Manual Usuario

XPertus - Manual de Usuario
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TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCION.......................................................................................................2
FUNCIONALIDADES ESTANDAR DEL SISTEMA............................................................2
MODULOS QUE COMPONEN EL SISTEMA...................................................................2

XPERTUS SERVIDOR.......................................................................................................2
XPERTUS ADMINISTRADOR................................................................................................3
XPERTUS MÓVIL..........................................................................................................3
MODULO XPERTUS SERVIDOR...................................................................................4
INICIAR SESIÓN...........................................................................................................4
CERRAR SESIÓN...........................................................................................................4
REPARAR BASE DE DATOS...............................................................................................4
COMPACTAR LA BASE DE DATOS.........................................................................................4
SACAR RESPALDO LA BASE DE DATOS..................................................................................4
MODULO XPERTUS ADMINISTRADOR........................................................................5
MENU ARCHIVO...................................................................................................5
Iniciar sesión..............................................................................................................................5
Cerrar sesión:.............................................................................................................................5
Salir...........................................................................................................................................5
MENU PARAMETROS............................................................................................5
Compañía ..................................................................................................................................5
Usuarios.....................................................................................................................................6
Marcas.......................................................................................................................................7
Estados......................................................................................................................................7
Clase/Subclase............................................................................................................................7
Sucursal/Departamento ..............................................................................................................7
Custodios...................................................................................................................................8
Localización/Lugar.......................................................................................................................8
MENU ADMINISTRACION......................................................................................9
Activos Fijos...............................................................................................................................9
Reportes de Activos Fijos...........................................................................................................12
Cambio de Localización del Activo..............................................................................................12
Cambio de Custodio del Activo...................................................................................................12
Registro de Mantenimientos del Activo.......................................................................................13
Impresión de Etiquetas de Codigo de Barras...............................................................................13
Realizar Constatación Física de Activos Fijos...............................................................................13
Procesar datos de Constatación Física.........................................................................................15
Eliminar datos de Constatación Física.........................................................................................15
MENU MOVIL.....................................................................................................16
Constatación Física – Generar datos...........................................................................................16
Constatación Física – Procesar datos..........................................................................................17
MENU REPORTES...............................................................................................18
Reporte de Activos Fijos............................................................................................................18
Reporte de Mantenimientos Pendientes......................................................................................18
Reporte de Activos eliminados del Sistema..................................................................................18
Otros Reportes de Activos Fijos..................................................................................................19
Configuración de Reportes.........................................................................................................19
SOPORTE TECNICO Y PERSONALIZACION DE XPERTUS............................................21

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INTRODUCCION
Bienvenido a XPertus, el sistema que le permitirá controlar de manera rápida y eficiente los
activos fijos de su empresa. Empezaremos explicando algunas funcionalidades que son comunes
a todas las pantallas del Sistema:
FUNCIONALIDADES ESTANDAR DEL SISTEMA
Menú de mantenimiento
Este menú se presenta en todas las ventanas, excepto las de reportes o configuración. A
continuación una explicación de cada uno de sus íconos:
Inserción de nuevo registro: permite ingresar información de un nuevo registro, según

la ventana en la que se encuentre. Por ejemplo, si está en la ventana de Marcas, le
permitirá ingresar una nueva Marca.
Modificación del registro seleccionado: permite modificar o editar la información del
registro seleccionado. Para seleccionar un registro, haga clic en cualquiera de las filas
que se muestran en la sección izquierda de la ventana.
Modificación del registro seleccionado: permite modificar o editar la información del
registro seleccionado. Para seleccionar un registro, haga clic en cualquiera de las filas
que se muestran en la sección izquierda de la ventana.
Impresión de Listado: imprime el listado de registros según la ventana en la que se
encuentre. Por ejemplo, si está en la ventana de Marcas, imprimirá el listado de
Marcas. En algunas ventanas, este ícono se muestra con el símbolo ▼, lo que significa
que se puede imprimir más de un listado. Haga clic en este símbolo y se desplegará un
menú de listados a imprimir.
Botón Aceptar: haciendo clic en este botón, le indica al sistema que guarde la
información en la base de datos. Cualquier cambio realizado en la pantalla será
almacenado y la ventana se cerrará inmediatamente.
Botón Cancelar: haciendo clic en este botón, le indica al sistema que descarte
cualquier cambio realizado en la pantalla y cierre inmediatamente la ventana.
Listado de parámetros: haciendo clic en el símbolo ▼ se
despliega un listado, según la pantalla en la que se encuentra
(marcas, estados, sucursales, etc.). El ícono de la derecha (lápiz) le permite ir a la ventana de
creación de parámetros (marcas, estados, sucursales, etc.)
Formato de los Reportes Xpertus

