentos/Insumos-
bloqueII/RESULTADOS-NUMERICOS-Y-GRAFICOS-DE-LA-ENCUESTA-PRO-CADA-GRUPO-
POBLACIONAL/PPT/IN-DI-048_POBLACION_USUARIOS_FNCCB.pdf Consultado el 02 de noviembre de 2013.
19
propone alternativas efectivas para la resolución del conflicto expuesto por los asistentes a
la audiencia de conciliación71.
71
La conciliación implica una participación activa del conciliador, quien deberá proponer fórmulas de arreglo a las
personas en conflicto, para que sean estas las que adopten, o no, la solución propuesta. TERNERA BARRIOS, Francisco.
Amigable Composición: Contrato para solucionar conflictos. En: Revista de Derecho Privado. Vol. 38. Junio de 2007.
Universidad de los Andes, Facultad de Derecho: Bogotá, Colombia. p. 4.
72
Según Hernando Morales Molina, la notificación es un “acto de participación de conocimiento”. MORALES MOLINA,
Hernando, Curso de Derecho Procesal Civil, Parte General. Undécima edición. Santa fé de Bogotá D.C., Edit. A,b,c,
1991, p. 572 Citado por: CANOSA TORRADO, Fernando. Notificaciones Judiciales. Segunda Edición. Ediciones
Doctrina y Ley Ltda. Bogotá D.C. p. 4
Igualmente, la Corte Suprema de Justicia, sostuvo que la notificación: “corresponde a los llamados actos de
comunicación, cuyo objeto es hacer saber, de otro lado, algo que él debe conocerse o debe hacérsele saber para el
adecuado desarrollo del proceso.”
73
Según el art. 278 del C.G.P (Ley 1564 de 2012), las providencias del juez pueden ser autos o sentencias. Por su parte,
en el C.P.P (Ley 906 de 2004), se consagra que las providencias del juez son autos, sentencias u órdenes.
20
y las que tienen como objetivo comunicar documentos distintos a providencias judiciales,
como los oficios, despachos, constancias secretariales, etc74.
En Colombia existen varias clases de notificación: personal, por edicto, con emplazamiento
por edicto, por estado, en estrados, por conducta concluyente, por aviso y por medio de
envío de mensaje escrito75. De estos tipos de notificación constan por medio escrito el
aviso, estado, edicto, emplazamiento por edicto y el envío de mensaje escrito. Así mismo,
solamente por medio de la notificación personal y en estrados, el Juez o su equipo de
trabajo tienen un contacto directo con la persona que se pretende notificar. Por último,
existe una notificación tácita o derivada de la conducta de alguno de las personas que
intervienen en el proceso –por conducta confluyente-.
Por otro lado, en los procesos jurisdiccionales se utilizan una serie de documentos que
agrupados se denominan expediente judicial. Este conjunto de documentos permite reunir
todas las actuaciones procesales relevantes para resolver el conflicto sometido a juicio de
un tercero imparcial. Gran parte de la doctrina procesal ha caracterizado el proceso judicial
como el conjunto de actos procesales que expresan la voluntad de sujetos que participan en
el debate judicial76. Esta voluntad, se expresa en el proceso judicial, ya sea por medio de
comunicaciones orales y/o escritas.
conjunto de documentos relevantes para el conflicto que se busca resolver. Por ejemplo,
aunque el proceso penal se rige por la oralidad de sus actuaciones 77, igual que el proceso
civil consagrado en el C.G.P, cada uno de estos implica la necesidad de agrupar en un
cuerpo único los documentos escritos relacionados con el proceso que se busca resolver78.
Así, por expediente judicial se puede entender toda sistematización en orden, que
generalmente es cronológico79, de los actos o documentos procesales que son
fundamentales para la decisión que tomará el tercero imparcial que conoce de una causa
jurídica. Sobre este punto, es necesario citar el Código de Procedimiento Civil que contiene
en su artículo 125 -modificado por el decreto 2282 de 1989-, una descripción del
expediente: “De todo proceso se formará un expediente, dentro del cual irán en cuaderno
separado la actuación de cada una de las instancias y el recurso de casación, de los
incidentes, de los trámites especiales que sustituyan a éstos, del decreto y la práctica de las
medidas cautelares, y de las pruebas practicadas a solicitud de cada parte sobre la cuestión
principal. Las actas de las audiencias en que se practiquen pruebas pedidas por ambas
partes y las pruebas que el juez decrete de oficio, formarán otro cuaderno.”
Como se observa, de esta definición se derivan las subsecciones del expediente judicial,
que se denominan “cuadernos”. Cada cuaderno contiene información de una o varias etapas
procesales. Por otro lado, es importante mencionar quiénes tienen acceso al expediente.
Así, los expedientes solamente pueden ser consultados por el juez, los funcionarios
públicos en razón de su cargo, los auxiliares de la justicia, los intervinientes, las partes y
apoderados; como también por las personas debidamente autorizadas por ellos80.
77
El Art. 145 de la ley 906 de 2004 (C.P.P) consagra: “Todos los procedimientos de la actuación, tanto preprocesales
como procesales, serán orales.” También, el art. 3° del C.G.P dispone: Las actuaciones se cumplirán en forma oral,
pública y en audiencias, salvo las que expresamente se autorice realizar por escrito o estén amparadas por reserva.
78
En varias normas del C.G.P se hace referencia al expediente del proceso. “Por ejemplo, el art. 109 del C.G.P, dispone:
El secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba y los agregará al
expediente respectivo; los ingresará inmediatamente al despacho solo cuando el juez deba pronunciarse sobre ellos fuera
de audiencia. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término
común, el secretario deberá esperar a que este transcurra en relación con todas las partes.”
Si bien en el C.P.P no se prevé el expediente judicial, en la práctica judicial se utiliza la “carpeta del caso”, que contiene
las actas de las audiencia preliminares y las pruebas documentales del proceso.
79
DÍAZ, Eduardo A. El expediente judicial: constitución y vicisitudes del cuerpo del proceso. Buenos Aires: Hammurabi,
2004.p. 22.
80
Art. 26 del Decreto 196 de 1971.
22
Igualmente, los expedientes judiciales solamente pueden ser retirados del despacho en los
casos expresamente señalados en la normatividad vigente81, con constancia del retiro por
parte del secretario del despacho, sobre el número de cuadernos, de hojas o folios, del
estado en que éstas se encuentren y, de la información de contacto de la persona que retiró
el expediente82. En caso de que se pierda el expediente, ya sea total o parcialmente, se
surtirán acciones necesarias para establecer la información que contenía el expediente y así
continuar con el proceso83.
81
Un ejemplo es cuando se va a presentar la demanda de casación (Art. 373 del C.P.C).
