INTRODUCCIÓN

En un negocio, el área de recepción se encarga de realizar múltiples tareas que

dan la primera impresión al cliente sobre el establecimiento; de hecho, hay autores
que afirman que la recepción es la imagen del negocio y que hay que cuidar que
no solo sea una imagen impecable, sino que realmente funcione como debe ser,
pues la primera impresión cuenta muchísimo para el que llegue: cliente, paciente o
visitante.

Una de las tareas de mayor importancia de una recepción es el registro de

visitantes. Como auxiliar de oficina es muy probable que tengas la responsabilidad
de registrar a toda la gente que llega al establecimiento en el que se labora.

El registro de visitas tiene varios propósitos que se detallarán en este módulo.

Uno de los principales propósitos es la seguridad. Al solicitar a la persona que llega
que se anote en un cuaderno de visitas y comparar su nombre y firma con su
identificación oficial, te estas asegurando de que la persona sea quien dice ser.

Esto, que parece intrascendente, realmente conlleva hoy en día una gran
responsabilidad. ¿te puedes imaginar que una persona se haga pasar por otra?

La recepción también es el centro de información de la empresa. Incluso, cuando

hay un nuevo empleado, seguramente se dirigirá al área de recepción a preguntar
donde se pueden pedir taxis, en donde venden café, cual es la parada de autobús
mas cercana, etc.
 RECEPCION DE VISITAS

I. RECEPCIONISTA
Según la R.A.E. es la persona encargada de atender al público en una
determinada empresa o centro de reunión

II. ASPECTOS GENERALES DEL RECEPCIONISTA

A. Importancia de la imagen.
B. Ser servicial, paciente y tener buenos modales
C. Buena planificación y organización del trabajo
D. Adaptabilidad y preocupación por cliente
E. Simpatía y cortesía: saludar, amabilidad, tono de voz, respeto, protocolo,
empatía, asertividad.
F. Discreción, puntualidad, preguntar y resolver las dudas.
G. Ser servicial, paciente y tener buenos modales.
H. Responsabilidad, honestidad y diplomacia.

III. TIPOS DE VISITAS

A. Visitantes desconocidos y casuales. - Explicarle las características de
la empresa. Ubicarle en la empresa
B. Personas relacionadas con el negocio. - Trato ágil, rápido, concreto,
eficiente
C. Miembros de la familia y amigos personales. - En función de la
normativa de la empresa. Deben ser visitas puntuales, importantes, y
breves. No deben influir en el desarrollo de las demás visitas
D. Visitantes frecuentes y conocidos. - Trato más cercano
E. Directivos de otras empresas. - Este tipo de visitas debe realizarse en
una sala de visitas para que se sientan cómodos y exista una mayor
intimidad para tratar los asuntos. La sala debe tener colores claros,
temperatura agradable, ambiente agradable, etc.
F. Visitantes que asisten a una entrevista. - Puntualidad y en caso de que
no exista saber dar explicaciones
IV. VISITA
Visita es la acción de visitar (ir a ver a alguien o algo por cualquier tipo de
motivo).
Suele tratarse de una acción de cortesía que se concreta yendo a la casa de un
familiar, amigo, lugar, empresa o institución pública o privada. La persona que visita
también puede ser nombrada por este término.

Un visitante es una persona que tiene destino principal distinto al de su entorno

habitual, por una duración inferior a un día, con cualquier finalidad principal (ocio,
negocios u otro motivo personal) que no sea la de ser empleado del lugar donde
visita.

V. REGISTRO DE VISITAS EN INSTITUCIONES PUBLICAS

Toda Institución Pública o Gubernamental está obligada a realizar protocolos,
registro y control de las visitas de personas naturales o representantes de alguna
institución o empresas, entre otros.

Para ello todas las Instituciones Gubernamentales cuentan con una plataforma
(Software) de Registro y Control de Visitas.

Es la plataforma en donde se registra y publica información, en tiempo real, sobre

las visitas que reciben los funcionarios y servidores del Estado, así como el motivo
de las mismas, con el fin de fomentar la integridad y transparencia de su actuación
en el cumplimiento de sus funciones.
Esta información es pública y debe estar contenida en formato de datos abiertos
reutilizables.

VI. CONTROL Y REGISTRO DE VISITAS EN EMPRESAS

Llevar un control y registro de las visitas en la empresa de forma apropiada
resulta fundamental para el funcionamiento adecuado y la buena imagen de la
compañía. Descubre con Grupo SPEC los puntos clave para hacerlo con éxito.
 El correcto registro de visitas permite a las empresas mostrar una buena imagen
y, sobre todo, mantener la seguridad de las instalaciones, de los secretos de la
compañía y de las personas que se encuentran dentro del edificio. El control de
visitantes ofrece información sobre el número de personas que acceden a un
determinado lugar, las zonas en las que hay una presencia ajena a la empresa y
los datos personales de los no habituales.

Independientemente de si la visita está programada o si es imprevista, resulta

imprescindible registrar algunos datos relevantes. Llevar un control adecuado de
las visitas ofrece muchas ventajas y ayuda al correcto funcionamiento de la
compañía.

VII. PROTOCOLO DE VISITAS

El protocolo de visitas para empresas es un conjunto de medidas y
procedimientos establecidos por una empresa para recibir a visitantes en sus
instalaciones. Este protocolo es importante ya que puede mejorar la seguridad y la
eficiencia de la empresa, además de crear una buena imagen para la misma.

