3 2 Cartilla Fortalecimiento Del Hallazogo Fiscal

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA DELEGADA PARA INVESTIGACIONES,

JUICIOS FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA
CARTILLA PARA EL FORTALECIMIENTO EN LA CONFIGURACIÓN DEL

HALLAZGO CON INCIDENCIA FISCAL Y LA ARTICULACIÓN ENTRE EL
PROCESO AUDITOR Y EL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
2017
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Contenido
1. PRESENTACIÓN ..................................................................................................................... 6
2. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 7
2.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................... 7
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 7
3. PROCESO AUDITOR .............................................................................................................. 8
4. HALLAZGOS FISCALES ........................................................................................................ 8
4.1. Elementos del hallazgo administrativo con incidencia fiscal. .................................... 8
4.2. Material probatorio en los hallazgos con incidencia fiscal. ...................................... 11
4.3. Aspectos adicionales a tener en cuenta en la valoración de Hallazgos ................ 12
4.3.1. COMPETENCIA ........................................................................................................... 12
4.3.2. VIGENCIA DE LA ACCIÓN FISCAL. .............................................................................. 12
5. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL TRASLADO DE HALLAZGOS CON
INCIDENCIA FISCAL. ................................................................................................................... 13
5.1. Dependencia que detectó el hallazgo fiscal ............................................................... 13
5.2. Datos generales del auditado ....................................................................................... 13
5.3. Descripción de los hechos presuntamente irregulares del hallazgo fiscal ............ 13
5.4. Análisis del daño............................................................................................................. 14
5.5. Normas presuntamente violadas ................................................................................. 14
5.6. Respuesta de la Entidad ............................................................................................... 15
5.7. Determinación de los funcionarios o particulares que participaron en los hechos y
que serán vinculados al proceso de responsabilidad fiscal. ................................................ 15
5.8. Garantes .......................................................................................................................... 15
5.9. Material general de evidencias que soportan el hallazgo con incidencia fiscal .... 16
5.10. Nombre y firma de los funcionarios que reportan el hallazgo ............................. 19
6. LISTADO DE REFERENTES DE EVIDENCIAS PARA HALLAZGOS FISCALES DE
ACUERDO CON EL TIPO DE IRREGULARIDAD .................................................................... 20
6.1. CASOS PRÁCTICOS .................................................................................................... 20
6.1.1. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON LA ADJUDICACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DE
CONTRATOS............................................................................................................................... 20
2
6.1.2. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON INVERSIÓN DE RECURSOS DENTRO DE
CONTRATOS............................................................................................................................... 21
6.1.3. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON OBLIGACIONES CONTRACTUALES. ...... 22
6.1.4. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON RENDIMIENTOS FINANCIEROS. ........... 23
6.1.5. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON ANTICIPOS. .......................................... 23
6.1.6. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON CONTRATOS DE SUMINISTRO. ............ 24
6.1.7. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON SOBRECOSTOS..................................... 25
6.1.8. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS.
27
6.1.9. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON CONTRATOS DE CONCESIÓN............... 28
6.1.10. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON PATRIMONIOS AUTÓNOMOS ............. 30
6.1.11. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON SISTEMAS – ADQUISICIÓN DE
SOFTWARE................................................................................................................................. 31
6.1.12. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON EL DAÑO O DETERIORO DE LA OBRA
CONTRATADA. ........................................................................................................................... 31
6.1.13. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON ASUNTOS AMBIENTALES..................... 32
6.1.14. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON LA FALTA DE CALIDAD DE LOS BIENES
ADQUIRIDOS.............................................................................................................................. 33
6.1.15. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON CONTRATOS DE TRACTO SUCESIVO. ... 34
6.1.16. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS. ........... 35
6.1.17. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON REGIMEN SUBSIDIADO........................ 35
6.1.18. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON LA VENTA DE BIENES INMUEBLES. ...... 37
6.1.19. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON ARRENDAMIENTOS DE BIENES
PÚBLICOS. .................................................................................................................................. 38
6.1.20. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON INVERSIONES....................................... 38
6.1.21. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON PÓLIZAS EN LOS CONTRATOS DE OBRA:
39
6.1.22. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON SITUACIONES ADMINISTRATIVAS. ...... 40
6.1.23. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON ESTADOS CONTABLES. ........................ 41
6.1.24. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON SANCIONES Y MULTAS. ....................... 41
6.1.25. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON SENTENCIAS JUDICIALES. .................... 42
3
6.1.26. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON EL PASIVO PENSIONAL. ....................... 43
6.1.27. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON EJECUCIONES DE RECURSOS DEL
SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES. ................................................................................ 43
7. ¿QUIENES TIENEN COMPETENCIA PARA ADELANTAR INDAGACIONES
PRELIMINARES y PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL ORDINARIOS Y
VERBALES? ................................................................................................................................... 44
7.1. LA CONTRALORÍA DELEGADA PARA INVESTIGACIONES, JUICIOS
FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA............................................................................. 44
7.2. LA UNIDAD DE INVESTIGACIONES ESPECIALES CONTRA LA
CORRUPCIÓN. .......................................................................................................................... 45
7.3. EN CUANTO A LAS CONTRALORÍAS DELEGADAS SECTORIALES ................ 46
7.4. LAS GERENCIAS DEPARTAMENTALES COLEGIADAS. ..................................... 46
8. MARCO NORMATIVO........................................................................................................... 47
8.1. CONSTITUCIÓN POLITICA. ........................................................................................ 47
8.2. Decreto Ley 267 de 2000: ............................................................................................. 47
8.3. Ley 42 de 1993 ............................................................................................................... 47
8.4. Ley 610 de 2000 ............................................................................................................. 47
8.5. Ley 1474 de 2011 ........................................................................................................... 48
8.6. Resolución Orgánica 5500 de 2003 ............................................................................ 48
8.10. Resolución Orgánica OGZ 342 de 2015 ................................................................. 48
9. CONCLUSIÓN ........................................................................................................................ 48
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1. PRESENTACIÓN
La Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción

Coactiva en desarrollo y cumplimiento de sus Planes de Acción 2016 y 2017, busca
con este documento, el fortalecimiento en la configuración del hallazgo con
incidencia fiscal y la articulación entre el Proceso Auditor y el Proceso de
Responsabilidad Fiscal.
Este trabajo cobra importancia por el análisis de los aspectos formales y de fondo
de la actividad que desarrolla el grupo auditor y que sirve de insumo para que la
dependencia competente tramite legal y oportunamente el proceso de
responsabilidad fiscal. Uno de los inconvenientes que se advierte para tal fin es la
estructuración del hallazgo fiscal y de las indagaciones preliminares que adelantan
los grupos de auditoría, esto es, de sus elementos, argumentación y de la idónea
recaudación de evidencias que tendrán validez siempre que dicha tarea se lleve a
cabo conforme a los requisitos sustanciales de ley.
Así, el presente documento no tiene como finalidad cuestionar la manera como se

ha venido entendiendo la función que conlleva la definición de auditoría; sino que
trasciende y presenta algunas orientaciones para la debida formulación del hallazgo
fiscal, teniendo como base para ello algunas decisiones adoptadas en los recientes
años y las modificaciones de orden legal al proceso de responsabilidad fiscal, en
especial la introducción del procedimiento verbal.
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2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Fortalecer la articulación entre el Proceso Auditor y el Proceso de Responsabilidad

Fiscal, con el fin de propender por el mejoramiento en la conformación del hallazgo
fiscal como insumo para el inicio del proceso de responsabilidad fiscal, tanto
ordinario como verbal.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Orientar la adecuada conformación del hallazgo fiscal en las distintas

tipologías de gestión fiscal con ocasión de las cuales se produce daño al
patrimonio público.
 Propender porque los Grupos de Auditoría recauden legal y oportunamente

las pruebas que sean pertinentes, conducentes y necesarias para soportar el
inicio del proceso de responsabilidad fiscal.
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3. PROCESO AUDITOR
El proceso auditor está regulado en la Guía de Auditoría y en la “Guía, conceptos y

principios fundamentales para las auditorías en la CGR en el marco de las normas
de auditoría para entidades fiscalizadoras superiores ISSAIs”. El tema del hallazgo
con incidencia fiscal normalmente es propio de la etapa de ejecución del proceso
auditor en el cual se evalúa en forma posterior y selectiva la gestión y los resultados
de los sujetos de control fiscal para verificar el cumplimiento de los principios
orientadores de la gestión fiscal con el fin de determinar si se causó daño al erario
que dé origen al inicio de un proceso de responsabilidad fiscal.
4. HALLAZGOS FISCALES
El principal insumo para dar curso al proceso de responsabilidad fiscal es el hallazgo

con incidencia fiscal, que no es otro que aquel que se orienta a determinar la
ocurrencia de un hecho u omisión en ejercicio de la gestión fiscal, que causa un
daño al patrimonio del Estado cuyo resarcimiento es posible perseguir mediante la
acción de responsabilidad fiscal.
4.1. Elementos del hallazgo administrativo con incidencia fiscal.
Teniendo en cuenta que el hallazgo con incidencia fiscal debe servir como
insumo para abrir un proceso de responsabilidad fiscal, sus elementos están
dados por los presupuestos que la ley exige para dar inicio al mismo, sea por la
modalidad de ordinario escrito o por el trámite verbal.
El auditor deberá conocer el contexto en que ocurrieron los hechos, los planes,
proyectos, el programa o política gubernamental al que corresponde, e identificar
sus causas y efectos, analizar la entidad afectada, su naturaleza y su objeto, así
como determinar las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que se
desarrollaron.
Como mínimo este hallazgo debe permitir dar curso al proceso ordinario, para lo
cual se deben identificar los siguientes elementos:
 Evidencia (prueba) de que haya ocurrido un daño patrimonial al Estado, que