82
LÓPEZ BLANCO, Hernán Fabio. Procedimiento Civil Parte General. Tomo I. Undécima edición. Bogotá D.C., Dupre
Editories, 2012 p. 426
83
Ibid.
23
1. Singapur.
Singapur es uno de los referentes más importantes sobre el uso de las TIC en la
administración de justicia. Desde 1990, año desde el cual se inició la implementación de las
TIC en la justicia de Singapur, se ha ido reconociendo esta experiencia como una de las
más exitosas del mundo84.
84
MAGNUS, Richard. Op. Cit. p. 662. FABRI, Marco; CONTINI, Franceso. Justice and Technology in Europe: How
ICT is Changing the Judicial Business. Netherlands: Kluwer Law International, 2001. p. 300. BLÖCHLINGER, Karen.
Op. Cit. p. 591. DAKOLIAS, Maria. Court Performance around the World. A Comparative Perspective. World Bank
Technical Paper No. 430. Washington D.C.: WB, Julio de 1999. p. 9. MALIK, Waleed. Judiciary-Led Reform in
Singapore. Framework, strategies and Lessons. World Bank. Directions in Development. World Bank: Washington DC,
2007. P. ix y xv.
85
BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 591-592.
86
Según BLÖCHLINGER: “La dirección del proceso se refiere a la intervención gerencial realizada por el Juez o por su
equipo de trabajo, desde que se presenta una demanda judicial. El propósito de esta intervención es reducir las prácticas de
litigio, dilatorias e ineficientes, y promover una resolución justa, rápida y económica, del conflicto.” [Traducción libre]
BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 596
87
BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 593
24
88
Así mismo, las reformas tenían tres objetivos generales : 1- Aumentar la competitividad
del país: Fortaleciendo la eficacia y transparencia del régimen normativo, contribuyendo
con la competitividad y desarrollo económico del país89; 2- Implementar las TIC en la
administración de justicia: Mejorando el servicio al usuario del sistema judicial y volviendo
más eficiente la operatividad de la justicia, estableciendo también un sistema rápido de
intercambio de datos para la planificación y gestión judicial; y 3- Mejorar el acceso y la
inclusión al sistema90: Facilitando el acceso e interacción dentro del sistema, mejorando el
servicio al usuario y disminuyendo los niveles de corrupción e inseguridad jurídica. Estos
objetivos fueron planteados teniendo en cuenta que la administración de justicia de
Singapur, antes de 1990, tenía una operatividad muy lenta e ineficiente91.
De esta forma, el uso de las TIC en Singapur se relacionó con el mejoramiento del servicio
que se prestaba al usuario del sistema judicial, ya que por medio del uso de estas
tecnologías se aumentaba la eficiencia y celeridad de la operatividad del sistema de
administración de justicia. Según la perspectiva programática del Magistrado Yong Pung
How, quien lideró todo el proceso de reforma a la justicia en Singapur, las TIC debían: a)
Garantizar el acceso a los despachos judiciales, de manera sencilla para el usuario; b)
Incentivar el rol de los Juzgados y Cortes como instituciones que prestan un servicio al
público; c) Mejorar la calidad de la Justicia; d) Mejorar la gerencia judicial incrementando
la eficiencia del sistema; e) Asistir y complementar las habilidades, experiencias y
conocimientos de los funcionarios judiciales; f) Aumentar la productividad, reduciendo la
mora judicial; g) Mejorar el proceso de toma de decisiones, brindando información
88
Estos objetivos fueron expuestos por Himmat Singh, representante de la sociedad Crimsonlogic, en el congreso
académico: Las TIC para una justicia eficiente, celebrado el 25 y 26 de octubre de 2012 en la Universidad Externado de
Colombia. Crimsonlogic Pte. Ltd. fue la empresa encargada de la implementación de las TIC en la justicia de Singapur.
89
Dentro de este objetivo se tuvieron en cuenta los parámetros de Doing Bussiness en la clasificación sobre las facilidad
para hacer negocios: Apertura de un negocio, registro de propiedades, obtención de crédito, pago de impuestos,
cumplimiento de contratos, etc. Ver: BANCO MUNDIAL, Doing Business. Op. Cit.
90
Este derecho ha sido desarrollado jurisprudencialmente en Singapur. Ver: CHAN, Gary. The Right of Access to Justice:
Judicial Discourse in Singapore and Malasya. Volume 2, Issue 1. Article 2. En: Asian Journal of Comparative Law.
Berkley Press. 2007.
91
MALIK, Waleed. Op. Cit. Pág. xvi
25
Desde 2003, gracias al uso de las TIC, en Singapur la mayoría de actuaciones procesales se
realizan por medios electrónicos o sistematizados. En la actualidad, el sistema de
administración de justicia de Singapur cuenta con una plataforma de litigio online que
permite la creación y gestión de documentos de manera electrónica, como también el pago
electrónico de los servicios del sistema96. Dicha plataforma es el Electronic Filing System97
92
HOW, Yong Pung. Videotaped Message from the Honourable The Chief Justice Yong Pung How. Technology
Renaissance Courts Conference in Singapore, 1996. Disponible en:
http://app.supremecourt.gov.sg/default.aspx?pgid=804&printFriendly=true Consultado el 22 de octubre de 2013.
93
CRIMSONLOGIC LTD. E-litigation Solution. Singapur, 2011. Disponible en:
http://www.crimsonlogic.com/Documents/pdf/resourceLibrary/brochures/eLitigation/eLitigation%20Brochure.pdf.
Consultada el 22 de octubre de 2013.
94
El sistema se denomina Singapore Titles Automated Registration System (STARS). Ver:
http://app.supremecourt.gov.sg/default.aspx?pgID=59
95
CRIMSONLOGIC LTD. Op. Cit.
96
Por medio del EFS la judicatura puede recibir y administrar el dinero que pagan los usuarios que acceden al sistema de
administración de justicia, por medio del Inter-Bank GIRO System. CRIMSONLOGIC LTD. Overview. Benefits of
Electronic Filing System. Disponible en: http://info.efs.com.sg/default.htm?id=tmp. Consultado el 22 de octubre de 2013.
97
El EFS fue implementado en marzo de 1997, siendo su uso de carácter voluntario. Luego, desde 2000 se estableció su
uso obligatorio. BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 603 Una de las funcionalidades del EFS es el Electronic Service of
Documents Service, que permite el envío electrónico de documentos e información. Actualmente, el EFS se está
26
que está compuesto por cuatro aplicaciones que permiten: i) Presentar documentos de
forma electrónica (electronic filing), ii) Obtener copias de documentos presentados
electrónicamente (electronic extract), iii) Acceder a información de forma electrónica
(electronic information searches) y, iv) Enviar documentos en formato electrónico
(electronic service of documents). Así mismo, esta plataforma contiene el software Front-
End, que debe ser instalado por los abogados para realizar las actuaciones electrónicas y el
cual les permite conectarse e interactuar electrónicamente con las Cortes98. También, de
forma paralela, la justicia de Singapur cuenta con tecnología que permite la recepción de
testimonios por medio de videoconferencia, reduciendo el contacto personal entre los
abogados, entre ellos y el juez y, entre los testigos y el juez 99.
