PROCEDIMIENTO

CHILE
NÚMERO: C_1749 FECHA INICIAL 22-03-2016
NOMBRE : Alarmado de Productos en Locales FECHA PUBLICACIÓN: 06-05-2016
Santa Isabel

INDICE

1 OBJETIVO ................................................................................................................................................... 2

2 ALCANCE .................................................................................................................................................... 2

3 DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 2

4 REFERENCIAS............................................................................................................................................ 2

5 DISPOSICIONES ......................................................................................................................................... 2

6 PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................................... 3
6.1 Definición de Cantidades y Tipos de Alarmas ....................................................................................... 3
Responsable: Encargado y/o Asistente Control Interno .............................................................................. 3
6.2 Compra / Traspaso de Alarmas ............................................................................................................ 4
6.3 Almacenamiento de Alarmas ................................................................................................................. 5
6.4 Entrega de alarmas para Etiquetado de Mercadería ............................................................................. 5
Responsable: Encargado o Asistente de Control Interno. .................................................................................. 5
6.5 Control de Etiquetado de Alarmas ......................................................................................................... 6
Responsable: Encargado o Asistente de Control Interno ................................................................................... 6
6.6 Chequeo Recursos Técnicos ................................................................................................................. 7
Responsable: Encargado o Asistente Control Interno ................................................................................. 7
6.7 Etiquetado de Mercadería ...................................................................................................................... 7
Responsable: Jefe / Encargado de Sección ................................................................................................ 7
6.8 Retiro / desactivación de Etiquetados de Alarmas ................................................................................ 8
Responsable: Jefe de Cajas ........................................................................................................................ 8
Responsable: Operador de Caja / Reponedor ............................................................................................. 8
6.9 Elaboración Informe Mensual ................................................................................................................ 8
Responsable: Encargado o Asistente de Control Interno ............................................................................ 8

7 ANEXOS ...................................................................................................................................................... 9

Código Ética y Prácticas Gobierno Corporativo / Ethics Code and Corporate Governance Practices:
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1 OBJETIVO

Normar el proceso general de Alarmado de Mercadería en Sala de Ventas para locales Santa Isabel.

2 ALCANCE

Este procedimiento está dirigido a: Control Interno, Jefe de Sala o Encargados de Sección, Área de Cajas
y Operador Digitador de Locales Santa Isabel.

Aplica desde que en el Área de Control Interno, en conjunto con el Jefe de Sala o Encargados de Sección,
definen los tipos y cantidad de alarmas requeridas, hasta que el Área de Control Interno clasifica las
alarmas usadas y las embolsa para su reutilización.

En caso de generar excedentes de alarmas recuperables, éstas deben ser enviadas al CD J815, conforme
al procedimiento. (C_1720 Recirculación de Alarmas Acustomagneticas).

3 DEFINICIONES
 Producto Sensible: es aquel producto, que por su condición de hurto (vulnerable) debe ser
protegido con alarma.
 Alarmas Reutilizables: son aquellas alarmas que, una vez utilizadas para etiquetar un
producto y extraídas de éste por la venta, son recuperadas para etiquetar nuevos productos en el
local.
 Alarmas Desechables: son aquellas alarmas que, una vez utilizadas para etiquetar un producto
y escaneadas por Cajas son desactivadas y se van con el producto, sin ser reutilizadas.
 Producto factible de alarmar: es toda aquella mercadería en la cual es posible ubicar una
alarma adhesiva o de otro tipo y que dada su característica y envase, no anula el funcionamiento
de la alarma.

GST: (Global Source Tagging) Certificados y etiquetados en origen por el proveedor.

4 REFERENCIAS

Manual de Protección Alarmado en Origen. (PAO), entregado a los locales durante la

implementación de Equipos EAS.
Procedimiento C_1720 Recirculación de Alarmas Acustomagneticas.

5 DISPOSICIONES
 La política general de Control Interno Sisa establece que todo producto de mercadería, factible
de alarmar, y con un valor de venta igual o superior a $5.000 debe ser alarmado, sin perjuicio de
que existan productos de menor valor que por su vulnerabilidad también deben ser alarmados.
 Productos considerados como sensibles. Estos productos son 30 por cada sección (Abarrotes,
Deportes, Electrónica, Electro Hogar, Botillería, Juguetería, Librería, Menaje, Perfumería, Textil,
Ferretería, Carnicería y Fiambrería) pudiendo en algunos casos ser una cantidad menor de
productos.
 Diariamente, Control Interno deberá chequear el correcto etiquetado de 3 productos por sección
en forma aleatoria.