sea cierto (pasado o actual), especial, anormal y cuantificable con arreglo a
su real magnitud.
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 La identificación de los posibles autores de las acciones, actuaciones u
omisiones que en ejercicio de la gestión fiscal generaron el detrimento
patrimonial, teniendo en cuenta las funciones y competencias asignadas en
la ley, el reglamento y el manual de funciones (Presuntos Responsables), o
las obligaciones convenidas en el contrato.
En los términos del artículo 3 de la Ley 610 de 2000, se entiende por gestión
fiscal: “…el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que
realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que
manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada
y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia,
explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y
disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e
inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con
sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad,
imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos
ambientales.”
Respecto de los servidores públicos es necesario establecer su nombre,

identificación, cargo ocupado, con un breve análisis en el cual se señale si las
funciones corresponden a las de un gestor fiscal, en el caso de contratistas las
obligaciones y si en desarrollo de las mismas participó por acción u omisión
en la generación del daño. Adicionalmente, la dirección de domicilio,
residencia o lugar de trabajo actual o el último que haya referenciado en la
entidad. En este elemento es importante que el funcionario auditor indague si
el presunto responsable fiscal no ha informado una dirección diferente, toda
vez que notificarlo a una dirección desactualizada podría originar una nulidad.
La indicación de la información patrimonial (bienes o derechos que puedan ser

objeto de una medida cautelar). Igualmente, para las personas naturales que
sin ser servidores públicos, en ejercicio de gestión fiscal intervienen en la
generación del daño al patrimonio del Estado, debe individualizarse con su
nombre, identidad, obligaciones o funciones de las cuales se pueda inferir su
condición de gestor fiscal, dirección de ubicación y posible información
patrimonial.
También pueden ser personas jurídicas de derecho privado (no de derecho

público), las que deben identificarse por su nombre o razón social, número de
identificación tributaria – NIT, dirección para notificaciones, entre otros.
En tratándose de uniones temporales y consorcios debe establecerse la

naturaleza jurídica y la forma en que concurrieron a la contratación e identificar
e individualizar a cada uno de quienes los conformaron, que igualmente
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pueden ser personas naturales y jurídicas de derecho privado a las cuales
aplican los requisitos anteriores.
 La relación directa que debe existir entre el hecho u omisión en que incurrió
el gestor fiscal y el daño generado al patrimonio del Estado, estableciendo
con precisión que el daño al patrimonio sea el producto de la acción u omisión
que justifica el señalamiento de autoría.
 Si bien no es requisito para dar inicio al proceso ordinario, es muy importante

que se establezca en el proceso auditor, si el presunto responsable, el bien
o el contrato sobre el cual recaiga el daño patrimonial al Estado, se
encuentran amparados por una póliza; caso en el cual se debe individualizar
la Compañía de Seguros, número y clase de póliza, riesgos que cubre, la
vigencia de los amparos y allegar copia íntegra de las mismas.
Respecto de los presupuestos que la ley exige para dar inicio al proceso de
responsabilidad fiscal verbal, además de los requisitos anteriores, se debe tener
en cuenta:
 Verificar las circunstancias que constituyen la presunción de dolo y

culpa grave de que trata el artículo 118 de la Ley 1474 de 2011; tales
como:
La evaluación de los procesos de selección contractual, los estudios de mercado,

así como el cumplimiento de las especificaciones técnicas, físicas, financieras, entre
otras, de los bienes y servicios adquiridos.
Establecer con exactitud en qué forma los pliegos de condiciones o términos de

referencia fueron incompletos, ambiguos o confusos y condujeron a interpretaciones
o decisiones técnicas que afectaron la integridad patrimonial de la entidad
contratante. Así, el funcionario auditor en el caso de fundar su hallazgo en tales
situaciones deberá aportar los documentos o evidencias correspondientes.
Igualmente, el auditor deberá aportar aquellos documentos que sirvan como

evidencia para determinar que se aceptaron ofertas que superen precios del
mercado.
Así mismo, en el caso de incumplimiento de las obligaciones del supervisor o del

interventor que hayan dado lugar a la producción del daño, deberá allegarse la copia
de la designación de supervisión o del contrato de interventoría junto con todos los
documentos derivados de tales actividades.
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Cuando se haya incumplido la obligación de asegurar los bienes de la entidad o la
de hacer exigibles las pólizas o garantías frente al acaecimiento de los siniestros o
el incumplimiento de los contratos, el auditor aportará copia del documento en
donde conste la obligación como gestor fiscal de asegurar los bienes, así como
copia de las pólizas que existan o las pruebas documentales en caso que existan
otras garantías distintas a éstas, tales como las fiducias mercantiles en garantía o
las garantías bancarias.
Cuando con el reconocimiento de salarios, prestaciones y demás emolumentos y

haberes laborales con violación de las normas que rigen el ejercicio de la función
pública o las relaciones laborales se haya generado daño al patrimonio del Estado,
deberán aportarse los documentos soportes y la referencia a las normas infringidas.
 Determinar la existencia del garante con la información que antes se refirió para
el proceso ordinario.
 Certificación de la menor cuantía para contratar de la entidad afectada en la

vigencia anual en que se generó el daño, siempre y cuando esté sometida al
régimen de contratación de la Ley 80 de 1993.
4.2. Material probatorio en los hallazgos con incidencia fiscal.
El material probatorio hace referencia a todas las evidencias que practica y recauda
el auditor para poder demostrar todos los elementos del hallazgo con incidencia
fiscal.
Un aspecto imperativo en la búsqueda del medio probatorio es ubicar el momento

de la ocurrencia del daño con el fin de evitar la caducidad de la acción o evitar el
desgaste del órgano de control frente a los hechos respecto de los cuales ya operó
dicho fenómeno.
En temas contractuales es importante diagramar las tres etapas -pre contractual,

contractual, pos contractual-, y así se evitará acompañar al hallazgo evidencia
innecesaria.
Hay evidencias comunes a todos los casos:
 Las disposiciones internas, actos administrativos, procedimientos etc., que

regulan el tema cuya vulneración genera el daño patrimonial al Estado.
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 Existencia de garantía del responsable del manejo, de seriedad de la oferta,
garantía de los bienes, de cumplimiento, del bien o del contrato objeto del
asunto cuestionado (contrato o póliza de seguros íntegra).
 Certificación de la menor cuantía de contratación para la época de ocurrencia
del hecho.
Excepcionalmente, en caso que con dichas evidencias no sea posible estructurar el

hallazgo con incidencia fiscal, la Contraloría Delegada para el respectivo sector o la
Gerencia Departamental Colegiada, deberá adelantar una Indagación Preliminar.
4.3. Aspectos adicionales a tener en cuenta en la valoración de Hallazgos
En el análisis y valoración de los hallazgos con incidencia fiscal, deben tenerse en

cuenta los siguientes aspectos:
4.3.1. COMPETENCIA
El proceso de valoración de un hallazgo debe iniciar por establecer si le

corresponde su conocimiento o no a la Contraloría General de la República. Si
no se inicia por este estudio esto generará la declaratoria de nulidad y con ello
el riesgo de la caducidad de la acción fiscal.
Se debe iniciar examinando la naturaleza y origen de los recursos involucrados,

así:
 Corresponde a la CGR, cuando los recursos son del presupuesto nacional, o

una transferencia (Sistema General de Participaciones –SGP- o Sistema
General de Regalías –SGR-), o por control prevalente, o si se trata de un
control excepcional, o cuando existe la posibilidad de ejercer control
concurrente con las contralorías territoriales, así como también sobre los
recursos parafiscales.
 Corresponde a las Contralorías Territoriales, si el presupuesto es territorial.
Una vez determinada la competencia de la Contraloría General de la República,

deberá acudirse a las normas internas de competencia para establecer a qué
dependencia deberá remitirse el hallazgo para su conocimiento.
4.3.2. VIGENCIA DE LA ACCIÓN FISCAL.
Identificada la competencia, es recomendable estudiar la vigencia de la acción

fiscal, conforme lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 610 de 2000, es decir, cinco
años a partir de la ocurrencia del hecho generador del daño.
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En cada caso deberá establecerse si se trata de hechos o actos instantáneos
para los cuales la caducidad de la acción fiscal empezará a contarse desde el
día de su realización; o si son complejos, de tracto sucesivo, de carácter
permanente o continuado frente a los cuales la caducidad se contabiliza desde
el último hecho o acto. Al determinarse que la acción fiscal está en riesgo de
caducar, inmediatamente se debe hacer la remisión a la dependencia
competente, indicando en el oficio remisorio la urgencia de trámite originada en
dicha situación.
5. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL TRASLADO DE HALLAZGOS

CON INCIDENCIA FISCAL.
5.1. Dependencia que detectó el hallazgo fiscal
Además de la información general de la dependencia que remite el hallazgo con

incidencia fiscal, resulta de la mayor importancia determinar la vigencia fiscal
auditada y la actuación que lo origina para establecer la competencia de la
Contraloría General de la República para adelantar el proceso de responsabilidad
fiscal y que respecto del hecho o hechos a investigar no haya operado la caducidad
de la acción.
5.2. Datos generales del auditado
De este acápite, interesa especialmente al proceso de responsabilidad fiscal tener

claridad no solamente sobre la naturaleza jurídica de la entidad afectada sino del
origen de los recursos para determinar el alcance del control fiscal, de tal manera
que al momento de proferir auto de apertura se tenga certeza de la competencia
que le asiste a la CGR para iniciar la actuación fiscal. Igualmente, establecer si se
trata de un particular, en cuyo caso deberá allegarse todo el acervo probatorio que
indique que pese a ser una entidad o particular ejerció alguno de los verbos rectores
(administración, recaudo o inversión) de la gestión fiscal respecto de recursos
públicos.
Así mismo, el auditor debe establecer con claridad el nivel al que pertenece el ente
auditado y si efectivamente la ejecución de los recursos se dio por parte del nivel
central o descentralizado para determinar la competencia para adelantar el proceso
al interior de la Contraloría General de la República.
5.3. Descripción de los hechos presuntamente irregulares del hallazgo

fiscal
El acápite de los hechos se debe redactar de manera sucinta, indicando claramente

la incidencia fiscal, la cuantía y las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las
cuales se desarrollaron las acciones (activas u omisivas) de gestión fiscal que
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generaron el detrimento patrimonial, de tal forma que su lectura permita una visión
general de la deficiencia o irregularidad encontrada, indicando el principio
desconocido por el gestor fiscal.
El formato de hallazgo debe contener un análisis de la gestión realizada por los