Los Reportes que genera XPertus son transformados al formato de páginas web HTML, de
manera que puedan abrirse en cualquier navegador instalado en su computador (Internet
Explorer, Firefox, etc.). Esto nos brinda la ventaja de utilizar cualquiera de las funcionalidades
de Windows con el fin de ajustar el reporte (ancho, orientación, ajuste de página, etc.) antes de
enviarlo a imprimir. Adicionalmente podrá enviarlo directamente via e-mail utilizando el
programa de correo electrónico instalado en su computador.
A continuación le presentamos la descripción de cada módulo que compone el Sistema.
GEDEON TECNOLOGIA – Dirección: Libertador OE-5162 y José Guerrero – Quito -Ecuador

Telf: 2298–285 Cel: 095650947
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MODULOS QUE COMPONEN EL SISTEMA

XPertus consta de 3 módulos que interactúan entre sí y que describimos a continuación:
Xpertus Servidor
Es el módulo principal que se encarga de administrar la base de datos del Sistema.
Se instala una sola vez en el computador que va a ser utilizado como servidor y le permite
realizar funciones de reparación de la base de datos, compresión de la base de datos, respaldo
de la base de datos y activación de la licencia profesional del Sistema.
Xpertus Administrador
Es el módulo que le permite operar el sistema desde cualquier computador de la red, incluso
desde el mismo servidor. Este módulo le presenta todas las pantallas necesarias para el control
de activos fijos (ingreso, modificación, cambio de ubicación, reportes, etc.)
Xpertus Móvil
Con este módulo usted puede realizar la constatación física de los activos en el mismo lugar en
el que se encuentran. Funciona en un dispositivo móvil que cuenta con un lector de código de
barras incorporado. Este módulo es opcional.

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XPertus - Manual de Usuario 4
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MODULO XPERTUS SERVIDOR
Para iniciar XPertus Servidor, en el menú de Windows haga clic en Inicio → Programas → XPertus
→ XPertus Servidor. Enseguida podrá observar la siguiente pantalla cuyo menú describiremos a
continuación:
Iniciar sesión
Permite iniciar una sesión de trabajo en el Sistema. Para ello se le solicitará que digite
su usuario y clave.
Cerrar sesión
Permite terminar la sesión de trabajo con el usuario activo.
Reparar Base de Datos

Permite reparar la Base de Datos Xpertus. Aunque normalmente no suele suceder, puede
dañarse la Base de Datos, por ejemplo, cuando hay un corte de energía eléctrica
imprevisto mientras se está trabajando con el sistema.
Compactar la Base de Datos

Permite compactar la Base de Datos Xpertus. Esta operación es útil cuando la Base de
Datos ha crecido bastante y se necesita reducirla a su tamaño real. Realmente, es una
limpieza o depuración de la Base de Datos.
Sacar Respaldo la Base de Datos

Es imprescindible que, frecuentemente, se realice el proceso de respaldar la información
del Sistema. Utilice esta opción para sacar una copia de la Base de Datos y ubicarla en
cualquier carpeta del computador. ¡¡Es recomendable que las copias de respaldo las
ubique en un computador diferente al servidor!!
El nombre del archivo de respaldo tendrá el siguiente formato XpertusAAAAMMDD,
donde
AAAA= año
MM = mes
DD = día
Salir
Permite salir totalmente del Sistema.