El protocolo de visita es un conjunto de medidas y procedimientos que se deben

seguir para recibir a visitantes en las instalaciones de una empresa. Este protocolo
establece:

A. Normas de comportamiento para los visitantes

B. Medidas de seguridad necesarias
C. Procedimientos que se deben seguir para garantizar que la visita sea segura
y eficiente

Al establecer un protocolo de visitas, se pueden definir medidas de seguridad y

procedimientos a seguir para asegurar que todas las visitas sean recibidas de
manera adecuada y se eviten situaciones incómodas o peligrosas.
VIII. COMPONENTES ESENCIALES DE UN PROTOCOLO DE VISITAS
Los componentes esenciales de un protocolo de visitas para realizar un
adecuado control de visitantes en empresas incluyen:

A. Normas de comportamiento para los visitantes

B. Medidas de seguridad
C. Procedimientos a seguir
D. Roles de los empleados.
E. Objetivos de la visita
F. Riesgos potenciales para definir las medidas de seguridad necesarias.

Los procedimientos deben establecer claramente el proceso de llegada,

registro, recorrido y salida de los visitantes. Por último, los roles de los
empleados deben estar definidos para garantizar que cada uno sepa lo que se
espera de ellos durante la visita.

IX. CUADERNO DE VISITA

Es aquel Registro en donde figura toda la información del visitante.
Esta puede ser en físico cuaderno físico (algo que ya es descontinuado) o
mediante una Software de Aplicación (más usada actualmente a razón de su eficaz
control y registro).
En algunos casos ya existen los sistemas de registro de visitas electrónicos
mediante tarjetas electrónicas, en donde los accesos o áreas autorizadas se abren
a los visitantes según lo autorizado en sus tarjetas.

X. TARJETA DE VISITA O VISITANTE

Una de las medidas de seguridad para evitar que el visitante evite transitar por
áreas restringidas o no accesibles son las Tarjetas de Visitas.

Estas tarjetas cuentan con identificación, pueden estar clasificadas para

determinadas áreas, pisos, oficinas, etc.
De esta manera el personal de seguridad o los sistemas de vigilancia ayudaran
a que el visitante pase un mal rato, se exponga a un área no deseada o
simplemente evitar un atentado o daño por parte de una visita no clasificada para
determinada área. O transite por un área exclusivamente de máxima seguridad o
peligro latente.

Verás cuando llegas a una empresa, lo normal es que le digas a la persona que
está en Recepción: tu nombre, empresa y con quién vas a reunirte.

De esta forma la recepcionista te apunta en el registro del control de visitas y

avisa a tu contacto para que vaya a recibirte y acompañarte a la sala de reuniones.
Sin embargo, siempre hay personas que se creen que la recepcionista forma
parte del decorado de la oficina. La ignoran y entran directamente en la oficina,
dándose el paseo hasta encontrar a quien quieren ver.

En muchas empresas hay un registro de control de visitas, donde se anota quién

llega y con quién se reúne. Entre otras cosas por motivos de seguridad. Más allá
de las 4 paredes de tu oficina, los demás no te conocemos y cuando llegas a otra
empresa no se sabe si vas a una reunión de tour turístico a cotillear cómo son otras
empresas (espionaje industrial) robar bolsos, carteras, móviles y todo el material
que te encuentres a la vista eres un loco con un rifle que se va a poner a disparar
a la gente, es un terrorista que va a poner una bomba, etc

En las empresas grandes hay tarjetas para todos. Tienen las ID Card para
empleados y las Visitor Card. Así se sabe quién es quién. Es obligatorio llevarlas
colgadas al cuello.
 CONCLUSIONES

 El protocolo de visitas es un conjunto de medidas y procedimientos

establecidos por una empresa para recibir a visitantes en sus instalaciones.
 Mejora la seguridad y la eficiencia de la empresa y a su vez crea una buena
imagen para la misma.
 Los componentes esenciales de un protocolo de visitas incluyen normas de
comportamiento para los visitantes, medidas de seguridad, procedimientos a seguir
y roles de los empleados.
 Para hacer un protocolo de visitas, se deben identificar los objetivos y los
riesgos potenciales, es importante implementar y gestionar adecuadamente el
protocolo para garantizar que se sigan las normas previstas y se puedan realizar
mejoras periódicas.
 Es importante identificar a las personas que ingresan a visitar y si es posible
pasarlos por un filtro y usar medidas de seguridad para evitar el ingreso de
artefactos que puedan causar algún daño intencional a la institución.
 BIBLIOGRAFÍA

https://emprendepyme.net/protocolo-de-visitas

https://slideplayer.es/slide/1633554/

https://es.scribd.com/presentation/469264074/TEMA-3-RECEPCION-DE-
VISITAS-pptx#

https://www.agenciasdecomunicacion.org/relaciones-publicas/conoces-el-
protocolo-de-las-tarjetas-de-visita.html

https://definicion.de/visita/

https://www.proware.com.co/blog/protocolo-visitas-empresas/

https://grupospec.com/blog/control-y-registro-de-visitas-en-la-empresa/
 GLOSARIO

COTILLEAR: Curiosear o tratar de averiguar cosas acerca de la vida privada de los

demás.

INSTRASCENDENTE: Que carece de importancia o gravedad.

ASERTIVIDAD: se define como la habilidad que permite a las personas expresar

de manera adecuada, sin hostilidad ni agresividad, sus emociones frente a otra
persona. Las personas que poseen esta cualidad expresan de manera directa sus
opiniones y sentimientos, tanto positivos como negativos.

GUBERNAMENTAL: Del Gobierno de un estado o relacionado con él.

VISITOR CARD: La Visitor Card es una tarjeta de visitante para explorar o transitar
por un área autorizada según las normas de seguridad de una institución.

ID CARD: Tarjeta de identificación personal.

ANEXOS