Por otro lado, en cuanto a las notificaciones, es la Corte, por medio del envío de
documentos o service, la que permite la comunicación entre las personas que participan en
el desarrollo de un litigio. Así, en Singapur por regla general no existe la notificación como
actuación realizada por el Juez o su equipo de trabajo, sino que dicha función se realiza por
las partes del litigio quienes reciben autorización por parte del despacho judicial para el
envío de información o documentos. El service comprende la comunicación de todo tipo de
información relacionada con el proceso judicial y está regulado por las Reglas de la Corte
(Rules of Court100), que corresponden a las disposiciones procesales sobre asuntos
ordinarios distintos a los penales y a aquellos que no tienen regulación especial101. Las
únicas actuaciones que no se comunica por medio del service son la sentencia (judgment)
cambiando por el eLitigation que contiene algunos avances en los usos del sistema, pero que apenas se está
implementando y todavía no se está usando a cabalidad. Ver: https://www.elitigation.sg/home.aspx
98
La administración de justicia de Singapur, desde una perspectiva orgánica, se compone por la Corte Suprema,
compuesta por la Corte de Apelaciones y la Alta Corte, como también las Cortes Subordinadas. Así, esta Cortes son las
unidades de gerencia judicial que existen en Singapur porque allí no existen Juzgados ni unidades de justicia con
Juzgadores unipersonales. BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 591-592
99
MAGNUS, Richard. Op. Cit. p. 664
100
Las Rules of Court están contenidas en el Supreme Court of Judicature Act. Disponible en:
http://app.supremecourt.gov.sg/data/doc/ManagePage/97/eROC2006rev/eROC2006.htm
101
Las Reglas de la Corte abarcan temas civiles y administrativos, exceptuando procesos especiales, como los de
reorganización o liquidación empresarial, según la orden 1, regla 2 (o. 1, r. 2). Aunque tampoco tratan materias penales,
sus normas sobre comunicaciones y notificaciones son idénticas a las contenidas que son reguladas por el Criminal
Procedure Code, que regula el proceso penal (Cap. 68 del Criminal Procedure Code).
En adelante todas las citaciones de orden y regla hacen referencia a las Reglas de la Corte.
27
102
, la cual se da a conocer generalmente de manera verbal en audiencia, y la demanda
judicial que generalmente debe comunicarse de forma personal. La demanda se comunica
de forma personal porque en este caso el service no puede hacerse electrónicamente ya que
la parte demandada no tiene, antes de iniciar el proceso, acceso a la plataforma que permite
la notificación electrónica. Así mismo, las comunicaciones que solamente provienen
enteramente de las Corte se denominan replies y corresponden a las respuestas y
aprobaciones de las solicitud hechas por las partes del litigio. A continuación se explicarán
estas formas de comunicación detalladamente.
Por medio del service se comunican distintos tipos de información o documentos, como por
ejemplo el writ of summons103 y el originating summons, que son las citaciones al proceso
judicial donde se le comunica al demandado que se interpuso una acción judicial en su
contra, la contestación por parte del demandado (defence104), la contrademanda
(counterclaim against plaintiff105), la citación a las audiencias antes del juicio (notification
of pre-trial conferences106), la fijación del juicio (notification of setting down107), etc.
102
o. 42, r. 1: “(1) Toda sentencia, después de la audiencia del juicio en la Corte, debe ser pronunciada en Corte abierta o,
al finalizar la audiencia del juicio o, en algún día posterior al que debió notificarse a las partes.” En algunos casos la
sentencia se envía de forma electrónica, por ejemplo ante la ausencia de alguna de las partes en la audiencia.
103
Según la o. 5, r.1, los procesos judiciales se inician por medio de writ of summons o originating summonns. Los
procesos que se inician con writ son aquellos en los cuales hay una disputa en relación a hechos (o. 5, r. 2), mientras que
los que inician con originating summons son aquellos en los que se solicita la aplicación de una norma por parte de la
Corte (o. 5, r.3)
104
o. 18, r. 2: “(1) Un demandado que participe en el proceso y tenga intención de defenderse, a menos que la Corte
determine lo contrario, debe enviar una defensa al demandante antes de 14 días contados a partir del tiempo límite para
participar en el proceso o después de que se le envía la demanda, si este envío es posterior.” [Traducción libre]
105
o. 15, r. 2: “(1) La parte demandada en una acción que alega que tiene algún reclamo sobre cualquier materia u objeto
contra el demandante, puede, en lugar de iniciar una acción por separado, hacer una demanda de reconvención respecto de
ese asunto, y cuando lo haga, debe adicionar su reconvención a su defensa.” [Traducción libre]
106
o. 34A, r. 3: “Todas las partes deben ser informadas del día y hora señalados para llevar a cabo las audiencias
anteriores al juicio, por medio de una notificación conforme a la Forma 64, y cada parte deberá cumplir con las
instrucciones señaladas en dicha notificación.” [Traducción libre].
107
o. 34, r. 3: “(3) El anuncio para fijar una acción para juicio debe ser enviado a todas las partes que participen en el
litigio dentro de las 24 horas contadas a partir del momento en que se diligencio el aviso”. [Traducción libre]
108
o. 62, r. 1: “(1) Cualquier documento que en virtud de estas reglas deba ser enviado a alguna persona no necesita
entregarse personalmente a menos que el documento sea de aquellos que según regla expresa o por orden de la Corte,
debe ser entregado de dicha manera.” [Traducción libre]
28
parte del notificador de la Corte (process server) o por la persona que cumpla sus
funciones. Consiste en la entrega personal de una copia del documento o de la información
que se pretende comunicar109. La entrega debe hacerse personalmente y, luego de ésta, se
debe diligenciar un acta de entrega (memorándum of service) contenida en el formulario
6110. También se debe diligenciar un formato como el contenido en el formulario 138,
donde se declara bajo juramento el día, hora, lugar y modo en los cuales se realizó la
comunicación111. Los documentos que deben entregarse de forma personal están
taxativamente consagrada en las Reglas de la Corte y, generalmente, consiste en la primera
actuación del proceso, es decir el writ of summons o el originating summons112. Lo anterior,
toda vez que la primera actuación procesal va dirigida al ciudadano demandado y no al
apoderado que cuenta con un acceso a la plataforma electrónica.