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MODULO XPERTUS ADMINISTRADOR
Para iniciar XPertus, en el menú de Windows haga clic en Inicio → Programas → XPertus → XPertus
Administrador. Enseguida podrá observar la pantalla principal del Sistema, con el menú que se
muestra en la siguiente figura:
Aunque usted ya ve la pantalla principal, aún no ha iniciado una sesión con el servidor. Para
iniciar una sesión con el servidor haga clic en el primer ícono de la izquerda (llave) e ingrese su
código de usuario y clave. Si es la primera vez que accesa al sistema, puede utilizar el usuario
admin y clave admin.
Si el usuario y clave son correctos, el sistema activará las diferentes opciones del menú, según
los accesos que el Usuario Administrador le haya otorgado. Sin embargo, en este manual, le
explicaremos todas las opciones disponibles en el sistema.
DESCRIPCION DEL MENU PRINCIPAL
MENU ARCHIVO
Tiene las siguientes sub-opciones:
Iniciar sesión
Permite iniciar una sesión de trabajo en el Sistema. Para ello se le solicitará que digite
su usuario y clave.
Cerrar sesión:
Permite terminar la sesión de trabajo con el usuario activo.
Salir
Permite salir totalmente del Sistema.
MENU PARAMETROS
Se llama parámetros a toda la información necesaria para realizar la tarea de control de activos
fijos. Estos parámetros son:
Compañía
Tiene la siguiente información:
Nombre de la compañía: se refiere al nombre o razón social de la empresa cuyos activos fijos
se están controlando. Este nombre, se mostrará en el encabezado de los reportes.
Modo de ingreso del código de Activo: le indica al sistema si el código del activo fijo debe ser
digitado por el usuario o el sistema lo genera automáticamente.

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Ultimo código de Activo Fijo: si seleccionó que el código de activo se genere
automáticamente, el sistema registra en este campo el último código de activo generado.
Long: le indica al sistema de cuantos dígitos va a ser el código de activo. Por ejemplo, si
selecciona que la longitud sea de 5, el código de activo número 1, será 00001.
Logotipo CIA: le permite indicar la ubicación de la imagen del logotipo de la compañía. Para
esto, haga clic en el botón Examinar y seleccione el archivo de imagen respectivo. Esta imagen
es la que se mostrará en el encabezado de los reportes impresos.
Ancho y Alto (pixels): corresponde a la medida en pixels de la imagen del logotipo que se
imprimirá en el encabezado de los reportes. Ajuste estas medidas hasta alcanzar el tamaño
preciso.
Mostrar en el encabezado de los reportes:

Nombre de la Compañía : marque esta casilla si desea que el nombre de la compañía se
muestre en el encabezado de los reportes.
Logotipo de la Compañía : marque esta casilla si desea que el logotipo de la compañía se

muestre en el encabezado de los reportes.
Declaración de responsabilidad sobre Activos Fijos asignados: escriba aquí el texto que desea
que salga en el Documento de Responsabilidad que firmará el custodio de los Activos Fijos.
Este texto se imprimirá al pie del mencionado documento.
Usuarios
Permite insertar, modificar o eliminar la información correspondiente a los usuarios que van a
utilizar el sistema. Cada vez que el Usuario Administrador crea un nuevo usuario, debe indicar el
perfil que va a tener (Administrador, Operador, Asistente).
Usuario Administrador: tiene acceso total a todas las opciones del Sistema
Usuario Operador: tiene acceso de Lectura/Escritura a todas las opciones del Sistema, excepto
al manejo de usuarios.
Usuario Asistente: tiene, únicamente, acceso de Lectura a todas las opciones del Sistema,
excepto al manejote usuarios.
Adicionalmente, el Usuario Administrador podrá modificar los permisos que tendrá cada usuario
en el sistema, independientemente del perfil con que se lo haya creado.
Para definir los permisos de cada usuario, seleccione usuario en la sección

izquierda de la ventana y haga clic en el ícono que se muestra en la figura de la
izquierda (llaves). Inmediatamente podrá definir las opciones a las que tendrá acceso este
usuario y el nivel de acceso permitido.