presuntos responsables, señalando con claridad la razón o razones que llevan al
auditor a calificar la gestión del presunto responsable fiscal como ineficiente,
ineficaz o antieconómica, identificando en qué condición actuó y la fecha en que
desempeñó actividades como gestor fiscal.
Es importante que se identifique la fecha de ocurrencia del hecho, indicando día,

mes y año cuando se trate de hechos de realización instantánea y cuando sea de
tracto sucesivo se debe indicar la última fecha de los hechos generadores de daño;
las personas que intervinieron y demás características que individualicen el hecho.
5.4. Análisis del daño
En el análisis que se efectúe del daño, es necesario que se señale con claridad en
qué consiste o está representado y cuáles pruebas soportan la existencia del
mismo, es decir, especificando cómo, dónde y en qué momento fue detectado.
En la determinación del monto del daño, se debe establecer la dimensión de éste,

es decir, si eventualmente, a pesar de la gestión fiscal irregular, la administración
obtuvo o no algún beneficio; además que se debe precisar la forma como se
cuantificó el valor del detrimento patrimonial y adjuntar los soportes y evidencias
que ofrezcan certeza sobre la existencia y la cuantía del mismo.
5.5. Normas presuntamente violadas
Si bien es cierto que el auditor puede realizar un control legal que consiste en la
comprobación de la aplicación de las normas que rigen las operaciones financieras,
administrativas y económicas de una entidad, el objeto del hallazgo fiscal y del
proceso de responsabilidad fiscal no se dirige a determinar la violación de las
mismas, pues la mera inconformidad con la ley puede ser objeto de un proceso
disciplinario o penal.
El hallazgo fiscal debe establecer con exactitud cómo con la infracción de tales
normas legales se produjo el daño al erario o si pese a no vulnerarse ninguna norma
se produce daño por violación a un principio de la gestión fiscal, por ejemplo, al
principio de economía que consiste en que en igualdad de condiciones de calidad,
los bienes y servicios se obtengan al menor costo, lo cual exige una adecuada
planeación de manejo, adquisición, mantenimiento y conservación de los bienes y
servicios.
14
Así, los funcionarios auditores no deben circunscribir su análisis única y
exclusivamente a la violación normativa, adicionalmente deberán pronunciarse
sobre el cumplimiento de los objetivos, planes, programas y proyectos adoptados
por la entidad auditada y su conformidad con los planes de desarrollo, es decir,
evaluarán no solamente el giro de los recursos de presupuesto y su inversión formal,
sino que están obligados a verificar el alcance de la misma y el cumplimiento de los
fines estatales, es decir que se produzca un beneficio real.
5.6. Respuesta de la Entidad
El formato de hallazgo con incidencia fiscal debe contener un análisis claro y

detallado de la respuesta ofrecida por la Entidad y de las pruebas que alleguen con
ésta, comparando lo observado por el auditor con lo manifestado por ellos e
indicando los motivos por los cuales no se desvirtúa el hallazgo evidenciado en el
proceso auditor.
5.7. Determinación de los funcionarios o particulares que participaron en

los hechos y que serán vinculados al proceso de responsabilidad
fiscal.
En la determinación de los presuntos responsables fiscales, ya sean personas

naturales o personas jurídicas de derecho privado, además de los datos generales
que pide el formato y que se especifican en el numeral 4.3 de este documento, se
debe indicar la actuación que desplegó el gestor fiscal y el poder de decisión con
que actuó o dejó de actuar y que generó el detrimento patrimonial, haciendo claridad
si fue en cumplimiento de una función establecida en la Ley, en manual, reglamento,
contrato o cualquier otro acto administrativo.
5.8. Garantes
En el acápite de los garantes es necesario que se identifiquen las Pólizas que

garanticen el manejo de los recursos y de los bienes que se han perdido, dañado o
deteriorado y que constituyen el daño patrimonial, así como las Pólizas que
amparen la gestión de los servidores públicos comprometidos en el hecho irregular.
Cuando el hecho tenga relación con la suscripción, ejecución o liquidación de

contratos estatales donde resulte involucrado el contratista, se deberán aportar las
garantías de cumplimiento del contrato que tengan que ver con el hecho irregular,
vigentes para la época de los hechos, junto con los anexos, modificaciones y
condiciones generales y específicas.
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Para concluir, es importante que con el formato de hallazgo, se allegue copia
completa y legible de las garantías expedidas por las Aseguradoras que pueden ser
vinculadas como garantes al proceso de responsabilidad fiscal.
Adicionalmente, el auditor indagará y establecerá si además de la póliza existe

alguna fiducia o patrimonio autónomo, garantía bancaria o cartas de crédito stand
by, entre otros, en cuyo caso deberá anexar los documentos correspondientes con
sus anexos.
5.9. Material general de evidencias que soportan el hallazgo con incidencia

fiscal
Las evidencias que se aporten deben ser útiles, pertinentes y conducentes para la
demostración del daño causado al patrimonio del Estado en ejercicio de la gestión
fiscal y de los posibles autores del mismo, permitiendo establecer la información
requerida para dar curso a un proceso de responsabilidad fiscal con o sin imputación
(ordinario o verbal).
Los documentos soportes son fotocopias tomadas directamente de los documentos

que se encuentran en los archivos que reposan en el ente auditado y deberá
acompañarse la constancia que señale en qué diligencia se toma la copia y si la
misma se toma de original o de copia autenticada o simple. Si la prueba es el papel
de trabajo o las actas de visita administrativa o inspección, éstos deben tener
constancia del lugar y fecha de diligenciamiento o realización y estar firmados por
los auditores que participaron en la diligencia y por los funcionarios de la entidad
que la atendieron.
Los hechos irregulares generadores o constitutivos de daño patrimonial, deben

estar debidamente soportados con las solicitudes de información realizadas por el
ente de control y con las respuestas dadas por la entidad auditada.
Teniendo en cuenta la temática del hallazgo fiscal, los auditores deberán recaudar
evidencia, entre otros, de los siguientes aspectos que se identifican de manera
general en la guía de auditoría y en el presente documento:
 Certificado en el que conste la naturaleza de los recursos.
 Plan, programa o proyecto al que corresponden los recursos de los que se

predica daño al patrimonio público.
 Formato único de las hojas de vida del Departamento Administrativo de la

Función Pública (DAFP) de los presuntos responsables fiscales con el fin de
indagar sobre la dirección de residencia y domicilio. Así mismo utilizar otros
medios de información ante las autoridades competentes para efectos de
16
contar con la ubicación o residencia actual de los presuntos. En este aspecto
el auditor debe indagar si hay alguna actualización de la dirección del
presunto responsable que no conste en la última hoja de vida.
 Último formato de declaración de bienes y rentas de los presuntos

responsables fiscales, y búsqueda de la información patrimonial ante las
autoridades competentes.
 Certificaciones de cargos, salarios, manuales de funciones, fechas de

ingreso y retiro, copias y/o certificaciones de los actos de nombramiento y
actas de posesión de los servidores públicos o copia de contratos para
determinar la responsabilidad para la época de ocurrencia de los hechos.
 Informes técnicos que correspondan a los hechos irregulares objeto de

incidencia fiscal.
 Copias de contratos y convenios administrativos y sus actas

precontractuales, contractuales y poscontractuales, documentos e
información sobre obras adicionales, actas de iniciación, terminación y recibo
de obra y liquidación de contratos.
 Copia de los estudios previos, documentos de disponibilidad presupuestal,

documentos de los comités evaluadores, y anexos de los estudios previos
tales como diseños, estudios, planos, y las evaluaciones.
 Pliegos de condiciones para determinar si los mismos fueron elaborados en

forma completa o incompleta, ambigua o confusa.
 Fichas técnicas.
 Actas de subasta
 Cotizaciones o avalúo de bienes y servicios más el análisis técnico

correspondiente para la fecha de las diversas etapas contractuales a fin de
determinar posibles sobrecostos, aclarando que aquellos que se recauden
por funcionarios de la CGR deben referirse a las mismas condiciones de
tiempo, modo y lugar en que se realizaron las operaciones, para la época del
hecho irregular.
 Actas o documentos de juntas directivas o de socios, o del órgano rector de

la entidad, aprobación de compras, evaluación de contratos, de entrega y
recibo de inventarios.
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 Cuentas, facturas, contratos, pólizas, cheques y otros títulos valores.
 Pólizas que amparen la gestión, el contrato o el bien y otras garantías, con

sus condiciones generales y específicas, más sus adicionales y que sean
vigentes para la fecha de ocurrencia de los hechos irregulares generadores
de daño fiscal.
 Tarjetas de kárdex, comprobantes de egreso e ingreso de bienes, libros,

minutas de entrada y salida de bienes del almacén de la entidad.
 Comprobantes de pago, recibos de caja.
 Recibo de consignación de los rendimientos financieros.
 Certificación de la cuenta para el manejo del anticipo.
 Comprobantes de cumplimiento de las obligaciones consignadas en el acta

de liquidación.
 Saldos (anticipo o ejecución del contrato) por legalizar.
 Certificado de propiedad de los bienes sobre los cuales recaiga el objeto de

la investigación.
 Informes de interventoría y/o de supervisión.
 Documentos de registro mercantil, de la Superintendencia de Sociedades y

otros organismos de vigilancia y control.
 Conceptos jurídicos y técnicos sobre aprobación de contratos (de prestación

de servicios, de obra, concesión, suministro, o cualquier otro).
 Actas de aprobación de créditos. Soportes técnicos y/o contables y

financieros sobre el patrimonio vigente para la época de la aprobación del
crédito y fecha de desembolso.
 Reestructuraciones efectuadas al crédito, indicando montos, fecha y el