109
o. 62, r. 3: “(1) El envío personal de documentos se realiza dejándole a la persona que debe notificarse: (a) en el caso
de originating process, una copia sellada; (b) en los demás casos, una copia del documento.” [Traducción libre]
110
Las Reglas de la Corte, además de las normas que contiene, hacen referencia a unos formularios o minutas que deben
diligenciarse en algunos casos. El memorándum of service es diligenciado por la persona que realizó la comunicación y,
debe contener fecha, hora, lugar, nombre de la persona que recibió la comunicación. Este formulario debe dirigirse al
Registrar, que es el análogo funcional del secretario de la Corte.
111
o. 62, r. 9: “Una declaración jurada del envío de cualquier documento debe contener quién envió el documento, el día y
fecha en el que se envió, dónde y cómo se envió, y debe realizarse en un formulario como el 138.”
112
El writ of summons debe comunicarse personalmente a cada demandado. (o. 10, r. 1). Esta norma es aplicable al
originating summons según la o. 10, r. 5.
113
Aunque en el o. 62, r. 6 todavía se contempla el envío por correo físico o por fax, cuando la comunicación no debe
realizarse de forma personal, el establecimiento del electronic filing system ha desplazado estas formas en su totalidad. Lo
anterior, teniendo en cuenta que el EFS se debe usar obligatoriamente desde el año 2000.
114
o. 63A, r. 12.
29
por parte del demandante al demandado115, la contestación o defensa por parte del
demandado al demandante116 y, la defensa contra la reconvención por parte del demandante
al demandado117. Este tipo de envío es el utilizado después de estar las partes vinculadas al
proceso, ya que antes de esto las comunicaciones se realizan por otros medios, como de
forma personal.
Obsérvese en este punto, que las formas de comunicación o notificación que existen en
Singapur se asemejan a las existentes en Colombia. La diferencia radica principalmente en
que las comunicaciones por medio electrónico abarcan todas las notificaciones escritas.
También, que la notificación no la realiza el equipo de trabajo de la Corte o Juzgado –con
115
o. 18, r. 1.
116
o. 18, r. 2.
117
o. 18, r. 3.
118
o. 10, r. 4.
119
o. 62, r. 5.
120
Hay varios ejemplos, pero el más importante se consagra en la o. 42, r. 2: “(3) Cuando no se le notifica una demanda al
demandado, pero él aparece en el proceso iniciado por dicha demanda, se entiende que la demanda fue comunicada en
debida forma en la fecha en que el demandado apareció en el proceso.”
30
excepción de la personal-, sino que la hace el interesado con la debida aprobación del
secretario o la persona del despacho judicial designada para tal fin.
b) Notificación electrónica.
121
Los formularios se pueden consultar en: http://info.efs.com.sg/eForms.htm
122
Este es un sistema Public-key infrastructure (PKI)
123
ELECTRONIC FILING SYSTEM. General Frequently Asked Questions Disponible en:
http://info.efs.com.sg/FAQ_General.html Consultado el 22 de octubre de 2013.
31
donde usará el sistema. Estos programas permitirán generar documentos en formato .pdf-
Este formato es el utilizado para enviar los documentos dentro de la plataforma.
124
Dicha aprobación se materializa con un sello en el documento electrónico.
32
125
Los costos de envío de documentos o información se encuentran en el Apéndice D de las Electronic Practice
Directions (e-PD) que son las normas administrativas de la Corte y del uso de TIC en los procesos. Estas normas regulan
algunas actuaciones del back-office de las Cortes. Ver:
http://app.supremecourt.gov.sg/data/doc/ManagePage/98/ePD2010/ePD2010.htm
33
Luego, se oprime el botón “enviar” y, aparecerá un pantallazo que resume los datos del
envío y el documento que se pretende enviar, para que el usuario confirme la información.
Después, se oprime nuevamente el botón “enviar” y así se realiza el envío de manera
definitiva.
Por otro lado, como se mencionó, en Singapur también existen las respuestas o replies
generados solamente por la Corte y por medio de las cuales se aprueban documentos, se
recuerdan audiencias y se emite información del proceso. Estos replies son mensajes que
pueden llegar al correo electrónico que el usuario inscribió en el Electronic Filing System y,
también a su celular por medio de mensajes de texto, dependiendo de la activación previa
34
del servicio de SMS Notification Service126. Este último servicio se adquiere diligenciando
un formulario y enviándolo a los administradores de la plataforma127.
Cuando los replies llegan al correo electrónico se podrán revisar en el Electronic Filing
System, al cual se puede acceder por medio del software Front-End.
126
ELECTRONIC FILING SYSTEM. Front-end (FE-WEB) Application for EPS Phase 8. 15 de junio de 2007.
Disponible en: http://info.efs.com.sg/LatestDev.htm Consultado el 22 de octubre de 2013.
127
ELECTRONIC FILING SYSTEM. General Frequently Asked Questions Ibid. También, ver: ELECTRONIC FILING
SYSTEM. User guide for SMS Alert Service. Disponible en:
http://info.efs.com.sg/Download/SMS%20alert%20User%20Guide%20r10.pdf. Consultado el 22 de octubre de 2013.
35
Sobre estos replies también existen reportes, que sin generar certificados, sirven como
verificación del envío:
La revisión del Electronic Filing System podrá ser realizada por las personas que tengan
acceso al sistema: abogados, jueces, funcionarios del despacho judicial. Por otro lado, no
estará disponible para las partes del conflicto porque ellas no tienen acceso al sistema. Sin
embargo, cualquier persona puede acceder a información de los proceso por medio del
cause book search. Este servicio permite acceder a información sumaría del caso judicial,
pero sin acceder a los documentos electrónicos del mismo129.
128
o. 60, r. 2: “El secretario debe guardar y mantener la información que por orden de las Reglas de la Corte debe
mantenerse. El secretario debe mantener la información de la forma que mejor considere”
129
E-LITIGATION. Cause Book Search. Disponible en: https://www.elitigation.sg/getready/causebook.html. Consultado
el 02 de noviembre de 2013.
36
Como se mencionó en el subtítulo anterior, Singapur ha sido reconocido como una de las
experiencias más exitosas en la implementación de TIC en la administración de justicia130.
Siendo así, la plataforma de Electronic Filing System, que permite la notificación
electrónica y la gestión de documentos electrónicos, ha tenido efectos positivos sobre el
sistema de administración de justicia de Singapur.
Según Doing Business, uno de las mediciones más consultadas para conocer el nivel de
regulación económica de los países, actualmente en Singapur para hacer cumplir un
contrato por vía judicial se necesitan alrededor de 150 días, equivalentes a 5 meses. Según
esta medición, la etapa de presentación y notificación de la demanda necesita
aproximadamente 6 días de los 150 mencionados131. Esta medición concuerda, a su vez,
con la información expuesta por Crimsonlogic Ltd., que es la compañía encargada de
implementar y administrar el sistema de Electronic Filing System. Según esta compañía el
tiempo que transcurre desde la presentación de la demanda hasta el inicio del juicio,
después de pasar por las etapas intermedias, es de 3 meses y en general hasta la emisión de
sentencia es de 6 meses132.
