Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Versin 6.00
Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida de ninguna forma, ni
por cualquier medio, ya sea electrnico o mecnico, con ningn propsito, sin la previa
autorizacin de SOFTLAND.
NDICE GENERAL
Ingreso al Sistema
13
Funciones Generales
19
ndice General i
CAPTULO 1
Ingreso al Sistema
NOTA INTRODUCTORIA
En este captulo se describen algunos requerimientos bsicos de Software
que debe tener el cliente para poder ingresar al ERP satisfactoriamente y el
mismo funcione de manera correcta.
Tambin se dan ciertos tips para personalizar el ERP de manera que sea ms
amigable al usuario respectivo, es importante decir que cada usuario puede
personalizar el ERP de acuerdo a sus preferencias.
INGRESANDO AL SISTEMA
Este sistema debe ser instalado por un distribuidor autorizado que conozca a
fondo el ambiente Windows. El sistema requiere Microsoft Windows 2000,
Windows 2003 y Windows XP para operar.
Una vez instalado, el ingreso al sistema, se debe ir donde se encuentra la
instalacin de ExactusERP 6.00, donde se cuenta con un ejecutable que
integra todos los mdulos dentro de una pequea pantalla o tambin, se
activa presionando el botn izquierdo del ratn dos veces sobre dicho
ejecutable.
Al activarlo se presentar la interfaz del integrador de ExactusERP, la
cual es una ventana donde el usuario deber registrarse con su clave de
acceso. Esta ventana le pedir los siguientes datos:
1) Base de datos: El usuario debe definir la base de datos por
utilizar. Una base de datos puede contener los datos de varias
compaas. El usuario puede tener varias bases de datos, si son
varios los servidores que operan en la red de la empresa. Este
espacio cuenta con un botn "combo" cuyo cono es una flecha hacia
abajo. La funcin de este botn es desplegar en una lista las opciones
que pueden seleccionarse. Esta seleccin se realiza presionando el
botn izquierdo del ratn con el cursor sobre la opcin deseada.
2) Compaa: Nombre de la compaa en que se desea trabajar. Bajo
una misma base de datos el usuario puede manejar varias compaas,
esto permite que las compaas compartan el mismo cuadro de
cuentas para consolidarlas. Esta opcin cuenta con una pantalla en la
que se selecciona la compaa por medio de un botn combo, de la
misma manera que se hizo para seleccionar la base de datos.
Ingreso al Sistema 3
4 Ingreso al Sistema
Ingreso al Sistema 5
6 Ingreso al Sistema
Ingreso al Sistema 7
ACCESIBILIDAD
Cabe resaltar que para esta versin de ExactusERP, la accesibilidad tanto
al sistema como a los mdulos que la compaa tenga instalados se har
nicamente desde el integrador, pues no existe una ejecutable para cada
modulo. Se cuenta adems con la posibilidad de acceder a todas las
opciones del modulo sin necesidad de abrirlo, es decir, se tiene la capacidad
de acceder a nivel de modulo como a nivel de opcin con solo registrarse
una sola vez, agilizando el manejo y mejorando de manera global la
accesibilidad del sistema en general. En este men, las opciones pueden
desplegar las subopciones que contienen, presionando el botn
identificado con el smbolo
o replegar las mismas subopciones,
presionando el botn identificado con el smbolo . Cada mdulo del
sistema presenta el mismo formato de men principal, adems de que no
existe la opcin de registrarse a un solo modulo, solo se pueden acceder por
el integrador.
En cuanto al acceso a las subopciones que se encuentran dentro de las
opciones del men principal, el mismo se debe realizar posicionndose
sobre la subopcin elegida y haciendo doble clic, a lo que se desplegara la
pantalla de interfaz.
FAVORITOS
Una opcin especial que no corresponde a un mdulo del sistema, es la de
Favoritos, identificada con una estrella
, con la cual el usuario podr
agilizar aun ms el uso de ExactusERP, pues se podrn definir las
subopciones (no las opciones del men principal) de los mdulos que el
usuario frecuente ms. El ingreso a dicha opcin, se realiza de la misma
manera que a los mdulos estndar, mostrndose as, todas las opciones
definidas como las ms usadas.
8 Ingreso al Sistema
Kj Opcin
Flder de
Mantenimientos
Mantenimientos
Flder
de Consultas
Descripcin
Este cono se utiliza para identificar las opciones
que contienen los diferentes mantenimientos o
tablas en donde se guardan los datos de los
registros existentes.