órgano que lo aprueba.
 Estado actual de la operación crediticia, indicando fecha de vencimiento de

las cuotas y vencimiento final, si existe recomposición de cartera, ofertas, etc.
 Estados contables.
18
 Libros de contabilidad y balances.
 Información y documentos sobre constitución de parte civil u otras acciones

iniciadas por la entidad para recuperar faltantes fiscales.
 Actas de visitas especiales.
 Informes sobre pérdida de bienes, siempre que exista gestión fiscal. Copias
de actuaciones disciplinarias o administrativas de control interno adelantadas
por la entidad, por pérdida o daño de bienes o fondos de la Nación.
 Información y documentos de acciones penales iniciadas por delitos contra

la administración pública o conexa.
 Copia de estatutos, resoluciones, directivas, circulares y otros documentos o

actos administrativos que haya proferido el auditado, que regulen su
funcionamiento interno y que tengan relación con el hecho a investigar.
 Fotografías, cintas magnetofónicas o de video, medios electrónicos, cuadros,

pinturas, y otros documentos relacionados con el hecho sometido a vigilancia
fiscal.
 Archivos magnéticos y los registros en los sistemas de información que

soportan los hallazgos detectados por los auditores.
 Sentencia condenatoria o fallo sancionatorio en contra de los implicados,

siempre que en ésta decisión se señale que se obró con dolo o culpa grave.
 Certificación de la menor cuantía para la contratación de la entidad afectada.
 Las demás evidencias que en ejercicio del proceso auditor se determinen

como relevantes para demostrar el hecho irregular, la concreción del daño y
los presuntos autores del mismo.
5.10. Nombre y firma de los funcionarios que reportan el hallazgo
Esta información es importante y útil para la dependencia competente de dar curso

al proceso de responsabilidad fiscal porque facilita la ubicación e interacción de ser
necesario, con los funcionarios que adelantaron la auditoría a fin de precisar y
aclarar aspectos que se consideren importantes por parte del operador fiscal previo
a tomar la decisión de abrir proceso de responsabilidad fiscal.
19
6. LISTADO DE REFERENTES DE EVIDENCIAS PARA HALLAZGOS
FISCALES DE ACUERDO CON EL TIPO DE IRREGULARIDAD
Dentro del universo probatorio, no es posible hacer un encasillamiento de qué

evidencias son las que determinado Hallazgo Fiscal debe contener. Todo depende
del análisis que el auditor realice de la irregularidad que encontró y como ésta se
presentó en relación con el modo, tiempo y lugar en que se desarrolló el fenómeno
y teniendo como norte principal el artículo 3 de la ley 610 de 2000, es decir, desde
el ámbito de la Gestión Fiscal.
A continuación señalaremos algunas evidencias o referentes probatorios que

consideramos tener en cuenta al momento de construir un hallazgo fiscal, de
acuerdo con la temática que trate el hecho irregular, sin que este ejercicio signifique
un obstáculo o talanquera a la utilización de otros medios de prueba o de evidencias
permitidos por nuestra legislación, que son perfectamente factibles dependiendo de
lo que la situación fáctica amerite.
6.1. CASOS PRÁCTICOS
Para el cumplimiento de los objetivos propuestos a continuación se presentarán

algunos casos prácticos donde se observan las deficiencias más recurrentes con su
correspondiente recomendación de mejora, señalando que el formato de hallazgo
deberá acompañarse, además de las evidencias relacionadas de manera general y
las que aquí se proponen para cada caso específico, con las que el auditor
considere necesarias frente a cada situación particular, a fin de allegar todos los
soportes que permitan probar las circunstancias que generaron el detrimento y sus
posibles autores:
6.1.1. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON LA

ADJUDICACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS.
Defectos constructivos en proyectos por irregularidades en los planos de diseño y

especificaciones técnicas.
Debilidades:
Se allegó un acta de visita al lugar donde se ubica el proyecto, en la que se

verificaron las cantidades de obra, pero no contiene un análisis específico donde
conste la comparación entre lo contratado, los planos aprobados y los ítems
ejecutados.
20
Recomendaciones:
Se requiere que el hallazgo fiscal este acompañado del contrato y los planos
aprobados, y que estos sean comparados con las cantidades de obra ejecutadas a
través de un informe técnico o evidencia suficiente que contenga todos los soportes
necesarios para determinar la existencia del detrimento patrimonial.
Elementos probatorios específicos requeridos para su demostración:
- Estudios técnicos, legales y financieros.

- Pliegos definitivos.
- Establecimiento si la modalidad fue a precio global
- Actas de las audiencias de aclaración de pliegos.
- Ofertas presentadas.
- Informes de evaluación de las ofertas.
- Resolución de adjudicación.
- Contrato con sus adiciones, modificaciones y/o otrosíes,
suspensiones, prórrogas, actas de inicio, parciales y de liquidación,
actas de reinicio, plazos de pagos.
- Facturas presentadas por el contratista
- Manual de contratación de la entidad.
- Informe técnico o evidencia suficiente que demuestre el detrimento
patrimonial que surge de la diferencia entre lo contratado y lo
ejecutado con sus soportes.
- Informes de interventoría y/o supervisión.
6.1.2. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON INVERSIÓN

DE RECURSOS DENTRO DE CONTRATOS.
Indebida inversión de recursos en la segunda etapa de un proyecto al

no haberse terminado la primera etapa.
Debilidades:
No se allegan las actas de liquidación, ni el concepto positivo de

viabilidad en el cual se advierta que es necesario terminar las obras
principales que se encuentran en ejecución.
Recomendaciones:
Se requiere que se practique visita a las obras y se soporte con un

informe técnico o suficiente evidencia, a fin de determinar la cuantía
21
real del daño, pues en los hallazgos se ha evidenciado que ésta se
estima por el valor total de los recursos invertidos en el proyecto.
Elementos probatorios específicos requeridos para su

demostración:
- Estudios técnicos, legales y financieros de todo el proyecto, a

ejecutarse por fases.
- Ofertas presentadas.
- Contratos con sus adiciones, modificaciones, otrosíes y/o
prórrogas, actas de inicio, parciales y de liquidación, determinando
las fases del proyecto y obligaciones de los contratistas.
- Viabilidad técnica para la segunda fase del proyecto.
- Informe técnico o evidencia suficiente que demuestre el detrimento
patrimonial que surge de la ejecución de las obras de la segunda
fase sin haber terminado las de la primera y su cuantificación.
6.1.3. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON

OBLIGACIONES CONTRACTUALES.
Reconocimientos económicos al contratista por días no laborados y

tiempos que no estaban programados en el desarrollo de la actividad
a ejecutar.
Debilidades:
No se allegaron todos los informes de supervisión donde conste que

efectivamente el contratista no laboró en el periodo determinado,
como tampoco se aportó la programación inicial para determinar los
días que debía laborar.
Recomendaciones:
Se deben allegar los documentos que sirvieron de sustento para el

pago del contrato y las obligaciones contraídas por el contratista
donde se evidencie el periodo laborado.
Elementos probatorios requeridos para su demostración:
- Oferta presentada por el contratista.

- Contrato con sus adiciones, modificaciones, otrosíes y/o prórrogas,
actas de inicio, parciales y de liquidación.
- Informes de supervisión.
22
RENDIMIENTOS FINANCIEROS.
Incumplimiento de la consignación de rendimientos financieros

cuando el contrato se ha suspendido y previo a ello se ha pagado el
anticipo.
Debilidades:
No se aporta la información de la entidad bancaria, número de cuenta

de ahorros constituida y certificación expedida por la institución
financiera, en la que conste la cuantía de los rendimientos financieros
producidos desde la fecha de consignación del anticipo, además, se
requiere el acta de liquidación del contrato, lo que permitirá confrontar
los valores recibidos por la entidad a título de rendimientos financieros.
Recomendaciones:
Debe remitirse toda la información financiera que permita determinar

si el contratista consignó o no el valor total de los rendimientos
financieros producidos.

- Recibo de consignación donde conste el pago de los rendimientos.
- Certificación de la cuenta para el manejo del anticipo.
- Certificación de la entidad bancaria en la que conste el valor de los
rendimientos financieros.
- Evidencia de la suspensión del contrato.

ANTICIPOS.
Irregularidades en la amortización de los anticipos.
Debilidades:
Con el hallazgo no se adjuntaron los documentos relacionados con las

cuentas por pagar, el procedimiento de anticipos y su amortización,
para determinar el monto que no ha sido justificado.
23
Recomendaciones:
En este tipo de hallazgos se ha evidenciado que se allegan una serie

de archivos de Excel con la relación de anticipos, pero sin soportes
documentales que permitan comparar los valores amortizados, y no
se encuentran respaldados por una evidencia técnica idónea.
- Contrato principal con sus adiciones, modificaciones, otrosíes y/o

prórrogas, actas parciales y de liquidación.
- Póliza que garantiza el adecuado manejo del anticipo.
- Recibo de consignación donde conste el pago de los rendimientos.
- Certificación de la cuenta para el manejo del anticipo.
- Cuentas por pagar.
- Saldos por legalizar.
- Informes de interventoría y/o supervisión.

CONTRATOS DE SUMINISTRO.
Suministro de elementos para bienes que no son de propiedad de la

entidad.
Debilidades:
En los hallazgos se ha advertido que solo se menciona el suministro

de ciertos elementos, para vehículos que no son de propiedad de la
entidad, y no se adjunta el certificado o tarjeta de propiedad y demás
soportes que acrediten esa circunstancia.
Recomendaciones:
Se hace necesario establecer el origen de los bienes y obtener la

tarjeta de propiedad y demás documentos que demuestren la
titularidad del bien.
- Contrato de suministro con sus adiciones, modificaciones, otrosíes

y/o prórrogas actas de inicio, parciales y de liquidación.
- Comprobantes de pago.
24
- Actas de entrega de los elementos.
- Certificado o tarjetas de propiedad.