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Para cada opción, el usuario podrá tener acceso de Lectura, Escritura y Eliminación. Si para
alguna opción no se ha marcado ninguna de las 3 casillas, el usuario no tendrá acceso a dicha
opción.
Marcas
Permite insertar, modificar, eliminar o imprimir la información correspondiente a las Marcas de
los Activos Fijos.
Estados
Permite insertar, modificar, eliminar o imprimir la información correspondiente a los Estados
que pueden tener los Activos Fijos.
Clase/Subclase
Permite insertar, modificar, eliminar o imprimir la información correspondiente a la clasificación
contable de los Activos Fijos.
Como podrá ver en la figura anterior, por ejemplo, una Clase puede ser Equipos de Oficina que a
su vez tendrá las Subclases: computadores, copiadoras, faxes, etc.
Si desea, podrá utilizar el campo Abreviatura para registrar la cuenta contable correspondiente a
la Clase y Subclase de activo. Para ingresar, modificar o eliminar las Subclases, utilice los
botones Añadir, Modificar o Eliminar que se encuentran en la misma ventana, junto al listado de
Subclases.
Sucursal/Departamento
Permite insertar, modificar, eliminar o imprimir la información correspondiente a los centros de
costo a los que pertenecen los Activos Fijos.

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Como podrá ver en la figura anterior, por ejemplo, una Sucursal puede ser El Bosque que a su
vez tendrá los Departamentos: Contabilidad y Ventas.
Para ingresar, modificar o eliminar los Departamentos, utilice los botones Añadir, Modificar o
Eliminar que se encuentran en la misma ventana, junto al listado de Departamentos.
Custodios
Permite insertar, modificar, eliminar o imprimir la información correspondiente
a los Custodios de los Activos Fijos.
Mediante este ícono, se puede imprimir varios reportes referentes al custodio.

Para desplegar la lista de reportes haga clic en el símbolo ▼.
Los reportes referentes al custodio son:
o Listado ordenado por Custodio
o Listado ordenado por Sucursal/Departamento
o Documento de Responsabilidad
Localización/Lugar
Permite insertar, modificar, eliminar o imprimir la información correspondiente a las ubicaciones
físicas de los Activos Fijos.
Como podrá ver en la siguiente figura, por ejemplo, una Localización puede ser Edificio Matriz
que a su vez tendrá los Lugares: primer piso, segundo piso, tercer piso, etc.

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Para ingresar, modificar o eliminar los Lugares, utilice los botones Añadir, Modificar o Eliminar que
se encuentran en la misma ventana, junto al listado de Lugares.
MENU ADMINISTRACION
La Administración de Activos Fijos comprende el ingreso, modificación, eliminación de toda la
información referente a cada Activo Fijo de la empresa. Comprende además el historial de
movimientos de localización o cambio de custodio, así como también los mantenimientos
preventivos y correctivos realizados. Tiene las siguientes sub-opciones:
Activos Fijos
En esta sub-opción se centraliza la mayor parte de operaciones a realizar con los
Activos Fijos. Haga clic en el ícono mostrado en la figura anterior para mostrar la
ventana de Activos Fijos:
A continuación pasamos a describir cada operación a realizar con cada Activo Fijo:
Inserción/Modificación de Activos Fijos

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La información de activos fijos se agrupa en las siguientes fichas:
Ficha de Información General
Historial de Movimientos
Haga clic en este ícono
para desplegar el historial
de movimientos de este
Activo Fijo.
Fotografía del Activo Fijo

para ver la imagen de este
Activo Fijo.
Los campos en color

amarillo son obligatorios
Ficha de Clasificación y Custodio
Seleccione de las listas desplegables

la información solicitada en esta
pantalla.
Los campos en color amarillo son

obligatorios
La Sucursal y Departamento se
muestran según el Custodio
seleccionado.

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Ficha de Mantenimiento y Seguro
Historial de Mantenimientos
para desplegar el historial
de mantenimientos
preventivos y correctivos
realizados a este Activo.
Si el activo debe cumplir

un plan de
mantenimientos, marque la
casilla Realizar
mantenimiento .
Ninguno de estos campos

es obligatorio
Ficha de Información de Compra
Ingrese la Información solicitada.

