"Buenas prácticas archivísticas"

Total de puntos98/101
 
Instrucciones:
Esta prueba consta de 20 reactivos, elija la opción correcta de acuerdo al vídeo de
capacitación disponible en: (https://youtu.be/m5YDQo-aRPY)
Puede repetir la prueba tantas veces lo requiera; cuando obtenga la calificación máxima
de 90 puntos, se le otorgará la respectiva constancia, misma que llegará al correo
electrónico proporcionado, esto en un plazo no mayor a 15 días hábiles.

Correo electrónico*
marayito1423@gmail.com

0 de 0 puntos
Edad*
Entre 13 y 17 años
Entre 18 y 24 años
Entre 25 y 34 años
Entre 35 y 44 años
Entre 45 y 54 años
Entre 55 y 64 años
Más de 65 años

Genero*
Hombre
Mujer

Nombre completo (Con mayúsculas, minúsculas y acentos)*

María del Rayo Xicali Macias

Prueba de conocimientos
98 de 101 puntos
 
Una organización debería poder probar a través de sus documentos que realiza
sus actividades de acuerdo con el marco reglamentario.*
5/5

Verdadero
 
Falso
 
¿Es conveniente digitalizar documentos de archivo que van a ser susceptibles de
un proceso de baja documental?*
5/5

Verdadero
Falso
 
 
Se deberían definir y asignar las responsabilidades y las competencias vinculadas
con la gestión de documentos e informar de ello a _______________de modo
que, en caso de que se identifique una necesidad concreta de crear e incorporar
documentos, no quepa duda de quién es el responsable de tomar las medidas
oportunas.*
5/5

Toda la organización.
 
Los Directores de Área.
Los Directores de Área, Subdirectores y Jefes de Departamento.

 
De conformidad con la norma ISO 15489 los documentos son fidedignos cuando
reúnen cuáles de las siguientes características:*
5/5

Autenticidad
 
Fiabilidad
 
Integridad
 
Disponibilidad
 
 
¿Los metadatos apoyan los procesos de trabajo y los procesos de gestión de
documentos, protegiendo los documentos como prueba y asegurando su
accesibilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo?*
5/5

Verdadero
 
Falso

 
A todas las imágenes digitalizadas se les debería asignar metadatos para:*
5/5

Documentar los procesos de digitalización

 
Posibilitar la continuidad de los procesos de negocio (gestión y la recuperación de
imágenes).
 
Describir el contexto, contenido, apariencia y estructura de los documentos de archivo.
 
Ninguna de las anteriores.

 
El uso de la norma ISO 26122, permite:*
5/5

El desarrollo de cuadros de clasificación basados en funciones (Cuadro general de

clasificación archivística), necesarios para identificar, localizar y vincular los documentos
relacionados.
 
Identificar que documentos que se deben digitalizar.
La definición de los plazos de conservación adecuados y el desarrollo de calendarios de
conservación y disposición de documentos (Catálogo de disposición documental).
 
El análisis de la gestión de riesgos en el contexto del sistema de gestión de documentos.
 
Implementar sistemas de seguridad de la información en las Instituciones.

 
Hace referencia al  carácter completo e inalterado de los documentos de archivo.*
5/5

Autenticidad
Fiabilidad
Integridad
 
Disponibilidad

Relaciona cada norma con su título correspondiente:*

Procesos de gestión de documentos, Metadatos para la gestión de documentos.
Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
Sistemas de gestión de seguridad de la información.
Gestión de documentos.
Sistemas de gestión para los documentos.
Puntuación
ISO 13028
1/1
 
ISO 15489
0/1
 
ISO 23081
1/1
 
ISO 26122
0/1
 
ISO 27000
1/1
 
ISO 30300
0/1
 
ISO 13028
ISO 15489
ISO 23081
ISO 26122
ISO 27000
ISO 30300

 
Seleccione cuando podría resultar inadecuado destruir (es decir, realizar una baja
documental) de los documentos originales no digitales tras el proceso de
digitalización.*
5/5

Especialmente cuando hay motivos justificados para conservar los documentos en su

formato no digital, por ejemplo, documentos de importancia para la identidad nacional o
personal o de trascendencia social o cultural.
 