SOBRECOSTOS.
Reconocer y pagar un mayor valor en la adquisición de

elementos.
Debilidades:
La evidencia aportada no permite verificar las condiciones de tiempo,

modo y lugar, en las cuales se adquirió el bien o servicio objeto del
sobrecosto. Para que las cotizaciones tengan un verdadero valor
probatorio, debe cotizarse el bien de las mismas características y
marca en las mismas circunstancias de tiempo, modo y lugar.
Recomendaciones:
En los casos que giran en torno a sobrecostos es necesario anexar el

informe técnico o evidencia en que conste si el valor pagado al
contratista es objetivamente mayor a los precios del mercado.
Deben determinarse aspectos tales como, si el precio del contrato se

pactó a precios globales o si la contratación derivó de urgencia
manifiesta, toda vez que dichas situaciones pueden influir en la
determinación de la existencia real de un sobrecosto.
Igualmente deberá analizarse si la contratación se realizó por subasta

inversa o en bolsa de productos.
Para el efecto, deben entenderse los precios del mercado como

aquellos que consultan las condiciones particulares del lugar en el que
se cumplirá el contrato; tales como: la distancia de acarreos
materiales, los gastos de transporte, el valor de la mano de obra, los
impuestos, así como también, la época prevista para la ejecución del
contrato; aspectos que determinan el valor del contrato y además, las
exigencias y condiciones particulares de la entidad.
Las cotizaciones se deberán solicitar a interesados que tengan

condiciones de producción (capacidad económica, financiera, técnica
25
y de experiencia) similares, con el fin de que realmente se obtenga un
precio de mercado.
Debe recordarse que la Contraloría queda facultada para ordenar a

los comerciantes que exhiban los libros, comprobantes y documentos
de contabilidad, o atiendan requerimientos de información, con miras
a realizar estudios de mercado que sirvan como prueba para la
determinación del sobrecostos en la venta de bienes y servicios a las
entidades públicas o privadas que administren recursos públicos, so
pena de las sanciones del caso, que para los particulares se tasará
entre cinco y diez salarios mínimos legales mensuales, lo cual
permitirá un hallazgo fiscal mejor soportado probatoriamente.
Se insiste en que para que las cotizaciones tengan un verdadero valor

probatorio, debe cotizarse el bien de las mismas características y
marca en las mismas circunstancias de tiempo, modo y lugar.
- Estudios técnicos, legales y financieros (de mercado) realizados

por el contratante dentro de los estudios previos.
- Oferta presentada por el contratista.
- Informes de evaluación de las ofertas.
suspensiones, actas de inicio, parciales y de liquidación.
- Pagos realizados al contratista.
- Informe técnico o evidencia sobre los precios del mercado.
- Cuando por las condiciones del mercado del bien o servicio a
contratar la Entidad haya requerido la revisión de bases de datos,
el auditor debe consultar la constancia de tal procedimiento y
allegar copia.
- Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se
debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de
precios al consumidor en cada año, examinando si se han
presentado fenómenos económicos que hayan implicado
fluctuaciones importantes en el comercio del bien o servicio. En
todo caso, el auditor ha de tener en cuenta que las características
del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y
otra.
- Aportar documentación pertinente en caso que se haya presentado
un proceso de revisión de precio por parte de la administración.
- En la Ley 1474 de 2011, se le otorgó a los organismos de control
fiscal funciones especiales que ayudan a establecer
26
responsabilidades en materia de sobreprecios, tales como elevar a
presunción de culpa grave que los servidores públicos omitan el
deber de efectuar comparaciones de precios. Teniendo en cuenta
dicha norma que llena el vacío en materia de sobreprecios, el
auditor deberá allegar los documentos o establecer con exactitud
si tales comparaciones se omitieron.
- En el caso de la compra de los bienes inmuebles debe allegarse el
documento en donde conste el avalúo comercial del bien o la forma
como la Entidad determinó el valor de compra.
- Si hay inexistencia de estudio de precios del mercado, así se debe
establecer y certificar por el grupo auditor.
- Allegar los documentos de adición del contrato porque en la
mayoría de ocasiones es allí donde se genera el sobrecosto y no
en el contrato inicial.
Finalmente, en relación con el tema del sobrecosto, no puede perderse de

vista que el contratista de acuerdo a la legislación nacional, también se hace
responsable del daño al erario causado con ocasión del sobrecosto, por lo
cual se hace también necesario identificarlo plenamente y establecer las
condiciones de hecho y como su conducta contribuye a originar el daño
(artículo 119 de la Ley 1474 de 2011)

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS.
Menores cantidades de obra ejecutadas en un Contrato de Obra

derivado de un Contrato Interadministrativo.
Debilidades:
No se remitieron las memorias de cálculo, ni los análisis de precios

unitarios para determinar las cantidades de obra contratadas y
compararlas con las realmente ejecutadas.
Adicionalmente, se ha evidenciado dificultades para identificar e

individualizar a los gestores fiscales, pues generalmente relacionan
como presuntos responsables a quienes suscriben el convenio y no a
los ejecutores del contrato donde se advierte la irregularidad.
Recomendaciones:
27
Es necesario que el hallazgo se encuentre soportado con una visita al lugar de las
obras y consecuentemente se rinda un informe técnico, donde se determine si existe
o no menores cantidades de obra, teniendo en cuenta las memorias de cálculo y los
análisis de precios unitarios, suscrito por el ingeniero de la dependencia.
En relación con los gestores fiscales, se sugiere efectuar un análisis de las

obligaciones contractuales y del manual de funciones, con el objeto de establecer
cuál es el nexo causal que existe entre la conducta omisiva o activa atribuible al
gestor fiscal y el daño.
- Informe técnico o evidencia donde se determine si existen o no

menores cantidades de obra.
- Contrato interadministrativo y contratos a través de los cuales se
ejecutó el contrato interadministrativo, con sus adiciones,
modificaciones, otrosíes y/o prórrogas, suspensiones, actas de
inicio, parciales y de liquidación.
- Pagos realizados al contratista.

CONTRATOS DE CONCESIÓN
6.1.9.1. Daño causado por el modelo financiero
Debilidades:
Si bien el hallazgo cuestiona el modelo financiero usado en el contrato de concesión

no argumenta la utilización del que propone el grupo auditor.
Recomendaciones:
Cuando se cuestiona el modelo financiero de la concesión como generador de daño

al patrimonio del Estado deben expresarse con claridad las razones que
fundamentan dicha afirmación teniendo en cuenta el tipo de concesión. En todo
caso deberá considerarse la característica de que el daño debe ser cierto y por lo
tanto la afirmación de que el modelo financiero utilizado genera detrimento
patrimonial debe estar técnicamente soportada.
- Modelo financiero contractual.

- Modelo financiero que se utiliza como referencia debidamente
argumentado.
28
6.1.9.2. Realizar pagos o desembolsos que no fueron causados o a
los que no tiene derecho el Concesionario.
Debilidades:
Al momento de remitir el hallazgo no se adjuntaron todos los soportes de pagos

realizados al concesionario y las evidencias que demuestren que los mismos no
fueron justificados. Adicionalmente, el hallazgo no se soportó con un informe técnico
o evidencia idónea donde se determine el valor pagado y si efectivamente el
concesionario cumplió con sus obligaciones.
Recomendaciones:
Es necesario que se establezca a través de las evidencias del pago, si los mismos
se encuentran justificados de conformidad con lo pactado en el contrato.
 Contrato de concesión con sus adiciones, modificaciones, otrosíes y/o

prórrogas, actas de inicio, parciales y de liquidación.
 Contrato de Fiducia mercantil o la figura financiera que estructuren las partes

en la concesión, y los resultados que arroje el estudio de esa figura con
relación a la programación de pagos y desembolsos.
6.1.9.3. Aportes Equity.
No pago de aportes equity por parte del concesionario.
Debilidades:
No se remitió informe técnico en el que se precise cuál es la tasa de interés aplicable

y el rango de tiempo por el cual se hizo exigible el cobro de los intereses en razón
al pago inoportuno de los aportes equity.
Recomendaciones:
Se advierte que los hallazgos fiscales validados en razón al no pago de aportes

equity por parte del concesionario, deben estar debidamente sustentados, de tal
manera que sea posible inferir que dicho pago inoportuno generó un daño al erario
y que dicho daño sea objeto de cuantificación.
29
Contrato de concesión con sus adiciones, modificaciones y/o otrosíes,

especialmente donde conste los plazos y el monto en que debían efectuarse los
aportes equity.
Certificación de la Fiduciaria que administra los recursos de la concesión, donde
conste la fecha y el monto en el que el concesionario efectivamente realizó los
aportes equity.
Informe técnico.
6.1.9.4. Aportes Equity Actas de liquidación.
Falta de verificación de las declaraciones registradas en las actas de liquidación del

contrato.
Debilidades:
Con el hallazgo no se adjuntaron los informes de interventoría, las actas de entrega

de los elementos para comparar las cantidades ejecutadas y que se efectúe dicho
análisis a través de un informe técnico o evidencia idónea.
Recomendaciones:
Se debe allegar junto con el hallazgo el análisis técnico con los soportes respectivos
en los que se registre la verificación del estado de cumplimiento de todas las
prestaciones del contrato.

- Estudios técnicos, legales, ambientales y financieros.
- Contrato de interventoría.
- Informes de interventoría.
- Verificación del estado de cumplimiento de todas las prestaciones
del contrato.

PATRIMONIOS AUTÓNOMOS
Debilidades:
30
No se remite el contrato de fiducia para determinar con exactitud las obligaciones
contractuales y la forma de financiación de las mismas.
Recomendaciones:
En el evento que se hubiera constituido patrimonio autónomo para el manejo de los

recursos, es necesario remitir el contrato, sus modificaciones y de ser pertinente, el
documento de liquidación.
- Documentos alusivos a la constitución del patrimonio autónomo.