Este cono se utiliza para identificar las opciones en
las cuales se registran datos del mdulo.
Ingreso al Sistema 9
Flder con
Mantenimientos
Flder
de Reportes
Reportes
Flder
de Procesos
Procesos
alimentaran el sistema y
Parmetros
del mdulo
para los
parmetros.
, entre
de
Mdulos
Ingreso al Sistema 11
ocultar
Mdulos
12 Ingreso al Sistema
CAPTULO 2
Manejo General de Tablas
NOTA INTRODUCTORIA
En esta seccin se explica varias formas en que el usuario puede manipular
el ERP de manera que pueda trabajar de una manera ms eficiente y a gusto
segn sus propios criterios.
GENERALIDADES
Al presionar el botn izquierdo del ratn sobre el ttulo de una columna, el
sistema ubica esa columna de primera y ordena los renglones con respecto a
sta. Permiten tambin la seleccin y ubicacin de las columnas e incluso la
discriminacin de datos dependiendo de la necesidad.
Si se presiona dos veces el botn izquierdo en algn rengln, se desplegarn
detalladamente los datos contenidos en el mismo y ser posible
modificarlos, segn el caso.
El tamao de las columnas puede ser modificado fcilmente al ubicar el
cursor del ratn sobre la lnea que divide los ttulos de dos columnas (note
que el cursor cambia de forma). La columna que va a ser modificada ser la
del lado izquierdo de la divisin. Presione el botn izquierdo del ratn y
desplcelo hacia la derecha para aumentar o a la izquierda para disminuir el
tamao de la columna, segn sea la necesidad.
HIGHLIGHT (SELECCIN DE
REGISTROS Y MARCADO DE
BLOQUES)
Las tablas de datos cuentan con un highlight que enfatiza el rengln
actual.
Para eliminar o modificar un rengln especfico, se debe primero posicionar
el highlight sobre el registro deseado y luego escoger la opcin respectiva
del men o de la barra de herramientas (toolbar).
Con este highlight, se puede marcar tambin un bloque de registros. Para
esto, se posiciona primero el cursor del ratn sobre el rengln inicial del
bloque, y manteniendo presionado el botn izquierdo del mismo, se
desplaza el cursor hacia abajo hasta localizar el rengln final del bloque.
Manual Bsico del ERP Softland
CAPTURA DE DATOS EN
PORTAPAPELES (CLIPBOARD)
Esta funcin permite intercambiar informacin con otras aplicaciones de
Microsoft Windows. Los datos de una tabla pueden ser capturados en el
2.
3.
4.
Para esta operacin existe tambin una opcin dentro del submen de
Despliegue; esta opcin permite trasladar todos los datos marcados con el
"highlight" al portapapeles. Esta opcin se llama Copiar al
Portapapeles.
ORDENAR REGISTROS...
Esta opcin permite determinar la columna que se debe tomar como
referencia para el orden ascendente de los renglones.
Dicha opcin se encuentra al presionar el botn de Despliegue en el men
principal que acompaa a cada ventana de una tabla, al entrar a la ventana
aparece un listado con las columnas que estn siendo desplegadas. Se
posiciona el highlight sobre el encabezado de la columna elegida y se
presiona ENTER. Tambin se puede realizar la misma operacin,
presionando el botn izquierdo del ratn dos veces sobre el nombre de la
columna.
BSQUEDA DE REGISTROS
Esta es la forma en que se realizan las bsquedas en las tablas:
1) Se digita el primer caracter del dato por el cual se desea localizar el
registro, segn la primera columna de ordenamiento desplegada en la
tabla.
2) Para acercar ms los resultados de la bsqueda, se debe seguir
digitando los caracteres que van formando la palabra, cifra o cdigo
deseado.
3) Para retroceder la bsqueda se presiona Backspace.
Los caracteres digitados, sern desplegados en el "status bar" o barra de
estado ubicada en la parte inferior de la tabla. Si se desea retractar la
bsqueda, se oprime la tecla Home para retornar al primer registro de la
tabla.
Por ejemplo, se necesario localizar un cliente cuyo nombre es EID CO. En
primera instancia, se debe seleccionar la columna de nombre como la
ordenadora. Una vez ordenados los datos por nombre, se oprime la tecla
"E"; el sistema se posicionar sobre el primer cliente cuyo nombre empiece
con esta letra.