La fecha de Vencimiento de
garantía se calcula automáticamente
de acuerdo a la fecha de compra y
los meses de garantía digitados.
Ninguno de estos campos es

obligatorio.
Eliminación de Activos Fijos

Si va a eliminar un activo tenga en cuenta la advertencia que le aparecerá antes de hacerlo.
Si responde afirmativamente, se eliminará el activo más su historial de movimientos y de

mantenimientos preventivos. Sin embargo, toda eliminación de un Activo Fijo quedará registrada
en el Sistema y podrá ser revisada mediante el Reporte de Activos Eliminados.

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Reportes de Activos Fijos

Presione el símbolo ▼ para desplegar el listado de reportes disponibles. En esta
sección vamos a explicar los dos primeros reportes de la lista, que obtienen
información del Activo Fijo seleccionado en la pantalla.
Reporte de Movimientos del Activo: muestra el historial de movimientos del Activo

seleccionado (cambios de localización y cambios custodio). El ordenamiento y los campos a
mostrar en el reporte pueden ser configurados mediante la sub-opción Configurar Reporte de
Movimientos.
Reporte de Mantenimientos del Activo: muestra el historial de mantenimientos preventivos y

correctivos del Activo seleccionado. El ordenamiento y los campos a mostrar en el reporte no
son configurables.
Cambio de Localización del Activo

Presione este ícono para cambiar de localización al Activo seleccionado en pantalla.
Inmediatamente se abrirá una ventana con los datos actuales del Activo.
En la sección media se muestra
todo el historial de movimientos
realizados, es decir, cambios de
custodio y cambios de
localización. Sin embargo, en
esta pantalla solamente podrá
registrar cambios de
localización.
Digite los datos de la nueva

localización y haga clic en el
botón Aceptar para guardar el
nuevo movimiento. No se podrá
realizar dos cambios de
localización en el mismo día.
Tampoco se podrá registrar un
cambio de localización con
fecha menor al último
movimiento realizado.
Cambio de Custodio del Activo

Presione este ícono para cambiar de custodio al Activo seleccionado en pantalla.
Inmediatamente se abrirá una ventana con los datos actuales del Activo.
Para cambiar de custodio siga las mismas instrucciones dadas para el cambio de Localización.

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Registro de Mantenimientos del Activo
Presione este ícono para registrar los mantenimientos preventivos o correctivos del
Activo seleccionado en pantalla. Inmediatamente se abrirá una ventana con los datos
actuales del Activo Fijo y el historial de mantenimientos realizados al mismo. Digite, en la
sección inferior de la ventana, los datos del mantenimiento realizado y haga clic en el botón
Aceptar para guardar los datos ingresados.
Impresión de Etiquetas de Codigo de Barras

Presione este ícono para imprimir la etiqueta de código de barras del activo
seleccionado en pantalla. Si desea imprimir varios activos, selecciónelos con el
teclado tal como se hace en cualquier programa Windows y haga clic en este ícono.
El Sistema está configurado por default para imprimir con una Impresora Zebra TLP2844, sin
embargo, si desea hacerlo con otra impresora de código de barras, comuníquese con la empresa
donde adquirió el software.
Para seleccionar un conjunto de activos contiguos haga los siguiente:

Ubíquese usando las flechas del teclado en el primer activo que desea seleccionar, o
haga clic con el Mouse en dicho activo. A continuación, manteniendo presionada la tecla
Shift, desplácese hasta el último Activo que desea seleccionar o haga clic con el Mouse
en el mismo. Finalmente suelte la tecla Shift.
Para seleccionar varios activos no contiguos haga los siguiente:

Haga clic con el Mouse en el primer activo. A continuación, manteniendo presionada la
tecla Ctrl, haga clic con el Mouse en cada activo que desea seleccionar. Finalmente
suelte la tecla Ctrl.
Realizar Constatación Física de Activos Fijos