- Libros de contabilidad.
- Balance general del patrimonio.
6.1.11. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON SISTEMAS

– ADQUISICIÓN DE SOFTWARE
Adquirir y cancelar un software que no se encuentra funcionando.
Debilidades:
No se soportó el hallazgo fiscal en un informe o evidencia idónea, donde se

expresen las causas por las cuales el aplicativo no funciona.
Recomendaciones:
Se requiere que se efectúe una verdadera valoración entre lo pactado y lo

ejecutado, y se describa el procedimiento aplicado que permite afirmar que el
sistema no está en funcionamiento.
- Actas de capacitación.
- Manuales de licencias.
- Actas en que consten los procedimientos aplicados de verificación
de no funcionamiento.
6.1.12. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON EL DAÑO

O DETERIORO DE LA OBRA CONTRATADA.
Obras contratadas y pagadas en su totalidad, las cuales al poco tiempo de recibidas

presentan daño y deterioro.
31
Debilidades:
Faltó que el hallazgo estuviera soportado en un informe técnico o evidencia idónea

donde se determine la causa del daño y no se limite a señalar la existencia del
mismo.
Recomendaciones:
Debe establecerse la causa del daño en aras de determinar los presuntos

responsables fiscales y el nexo causal entre la conducta y el daño patrimonial, lo
cual puede hacerse a través de un informe técnico o cualquier otra evidencia idónea
donde se establezca si la causa obedece a fallas en la elaboración de los diseños
técnicos en la etapa de planeación, fallas en la ejecución atribuibles al constructor,
fallas en el mantenimiento de la obra, o si su origen proviene de una causa externa.
- Etapa precontractual
- Pliego de condiciones definitivos.
suspensiones, prórrogas y actas parciales, de inicio y de recibo
final.
- Informes de supervisión y/o interventoría.
- Acta de liquidación.
- Actas donde consten las revisiones periódicas efectuadas a la obra
recibida.
- Póliza de estabilidad de la obra, junto con todos sus anexos.
- Informe técnico o evidencia idónea.
6.1.13. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON ASUNTOS

AMBIENTALES.
Impactos sociales, ambientales y económicos no determinados y compensados,

consecuencia de la deficiente evaluación del Estudio de Impacto Ambiental.
Debilidades:
Los hallazgos fiscales presentan inconsistencias en la medida en que se allegan

informes técnicos cuyo contenido no identifica de manera clara los impactos
generados y no es claro el método empleado para la estimación de la cuantía.
32
Recomendaciones:
Los informes técnicos deben ser rendidos por profesionales con alta experiencia en
temas ambientales, teniendo en cuenta la complejidad y dificultad que existe para
determinar la cuantía del daño en estos asuntos.

- Estudios de conveniencia y oportunidad.
- Actas de las audiencias de aclaración de pliegos.
- Informe técnico donde conste el análisis sobre el impacto
ambiental, social y económico de la obra.
6.1.14. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON LA FALTA

DE CALIDAD DE LOS BIENES ADQUIRIDOS.
Bienes adquiridos y pagados en su totalidad que al momento de utilizarlos presentan

fallas debido a la falta de calidad.
Debilidades:
Con los hallazgos fiscales no se remiten los estudios previos donde se pueda
observar cuales fueron las características técnicas y las condiciones de calidad
requeridas.
Recomendaciones:
El hallazgo fiscal debe estar sustentado en un informe o evidencia idónea donde se

determinen las condiciones de calidad requeridas por la entidad frente a las
entregadas por el contratista.

suspensiones, prórrogas y actas de inicio y parciales.
33
- Actas donde consten las revisiones periódicas efectuadas al bien
adquirido.
- Póliza de calidad y correcto funcionamiento del bien.

CONTRATOS DE TRACTO SUCESIVO.
Falta de pruebas sobre la ejecución de un contrato de mantenimiento de bienes

públicos.
Debilidades:
No se remitió un informe técnico o evidencia idónea donde se determine si

efectivamente el contrato cumplió su cometido, es decir, si a los bienes objeto del
contrato se les realizó el respectivo mantenimiento; visitas a las dependencias
donde pueden recaudarse pruebas documentales relacionadas con la ejecución del
contrato (Oficina de Contratación, Tesorería, Jurídica y Archivo).
Recomendaciones:
Los hallazgos fiscales validados en razón a la falta de pruebas sobre la ejecución

del contrato, solo van acompañados de una visita especial donde se deja constancia
de que no se evidencian pruebas que demuestren el cumplimiento del contrato, sin
embargo, pretermiten tener en cuenta la práctica de otros elementos probatorios
que conlleven al establecimiento del daño.
La falta de pruebas encaminadas a demostrar la ejecución de los contratos de tracto

sucesivo, no genera per se le existencia de un daño fiscal, por ello tal afirmación
debe ir acompañada de otro elemento probatorio que demuestre que el contrato no
se cumplió.

- Estudios de conveniencia y oportunidad.
- El contrato con sus adiciones, modificaciones y/o otrosíes,
suspensiones, prórrogas, actas de inicio y parciales.
- Actas donde consten las revisiones periódicas efectuadas al bien
adquirido.
- Registros de visitas realizadas.
34
LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS.
Falta de verificación de las declaraciones registradas en las actas de liquidación del

contrato.
Debilidades:
Con el hallazgo no se adjuntaron los informes de interventoría, las actas de entrega

de los elementos para comparar las cantidades ejecutadas y que se efectúe dicho
análisis a través de un informe técnico o evidencia idónea.
Recomendaciones:
Se debe allegar junto con el hallazgo el análisis técnico con los soportes respectivos
en los que se registre la verificación del estado de cumplimiento de todas las
prestaciones del contrato.

- Contrato de interventoría.
- Informes de interventoría.
- Verificación del estado de cumplimiento de todas las prestaciones
del contrato.
6.1.17. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON REGIMEN

SUBSIDIADO.
6.1.17.1. Falta de liquidación de contratos celebrados para la

administración del régimen subsidiado.
35
Debilidades:
No se determinó si el hecho de no haberse liquidado el contrato se generó por la

pérdida de los recursos destinados para tal fin a través de un informe técnico, donde
se establezca el monto y la causa del daño.
Recomendaciones:
Los hallazgos fiscales validados en razón a la falta de liquidación de los contratos

celebrados para la administración del régimen subsidiado atribuyen la
responsabilidad fiscal de manera cuasi objetiva, es decir, por el hecho de no liquidar
los contratos, cuando lo que procede es una interpretación sistemática del
ordenamiento jurídico donde el elemento subjetivo (culpa grave o dolo) son
determinantes para endilgar la responsabilidad. De allí que la no liquidación del
contrato no sea el daño sino una causa del mismo.

- Informe técnico contable.
6.1.17.2. Cancelación del valor total a las EPSS con recursos del
régimen subsidiado sin descontar los afiliados duplicados.
Debilidades:
Se ha evidenciado que los contratos celebrados para la administración de los

recursos del régimen subsidiado, son remitidos de manera incompleta e ilegible y
algunos de estos no tienen relación con los hechos contenidos en el hallazgo fiscal,
como tampoco se remite copia de las actas de liquidación relacionadas con los
contratos y se desconoce la autenticidad de las bases de datos adjuntadas.
Recomendaciones:
Se requiere establecer la autenticidad, veracidad y la trazabilidad del documento

que contiene la base de datos donde se observan las duplicidades, así como, los
insumos tenidos en cuenta para la elaboración de dichos documentos.
36
suspensiones, actas de inicio, parciales y de liquidación.
- Documento donde consten los cruces de bases de datos efectuados, con sus
respectivos anexos, esto es, con las bases de datos que fueron objeto de análisis,
y constancia sobre el funcionario que realizó el cruce y la metodología empleada.
6.1.18. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON LA VENTA

DE BIENES INMUEBLES.
Venta de bien inmueble público a un precio menor al del valor del mercado.
Debilidades:
No se remite el avalúo comercial del bien inmueble para determinar el valor del
mismo y el informe técnico aportado es rendido por un profesional que no es idóneo
en la materia.
Recomendaciones:
Es necesario que se allegue el avalúo comercial que tuvo en cuenta la auditoría

para confrontarlo con el estudio que efectuó la entidad, en aras de determinar las
diferencias que existen entre dichos valores para establecer la cuantía del daño
fiscal.
- Estudios previos.
- Contrato de compraventa y/o escritura pública.
- Documentos que acrediten la forma de enajenación del bien.
- Oficios solicitando las licencias o permisos a que haya lugar y las
respuestas brindadas
- Copia del documento donde conste el avalúo que sustentó el valor
de venta o adquisición del inmueble.
- Pagos realizados.
- Documentos que determinen quien o quienes tomaron la decisión
de vender el bien.
- Impuesto predial del bien inmueble objeto de la compraventa.
- Informe técnico rendido por profesional idóneo.
37
ARRENDAMIENTOS DE BIENES PÚBLICOS.
Falta de seguimiento y control sobre el reajuste y pagos de cánones de

arrendamiento de bienes públicos.
Debilidades:
No se aporta evidencia suficiente que permita establecer claramente la existencia

de un daño cierto, toda vez que no se verifica la existencia de adiciones,
modificaciones o prórrogas al contrato de arrendamiento que puedan haber
modificado las condiciones inicialmente acordadas.
Recomendaciones:
Debe aportarse evidencia suficiente de la verificación de las condiciones vigentes

del contrato tales como adiciones, prórrogas o modificaciones, y de quienes
intervinieron o debieron intervenir en pactarlas o hacerlas cumplir.
- Contrato de arrendamiento con todas sus modificaciones, otrosíes

y aclaraciones.
- Pagos recibidos por los cánones de arrendamiento.
- Soporte de análisis del valor que debe establecerse como reajuste
al canon de arrendamiento.