Se procede a oprimir la "I"; el sistema desplegar el primer cliente que
comience con "EI". El sistema ir localizando los registros que ms se
parezcan a las combinaciones de caracteres que el usuario digite. Cuando el
16 Manejo General de Tablas
BUSCAR
Esta opcin est contenida en las diferentes pantallas de CreacinModificacin de registros de las tablas de datos
Si el usuario tiene un filtro activo, no podr modificar los registros que no
aparecen en la lista.
Esta opcin despliega el registro siguiente, anterior, inicial o final
dependiendo de la posicin actual. Sus opciones son:
Inicial
Despliega en la ventana el primer registro de la base de datos.
Anterior
Despliega el registro anterior al actual.
Prximo
Despliega el registro siguiente al actual.
ltimo
Despliega el ltimo registro de la base de datos.
Cuando se est desplegando el primer registro, los conos Inicial y Anterior
no operan por razones obvias; igual sucede cuando se est en el ltimo
registro con los conos Prximo y ltimo.
AJUSTAR COLUMNAS
Esta opcin, fija las columnas en su ancho mnimo para visualizar una
mayor cantidad de datos en la tabla.
Esta opcin puede aplicarse rpidamente, al ubicar el cursor del ratn sobre
la casilla ubicada en la esquina superior izquierda de la cuadrcula; donde se
une la lnea de los encabezados con la columna vaca; y presionar dos veces
el botn izquierdo del ratn.
CAPTULO 3
Funciones Generales
NOTA INTRODUCTORIA
Se detalla como en Softland se realizan varias funciones generales y
especficas en todo el ERP, independientemente del mdulo al que se est
ingresando.
Igualmente se explican el significado de algunos botones estndar para el
ERP.
GENERALIDADES
Las funciones generales pueden activarse de tres formas:
Funcin
Agrega un
nuevo registro
Modifica un
registro
Actualiza los
registros
Actualiza
registros y se
devuelve a la
pantalla
anterior
Teclas
Descripcin
Ctrl + N
Ctrl + M
Funciones Generales 19
Cancela la
operacin
Elimina un
registro
Permite filtrar
registros
(QBE)
Permite
seleccionar las
columnas que
se van a
desplegar
Imprime
reportes
Traslada los
datos
seleccionados
a Excel
Busca el
registro inicial
Busca el
registro
anterior
Busca el
siguiente
registro
Busca el
registro final
Permite
Refrescar
Datos
Contenido
20 Funciones Generales
Ctrl + E
Ctrl + W
Regresar a la
pantalla
anterior
Ayuda F1
F1
INSTRUCCIONES ESPECFICAS
En este apartado se explica el procedimiento para la ejecucin de las
funciones estndar del sistema, las cuales incluyen las opciones de Agregar
un registro, Modificar un registro y Eliminar un registro. A continuacin
se detalla cada una de ellas.
Funciones Generales 21
caracteres sin importar lo que sean; el signo de pregunta (?) significa que
puede haber solo un caracter, sea cual sea.
Los nombres ubicados a la izquierda son las columnas que no estn siendo
desplegadas actualmente. Para agregar o descartar una columna realice el
siguiente procedimiento:
1) Se debe ubicar el "highlight" sobre la columna por trasladar con el
ratn o las teclas direccionales.
2) Se debe activar con el botn izquierdo del ratn el cono
segn sea el caso. Una forma ms fcil es presionar dos veces el botn
izquierdo del ratn sobre el nombre de la columna.
3) Los conos
y
son para trasladar todas las columnas de un lado a
otro de la ventana. El lado de la ventana con las columnas por
desplegar no puede quedar en blanco.
4) Los conos
y
(que se encuentran a la derecha, junto al cuadro
de columnas visibles) permiten ordenar las columnas desplegadas. La
columna seleccionada por el highlight puede ser re-localizada al
desplazarla con esos conos.
Manual Bsico del ERP Softland
Funciones Generales 23
24 Funciones Generales
Exportar: Con esta opcin, ser creado un archivo fsico en el disco para
luego ser trabajado. Se solicitar lo siguiente:
Funciones Generales 25
26 Funciones Generales
Funciones Generales 27
Funciones Generales 29