MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE TALENTO

HUMANO.
1. Políticas de gestión del talento humano.
1.1. Incorporación: El propósito de estas políticas es vincular
colaboradores por cuenta propia o empresas idóneas y competentes,
en aras de garantizar la adecuada prestación de los servicios, la
incorporación de las personas a sus labores y el desarrollo de la
cultura organizacional.

1.1.1. Selección: La unidad productiva en los procesos de selección

de personal garantiza el cumplimiento de la normatividad
vigente que lo regule regule este proceso y guardando los
principios y reglas establecidos por el código sustantivo de
trabajo.

Para la contratación de servicios a través de terceros, la

unidad productiva se ceñirá a lo establecido a los perfiles y
competencias requeridas para el desarrollo de las actividades
a contratar. Con el fin de atender las necesidades en la
prestación del servicio la unidad productiva garantizará la
provisión de talento humanos, basada en un diagnóstico anual
de necesidades de las diferentes áreas, dirigidas
exclusivamente a fortalecer y atender sus necesidades y el
mejoramiento de la calidad en los servicios prestados.

1.1.2. Inducción: La unidad productiva desarrollará un programa de

inducción dirigido a sus trabajadores y otros que tengan
relación directa, en el cual se presenten temas de importancia
como la plataforma estratégica, la ubicación del puesto de
trabajo, las características propias del servicio, las políticas
internas y externas, y los temas adicionales que se requieran
para dar cumplimiento de la misión, la visión y política de
calidad.

1.2. Formación y desarrollo: Su finalidad es propender por el mejor

desempeño y desarrollo de los trabajadores, mediante la
capacitación y evaluación de su ocupación orientando su actuar al
mejoramiento continuo.

1.2.1. Capacitación: Con el ánimo de impartir formación y

capacitación a todos los trabajadores la unidad productiva
planificará y programará actividades de acuerdo con sus
necesidades manifestadas por los trabajadores, jefes y
directivos, dando prioridad a aquellas que contribuyan al logro
de los objetivos institucionales y que brinden mayores
 oportunidades de solución a los problemas críticos de la
misma.

1.2.2. Bienestar: La unidad productiva organizará y planificará, a

partir del diagnóstico de clima organizacional, el programa de
bienestar como proceso permanente orientado a crecer,
mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el
desarrollo integral del trabajador, permitiendo elevar sus
niveles de satisfacción, eficacia y eficiencia.

1.2.3. Solución de conflictos: La unidad productiva promoverá las

buenas relaciones, el buen trato y la tolerancia entre sus
trabajadores, mediante la ejecución de los programas de salud
ocupacional, el cual incluye las actividades de medición y
mejoramiento del clima organizacional.

1.2.4. Identificación de necesidades: La unidad productiva

promoverá el uso de los mecanismos de participación para
identificar y satisfacer las necesidades del cliente interno
(trabajadores), siempre y cuando dichas necesidades
optimicen la prestación del servicio.

1.3. Evaluación del desempeño: La evaluación del desempeño

atenderá los criterios fijados en la documentación correspondiente
acogida por la unidad productiva y al cumplimiento de la normatividad
relacionada.

2. Esquema de procesos de talento humano.

Figura 1. Esquema por competencias.

 Fuente: (Rios Giraldo, 2013)

El esquema está dividido en 3 partes fundamentales:

● Selección: Busca que únicamente ingrese a la unidad productiva
las personas que tengan las competencias necesarias y
suficientes para desempeñar la labor por la cual será contratada.
● Desempeño: Permite conocer a través de una evaluación si la
persona contratada cumple a cabalidad con la labor por la cual
fue contratada.
● Desarrollo: A través de la detección de necesidades entre otras
herramientas se requiere que el trabajador alcance las
competencias necesarias y suficientes para desempeñar su labor.