Aunque XPertus cuenta con el Software Móvil para Constatación Física con terminales móviles,
algunas empresas no cuentan con tales equipos y prefieren realizar la constatación física de sus
activos, utilizando un computador portátil (Laptop) y un lector de código de barras.
El proceso de constatación física utilizando una Laptop es el siguiente:

1. Instale XPertus en la Laptop que va a utilizar para la constatación física.
2. Ingrese al Sistema Xpertus
3. Acceda a la opción de constatación física mediante el menú Administración → Realizar Constatación
Física
4. Lea cuidadosamente los mensajes de alerta que le presenta el sistema al momento de acceder
a la pantalla de Constatación Física.
La constatación física puede realizarla mediante dos parámetros de búsqueda:
Por Custodio: para lo cual deberá seleccionar el custodio a quien va a verificar la tenencia
de los activos fijos.
Por Localización: para lo cual deberá seleccionar la localización física que va a ser sujeta
de verificación.

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5. Seleccione el parámetro de búsqueda de activos fijos y haga clic en el botón Iniciar.

Inmediatamente pasará a la pantalla de búsqueda de activos fijos.
Pantalla 1
Pantalla 2
6. Ya en la pantalla de búsqueda de activos fijos (pantalla 2), lea el código de barras de cada
etiqueta adherida al activo. ¡!Preste atención!!, el cursor del Mouse debe estar ubicado en
el campo Código. Si no dispone de lector de código de barras, puede digitar el código y
hacer clic en el botón Buscar.
7. Inmediatamente el sistema verifica y presenta los datos del activo leído. Pueden presentarse
los siguientes casos (utilizando como ejemplo los datos mostrados en los gráficos de abajo):
a. El activo si corresponde al custodio seleccionado en la pantalla 1. En este caso, el
sistema no emite ningún mensaje. Simplemente registra internamente su lectura.
b. El activo ya fue leído anteriormente. En este caso se presenta el mensaje indicando
que ya fue leído.
c. El activo no corresponde al custodio seleccionado en la pantalla 1. En este caso, se
emite un mensaje de alerta indicando el custodio al que realmente pertenece el activo
y brindando la posibilidad de trasladarlo al custodio seleccionado en la pantalla 1. Si
escoge realizar el cambio de custodio, el sistema almacenará dicho cambio para un
posterior análisis, previo al registro definitivo de los cambios.

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8. En cualquier momento, puede consultar qué activos, del custodio que está siendo verificado,
aún no han sido leídos o encontrados. Para esto utilice el botón Ver faltantes.
9. Repita el proceso para cada custodio sujeto de verificación. El mismo proceso se aplica si
realiza la constatación por Localizaciones.
Procesar datos de Constatación Física

Una vez realizada la constatación física de los activos fijos, es el momento de analizar los
resultados, poniendo énfasis en las diferencias detectadas y en los activos no encontrados. Para
esto, vaya a Administración → Procesar Datos de Constatación Física.
Como puede observar en la figura anterior, se presenta una comparación entre lo que registra el
sistema (columnas en color gris) y el resultado de la última constatación física (color violeta),
con un resumen al final. Para una visualización rápida, se presentan solamente aquellos activos
que registran novedades, con el siguiente estándar de colores:
o Activos que presentan diferencias en rojo (datos según el sistema) y amarillo (datos
según la constatación física).
o Activos que no fueron encontrados en color (turquesa)
Actualización de los cambios

Una vez revisada la información, se debe actualizar la base de datos con la nueva información,
para lo cual debe presionar el botón Actualizar los cambios. Hay que recalcar que esta
actualización es un proceso irreversible, por lo que debe realizarlo únicamente cuando esté de
acuerdo con los datos presentados en esta pantalla.
El proceso de actualización genera un movimiento del activo que podrá verse en el Historial del
Activo.
Eliminar datos de Constatación Física

Los datos de la última constatación física realizada se mantienen en el sistema mientras no los
elimine explícitamente. Estos datos podrán eliminarse sin importar si hayan o no sido
procesados. Tenga cuidado de utilizar esta opción y lea detenidamente cualquier mensaje de
alerta antes de utilizar confirmar la eliminación de los datos, pues es un proceso irreversible.