Lo anterior, contrasta con los 6 o 7 años que se necesitaban antes de 1990 para la resolución
de un caso judicial en Singapur133. Recuérdese que en este año se inició la implementación
de las TIC en ese país. Así, analizando proporcionalmente los tiempos, antes de 1990 en la
etapa de presentación y notificación de la demanda se gastaban aproximadamente 86 días,
equivalentes a 2,8 meses. Por otro lado, la justicia de Singapur se ha reconocido por tener
una tasa alta de depuración o evacuación de procesos judiciales. Según una medición
130
Según el Banco Mundial: “El sistema jurídico de Singapur es conocido hoy por su eficiencia, su sofisticación
tecnológica, su accesibilidad y la confianza que los ciudadanos y empresarios de Singapur en el sistema (…) El sistema
funciona notablemente bien, teniendo en cuenta el hecho que en 1989, éste se caracterizaba por la mora judicial, las
limitaciones de acceso a la justicia, los altos costos, los procedimientos arcaicos, entre otros problemas.” MALIK,
Waleed. Op. Cit. p. 13
131
BANCO MUNDIAL, Doing Business 2014. Facilidad para hacer negocios en Singapur. Cumplimiento de contratos.
Disponible en: http://espanol.doingbusiness.org/data/exploreeconomies/singapore#enforcing-contracts. Consultado el 02
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132
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http://www.crimsonlogic.com/Documents/pdf/resourceLibrary/brochures/eLitigation/eLitigation%20Brochure.pdf.
Consultada el 02 de noviembre de 2013.
133
BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 592.
37
realizada por María Dakolias, abogada del Banco Mundial, en 1999 Singapur tenía la tasa
más alta de depuración o evacuación entre varios países analizados134.
Así, las TIC en Singapur han disminuido en gran medida los tiempos de resolución de los
casos judiciales. También, han permitido la disminución de costos tanto para los abogados
como para la administración de justicia. Específicamente en relación a la notificación
electrónica, los abogados y la administración de justicia ya no deben invertir en envíos por
medio de empresas especializadas, ni contratar personal que realice las labores de
notificación. Lo anterior implica una disminución de costos de transporte y envío, como
también de tiempo. Igualmente, la notificación en Singapur disminuye considerablemente
el uso de papel, siendo además de costo-eficiente, una técnica más considerada y amigable
con el medio ambiente.
2. España
La primera norma que permitió emplear medios técnicos, electrónicos e informáticos para
el desarrollo de la actividad y ejercicio de las funciones de juzgados y tribunales, fue la Ley
Orgánica 16 de 1994 sobre el Poder Judicial, por la cual se reformó la Ley Orgánica 6 de
1985135. La ley de 1994 converge con algunas disposiciones procesales posteriores, como
las leyes de Enjuiciamiento Civil, Enjuiciamiento Criminal, Procedimiento Laboral y de
regulación de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, que permiten la utilización de
134
DAKOLIAS, María. Court Performance Around the World, Yale Human Rights & Development Law Journal. Vol. II.
87. 133, 1999. P. 133. Citado por: BLÖCHLINGER, Karen. Op. Cit. p. 591.
135
Después de la modificación, el art. 230 de la Ley Orgánica 6 de 1985 quedo redactado así: “1. Los Juzgados y
Tribunales podrán utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su
actividad y ejercicio de sus funciones, con las limitaciones que a la utilización de tales medios establece la Ley Orgánica
5/1992, de 29 de octubre, y demás leyes que resulten de aplicación. 2. Los documentos emitidos por los medios anteriores,
cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 3. Los procesos que se
tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que
la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los
términos que establezca la ley. […]”
38
medios electrónicos para la comunicación entre las oficinas judiciales y los ciudadanos, el
diligenciamiento de exhortos136 o incluso la práctica de pruebas por medios electrónicos.
136
El exhorto es una figura jurídico-procesal análoga al despacho comisorio. Artículos 171 a 175 de la Ley de
Enjuiciamiento Civil.
137
Este plan fue elaborado con la participación de la sociedad civil, el sector empresarial y, los actores del sistema de
justicia, como funcionarios judiciales, abogados, jueces, fiscales, etc. GOBIERNO DE ESPAÑA, Ministerio de Justicia.
Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012. p. 8. Así mismo, vale recalcar que a pesar de
existir en España de un órgano de gobierno del poder judicial, como lo es el Consejo General del Poder Judicial, el Plan
fue elaborado por el Ministerio de Justicia.
138
Ibíd. págs. 3-8.
139
Ibíd. p. 19.
140
Ibíd. págs. 20-21
141
Los cuadros de mando son sistemas que producen estadísticas, informes e indicadores, que se pueden consultar para
conocer el estado sobre distintas áreas de interés y ayudar, así, a la toma de decisiones. Ibíd. p. 84
39
interoperabilidad: crear una función que permita a los sistemas de información intercambiar
datos y compartir información y conocimiento; 7- Fortalecimiento institucional interno:
planificación estratégica, formación y desarrollo del capital humano, fortalecimiento de
estructura organizativa y sistematización de procesos administrativos. Para mayor claridad,
la siguiente gráfica142 muestra una visión general de la política de modernización de la
justicia:
Actualmente, la Ley 18 de 2011 reguladora del uso de las TIC en la justicia, pretende
establecer un marco regulador de utilización de las TIC en la administración de justicia
española. Esta ley contempla la creación de un sistema que permita a los ciudadanos y
operadores judiciales acceder por medios digitales a los servicios prestados por la
administración de justicia. El artículo 8 de la ley establece la obligatoriedad de usar medios
e instrumentos electrónicos para realizar los procedimientos judiciales. Sin embargo, esta
142
GOBIERNO DE ESPAÑA, Ministerio de Justicia. Op. Cit. p. 77
40
obligación queda supeditada a la regulación que expida el Consejo General del Poder
Judicial143, que corresponde al gobierno del Poder Judicial.
143
GONZÁLEZ DE GARZA, Luis M. Justicia Electrónica y Garantías Constitucionales. Madrid: La Ley, grupo Wolters
Kluwer, 2012. P. 141.
144
GOBIERNO DE ESPAÑA, Ministerio de Justicia. Expediente Judicial Electrónico, Informes de modernización
judicial en España. Disponible en:
http://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/1292347231187?blobheader=application%2Fpdf&blobheadername1=Content-
Disposition&blobheadervalue1=attachment%3B+filename%3DExpediente_Judicial_Electr%C3%B3nico.PDF.