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 Deberá que existir en el local un stock de alarmas adecuado a las necesidades de etiquetado, no
pudiendo faltar éstas en ningún momento.
 Los componentes EAS (Antenas-Desactivadores-Destrabadores) permanentemente deben estar
operativos.

 Los gastos derivados de la adquisición de alarmas para la mercadería deben ser cargados a la
cuenta “Consumo Interno” del local.

6 PROCEDIMIENTO

6.1 Definición de Cantidades y Tipos de Alarmas

Responsable: Encargado y/o Asistente Control Interno

 Reúnase con el Jefe de Sala o Encargado de Sección de las distintas áreas, en conjunto definan
el tipo y cantidad de alarmas necesarias para la sección (Anexo 1, Alarmas en uso Sisa).

 Determinen los productos que son sensibles para incluirlos en el listado de productos a alarmar,
aplicando el criterio de la clasificación de tipos de productos que se describe a continuación
(Anexo 2 Productos Sensibles por Sección).

Tipos de Productos:
 Productos según informes y estadísticas de hurtos, mermas y diferencia de inventario.
 Cantidad de alarmas reutilizable y desechable disponibles en el local.
 Productos NO considerados en el Informe Alarmados en Origen (GST)
 Productos que estando en el Informe Alarmados en Origen (GST) pero que el proveedor no
esté dando cumplimiento.

 Mensualmente, podrá modificar y actualizar este listado el 1er. Lunes de cada mes,
previa revisión con el Gerente o Subgerente del Local, Encargado Inventario, Jefe de Sala /
Encargado Sección.

Los motivos de cambios podrían corresponder a:

 Cambio de estacionalidad;
 Descontinuación del Producto;
 Merma por hurto;
 Mayor vulnerabilidad;
 Diferencia de Inventario;
 Estadísticas de control Interno y Prevención de Perdida;
 Eventos relevantes, ejemplo; día de la madre, día del padre, fiestas patrias, navidad, año
nuevo, inicio año escolar, otros.

 Determine la cantidad de productos que requieren ser alarmados, para determinar el stock de
alarmas que necesitará en el local.

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 Además de lo especificado en el punto anterior, reciba de las distintas áreas los requerimientos
específicos que tengan en relación a alarmas, y considérelos en el pedido de alarmas que
realizará.

Determine los tipos de alarmas que necesitará y la canalización de su obtención:

 Comprar al proveedor.
 Traspasar del CD J599 (Alarma desechable)
 Traspasar del CD J815 (Minipencil-Alarma reutilizable).

En el caso de que se requiera comprar alarmas al Proveedor, mediante correo electrónico, con copia a las
áreas involucradas, haga llegar el requerimiento de compra al Operador/Digitador del Local. Del mismo
modo, en el caso de que se requiera efectuar un traspaso del CD, mediante correo electrónico, con copia
a las áreas involucradas, haga llegar el requerimiento de traspaso al Operador/Digitador del Local.

6.2 Compra / Traspaso de Alarmas

Responsable: Operador Digitador del Local

 Mediante correo electrónico del Encargado y/o Asistente de Control Interno, reciba el
requerimiento de adquisición / traspaso de alarmas (ver Anexo 2, Hoja 2), Requerimiento
de Alarmas Sisa.

 En el correo de solicitud de pedido deben estar en copia todas las áreas

involucradas.

 En el caso que corresponda efectuar Adquisición:

 Gestione la generación de la Orden de Compra.

 Remita, vía correo electrónico con copia al Gerente del Local y Encargado y/o Asistente
de Control interno, la respectiva orden de compra al proveedor detallando Ítem, Artículo,
Descripción, Cantidad pedida y Precio.

 Los insumos (alarmas) por adquirir deben tener código Sap y validados por la Gerencia
de Control Interno y Seguridad. Para ello, complete el formulario Requerimiento de
Alarmas Sisa (ver Anexo 2, Hoja 2), con las cantidades de alarmas descritas por su
tipo y secciones a las que serán destinadas.

 Considere que el gasto a efectuar se debe imputar a la cuenta “Consumo Interno” del
Local.

 En el caso que corresponda efectuar Traspaso:

 Solicite el Pedido de Traspaso por Sap, teniendo presente que:

 La Alarma Desechable SAP 10000003005. se efectúa al CD J599. Considere que el gasto

a efectuar se debe imputar a la cuenta “Consumo Interno” del Local.

 La Alarma Reutilizable Minipencil. Se efectúa al CD J815. Sin costo para el local.

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6.3 Almacenamiento de Alarmas

Responsable: Encargado y/o Asistente Control Interno

Debe procurar que en todo momento cuente con el Stock de alarmas necesarias para el etiquetado de
productos sensibles por parte de las secciones, no habiendo justificación alguna para tener faltantes.