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MENU MOVIL
XPertus cuenta con la opción de realizar la Constatación Física de los Activos

Fijos, utilizando un dispositivo móvil. Para esto, debe haber adquirido la
versión de XPertus – móvil y contar con un equipo móvil Symbol SPT1800,
MC3000 o uno similar. El funcionamiento de XPertus – móvil se encuentra
descrito en su respectivo Manual de Usuario.
En este manual, explicaremos la parte correspondiente:

o Generación y envío de Datos desde el Computador hacia el dispositivo móvil
o Procesamiento de Datos recolectados con el dispositivo móvil.
Constatación Física – Generar datos

Para realizar la Constatación Física con un dispositivo móvil, es necesario que se transfieran al
dispositivo la información mostrada en el siguiente gráfico:
El proceso es el siguiente:
1. Seleccione la forma en que va a realizar la constatación física, es decir, por
Sucursal/Departamento o por Custodio.
2. Selecciones el número de Terminal Móvil que va a utilizar. Por lo general se tiene un solo
dispositivo móvil, por lo que casi siempre es el número 01.
3. Seleccione la Sucursal, Departamento o Custodio a quien va a realizar la Constatación
Física.
4. Si desea que se genere la información de Custodios, Sucursales, Departamentos, etc.
marque la casilla Incluir archivos de parámetros . Si ya ha realizado previamente una
generación y transferencia de archivos, no debería marcar esta casilla para evitar que
nuevamente se transfiera esta información al Terminal Móvil. Recuerde que mientras
más información transfiera al Terminal Móvil, más tiempo va a tomar la transmisión.
5. Si ya seleccionó los parámetros de generación de datos, haga clic en el botón Generar.
Inmediatamente el sistema le pedirá que ejecute el proceso de sincronización.

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Sincronización: es el proceso de transferir la información desde el computador hacia el

Terminal móvil y viceversa. Se llama sincronización porque luego de la transferencia, los
archivos del computador y los del terminal móvil quedan sincronizados o iguales.
Constatación Física – Procesar datos

El procesamiento de la información de la Constatación Física realizada con un Terminal Móvil,
es similar al descrito para cuando se realiza la Constatación Física utilizando una Laptop. Se
diferencia únicamente en que debe seleccionar el Número de Terminal Móvil con el que realizaó
la Constatación Física.

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MENU REPORTES
Bajo esta opción de menú, se puede obtener los siguientes reportes:
Reporte de Activos Fijos
Para obtener un listado de Activos Fijos

según los parámetros seleccionados en la
pantalla de la derecha.
Cabe indicar que los campos que saldrán

en el reporte y el orden en que se
presentarán, son configurables mediante la
sub-opción Configurar Reporte de Activos.
Seleccione los parámetros deseados y haga

clic en el botón Generar.
Reporte de Mantenimientos Pendientes
Genera un listado de Activos Fijos cuyo

mantenimiento preventivo o correctivo
deberá realizarse en la fecha seleccionada
en esta pantalla. Como una ayuda al
usuario, el sistema permite seleccionar la
fecha correspondiente a:
o Semana Actual,
o Próxima semana
o Mes Actual
o Próximo mes
Los campos de este reporte no son configurables por el usuario.
Reporte de Activos eliminados del Sistema
Como medida de seguridad de la información de los activos, el sistema almacena los datos
principales de los activos fijos que han sido eliminados de la base de datos. En este reporte, se
mostrará la siguiente información:

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o Fecha y Hora de eliminación
o Usuario que realizó la eliminación
o Código de Activo
o Descripción del Activo
o Serie del Activo
o Modelo del Activo
o Custodio del Activo
Otros Reportes de Activos Fijos