Consultado el 02 de noviembre de 2013. p. 15
41
A pesar de estas funciones, conforme a las normas contenidas en la ley 13 de 2009 que
reforma la legislación procesal para la implantación de la nueva oficina judicial, en la
actualidad solamente tres actos procesales se pueden realizar por medio de Lexnet: la
presentación de escritos y documentos, el traslado de las copias y los actos de
comunicación por parte del órgano judicial145.
145
MIRA ROSA, Corazón. El Expediente Judicial Electrónico. Madrid: Dykinson, 2010. p. 43
42
b) Notificación electrónica.
Luego de tener estos insumos, es necesario saber si Lexnet está disponible en el Colegio de
Abogados al cual pertenece el abogado que pretende usar la plataforma. Así, Lexnet se ha
ido implementando para cada uno de los Colegios de Abogados, reunidos en el Consejo
General de la Abogacía Española, que es la entidad encargada de administrar la
plataforma147. La persona que pretende usar Lexnet debe ingresar a su sesión privada con el
usuario y la clave, ya sea en la página web del Colegio de Abogados de su residencia o en
la página web de la Red de Abogacía. Después de ingresar a su sesión privada, debe hacer
click en la aplicación de Lexnet donde se cargará un pantallazo con el nombre y apellidos
del usuario. Después de esto el sistema solicitará nuevamente el usuario y la clave de la
persona, quien deberá ingresarlos otra vez y, en este punto, se hará la certificación de su
firma electrónica148. Luego de ingresar a la plataforma se debe descargar e instalar el
aplicativo Applet que es el que permite firmar digitalmente los documentos que se envían.
146
RED DE ABOGACÍA, Abogacía Española. Manual del Usuario (Lexnet-Abogado). Disponible en:
http://www.abogacia.es/wp-content/uploads/2012/06/Manual-de-Usuario-LexnetAbogado-v1.pdf Consultado el 02 de
noviembre de 2013. p. 5
147
Actualmente existen en España 83 Colegios de Abogados. Ver: RED DE ABOGACÍA, Consejo General. La
institución. Disponible en: http://www.abogacia.es/conozcanos/la-institucion/ Consultado el 02 de noviembre de 2013.
148
Este sistema es de Public-key infrastructure (PKI). Según el num. 1° del art. 3 de la ley 59 de 2003: “La firma
electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser
utilizados como medio de identificación del firmante.”
43
Después de estos pasos, se tendrá acceso a Lexnet donde se podrán enviar y recibir
documentos de forma electrónica:
Después de ingresar a Lexnet, para observar y verificar las notificaciones se debe ingresar a
la función “Buzón Oficial”149:
149
RED DE ABOGACÍA, Abogacía Española. Manual del Usuario (Lexnet-Abogado).Op. Cit. p. 11
44
Para acceder al detalle de cada notificación, previamente hay que “Aceptarla”. El proceso
de aceptación de notificaciones recibidas implica la firma de una verificación de lectura por
cada una de las notificaciones que se aceptan150.
Luego de aceptar la notificación se debe ingresar nuevamente la clave del usuario que
contiene la firma electrónica. Esto generará la aceptación definitiva de la notificación y el
sistema abrirá una pantalla donde se confirma la aceptación y se hace un enlace al módulo
“Notificaciones aceptadas” para que el usuario verifique si se encuentra aceptada la
información que se le envió desde el despacho judicial.
150
Ibíd. p. 12
45
Por último, para revisar la información o documento que se ha recibido se debe hacer clic
en “asunto de notificación.151”
Para la apertura de los documentos recibidos el ordenador del usuario, desde donde se usa
la plataforma Lexnet, se deben tener instaladas las aplicaciones necesarias para la consulta
(lector de archivos en formato .pdf, lector de archivos en formato .rtf o .docx y visor de
ficheros en formatos gráficos jpg y/o tif)152.
151
Ibíd. p. 13
152
Ibíd.
46
Para mayor claridad del proceso ilustrado, a continuación se presenta una gráfica 153 del
proceso de registro de documentos y gestión documental del expediente electrónico:
Por medio de Lexnet a la altura de octubre de 2012, cada día se realizaban 135.000
notificaciones electrónicas. Por esto, el programa de Lexnet fue premiado con el Crystal
Scales of Justice por parte del Consejo de Europa y la Comisión Europea155. En este punto
vale aclarar que en la literatura especializada no hay estudios sobre el impacto específico de
Lexnet en la administración de justicia de España. Esto se debe en parte a la reciente
implementación de Lexnet en España–desde 2007-, como también a que su adopción ha
sido gradual. Sin embargo, la adopción gradual por parte de cada uno de los Colegios de
Abogacía es una señal del buen funcionamiento del sistema, ya que cada vez se van
sumando más Colegios de Abogados a la utilización de esta plataforma.
Por otro lado, en relación al expediente judicial y su gestión documental, hasta ahora se
hizo la implementación de la prueba piloto de esta funcionalidad de las TIC en la justicia
española. Así, como se mencionó antes, el expediente judicial se implementó solamente en
la Audiencia Nacional con el objetivo de identificar y definir el proceso de aplicación del
expediente judicial en el resto de tribunales y órganos de la administración de justicia. Para
lo anterior, se elaboró el documento de planeación: Expediente Judicial Electrónico,
Informes de modernización judicial en España, por medio del cual se busca el diseño del
proceso de implementación del expediente judicial en toda España.
154
CORPORACIÓN EXCELENCIA EN LA JUSTICIA. E-Justicia. Experiencias internacionales y colombianas en el
uso de las TIC para el mejoramiento de la administración de justicia. Tercera Versión. Bogotá D.C., 2013. p. 33
155
ABOGACÍA ESPAÑOLA, Consejo General. Lexnet, que alcanza cada día 135.000 notificaciones electrónicas, recibe
Premio “Crystal Scales of Juztice. Temas, Jurídica. 29 de octubre de 2012. Disponible en:
http://www.abogacia.es/2012/10/29/lexnet-que-en-2012-alcanzo-135-000-notificaciones-electronicas-diarias-recibe-el-vi-
premio-crystal-scales-of-justice/ Consultado el 02 de noviembre de 2013.
50
En este capítulo se hará una descripción del estado actual de implementación de las TIC en
la justicia colombiana, haciendo énfasis en la notificación electrónica y la gestión digital
del expediente judicial.
En la administración de justicia se han implementado las TIC en varios ámbitos, como por
ejemplo en la realización de audiencias virtuales, el acceso a información sumaria de los
procesos judiciales y el uso de correo electrónicos propios de la rama judicial156. Estos
avances se han realizado de forma esporádica y sin coordinación de los diferentes actores
que participan en la implementación de las TIC157. Lo anterior, entre otros factores, por la
ausencia prolongada de una política o plan de implementación de las TIC en la justicia
colombiana.