 Reciba de Recepción las alarmas compradas directamente al Proveedor o recibidas

desde el CD, verificando que corresponda al detalle de las cantidades y tipos de alarmas
solicitadas, según formulario de requerimiento de Alarmas Santa Isabel (ver Anexo 2,
Hoja 2).

 Ponga a resguardo las alarmas como un bien valorado en la sala de monitores, y si ésta
no tiene la capacidad de almacenaje, trasládelas a un lugar seguro dispuesto por la
Gerencia del Local, manteniendo lo mínimo necesario en la sala de monitores.

 Realice un control de Stock de alarmas al momento de recibir el turno.

 Registre el stock de alarmas en el “Libro de Control de Recepción” y “Entrega de

Alarmas” de control interno (ver Anexo 2, Hoja 3).

 Prepare la entrega de las Alarmas Reutilizable a los Encargados de Sección, sepárelas en

bolsas plásticas transparente, y escriba el tipo y cantidad con plumón de color negro en la
bolsa.
 Diariamente al cierre del local reciba desde Cajas las alarmas reutilizables que se
recuperaron durante el día.

 Clasifique las alarmas, según su tipo y embólselas.

 Cuente las alarmas clasificadas según tipo, actualice le Stock y déjelas en resguardo en la
sala de monitores lista para entregar al día siguiente, según requerimientos.

6.4 Entrega de alarmas para Etiquetado de Mercadería

Responsable: Encargado o Asistente de Control Interno.

 Haga entrega al Jefe o Encargado de Sección o quien retire, la cantidad de alarmas acordadas
para el etiquetado de mercadería del Área.

 El horario de entrega diaria de alarmas será regulado internamente por el respectivo Encargado
y/o Asistente de Control Interno según las características particulares de cada local, considerando
no interferir en la función principal del local.

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 Solicite la firma y timbre, del Encargado de Sección o de quién retire (siempre un Colaborador
interno, nunca un externo) en el Libro de Control de Recepción y Entrega de Alarmas (ver
Anexo 2, Hoja 3).

 Controle y firme diariamente este libro, responsabilizándose por los controles efectuados.

6.5 Control de Etiquetado de Alarmas

Responsable: Encargado o Asistente de Control Interno

 Conforme a lo detallado en el listado mensual GST, en el proceso de recepción verifique que los
productos cuenten con el alarmado en origen, de lo contrario, informe el incumplimiento al Área
de Protección y Alarmado en Origen, así mismo proceda a incluir dicho producto en el listado de
mercadería sensible para alarmar en el local. (ver Anexo N 2, Hoja 1).
 Diariamente, verifique los productos sensibles establecidos en el (Anexo 2, Hoja 1) en conjunto
con el Jefe de Sala o Encargado de Sección de las distintas áreas se encuentren alarmados, en
cada una de las secciones.

 Para ello debe revisar 3 productos en cada sección.

 En el caso de detectar novedades (sin alarmar o alarmados), indíqueselas al Encargado de

Sección para su implementación o corrección, informando al Gerente o Encargado del Local.
 Deje constancia de la revisión de productos sensibles alarmados en el “Libro Diario de
Alarmado de Mercadería” (ver Anexo 2, Hoja 4), el cual debe quedar posteriormente a
resguardo junto a la carpeta de productos sensibles que se encuentra en la Oficina de Gerencia
del Local.
 Traspase la información del Libro Control Alarmado de Mercadería a la Planilla diaria de
cumplimiento gestión de alarmados productos sensibles. (ver Anexo 2, Hoja 4) Y
(ver Anexo 2, Hoja 5).

 La carpeta que contiene la información de productos sensibles, debe estar

disponible en la oficina de la Administración del Local, para la revisión del Gerente de
Control Interno, Jefe Zonal de Control Interno y cualquier jefatura del Local que estime
pertinente revisar. El listado de los productos sensibles, debe llevar la firma del
Encargado de Local y del Encargado y/o Asistente de Control Interno, con la última fecha
de actualización.

 Mediante Correo electrónico, antes de las 10:00 horas, informe al Gerente del Local con copia a
los Encargados de Secciones, sobre el resultado de la revisión diaria.
 Periódicamente, realice capacitación a los Operadores de Caja /Cajero Reponedor y personal en
inducción, sobre los siguientes temas:
 Lugar en que se etiquetan los productos.
 Procedimientos de desactivación.
 Custodia de alarmas recuperables.