Además de los reportes mencionados, existen:
o Reportes de Movimientos del Activo
o Reporte de Movimientos del Activo
Que ya fueron explicados en la opción Administración → Activos Fijos → Reportes de Activos Fijos.
Configuración de Reportes
Existen tres Reportes cuya información a ser presentada puede ser configurada por el usuario.
Estos son:
o Reporte de Activos
o Documento de Responsabilidad
o Reporte de Movimientos
La forma de configurar estos reportes es la misma en los tres casos. A continuación explicamos
cada sección de la ventana de configuración de reportes:
Seleccione los campos …

En esta sección, se mostrarán todos los campos (columnas) disponibles para ser mostrados en el
reporte. Por cuestiones de espacio, el máximo número de columnas a ser presentadas es de diez.
Seleccione cada campo haciendo clic en el símbolo ▼. El orden de presentación de las

Telf: 2298–285 Cel: 095650947
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columnas irá de acuerdo al número que lo acompaña (1 al 10). El orden en el reporte será de
izquierda a derecha.
Título del campo

Para cada campo seleccionado, escriba el nombre con el que desea identificarlo en el reporte.
Tamaño
Seleccione el ancho, que tendrá en el reporte, cada campo seleccionado.
Ordenamiento
El reporte puede ordenarlo hasta por tres campos seleccionados. El ordenamiento puede ser
ascendente o descendente.

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SOPORTE TECNICO Y PERSONALIZACION DE XPERTUS

Si tiene alguna inquietud o sugerencia no dude en comunicarse con GEDEON TECNOLOGIA a
los teléfonos indicados en la parte inferior de este manual o escríbanos a nuestro e-mail
info@gedeon.com.ec, Somos expertos en manejo de equipos móviles y periféricos,
comunicación inalámbrica, y codificación de barras. Será un placer atenderle.

Telf: 2298–285 Cel: 095650947

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FUNCIONALIDADES ESTANDAR DEL SISTEMA............................................................2

MODULOS QUE COMPONEN EL SISTEMA...................................................................2

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FUNCIONALIDADES ESTANDAR DEL SISTEMA

Inserción de nuevo registro: permite ingresar información de un nuevo registro, según

Formato de los Reportes Xpertus

A continuación le presentamos la descripción de cada módulo que compone el Sistema.

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MODULOS QUE COMPONEN EL SISTEMA

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Permite terminar la sesión de trabajo con el usuario activo.

Reparar Base de Datos

Compactar la Base de Datos

Sacar Respaldo la Base de Datos

Permite salir totalmente del Sistema.

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DESCRIPCION DEL MENU PRINCIPAL

Permite terminar la sesión de trabajo con el usuario activo.

Permite salir totalmente del Sistema.

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Mostrar en el encabezado de los reportes:

Logotipo de la Compañía : marque esta casilla si desea que el logotipo de la compañía se

Para definir los permisos de cada usuario, seleccione usuario en la sección

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Mediante este ícono, se puede imprimir varios reportes referentes al custodio.

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Inserción/Modificación de Activos Fijos

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Ficha de Información General

Fotografía del Activo Fijo

Los campos en color

Ficha de Clasificación y Custodio

Seleccione de las listas desplegables

Los campos en color amarillo son

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Si el activo debe cumplir

Ninguno de estos campos

Ficha de Información de Compra

Ingrese la Información solicitada.

Ninguno de estos campos es

Eliminación de Activos Fijos

Si responde afirmativamente, se eliminará el activo más su historial de movimientos y de

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Reportes de Activos Fijos

Reporte de Movimientos del Activo: muestra el historial de movimientos del Activo

Reporte de Mantenimientos del Activo: muestra el historial de mantenimientos preventivos y

Cambio de Localización del Activo

Digite los datos de la nueva

Cambio de Custodio del Activo

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Impresión de Etiquetas de Codigo de Barras

Para seleccionar un conjunto de activos contiguos haga los siguiente:

Para seleccionar varios activos no contiguos haga los siguiente:

Realizar Constatación Física de Activos Fijos

El proceso de constatación física utilizando una Laptop es el siguiente:

La constatación física puede realizarla mediante dos parámetros de búsqueda:

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5. Seleccione el parámetro de búsqueda de activos fijos y haga clic en el botón Iniciar.

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Procesar datos de Constatación Física

Actualización de los cambios