Así, hasta hace poco más de un año no se contaba con un plan o proyecto de
implementación de TIC en la administración de justicia. La Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura, como órgano encargado del gobierno judicial, adoptó en
febrero de 2012 por medio del Acuerdo No. PSAA12-9249, el Plan Estratégico
Tecnológico de la Rama Judicial (en adelante PET). Este documento constituye
actualmente el único proyecto de implementación general de las TIC en la justicia
colombiana. Sin embargo, a pesar de haber sido adoptado por la Sala Administrativa del
Consejo Superior de la Judicatura, el PET es un documento en estado de elaboración
porque en su propio texto hace referencia a un producto o documento final que: “constituirá
el eje alrededor del cual se desarrollarán todas las actividades de renovación tecnológica de
la Rama Judicial.158”
156
RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Op. Cit. págs. 26,
68-71.
157
La falta de coordinación es reconocida por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura en el Plan
Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial. RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura – Sala
Administrativa. Plan Estratégico Tecnológico de la Rama Judicial. Disponible en.
http://www.ramajudicial.gov.co/csj/downloads/UserFiles/File/ALTAS%20CORTES/CONSEJO%20SUPERIOR/Noticias/
PSAA12-9269Anexo.pdf Consultado el 02 de noviembre de 2013. p. 3
158
Ibíd. De esta expresión se infiere que es un documento en preparación como el Plan de Acción e Implementación del
Código General del Proceso.
51
El PET aprobado tiene una extensión de 17 páginas y fue producto de sesiones de trabajo
realizadas entre marzo y diciembre de 2001 por varios actores, como magistrados de la Sala
Administrativa, directores de varias unidades de la Sala Administrativa, representantes de
magistrados de Altas Cortes y el titular de la Dirección Ejecutiva de Administración de
Justicia159. También, se trata de un plan con un “horizonte temporal inicial de 6 años160”,
aunque no contiene un cronograma de plazos para la ejecución de acciones.
El objetivo general del PET es: “[…] convertirse en un instrumento de primer nivel que
oriente las políticas públicas destinadas a la incorporación del valor tecnológico de la Rama
Judicial.” Así mismo, su misión se consagra en los siguientes términos: “La misión del Plan
Estratégico Tecnológico no difiere de la que es propia de la Rama Judicial, alineándose así
plenamente con ella161”
Ahora bien, el PET contiene unos aspectos transversales para todo su desarrollo y unos ejes
estratégicos. Los aspectos transversales162 son: 1-Sostenibilidad: En la implementación de
las TIC se debe tener en cuenta su perdurabilidad, 2- Coordinación con iniciativas
nacionales e internacionales de Gobierno en línea: El PET hace parte de la sociedad de
información y sin perjuicio de la independencia de la rama se coordina con políticas de
Gobierno en línea, 3- Apoyo a la implementación de la oralidad: Las modernización de la
justicia debe tener en cuenta que la oralidad es un objetivo fundamental de la Rama
Judicial, 4- Auditoría de sistemas: Todo sistema implementado debe ser susceptible de
auditoría, 5- Grupo de coordinación y seguimiento: Se debe crear un grupo de seguimiento
de la implementación de las TIC compuesto por expertos y expertas de las Altas Cortes, 6-
Seguridad y calidad de la información: Debe existir un sistema de seguridad y gestión de
calidad para las TIC que se usen en la justicia, 7- Enfoque de género: En las actuaciones del
PET se debe tener en cuenta el enfoque de género, 8- Fortalecimiento de infraestructura
tecnológica: se debe fortalecer la infraestructura de las TIC en la justicia.
159
Ibíd.
160
Ibíd. p. 15
161
Ibíd.
162
Ibíd. págs. 7-8
52
2. Justicia en Red: Se debe crear una red que garantice una interoperabilidad técnica
y política. Además que permite la comunicación interna y externa, mejorando el
rendimiento del correo electrónico, la gestión documental y el portal web de la
Rama Judicial.
4. Gestión del cambio: Se debe procurar el mejoramiento del sistema por medio del
fortalecimiento de las capacidades de los equipos de apoyo técnico, con acciones de
sensibilización y capacitación.
Estos ejes estratégicos comprenden unos proyectos y componentes que todavía no tienen un
cronograma o plazos para su ejecución. El PET tampoco determina las instituciones o
funcionarios encargados de la ejecución y cumplimiento de los proyectos y componentes de
cada eje estratégico.
163
Ibíd. págs. 9-15
53
Por último, es necesario señalar que el PET contará con un modelo de gestión propio
integrado por dos niveles: político y técnico. El político será desempeñado por la Sala
Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura y el técnico por el Jefe del Proyecto
asistido por el grupo de coordinación y seguimiento. En este momento no se ha definido ni
el modelo de gestión, ni el Jefe de Proyecto, ni el grupo de coordinación y seguimiento164.
El artículo 103 del C.G.P dispone: “En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el
uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los
procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar
su cobertura. Las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos. La
autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan generar, archivar y
comunicar mensajes de datos.”
Esta norma contiene una acción programática que hace parte del C.G.P y la cual consiste en
procurar la utilización de las TIC en los procesos regidos por el Código. Esta acción
programática, a su vez, se pretende materializar con el Plan de Justicia Digital. El Plan de
Justicia Digital, según el mismo artículo precitado, “[…] estará integrado por todos los
procesos y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional por medio de las
tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar
expedientes digitales y el litigio en línea. El plan dispondrá el uso obligatorio de dichas
164
Ibíd. p. 16
54
tecnologías de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de
acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para ello.”
Así, tanto el Plan de Justicia Digital como el Plan de Acción para la Implementación del
Código General del Proceso son los proyectos que implementarán el uso de las TIC en los
despachos judiciales que ejerzan las competencias previstas en el C.G.P. Ahora bien, a
pesar de todo lo anterior, ninguno de los dos planes ha sido elaborado en su totalidad. El
Consejo Superior de la Judicatura expidió en mayo de 2013 un “proyecto” del Plan de
Acción para la Implementación del Código General del Proceso 165 y no ha expedido el Plan
de Justicia Digital ni en versión preliminar.
Entonces, hasta ahora frente a las acciones programáticas del C.G.P en relación a la
implementación de las TIC solamente se conoce un proyecto del Plan de Acción para la
Implementación del Código General del Proceso. En este documento se establece como
165
Este Plan los expidió la Sala Administrativa del Consejo Superior dela Judicatura, por medio del Acuerdo No.
PSAA13-9927 de junio 6 de 2013, y sustituyendo la versión previa del plan expedida por esta misma entidad el 11 de
enero de 2013, por medio del Acuerdo No. PSAA13-9810.