3. Descripciones de cargos.

La descripción de cargos toma como referencia el organigrama

propuesto para la unidad productiva.
Principalmente la señora María es la gerente de la empresa.
Juan Sarmiento es el estilista principal y es el encargado de dirigir a dos
personas de la empresa del mismo cargo.
Mercedes es maquillista y es la encargada de darle instrucciones a
otras 3 personas de la misma área.
Carmen es manicurista, encargada de hacer masajes y tiene la
capacidad de dirigir a dos personas para que sigan sus instrucciones y
puedan realizar su trabajo satisfactoriamente en su área de trabajo.
Contamos con 11 trabajadores pero la empresa solo maneja cuatro
cargos, existe un jerarquía en la organización ya que la señora Maria
puede dirigir y estar al pendiente de todas las áreas tanto productiva
como de servicio y tres personas encargados de dirigir y dar
capacitación a otras personas pero en las áreas respectivas en las que
 tengan experiencia.

4. Diagramas de flujo de los procesos.

El flujograma de talento humano incluye la selección, contratación,

formación y desarrollo y retiro del trabajador.

Figura 2. Flujograma de talento humano.

Fuente: Elaboración Gaes.

 Figura 3. Inducción

Fuente: Elaboración propia.

5. Formatos.

Figura 4. Formato de reclutamiento y selección.

Tabla 1 Formato reclutamiento y selección

Reclutamiento y Foto reciente
selección de personal 2X2

SOLICITUD DE
EMPLEO

DATOS PERSONALES
APELLIDOS NOMBRES APODO, SI LO TIENE

CÉDULA DE SEXO FECHA DE LUGAR DE NACIONALIDAD

IDENTIDAD NACIMIENTO NACIMIENT
FM O

ESTADO CIVIL TELÉFONO DE CORREO ELECTRÓNICO

DOMICILIO: CELULAR:

DOMICILIO: SECTOR: CIUDAD:

CARGO QUE SOLICITA:

DATOS FAMILIARES (QUE VIVAN CON USTED)

APELLIDOS Y SEXO EDAD PARENTESCO QUE OCUPACIÓN
NOMBRES TIENEN CON USTED

FAMILIARES Y AMIGOS QUE TRABAJAN EN ESTA EMPRESA: NOMBRE, PUESTO Y

LUGAR DONDE TRABAJAN

DATOS DE EDUCACIÓN
ACTUALMENT SI NO ¿QUÉ ESTUDIA? ¿DÓNDE
E ESTUDIA ESTUDIA?

NIVEL DESDE HASTA TÍTULO OBTENIDO INSTITUCIÓN

ACADÉMICO ACADÉMICA

PRIMARIA

SECUNDARIA

COMERCIAL

TÉCNICO

UNIVERSITARIO

ESPECIALIDAD

MAESTRÍA

OTROS
ESTUDIOS

IDIOMAS
¿Cuáles?

OTRAS MANUALES DOCENTES ARTÍSTICAS DEPORTIVAS OTRAS

ACTIVIDADES
 QUE
DESARROLLA

DATOS SOBRE EXPERIENCIAS DE TRABAJO (INDIQUE SI EXPERIENCIA DE

TRABAJO COMENZANDO POR LA ULTIMO)

ESCRIBA LOS CURSOS TOMADOS EN LOS ÚLTIMOS 12 MESES

NOMBRE DEL CURSO FECHA

DATOS SOBRE EXPERIENCIAS DE TRABAJO (INDIQUE SI EXPERIENCIA DE

TRABAJO COMENZANDO POR LA ULTIMO)

PRINCIPALES FUNCIONES QUE DESEMPEÑÓ EN SU ÚLTIMO PUESTO

MÁQUINAS Y EQUIPOS QUE OPERA

REFERENCIAS (SEÑALE TRES PERSONAS QUE PUEDAN OFRECER DATOS

LABORALES Y PERSONALES SOBRE USTED QUE NO SEAN FAMILIARES Y QUE
TRABAJEN EN LA EMPRESA)

NOMBRE LUGAR DE PUESTO TELÉFONO TIEMPO DE

TRABAJO CONOCERLO

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
EN CASO DE QUE USTED CALIFIQUE PARA EL PUESTO:

¿EN CUANTO TIEMPO PUEDE OCUPARLO?

¿Qué OPINA DE SU SUPERIOR?

QUE TIPO DE ¿A QUE ES ALÉRGICO? ¿TIENE ENFERMEDADES

SANGRE TIENE HEREDITARIAS? ¿CUÁLES?