INVERSIONES.
Compra y venta de títulos TES en condiciones financieras no favorables de

rentabilidad y seguridad.
Debilidades:
El hallazgo no está soportado en un informe técnico donde conste el

comportamiento financiero que existía al momento de negociar los títulos.
Recomendaciones:
Es necesario contar con el análisis de todo el comportamiento financiero de los

títulos TES respecto de la fecha en que pueden ser vendidos, redimidos o
transferidos.
38
- Estudio económico y financiero del comportamiento que tienen los

TES al momento de ser redimibles.
- Factores y variables financieras y económicas.
- Contrato celebrado con el comisionista.
- Soportes de la compra y venta suscrita por la entidad
correspondiente y los comisionistas de bolsa autorizados por la
Ley.
6.1.21. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON PÓLIZAS

EN LOS CONTRATOS DE OBRA:
Fallas prematuras en obras, sin que se evidencie el requerimiento por parte de la

Entidad contratante para hacer efectiva la póliza de cumplimiento y de estabilidad
de la obra.
Debilidades:
Las pólizas remitidas son ilegibles y no cuentan con todos los anexos, lo que impide
establecer los amparos y la vigencia de las garantías prestadas; igualmente, se ha
evidenciado que el soporte es un acta de visita al lugar de las obras, sin embargo,
no se remite un informe técnico practicado por un profesional del área, donde
consten las fallas detectadas y la estimación de la cuantía del daño.
Recomendaciones:
Se debe allegar copia completa y legible de la póliza y sus anexos y modificaciones

(no solo la carátula sino todas las cláusulas y condiciones generales y particulares);
igualmente para establecer responsabilidades, debe anexarse copia de los
documentos que den cuenta de las actuaciones adelantadas por la entidad para
hacer efectiva la póliza.
En tratándose del amparo de estabilidad de la obra, éste solamente se afecta

cuando el contratista dejó de utilizar los materiales de las calidades convenidas en
el contrato o, no aplicó la técnica correcta que la respectiva ciencia impone, razón
por la cual si se pretende afectar dicho amparo, esta situación debe estar
plenamente identificada y probada.
39
Teniendo en cuenta que es frecuente que luego de ejecutarse una obra se
presenten imperfecciones, provenientes de un mal uso, de fallas en el diseño
arquitectónico o en el estudio estructural, no elaborados por quien la ejecutó, es
necesario establecer tales situaciones en el informe técnico.
- Pólizas de seguro de cumplimiento, de estabilidad de la obra y de

manejo global del gestor fiscal, anexos, modificaciones y
condiciones generales y específicas.
- Acto administrativo por el cual se aprueban las garantías
contractuales.
- Informe técnico donde consten las causas de las fallas prematuras
de la obra pública.
- Evidencias de la gestión adelantada por la entidad para hacer
efectivas las pólizas, toda vez que es frecuente que las
imperfecciones sean totalmente ajenas al contratista, provenientes
de un mal uso.

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS.
Reconocimiento y pago de sueldo a quien se encontraba temporalmente

suspendido en el cargo.
Debilidades:
Al validarse el hallazgo no se verifica si los pagos efectuados con ocasión de la

suspensión han sido reintegrados por quien los recibió; como tampoco se adjuntó
copia de los actos administrativos que ordenaron la suspensión en el cargo del
presunto responsable, ni las constancias de notificación de dicho acto y su firmeza
(Debe verificarse si la decisión fue impugnada mediante recursos o por demanda
ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo y sus resultas).
- Actos administrativos de suspensión junto con sus constancias de

notificación y firmeza.
40
- Documento donde conste o se certifique que no se ha efectuado el
reintegro.
6.1.23. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON ESTADOS

CONTABLES.
Diferencias en los valores que aparecen en el libro auxiliar de bancos frente al

balance general.
Debilidades:
El informe técnico es uno de los soportes que se remitió con el hallazgo fiscal, sin
embargo este no refleja las diferencias encontradas en los documentos contables
de acuerdo con lo señalado en los anexos de los papeles de trabajo (hojas de
cálculo en formato Excel).
Recomendaciones:
No es suficiente que se envíen los papeles de trabajo representados en hojas de

cálculo en formato Excel, sino que es necesario que se encuentre soportado por un
informe técnico o evidencia idónea, que cuente con el material probatorio que
respalde lo consignado en dichos documentos.
- Comprobantes de ingreso.
- Comprobantes de egreso.
- Libros de contabilidad.
- Balance general.

SANCIONES Y MULTAS.
Intereses de mora y sanciones por pago extemporáneo de impuesto.
Debilidades:
No se señala la fuente ni se allegan todos los soportes probatorios del análisis

realizado en los anexos de los papeles de trabajo (documentos de Word o Excel) ni
se establecen las causas del pago extemporáneo y quienes debían realizarlo en el
momento oportuno.
41
Recomendaciones:
No es suficiente que se envíen los papeles de trabajo representados en hojas de

Word o Excel, sino que es necesario que se señale cuál es la fuente de la
información y el material probatorio que respalda lo consignado en dichos
documentos; igualmente deben allegarse evidencias sobre las razones u omisiones
que generaron el pago extemporáneo y las personas que debían haberlo realizado.
- Acto administrativo que establece la obligación de pago de

impuesto y los respectivos plazos.
- Formulario de pago donde se liquida la sanción.
- Comprobante de egreso.
- Evidencia de quién era el responsable de hacer el pago oportuno.

SENTENCIAS JUDICIALES.
Pago de intereses moratorios por no cancelar oportunamente las acreencias

laborales ordenadas en sentencia judicial.
Debilidades:
No se realiza un análisis respecto de las acciones adelantadas por la entidad

auditada, ni en relación con las omisiones en que incurre la misma, tampoco sobre
los trámites o procedimientos que se omitieron para realizar los pagos de manera
oportuna.
Recomendaciones:
Se deben allegar evidencias respecto a la inobservancia, inejecución, ejecución

tardía del trámite previo al pago de la mora de las condenas judiciales.
- Certificaciones de cargos, salarios, manuales de funciones, fechas

de ingreso y retiro, copias y/o certificaciones de los actos de
42
nombramiento y actas de posesión de los servidores públicos o
copia de contratos.
- Sentencia y constancia de ejecutoria.
- Información de la sentencia condenatoria al interior de la entidad
para proceder al pago.
- Resoluciones mediante las cuales se ordenaron los pagos.
6.1.26. HALLAZGOS FISCALES RELACIONADOS CON EL PASIVO

PENSIONAL.
Retiro de recursos del Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales

- FONPET por parte de algunas entidades territoriales que no presentan pasivo
pensional.
Debilidades:
Solo se allegó copia de los actos administrativos por los cuales se autorizó el retiro
de los recursos del Fonpet, sin embargo, faltó remitir certificación donde conste la
destinación final de los recursos.
Recomendaciones:
Es necesario establecer en qué fueron invertidos los recursos para determinar la

certeza del daño fiscal.
- Resoluciones que autorizaron el retiro de los recursos.

- Certificaciones y oficios relacionados con el retiro de los recursos.
- Soportes de la destinación de los recursos.

EJECUCIONES DE RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE
PARTICIPACIONES.
Indebida planeación en proyecto de mejoramiento de vivienda financiado con

recursos del Sistema General de Participaciones (Asignación Especial para
Resguardos Indígenas), que generó la pérdida del material que no se utilizó.
Debilidades:
Con el hallazgo fiscal no se remitió copia del proyecto de inversión, estudios previos,
pliego de condiciones y demás documentos de la etapa precontractual, donde
43
conste la planeación del contrato, ni el celebrado entre la entidad territorial y el
resguardo indígena para la administración de los recursos del Sistema General de
Participaciones (Asignación Especial para Resguardos Indígenas).
Recomendaciones:
Es necesario que se aporten los documentos relacionados con la etapa de

planeación del contrato de administración de recursos del Sistema General de
Participaciones y del proyecto de inversión, en aras de tener claridad sobre la
causación del daño fiscal y los presuntos responsables fiscales.
- Contrato celebrado entre la entidad territorial y el resguardo

indígena para la administración de los recursos.
- Documento donde conste el proyecto de inversión y su relación con
los planes de vida, usos y costumbres de los pueblos indígenas.
- Documentos donde consten los programas de capacitación,
asesoría y asistencia técnica impartidos por las secretarías
departamentales de planeación a los resguardos indígenas para la
adecuada programación y uso de los recursos.
- Contrato celebrado para la ejecución del proyecto de inversión
financiado con recursos del SGP.
- Documentos donde conste la entrega y recibo del material
adquirido para el proyecto de inversión.
- Entrevistas realizadas a los beneficiaros del proyecto en aras de
obtener certeza sobre las causas que impidieron la destinación del
material en el proyecto de mejoramiento de vivienda.
7. ¿QUIENES TIENEN COMPETENCIA PARA ADELANTAR INDAGACIONES

PRELIMINARES y PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL
ORDINARIOS Y VERBALES?
7.1. LA CONTRALORÍA DELEGADA PARA INVESTIGACIONES, JUICIOS

FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA.
La Resolución Organizacional OGZ 342 del 23 de noviembre de 2015, mediante

la cual se adicionó el artículo 5º de la Resolución número 5500 de 2003 en materia
de competencia para el conocimiento y trámite en primera instancia de las
indagaciones preliminares y los procesos de responsabilidad fiscal que se
adelanten contra altos funcionarios estatales, establece lo siguiente:
44
Resolución 5500 de 2003 Artículo 5º. Competencia del Despacho de la
Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción
Coactiva. El Despacho de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios
Fiscales y Jurisdicción Coactiva conocerá:
Resolución Organizacional OGZ 342 del 23 de noviembre de 2015

«ARTÍCULO 1º. Incorporar como numeral 3 del artículo 5º de la
Resolución número 5500 de 2003 el siguiente texto:
“3. En primera instancia de las indagaciones preliminares y los
procesos de responsabilidad fiscal que se adelanten contra los
siguientes servidores públicos: Vicepresidente de la República, Ministros
del Despacho y Directores de Departamento Administrativo del nivel
nacional, Embajadores y Jefes de misión diplomática y consular,
Magistrados de Tribunales y Generales y Almirantes de la Fuerza
Pública, Senadores de la República, Representantes a la Cámara,
Procurador General de la Nación y sus Agentes ante la Corte Suprema
de Justicia, ante el Consejo de Estado y ante los Tribunales, Defensor
del Pueblo, Magistrados del Consejo Nacional Electoral, Registrador
Nacional del Estado Civil, Contador General de la Nación, Auditor
General de la República, por hechos ocurridos antes de adquirir tal
calidad o durante su ejercicio. En este último evento, incluso cuando
hayan dejado el cargo, únicamente cuando los hechos materia de
investigación se relacionen con el ejercicio de sus funciones”. (Negrita
fuera de texto).»
7.2. LA UNIDAD DE INVESTIGACIONES ESPECIALES CONTRA LA

CORRUPCIÓN.
La Resolución Orgánica 6497 del 29 de febrero de 2012, mediante la cual se

modificó la Resolución Orgánica 5500 de 2003, señala lo siguiente:
«ARTÍCULO 1º. <Ver modificaciones a este artículo directamente en la
Resolución 5500 de 2003> Adiciónese un artículo 5A a la Resolución
Orgánica 5500 de 2003 del siguiente tenor:
Artículo 5A. Competencia de las Contralorías Delegadas Intersectoriales.