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6.6 Chequeo Recursos Técnicos

Responsable: Encargado o Asistente Control Interno

 Revise diariamente al inicio del turno el funcionamiento del Sistema EAS (Antenas-
Desactivadores-Destrabadores) y efectúe si es necesario las medidas administrativas que se
derivan ante el Servicio Técnico, según procedimiento establecido en el “Manual Usuario
PAO” para solicitar Servicio Técnico EAS (ver Anexo N° 1, Página 2).
 En cada inicio de jornada, verifique que en el sector de cajas se remuevan los seguros de los
des-trabadores de alarmas, y que éstos sean asegurados al término al cierre del Local.

Destrabadores
Tener presente que durante las horas de atención a público solo los
de cajas que estén abiertas pueden estar Des-asegurado.
 Al final del turno, reciba del Guardia de Acceso (s) de Antenas, el “Registro de Activaciones
de Antenas Acustomagneticas” (ver Anexo 2, Hoja 7).

6.7 Etiquetado de Mercadería

Responsable: Jefe / Encargado de Sección

 Reciba del Encargado y/o Asistente de Control Interno, las alarmas ordenadas por tipo y cantidad
para el etiquetado de productos sensibles de su sección.

 Verifique los tipos y cantidades de alarmas que está recibiendo, correspondan a lo registrado en
el Libro de Control de Recepción y Entrega de Alarmas.

 Si existe alguna diferencia comuníquelo al personal de Control Interno para corrección.

 Si la información es consistente, firme y timbre el Libro de Control de Recepción y Entrega de

Alarmas, como recibido conforme.

 Instruya y controle al personal a su cargo sobre los productos a etiquetar, según la Política
General de Control Interno y los lugares donde colocar la alarma, para que realicen la protección
de productos sensibles. (ver Anexo N° 2, Hoja N° 1) y (ver Anexo 1, página N° 1).

 Verifique el correcto etiquetado de productos, poniendo especial atención en aquella mercadería

sensible que se encuentran en su sección.

 Tome conocimiento de la revisión realizada diariamente por control interno y corrija de inmediato
las observaciones. Firme la planilla de Control de Alarmado diario, como evidencia de la toma de
conocimiento.

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6.8 Retiro / desactivación de Etiquetados de Alarmas

Responsable: Jefe de Cajas

 Instruya a los Operadores de Caja, Reponedor en el manejo, control, desactivación y

almacenamiento provisorio de las alarmas reutilizables en los productos, así como la ubicación de
éstas en los distintos tipos de productos.

 Instruya a los Operadores de Cajas, para que al inicio de la jornada, desaseguren los
Destrabadores ubicados en cada caja, y que al término de la jornada los vuelvan a asegurar,
utilizando la llave destinada para este fin.

 Cada vez que durante el turno se abra o cierre una caja, la Control Cajas debe
desasegurar o asegurar el respectivo Destrabador, según corresponda.

Responsable: Operador de Caja / Reponedor

 Reciba instrucciones del Encargado y/o Asistente de Control Interno y Jefe de Cajas, con
respecto al manejo, control, desactivación, destrabar y almacenamiento de las alarmas en los
productos, así como la ubicación de éstas en los distintos tipos de productos.

 Revise que el Destrabador de la caja asignada esté desbloqueado (sin seguro), antes de
comenzar a trabajar.

 Cuando atienda público, revise los productos que están etiquetados, desactivando las alarmas
que correspondan o destrabando aquellas que son reutilizables.

 Durante su turno, almacene en un depósito aquellas alarmas reutilizables.

 Aquellos productos que cuenten con alarma blanda y que por cualquier motivo hayan pasado por
el quemador y no fueron finalmente adquiridas por el cliente, debe dar aviso a través de los
Controles al Jefe de Caja, para que se instruya colocar una nueva etiqueta.

 Durante su turno, entregue todas las alarmas reutilizables a la Control Cajas, para que sean
entregadas durante el turno a personal de Control Interno.

6.9 Elaboración Informe Mensual

Responsable: Encargado o Asistente de Control Interno

 Semanalmente (cada lunes) complete en la Carpeta Compartida de Control Interno, el

“Cumplimiento de Alarmado en Productos Sensibles” (ver Anexo 2, Hoja 5).

 Mensualmente elabore un informe de “Actividades de Alarmas por Incumplimiento de

Cajeros (ver Anexo 2, Hoja 6) y envíe un correo electrónico al Gerente del Local, con copia a la
Jefe de Cajas y Jefe Zonal Control Interno, proponiendo las medidas correctivas.

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7 ANEXOS

Anexo N° 1: Tipos de Alarmas en Uso y Procedimiento para Solicitar Servicio Técnico EAS

Anexo N° 2: Planillas y Formularios para Alarmado de Productos.

Anexo N° 3: Tipos de Productos Alarmados.

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