______________________ ______________________ FECHA DE LA SOLICITUD FIRMA

DEL SOLICITANTE

Fuente: Elaborada por el gaes.

 Figura 5. Inducción y socialización.

Tabla 2 Formato de inducción y socialización

FORMATO PARA ENTREVISTA E INDUCCIÓN
A NUEVO PERSONAL

Fecha: Hora Hora

inicio: finalización:

Nombre aspirante: Cargo a

ocupar:

Responsable entrevista:

Datos personales

Fecha de Estado civil: Dirección:

nacimiento:

Lugar de Lugar de Teléfono

nacimiento: Residencia: fijo:

Con quién Número de hijos: Celular:

vive:

Grupo Cómo supo de

Sanguíneo LABDAI
RH:

Conoce a algún si no Nombre: Cargo:

empleado de la
empresa:

Experiencia específica

EMPRESA CARGO SALARIO MOTIVO DE TIEMPO DE

RETIRO SERVICIO

$
 $

Aspectos a evaluar

Criterio a Deficient Aceptable Bueno Excelente Comentarios del

Evaluar e entrevistador.

Seguridad

Presentació
n personal

Cultura

Concentración

Expresión oral

Expresión
corporal

Tranquilidad

Claridad ideas

Experiencia
requerida

Formación
requerida

Cumplimient
o perfil
p/cargo

Motivación
candidato
p/cargo

Comentarios adicionales del entrevistador

ASPIRACIÓ $ SALARIO $
N ACORDADO
SALARIAL

Veracidad de la información

¿Información entregada sobre su experiencia laboral, formación y educación es si no

cierta?
 ¿Las referencias familiares y personales entregadas por el candidato son ciertas? si no

¿La información entregada en la entrevista corresponde a la hoja de vida si no

entregada?

Fecha de ingreso a laborar: NOTA:

_______________________________________ ________________________________
_____ _ __________

Nombre persona a cargo de la inducción y/o entrega.

_____________________________________________________

Cargo: ___________________________________________________________

Firma: ____________________________
Empleado: Aceptó haber comprendido y entendido la información dada en la inducción, y me comprometo por el cuidado y
conservación de los elementos entregados para el buen desempeño mío en la organización _

Firma empleado: __________________________________________________

Cédula: ___________________________
Figura 6. Contrato a término fijo.

Fuente: Notinet
(https://www.notinet.com.co/serverfiles/load_file_mintnt.php?archivo=2659),
adaptado a la unidad productiva

6. Flujogramas de formación y evaluación del desempeño.

Figura 7. Flujograma de formación y desarrollo.

 Figura 8. Flujograma de evaluación del desempeño.

Fuente: Elaboración propia.

7. Formatos de formación y evaluación del desempeño.

(Incluir los siguientes formatos: Identificación de necesidades de
formación, Programa de formación y capacitación (objetivos, temas,
métodos, duración, Capacitador, presupuesto), Cronograma de
capacitación, Evaluación del desempeño, Análisis y presentación de
resultados, Cronograma de evaluación de desempeño)

❖ Formatos necesarios para:

a. Identificación de necesidades de formación.

b. Programa de formación y capacitación (objetivos, temas, métodos,
duración, Capacitador, presupuesto),

c. Cronograma de capacitación.
D. Evaluación del desempeño.

Tabla 3 Formato de evaluación del desempeño

Formato Evaluación del desempeño F-03

ÁREA/SERV. ------------------
EVALUADO---------------------------------------------------------------------------------------
PUESTO--------------------------------------------- FECHA DE INGRESO---------------
EVALUADOR------------------------------------------------------------------------------------
FECHA DE LA EVALUACIÓN ---------------------------------------------------------------

En qué grado cree usted que el trabajador tiene desarrollada las competencias que se
presentan a continuación. - Marque con una X el número que refleja su opinión.
 INSTRUCCIONES

1. Antes de iniciar la evaluación del personal a su cargo, lea bien las instrucciones, si tiene
duda consulte con el personal responsable de la Unidad de Personal.

2. Lea bien el contenido de la competencia y comportamiento a evaluar. 3. En

forma objetiva y de conciencia asigne el puntaje correspondiente.