Por motivos de legislación (por ley, algunas clases concretas de documentos deberían
conservarse en su formato original y en algunos casos los documentos no digitalizados
deberían incluso conservarse junto con sus equivalentes digitalizados durante un periodo
de tiempo).
 
Cuando la eliminación de sistemas híbridos (en papel y digitales) puedan confundir a los
usuarios que quieran acceder a todo el historial de un asunto.

 
Seleccione cual de las siguientes afirmaciones es correcta con respecto a las
aplicaciones de gestión documental seguras.*
5/5

Son las que capturan de forma rutinaria todos los documentos dentro del alcance de las
actividades de la organización que cubren.
Son sistemas que emplean un control adecuado de las medidas para prevenir las
acciones no autorizadas (acceso, destrucción, alteración o eliminación).
 
Son sistemas que cumplen con los requisitos derivados de las actividades habituales, las
expectativas de las partes interesadas y el entorno reglamentario en los que la
organización opera.

 
Seleccione cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas*
5/5

Los documentos de archivo son un activo estratégico de la organización.

 
Los documentos de archivo, requieren ser preservados como evidencia de las actividades.
 
Los documentos de archivo son propiedad del servidor o servidora pública que los
produce.
Los documentos de archivo se recuperan para la toma de decisiones trascendentales.
 
 
La norma ISO 26122, identifica dos tipos de análisis denominados:
1.___________________(la descomposición de funciones en procesos); y
2.___________________ (el estudio del flujo de operaciones).*
5/5

1. Análisis secuencial, 2. Análisis funcional.

1. Análisis de procesos, 2. Análisis de operaciones.
1. Análisis funcional, 2. Análisis secuencial.
 
1. Análisis de operaciones 2. Análisis de procesos.
Ninguna de las anteriores.

 
¿Cuál de las siguientes  afirmaciones es correcta, con respecto a las buenas
prácticas archivísticas?*
5/5

Son de uso obligatorio.

Son de uso voluntario, pero si las utilizamos haremos con más calidad nuestro trabajo.
 
 
Es importante pensar en la digitalización como un proyecto a gestionar
considerando, ¿Cuáles de los siguientes elementos?:*
5/5

Análisis Costo Beneficio

 
Planeación
 
Calendarización
 
Presupuesto
 
Metas y seguimiento
 
 
De conformidad con la norma ISO 15489, el objetivo de la política de gestión
documental debería consistir en la creación y gestión de documentos
________________, capaces de respaldar las funciones y actividades de la
organización durante todo el tiempo que se precise.*
5/5

En soporte tradicional y soporte electrónico.

Auténticos, fiables y utilizables.
 
En todos sus formatos y en todos sus soportes.

 
La norma ____________se aplica a la gestión de documentos, en todos los
formatos o soportes, creados o recibidos; por cualquier organización pública o
privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de
crear y mantener documentos.*
5/5

ISO 13028
ISO 15489
 
ISO 23081
ISO 26122
ISO 27000
ISO 30300

 
La norma ISO 26122 afirma que “Todas las organizaciones, independientemente
de su dimensión y la naturaleza de sus actividades, existen y operan para
conseguir una misión y unos determinados objetivos, y que para realizar su misión
y sus objetivos específicos, cada organización establecerá los procesos de trabajo
adecuados, para llevar a cabo sus actividades”.*
5/5

Verdadero
 
Falso

 
¿Los metadatos deben ser implantados en sistemas automatizados de gestión
documental que gestionen documentos en soporte tradicional y electrónico
contemplando el ciclo vital del documento de manera integral?*
5/5
Verdadero
 
Falso

 
¿Qué significan las siglas ISO?*
5/5

Organización Internacional de Normas.

Organización Internacional de Normalización.
 
Organización Independiente de Naciones.
Órgano Internacional de Normalizaciones.
Ninguna de las anteriores.