Las Contralorías Delegadas Intersectoriales serán competentes para
conocer en primera instancia de las indagaciones preliminares y
procesos de responsabilidad fiscal que sean declarados como de
impacto nacional, con independencia de las calidades o fuero de que
gocen las personas presuntamente involucradas en los hechos
investigados.
45
7.3. EN CUANTO A LAS CONTRALORÍAS DELEGADAS SECTORIALES
El numeral 3° del artículo 51 del Decreto 267 del 22 de febrero de 2000, le

corresponde a las Contralorías Delegadas Sectoriales: “Adelantar las
actuaciones preliminares relacionadas con la responsabilidad fiscal hasta la
etapa de apertura de la investigación, que deberá iniciar la Contraloría Delegada
para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva”. (Negrita fuera de
texto).
De la misma manera, la Resolución Orgánica 6497 del 29 de febrero
de 2012, mediante la cual se modificó la Resolución Orgánica 5500 de
2003, en lo pertinente señala lo siguiente:
ARTÍCULO 2º. <Ver modificaciones a este artículo directamente en la

Resolución 5500 de 2003> Modifíquese el artículo 10 de la Resolución
Orgánica 5500 de 2003, el cual quedará así:
Artículo 10. De las Contralorías Delegadas Sectoriales. Las Contralorías
Delegadas Sectoriales tendrán las siguientes competencias:
1. Las Direcciones de Vigilancia Fiscal adelantarán en primera
instancia las indagaciones preliminares que sean necesarias
dentro del ejercicio auditor micro, o como resultado del mismo, con
independencia de las calidades o fuero de que gocen las personas
presuntamente involucradas en los hechos investigados.» (Negrita
fuera de texto).
Nótese que las Contralorías Delegadas sectoriales solo son competentes para
el conocimiento de indagaciones preliminares, no para adelantar procesos de
responsabilidad fiscal.
7.4. LAS GERENCIAS DEPARTAMENTALES COLEGIADAS.
La Resolución Orgánica 6541 del 18 de abril de 2012, mediante la cual se fijaron las
competencias en el nivel desconcentrado; determinó lo siguiente:
«Artículo 22. La Indagación Preliminar Fiscal que corresponde
adelantar a la Contraloría General de la República en el nivel
desconcentrado se tramitará por las Gerencias Departamentales
Colegiadas de conformidad con las siguientes reglas de competencia:
1. Gerencias Departamentales Colegiadas. Les corresponde conocer

y decidir:
[…]
ii). De las Indagaciones Preliminares fiscales que deban tramitarse
respecto de los recursos del orden nacional que se hayan ejecutado o
debieron ejecutarse en el territorio del respectivo departamento por las
46
entidades del orden territorial y descentralizadas por servicios (negrita
fuera de texto).
Artículo 24. El Proceso de Responsabilidad Fiscal ordinario de que
trata la Ley 610 de 2000 con las modificaciones introducidas por la
Ley 1474 de 2011 y el Proceso de Responsabilidad Fiscal Verbal
establecido por la Ley 1474 de 2011, se adelantará en el nivel
desconcentrado de conformidad con las siguientes reglas de
competencia:
Gerencias Departamentales Colegiadas. Les corresponde conocer y
decidir:
i) En única o primera instancia según corresponda, de los procesos de
responsabilidad fiscal respecto de los recursos del orden nacional que
se hayan ejecutado o debieron ejecutarse en el territorio del respectivo
departamento por el nivel desconcentrado de las entidades del orden
nacional y respecto de los recursos del orden nacional que se hayan
ejecutado o debieron ejecutarse por parte de las entidades del orden
territorial y descentralizadas por servicios. (Negrita fuera de texto).
[…].»
8. MARCO NORMATIVO.
8.1. CONSTITUCIÓN POLITICA.
Art. 119 y Título X (De Los Organismos De Control), Capitulo 1, de La Contraloría

General de la República, Arts. 267 y ss.
8.2. Decreto Ley 267 de 2000:
“Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría

General de la República, se establece su estructura orgánica, se fijan las funciones
de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”
8.3. Ley 42 de 1993

“Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que
lo ejercen”
8.4. Ley 610 de 2000

“Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de
competencia de las Contralorías”
47
8.5. Ley 1474 de 2011
“Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública”.
8.6. Resolución Orgánica 5500 de 2003
“Por la cual se determina la competencia para el conocimiento y trámite de la acción
de responsabilidad fiscal en la Contraloría General de la República y se dictan otras
disposiciones”

“Por la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica número 5500 del 4 de
julio de 2003, en materia del trámite de la acción fiscal al interior de la Contraloría
General de la República”

“Por la cual se modifica la Resolución Orgánica 5500 de 2003”

“Por la cual se precisan y fijan las competencias en el nivel desconcentrado de la
Contraloría General de la República para el conocimiento y trámite del control fiscal
micro, el control fiscal posterior excepcional; la atención de quejas y denuncias
ciudadanas; la Indagación Preliminar Fiscal; el proceso de Responsabilidad Fiscal
y el proceso de Jurisdicción Coactiva y el Proceso Administrativo Sancionatorio
Fiscal, en atención a las modificaciones establecidas en la Ley 1474 de 2011”.
8.10. Resolución Orgánica OGZ 342 de 2015

“Por medio del cual se adiciona el artículo 5 de la Resolución 5500 de 2003 en
materia de competencia para el conocimiento y trámite en primera instancia de las
indagaciones preliminares y los procesos de responsabilidad fiscal que se adelanten
contra altos funcionarios estatales".
9. CONCLUSIÓN
Se espera que la aplicación de la presente cartilla minimice la devolución de

hallazgos fiscales autorizada por el parágrafo segundo del artículo 10 de la
Resolución 5500 de 2003 modificado por la Resolución Orgánica 6497 de 2012, así
como el trámite de indagaciones preliminares.
48

3 2 Cartilla Fortalecimiento Del Hallazogo Fiscal

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORÍA DELEGADA PARA INVESTIGACIONES,

CARTILLA PARA EL FORTALECIMIENTO EN LA CONFIGURACIÓN DEL

La Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción

Así, el presente documento no tiene como finalidad cuestionar la manera como se

2.1 OBJETIVO GENERAL

Fortalecer la articulación entre el Proceso Auditor y el Proceso de Responsabilidad

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Orientar la adecuada conformación del hallazgo fiscal en las distintas

 Propender porque los Grupos de Auditoría recauden legal y oportunamente

El proceso auditor está regulado en la Guía de Auditoría y en la “Guía, conceptos y

El principal insumo para dar curso al proceso de responsabilidad fiscal es el hallazgo

4.1. Elementos del hallazgo administrativo con incidencia fiscal.

 Evidencia (prueba) de que haya ocurrido un daño patrimonial al Estado, que

Respecto de los servidores públicos es necesario establecer su nombre,

La indicación de la información patrimonial (bienes o derechos que puedan ser

También pueden ser personas jurídicas de derecho privado (no de derecho

En tratándose de uniones temporales y consorcios debe establecerse la

 Si bien no es requisito para dar inicio al proceso ordinario, es muy importante

 Verificar las circunstancias que constituyen la presunción de dolo y

La evaluación de los procesos de selección contractual, los estudios de mercado,

Establecer con exactitud en qué forma los pliegos de condiciones o términos de

Igualmente, el auditor deberá aportar aquellos documentos que sirvan como

Así mismo, en el caso de incumplimiento de las obligaciones del supervisor o del

Cuando con el reconocimiento de salarios, prestaciones y demás emolumentos y

 Certificación de la menor cuantía para contratar de la entidad afectada en la

4.2. Material probatorio en los hallazgos con incidencia fiscal.

Un aspecto imperativo en la búsqueda del medio probatorio es ubicar el momento

En temas contractuales es importante diagramar las tres etapas -pre contractual,

Hay evidencias comunes a todos los casos:

 Las disposiciones internas, actos administrativos, procedimientos etc., que

Excepcionalmente, en caso que con dichas evidencias no sea posible estructurar el

4.3. Aspectos adicionales a tener en cuenta en la valoración de Hallazgos

En el análisis y valoración de los hallazgos con incidencia fiscal, deben tenerse en

El proceso de valoración de un hallazgo debe iniciar por establecer si le

Se debe iniciar examinando la naturaleza y origen de los recursos involucrados,

 Corresponde a la CGR, cuando los recursos son del presupuesto nacional, o

 Corresponde a las Contralorías Territoriales, si el presupuesto es territorial.

Una vez determinada la competencia de la Contraloría General de la República,

4.3.2. VIGENCIA DE LA ACCIÓN FISCAL.

Identificada la competencia, es recomendable estudiar la vigencia de la acción

5. RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL TRASLADO DE HALLAZGOS

5.1. Dependencia que detectó el hallazgo fiscal

Además de la información general de la dependencia que remite el hallazgo con

5.2. Datos generales del auditado

De este acápite, interesa especialmente al proceso de responsabilidad fiscal tener

5.3. Descripción de los hechos presuntamente irregulares del hallazgo

El acápite de los hechos se debe redactar de manera sucinta, indicando claramente

El formato de hallazgo debe contener un análisis de la gestión realizada por los

Es importante que se identifique la fecha de ocurrencia del hecho, indicando día,

5.4. Análisis del daño

En la determinación del monto del daño, se debe establecer la dimensión de éste,

5.5. Normas presuntamente violadas

5.6. Respuesta de la Entidad

El formato de hallazgo con incidencia fiscal debe contener un análisis claro y

5.7. Determinación de los funcionarios o particulares que participaron en

En la determinación de los presuntos responsables fiscales, ya sean personas

En el acápite de los garantes es necesario que se identifiquen las Pólizas que

Cuando el hecho tenga relación con la suscripción, ejecución o liquidación de

Adicionalmente, el auditor indagará y establecerá si además de la póliza existe

5.9. Material general de evidencias que soportan el hallazgo con incidencia

Los documentos soportes son fotocopias tomadas directamente de los documentos

Los hechos irregulares generadores o constitutivos de daño patrimonial, deben