55
Estos objetivos, a su vez, se realizarán por medio de las siguientes acciones166 (las casillas
resaltadas se relacionan con la notificación electrónica y la gestión digital del expediente):
166
La tabla de acciones se compone de información del proyecto de Plan de Acción e Implementación del C.G.P como
también del Informe al Congreso de la República, sobre el estado actual de la administración de justicia. 2012.
56
Dirección Ejecutiva de
Administración Judicial (DEAJ)
Otorgar a cada juzgado y autoridad judicial, La Unidad Informática de la
de una dirección de correo electrónico oficial Dirección Ejecutiva de
7 con aplicativos que permitan interactuar al Administración Judicial (DEAJ),
usuario con el juez, además un otorgamiento por medio del sistema
167
de contraseñas para los distintos usuarios . CITANET.
Diseñar e Implementar un Sistema de Gestión La Unidad de Registro Nacional
Documental parametrizado en cada una de las de Abogados (URNA).
especialidades a que se refiere el CGP.
8
Deberá permitir el sistema la creación de
expedientes electrónicos, con datos como
audiencias.
El Sistema de Gestión Documental impone la Unidad Coordinadora Proyecto
adquisición de: computadores, servidores, Banco Mundial (UCPBM) y la
9 equipos para audiencias virtuales, escáneres Unidad Informática de la
de alta capacidad, equipos de microfilmación, Dirección Ejecutiva de
tablas de retención, redes LAN y WAN.) Administración Judicial (DEAJ)
Proveer de un servicio de hosting para el
10 alojamiento y manejo de archivos exclusivo
para la Rama Judicial.
Implementar los siguientes registro: a) La Unidad Informática de la 1 de enero de
Registro Nacional de Personas Emplazadas, Dirección Ejecutiva de 2014.
11 b) Registro Nacional de Apertura de Procesos Administración Judicial (DEAJ)
de Pertenencia, c) Registro Nacional de y, el Centro de Documentación
Apertura de Procesos de Sucesión. Digital (CENDOJ).
12 Implementar la subasta en línea
Implementar la identificación electrónica de La Unidad de Registro Nacional
abogados litigantes. Además un sistema de de Abogados (URNA)168.
13 información con las Universidades para el
trámite de licencias provisionales y
temporales.
14 Crear un Plan de Contingencia para resolver
167
En la Implementación de la ley 1437 de 2011 se está utilizando el sistema de correspondencia oficial SIGOBIUS, para
enviar y recibir correspondencia digital.
168
Ibíd. p. 34
57
169
Un ejemplo es la licitación pública LPI No: FSJ-65-LPI-B-01-02 que tiene por objeto la adquisición de equipo
tecnológico para apoyar la oralidad en las especialidades civil, laboral y familia en Bogotá, Barranquilla, Cali, Cartagena
y Medellín. Este equipo consiste en micrófonos, equipos de almacenamiento de datos, computadores, etc.
58
Por otro lado, se han creado correos electrónicos para los juzgados y tribunales
administrativos del país, con dominio @notificacionesjudiciales.ramajudicial.gov.co. Sin
embargo, estas cuentas no se le han asignado a los abogados para recibir las notificaciones
sino solamente a los despachos judiciales.
170
RAMA JUDICIAL, Consejo Superior de la Judicatura. Informe al Congreso de la República. 2012. Op. Cit . págs. 68-
69
171
Ibíd.
172
Ibíd.
59
Capítulo 4: Conclusiones
Del análisis del presente texto se derivan las siguientes conclusiones frente a la
implementación de las TIC en la administración de justicia, especialmente en lo que
respecta a la notificación electrónica y la gestión digital del expediente. Estas conclusiones,
a su vez, son recomendaciones relacionadas con los procesos y enfoques que con base en
las experiencias comparadas deberían seguirse en relación a la implementación de las TIC
en la justicia colombiana.
implementación de las TIC en estos países se realizó de manera general en toda la justicia,
aunque gradualmente.
Así, la implementación de las TIC en la justicia según las disposiciones de cada Código
implica una descoordinación entre las TIC que se usan en cada jurisdicción, una repetición
innecesaria de procesos de implementación y un aumento de los costos de implementación
porque cada Código implicaría un diagnóstico, ejecución y consolidación del proyecto de
uso de las TIC.
Las plataformas de Electronic Filing System y de Lexnet son centrales en el uso de las TIC
tanto en Singapur como en España. Así, estas plataformas han permitido implementar las
TIC de forma gradual en dichos países, complementando y añadiendo con el paso del
tiempo más funcionalidades en cada plataforma. Siendo así, estas plataformas comenzaron
con algunas funciones muy precisas y fueron volviéndose más complejas con el paso del
tiempo al agrupar nuevas funciones.
En Colombia no existe propuestas para la creación de una plataforma de litigio online que
según las experiencias comparadas de varios países es un eje central en el uso de las TIC en
la justicia.
La notificación electrónica, según las experiencias comparadas, deben abarcar todas las
comunicaciones emitidas por los despachos judiciales, sin importar si se tratan de
providencias judiciales o de otro tipo de documentos o información relevante para el
proceso (despachos comisorios, oficios, noticias, etc.). También, la notificación electrónica
debe sustituir todas las formas de notificación escrita que existen. Siendo así, al
implementarse las TIC en la notificación judicial no es necesario distinguir entre edicto,
estado, aviso, etc.
Para poder verificar la notificación efectiva de la información, las TIC deben tener
funciones de notificación electrónica que permitan la elaboración de certificados de entrega
que sirvan como medio de prueba que acrediten la efectiva notificación.
Por lo anterior, el diseño de una plataforma tecnológica que permita realizar notificaciones
electrónicas debe enfocarse en las notificaciones que se realizan dentro del proceso,
después de vinculadas las partes. En Colombia, actualmente estas notificaciones son
demoradas y corresponden más que todo a estados judiciales.
11. El arancel judicial puede ser el pago de tarifas derivado del uso de la
plataforma digital.
12. Debe existir una entidad pública o privada que administre la plataforma de
litigio online.
Tanto en Singapur como en España existe una entidad encargada de la administración del
sistema de litigio online, ajuna a la estructura orgánica de la administración de justicia. Así,
en España es el Consejo General de la Abogacía Española el encargado de administrar
Lexnet, mientras que en Singapur Crimsonlogic Ltd. es la empresa encarga de administrar
el Electronic Filing System.
64
Estas experiencias demuestran que en Colombia el enfoque que se da a las TIC como
soporte y promoción de la oralidad, según el PET, no es acertado. El hecho que ahora los
procedimientos sean orales se contradice en gran medida con el expediente digital ya que
éste contiene documentos electrónicos que se usan en las etapas procesales escritas. Así, si
se pretende usar el expediente digital se debe analizar la forma de hacerlo compatible con la
oralidad o de usarlo solamente en procedimientos escritos dada su eficacia en reducir los
tiempos de la justicia.
65
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