4. Recuerde que, en la escala para ser utilizada por el evaluador, cada puntaje corresponde a
un nivel que va de Muy bajo a Muy alto.

Muy bajo : 1 ---Inferior. - Rendimiento laboral no aceptable.

Bajo : 2 ---Inferior al promedio. - Rendimiento laboral regular.
Moderado : 3 ---Promedio. - Rendimiento laboral bueno.
Alto : 4 ---Superior al promedio. - Rendimiento laboral muy bueno. Muy
Alto : 5 ---Superior. - Rendimiento laboral excelente.

5. En el espacio relacionado a comentarios, es necesario que anote lo adicional que usted

quiere remarcar.

6. Los formatos de evaluación deben hacerse en duplicado, y deben estar firmadas por el
evaluador y el ratificador (jefe del evaluador), si es necesario agregar algún comentario general
a la evaluación.

7. No se olvide firmar todas las hojas de evaluación.

8. La entrega de los formatos de evaluación, es con documento dirigido a la Dirección

correspondiente, bajo responsabilidad Funcional como máximo a los dos (02) días de recibido el
formato.

ÁREA DEL DESEMPEÑO MUY BAJO MODE ALTO MUY PUNTAJE

BAJO RADO ALTO

1 2 3 4 5

ORIENTACIÓN DE
RESULTADOS

Termina su trabajo
oportunamente

Cumple con las tareas que se le

encomienda

Realiza un volumen adecuado

de trabajo

CALIDAD

No comete errores en el trabajo

Hace uso racional de los

recursos

No Requiere de supervisión
frecuente

Se muestra profesional en el
trabajo
Se muestra respetuoso y
amable en el trato

RELACIONES
INTERPERSONALES

Se muestra cortés con los

clientes y con sus compañeros

Brinda una adecuada

orientación a los clientes

Evita los conflictos dentro del

equipo

INICIATIVA

Muestra nuevas ideas para

mejorar los procesos

Se muestra asequible al cambio

Se anticipa a las dificultades

Tiene gran capacidad para

resolver problemas

TRABAJO EN EQUIPO

Muestra aptitud para integrarse

al equipo

Se identifica fácilmente con los

objetivos del equipo

ORGANIZACIÓN

Planifica sus actividades

Hace uso de indicadores

Se preocupa por alcanzar las

metas

PUNTAJE TOTAL:

Firma del evaluador Comentarios

 Firma del ratificador Comentarios

E. Análisis y presentación de resultados.

Tabla 4 Formato análisis y presentación de resultados

C. Cronograma de evaluación de desempeño.

Tabla 5 Cronograma de evaluación de desempeño

8. Plan de incentivos.

Con base en los resultados del diagnóstico de clima organizacional, se

define el sistema de incentivos para la unidad productiva como parte de
la gestión del Talento Humano, del cual hacen parte los Planes de
Formación y Capacitación.

Plan de formación y Capacitación: orientado a prolongar y

complementar el nivel de educación inicial del universitario, a través de
la educación formal y no formal, dirigidos al desarrollo de habilidades,
destrezas, valores y competencias que contribuyan al mejor
cumplimiento de la misión institucional, mediante el incremento de la
capacidad individual, del fortalecimiento de la ética del servicio público y
del desarrollo personal integral.

El plan de formación y capacitación será organizado por el área de

talento humano previa manifestación de interés de los responsables en
la unidad productiva.

Plan de Bienestar Social Laboral: Contiene los programas orientados

a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo
integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su
 familia, permitir el aumento de los niveles de satisfacción, eficacia,
eficiencia, la identificación del empleado con el servicio de la entidad en
la cual labora y garantizar su desarrollo integral.

El plan de bienestar comprende lo siguiente:

Programas: Culturales, deportivos y de recreación, Sociales y de

Integración, promoción y prevención en salud y capacitación informal.

9. Protocolo para el manejo de conflictos.

La unidad productiva tiene un esquema para el manejo de los conflictos

y consiste en lo siguiente:

Figura 9. Solución de conflictos.

Bibliografía.

Rios Giraldo, R. (2013). La necesidad de tener un talento humano

competente. En ICONTEC (Ed.), El talento humano en los sistemas de
gestión (13-66). Editorial ICONTEC.